ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Telefon Kontortid (torsdag også ) 2860 Søborg abg@abg.dk Udlejning (torsdag også ) Søborg, den 27. juni 2019 Referat fra møde i Organisationsbestyrelsen Torsdag den 20. juni 2019 kl.17:00 Mødet afholdtes i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2B, 2. Deltagere: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Mogens Bentsen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lars Ulrik Hansen DAGSORDEN Sag 9430 Godkendelse af referat Sag 9431 Revisionsprotokol Sag 9432 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9433 Udlejningsforhold Sag 9434 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9435 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9436 Styringsdialog 2019 Sag 9437 Afdelingens budgetter 2019/20 Sag 9438 Bemyndigelse for juli måned 2019 Sag 9439 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9440 Effektiviseringspotentialer Sag 9441 Orientering fra administrationen Sag 9442 Kredsudvalget Sag 9443 Fritidsudvalget Sag 9444 BL orientering Sag 9445 Eventuelt Sag 9446 Næste møde Sag 9447 Øvrige datoer Sag 9448 Eventuelle sager til behandling

2 9430 Godkendelse af referat, B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 23. maj 2019 var tilgængelig i Prepare 28. maj Godkendt Revisionsprotokol, E-sag Revisionsprotokollatet af 28. februar 2019 vedrørende regnskabet for 2017/18, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 28. februar De før mødet udsendte skrivelser, E-sag Ingen udsendte skrivelser Udlejningsforhold a. Ændring i ventelisteregler, B-sag Med henvisning til behandling på sidste Organisationsbestyrelsesmøde 23. maj 2019, hvor der blev orienteret om at reglerne om ledige almene boliger, der tilbydes lejere på oprykningsventelisten, er blevet ændret. Ændringen betyder, at hver anden ledige almene familiebolig i boligorganisationen skal tilbydes lejere på oprykningsventelisten (ekstern venteliste). 2

3 Herudover blev der orienteret om, at vores IT-administrationsselskab arbejder på at ændre udlejningssystemet til de nye regler, men vi er bekymret for, om de kan nå det, inden de nye regler træder i kraft den 1. juli Hvis dette bliver et problem, vil der på Organisationsbestyrelsesmødet 20. juni 2019 blive afklaret en midlertidig løsning. Vores IT-administrationsselskab arbejder fortsat på ændringen af vores udlejningssystem. Vi har en forventning om, at ændringen kan iværksættes 1. juli 2019, men hvis det ikke er muligt, beder vi Organisationsbestyrelsens bemyndigelse til at udsætte ikrafttrædelsen til i første omgang 1. september Dette vil der blive informeret om på vores hjemmeside, hvor også vi vil oplyse, at ændringen giver problemer med oplysning om status på ventelisterne. På mødet var der en yderligere oplysning om, hvorledes oprykningsventelisten skal fortolkes. Det blev godkendt, at interne og eksterne ansøgere skal sidestilles på oprykningsventelisten, og at give administrationen bemyndigelse til eventuelt at udsætte ikrafttrædelsen. b. Oplysning om navn på indflytter til afdelingsbestyrelsen, B-sag Med henvisning til Organisationsbestyrelsens dialog med BL om at persondataloven i efteråret 2018, hvor BL oplyste, at de ikke mener, at den giver mulighed for at oplyse navn på indflytter til afdelingsbestyrelsen, hvilken Organisationsbestyrelsens betvivlede, og mente, at det er meget uhensigtsmæssigt i afdelingsbestyrelsesarbejdet. Det blev aftalt, at BL ville arbejde videre med denne problemstilling og vende tilbage. Vi har fortsat ikke hørt noget fra BL. Administrationen har undersøgt sagen, ved at forespørge de fire andre boligorganisationer/afdelingsbestyrelsen i Fællesdriften af Høje Gladsaxe, om de får oplyst navn på indflytter. Deres tilbagemelding er, at det gør de alle sammen, herunder dem som bliver administreret af Danmarks største boligadministration. Administrationen mener, at med disse oplysninger, skal vi ikke afvente BL længere, men i stedet følge de andre boligorganisationer og oplyse navn på indflytter, for at fremme afdelingsbestyrelsesarbejdet. Administrationen indstiller, at Organisationsbestyrelsen godkender, at der fra 1. juli 2019 tilføjes navn på den indflyttermeddelelse, som der allerede fremsendes. Godkendt. På mødet var der en yderligere dialog om persondatalovens begrænsninger i afdelingsbestyrelsernes orientering / inddragelse i beboerklagesager. Der var enighed om, at administrationen medtager dette punkt på næste Organisationsbestyrelsesmøde med et oplæg om, hvorledes afdelingsbestyrelserne kan blive orienteret og inddraget. 3

4 c. Henvendelse fra BL 9. kreds - Ghettokriterier, E-sag Selskabet har fået en henvendelse fra BL 9. kreds omkring ghettokriterier, se vedhæftede. Som det fremgår, er det for at henlede opmærksomheden på afdelinger, som opfylder nogle af ghettokriterierne, og for at boligorganisationen og kommunen kan igangsætte en dialog for at forebygge dette. Som det fremgår, har vi kun en afdeling - Pileparken 2, som opfylder 1 (et) ghettokriterie - "Antallet af dømte for overtrædelse af straffeloven, våbenloven eller lov om euforiserende stoffer overstiger 2,7 pct. af antallet af beboere på 18 år og derover opgjort som gennemsnit over de seneste 2 år",, hvilket hovedsageligt skyldes ungdomsboligerne i tagetagen, med en del ungdomskriminelle. Høje Gladsaxe - afdeling 30 - opfylder ikke nogen ghettokriterier, men der er to af de andre afdelinger, som opfylder ghettokriteriet - "Andelen af indvandrere og efterkommere fra ikke vestlige lande overstiger 50 pct". Som tidligere oplyst var der en dialog på vores Styringsdialogmøde med kommunen om at få igangsat en proces med at få udarbejdet kriterier for alle almene boliger afdelinger i Gladsaxe Kommune Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål, E-sag a. Afdeling 14 - Lykkeparken - Husorden Husorden for afdeling 14 - Lykkeparken - med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet 29. april er vedhæftet med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. Godkendt. b. Afdeling 20 - Mølleparken 2 - Husorden Husorden for afdeling 20 - Mølleparken 2 - med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet 12. maj er vedhæftet med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. Godkendt. 4

5 9435 Støtte til visse boligafdelinger, B-sag a. Afdeling 37 Skoleparken 2 Skema A Byggeskaderamte teglstenselement-facader Der henvises til behandling og beslutninger på Organisationsbestyrelsesmødet 21. juni 2018, som vedhæftes. Gladsaxe Kommune er efterfølgende blevet ansøgt om kommunal prækvalifikation, og i den forbindelse har der været en dialog om nedgravede affaldsløsning, mulighederne for at håndtere regnvand på egen grund og indeklima i de valgte løsninger. Dette er blevet afklaret og indarbejdet i projektet, og kommunen har principgodkendt projekt om støtte til renovering. Rådgiverne har efterfølgende foretaget enkelte tilpasninger af projektet, men det svarer stort set til det, der blev forelagt Organisationsbestyrelsesmødet 21. juni Helhedsplanen/Skema A er blevet forelagt afdelingsmødet 14. maj 2019 til godkendelse, der vedhæftes forslag og dispositionsforslag, som blev fremsendt til mødet. På afdelingsmødet blev projektet og finansieringen positivt modtaget, der var dog en dialog om altanerne på 1. sal, for i projektet er der indarbejdet altaner på 1. sal, hvor der i dag kun en franskaltan. Det samlede projekt med altaner blev dog godkendt af beboerne med 17 stemmer for og 2 imod. Med hensyn til altanerne skal det dog bemærkes, at der er kommet ny lovgivning 1. januar 2019 omkring dagslys, hvorfor det nok bliver nødvendigt med en ansøgning om dispensations for dagslysberegning, der henvises til vedhæftet dispositionsforslag side 21. I forbindelse med renoveringen af Skoleparken 1 har det vist sig at Skoleparken 2 bliver varmeforsynet fra Skoleparken 1, hvilket ikke bliver muligt i fremtiden. Derfor skal der etableres selvstændig varmeforsyning i Skoleparken 2, til en samlet udgift på omkring 1 mio. kr., hvilket er en udfordring for afdelingens henlæggelser. I den godkendte finansiering står der - at selskabets eget bidrag på kr. dækkes af afdelings henlæggelser, efter princippet hjælp til selvhjælp. Som nævnt bliver det en udfordring for afdelingen, hvorfor det indstilles, at selskabets eget bidrag på kr. dækkes af dispositionsfonden, hvilket også er kutyme i sådanne sager. Økonomien i Skema A er den samme som blev behandlet og beslutninger på Organisationsbestyrelsesmødet 21. juni 2018, dog med ovenstående ændring. Skema A ansøgning og finansiering. Renoveringsarbejder: Facaderenovering - byggeskader Tagrenovering - følgearbejder Døre og Vinduer - følgearbejder Altaner - forbedringer Udearealer og nedgravet renovation nye tiltag Diverse følgearbejder Håndværkerudgifter i alt Byggeplads og vinterforanstaltninger Omkostninger m.m. Samlet renoveringsarbejder kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. 5

6 Finansiering: Ydelse støttet lån LBF gruppe Lån kr kr. Ydelse ustøttet lån LBF gruppe 2 Lån kr kr. Ydelse ustøttet lån Egne gruppe 3 Lån kr kr. Lånydelse i alt Lån kr kr. Henlæggelser - afdelingen kr kr. Driftsstøtte og eget bidrag I alt kr kr. Låneydelse i alt kr kr. Husleje: Afdelingens husleje er forholdsvis høj og udgør kr. pr. m². Landsbyggefonden har udmeldt at der som udgangspunkt ikke er nogen lejeforhøjelse. Afdelingen fritages for indbetaling til ABG dispositionsfond. Den samlede ydelse på afviklede prioriteter er på kr., og 1/3 heraf indbetales til ABG dispositionsfond kr. Fritagelse afviklede prioriteter - ABG dispositionsfond Huslejestøtte / Supplerende driftslån - Landsbyggefonden Varmebesparelse / huslejeforhøjelse - Afdelingen Besparelser på driften / huslejeforhøjelser - Afdelingen Husleje i alt Driftsstøtte og eget bidrag: Kapitaltilførsel 1/5 fra hver kr. / ABG dispositionsfond Fællespuljetilskud / Landsbyggefonden Selskabet eget bidrag ABG dispositionsfond (afdelingen henlæggelser) Driftsstøtte og eget bidrag i alt kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Det indstilles: at godkende Skema A og finansiering for renoveringsarbejder i afdelingen at ABG dispositionsfond bevilliger fritagelse for indbetaling af afviklede prioriteter til ABG dispositionsfond på kr. pr. år. at ABG dispositionsfond bevilliger kapitaltilførsel 1/5 fra hver kr. at selskabets eget bidrag på kr. dækkes af ABG dispositionsfond at gruppe 3 renoveringsarbejderne på kr. afholdes af afdelingen selv, ved henlæggelser på , samt optagelse af lån på kr. med en ydelse på kr. pr. år, som dækkes af varmebesparelser og besparelser på driften. Dette foretages efter princippet hjælp til selvhjælp Godkendt. 6

7 9436 Styringsdialog 2019, E-sag Der henvises til behandling på sidste Organisationsbestyrelsesmøde 23. maj 2019, hvor der blev informeret om Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune, som blev afholdt 23. maj 2019 kl , som var et rigtig godt og konstruktivt møde. Vi afventer fortsat referat og aftale fra mødet. Referat og aftale var modtaget fra Gladsaxe Kommune 20. juni 2019, og svarer ifølge deltagerne til mødets forløb. Referat og aftale vil efterfølgende blive lagt på vores hjemmeside med information herom til afdelingsbestyrelserne Afdelingens budgetter 2019/20, B-sag I april og maj måned 2019 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2019/20 (pr ). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr udsendes med dagsordenen. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 40 Buddinge Mølle og afdeling 48 - Stengården. Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøde i afdeling 40 Buddinge Mølle og afdeling 48 - Stengården, hvor budgetterne blev godkendt. Alle øvrige afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder. Det indstilles således, at alle afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2019 godkendes. På mødet blev der orienteret om, at der på afdelingsmødet i afdelingen 31 Kiplingeparken ikke blev valgt afdelingsbestyrelse, så Organisationsbestyrelsen er også afdelingsbestyrelsen i denne afdeling. Budgettet for afdelingen blev dog godkendt på afdelingsmødet. Indstillingen om godkendelse af budgetter for 2019/20 for alle selskabets afdelinger fulgtes, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj

8 9438 Bemyndigelse for juli måned 2019, B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2019, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned Bemyndigelse blev givet Skoleparken 1 - renoveringssag / helhedsplan, E-sag Status på projektet fremgår af vedhæftet referat fra Bygherremødet 6. juni 2019, hvor det vigtigste er samprojekteringen MTH, som er ved at blive afsluttet, og som vil give et endeligt overblik over økonomi og tidsplan. På mødet vil der være en yderligere orientering herom. Der arbejdes også på et første spadestiks-arrangement på nybyggeriet - de 4-værelses rækkehuse - til afholdelse til september Til efterretning med yderligere information på mødet om garantistillelse fra entreprenør og opsigelse af erhvervslejemål Effektiviseringspotentialer, E-sag På mødet vil der blive givet en overordnet status. På mødet blev der givet en orientering om især indkøb, som blev taget til efterretning Orientering fra administrationen, O-sag a. Boligbladet Boligbladet juni 2019 er blevet omdelt til beboerne. På mødet ønskes en tilbagemelding herpå. 8

9 9442 Kredsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 11. april Referat herfra udsendes når det foreligger. På dette møde var der enighed om, at det videre arbejde i Kredsudvalget med FN's Verdensmål bliver med BL som konsulent. BL deltager på næste Kredsudvalgsmøde 12. september Der afholdes afdelingsbestyrelseskonference lørdag 9. november 2019 med dette som tema. Næste ordinære møde afholdes 12. september Fritidsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 28. maj Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale BL orientering, E-sag Udsendt via mail BL informerer nr. 20 af den 13. maj 2019 vedrørende "Anbefalinger om håndtering af sikkerhed på legepladser" BL informerer nr. 21 af den 21. maj 2019 vedrørende "Brug tilbuddene fra Dansk Erhverv" BL informerer nr. 22 af den 27. maj 2019 vedrørende "Almene Boligdage 2020" Ikke udsendt BL informerer nr. 23 af den 3. juni 2019 vedrørende "Tilbuddene fra Dansk Erhverv - rådgivning om arbejds- og ansættelsesretlige spørgsmål" 9

10 BL informerer nr. 24 af den 11. juni 2019 vedrørende "Tilbuddene fra Dansk Erhverv - arbejdsmiljø" BL informerer nr. 25 af den 11. juni 2019 vedrørende "Tilbuddene fra Dansk Erhverv - ledelse og uddannelse" BL-politik Udsendt via mail BL-politik nr. 7 "Boligpolitik i valgkampen" 9445 Eventuelt, O-sag På mødet var der også en kort dialog om udpegning af medlem til Gladsaxe Kommunes "Det Grønne Råd" samt en orientering om et organisationsbestyrelsesmedlems interne flytning i selskabet Næste møde, O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. august

11 9447 Øvrige datoer, O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 20. juni 2019 er tilgængelig i Prepare 13. juni Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 20. juni 2019 er tilgængelig i Prepare 27. juni 2019 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 4. juli Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 5. juli

12 Lukket del 9448 Eventuelle sager til behandling, E-sag Ingen sager til behandling. 12