EFFEKTIVISERINGSKATALOG 2018

Transkript

1 EFFEKTIVISERINGSKATALOG 2018 Katalog til effektiviseringer og besparelser i budget 2017 og overslagsår Katalog til effektiviseringer, investeringer og besparelser i budget 2018 og overslagsårene Økonomiudvalget den Side 1 af 17

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Introduktion og indhold Effektiviseringer i budget Oversigtsskema for effektiviseringer i budget Uddybende beskrivelser af de nummererede forslag vedr Side 2 af 17

3 Forberedelse Udarbejdelse Status Beslutning 1. Indledning I forberedelsesfasen af budgetlægningen for 2018 samt overslagsårene indgår arbejdet med konkretisering af budgetreduktioner gennem effektiviseringskataloget. Tidsplan, procedure Strategiseminar Budgetreduktion Teknisk budget Basisbudget behandles Budgetseminar i august 1. behandling af budgetforslag Høring fortsætter Indsend forslag 2. behandling af budget d Ændringsforslag mellem 1. og 2. behandling Effektiviseringskataloget er udarbejdet med henblik på at være et brugbart redskab til at få skabt et større overordnet overblik og et råderum, som kan hjælpe kommunen bedre på vej i den nødvendige løbende tilpasning af økonomi og aktiviteter. Endvidere skal dannelsen af et effektiviseringskatalog udfordre vanetænkningen og konstruktivt motivere til nytænkning. På bagrund af resultatet af drøftelserne på strategiseminaret den foreslås det, at budgetreduktionen, som skal indgå i basisbudgettet, samlet skal udgøre 16 mio. kr. Herudover skal en reduktion på 3,1 mio. kr. i budgetåret 2018 konkretiseres, som indgår i den samlede budgetreduktion på 19,5 mio. kr. på det specialiserede socialområde for perioden Økonomiudvalget besluttede den at: A. der arbejdes videre med den beskrevne model og konkretisering af budgetreduktionen på 16 mio. kr. B. der bliver en større grad af ensartethed i arbejdet på tværs af de politiske udvalg og den samlede organisation C. der sideløbende med den igangværende proces arbejdes videre med den langsigtede strategi, herunder udarbejdelsen af et effektiviserings/strategikatalog D. fagudvalgene orienteres på møderne i marts 2017 Reduktionen på 16 mio. kr. konkretiseres igennem dette effektiviseringskatalog, der udarbejdes i samarbejde mellem direktionen og chefgruppen i dialog med hovedudvalget m.fl. Fagudvalgene behandler forslagene senest i juni, således at det samlede effektiviseringskatalog kan færdigudarbejdes af Økonomi og HR til politisk behandling i august til oktober i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Høringsfase styres af fagchefer sideløbende med. Effektiviseringskataloget er budgetprocessens politiske gule spor jf. budgetprocessens illustration med en luftballon. Et brugbart effektiviseringsforslag vil i nogle tilfælde kræve en indledningsvis investering. Der skal derfor være rum til, at effektiviseringsforslag har en længere tidshorisont, hvor gevinster realiseres på et senere tidspunkt. Men det skal være på baggrund af en gennemarbejdet businesscase, analyse, nøgletal eller lignende med bred accept af den nødvendige investering samt accept af, at de ansvarlige står på mål for den nødvendige realisering af gevinster. Ledere og medarbejdere tæt på opgaverne er de væsentligste bidragsydere til et brugbart effektiviseringskatalog. Effektivisering kan skabe både innovation og motivation, når der sikres inddragelse i idegenerering og konkretisering af effektiviseringsforslag. Disse investeringsforslag som indgår i processen gør, at der på flere politikområder bør komme en række ekstra forslag, som ikke umiddelbar ellers ville kom frem i de indledningsvise drøftelser. Side 3 af 17

4 1.1. Introduktion og indhold Der blev i forbindelse med udarbejdelse af tids- og procesplan for budget 2018 og budgetseminaret den besluttet at indarbejde en ramme til effektivisering, investering og reduktioner på 16 mio. kr. Det blev besluttet, at direktionen og den administrative chefgruppe skulle arbejde videre med at finde ideer og reduktionsforslag indenfor de enkelte fagområder. Efterfølgende har fagudvalg mulighed for at komme med egne forslag til ovennævnte ramme. Effektivisering og reduktioner: Aftalt reduktion i kr. Strategiseminar Aftal reduktion i kr. ØKudvalg Reduktionsforslag i kr. Fagudvalg Reduktionsforslag i kr. ØKudvalg Reduktionsforslag i kr. ØKudvalg Reduktionsforslag i kr. ØKudvalg Ramme TTM USK SUN ØK ETB Finansiering/renter Total Efter Kommunalbestyrelsesmødet den er effektiviseringskatalogets forslag nr. 7 udgået samt der er konkretiseret reduktionspuljer. Mellem Økonomiudvalgsmøderne den og er reduktionsforslag 9, 13 og 17 udgået, hvilket udelukkende vedrører USK-udvalget. Derudover er der foretaget en konkretisering af forslag 5, hvorfor fordelingen på udvalg har ændret sig i ovenstående skema. Efter opgørelse af elevtal i folkeskolen pr holder forudsætningen for forslag nr. 8 ikke længere, hvorfor forslag 8 om demografireduktion i folkeskolen må udgå ved 2. behandlingen. Derefter udgør budgetreduktionen 14,4 mio. kr. Økonomiudvalget og fagudvalgene har udarbejdet forslag til budgetreduktioner som anført i afsnit 2.1 i form af et oversigtsskema. I afsnit 2.2 er de uddybende beskrivelser af de nummererede forslag præsenteret. Her defineres politisk udvalg samt om der er tale om reduktion som følge af demografi / servicetilpasning eller effektivisering / digitalisering. Desuden kan en præcisering i forhold til kontoplanen specificeres i de nederste gule felter for hvert forslag, hvilket gør det nemmere for den videre håndtering. Der er behov for en vurdering af om de nævnte spareforslag skal ses i sammenhæng med, at der i budgettet bliver indarbejdet en ny investering og rammeudvidelse til serviceudgifterne jf. nedenstående beskrivelse. Side 4 af 17

5 2. Effektiviseringer i budget Oversigtsskema for effektiviseringer i budget 2018 Oversigtsskema Alle forslag til effektiviseringer Beløb 1 KMD OPUS Administrativ Styring Effektiviseringspotentiale Ejendomsadministration Digital post Førtidspensioner Konkurrenceudsættelse Indtægtsoptimering Befordring Demografi på folkeskoleområdet Effektivisering på folkeskoleområdet Demografi på dagtilbudsområdet Tabt arbejdsfortjeneste Langelands Museum Langeland Bibliotek Rudkøbing Byarkiv Administration på kulturområdet KMD Opus Vagtplan Børnehavestart ved 2 år og 10 måneder Integration Integration (genvurdering/beregning) Bevilling i sommer Investeringsstrategi Beskæftigelsesområdet Strukturtilpasninger jf. punkt A i Udviklingspartnerskabsaftale Øget fokus på udenlandske vielser I alt Effektiviseringsforslag nr. 7 udgår jf. KMB Effektiviseringsforslag nr. 9 udgår jf. ØK Effektiviseringsforslag nr. 13 udgår jf. ØK Effektiviseringsforslag nr. 17 udgår jf. ØK Effektiviseringsforslag nr. 8 udgår jf. ØK I alt Se uddybende beskrivelser af forslagene på de kommende sider. Side 5 af 17

6 2.2. Uddybende beskrivelser af de nummererede forslag vedr KMD OPUS Administrativ Styring - Effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentiale ved systemet KMD OPUS, som giver effektiv økonomistyring, lønstyring, personalestyring og indkøbsstyring. Det er påvist at det primært er uden for den centrale økonomifunktion at KMD OPUS har sit effektiviseringspotentiale, idet styringsgraden påvirker den administrative arbejdstid på at finde de relevante økonomi-, løn og fraværsoplysninger. Rationalet ligger derfor i hurtigere arbejdsgange. Tidligere er der reduceret 2 medarbejdere i Økonomi & HR og yderligere 1 stilling pr Gevinsten er ikke høstet decentralt tidligere. KMD skønner ud fra en nøgle, at Langeland Kommunes effektiviseringspotentiale er på ca kr. TTM USK SUN ØK ETB Effektiviseringspotentialet er fordelt decentral, hvor fordelingsnøglen tager udgangspunkt i registreringer i KMD OPUS af: Faktura, kreditnota, rykker, udgiftsbilag og omposteringsbilag. 2 Ejendomsadministration Ejendomsstrategi ud fra standard og anvendelse: Overblik over ejendomsmassen, bedre arealanvendelse, bedre vedligeholdelse af bygninger og effektiv drift. Sammenlægning af alle opgaver vedr. bygninger; pedelfunktioner, energioptimering, ind- og udvendig vedligeholdelse, lejeaftaler, rengøring mv. Hvorimod alle opgaver vedr. udenoms arealer; græsslåning, hæk mv. overgår til vej og park. Stort projekt med rationale på lang sigt. AOF Center Fyn forventes at leje 4 lokaler på Kastanievej pr til en årlig leje på kr inkl. forbrug. Merindtægten skønnes til kr. Side 6 af 17

7 TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Digital post Overgang til digital post gør at abonnement på frankeringsmaskiner kan opsiges. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 7 af 17

8 4 Førtidspensioner Budgetreduktionen skyldes, at kommunen har en forholdsvis stor førtidspensionsbestand, hvorfor afgangen i form af dødsfald og overgang til folkepension også vægter relativt meget. Hertil kommer, at der med den nye pensionsreform, er kommet en mindre tilgang end tidligere. Altså færre personer ind i området og flere personer ud af området. Demografi Der indarbejdes en reduktion vedr. førtidspensioner og personlige tillæg i 2017 på samlet kr. Denne reduktion kan som minimum videreføres i 2018, hvilket udgør kr. i 2018-priser. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Konkurrenceudsættelse Konsekvens af gennemførte udbud og tilbud i 2017 og forventninger til TTM USK SUN ØK ETB Effektiviseringspotentialet er fordelt på hele organisationen, hvor fordelingsnøglen tager udgangspunkt i konkrete udbud og kontrakter. Side 8 af 17

9 6 Indtægtsoptimering Rationale i form af indtægtsoptimering. Beløbene kommer fra garantiprovision og ændret beskatning på skove mv. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej Ja Nej Befordring Buskort til skolebørn og udgifter til Fynbus. Muligvis en takststigning. Langeland kommune har besluttet at yde gratis kørsel til alle skolebørn uanset afstand til skole. Dette gælder også i tilfælde hvor barnet ikke går i nærmeste skole. Alle børn modtager et gratis skolekort og har mulighed for at tilkøbe kørsel på fridage. Langeland Kommune køber p.t. periodekort til skolebørn, som videresælges til børnene til en favorabel pris. Kortene giver børnene mulighed for at køre i bus på hele Langeland og udstedes også med gyldighed i weekender og ferier. Kortene kan benyttes på både de kommunale ruter 912/913 og de regionale ruter 860/861. Hvis dette tilbud spares væk, vil folkeskoleområdet spare et beløb på omkring kr ,- pr. år til indkøb af disse periodekort, men da indtægtsniveauet på ruterne derved samtidig falder, vil det tekniske område få en merudgift på ejerbidraget i størrelsesordenen kr. til de kommunale ruter 912/913. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Ja Nej XG Side 9 af 17

10 8 Demografi på folkeskoleområdet Forventet demografinedgang blandt de 6-16-årige. Det forventes at der vil være i alt 20 elever færre fordelt på Nordskolen og Humble skole i næste skoleår. Ørstedskolens elevtal forventes at være det samme som i indeværende år. Demografi TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Effektivisering på folkeskoleområdet Besparelse pr. elev på 500 kr. For at nå landsgennemsnittet for prisen i en folkeskole (landstal jf. KORA) vil det være nødvendigt at spare yderligere pr elev i folkeskolen i kommende budgetår. Det forventes, at der vil være i alt 940 elever på Nordskolen, Humble Skole og Ørstedskolen. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 10 af 17

11 10 Demografi på dagtilbudsområdet Det forventes at der vil være et rationale på hele børnepasningsområdet. Blandt andet i dagplejen, men også i Skattekisten og i børnehaverne. Demografi TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Tabt arbejdsfortjeneste Ifølge Servicelovens 42 har borgere mulighed for at få dækket den arbejdsindtægt, borgeren mister ved at skulle passe sit barn. Betingelserne er at barnet er under 18 år og har et handicap, eller en alvorlig lidelse, og at det er nødvendigt at borgeren er hjemme for at passe sit barn og derfor ikke kan arbejde som hidtil. Demografi Begrundet udgiftsniveauet i regnskab 2015 og 2016 kan der i budget 2018 og årene fremover reduceres med samlet kr. Reduktionen skyldes udelukkende demografi og er ikke et udtryk for en serviceforringelse. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Ja Nej XG Ja Nej XG Side 11 af 17

12 12 Langelands Museum Langelands Museum har igennem de seneste år oplevet stigende entréindtægter på Koldkrigsmuseum Langelandsfort til kr. i regnskab Entréindtægterne på Koldkrigsmuseum Langelandsfort var kr. i 2013, kr. i 2014, kr. i 2015 og kr. i Indtægtsstigningen kan utvivlsomt tilskrives en stor indsats, men kommunens tilskud til Langelands Museum kan reduceres med kr. fra budget 2018 og i årene fremover. Langelands Museum har siden 2015 været ramt af en 2 % på det årlige statstilskud, en besparelse som fortsætter over de kommende år. Museet står med et omfangsrigt efterslæb på bygningsvedligeholdelsen, og bygningernes behov i såvel Rudkøbing som på fortet løber op i et tocifret millionbeløb, hvis det hele skulle realiseres på samme tid. Reduktionen vil betyde en forlængelse af en plan for disse initiativer og vil øge sandsynligheden for serviceforringelser pga. nødvendige vedligeholdelsesprioriteringer. I dag har museet en række gratis tilbud til borgerne generelt men til børn og unge i særdeleshed via skoletjenesten og det kan blive vanskeligt fremover at opretholde samme antal gratis tilbud. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 12 af 17

13 13 Langeland Bibliotek Den behandlede Kommunalbestyrelsen punkt 2 vedr. etablering af selvbetjent/åbent bibliotek. I beslutningen indgik bl.a. at Langeland Bibliotek lånte kr. af anlægsrammen og skulle tilbagebetale dette over budgettet i 5 år. I årene 2013, 2014, 2015, 2016 og 2017 har Langeland Bibliotek tilbagebetalt som aftalt. Fra 2018 øges budgettet med kr. på Langeland Bibliotek i forhold til forgangne år med afdrag og dermed forslås en reduktion på dette beløb, således at budget 2018 og årene fremover bliver på samme niveau som i de forgangne år. Reduktionen bør betragtes som en serviceforringelse. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Rudkøbing Byarkiv Budgetreduktion på Rudkøbing Byarkiv på kr. i budget 2018 og årene fremover. Reduktionen bør betragtes som en serviceforringelse. Rudkøbing Byarkivs forbrug er årligt omkring kr. ud fra regnskab 2015 og Forbruget på ledelse og administration har været under budgetniveau. Dermed kan er en budgetreduktion på Rudkøbing Byarkiv mulig, således at det oprin- delige budget 2018 netop er omkring kr. Rudkøbing Byarkiv har både overførsel mellem årene af arv og akkumuleret driftsoverskud over årene fra bl.a. salg af bøger. Primo 2017 udgør arven kr., mens driftsoverskuddet udgør kr. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 13 af 17

14 15 Administration på kulturområdet Samling af administrativt personale på det kulturelle område inkl. museum. Områderne arbejder på en fælles løsning for at opnå det anslåede rationale. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG KMD Opus Vagtplan Projekt vedr. vagtplan er afsluttet. Der tegner sig et billede af, at planlæggerne er mere fleksible overfor medarbejderne end overenskomstreglerne kræver. KMD har givet nogle anbefalinger til hvordan vagtplanlægningen kan forbedres. Ældre og Sundhedsområdet strammer op på vagtplanlægningen efter KMD`s anbefalinger. Det betyder mindre fleksibilitet i forhold til medarbejdernes ønsker med hensyn til at bytte vagter og at der planlægges længere frem, hvor de dyrere løsninger minimeres. Rationalet: Der er et overforbrug på næsten alle personalekontoerne i områderne. Der stiles mod at budgettet overholdes, hvilket effektiviseringen kan være med til. Desuden vil der være et øget behov for personaleressourcer til akut sygepleje fra TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 14 af 17

15 17 Børnehavestart ved 2 år og 10 måneder Børnene skal i børnehave den måned, hvor de bliver 2 år og 10 måneder. I 2017 blev det besluttet at dette skulle være frivilligt, således at hvis forældrene ønsker at barnet fortsætter i dagpleje til den måned, hvor barnet fylder 3 år er dette en mulighed. Rationalet fremkommer ved differencen mellem kommunens udgifter ved at have et børnehavebarn kontra et dagplejebarn ved at ordningen ikke længere er frivillig. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Integration Behov for tilpasning af udgiftssiden til de seneste udmeldinger om integrationsflygtninge i 2018, hvor der ikke kommer flygtninge til kommunen i 2018 bortset fra familiesammenføringer. Der forventes færre udgifter på følgende områder: Demografi Der gives i dag kr. pr. flygtningebarn til skolerne. Dette beløb er fastsat til at gælde i de første 2 år af barnets tid på Langeland. Der vil kunne reduceres i beløbet eller i perioden pengene gives. Når værkstedsgården i Lindelse bliver ledig kan denne anvendes til midlertidig boligindkvartering for vores flygtninge. Dette betyder at samtlige midlertidige boliger siges op eller gøres til permanente boliger til flygtninge. Ca. 20 er indkvarteret midlertidig. Administrativt vil det kræve et andet behov som eksempelvis en social vicevært, der kan indgå i integrationsarbejdet. Sammenholdt med forventet regnskab 2017 forventes herudover en besparelse på danskundervisning og integrationsydelse. Den samlede konsekvens af ovenstående forventes at udgøre netto 1,0 mio. kr. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 15 af 17

16 19 Integration (genvurdering/beregning) Bevilling i sommeren Tidligere beslutning kan følges via nedenstående link: mettee={4ad6ed00-44b7-467f-84fc-b9d669b83f21}&year=&itemid={9564e9ce- E8B0-4B23-A0CB-67458A78C441}&item=23671&smode=single Arbejdsomfanget på området er stadig massivt og problematikkerne bliver stadig mere komplekse for de enkelte flygtninge. Der er behov for en dybdegående analyse, så reduktionen er et skøn indtil videre. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej Investeringsstrategi - Beskæftigelsesområdet Mulighederne for at skrue lidt mere på effekten af den nuværende strategi skal vurderes, Der skal indhentes business-case fra Silkeborg og Åbenrå m.fl. Der er behov for en vurdering af hvordan andre har adskilt særlige indsatser og konjunktur i forhold til strategierne på området. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 16 af 17

17 21 Strukturtilpasninger jf. punkt A i Udviklingspartnerskabsaftale Der skal ske en løbende tilpasning af kommunens service, herunder strukturtilpasninger, som modsvarer kommunens demografiske forskydninger ift. folketal, geografi og befolkningssammensætning. Herunder forudsættes fortsat kapacitetstil- Demografi pasninger på børne- og skoleområdet. Der arbejdes med mulige tiltag pt. En nærmere specifikation kommer senere. Der sker en løbende tilpasning af kommunens service, herunder strukturtilpasninger, som modsvarer kommunens demografiske forskydninger ift. folketal, geografi og befolkningssammensætning. Herunder forudsættes fortsat kapacitetstilpasninger på børne- og skoleområdet. TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Øget fokus på udenlandske vielser Omsætningen for bryllupsturister er høj og chancen for at de vender tilbage på bryllupsdage og andre mærkedage er forholdsvis stor. Antallet af udenlandske vielser er vokset markant i de senere år og da denne opgave skaber en positiv udvikling i lokalsamfundet, så vil der fra 2018 blive sat yderligere ressourcer af til vielser. Tanken er at et par flexjobbere bliver ansat til at være faste vidner. Gebyr for udenlandske vielser er 850,00 kr. i 2017, og skal fremover pristalsreguleres hvert år. I 2016 var der 832 vielser. Det forventes, at der fra 2018 kan gennemføres 8 vielser yderligere i de fleste uger. De fleste vielser er udenlandske der er ca. 30 danske vielser om året, som vi ikke får gebyr for. Der skønnes en merindtægt på kr. fra TTM USK SUN ØK ETB Ja Nej XG Side 17 af 17