EU-UDBUD 2018/S Varer Offentligt udbud. På levering af Grov arbejdsbeklædning til Jysk Fællesindkøb

Transkript

1 EU-UDBUD 2018/S Varer Offentligt udbud På levering af Grov arbejdsbeklædning til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb marts 2018 Side 1 af 40

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Generelt Begrundelse for ikke at opdele i delaftaler Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Brug af rammeaftalen Rammeaftalen Tilbud Flere tilbud Alternative tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og underkriterier Forbehold og konditionsmæssighed Udelukkelse og egnethed Vareprøver og afprøvning Orientering om resultatet af udbuddet Side 2 af 40

3 14. Aktindsigt Udbudsbilag A ESPD Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Udkast til rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Aftaleperiode Rammeaftalens omfang Samarbejde Kvalitet Priser og prisregulering Bestilling og afbestilling E handel Levering Fakturering Betalingsbetingelser Statistik Leverandørens misligholdelse Ordregivers misligholdelse Force majeure Produktansvar og forsikring Etik Overdragelse Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste Bilag 4 Leverandørens tilbud Bilag 5 - Showroom adresser Side 3 af 40

4 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af grov arbejdsbeklædning til Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet ordregiver. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Lov nr af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6 og opfylder eventuelle minimumskrav, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag, herunder ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) Rammeaftale med bilag, herunder bl.a.: o Bilag 2 Kravspecifikation o Bilag 3 Tilbudsliste o Bilag 5 Showroom adresser Aftale med den vindende tilbudsgiver(e) skal indgås på den vedlagte rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet på den i afsnit 4.1 Spørgsmål og svar angivne hjemmeside. Udbudsmaterialet er offentliggjort under igangværende udbud på: 2. Ordregiver Udbuddet gennemføres af Norddjurs Kommune på vegne af Jysk Fællesindkøb. Udbudskonsulent Maja Kamp Jensen er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV MARIAGERFJORD NORDDJURS REBILD SKANDERBORG Areal: 540,3 km² Areal: 718,3 km² Areal: 721 km² Areal: 621,3 km² Areal: 416,8 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 683,4 km² Areal: 689,7 km² Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Side 4 af 40

5 Følgende kommuner deltager i udbuddet: Rebild Kommune Skive Kommune Viborg Kommune Norddjurs Kommune Herefter kaldet ordregiver. Hvis en kommune ikke fra start har tilsluttet sig aftalen, gøres der opmærksom på, at alle kommuner i Jysk Fællesindkøb har mulighed for at tilslutte sig aftalen hver for sig i løbet af aftaleperioden, herunder efterfølgende optionsperioder. Når en kommune først er tilsluttet aftalen, er denne kommune forpligtet på lige fod med de øvrige deltagende kommuner. Det skal bemærkes, at kommuner, der ikke ved udbudsforretningens start har tilsluttet sig, ikke har pligt til at tilslutte sig, men udelukkende har mulighed herfor. 3. Tidsplan Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: Spørgefrist: Svarfrist: Tilbudsfrist: kl. 12:00 Indlevering af vareprøver: OBS Vareprøver skal kun indleveres af konditionsmæssige tilbudsgivere senest denne dato, se afsnit 12.4 for nærmere information. Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: kl. 15:00 Uge 21 eller 22 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: Spørgsmål 4.1. Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Side 5 af 40

6 Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til udbudskonsulent Maja Kamp Jensen på med emnet Spørgsmål EU udbud på grov arbejdsbeklædning til Jysk Fællesindkøb. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles i listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som vedrører spørgsmålet. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort under igangværende udbud på Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 5. Udbuddets omfang 5.1 Generelt Udbuddet vedrører indkøb af grov arbejdsbeklædning. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. Ordregivers beredskabsafdelinger er ikke omfattet af udbuddet. Det er primært afdelinger hjemmehørende under Teknisk Forvaltning, Arbejdsmarkedsområdet samt tekniske servicemedarbejdere i de enkelte kommuner, som aftager de produkter der er omfattet af udbuddet. Arbejdsmarkedsområdet for Rebild Kommune og Viborg Kommune er dog undtaget fra aftalen. Der udbydes følgende Grov arbejdsbeklædning (herunder men ikke udtømmende: arbejdsbeklædning, grov beklædning, fluorescerende tøj, regntøj, undertøj, skjorter og T-shirts). Forventet omsætning pr. år: ca kr. Ordregiver er alene forpligtet af aftalen hvis produkterne på aftalen kan dække ordregivers behov For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til Bilag 2 Kravspecifikation og Bilag 3 - Tilbudsliste samt eventuelle rettelser og besvarelser af spørgsmål. Den forventede omsætning for aftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. Rammeaftalens løbetid og opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3. Side 6 af 40

7 5.2 Begrundelse for ikke at opdele i delaftaler Ordregiver har tidligere udbudt arbejdstøj og sikkerhedssko i samme udbud, men på to delaftaler. Delaftalen på arbejdstøj blev annulleret og udbydes nu selvstændigt i eget udbud, da delaftalen på sikkerhedssko er blevet indgået. Ordregiver vurderer derfor, at det ikke er hensigtsmæssigt at opdele udbuddet på arbejdstøj yderligere af markedsmæssige og logistiske hensyn. Ordregiver vurderer ligeledes, at et samlet udbud for Jysk Fællesindkøbs kommuner vil resultere i bedre stordriftsfordele. 6. Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge de i afsnit 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD del II, del III, del IV og del VI, og vedlægge printet version i tilbudsgivers skriftlige tilbud, samt vedhæfte xml-fil til tilbudsgivers elektroniske version af sit tilbud. Der stilles ikke krav om underskrift på ESPD-dokumentet. Ordregiver har offentliggjort en for-udfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Se udbudsbilag A for yderligere detaljer omkring download af ESPD. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1-3 og 136. Se ESPD-dokumentets afsnit Udelukkelse. Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens 137, stk. 1, nr Se ESPD-dokumentets afsnit Udelukkelse. Tilbudsgivere der er omfattet af en eller flere af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra at deltage i udbuddet. 6.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal i det senest afsluttede regnskabsår, have en egenkapital på minimum DKK Har tilbudsgiver ikke afsluttet nogen regnskabsår, er det et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere ved balance fra tilbudsgivers bogholderi, at tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal havde en egenkapital på minimum på DKK Balancen skal være attesteret af en uafhængig revisor. Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på minimum 15 % i det senest afsluttede regnskabsår. Har tilbudsgiver ikke afsluttet nogle regnskabsår, er det et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere ved balance fra tilbudsgivers bogholderi, at Tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal havde en soliditetsgrad på minimum 15 %. Soliditetsgraden skal være attesteret af en uafhængig revisor. Side 7 af 40

8 Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Tilbudsgiver skal som minimum angive 1 reference, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Med reference menes, at tilbudsgiver har leveret arbejdsbeklædning, og at der har været tale om leveringer til en offentlig eller privat virksomhed. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. Tilbudsgiver skal endeligt dokumentere indholdet af ESPD ved fremlæggelse af detaljeret referenceliste indeholdende: referencen, kontaktperson med navn og telefonnummer, periode for udførelse af opgaven, og omsætning, jf. afsnit 12.3 i øvrigt. 6.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag B), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Afgives tilbud i et konsortium, skal dette yderligere oplyses i ESPD ens del II A deltagelsesform. Tilbudsgiver skal være OBS på, at der afleveres en ESPD-fil fra hver enhed, som tilbudsgiver basere sig på. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. Baserer tilbudsgiver sig på en anden enheds formåen, skal dette oplyses i ESPD ens del II C. Tilbudsgiver skal være OBS på, at der afleveres en ESPD-fil fra hver enhed, som tilbudsgiver basere sig på. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Benytter tilbudsgiver i almindelighed underleverandører, uden at disse anvendes til at opfylde udvælgelseskriterierne, er der ikke krav om, at disse oplyses. 6.6 Serviceattest Den tilbudsgiver, som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal dokumentere de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbudsafgivning, blandt andet ved at indhente en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Denne serviceattest må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. Side 8 af 40

9 Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere anden dokumentation, som svarer til de oplysninger, der er indeholdt i ovenstående serviceattest. Se i øvrigt afsnit 11.1 Tilbuddets indhold og 12.3 Udelukkelse og egnethed. 7. Brug af rammeaftalen 7.1. Rammeaftalen Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med 1 leverandører. Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug dog med undtagelse i henhold til rammeaftalens pkt. 4.1 Omfang. Det bemærkes, at medlemskommunerne handler individuelt og misligholdelsesbeføjelser kan derfor gøres individuelt gældende af én eller flere af de deltagende kommuner. Rammeaftalen er en integreret del af det samlede udbudsmateriale og regulerer alle forhold i rammeaftaleperioden. 8. Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end ét tilbud. 8.3 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9. Tildelingskriterium og underkriterier Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgivere, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Pris 60 % Kvalitet 40 % 9.1 Pris Evaluering af underkriteriet Pris sker ud fra oplysningerne i det af tilbudsgiver udfyldte Bilag 3 Tilbudsliste, faneblad 2 - Arbejdstøj. Side 9 af 40

10 Prisen evalueres i henhold til den estimerede mængde i Bilag 3 Tilbudsliste, således at den samlede evalueringssum er summen af alle priser for alle estimerede mængder. 9.2 Kvalitet Der vil blive fortaget en helhedsvurdering ud fra vareprøverne, hvor der vil blive lagt vægt på følgende: Pasform generelt, og i forhold til arbejdsstillinger og for det konkrete brug af arbejdstøjet o Hvordan er tøjet/produktet at tage på. o Hvordan er tøjet/produktet at have på (komfort) med henblik på anvendelse i arbejdssituationer over hele arbejdsdagen og året. Jo bedre pasform og komfort produkterne har des mere positiv evaluering vil produkterne få. o Opleves bevægeligheden god når man er iført tøjet/produktet. Jo bedre bevægelighed, des mere positiv evaluering vil produkterne få. o Understøtter tøjet/produktets funktioner, som eksempelvis lommer med videre, de arbejdsmæssige behov, og er funktioner som lommer/stropper placeret hensigtsmæssigt. Materialets kvalitet: o Materialernes kvalitet vil blive vurderet generelt ud fra syninger, elasticitet, slidstyrke og åndbarhed. Visuelt/design o Førstehåndsindtrykket af produktets design og farver Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af de i Bilag 3 Tilbudsliste efterspurgte vareprøver Regler for vurdering (og beregning) af eventuelle fejl i de tilbudte produkter Udbuddet er i Bilag 3 - Tilbudsliste opdelt i kritiske og mindre kritiske varelinjer/positionsnumre Kritiske varelinjer Der er en række varelinjer i tilbudslisten, som ordregiver betragter som værende særligt kritiske og det accepteres ikke, at tilbuddet indeholder fejl på de kritiske varelinjer. Hvis der er fejl i én eller flere kritiske varelinjer, er tilbuddet ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil i sin helhed forkastes. De kritiske varelinjer er de varelinjer, som er angivet til udtagning til afprøvning i forhold til den kvalitative test jf. afsnit 12.4 Vareprøver og afprøvning Mindre kritiske varelinjer De mindre kritiske varelinjer er de øvrige positioner i Bilag 3 - Tilbudsliste, dvs. varelinjer der IKKE er udtaget til afprøvning. På mindre kritiske varelinjer har ordregiver besluttet, at der kan accepteres max 2 fejl i det samlede antal varelinjer. Er der flere fejl på samme varelinje/positionsnummer tæller det stadig som 1 fejl Behandling af varelinjer med fejl Varelinjer med fejl på mindre kritiske varelinjer, der ikke medfører at tilbuddet i sin helhed forkastes, vil blive kapitaliseret og dermed prissat med en fiktiv pris, der indgår i evalueringen af underkriteriet Pris, jf. punkt Tildelingskriterium og underkriterier Side 10 af 40

11 Prisen på varelinjer med fejl kapitaliseres til den dyreste af de øvrige tilbudsgiveres tilbudte pris på den pågældende varelinje tillagt 15 pct. Har alle konditionsmæssige leverandører fejl i samme varelinje sættes prisen til 0 kr. for alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Varelinjer, der af den ene eller anden grund er blevet kapitaliseret, vil efterfølgende udgå af tilbuddet, og vil ikke være en del af den endelige kontrakt mellem Ordregiver og vindende tilbudsgiver. 10. Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i ét fysisk eksemplar i papirformat. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i ét elektronisk eksemplar på USB stick, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 3 - Tilbudsliste være i Excel format. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af den elektroniske eksemplar. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Dette gælder ligeledes for så vidt angår udfyldt ESPD (Se udbudsbilag A). Bilag 3 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Grov arbejdsbeklædning og Må kun åbnes af Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 2. maj 2018 kl. 12:00 på følgende adresse: Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Att.: Indkøb Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Virksomhedsoplysninger (tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson med oplyst navn, telefonnummer og mailadresse). Der er givet plads til at angive dette i Bilag 3 Tilbudsliste. Udfyldt ESPD (udbudsbilag A), herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. Side 11 af 40

12 6.5. Udfyldt ESPD kan vedlægges det elektroniske tilbud i enten XML eller PDF format. tilbud. Udfyldt ESPD vedlægges det fysiske tilbud i udskrevet form. Eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere (udbudsbilag B) Udfyldt Bilag 3 Tilbudsliste. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på svensk, norsk eller engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver kan benytte Udbudslovens 159, stk. 5 til at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter: 12.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet de(t) økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Ved vurderingen af (konditionsmæssige og antagelige) tilbud anvender ordregiver følgende evalueringsmodel: Primær evalueringsmodel Den samlede pris, jf. Bilag 3 Tilbudsliste vil hver især blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 5 point, og hvor laveste samlede pris plus 50% får 0 point. Omregningen vil ske ud fra følgende formel: Side 12 af 40

13 Tilbuddets point = 5 (5/50%)*(tilbuddets samlede pris laveste samlede pris)/laveste samlede pris. Ved vurderingen af det kvalitative kriterie, gives der point på nedenstående absolute skala fra minimum 0 point til maksimum 8 point for kriteriet kvalitet. Opfyldelse af kriteriet Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 8 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 7 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Over middel i opfyldelse af kriteriet 5 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Under middel i opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) 0 Point Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af Point fra omregningen af priser ganget med 60% Point fra bedømmelsen af kvalitet ganget med 40% Tildelingen foretages til den tilbudsgiver, som har afgivet tilbuddet med den højeste samlede pointscore angivet med to decimaler. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste samlede pointscore tages 3. decimal med. Er der fortsat pointlighed findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. Sekundær evalueringsmodel i forhold til prisevalueringen Såfremt spredningen i priserne for samtlige indkomne (konditionsmæssige og antagelige) tilbud ikke rummes inden for ovennævnte gearing på 50%, vil ordregiver hæve gearingen med 10%-point ad gangen, indtil (konditionsmæssige og antagelige) tilbud kan rummes inden for gearingen. Den sekundære model anvendes kun, hvor forskellen på laveste og højeste pris er større end beskrevet ovenfor. Evalueringen af underkriteriet Kvalitet foretages som beskrevet under den primære evalueringsmodel. Eksempel på evaluering Ordregiver modtager 4 tilbud 1, som indeholder følgende priser og får følgende bedømmelse af det kvalitative kriterie: 1 Der er tale om fiktive priser og pointtildelinger Side 13 af 40

14 Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Tilbud 4 Priser (kr.) kr kr kr kr. Priser (point) 6,86 8 1,14 3,43 Kvalitet I henhold til evalueringsmodellen tildeles den laveste tilbudspris 8 point og den laveste tilbudspris plus 50% - i dette eksempel kr. tildeles 0 point. De ovenstående point for tilbudspriserne er fremkommet ud fra en lineær omregning jf. den primære evalueringsmodel ovenfor. Efter den lineære omregning af point for tilbudspriserne og delingen af point for det kvalitative underkriterie skal de tildelte point ganges med den angivne vægtprocenter. Vægtning Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Tilbud 4 Priser (kr.) kr kr kr kr. Priser (point) 60% 4,12 4,8 0,68 2,06 Kvalitet 40% 2,8 1,6 2,8 2 Samlet pointscore 6,92 6,4 3,48 4,06 I ovenstående eksempel tildeles aftalen således tilbud 1 med en samlet pointscore på 6,92 point ud af 8 point. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag samt afprøvning af de tilbudte vareprøver Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale Udelukkelse og egnethed Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6 Egnethed og udelukkelse. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal de(n) tilbudsgiver(e), som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dokumentere oplysninger afgivet i ESPD jf. udbudslovens 159, stk. 2. Ordregiver vil kræve følgende dokumentation: 1. Vedrørende udelukkelsesgrunde: Gyldig serviceattest, jf. udbudslovens 153. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder Side 14 af 40

15 en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere anden dokumentation, som svarer til de oplysninger, der er indeholdt i ovenstående serviceattest. 2. Vedrørende økonomisk og finansiel formåen: Årsregnskab for senest afsluttede regnskabsår, som tilbudsgiver har nævnt i ESPD, jf. udbudslovens 154, stk. 1 og 2. Eller erklæring om tilbudsgivers egenkapital og soliditet, jf. udbudslovens 154, stk Vedrørende teknisk og faglig formåen: Fremlæggelse af detaljeret referenceliste indeholdende: referencen, kontaktperson med navn og telefonnummer, periode for udførelse af opgaven, og omsætning. Ordregiver fastsætter en rimelig frist for tilbudsgiveren til at fremsende serviceattesten til ordregiver Vareprøver og afprøvning Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier, skal tilbudsgiver levere vareprøver. Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. OBS - Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Vareprøver skal leveres til nedenstående adresse på det i tidsplanen oplyste tidspunkt: Rådhuset Torvet 3, 8500 Grenaa Att: Indkøb De ønskede vareprøver fremgår af bilag 3 Tilbudsliste. De produkter der skal leveres som vareprøver er markeret med et X i tilbudslisten. Vareprøverne skal: - stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer (Nr.). - være mærket med tilbudsgivers navn - følges af produktdatablade, der beskriver produkternes materiale, kvalitet med videre. - de adspurgte vareprøver leveres i størrelserne o Svarende til L og XL Såfremt flere indkomne vareprøver er identiske, vil kun et sæt blive afprøvet. Identiske produkter fra forskellige tilbudsgivere vil få den samme karakter i kvalitetstesten. Mangler der vareprøver eller er der vedlagt vareprøver, som åbenlyst er forkerte, får tilbudsgiver mulighed for at rette op på fejlen fra det øjeblik, ordregiver har forsøgt at få kontakt med tilbudsgiver. Alle korrekte vareprøver skal dog være afleveret senest kl. 08:00 på dagen for afprøvning. Det understreges i denne sammenhæng, at det er Tilbudsgiver selv, som bærer det fulde ansvar for at vareprøverne er fyldestgørende. Side 15 af 40

16 Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges. Der vil ikke være mulighed for, at tilbudsgiver personligt kan fremvise de tilbudte produkter i forbindelse med vareprøvningen. Ordregiver har udvalgt de i Bilag 3 Tilbudsliste angivne vareprøver, idet ordregiver vurderer, at disse er tilstrækkelige i forhold til at kvalificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og da disse er repræsentative i forhold til de forskellige typer produkter der er omfattet af nærværende udbud. Vareprøverne skal afhentes senest 30 dage efter offentliggørelsen af den vindende tilbudsgiver. De vareprøver som ikke er afhentet inden de 30 dage, betragtes som ordregivers ejendom. 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter standstill periodens udløb. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 16 af 40

17 Udbudsbilag A ESPD ESPD-dokumentet (udbudsbilag A) er vedlagt udbudsmaterialet som en separat fil i xml-filformat. Ordregiver har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. For udfyldelse af ESPD henvises til KFST vejledninger til det fælles europæiske udbudsdokument: ESPD Dokumentation og e-certis juni Vejledning 1. Hent ESPD som xml-fil, (Udbudsbilag A) under udbuddet på og gem filen på eget drev, 2. Gå ind på ESPD-hjemmesiden: i regi af Europakommissionen, og vælg dansk som sprog 3. Markér Jeg er økonomisk aktør samt Importere ESPD, 4. Vælg under Gennemse den gemte xml-fil fra eget drev, 5. Udfyld ESPD i overensstemmelse med anvisningerne, 6. Eksporter xml-fil og gem på eget drev (højreklik på filen og derefter gemme den lokalt) 7. Vedlæg det udfyldte ESPD som xml-dokument til den elektroniske version af tilbuddet og vedlæg printet version til det skriftlige tilbud. Side 17 af 40

18 Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 11.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive. Side 18 af 40

19 Udkast til rammeaftale 1. Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af arbejdsbeklædning til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af grov arbejdsbeklædning med udbudsbekendtgørelsesnummer 2018/S Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3 Tilbudsliste 5. Bilag 4 Leverandørens tilbud [indsæt dato] 6. Bilag 5 Showroom adresser Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Side 19 af 40

20 Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 2.2 Betingelser Leverandøren skal inden indgåelse af denne rammeaftale fremsende følgende dokumentation til ordregiver: 1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17. Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver. 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren har til rammeaftalen tilknyttet følgende underleverandører: [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående samtykke. Leverandøren er berettiget til at anvende yderligere underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den til den Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 3 måneders varsel. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele Side 20 af 40

21 aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af grov arbejdsbeklædning til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører. I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstrukturering eller kapacitetstilpasninger. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Ordregiver tager ligeledes forbehold for politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for nærværende aftale. 4.2 Sortimentsændringer Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Side 21 af 40

22 Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver. 6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 6.3 Miljø Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt. 6.4 Garanti Leverandøren garanterer, at alle produkter er mangelfrie og besidder de egenskaber og opfylder de krav som fremgår af Bilag 2 - Kravspecifikation og Bilag 3 Tilbudsliste. Der gælder en garantiperiode på 24 måneder for alle varer regnet fra leveringstidspunktet, med mindre andet fremgår af kravspecifikationen. Garantien indebærer, at såfremt det inden for garantiperioden konstateres, at en vare lider af en fejl eller mangel, så påhviler det leverandøren uden særskilt vederlag at foretage afhjælpning eller omlevering jf. punkt Side 22 af 40

23 Foretages der afhjælpning eller omlevering gælder der en ny garantiperiode fra tidspunktet for afhjælpning eller omlevering. Den nye garantiperiode gælder alene for de af afhjælpningen eller omleveringen omfattede dele eller elementer, medmindre afhjælpningen eller omleveringen vedrører en væsentlig del af den samlede vare, hvor den nye garantiperiode omfatter hele varen. 6.5 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 4). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige tillæg, afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende. 7.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start og herefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index. Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Såfremt der ikke er meldelt en prisstigning inden 1. april bortfalder retten til prisregulering for det pågældende år. Varsel om prisreguleringer skal sendes til ordregivers indkøbskontor [indsæt adresse]. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 8 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. Side 23 af 40

24 7.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. 7.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 8. Bestilling og afbestilling Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem, , telefon, konsulentbesøg eller leverandørens webportal, hvor ordregiver via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der alene omfatter samtlige varer, jf. ordregivers tilbudsliste. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser. Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, stk., størrelse, antal, varenummer og navn og pris. Ordregiver kan uden omkostning afbestille en ordre, indtil leverandøren har overgivet denne til fragt. Ordregiver kan ikke afbestille specialproducerede varer efter disse er sat i produktion, eller efter påføring af tryk. Ordregiver kan afbestille en ordre uden beregning, hvis denne er i restordre og ikke skal specialfremstilles. 9. E handel 9.1 E handel I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal leverandøren kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem. Leverandøren skal således acceptere, levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Rebild Kommune: Rakat Skive Kommune: Prisme Indkøb Viborg Kommune: Rakat Norddjurs Kommune: Rakat Side 24 af 40

25 Prisme Indkøb CC Management Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/CC Management er: Kr. 575 månedlig afgift for grundmodul Kr. 107 månedlig afgift for varekatalogmodul Kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til Læs mere på Leverandørens udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er ordregiver uvedkommende. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til leveringsstart, hvor e- kataloget skal være godkendt og tilgængeligt. 9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren: Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos ordregiver. Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e- kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e- katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL. Side 25 af 40

26 Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde følgende: - billede - uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed) - krav til opbevaring/mål/materialer - varekategori/varegruppe - mindste bestillingsenhed - nettoindhold - søgeord/emneord - UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. 9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr. 10. Levering 10.1 Leveringsbetingelser Leverandøren skal levere en standardordre senest 5 arbejdsdage efter bestillingsdagen, med mindre ordregiver har oplyst et senere leveringstidspunkt i orden, eller at leverandøren har anført et tidligere leveringstidspunkt i ordren. Bestilling af tøj med standardlogo, som leverandøren er i besiddelse af forinden ordreafgivelse er også at betragte som en standardordre. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren. Leverancer af specialtilpasset beklædning, skal ske indenfor 10 arbejdsdage. Leverancen skal leveres frit (franco) til aftalt sted. Leverandøren bærer således alle omkostninger ved leveringen samt risikoen for leverancen indtil levering er sket. Side 26 af 40