EU-UDBUD Vejafmærkningsudstyr

Transkript

1 EU-UDBUD Vejafmærkningsudstyr Udbudsbekendtgørelses nummer: 2016/S Varer Offentligt udbud På levering af vejskilte til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Aftalegrundlag Udelukkelse og egnethed Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Brug af rammeaftalen Rammeaftalen Tilbud Flere tilbud Alternative tilbud Tildelingskriterium Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbudsdisposition Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbudsgivers forbehold Tilbudsevaluering Udelukkelse og egnethed Forbehold og konditionsmæssighed Tildelingskriterium Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Udbudsbilag A Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Udbudsbilag B ESPD Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Aftaleperiode Side 1 af 38

3 4. Rammeaftalens omfang Samarbejde Kvalitet Priser og prisregulering Bestilling E handel Levering Fakturering Betalingsbetingelser Statistik Leverandørens misligholdelse Ordregivers misligholdelse Force majeure Produktansvar og forsikring Etik Overdragelse Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter Rammeaftalebilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Rammeaftalebilag 2 Kravspecifikation Rammeaftalebilag 3 Tilbudsliste Side 2 af 38

4 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af vejskilte til Jysk Fællesindkøb. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudslovens 56 (Lov nr af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver, der ikke er omfattet af de i afsnit 7 Udelukkelse og egnethed anførte udelukkelsesgrunde, og som opfylder mindstekrav til egnethed, har ret til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag A og B Udkast til rammeaftale med rammeaftalebilag 1-3 Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet på anførte hjemmeside 2. Ordregiver Udbuddet vedrører levering af vejskilte til Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet ordregiver. Udbuddet gennemføres af Norddjurs Kommune på vegne af Jysk Fællesindkøb. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD NORDDJURS REBILD Areal: 540,3 km² Areal: 816,6 km² Areal: 718,3 km² Areal: 721 km² Areal: 621,3 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 416,8 km² Areal: 683,4 km² Areal: 689,7 km² Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Følgende kommuner deltager i udbuddet: Haderslev Kommune Mariagerfjord Kommune Norddjurs Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Side 3 af 38

5 Syddjurs Kommune Viborg Kommune De deltagende kommuner benævnes i det følgende ordregiver. Hvis en kommune ikke fra start har tilsluttet sig aftalen, gøres der opmærksom på, at alle kommuner i Jysk Fællesindkøb har mulighed for at tilslutte sig aftalen hver for sig i løbet af aftaleperioden, herunder efterfølgende optionsperioder. Når en kommune først er tilsluttet aftalen, er denne kommune forpligtet på lige fod med de øvrige deltagende kommuner. Det skal bemærkes, at kommuner, der ikke ved udbudsforretningens start har tilsluttet sig, ikke har pligt til at tilslutte sig, men udelukkende har mulighed herfor. Som part i Jysk Fællesindkøb forbeholder Favrskov Kommune sig retten til eventuelt at tiltræde aftalen på et senere tidspunkt dog tidligst pr Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt Tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan. Offentliggørelse: Torsdag den Spørgefrist: Fredag den , kl. 12:00 Svarfrist: Fredag den Tilbudsfrist: Torsdag den , kl. 12:00 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 23 eller 24 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: Spørgsmål 4.1. Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Maja Kamp Jensen pr. mkj@norddjurs.dk, med emnet Spørgsmål EU-udbud af vejskilte Jysk Fællesindkøb senest , kl. 12:00. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist for at være sikret en besvarelse. Spørgsmål, der modtages efter spørgefristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålenes karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Side 4 af 38

6 Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 5. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af vejskilte til de relevante enheder i Jysk Fællesindkøb. For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav, som varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen rammeaftalebilag 2 og rammeaftalebilag 3 tilbudsliste. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 36 måneder (3 år). Rammeaftalen kan forlænges i op til 12 måneder. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3. Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter. Dette skyldes, at ordregiver vurderer, at et samlet udbud for Jysk Fællesindkøbs kommuner vil resultere i stordriftsfordele. Ordregiver forpligter sig i rammeaftaleperioden til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår. Det forventede samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på en fireårig periode cirka de i rammeaftalebilag 3 - tilbudsliste nævnte forbrugstal. Ordregiver understreger, at der alene er tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Forbruget på de enkelte produkter kan være meget svingende i omsætning for hvert år. Ordregiver har derfor efter bedste evne skønnet et forbrug på de enkelte produkter. De i udbuddet omfattede produkter skønnes at omfatte ca % af ordregivers samlede forbrug på området. Den resterende del består primært af specialproducerede skilte. Det er således kun de på tilbudslisten anførte produkter, der er omfattet af udbuddet. Alle de i udbuddet deltagende kommuner forbeholder sig ret til at anvende delydelsesreglen inden for rammerne af udbudslovens 8. Såfremt nye færdselstavler, under de på tilbudslisten omfattede kategorier, udvikles i kontraktperioden, skal de nye tavler tilbydes ordregiver til en tilbudspris med samme priskalkulation som de på tilbudslisten angivne priser. 6. Aftalegrundlag Udkast til rammeaftale vedlagt disse udbudsbetingelser er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen regulerer alle forhold i rammeaftaleperioden. Rammeaftalen indgås individuelt med hver enkelt af de i udbuddet deltagende kommuner. Efter rammeaftaleindgåelse handler de i udbuddet deltagende kommuner således med valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Side 5 af 38

7 7. Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for Ordregivers vurdering af, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Oplysninger skal gives ved at udfylde det fælleseuropæiske udbudsdokument elektronisk (se Udbudsbilag B ESPD). Herefter skal Tilbudsgiver printe det udfyldte dokument ud og vedlægge dette til sit skriftlige tilbud. Tilbudsgiver opfordres til at læse punkt 7 grundigt i forbindelse med udfyldelse af ESPD dokumentet. Oplysninger skal gives ved at udfylde alle de adspurgte oplysninger i Bilag B - ESPD og aflevere dette dokument sammen med tilbuddet. Vejledningen til udfyldelse af Bilag B ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens styrelsens hjemmeside på følgende link: Saadan-virker-den?tc=7E9F DAFA03407CA6B16EFB4 Vejledningerne anses ikke som en del af udbudsmaterialet. Vi gør opmærksom på, at vi ikke påtager os ansvar for indhold og eventuelle fejl i vejledningen. Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål til udfyldelse af Bilag B ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse spørgsmål i henhold til betingelserne i Udbudsmaterialets afsnit Oplysninger om den økonomiske aktør Tilbudsgivers oplysninger om dennes virksomhed Ovenstående oplyses ved, at udfylde ESPD Del II: oplysninger om den økonomiske aktør, herunder A: Oplysninger om den økonomiske aktør B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet D: Oplysninger om underleverandør, hvis kapacitet den økonomisk aktør ikke baserer sig på 7.2 Tilbudsgivers personlige forhold (Udelukkelsesgrunde) Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ovenstående oplyses ved, at udfylde ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, herunder Side 6 af 38

8 A: Grunde vedrørende straffedomme. B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af frivillige udelukkelsesgrunde. Ovenstående oplyses ved, at udfylde ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, herunder C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. OBS! Tilbudsgiver skal være opmærksom på sin besvarelse af sidste spørgsmål i afsnit C vedrørende: Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure. Der er i dette punkt en fejl i ESPD en, hvorfor, at det anbefales at tilbudsgiver svarer JA, hvis man ikke er omfattet af udelukkelsesgrunden og at man i det beskrivende felt skriver at man bekræfter: ikke at have afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt at man ikke har tilbageholdt sådanne oplysninger at man er i stand til uden ugrundet ophold at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og at man ikke uretmæssigt har påvirket den ordregivende myndigheds ellers den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling. Ordregiver forbeholder sig retten til såfremt ordregiver finder det nødvendigt at stille afklarende spørgsmål vedrørende tilbudsgivers besvarelse af afsnit C i forbindelse med dennes tilbudsafgivelse grundet fejlen i ESPD dokumentet. Såfremt Ordregiver finder, at Tilbudsgiver er omfattet af én/flere udelukkelsesgrund(e), vil Ordregiver give Tilbudsgiver meddelelse herom. Herefter vil Ordregiver fastsætte en passende frist for Tilbudsgiver til at dokumentere, at denne ikke (længere) er omfattet af udelukkelsesgrunden(e). 7.3 Økonomisk og finansiel kapacitet (udvælgelseskriterium) Tilbudsgiver skal udfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen: Side 7 af 38

9 Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være på DKK ,00. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal minimum være 10 %. Tilbudsgiver skal oplyse det forsikrede beløb i tilbudsgiverens erhvervsansvarsforsikring. Erhvervsansvarsforsikringen skal minimum dække over DKK ,00 for personskade og DKK ,00 for tingsskade. Ovenstående oplyses ved, at udfylde ESPD Del IV: Udvælgelseskriterier, herunder B: Økonomisk og finansiel formåen. De aktuelle felter vil fremkomme i ESPD en 7.4 Teknisk og/eller faglig formåen (udvælgelseskriterium) Tilbudsgiver skal opfylde følgende til teknisk og faglig formåen: Minimum 3 referencer over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Ovenstående oplyses ved, at udfylde ESPD Del IV: Udvælgelseskriterier, herunder C: Teknisk og faglig formåen. De aktuelle felter vil fremkomme i ESPD en 7.5 Afsluttende erklæringer Tilbudsgiver bekræfter det anførte under Del VI: Afsluttende erklæringer Ovenstående erklæres ved, at udfylde og underskrive ESPD, under Del VI: Afsluttende erklæringer. Såfremt der afgives urigtige oplysninger i ESPD dokumentet, kan det medføre, at virksomheden afvises som ikke egnet eller, at ordregiver benytter muligheden for at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet i medfør til udbudslovens 159 stk Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.1 til 7.5 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 7.2 og 7.5) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Side 8 af 38

10 Det skal i ESPD dokumentet oplyses, hvis Tilbudsgiver deltager i et konsortium. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag A), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i konsortiet angives. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. 7.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.1 til 7.5 afgives for samtlige enheder i hver sit ESPD dokument. Det skal i ESPD-dokumentet oplyses, hvis Tilbudsgiver baserer sin formåen på andre enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 7.2 og 7.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. 8. Brug af rammeaftalen 8.1. Rammeaftalen Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med én leverandør. Køb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til den leverandør, som har afgivet tilbuddet med den økonomisk mest fordelagtige pris jf. afsnit Tilbud 9.1 Flere tilbud Tilbudsgivere må kun afgive ét tilbud pr. økonomisk aktør. Økonomisk aktør skal forstås som juridisk enhed. 9.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 10. Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud findes udelukkende på baggrund af den laveste samlede pris, jf. udbudslovens 162, stk. 1, nr. 1. Side 9 af 38

11 Tilbuddet skal afgives i danske kroner eksklusive moms, men inkl. alle afgifter og leveringsomkostninger. 11. Afgivelse af tilbud 11.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag den kl. 12:00 på følgende adresse: Norddjurs Kommune Indkøbsfunktionen Torvet Grenaa Att.: Maja Kamp Jensen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stick, kompatibelt med Microsoft Office-pakken eller i PDF). Tilbudsgiver opfordres til at vedlægge det fulde elektroniske tilbud i PDF-form. Hvis der er uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Dette gælder dog ikke udfyldt ESPD (se Udbudsbilag B), da ESPD alene kræves vedlagt det skriftlige, originale eksemplar af tilbuddet. Tilbud skal mærkes: EU-udbud af vejskilte Jysk Fællesindkøb Tilbuddet må kun åbnes af Indkøb ved Maja Kamp Jensen må ikke poståbnes. Forsendelsen skal være lukket. Tilbud modtaget på eller pr. fax accepteres ikke. Ordregiver indhenter alene manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 (Implementeringsbekendtgørelsen), jf. dennes 12. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. Side 10 af 38

12 12. Tilbuddets indhold 12.1 Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Følgende oplysninger skal fremgå af tilbuddet: Tilbudsgivers: Navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (navn, adresse og telefonnummer) Vedståelsesfrist Forbehold Ved afgivelse af tilbud vedstår tilbudsgiver sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen. Der henvises i den forbindelse til afsnit Tilbudsgiver skal klart og tydeligt redegøre for eventuelle forbehold for udbuddets krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnit 12.4, samtidig med, at tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Egnethed og udelukkelse Udfyldt ESPD i et skrifteligt eksemplar med de adspurgte oplysninger under punkt , herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 7.6, og pkt Udbudsbilag A anvendes ved konsortier. Tilbudsliste Tilbudsgiver skal afgive sit tilbud i tilbudslisten rammeaftalebilag 3. Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten - rammeaftalebilag 3. Husk at udfylde alle gule felter. Tager tilbudsgiver ikke en pris for en given vare udfyldes det gule felt med et 0. Tilbudsgiver skal datere samt underskrive sit tilbud. Ordregiver henleder i den forbindelse tilbudsgivers opmærksomhed på, at der findes Side 11 af 38

13 flere faneblade af hvilke ét indeholder en vejledning til udfyldelse. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte, krævede oplysninger, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, og tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Sprog Tilbuddet samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk, norsk og svensk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Følgende dele af udbudsmaterialet anses eksempelvis for at være grundlæggende elementer: Mindstekravene i kravspecifikationen i rammeaftalebilag 2. Rammeaftalebilag 3 - Tilbudsliste 13. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 13.1 Udelukkelse og egnethed Den vindende tilbudsgivers egnethed, jf. udbudslovens 159, stk. 4 vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 7. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet den økonomisk mest fordelagtige pris dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD en, jf. udbudsloven 159, stk. 2. Dokumentation for adspurgte oplysninger i udbudsbetingelsernes punkt dokumenteres efter følgende betingelser: Side 12 af 38

14 - Vedrørende udelukkelsesgrundende: o Serviceattest, der ikke er ældre end 6 måneder fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver skal påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest. Leverandører fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Såfremt den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan leverandøren aflevere dokumentation i henhold til Udbudsloven 135 og Vedrørende økonomisk og finansiel formåen: o Leverandøren skal kunne dokumentere mindstekrav til regnskabstallene (egenkapital samt soliditetsgrad) i form af underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i leverandørens økonomiske situation. o Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet i overensstemmelse med krav angivet under punkt 7. - Vedrørende teknisk og faglig formåen: o En referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, adresse og telefonnummer hos modtageren som kan bekræfte tilbudsgivers udførelse af arbejdet/ydelsen. Skønner ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud indgår ikke i den efterfølgende tilbudsevaluering Tildelingskriterium De resterende tilbud vurderes herefter på baggrund af tildelingskriteriet den økonomisk mest fordelagtige pris, jf. pkt. 10, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. 14. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (Lov nr. 492 af 12/ med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. Side 13 af 38

15 15. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 14 af 38

16 Udbudsbilag A Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 12.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive. Side 15 af 38

17 Udbudsbilag B ESPD Udbudsbilag B er vedlagt udbudsbetingelserne i PDF filformat. Bilaget kan findes sammen med udbudsbetingelserne på Side 16 af 38

18 Rammeaftale 1. Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af vejskilte til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af vejskilte, jf. EU-udbud bekendtgørelses nr. 2016/S Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale inkl. evt. tillæg udarbejdet efter afholdt implementeringsmøde, jf. punkt Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet af [dd.mm.åååå] 3. Bilag 2 kravspecifikation 4. Leverandørens tilbud inkl. bilag af [dd.mm.åååå] Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. Side 17 af 38

19 2.2 Betingelser Leverandøren skal på anmodning fra ordregiver fremsende nedenstående når ordregiver anmoder om dokumentationen. 1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17. Dokumentationen sendes af leverandøren i første gang i forbindelse med dokumentation af oplysninger i ESPD dokumentet. 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Såfremt Leverandøren ved afgivelse af tilbud har oplyst underleverandører, skal disse anføres her: [Indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren, jf. pkt. 1, uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den til den og er uopsigelig for begge parter, jf. dog pkt Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med op til 12 måneder på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Side 18 af 38

20 Denne rammeaftale omfatter levering af vejskilte, standere, galger og beslag til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (rammeaftalebilag 2) og tilbudslisten (rammeaftalebilag 3). Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden. Der garanteres ikke for en bestemt omsætning for vindende tilbudsgiver. Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører. I det omfang et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. Ligeledes tages der forbehold for leveringssteder f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Ordregiver tager forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav m.v., der påvirker de udbudte produkter. Leverandøren forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 4.2 Sortimentsændringer Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris leverandøren fastsætter overfor andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes. 5. Samarbejde Efter rammeaftalen er underskrevet, aftaler parterne et implementeringsmøde, hvor bl.a. nærmere aftale om samspillet mellem ordregiver og leverandøren, herunder mellem ordregivers institutioner og leverandørens konsulenter, kan aftales skriftligt, og dette kan indgå som en del af kontraktgrundlaget. Side 19 af 38

21 I forbindelse med implementering af rammeaftalen udpeger parterne hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Produkterne skal endvidere i hele rammeaftalens løbetid overholde de standarder, der er fastsat i vejreglerne udarbejdet af Vejdirektoratet. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver. 6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. Såfremt færdselstavler og tilhørende jernprodukter endnu ikke er CE-mærket skal produkterne senest 12 måneder efter kontraktstart være CE-mærkede. 6.3 Miljø Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt. 6.4 Garanti Ved mangler skal leverandøren yde 5 års garanti på alle produkter. Side 20 af 38

22 6.5 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten (rammeaftalebilag 3). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter samt leveringsomkostninger. Priserne er inklusiv konsulentbistand i rammeaftalens løbetid. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende. 7.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer én gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks Nettoprisindeks fra april 2016 til april Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [ adresse] Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. Side 21 af 38

23 Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisreguleringen kan træde i kraft. 7.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. 7.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 8. Bestilling Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem, , telefon samt egen webportal, hvor ordregiver via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der omfatter samtlige varer på ordregivers tilbudsliste. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser. Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, antal, varenummer og navn samt pris. 9. E handel 9.1 E handel I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal Leverandøren kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem. Leverandøren skal således acceptere, levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Haderslev Kommune: Viborg Kommune: Mariagerfjord Kommune: Skive Kommune: Rebild Kommune: Prisme Indkøb Prisme Indkøb Rakat Prisme Indkøb Rakat Prisme Indkøb CC Management Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig CC Management er: Side 22 af 38

24 kr. 575 i månedlig afgift for grundmodul kr. 107 i månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 i månedlig afgift pr. kommune, man ønsker at sende til. Læs mere på KMD Rakat CC Bizisland Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig CC Bizisland er: kr. 575 i månedlig afgift for grundmodul kr. 107 i månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 i månedlig afgift pr. kommune, man ønsker at sende til. Læs mere på Leverandørens udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er ordregiver uvedkommende. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. 9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren: Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos ordregiver. Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Side 23 af 38

25 Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog. Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren inden for 5 arbejdsdage uploade e- kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e- katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL. Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (stk. pr. leveringsenhed) krav til opbevaring/mål/materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSCkoder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. 9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr. 10. Levering 10.1 Leveringsbetingelser Leveringstiden for de tilbudte standardskilte må maximalt udgøre 10 arbejdsdage. Hasteleveringer skal kunne ske inden for 48 timer. Ordregiver vurderer, hvornår der er tale om hasteopgaver. Hasteopgaver skal også have fri levering. Omfanget af hasteopgaver vurderes at være i stærkt begrænset omfang. Specielt fremstillede jernvarer (galger) samt øvrige specialvarer skal kunne leveres inden for 4 uger fra bestilling. Med specialvarer menes varer, som skal specialdesignes. Side 24 af 38

26 Levering skal ske inden for ordregivers normale arbejdstid. Der skal ske fri levering til den af ordregiver anviste plads. Leverandørens udgifter ved fejlleverancer, returnering heraf m.v. er kommunen uvedkommende. Enhver levering skal ledsages af en følgeseddel. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren. Ovenstående leveringsbetingelser er gengivet i kravspecifikationen Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger: Reference EAN-lokationsnummer Leveringsadresse Dato Antal (stk.) Varenummer og navn (vejskiltets navn) Restordrer 10.3 Returvarer Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Ved specialfremstillede varer bortfalder fortrydelsesretten fra det tidspunkt, hvor arbejdet på varen er påbegyndt efter ordregivers accept. Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. 11. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer [indsæt nummer]) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Side 25 af 38

27 Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Varenavn og nummer Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis nogle af ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordrer skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Ordrenummer: Såfremt ordregiver anvender et e-handelssystem, skal ordregivers e- handelssystems ordrenummer bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e- handel. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel. Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer såsom afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Side 26 af 38

28 12. Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder den sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 13. Statistik Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om: varenavn, varenummer, størrelse på skilte/tavler/standere/galger, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), omfanget af e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14. Leverandørens misligholdelse 14.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale Forsinkelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren Mangler Generelt Side 27 af 38