OVERGANGSUDVALGSMØDE, 09. juni 2017 kl Qaasuitsup Kommunia K2 - Syd Kommunalbestyrelse

Transkript

1 OVERGANGSUDVALGSMØDE, 09. juni 2017 kl Qaasuitsup Kommunia K2 - Syd Kommunalbestyrelse Hansen, Ane IA Olsen, Peter IA Karl Thue Nathanielsen, suppleant Sørensen, Hector Lennert IA Samuelsen, Aqqa IA Aronsen, Hans IA Petersen, Thomas IA Kristensen, Niels IA Jeremiassen, Kristian IA Svane, Jess S Begrundet fravær Sandgreen, Enok S Mølgaard, Timooq S Jeremiassen, Otto S Jeremiassen, Nikolaj S Broberg, Kristian S Petersen, Naja A Ordstyrer: Referent: Tilforordnede: Afholdt: Ane Hansen, IA Karl Jørgen Geisler Direktionen Fysisk, Aasiaat 9. JUNI 2017 QAASUITSUP KOMMUNIA K2 - SYD NIELS EGEDES PLADS 1, POSTBOKS 220, 3950 AASIAAT

2 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 1 af 10 Dagsorden Styrelsesvedtægt 2. behandling Valg af revision for Budget Lukkede punkter Kommende kommunenavn og kommunevåben... 8 ORIENTERING... 9 Mødekalender Forslag til administrativ orgnisation... 9 Mødet slutter Underskriftsblad: Emne Godkendelse af dagsorden Administrative bemærkninger til dagsorden: Ingen Beslutning: Punkt blev flyttet til lukkede punkter. Kommunenavn og byvåben vil blive offentliggjort den 21. Juni. Dagsorden godkendt.

3 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 2 af 10 Sagsnr. /emne Styrelsesvedtægt 2. behandling Bilag nr. Journal nr. Resume: Overgangsudvalget 1. behandlede forslag til ny styrelsesvedtægt på sit konstituerende møde den 13. Maj En ændring af styrelsesvedtægten kræver to på hinanden følgende behandlinger, med mindst 14 dages mellemrum. Ved 1. behandlingen realitetsbehandles forslaget ikke, men oversendes til beslutning ved 2. behandlingen. Sagsfremstilling: Der er tale om vedtagelse af en helt ny og første styrelsesvedtægt for Overgangsudvalget i ny kommune k2/qaasuitsoq Syd. Nedsættelsen af de nye stående udvalg og disses ansvarsområder, er sket med henvisning til samarbejdsaftalen mellem Inuit Ataqatigiit og Siumut. Økonomiudvalgets koordinerende funktion blevet understreget og fremhævet. Den paragrafmæssige opsætning af styrelsesvedtægten er nu således, at hvert udvalg nu har sin egen paragraf. Det er mere pædagogisk. I henhold til styrelsesloven, kan der ved ændringer i styrelsesvedtægten, ske en fornyet udpegning af medlemmer i de stående udvalg, såfremt et medlem forlanger det. Under alle omstændigheder skal der udpeges 5 medlemmer og suppleanter til det nye sammenlagte udvalg, såfremt ændringsforslaget godkendes ved 2. behandlingen. Administrative bemærkninger: Administrationen anbefaler, at Overgangsudvalget tydeliggør/præciserer, hvad der nærmere skal forståes ved innovation, der i udkastet henligger under Udvalget for Erhverv, Turisme, Råstof, jf. Udkastets 9. I Qaasuitsup Kommunias styrelsesvedtægt, har der tidligereværet differentieret mellem det landbaserede og det vandbaserede fiskeri; I det foreliggende udkast er Fiske og fangst udvalget af både land- og vandbaseret fiskerierhverv under Erhverv, men overgangsudvalget bør præcisere grænsedragningen i forhold til Nyskabelses-, iværksætter- samt udviklings opgaver, jf. 11. Administrationen anbefaler derudover, at det præciseres, at lånesagsbehandling m.v. forbundet med lån, lån samt lån til andelsboliger og ejerlejligheder forankres under økonomiudvalge, idet der er tale om rent økonomiske dispositioner. Der vil blot være tale om en præcisering og tydeliggørelse af disse sagsområder. Indstilling: Overgangsudvalget bedes godkende udkast til styrelsesvedtægt. Bilag: - Udkast til styrelsesvedtægt Beslutning: Udvalget for innovation, iværksætter, udvikling og oplysning skal sagsbehandle sager fra andre stående udvalg, derfor skal dette klargøres i styrelsesvedtægten, denne skal jo etableres et samarbejdsorgan på tværs af kommunale ansvarsområder.

4 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 3 af 10 Indstillingen godkendt.

5 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 4 af 10 Sagsnr. /emne Valg af revision for 2017 Bilag nr. Journal nr. Resume: Overgangsudvalget skal senest 1. August 2017, vælge hvilken sagkyndig revision, der skal revidere overgangsudvalgenes regnskab for Sagsfremstilling: Qaasuitsup Kommunia har gennem en årrække anvendt BDO som kommunal revision. De to nye overgangsudvalg skal nu selv vælge, hvilkem revision man ønsker at anvende, i første omgang for regnskab Revision af et kommunalt regnskab for et normalt regnskabsår er af et sådan omfang, at administrationen normalt vil anbefale at opgaven sættes i udbud. Den korte tidsfrist gør, at der ikke er tid til at sætte opgaven i et egentlig udbud. Administrationen anbefaler derfor, at økonomiudvalget bemyndiger administrationen til at indhente tilbud på opgaven fra henholdsvis BDO og fra Deloitte hurtigst muligt, og at disse herefter forelægges økonomiudvalget, med henblik på indstilling til Overgangsudvalget til godkendelse. Lovgivning: Inatsisartutlov nr. 30 af 28. november 2016 om ændring af strukturreform af den kommunale sektor 16. Økonomiske konsekvenser Udgiften til revisionsbistand vil blive konteret under konto Fremmede tjenesteydelser på overgangsudvalgets budget Økonomiudvalget bedes godkende, Administrationen indstillede overfor økonomiudvalget at der indhentes tilbud på revision af overgangsudvalgets regnskab 2017, fra to revisionsfirmaer: BDO og Deloitte Indstilling: Økonomiudvalget indstiller overfor Overgangsudvalget, at Overgangsudvalget godkender, at BDO bruges som revisionsfirma til revidering af regnskab 2017 og der skal sættes undersøgelse i gang, om der findes andre statsautoriserede instanser, så man kan indhente priser fra disse statsautoriseret revisorer. Beslutning: Indstillingen godkendt, der skal foretages licitation af revisionsfirmaer

6 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 5 af 10 Sagsnr. /emne Budget 2017 Bilag nr. Journal nr. Resume: Inatsisartutlov nr. 30 af 28. november 2016 om ændring af strukturreform af den kommunale sektor Kapitel 6 Økonomi, budget, regnskab og revision 14. Udgifter til overgangsudvalgenes virke betales af Qaasuitsup Kommunia. Stk. 2. Naalakkersuisut kan fastsætte regler for beregning af tilskud og afholdelse af udgifter for overgangsudvalgene. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen i Qaasuitsup Kommunia skal vederlagsfrit stille administrativ bistand til rådighed for de to overgangsudvalg. 15. Overgangsudvalgets formand udarbejder og fremlægger senest den 1. juli 2017 forslag til budget for overgangsudvalget. Stk. 2. Budgetforslaget behandles og vedtages af overgangsudvalget senest den 1. august Stk. 3. Det vedtagne budget fremsendes til Naalakkersuisut, og overgangsudvalget offentliggør en kort redegørelse for budgettet senest 14 dage efter vedtagelsen. Sagsfremstilling: Overgangsudvalg for K2 Qeqertarsuaq, Qasigiannguit, Aasiaat, Kangaatsiaq som består af 15 medlemmer har følgende forslag for budget Udgifter til overgangsudvalgs politiker er fordelt således. Konto Tekst Oprindelige budget 2017 BR Udkast nr Vederlag Lønninger - månedsløn Telefongodtgørelse Personale omkostninger m.m Tjenesterejser, billetter (medlemmer) Tjenesterejser, kost og logi (medlemmer) Tjenesterejser, billetter (udvalg) Tjenesterejser, kost og logi (udvalg) Kontorholdsudgifter Telefonudgifter EDB Fremmede tjenesteydelser Traktement i fb. med mødedeltagelse (overg.) Traktement i fb. med mødedeltagelse (st.udv.) 50 Total K2 - Kommune kujallissaq

7 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 6 af 10 Borgmestervederlag Ihht inatsisartut lov er vederlaget bestemt. Vederlag til medlemmer og formænd og vice borgmestre Ihht Borgmestervederlaget fastsættes vederlaget til viceborgmester og formænd samt kommunalbestyrelselsesmedlemmerne Telefongodtgørelse til medlemmer Der er fastlagt fast beløb til medlemmer at det få en telefongodktgærelse Abonnement til Sermitsiaq og tabt arbejdsfortjeneste Fiskere og fangere der kan dokumentere tabt arbejdsfortjeneste får godgælrese som er beregnet ihht borgmestervederlagets størrelse.. Tjenesterejser, billetter (overgangsudvalgs medlemmer) Der skal afholdes en budgetseminar og to fysiske møder til i overgangsudvalget til 2 behandling af budget 2018 og den konstituerende møde. Tjenesterejser, kost og logi (overgangsudvalgs medlemmer) Økonomiudvalget skal holde fysisk møde mindst engang. Tjenesterejser, billetter (udvalgsmedlemmer) Det kommer an på antal medlemmer samt der er planer om fysiske møder eller studieture der er planlagt, der er sat minimum beløb til udvalgsrejser Tjenesterejser, kost og logi (udvalgsmedlemmer) Det kommer an på antal medlemmer samt der er planer om fysiske møder eller studieture der er planlagt, der er sat minimum beløb til udvalgsrejser Kontorholdsudgifter Indkøb af inventar og anskaffelse af den nye borgmester. Samt telefonkøb og telefonregninger samt andre fornødenheder til kontorhold. Telefonudgifter Borgmesterens telefonudgifter samt oprettelser af politikernes internetforbindelser i administrationsbygninger, hvor de kan arbejde og har kontor til rådighed i byer hvor der er ikke en borgmester man kan rette henvendelse til. Indkøb af nye bærbar pcer til overgangsudvalgsmedlemmer. De valgte medlemmer skal have et bærbar Pc, der er allerede skrivende stund Fremmede tjenesteydelser Bland andet betaling af konkurrencen af kommunevåben og kommune navn samt diverse konsulent ydelse bistand af politisk karakter betales herfra. Forplejningsudgifter Traktering af overgangsudvalgsmedlemmer og stående udvalg.. Indstilling: Økonomiudvalget indstiller overfor Overgangsudvalget, at overgangsudvalget godkender budget for 2017 for overgangsudvalget.

8 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 7 af 10 Bilag: Loven om kommunedeling (bemærkninger til loven) Bekendtgørelse (bliver modtaget fra Naalakkersuisut medio maj 2017) Styrelsesloven Beslutning: Indstillingen godkendt

9 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 8 af 10 Lukkede punkter Sagsnr. /emne Kommende kommunens navn og kommunevåben Bilag nr. Journal nr. Man har på baggrund af kriterier for konkurrencen, så har man fordelt forslagene til kommunens navn og kommunevåben. Forslagene skal fremvises under mødet. Der er indkommet 78 forslag til kommunevåben og 72 forslag til kommunens navn. Indstillingskomiteens medlemmer Kangaatsiaq Thomas Hendriksen Qeqertarsuaq Jens Karl Broberg Qasigiannguit Mads Grønvold Aasiaat Karl Jeremiassen Aasiaat Angutinnguaq Olsen Efter komiteen har gennemgået alle forslagene, så har de indstillet 3 af forslagene til behandling. Indstilling: Indstillingskomiteen 3 forslag til kommunens navn 3 forslag til kommunevåben Bilag: 3 forslag til kommunens navn og 3 forslag til kommunevåben. Beslutning: Hvis du har troet at du kunne bare og kopiere og sætte til wordprogram, og få vide hvilke navne og våben der er besluttet, må jeg skuffer dig. Du må vente indtil d. 21. juni 2017, ligesom alle andre. Men tak for din interesse.

10 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 9 af 10 ORIENTERING Forslag fra medlemmer, til videre behandling i udvalg eller administration. Forespørgsler fra medlemmer, besvaret administrativt. Sag nr. Orientering Emne Mødekalender 2017 Overgangsudvalget besluttede på sit konstituerende møde, at bemyndige økonomiudvalget til at fastsætte mødedatoer for Overgangsudvalget for Den godkendte mødekalender 2017 fremlægges til Overgangsudvalget til orientering. Formanden for overgangsudvalget, Ane Hansen, har under sit ophold i Nuuk deltaget i bygdeseminar, og har på baggrund af denne afholdt forskellige møder. En af de virksomheder som hun besøgte var Kommuneqarfik Sermersooq. Under virksomhedsbesøget drøftede de blandt andet boligselskabet ISERIT A/S, ILLUUT A/S og muligheder for et eventuelt samarbejde. Fordele og ulemper ved at være medlem af KANUKOKA blev afklaret. Muligheder for mindre betaling af forsikringer under et samarbejde samt indførelse af fællesindkøb. Afholdt møder med forskellige Naalakkersuisoq for forskellige områder. Der blev afholdt møde med Naalakkersuisoq for social Sara Olsvig, tilsynsrådet for socialområdet har fremlagt forskellige resultater fra deres tilsynsbesøg. Forskellige projekt om handicapboliger blev drøftet. Der blev afholdt møde med Naalakkersuisoq for sundhed, Agathe Fontain. Der blev afholdt møde med Naalakkersuisoq for kommuner, Erik Jensen, omkring status over ønsker om lufthavne. Forundersøgelser vil blive afviklet i tre byer i løbet af denne sommer: Kangaatsiaq, Qeqertarsuaq samt Qasigiannguit. Såfremt dette er udarbejdet vil anlægsbyggeri af lufthavne blive startet i Vedr. boligblokke i Aasiaat: boliger ved Svendborg vej vil blive nedrevet, seks boligblokke ved Peter Olsens vej vil blive renoveret ved at bruge 20 mio. Kr. Sag nr. Emne Orientering Forslag til administrativ organisation Organisations konsulent fremlægger til Overgangsudvalget omkring organiserings planer før mødet.

11 Møde nr. OU-02/17 09/06/2017 Kommunalbestyrelsen. AH Side 10 af 10 Mødet slutter Underskriftsblad: Hansen, Ane Olsen, Peter Sørensen, Hector Lennert Samuelsen, Aqqa Aronsen, Hans Petersen, Thomas Kristensen, Niels Svane, Jess Sandgreen, Enok Mølgaard, Timooq Jeremiassen, Otto Jeremiassen, Kristian Jeremiassen, Nikolaj Broberg, Kristian Petersen, Naja