Referat. Fælles Med Administration. Mødedato: Torsdag den Starttidspunkt for møde: 08:15. Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere:

Transkript

1 Fælles Med Administration Referat Mødedato: Torsdag den Starttidspunkt for møde: 08:15 Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere: Bemærkninger: Fraværende: Afbud: Jørgen Christiansen, Kurt Habekost, Kristen Ditlevsen, Jan Kristiansen, Anne-Lene Haveløkke Jensen, Heidi Kieler, Bente Littau, Else Tukjær, Nynne Printz, Trine Simonsen, Kurt Karlsson afbud under hele mødet Anne-Lene Haveløkke Jensen forlod mødet efter punkt 13

2 Fælles Med Administration, Torsdag den Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 11. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra seneste møde Oplæg vedr. besparelserne på konto Forslag til ændring af forretningsorden Arbejdsmiljø - stress Arbejdsmiljøredegørelse Kompetenceudviklingsskema Personalepolitik Voldspolitik Mødeplan 2010 for Fælles MED Administration Medlemmernes repræsentation af afdelinger Meddelelser Evaluering af mødet Eventuelt 21 Bilagsoversigt 22 Underskriftsside 23

3 Fælles Med Administration, Torsdag den Godkendelse af dagsorden 10/ G01 Åben sag Godkendt. 12. Godkendelse af referat fra seneste møde 10/ G01 Åben sag Bemærkninger til referat fra mødet den 13. januar 2010: Beskrivelse af arbejdsfordeling mellem HR, Sekretariat samt Løn og Personale efterlyses. Statistik over forbrug af papir og printerpatroner efterlyses (der henvises til mail vedr. papirforbrug udsendt af Jan Kristiansen). Omstilling af printere til automatisk udskrift på begge sider og udskrift i sort/hvid ønskes prioriteret. Der ønskes klar udmelding om at breve, som skal sendes ud af huset, også printes i sort/hvid samt at breve også gerne må udskrives på både forog bagside (der henvises til mail vedr. printerindstillinger udsendt af Jan Kristiansen). Som følge af at Mogens Rasmussen er udlånt til Forsyningsselskab Langeland skal der vælges en ny suppleant for arbejdsmiljørepræsentanten. Kurt Karlsson udsender mail herom. 13. Oplæg vedr. besparelserne på konto 6 10/ P21 Åben sag På møde i Fælles MED Administration blev det aftalt, at direktionen senest den 19. marts 2010 udarbejder oplæg indeholdende: Fordelingen af de normeringsmæssige reduktioner i den administrative organisation jf. de udarbejdede kriterier for reduktion i den administrative organisation. Proces- og tidsplan for besættelse af stillinger i den ændrede fordeling af den

4 Fælles Med Administration, Torsdag den administrative normering (interne opslag ledelsesbestemte rokeringer m.m.) Oplægget fremsendes den 19. marts 2010 til medlemmerne i Fælles MED Administration. På mødet har b-siden mulighed for at komme med ændringsforslag til oplægget. I forbindelse med besparelserne skal det overvejes, om der skal indføres telefontid eller en fast ugentlig lukkedag ved sagsbehandlerne. Bilag Åben Oplæg om den fremtidige personalefordeling efter reduktion på konto 6 Medarbejdersiden udtrykker tilfredshed med, at der foretages en analyse af opgaveplaceringen, før der træffes beslutning om ændring af opgavefordeling og nedprioritering af opgaver men er samtidig skeptisk over for tidsfristen på 2 måneder. Det blev derfor besluttet at rykke den i oplægget nævnte tidsfrist 1. maj til 15. maj Den i oplægget nævnte arbejdsgruppe bestående af 3 repræsentanter for medarbejderne og 2 fra ledersiden er tænkt som en styregruppe, men alle afdelinger skal involveres i analysearbejdet. Medarbejdersiden har valgt følgende repræsentanter til styregruppen: Trine Simonsen Nynne Printz Heidi Kieler Ledelsen har udpeget: Thomas Rosenqvist Kurt Habekost Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper. Jørgen Christiansen og Kurt Habekost udarbejder kommissorium for arbejdet. Medarbejdersiden efterspørger en opgørelse over besparelserne på konto 6 fordelt på år. Omkring indførelse af telefontid eller en fast ugentlig lukkedag ved sagsbehandlerne skal det vurderes, om effekten deraf vil stå mål med den kritik, der evt. måtte komme. P.t. løses telefonpasningen ved viderestilling af telefoner til kolleger. Nogen grupper har administrative uger, og det giver ekstra telefoner for kolleger. Arbejdet fjernes ikke ved at indføre en lukkedag, og det vil ikke være muligt at lukke for telefoner en dag om ugen for alle afdelinger bl.a. pga. beredskab i Infrastruktur- og Udviklingsafdelingen. Der træffes ikke beslutning om evt. indførelse af telefontid eller fast ugentlig lukkedag, før analysearbejdet er foretaget. En del af kommissoriet skal være beskrivelse af fordele og ulemper ved en ugentlig lukkedag. Endvidere blev det drøftet hvorvidt der kan skabes mere ro på gangene/i afdelingerne ved at lede besøgende på Rådhuset igennem Borgerservice. Ledelsen oplyste desuden, at den sidste aftale om frivillig fratrædelse er på plads nu.

5 Fælles Med Administration, Torsdag den Jørgen Christiansen orienterede om møde i Indenrigs- og Sundhedsministeriet den 23. marts Mødet var et opfølgningsmøde på udviklingsaftalen og forberedelse til et møde mellem Ministeren og Borgmesteren. Mødet indeholdt derfor ikke konklusioner på ønske om yderligere særtilskud. Vurderingen er, at mødet gik rigtig godt. Der forberedes et møde mellem Ministeren og Borgmesteren til afholdelse i april eller maj måned Forslag til ændring af forretningsorden 08/ P19 Åben sag Der er udarbejdet forslag til ændring af forretningsorden for Fælles MED Administration, som forelægges til godkendelse. Bilag Åben Forslag til ændring af forretningsorden Forslaget godkendt. Talrækken i forlsaget tilrettes. 15. Arbejdsmiljø - stress 10/ G01 Åben sag I udkastet til personalepolitik er indsatsen i forhold til stress beskrevet således: Det er holdningen: At stress skal forebygges og reduceres At Langeland Kommune yder støtte til stress-ramte medarbejdere uafhængigt af om årsagen til stress er arbejdsrelateret At ledere skal være opmærksomme på stress-symptomer blandt medarbejderne At alle medarbejdere skal orientere deres leder, når de bliver opmærksomme på forhold, der kan skabe stress, samt på stress-symptomer hos sig selv og hos kollegaer

6 Fælles Med Administration, Torsdag den Det betyder: At ledere afstemmer krav og forventninger til medarbejdernes ressourcer i det daglige og i udviklingssamtalen At ledere har ansvaret for, at medarbejdere er bekendte med Langeland Kommunes stress-handlingsvejledning At lederen har ansvaret for, at stressramte medarbejdere hjælpes under anvendelse af kommunens stress-handlingsvejledning At ledere signalerer til medarbejdere, at arbejde ud over normal arbejdstid ikke forventes, med mindre der er tale om aftalt overarbejde i en ekstraordinær situation At de kommunale arbejdspladser oplyses om risikofaktorer for stress, samt mulighederne for at forebygge og afhjælpe stress At sikkerhedsorganisationen inddrages i forbindelse med ændringer i tilrettelæggelse af arbejdet, for at vurdere belastningen for de enkelte medarbejdere og sikre at der afsættes de nødvendige ressourcer, herunder tid og midler til efteruddannelse At stress er et fast punkt på MED-udvalgets dagsorden Ansvarlig: Hovedudvalget skal årligt evaluere stressforebyggende initiativer og lokale indsatser herunder identificering og håndtering af arbejdsbetinget stress i arbejdspladsvurderingen. Hovedudvalget har ansvaret for, at erfaringer med stressforebyggende indsatser spredes i hele MED-systemet og i kommunen De lokale MED-udvalg skal drøfte og bidrage til anvendelse af stresshandlevejledningen Sagen forelægges med henblik på drøftelse og evt. beslutning jfr. ovenstående om at bidrage til anvendelse af stresshandlevejledningen. Bilag Åben Stresshåndtering Der er enighed om, at det er godt at sætte fokus på emnet. I Hovedudvalget vil man løfte debatten op og skabe provokation og derved interesse hos hele organisationen. Når personalepolitikken er godkendt, og papiret dermed er på plads, skal der skabes en kultur. Det er hensigten at tage fokusområder ud - deriblandt stress - og få skabt interesse om disse. 16. Arbejdsmiljøredegørelse / K07 Åben sag

7 Fælles Med Administration, Torsdag den Hovedudvalget skal én gang årligt drøfte en arbejdsmiljøredegørelse for kommunen. På baggrund af denne redegørelse skal udvalget beslutte, hvilke særlige indsatsområder, der skal prioriteres i det følgende år. Hovedudvalget besluttede i 2008, at der i 2009 skulle arbejdes videre med følgende indsatsområder: Udarbejdelse af oversigt over strukturen på sikkerhedsområdet Registrering af sikkerhedsledernes og sikkerhedsrepræsentanternes uddannelsesmæssige kompetencer Udarbejdelse af oversigt over udarbejdede APV og opfølgning på handlingsplaner Analyse og handlingsplaner for arbejdsskader i Sundhed og Forebyggelse og Børn og Kultur Eventuelle køretekniske kurser for det kørende personale Sagen forelægges til godkendelse af redegørelsen for 2009 samt fastsættelse af indsatsområder for Bilag Åben Arbejdsmiljøredegørelse 2009 Beslutning i Hovedudvalget den Redegørelsen blev godkendt. Indsatsområder for 2010: Udarbejdelse af oversigt over strukturen på sikkerhedsområdet Registrering af sikkerhedsledernes og sikkerhedsrepræsentanternes uddannelsesmæssige kompetencer De enkelte Fælles MED anmodes om at drøfte specifikke indsatser inden for eget område. John Kristensen, Jens Kortermann Jauch, Lene Pryds Andersen, Finn Riis og René Nielsen Som følge af lokaleændringerne skal der laves nye APV er. Der skal ligeledes ske opfølgning på APV generelt. Eventuelle påbud fra Arbejdstilsynet skal sendes til lederen på det område, som påbuddet vedrører samt til pågældende institution og HR. HR skal være tovholder i forhold til, om de relevante medarbejdere følger op på påbud.

8 Fælles Med Administration, Torsdag den Kompetenceudviklingsskema 10/ P21 Åben sag "Aftale om kompetenceudvikling" er indgået mellem regeringen, KL, Danske Regioner, LO, AC og FTF. Overenskomst 2008 indeholder samme elementer om kompetenceudvikling som aftalen om kompetenceudvikling, idet den udspringer heraf. På baggrund heraf er afsat centrale midler til kompetenceudvikling (trepartsmidlerne) i perioden Midlerne skal fortrinsvis anvendes til: kompetencegivende uddannelse efter-/videreuddannelse hos anerkendte udbydere kursusafgift, materialer, transport mv. dækning af vikarudgifter i konkrete tilfælde Midlerne kan søges af enkeltpersoner, til grupper af medarbejdere, hele afdelinger/ institutioner mv. Til brug for udarbejdelse af kompetenceudviklingsplan for den enkelte medarbejder foreslås anvendt et kompetenceudviklingsskema. Forslag til kompetenceudviklingsskema vedlægges. Bilag Åben Kompetenceudviklingsskema Indstilling Sagen forelægges med henblik på godkendelse af forslag til kompetenceudviklingsskema. Godkendt. Skemaet udfyldes hver gang der afholdes MUS. 18. Personalepolitik 08/ P22 Åben sag

9 Fælles Med Administration, Torsdag den Udkast til personalepolitik findes nu både på intranettet og på kommunens hjemmeside Den udgave, der ligger på intranettet, er udarbejdet i den form, der vil blive den endelige, hvor man kan klikke sig fra emne til emne. Udgaven på hjemmesiden er lavet som en pdf-fil, hvilket gør at man må læse side for side. Hovedudvalget har tidligere besluttet, at der skal være en høringsfrist på 2 måneder, og høringsfristen udløber den 3. maj Eventuelle forslag til ændringer sendes til HRafdelingen. Indstilling Til orientering. Kolleger opfordres til at komme med kommentarer samt at samle kommentarer f.eks. afdelingsvis, så HR ikke bombarderes med mails. 19. Voldspolitik 08/ P22 Åben sag Hovedudvalget har tidligere besluttet, at de enkelte Fælles MED udvalg ud fra den voldspolitik, der er udarbejdet for ældreområdet, skal fastlægge en voldspolitik for eget område. På møde i Fælles MED Administration den 13. januar 2010 blev sagen forelagt med henblik på drøftelse og evt. beslutning om voldspolitik for administrationspersonalet på Rådhuset. Det blev besluttet, at politikken fra ældreområdet skal tilrettes, så den tager udgangspunkt i situationen på Rådhuset samt at der tilføjes noget om trusler, herunder retningslinier for hvem man henvender sig til, hvis en medarbejder modtager en trussel ligesom spørgsmålet om psykologhjælp uden for arbejdstiden skal afklares. Udkast til voldspolitik for administrationspersonalet på Rådhuset eftersendes. Bilag Åben Voldspolitik for administrationen Indstilling Sagen forelægges med henblik på godkendelse af voldspolitik for administrationspersonalet på Rådhuset. Generel drøftelse af nuværende procedure vedr. afholdelse af møder med visse grupper af

10 Fælles Med Administration, Torsdag den borgere i mødelokaler. Emnet tages op i ledergruppen, som udarbejder et oplæg til næste møde i Fælles MED Administration. I voldspolitikken står der, at der skal udarbejdes en instruks i hver afdeling. Vejledningen skal laves i den enkelte afdeling, og den enkelte afdelingsleder er ansvarlig for udarbejdelsen. Der mangler handlingsvejledning i forbindelse med trusler via brev, telefon eller . Procedure for psykologbistand efter arbejdstid mangler. En sådan procedure udarbejdes. 20. Mødeplan 2010 for Fælles MED Administration 09/ P15 Åben sag Hovedudvalget har nu fastlagt mødedatoer for På baggrund heraf er udarbejdet forslag til mødeplan 2010 for Fælles MED Administration (som hovedregel møde tre uger efter Hovedudvalget kl til 10.00). Møde i Hovedudvalget Forslag til møde i Fælles MED Administration 28. april 19. maj 16. juni 18. august 1. september 6. september 22. september (evt.) 22. september (evt.) 27. oktober 28. oktober 15. december 12. januar 2011 Indstilling Sagen forelægges med henblik på godkendelse af mødeplan for Fælles MED Administration. Godkendt.

11 Fælles Med Administration, Torsdag den Medlemmernes repræsentation af afdelinger 08/ A16 Åben sag Punkt for at sikre i hvilket omfang det enkelte medlem af Fælles MED Administration repræsenterer hele afdelingen. I forhold til MED-strukturen er kontoplanen ikke afgørende for tilhørsforhold i Fælles MED. Det afgørende er den fysiske placering. Valg af repræsentanter til Fælles MED skal synliggøres, og det skal være synligt, hvem der repræsenterer hevm. P.t. udgør medarbejdersiden i Fælles MED Administration: Medarbejderrepræsentant Suppleant for medarbejderrepræsentant Repræsenterer medarbejdere i afdeling Heidi Kieler Bente Lykke Petersen Budget- og Regnskab, TR for HK Bente Littau Annelise Drost Borgerservice Løn- og Personale, Sekretariat, HR, Else Tukjær Vakant Intern service Rikke Fink Infrastruktur- og Udviklingsafdeling Nynne Printz Diana Jacobsen Børn- og Kultur Trine Simonsen Lisbeth Ejlersen Socialafdeling Arbejdsmiljørepræsentant for Kurt Karlsson Sanne Kold Knudsen administrationen 22. Meddelelser 10/ G01 Åben sag Meddelelser: Økonomi

12 Fælles Med Administration, Torsdag den Arbejdsmiljø/sikkerhed Uddannelse Teknologi Ligestilling Sygefravær Punktet udgår som følge af vedtagelse af ny forretningsorden. 23. Evaluering af mødet 10/ G01 Åben sag Punktet udgår som følge af vedtagelse af ny forretningsorden. 24. Eventuelt 10/ G01 Åben sag Instruks i tilfælde af brand efterlyses. Drøftes med Torben Tørnqvist.

13 Fælles Med Administration, Torsdag den Bilagsoversigt Punkt Tilgang Titel nr. 13 Åben Oplæg om den fremtidige personalefordeling efter reduktion på konto 6 14 Åben Forslag til ændring af forretningsorden 15 Åben Stresshåndtering 16 Åben Arbejdsmiljøredegørelse Åben Kompetenceudviklingsskema 19 Åben Voldspolitik for administrationen

14 Fælles Med Administration, Torsdag den Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Trine Simonsen - Medlem Kurt Habekost - Medlem Kurt Karlsson - Medlem Kristen Ditlevsen - Medlem Jan Kristiansen - Medlem Anne-Lene Haveløkke Jensen - Medlem Heidi Kieler - Medlem Bente Littau - Medlem Else Tukjær - Medlem - Medlem Nynne Printz - Medlem