REFERAT Tid og sted: Tirsdag den 11. oktober på Antvorskov Kaserne. Ref.: DMI skr af 09 OKT 2018 (Indkaldelse).

Transkript

1 DANSK MILITÆRT IDRÆTSFORBUND Protektor: Hans Kgl. Højhed Kronprinsen Medlem af Danmarks Idrætsforbund Ryvangs Allé København Ø Tlf.: E-post: Skr. nr Dato. 25 OKT 2018 (Bedes anført ved henvendelse) REFERAT Tid og sted: Tirsdag den 11. oktober på Antvorskov Kaserne. Ref.: DMI skr af 09 OKT 2018 (Indkaldelse). Til stede: BG J. Albinus (JA) MJ Kim Kock(KK) KN Jens Lunde(JS)- SSG Karsten Frandsen(KF) OKS-1 Bjarne L. Pedersen(BLP) CSG Henning S. Juhl(HSJ), SSG Jes Mose Jensen(JMJ) - GNSEK Tom Petersen(TP) VICEGNSEK Per Heien (PH). Afbud: MJ Christian Høj (CHØ) og Therese M.F. Pulawska(TMP) DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt. 2. Godkendelse af referater Bestyrelsesmøde 11. september, jf. bilag 1. Godkendt. 3. DMI økonomi a. Balance SEP 2018, jf. bilag 2. BLP: Differencen på gavekort er nu minimeret til omkring 600,-kr. Undersøges nærmere. Fra 2019 er det bestyrelsesrepræsentanten, der sørger for opgørelse af forbrugte/overskydende gavekort ved stævnerne. Der forventes et overskud p.g.a. færre tilmeldinger til reception og fest, end forventet. KF: Bestyrelsens rejser til stævner forudses at gå i minus. BLP: Der bliver lavet en omkontering, således at kontoen går i balance. b. Budgettering 2019, herunder ny budgetstruktur. BLP: Gav orientering om udarbejdelsen af den nye budgetstruktur. PH: Gennemgik tankerne bag opbygningen, således at budgettet nu også afspejler de 3 strategiske spor. Efterfølgende drøftelse af detaljer, herunder budgettet til eliteudvalget. JA: Foreslog supplement til eksisterende regnskabsinstruks. Bestyrelsen godkendte den nye budgetstruktur. Budgetudkastet tilrettes, således at det går i 0. Aktion: BLP og PH. Telefontid tirsdag til torsdag

2 2 4. FSU/DMI økonomi a. BAM PH: Mindreforbrug år til dato er tilbageført til FSU. Ingen BAM tilgået. P.t. et mindreforbrug på ,- kr., men der resterer enkelte ubetalte poster (f.eks. skydning) og naturligvis stævnet i Slagelse. b. Budget 2019, jf. bilag 3. BLP og PH: vil gennemgå udvalgenes budgetter mhp. justering, således at budgetterne bliver så retvisende som muligt. Har ikke hørt fra FSU, om budgettet for 2019 er endelig godkendt, men det forventes det at blive. 5. Eliteudvalget a. Kort ref. fra møde afholdt 10 OKT. CHØ har afholdt et møde i udvalget den 10 OKT og har tilsendt bestyrelsen et kort referat af mødet. Ingen yderligere bemærkninger hertil. 6. Lovudvalget. a. Vedtægter til ny IF (HJV). TP gav kort orientering om status, hvor IF forventes oprettet ultimo KF orienterede om ændring af bestemmelser for stafet i A+B rækken i Cross Country, som vil være gældende fra og med stævnet i Slagelse. Rettelsen bliver hurtigst muligt indarbejdet i bestemmelserne for Cross Country. Aktion: TP. 7. Hjemmeside og Kommunikation a. Orientering om INSTAGRAM-profil (JL). JL: Der er oprettet en Instagram-profil for DMI. Hvis der skal lægges billeder, skal JL nok lægge disse op. b. Presseforhold ved receptionen (CHØ+JL). Vedr. reception: JL orienterede om presseforholdene. Drøftelse af håndtering af pressen, generelt, hvor det blev besluttet at være proaktiv. JA: Vi skal lige finde ud af, hvorledes adgangen bliver til billederne, taget af DMI fotograf. Aktion: JL. Vedrørende det igangværende stævne i Slagelse, så vil Forsvarsavisen stille med en journalist, som vil blive vist rundt af JL. 8. Hædersbevisninger a. TP giver kort status i relation til forslaget på forrige bestyrelsesmøde. b. Indstilling til sølvemblem behandlet af Lovudvalget (KF). KF: Orienterede om den tilsendte indstilling til sølvemblem. Indstillingen er imødekommet af lovudvalget og emblemet er afsendt fra SEC.

3 3 c. Udarbejdelse af statutter for Årets frivillige i DMI. TP: Der er allerede nu modtaget flere pengegaver fra IF til brug for indkøb af den nye hædersbevisning, som skal have samme lødighed som de eksisterende (sølvfad m/dmi logo m.m.). Der skal udarbejdes statutter for den nye hædersbevisning. Aktion: TP. 9. Øvrige sager a. Status 100 års jubilæet. Indlæg ved de enkelte udvalg samt sekretariatet. KK: Overordnet: Status i tilmeldte og det er aftalt vedrørende udarbejdelse af oversigtslister. Aktion: TP. KF orienterede om vanskeligheder i forbindelse med afholdelse af store stævner. Drøftelse af kommunikationen vedr. f.eks. hockey. Sagen drøftes videre i AG STÆVNER. Receptionen: KK: AG har afholdt møde 10 OKT i Idrættens Hus. AG møder TOR 22 NOV og hjælper FRE 23 NOV morgen med klargøring til receptionen i Idrættens Hus. Herefter en detaljeret gennemgang af receptionens forløb. Udpegning af toastmaster blev foretaget. Det bliver JL. BLP: AG holdt møde med kontaktpersonen på Borupgaard 10 OKT. Mødet forløb gik rigtig fint. Gennemgik herefter planen for festen på Borupgaard. Toastmaster bliver CHØ. b. Status i strategiarbejdet. VTC møde med AG VETERAN m.v. Det videre arbejde. Orientering om 2 projekter, jf. bilag 4 og 5. JA: Der er afholdt 2 VTC-møder med AG VETERAN. Orienterede om udfordringerne vedr. AG muligheder. Hvordan kommer man videre? AG vil gerne afholde workshops á 3 timers varighed, med ønske om at have gennemført disse inden udgangen af januar Bestyrelsen kunne tilslutte sig dette. Der bør initieres nogle tiltag, hvor man er mere proaktiv. Det kunne overvejes at styrke AG med yderligere en person og man kunne overveje at ansatte en konsulent i hhv øst og vest for en begrænset periode. Der ses ikke at være andre ressourcer i den nuværende situation. Ansættelsen kunne så være f.eks. 10 timer ugentligt. Drøftelse af forslaget: Bestyrelsen vedtog, at det skulle undersøges hvad det vil koste at ansætte 1 konsulent (øst) og hvordan dette kunne finansieres. Vedr. ansættelsesforholdene i praksis kunne DIF kontaktes. AKTION: BLP og PH. JA: Kort gennemgang af de to projekter vedr. ishockey og OCR. Vedr. ishockey, så ønsker man at blive medlem af DMI. Standardprocedure ved oprettelse af ny IF følges. Materielindkøb kunne evt. finansieres via VETC og DMI, såfremt IF bliver medlem af DMI. AKTION: TP. Vedr. OCR: Et DIF-soldaterprojekt. DIF ønsker et samarbejde med DMI i relation til gennemførelse af fællestræning og instruktørstøtte. Som udgangspunkt svarer DMI Soldaterprojektet og bede om, at de kontakter de IF, som foreslås at indgå i projektet. AKTION: PH.

4 4 c. Personvalg ved R-mødet i 2019, jf. bilag 6. JA: Der bliver nogle udfordringer i bestyrelsen, da jeg pga. kursus i udlandet, ikke kan varetage hvervet som formand de første 4 måneder af Endvidere er næstformanden også væk pga. udlandstjeneste. CHØ har indvilget i at fungere, såfremt bestyrelsen bakker op om dette. KK: Agter ikke at genopstille til bestyrelsen. Bestyrelsen drøftede herefter mulige løsninger. JA vil efterfølgende kontakte CHØ mhp. overtagelse af næstformandsposten. HSJ, KF og BLP vil gerne genopstille. TMP skal forespørges. Bestyrelsen skal i mellemtiden prøve at finde egnede kandidater til at stille op. Evt. kandidatforslag medbringes til næste møde. d. Fremtidig bemanding på sekretariatet. KK: TP stopper efter R- mødet i APR 2019, hvorefter PH overtager hvervet som generalsekretær. Vedrørende den fremtidige bemanding, skal praktikken drøftes i detaljer på næstfølgende bestyrelsesmøde. e. FIU møde (deltagelse) (KF). Kort drøftelse af kommende FIU-møde, herunder udfordringerne med udpegning af arrangører af FSVM. JMJ tilbyder at indgå som DMI-repr. ved FIU-møderne som erstatning for KK, hvilket blev vedtaget. KF repræsenterer DMI ved næste FIU-møde, som forventes afholdt i NOV. CMT har endnu ikke udsendt mødeindkaldelse. 10. Orientering a. Stævnekalender 2019, jf. bilag 7. BLP: Større opmærksomhed på korrekturlæsning af de udarbejdede programmer til stævnerne. b. Orientering om møde med Politiets Idrætsforening (cykling)((hsj). PI vil gerne have ændret navnet, således at dette ikke hedder DMI CUP. PI og DMI arrangerer hver 2 stævner, med deltagelse i hinandens stævner. 11. Referater DMI stævner a SEP i Nordjylland: HSJ, JL, JSM og BLP Ingen yderligere bemærkninger. b. Militær 5-kamp. Ingen yderligere bemærkninger. 12. DMI-repræsentanter ved stævner i a OKT i Slagelse (hele bestyrelsen).

5 5 13. Aktionsliste Opfølgning på liste af 11 SEP, jf. bilag 8. TP gennemgik listen og vil udlede nye aktionspunkter med udgangspunkt i dette referat. 14. Eventuelt. DIF budgetmøde: BLP: Kort orientering om mødet. Mødet blev lidt obstrueret af den store landsdækkende politiaktion. Fortalte om planen for renovering af idrættens hus. Næste møde: Skal være i DEC. TP laver DOODLE. Mødet slut Tom Petersen generalsekretær