1. Godkendelse af dagsorden Vedtagelse af budget Status på fusionsprocessen Status på strategisk rammekontrakt...

Transkript

1 Dagsorden til bestyrelsen Mødedato Torsdag den 7. december 2017 Starttidspunkt Kl. 16:00 Sluttidspunkt Kl. 20:00 Mødested Frederik VI s Hotel, Rugårdsvej 590, 5210 Odense NV Mødelokale Mødelokale A i stueetagen Journalnummer Til stede Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Vedtagelse af budget Status på fusionsprocessen Status på strategisk rammekontrakt Uddannelsesudvalgenes sammensætning og funktionsmåde Ramme for resultatlønskontrakter i Fortsat anvendelse af MobilePay Meddelelser og skriftlig orientering Eventuelt... 7 side 1/7

2 1. Godkendelse af dagsorden 2. Vedtagelse af budget 2018 Bestyrelsen behandlede på det seneste møde 11. oktober 2017 budgetprincipperne for den kommende budgetperiode og tog orienteringen om forventningerne til det kommende finanslovsforslag til efterretning. Budgettet er udarbejdet på baggrund af Forslag til Finanslov 2018 (FFL 2018). Omprioriteringsbidraget, som blev indført med Finanslov 2016, er videreført i FFL For UCL har det den konsekvens, at UCL i perioden frem mod 2020 skal spare i alt 48,0 mio. kr. i forhold til niveauet for Direktionen iværksatte på denne baggrund, tilbage i 2015, etableringen af et effektiviserings- og besparelsesprogram, der i perioden skal sikre, at UCL får håndteret indtægtsnedgangen og får foretaget nødvendige tilpasninger rettidigt og med størst muligt hensyn til kvaliteten i UCL s uddannelsesaktiviteter og medarbejdernes trivsel. Der er i budget 2018 indarbejdet effektiviseringer og øgede indtægter på i alt 10,6 mio. kr. fordelt med 1,8 mio. kr. i grunduddannelserne, 1 mio. kr. i KOMU, 6,8 mio. kr. i Ledelse, administration og bygningsdrift og 1 mio. kr. i færre midler til MOVE. Resultatet for Budget 2018 viser et overskud på 2,0 mio. kr. Overskuddet skal ses i sammenhæng med, at der i Budget 2018 er udgiftsført 3,8 mio. kr. til forsknings- og udviklingsaktiviteter af det ikke anvendte tilskud til forskning og udvikling, som henhører fra regnskabsåret 2014, hvor midlerne blev indtægtsført. Økonomichef Lars V. Lund deltager under behandlingen af punktet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget 2018 samt budgettet for overslagsårene Bilag 2.1 Budget Bilag 2.2 Bilag til Budget Estimat 2017, drifts- og balancebudget 2018 fordelt på måneder samt drifts- og likviditetsbudget Bilag 2.3 Notat om bevillingsreform Bilag 2.4 Notat om fusionsomkostninger side 2/7

3 3. Status på fusionsprocessen På baggrund af det beslutningsgrundlag, der beskrev en række potentialer ved en fusion mellem Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) og University College Lillebælt (UCL) og satte rammerne for en eventuel ny, fælles institution, traf bestyrelserne for de to institutioner på bestyrelsesmøderne i oktober 2017 beslutning om at fusionere. Med afsæt i denne beslutning er arbejdet med udarbejdelsen af sammenlægningsredegørelsen nu påbegyndt med henblik på bestyrelsernes kan godkende denne på møderne i april Der gives i det vedlagte notat status på arbejdet. Der pågår en løbende dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet, der skal søge at afklare en række forhold vedr. bestyrelsens sammensætning og funktionsperiode, institutionens ikrafttrædelsesdato samt håndtering af de igangværende institutionsakkrediteringsprocesser. Som bestyrelserne blev orienteret om på møderne i oktober, vil EAL og UCL anmode om opdeling af institutionsakkrediteringen. Bilagt er et udkast til brev, som kan danne grundlag for fremsendelse af brev til Akkrediteringsinstitutionen. I bilag 3.1: Status på fusionsarbejdet gives en udfoldet status på fusionsarbejdet. Det indstilles, at bestyrelserne tager orientering om status på fusionsarbejdet siden bestyrelsesmøderne i oktober til efterretning, endeligt godkender, at de to institutioner indsender anmodning om opdeling af institutionsakkrediteringen, herunder godkender Brevudkast til Akkrediteringsinstitutionen Bilag 3.1 Status på fusionsarbejdet Bilag 3.2 Brevudkast til akkrediteringsinstitutionen 4. Status på strategisk rammekontrakt I begyndelsen af 2018 skal UCL og EAL samtidig med, at fusionsprocessen gennemføres - indgå en strategisk rammekontrakt med Uddannelses- og Forskningsministeriet. Den strategiske rammekontrakt tager udgangspunkt i såvel ministeriets indsatsområder som den enkelte institutions udfordringer og styrkepositioner. Både EAL og UCL har været til første forhandlingsmøde og fået tilbagemeldinger på første runde af forhandlingsforløbet, og der er dermed afklaring af hvilke strategiske temaer, der indeholdes i kontrakterne. Processen herom foregår indtil fusionen i de nuværende institutioners regi. Det er dog sikret gennem tæt koordinering mellem EAL og UCL på den ene side og ministeriet på den anden side, at de separate kontraktforløb får så stor en fællesmængde, at side 3/7

4 der efter fusionen vil være et relevant kontraktgrundlag, som også er i overensstemmelse med de udviklingsområder, som er beskrevet i beslutningsgrundlaget for fusionen. Med afsæt i fusionsgrundlaget og de igangværende kontraktforhandlinger kan der derfor identificeres en række strategiske temaer, som kan være gældende for begge institutioner indtil fusionen og for den nye fælles institution efter fusionens ikrafttræden. Der er mellem de to institutioner udarbejdet en fælles præambel til de strategiske rammekontrakter, der skal sikre et fælles strategisk sigte, der kan danne ramme for de to nuværende institutioners egne strategiske mål i forlængelse af det første forhandlingsmøde med ministeriet. Der vil på mødet blive givet status på dette arbejde og blive fremlagt mulige målområder indenfor de strategiske temaer jf. ovenfor. Det indstilles, at bestyrelsen tager status på arbejdet med strategisk rammekontrakt til efterretning bestyrelsen drøfter oplæg til strategiske indsatsområder Bilag 4.1 Strategisk ramme for den fusionerede institution UCL/EAL 5. Uddannelsesudvalgenes sammensætning og funktionsmåde I maj 2018 udløber beskikkelsesperiode for uddannelsesudvalgene i UCL, og der skal i foråret udpeges medlemmer til uddannelsesudvalgene for perioden maj 2018 maj I lyset af den nye beskikkelsesperiode og den forestående fusion med EAL har der både på bestyrelsesseminaret i oktober 2017 og senest i november 2017 ved fællesmødet for uddannelsesudvalgene i UCL været drøftet uddannelsesudvalgenes funktionsmåde og sammensætning huerunder samspillet med bestyrelsen. Der er fremkommet en række anbefalinger, som nu fremlægges for bestyrelsen, og som der er ønske om - i dialog med formændene for uddannelsesudvalgene - kan indgå i det forberedende arbejde med vedtægten for den kommende fælles institution. Det indstilles, at Bestyrelsen tager anbefalingerne fra uddannelsesudvalgene til efterretning ledelsen sammen med formændene for uddannelsesudvalgene arbejder videre med anbefalingerne fra bestyrelsen og uddannelsesudvalg i arbejdet med den nye vedtægt Bilag 5.1 Notat fra fællesmødet for uddannelsesudvalgene den 16. november 2017 side 4/7

5 6. Ramme for resultatlønskontrakter i 2018 Ved indgåelse af rektors resultatlønskontrakt er det bestyrelsens opgave at godkende den økonomiske ramme og indsatsområder. Princippet for resultatløn i UCL er, at ledere på alle niveauer skal vise resultater på tværgående mål. Resultatlønskontrakterne skal medvirke til at holde fokus i den samlede ledergruppe på konsolidering af institutionen, samt sikre fokus hos den enkelte leder på særlige indsatsområder. Indsatsområderne i rektors resultatlønskontrakt har med virkning fra 2015 baseret sig på et stort antal målepunkter i UCL s målkompleks, der opsamler mål fra både UCL s strategi, udviklingskontrakt og kvalitetssystem m.fl. Den forestående fusion mellem EAL og UCL samt det forhold, at der endnu ikke er indgået strategisk rammekontrakt med ministeriet, betyder, at konceptet for 2018 afviger fra tidligere. Konceptet for resultatlønskontrakter i 2018 baserer sig på de fusionerende institutionernes fælles strategiske indsatsområder om vellykket fusion, opfyldelse af strategisk rammekontrakt og positiv akkreditering og vil derfor følge samme model for ledere hos EAL og UCL. I det vedlagte notat er ramme for resultatlønskontrakter i 2018 nærmere beskrevet. Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig det fremlagte koncept for resultatlønskontrakter for 2018 bemyndiger bestyrelsesformanden til at indgå resultatlønskontrakt med rektor, tilslutter sig de nævnte beløbsrammer, giver rektor bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakter med ledere i UCL. Bilag 6.1 Notat om ramme for resultatlønskontrakter Fortsat anvendelse af MobilePay UCL har siden 2015 anvendt MobilePay Business fra Danske Bank til at modtage betaling fra kunder, studerende og medarbejdere. MobilePay er blevet anvendt i forbindelse med betalinger til Kantinen i Jelling, gebyr og erstatninger på biblioteket, uddannelsernes salg af kompendier og andet undervisningsmateriale samt indbetalinger i forbindelse med afvikling af årsfester m.v. Danske Bank har pr. 1. oktober 2017 solgt rettighederne til MobilePay til selskabet MobilePay Denmark A/S. UCL har behov for at tegne et nyt abonnement på MobilePay hos MobilePay Denmark A/S for at få adgang til den udvikling, der løbende foretages på MobilePay. side 5/7

6 De fordele, som UCL opnår ved at skifte til MobilePay Denmark A/S er: Kortere ekspeditionstid i forbindelse med salg af kantinevarer, kompendier m.m. Effektivisering af de administrative arbejdsgange ved brug af MobilePay som følge af mulighed for at opdele abonnementet i underkonti, bedre udskriftsmuligheder og bedre bogføringsbilag. MobilePay Denmark A/S har følgende betingelser, der skal opfyldes i forbindelse med tegning af et abonnement: Legitimation af formand for bestyrelsen i form at kopi af pas eller kørekort og sygesikringskort. Bestyrelses- og ledelsesoversigt indeholdende bestyrelsesmedlemmers fulde navne, cpr-nr. og bestyrelsespost. Vedtægter, der skal indeholde tegningsret for UCL. Det indstilles, at: UCL tegner MobilePay-abonnement hos MobilePay Denmark A/S. Rektoratet giver Økonomi- og Personalechef Lars V. Lund bemyndigelse til at indsamle bestyrelsesmedlemmernes accept af, at UCL oplyser bestyrelsesmedlemmernes navn og CPR-nr. til MobilePay Denmark A/S i forbindelse med tegning af et abonnement. 8. Meddelelser og skriftlig orientering 8.1 Rektors skriftlige orientering Rektors skriftlige orientering indeholder følgende punkter, hvis nærmere indhold fremgår af bilag 8.1. Projekt om Blended learning i studieaktivitetsmodellen vinder pris for bedste poster ved europæisk konkurrence UCL-studerende vandt ved Danmarks største idékonkurrence Ny lederuddannelse målrettet den maritime branche 100 samlet til forskningskonference på UCL Positiv akkreditering til fysioterapeutuddannelsen Sølvmedalje i Best European Learning Material Award side 6/7

7 8.2 Meddelelser Meddelelser indeholder følgende punkter: Afslutning af gennemgang af nøgletal og opfølgning på årsrapport 2016, UCL. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte (SIU), der årligt gennemgår nøgletal og følger op på institutionens årsrapport, har meddelt at styrelsen har afsluttet gennemgangen af nøgletal og opfølgning på årsrapporten 2016 (se bilag 8.2.) Opsamling på bestyrelsesseminar 10. oktober 2017 (se bilag 8.3.). Bilag 8.1 Rektors skriftlige orientering Bilag 8.2 Afslutning af gennemgang af nøgletal og opfølgning på årsrapporten 2016 Bilag 8.3 Opsamling på bestyrelsesseminar 9. Eventuelt side 7/7