Tid og sted: Lørdag den 21. november 2015 kl. 0900, Comwell Roskilde

Transkript

1 DANSK MILITÆRT IDRÆTSFORBUND Protektor: Hans Kgl. Højhed Kronprinsen Medlem af Danmarks Idrætsforbund Ryvangs Alle København Ø. Telefon: E-post: Skr. Nr.: Dato: 02 DEC 2015 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 21. NOVEMBER 2015 Tid og sted: Lørdag den 21. november 2015 kl. 0900, Comwell Roskilde Til stede: Afbud: OB Susanne Bach Bager(SBB) MJ Kim Kock(KK) OK Søren Munk Madsen(SMM) MJ Mona Rasmussen(MR) KN Christian Høj(CH) SSG R. Laier(RL) SSG Karsten Frandsen(KF) OKS-1 Bjarne Pedersen(BLP) CSG H.S. Juhl(HSJ) - GNSEK Tom Petersen(TP) VICEGNSEK M.B. Jensen(MBJ). SSG K.R. Klæstrup(KRK) OK T.T. Kjærulff(TTK). DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsordenen BLP ønskede suppleret med pkt.3.f (afregning) og 4.a. (merforbrug MIL-5). 2. Godkendelse af referater Bestyrelsesmøde 01. oktober 2015, jf. bilag 1. Godkendt. 3. DMI økonomi a. DMI regnskab JAN-OKT 2015, jf. bilag 2. BLP gennemgik balancen Konto Rejser til bestyrelsesmøder oprettet. Likvider fremgår nu af balancen. Projekt- lånekonto ca ,- kr. Det samme med jubilæumskontoen, kan ses, ca ,- kr. På konto 2000, administration, kan man nu se lønudgiften. BLP gav en kort gennemgang af tallene i balancen. Udeståender i forhold til FORSVARETS REGNSKABS- TJENESTE under udligning. Drøftelse af kontingenter fra IF, som er nedlagt. SSB ønsker, at der er tilføjet nogle bemærkninger, så det er lettere at få et overblik over den økonomiske status. Aktion: MBJ og BLP. Et eksempel kunne være, hvad der er af udeståender i forhold til FSU (refusion af afholdte udgifter). Kontortid mandag til fredag 10-14

2 - 2 - b. Økonomiskemaer stævner, status. Der udestår afregning for 2 stævner. Biathlon orientering og mil-5. c. Budget 2016, jf. bilag 3. BLP fremlagde budgetudkastet. Fremhævede den ændrede procedure vedr. afholdelse af skydning. Alle økonomiske udgifter omkring skydning forestås fremtidigt af CMT. Derfor står der 0 i budgettet. Skydeudvalgsformanden gives information vedr. den fremtidige fremgangsmåde. Aktion: Kontaktpersonen til skydeudvalget (MR). Tilskud til IF drøftet. IF er informeret om, at der ville blive skåret i tilskuddene ifm. afholdelse af arrangementer. CH: Repræsentantskabet kunne spørges vedr. tiltag for at nedbringe underskuddet. BLP orienterede om møde med AKIF, hvor AKIF var opmærksom på, at tilskuddet kunne ændres, hvilket man lever med. MR taler for at bibeholde tilskuddet, da mange IF så er mere villige til at påtage sig arrangementer. RL: Tilskuddet bør bevares under én eller anden form. Konklusion: Emnet bør drøftes på orienteringsmødet i Udgangspunktet for bestyrelsen kunne være den udarbejdede forslagsliste fra bestyrelsesmødet i Hindsgavl SSB notater tilgår SEC for redigering. SSB: Tiltag vedr. nedbringelse af underskuddet bør årligt drøftes. Konklusion vedr. tilskud: Sidste års beslutning om nedsættelse af tilskud til biathlon orientering for 2015 blev annulleret, hvilket betyder, at udgangspunktet for halvering af tilskud til biathlon orientering i 2016 bliver de oprindelige ,- kr. Beslutning om halvering af tilskuddene til IF i 2016 blev vedtaget og meddeles IF gennem formandens julehilsen til disse. d. Konto for uddannelse (DIF-kurser: ITA, Dipomtræner m.m.). Kontoen er nu oprettet. e. Interne procedurer for udbetaling af forskud, retningslinier for sekretariatets dispositioner m.m. Udkast udarbejdes af SEC forud for mødet i JAN f. BLP orienterede vedr. afregninger fra stævner. Eksempel på afregning fra MTB, hvor udvalget selv står for arrangementet. Tilskud kan ikke udbetales til enkeltperson (udvalgsformanden). Der skal stå en IF bag. Praksis om, at der skal stå en IF bag, skal understreges i ændring af eksisterende bestemmelser. Aktion: SEC. BLP : Biathlon orientering : IFS undrer sig over, at der kun gives 5000,- kr i tilskud i stedet for ,- kr. Der er sket en kommunikationsbrist i forhold til at få underrettet IF. Af tilsendt dosmerseddel forud for stævnet fremgik det, at budgettet kun var på 5000,- kr. Konklusion: Efter drøftelse om baggrunden for beslutningen for nedskæring af tilskuddene, blev det besluttet at give et tilskud på 7.500,- kr. SMM var ikke enig i beslutningen om forhøjelse af tilskuddet. Bestyrelsens beslutning underrettes IFS af TP. Cc. Til udvalget. Budgettet for 2016(tilskud) blev besluttet til at være 7.500,- kr. (biathlon orientering).

3 FSU/DMI økonomi a. BAM-rapport 1-10, jf. bilag 4. SSB: Problematisk at FSU sætter forbrug lig med nyt årsbudget. Giver et forkert billede af status i FSU-BUDGET. BLP og MBJ drøfter problemet med FSU. Merforbrug i MIL-5: Undersøges af CH. b. DMI budget 2016 (FSU-budget), jf. bilag 5. Intet yderligere. 5. Eliteudvalget a. Udkast til rev. Bestemmelser tilgår fra CH forud for næste møde. 6. Lovudvalget. a. Optagelse af Veteranernes Skytteforening m.m. (status), jf. bilag 6. Konklusion: Foreningen optages. DIF og foreningen underrettes ved TP foranstaltning. 7. Antidopingudvalget a. SMM: Opfordrer til at følge med i debatten vedr. doping. Pkt. vedr. adgang for ADD medtages ved orienteringsmødet. På aktionslisten. 8. Præmieudvalg a. Erindringspræmier til Årets Kvindelige- og Mandlige Idrætspræstation. Oplæg på JAN-mødet. Administrativ nem løsning skal vælges. På aktionslisten. Aktion: Præmieudvalget. 9. Hjemmeside og Kommunikation a. Udarbejdelse af DMI kommunikationsstrategi (Aktl. lbnr. 98). Intet nyt. Afventer FSV igangværende Mission-Vision-Strategi-arbejde. b. Status i besøg af IF(jf. udsendt oversigt). AKIF er aflagt besøg. RL og HSJ planlægger at besøge VFKI. MR: OMI, IVG og HAGI. SSB opfordrer til, at bestyrelsesmedlemmerne gennemfører disse besøg og indsender ref. til SEC. Mappe oprettes i dropbox med dagsorden og referater af gennemførte besøg. Aktion: TP. Referater ønskes indsendt til SEC inden udgangen af DEC. c. Hvilken idrætsforening er jeg medlem af (udkast), jf. bilag 7. CH udkast godkendt. Lægges på hjemmesiden. Medtages på orienteringsmødet. 10. Hædersbevisninger a. Indstilling til hædersbevisninger, jf. bilag 8.a. Indstillingerne behandlet. Bestyrelsen ændrede generelt indstillingerne til hædersbevisningerne til et lavere niveau. FMD for GI meddeles bestyrelsens beslutning og IVG kontaktes for en fornyet indstilling. Aktion: TP.

4 - 4 - b. Justering af BST for tildeling af hæder (Aktl. lbnr. 102), jf. bilag 8.b. RL og TP har lavet udkast til justerede bestemmelser for DMI Elevpræmie. I forslaget gives mulighed for at VPL kan komme i betragtning. Forslaget blev godkendt. TP udgiver den nye bestemmelse i DMI LOVE & BST. 11. DMI projekt- og udviklingskonto a. Ansøgning fra fægteudvalget, jf. bilag 9 Ansøgningen godkendt. SEC underretter udvalgsformanden vedr. beslutningen. Ansøgningen bør fremover være bedre gennemarbejdet. Aktion: CH Max-beløb på ,- kr. 12. DIF-DHIF-DMI projekt a. Møde VETC 04 NOV, jf. bilag 10. TP orienterede kort om mødet og henviste til udkast til ref. fra mødet. 13. Øvrige sager a. 100-års jubilæumsudvalg, status. KK gav kort status og om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver. MR indgår i Stævneudvalget. TP kontakter personer, som evt. kunne medvirke til udarbejdelse af et festskrift. SSB undersøger også hos evt. personer, som kunne komme i spil. Udkast til gæsteliste er i DROPBOX. b. Stævner 2016 (status), jf. bilag 11. TP gav en status i processen. Har ikke været optimal i Cross-udvalget finder en ny arrangør, idet SIF KBH har sagt fra. Aktion: KKR c. Drøftelse af tennis, jf. bilag 11.a. Tennis får endnu en mulighed for at gennemføre stævnet. TP meddeler udvalgsformanden resultatet. d. Nedlæggelse af Borrislejrens Idrætsforening. Taget ad notam. e. Ordrenumre til køretøjer og faciliteter. FLV og SVN har ikke ordrenumre til det. Medtages på FIU-mødet. f. Etik i bestyrelsesarbejdet. KF har udarbejdet udkast til Årshjul for bestyrelsesmedlemmer i DMI. SSB: Godt initiativ. Skemaet kunne med fordel have anført temaer ud for de enkelte møder, året igennem. TP lægger i DROPBOX og bestyrelsesmedlemmer indskriver underpkt. til de enkelte aktiviteter.

5 - 5 - g. 3 modeller for ny fordelingsnøgle DIF (BLP), jf. bilag 12. BLP gav kort orientering om de 3 modeller DIF har foreslået som udgangsgrundlag for en ny fordelingsnøgle. Specialforbundene indkaldes til DIF dialogmøde primo DEC. TP kontakter DIF for nærmere detaljer. BLP: Bestyrelsen bør komme med sin mening om hvilken model der tilgodeser DMI bedst. Konklusion: DMI bestyrelse tilslutter sig model A (grundstøttemodellen). Mandat givet til CH og BLP til, på dialogmødet, at fremføre DMI holdning til model. h. DIF s Venners Lederpris 2016, jf. bilag 13. Bestyrelsen overvejer kandidater til JAN-mødet. 14. Orientering a. Status i processen vedr. ansættelse af ny Viceg.sekr.1 (Aktl. lbnr.112). KK orienterede om processen, som værende rigtig god. TP gemmer papirer m.m. som erfaringsgrundlag for fremtidige ansættelser. b. Årshjul til IF. Status. Medtages næste gang. Aktion: KRK 15. Referater DMI stævner a. Skydning SEP, MR b. Mountainbike 05 OKT, BLP c. Militær 5-kamp OKT, KF og SMM d. Tennis 30 OKT, SMM (aflyst). e. Indendørs fodbold, FM Der var ingen supplerende bemærkninger til de indsendte rapporter. 16. DMI BE repræsentation ved stævner i Udsat til JAN-mødet. 17. Aktionsliste a. Justering af aktionslisten, jf. bilag 14. Slette sidstnævnte emne. 18. Eventuelt a. Næste møde: Forslag udsendt via DOODLE (20., 21. eller 27 JAN 2016). Den 20 JAN kl blev valgt som næste mødedato. Sted: Sekretariatet. KF: Orienterede om sag fra SVN, vedr. Traditionsbærende IF. FIU-mødet er udsat til 12 JAN (oprindelig 26 NOV). Mødet slut kl Tom Petersen Generalsekretær