EU-UDBUD 2018/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2018/S Varer Offentligt udbud På levering af arbejdsbeklædning til, Skive Kommune Side 1 af 38 Skive Kommune,,

2 Indholdsfortegnelse Offentligt udbud af varer Indledning Ordregiver Forventet tidsplan Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Brug af rammeaftaler Tilbud Flere tilbud Alternative tilbud Tildelingskriterium Underkriterie kvalitet, funktionalitet og komfort Underkriterie pris Underkriterie service, levering og generel fleksibilitet Underkriterie produktionsforhold Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og underkriterier Forbehold og konditionsmæssighed Udelukkelse og egnethed Vareprøver Side 2 af 38

3 13. Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Udbudsbilag A ESPD Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Offentligt udbud af varer Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Aftaleperiode Rammeaftalens omfang Samarbejde Kvalitet Priser og prisregulering Bestilling E handel Levering Fakturering Betalingsbetingelser Statistik Leverandørens misligholdelse Ordregivers misligholdelse Force majeure Produktansvar og forsikring Etik Overdragelse 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste Bilag 4 Vareprøver Side 3 af 38

4 Offentligt udbud af varer 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af arbejdsbeklædning til, Skive Kommune. har i øjeblikket en beklædningsordning. Der er således tale om en suppleringsprofil for alle deres medarbejdere. Skive Kommune ønsker en 2-årig aftale med mulighed for forlængelse to gange tolv måneder med opstart 1. juli Endelig aftale er først indgået, når skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Lov nr af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6 og opfylder mindstekravene, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag, herunder ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) Rammeaftale med bilag 1-4 (herunder kravspecifikation) Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på den vedlagte rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort på: Ordregiver har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere oplysning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: Det elektroniske ESPD Sådan virker den. Vejledningen findes på følgende hjemmeside: 2. Ordregiver Ordregiver er: Skive Kommune, Møllegade Skive Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt. 4. Side 4 af 38

5 3. Forventet tidsplan Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: 6. marts 2018 Spørgefrist: 23. marts 2018 Svarfrist: 4. april 2018 Tilbudsfrist/ Indlevering af vareprøver: 17. april 2018 kl Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 1. juli Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: Områdeleder Anne Juhl ajkr@skivekommune.dk Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på: 5. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af arbejdsbeklædning til beklædningsordningen i. Der er tale om en supperingsprofil til ca medarbejdere. Antallet af medarbejder kan ændre sig i såvel opadgående som nedadgående retning i hele kontraktperioden. For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Forventet omsætning: kr. pr. år. Side 5 af 38

6 Den forventede omsætning for aftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten (bilag 3). Ordregiver har valgt ikke at opdele udbuddet i delaftaler, ud fra en vurdering af, hvad markedet kan levere, samt hvad der giver bedste økonomiske incitament herunder stordriftsfordele, og de bedste vilkår for både ordregiver og tilbudsgiver. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 2 år. Rammeaftalen kan forlænges 2 gange 12 måneder. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt Udelukkelse og egnethed Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud. ESPD en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 6.1 til 6.3. Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ): Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens 137, stk. 1 nr. 1 Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv kan påvises at have begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 3 Tilbudsgiveren har indgået en aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 4 Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 5 Tilbudsgiveren påviseligt og uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, har fået fortrolige oplysninger, der kan give tilbudsgiver uretmæssige fordele eller groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af mindstekravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 6 eller Side 6 af 38

7 Tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld under kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. udbudslovens 137, stk. 1 nr. 7. Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. 6.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal oplyse følgende nøgletal for de seneste 2 afsluttede regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiver har etableret sin virksomhed: Tilbudsgivers egenkapital. Tilbudsgiver må ikke have haft en negativ egenkapital i tilbudsgivers seneste 2 afsluttede regnskabsår. Hvis tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 2 år må tilbudsgiver ikke have haft en negativ egenkapital i de regnskaber, der er afsluttet siden tilbudsgivers stiftelse. Har tilbudsgiver ikke afsluttet noget regnskabsår, er det et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere ved balance fra tilbudsgivers bogholderi, at tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal ikke havde en negativ egenkapital. Balancen skal være attesteret af en uafhængig revisor. Tilbudsgivers omsætning pr. år for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Tilbudsgivers omsætning pr. år skal minimum udgøre 2 gange den forventede årlige omsætning (oplyst i pkt. 5. Udbuddets omfang). Har tilbudsgiver ikke afsluttet noget regnskabsår, er det minimumskrav, at tilbudsgiver via tilbudsgivers bogholderi kan dokumentere, at tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal havde den fornødne omsætning. Dokumentationen skal være attesteret af en uafhængig revisor. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Tilbudsgiver skal have haft 1 sammenlignelig leverance indenfor de sidste 3 år. Tilbudsgiver skal beskrive leverancen, angive beløb for leverancen, periode og modtager af leverancen. En sammenlignelig leverance er en reference på løbende levering af hovedparten af de forskellige beklædningsdele nævnt i kravspecifikationen til en kommune, stat, region eller en virksomhed. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse. Side 7 af 38

8 6.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag B), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Afgives tilbud i et konsortium, skal dette oplyses i ESPD ens del II A deltagelsesform. 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Baserer tilbudsgiver sig på en anden enheds formåen, skal dette oplyses i ESPD ens del II C. 7. Brug af rammeaftaler Den udbudte aftale er rammeaftale, som forudsættes indgået med en leverandør. Ordregiver er forpligtet til at anvende de indgåede rammeaftaler til at dække sit forbrug dog med undtagelse i henhold til rammeaftalens pkt. 4.1 Rammeaftalens omfang. 8. Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end ét tilbud. 8.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Side 8 af 38

9 9. Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der vil ved tildeling af kontrakten blive lagt vægt på følgende underkriterier med følgende vægtning: Underkriterier Vægtning Kvalitet, funktionalitet og komfort 40 % Pris 40 % Service, levering og generel fleksibilitet 15 % Produktionsforhold 5 % 9.1 Underkriterie kvalitet, funktionalitet og komfort Evaluering af underkriteriet kvalitet, funktionalitet og komfort vil blive foretaget af en gruppe fagpersoner fra ordregiver. Ordregiver vil foretage en samlet skønsmæssig vurdering af underkriteriet kvalitet, funktionalitet og komfort baseret på tilbudsgivers produktbeskrivelse og medsendte produktdatablad/katalog henvisninger, samt ordregivers undersøgelse og afprøvning af de indsendte vareprøver og stofprøver. Ved evaluering af underkriteriet vil der, udover kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) blive lagt vægt på ved afprøvningen og dokumentationen at: Side 9 af 38

10 Kvalitet, funktionalitet og komfort T-shirt Skjorte Jakker Bukser Vest Ski undertøj Produktet kan holder facon ved maskinvask og bevare farven ved gentagende vask. Samt produktet kun krymper minimalt ved gentagende vask. x x x x x x Tråd retningen er lige og vinkelret på sømmene. x x x x x x Oplægningen se lige og ordentlig ud. x x x x x x Sømmen er hæftet ordentligt. x x x x x x Optimal pasform og komfort ved halsen, arme, og mulighed for god bevægelsesfrihed over skuldrene og ryg. x x x x x Passende længde, når man har den/dem på. x x x x x x Kan brystlommen i vesten holde på kuglepen ved en forover bøjning. x Buksen skal være blød og behagelig at have på med en rigtig god pasform. x De skal ikke glide ned bag på, når vi sætter os eller arbejder. x Komforten i lommernes placering og kan de hensigtsmæssigt indeholde mobiltelefon, kalder, notesblok, kuglepen mm. x x Evt. andre kvalitets-, funktionalitets- og komfortkriterier x x x x x x 9.2 Underkriterie pris Underkriteriet pris vil blive evalueret ud fra tilbudsgivers udfyldelse af bilag 3 Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal forud for udfyldelse af bilag 3 læse vejledningen til udfyldelse af tilbudslisten i Bilag 3 Tilbudslisten, faneblad Vejledning. Tilbudsgivers samlede tilbudssum beregnes på baggrund af tilbudsgivers oplyste pris pr. beklædningsdel multipliceret med skønnet årlig forbrug pr. produktlinje og herefter adderes summen af alle produktlinjerne til tilbudsgivers samlede tilbudssum. Priser skal angives i danske kroner (DKK.) ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. 9.3 Underkriterie service, levering og generel fleksibilitet Underkriteriet Service, levering og generel fleksibilitet evalueres ud fra tilbudsgivers besvarelse af: Service: uddybende beskrivelse af service i forhold til specialordrer, reklamationer, oplysninger om nye produkter mm. Levering: tidsfrister ved bestillinger, ombytninger mm. Fleksibilitet: relevante oplysninger. En bedre/mere omfattende service, levering og fleksibilitet end der er krævet i kravspecifikationen og rammeaftalen vægtes positivt. 9.4 Underkriterie produktionsforhold Underkriteriet Produktionsforhold evalueres ud fra tilbudsgivers besvarelse af: Side 10 af 38

11 Tilbudsgivers produktionsforhold herunder oplysninger om, hvor beklædningen produceres og under hvilke miljø- og arbejdsmæssige forhold. Der ønskes oplysning om miljø- og produktmærkning. Det vægtes positivt, hvis produkterne er certificeret med kendte miljø- og produktmærkning, så som EU-blomsten, Oeko-Tex eller tilsvarende. Det vægter også positivt, hvis produktionsforhold er en del af tilbudsgivers værdigrundlag. 10. Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres skriftligt i 2 eksemplarer og et elektronisk eksemplar på USB- stik inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbuddet sammen med vareprøver skal afleveres på følgende adresse: Skive Kommune, Områdeleder Anne Juhl Møllegade Skive Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på arbejdsbeklædning og Må kun åbnes af områdeleder Anne Juhl. Forsendelsen skal være lukket. Vareprøver af det tilbudte tøj skal fremsendes separat til Møllegade 5, 7800 Skive, Att.: Områdeleder Anne Juhl, hvor såvel stofkvalitet, facon, farve, tilskæring og forarbejdning skal svare til den endelige leverance. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt ESPD (udbudsbilag A), herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 6.4 (udbudsbilag B) Side 11 af 38

12 Udfyldt tilbudsliste bilag 3 Produktbeskrivelse og produktdatablad/katalog henvisninger, der kræves i forbindelse med vurderingen af underkriteriet kvalitet, funktionalitet og komfort jf. pkt. 9. Beskrivelse, der kræves i forbindelse med vurderingen af underkriteriet Service, levering og generel fleksibilitet, samt underkriteriet produktionsforhold jf. pkt. 9 Vareprøver som oplyst i bilag 4 Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Sprog Tilbuddet skal være på dansk Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter: 12.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftalen. Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel: Underkriterie Kvalitet, funktionalitet og komfort, Service, levering og generel fleksibilitet og Produktionsforhold Ved evalueringen af Kvalitet, funktionalitet og komfort, Service, levering og generel fleksibilitet og Produktionsforhold vurderes, hvor mange point hvert tilbud skal have ved brug af følgende absolutte pointskala: Point Grad af opfyldelse af forventninger 10 Optimal opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene Side 12 af 38

13 9 Meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 8 Overbevisende til meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 7 Overbevisende opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 6 Meget god til overbevisende opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 5 Meget god opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 4 God opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 3 Acceptabel til god opfyldelse af forventninger til opgaveløsningen udover mindstekravene 2 Lidt mere end acceptabel opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 1 Acceptabel opfyldelse af forventningerne til opgaveløsningen udover mindstekravene 0 Opfylder mindstekravene Hvert enkelt underkriteries pointantal ganges med den oplyste procentvægt for underkriteriet. Underkriterie pris Tilbudsgivers samlede tilbudssum vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste tilbudssum får 10 point, og hvor laveste tilbudssum plus 50 pct. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Tilbuddets point = 10- (10/50 pct.)* (tilbuddets tilbudssum- laveste tilbudssum)/ laveste tilbudssum. Pointantallet fra omregningen af priser ganges med den oplyste procentvægt for underkriteriet pris. Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den ovenstående model tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50% højere end prisen i tilbuddet med laveste pris vil ordregiver hæve gearingen 10% point ad gangen, indtil alle tilbud kan rummes indenfor gearingen. Det opnåede antal point ganges med den oplyste procentvægt for underkriteriet pris. Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af point opnået på de fire underkriterier. Rammeaftalen tildeles til den tilbudsgiver, som har den højeste samlede pointscore. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste samlede pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag samt vareprøver af de tilbudte produkter. Side 13 af 38

14 12.2 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale Udelukkelse og egnethed Den vindende tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven 159, stk Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier skal tilbudsgiver levere vareprøver sammen med tilbuddet. De ønskede vareprøver fremgår af bilag 4. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Levering af vareprøver sker for tilbudsgivers regning og risiko. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges. Vareprøver kan afhentes efter aftale. 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 14 af 38

15 Side 15 af 38 Skive Kommune

16 Udbudsbilag A ESPD ESPD-dokumentet (udbudsbilag A) er vedlagt udbudsmaterialet som en separat fil i xml-filformat. Ordregiver har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. For udfyldelse af ESPD henvises til KFST vejledninger til det fælles europæiske udbudsdokument: ESPD Dokumentation og e-certis juni Vejledning 1. Hent ESPD som xml-fil, (Udbudsbilag A) under udbuddet på og gem filen på eget drev, 2. Gå ind på ESPD-hjemmesiden: i regi af Europakommissionen, og vælg dansk som sprog 3. Markér Jeg er økonomisk aktør samt Importere ESPD, 4. Vælg under Gennemse den gemte xml-fil fra eget drev, 5. Udfyld ESPD i overensstemmelse med anvisningerne, 6. Eksporter xml-fil og gem på eget drev (højreklik på filen og derefter gemme den lokalt) 7. Vedlæg det udfyldte ESPD som xml-dokument til den elektroniske version af tilbuddet og vedlæg printet version til det skriftlige tilbud. Side 16 af 38

17 Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 11.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive. Side 17 af 38

18 Offentligt udbud af varer Rammeaftale 1. Parterne Mellem Skive Kommune Torvegade Skive CVR- nr (herefter kaldet ordregiver) og [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR- nr. (herefter kaldet leverandør) Er der indgået aftale vedrørende levering af arbejdsbeklædning til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud på supplering af arbejdsbeklædning. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 1 spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 kravspecifikation 4. Bilag 3 tilbudsliste 5. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Side 18 af 38

19 2.2 Betingelser Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 14 dage efter udløb af standstill perioden, fremsende følgende dokumentation til ordregiver: Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17. Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver. 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren har til rammeaftalen tilknyttet følgende underleverandører: [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående samtykke. Leverandøren er berettiget til at anvende yderligere underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1. juli 2018 til den 30. juni Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 gange 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 4 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en Side 19 af 38

20 ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af suppleringsprofil på arbejdsbeklædning, så som T-shirt, skjorter og jakker med logo samt bukser, veste og ski undertøj til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører. I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. 4.2 Sortimentsændringer Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Side 20 af 38

21 Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver. 6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 6.3 Miljø Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt. 6.4 Garanti [Indsæt eventuelle oplysninger om, hvilken garanti der er tilbudt af leverandøren.] 6.5 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. Side 21 af 38

22 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 4). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Priserne er også inkl. omkostninger til levering og eventuelle miljøafgifter samt andre leveringsgebyr. Priserne pr. påtrykning eller brodering af logo er inkl. evt. opstartsgebyr og skabelon. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende. 7.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer 1 gang om året. Første prisregulering kan ske med virkning fra 1. juli Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra juli 2018 til juni Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisregulering alene få virkning for ydelser, der leveres 30 dage efter meddelelse om prisreguleringen. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Områdeleder Anne Juhl ajkr@skivekommune.dk Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 7 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. 7.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. Side 22 af 38

23 7.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 8. Bestilling Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystemet. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser. 9. E handel 9.1 E handel Ordregiver anvender e-handelssystemet nuværende leverandør: Prisme på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling samt at der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til leveringsstart, hvor e- kataloget skal være godkendt og tilgængeligt. 9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren: Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos ordregiver. Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Side 23 af 38

24 Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e- kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e- katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL. Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed) krav til opbevaring/mål/materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. 9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Side 24 af 38

25 10. Levering 10.1 Leveringsbetingelser Levering skal ske til: Møllegården/vaskeri Møllestien 1, kld Skive Der tages forbehold for, at der i kontraktperioden kan være flere leveringssteder. Levering skal foregå senest 3 uge efter bestilling hastebestillinger skal kunne aftales i særlige tilfælde. Arbejdsbeklædningen skal leveres fragtfrit inklusiv eventuelle miljøafgifter og leveringsgebyr Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger: Navn på bestiller EAN-lokationsnummer Leveringsadresse Dato Antal Varenummer og navn Eventuelle restordrer 10.3 Returvarer Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt for ordre uden logo. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Har ordregiver foretaget en fejlbestilling på produkter med logo kan ordren ikke returneres. Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. 11. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution på EAN-nummer (hvis ikke et andet EAN-nummer er oplyst ved bestilling) med angivelse af ordregivers Side 25 af 38

26 ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Varenavn og nummer Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. Ordrenummer: Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e- handel. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel. Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Side 26 af 38

27 12. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. Overskrides betalingsfristen kan Leverandøren ikke kræve morarenter udover den rentesats, der er fastlagt efter renteloven. 13. Statistik Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14. Leverandørens misligholdelse 14.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale Forsinkelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet Side 27 af 38

28 varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren Generelt Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden Afhjælpning og omlevering Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 5 dage efter modtagelse af ordregivers reklamation. Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest 5 dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger. Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning Ophævelse af ordre Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde: Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt , såfremt ordregiver accepterer dette. Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre. Side 28 af 38