Beretning 2016 / 2017 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo

Transkript

1 Beretning 2016 / 2017 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Indledning: 7. marts 2017 Ejerforeningen Fortbo afholder i år sin 39. ordinære generalforsamling, idet foreningen blev stiftet d. 31. december Vi skal som sædvanligt gøre status over foreningens virke i den forgangne periode, og samtidig prøve at se lidt fremad. Det er i år ikke en helt almindelig generalforsamling, idet der som det ses af den udsendte dagsorden er opført punkter, som både jeg og den øvrige bestyrelse gerne havde været foruden. Aldrig i mine næsten 15 år som formand eller i løbet af de 39 år foreningen har eksisteret, har ganske få personer med en besynderlig interesse i at nedbryde vores opbyggede værdier, fremført deres ærinde på måder, jeg tror de fleste vil finde ganske uantagelige. Var det så blot formanden og bestyrelsen der stod for skud med dette fåtals ønske om at tvinge bestyrelsen til at foretage sig handlinger, der ikke normalt forekommer i en forening som vores, men der er tillige tale om en hetz imod ejendommens ansatte, familier, børn og andre, der uskyldigt rammes af usande påstande og usaglig mistænkeliggørelse både direkte, ved rundskrivelser og på Facebook. Jeg har som de fleste nok har bemærket holdt mig langt fra at deltage i nogen form for unødvendig offentlig debat, men det betyder ikke, at jeg ikke har en mening om de beskrevne forhold eller mangler svar på tiltale. Debatten om disse uhyrlige forhold vil jeg ikke lade indgå i årets beretning, men gemme til vi når de relevante punkter på dagsordenen. Årets beretning er således så vidt det er muligt holdt fri for kommentarer på det niveau, der anvendes af de 4 på 3. sal i blok B. Lad os her beskæftige os med, hvad der er sket siden sidst. Som en direkte følge af bl.a. de betydelige vedligeholdelsesarbejder, der er opstået, med behov for øjeblikkelig afhjælpning, er der af denne årsag igen i den forløbne periode sket en række forskydninger i det tidligere vedtagne budget for 2016, og vi ved allerede nu, at budgettet for 2017 på nogle områder ikke vil være retvisende for udgifterne i dette regnskabsår. Bestyrelsen fremsætter orienterende et revideret budget for 2017, og kan oplyse, at udgifternes fordeling vil følge den 1

2 kommende tids nødvendige prioriteringer. De nævnte forhold vil ikke påvirke den samlede byrdefordeling og størrelsen af bidraget til ejerlejlighedsforeningen. Når vi ser tilbage må det konstateres, at der i perioden fra ikke er sket noget særligt på vedligeholdelsesområdet, men det må samtidig konstateres, at der de seneste 3 år er gennemført så mange, store og presserende arbejder, at vi stadig har en chance for ikke at råde ubodelig skade på ejendommen. Et skræmmende eksempel fra Ålborg har betydet, at ejendommens tilstand måtte gennemgås af et byggesagkyndigt ingeniørfirma med en omkostning på kr ,- til følge, og en forhøjelse af fællesudgifterne på 70%. Sådan en situation vil aldrig komme til at overgå Fortbo med den driftsform, planlægning og styreform vi har etableret i det nuværende set up. Sammen med indkaldelsen til denne generalforsamling har bestyrelsen valgt at udsende den årlige rapport fra ejendommens inspektør, og medlemmerne gives på denne måde mulighed for at gøre sig bekendt med en del af de tiltag, der fra ejendomskontoret er gjort for at råde bod på tidligere forsømmelser, både på den løbende vedligeholdelse og på det forebyggende plan. Beretningen friholdes således for en tidskrævende gennemgang af de mange tiltag, som har krævet gennemtænkte løsningsmodeller. Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd sammen med referatet af generalforsamlingen, og bringes endvidere på foreningens hjemmeside. Der gives dermed mulighed for, at alle med interesse for et eller flere punkter kan nærlæse teksten, og evt. efterfølgende stille afklarende spørgsmål til bestyrelsen. På denne generalforsamling vil ikke alle forhold blive omtalt, men alle væsentlige tiltag er medtaget i den skriftlige udgave, der udsendes senere, og som senere i aften ligger på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen fremlagde på generalforsamlingen sidste år handlingsplaner for den kommende periodes udvikling, og resultatet af de fremlagte handlingsplaner og alle de tilkomne nødvendige tiltag vil være omfattet af dette års beretning eller ejendomsrapport. Ved årets udgang fraflyttede bestyrelsesmedlem Anders Kvernø Fortbo, og som suppleant blev Birgitte Ryelund indkaldt. Det blev for Birgittes vedkommende en kort deltagelse i bestyrelsens arbejde, idet hun mødte op uden at have underskrevet bestyrelsens obligatoriske fortrolighedserklæring og uden at ville acceptere almindelig forretningsmæssig diskretion i forhold til, hvad hun måtte erfare på bestyrelsesmøder. Birgitte blev bedt om at forlade mødet dog efter at hun fik lov til at stille et par spørgsmål rettet til bestyrelsesmedlemmerne. Også disse hændelser vil jeg vende tilbage til senere i dag. Gennemgangen af årets hændelser er for overskuelighedens skyld opdelt i de hovedområder, hvor foreningens aktiviteter har fundet sted. Disse hovedområder er: Foreningen Medlemmerne (Tekniske anlæg og kommende opgaver er beskrevet i den udleverede årsrapport) Sammenfatning Afslutning 2

3 Ud over ovennævnte vil der fremkomme kommentarer til de punkter, der skal behandles af generalforsamlingen når vi når dertil. Kommentarerne vil blive medtaget i referatet, når dette udsendes. Foreningen: Umiddelbart efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig med genvalg af undertegnede som foreningens formand, og som medunderskriver af foreningens udbetalinger valgtes David Brandt. David har blandt andet til opgave at vogte foreningens aktiver, og naturligvis overvåge foreningens udbetalinger generelt. Bestyrelsen har som det blev oplyst på sidste års generalforsamling - gennem længere tid vurderet et eventuelt behov for at revurdere den løbende drift af ejendommen, og især de forhold, der vedrører bemandingen og opgavefordelingen imellem bestyrelsen og de ansatte. Som bekendt har der været mange situationer vedr. medlemsforhold, forsikringssager, advokatbesvarelser, tekniske forhold og driftsforhold som kræver et indgående kendskab til ejendommens tekniske installationer og tillige stor indsigt i de nødvendige prioriteringer af opgaver og tolkninger af relevant og ufravigelig lovgivning. Samtidig hermed skal foretages en vurdering af den løbende kommunikation med DEAS, og en løbende forhandling med ejendommens entreprenører og håndværkere. Disse forhold har sidste år ledt til en grundig overvejelse omkring behovet for en væsentlig ændring af foreningens driftskultur, der i så høj grad som muligt tilgodeser en målrettet effektivisering af driften. Bestyrelsen besluttede formelt at overføre mange af disse opgaver til foreningens varmemester, idet det på denne måde både sikrer en hensigtsmæssig kontinuitet ved skiftende bestyrelser og samtidig medfører en betydelig forenkling i den daglige ledelse. Forenklingen består bl.a. i at et eller flere bestyrelsesmedlemmer ikke skal anvende et betydeligt tidsforbrug på at kommunikere med interessenter i driften, tilbage til varmemesteren og igen tilbage til de berørte parter. Stillingsbetegnelsen Varmemester blev ændret til en inspektørstilling med de nævnte ansvar og beføjelser i overensstemmelse med vedtægternes bestemmelser herom. Lønmæssigt set følges overenskomsten for ejendomsinspektører, hvilket konkret betyder et tillæg svarende til den etablerede stilling, men der modregnes en del tidligere udbetalte tillæg, hvilket minimerer stigningen i den samlede lønsum. Hertil kommer et tilskud fra Rødovre Kommune, der udbetales som vederlag til en mentor-ordning. Fra kommunen er modtaget i alt kr , som er den del af ejendomsinspektørens løn, som kommunen har betalt. Startlønnen var ved aftalens indgåelse ,- og er reguleringsmæssigt alene underlagt overenskomstens virkninger. Som det ses af årsrapporten har de chikaner foreningens ansatte har være udsat for medført henvendelser fra den faglige organisation, som har meddelt, at den vil indgå i en problemløsning, såfremt de utilfredsstillende forhold fortsætter. 3

4 Der er til denne generalforsamling modtaget forslag med direkte forkerte og mangelfulde oplysninger fra Birgitte Ryelund m.fl. som har til formål at afskaffe ejendomskontoret og afskedige personalet. Også formanden vil de 4 gerne af med. DEAS skal iflg. forslaget udskiftes med Boligexperten. Samtidig skal der antages et ejendomsserviceselskab. Priserne der er oplyst medlemmerne af Birgitte Ryelund er ikke retvisende, men direkte forkerte. Det siger sig selv, at hvis en kommende bestyrelse skulle overlade de betydelige opgaver der allerede nu kan forudses til et fremmed selskab, vil det blot betyde en væsentlig fordyrelse af udgifterne til ejendomspasning og administration. Jeg vil komme tilbage til disse spørgsmål under punktet indkomne forslag, men jeg kan allerede nu oplyse, at der i eftersommeren blev forhandlet en ny aftale med DEAS, som herefter er prisfastsat til kr ,- inkl. moms i stedet for tidligere kr ,-. At vore medlemmer fremadrettet skulle kontakte et servicefirma, som så ringer til relevante håndværkere bryder med al sund fornuft og fratager Fortbo alle muligheder for at vælge håndværkere og mere vigtigt: at forhandle priser. Ejerlejlighedsforeningen har desværre i det forgangne år lidt under en endeløs række af angreb fra de 4 personer på 3. sal i blok B, men dette vil jeg ligeledes vende tilbage til, når vi når til afstemningerne senere. Som noget hidtil uset har Fortbo i år oplevet et salg af en lejlighed til en virksomhed, der har til formål at skabe boliger eller væresteder for utilpassede unge. Det har i det konkrete tilfælde betydet en storm af klager over støj, svineri, hærværk og en helt uacceptabel adfærd fra en indflytter og hans omgangskreds, og efter kun ganske få dage på adressen. Der er bl.a. tale om handel med og brug af narkotika. Ejendommens inspektør har været på en særdeles vanskelig og krævende opgave, der er endt med fraflytning af den pågældende person. Ejendomsinspektøren har efter aftale med bestyrelsen skærpet oplysningerne om de gældende bestemmelser for udlejning, og forholdet bliver medtaget af DEAS, når der gives oplysninger til advokat og ejendomsmægler. Medlemmerne: Der er i årets løb solgt 11 lejligheder, men så vidt det kan konstateres, er der sket stigninger i priserne. Det er selvfølgelig godt for dem, som gerne vil sælge, men mindre godt for købere. Konjunkturerne er heldigvis uden for foreningens rækkevidde, og man må tage mulighederne som de kommer. De før omtalte 4 medlemmer har som bekendt fremsat vidtgående forslag, og dermed ønsker de at tilsidesætte foreningens egne vedtægtsbestemmelser omkring ansvar, beføjelser og kompetence. Skal det fremover være generalforsamlingen der ansætter, antager og aflønner? Mit svar på dette spørgsmål vil naturligvis være: 4

5 Som medlem af en ejerforening accepterer du, at indflydelse og kompetence i ikke uvæsentligt omfang er delegeret til en generalforsamling og en derpå valgt bestyrelse og revisor. Uden for disse rammer er man som enkelt ejer kun beskyttet i rene minoritetsbeskyttelses-situationer. Gennem tale- og spørgeret kan enkeltmedlemmer på generalforsamlinger søge indsigt, og i forhold til bilag, kan spørgsmål rettes til bestyrelsen, som så må svare efter bedste evne. Vi har set direkte og indirekte en lang række af eksempler på den uvidenhed, der ligger bag de forskellige ytringer, der er fremført fra de 4 - enten det så er ved omdelte skrivelser, indlæg i spørgebokse eller som er delt med andre foreninger, der er Fortbo helt uvedkommende. Det tidligere omdelte referat af et ulovligt indkaldt beboermøde taler sit eget sprog. Vi har desværre at gøre med enkeltpersoners personlige hetz imod et velfungerende, professionelt og yderst konkurrencedygtigt system. Jeg vil vende tilbage til spørgsmålene senere i dag, hvis vi når dertil. Og lad mig her tilføje: Nogle få medlemmer har gentagne gange stillet spørgsmål om hvorvidt det er formanden der bestemmer i bestyrelsen. Nu må det én gang for alle slås fast, at det er bestyrelsen der samlet træffer alle beslutninger, og at alle bestyrelsens medlemmer kontinuerligt opdateres om samtlige hændelser og al korrespondance. Foreningen har i forsøget på at efterleve fællesskabets vedtægter og ordensreglement været tvunget til at søge nogle få tvister afgjort ad Rettens vej. Det vil være forkert at gå ind i en detaljeret drøftelse af de nævnte forhold så længe Retten sidder. I forbindelse med udlejning af lejligheder har mange desværre overset bestemmelserne i foreningens vedtægter. Jeg skal derfor venligst henlede opmærksomheden på, at der skal søges og meddeles -godkendelse inden udlejning etableres. Tekniske anlæg: Her henvises til den udsendte årsrapport fra ejendomskontoret. Jeg vil ikke gennemgå rapporten detaljeret her, men vil naturligvis sammen med ejendommens inspektør besvare alle spørgsmål der måtte være i den forbindelse. Jeg skal nævne her, at et tømrerfirma i løbet af kort tid vil præsentere 3. sals beboerne for et tilbud om at foretage et eftersyn af de snart 18 år gamle Velux vinduer og altandøre. Det er et tilbud man kan tage eller lade være. Sammenfatning: Som det ses af årsregnskaberne for 2016, er der samlet set god overensstemmelse mellem de budgetterede og de afholdte udgifter for administrationen, men det ses også, at den generelle vedligeholdelse har været langt større end året før. Hovedpunkterne i foreningens udgifter er dog fortsat renholdelse og vicevært, løbende vedligeholdelse og større vedligeholdelsesarbejder. Disse udgør til sammen ca. 67% af de samlede udgifter. Lønandelen udgør samlet efter fradrag af refusion kr mod budgetteret

6 Der er ikke indregnet pensionsbidrag i disse 2 tal. Der foreligger forskellige tilbud på udgiftstyper på både administration og drift, men dem vil jeg vende tilbage til senere. Vi har i denne beretning oplyst om de hændelser der har væsentlig betydning for Fortbos drift og administration, men en lang række elementer vil blive henlagt til relevante punkter på dagsordenen. Så slipper forsamlingen på denne måde for at høre dem for mange gange. Afslutning: Det grundlag for foreningens drift, der er blevet udarbejdet i de seneste år, er blevet fulgt, idet der dog har været løbende justeringer. Det sker som ofte, at forholdene ændrer sig fra en beslutning er truffet og til det tidspunkt, hvor tingene skal føres ud i livet. Bestyrelsen oplever med glæde, at der fra mange medlemmer udtrykkes stor tilfredshed med den måde, foreningen drives på, men der er desværre i år en række eksempler på, en lille gruppes forsøg på at destruere alt, hvad der opbygget de seneste år. Og hvad sætter de så i stedet for? Intet der kan bruges til noget som helst, og desværre er ledsaget at dokumenter med væsentlige udeladelser. Bestyrelsen er ikke sindet at lade ganske få medlemmers helt specielle ønsker tilsidesætte flertallets interesser. Der er desværre til stadighed specielt 4 personer, der uophørligt fremsætter nedsættende bemærkninger vedr. foreningens drift og personale. Der er efter min vurdering tale om personer med en uhyre ringe indsigt i ejendomsdrift. Vi vil vende tilbage til disse forhold, når vi skal behandle indkomne forslag, og når vi skal vælge bestyrelse. De fremsatte forslag, som skal behandles senere i dag, taler deres eget tydelige sprog, og jeg har faktisk ikke fantasi til at forestille mig at forslag, som strider imod ufravigelig lovgivning eller imod almindelig sund fornuft har nogen chance for at blive vedtaget dette til trods for ihærdige forsøg på - med urigtige oplysninger - at skaffe opbakning til forslagene fra medlemskredsen. Jeg vil derfor tillade mig at ledsage de stillede forslag med mine kommentarer, når vi når så vidt. Selvfølgelig gøres dette for at give de fremmødte medlemmer et retvisende grundlag for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Det handler stadig om at være fælles om at opbygge et positivt miljø, hvor vi finder nye og bedre måder at arbejde sammen med medlemmerne på, mens vi samtidig bevarer en sund omgangstone. Vi skal i dag som sædvanligt vælge bestyrelse. Lad mig i den anledning udtrykke et stort og velment ønske om, at de fremmødte til årets generalforsamling vil lade fornuften råde, og vælge eller genvælge de bestyrelsesmedlemmer, som et flertal anser for kvalificeret til at løfte den kommende tids opgaver, men som også kan fungere som aktivt medlem af foreningens bestyrelse. Der er forbundet et betydeligt tidsforbrug i forbindelse med udførelsen af både formandens, bestyrelsens og især ejendomsinspektørens opgaver, hvilket nok er belyst af denne beretnings indhold. Hvorfor opstiller bestyrelsen til genvalg? Er det magtbegærlige personer, som ulønnet bruger en betydelig del af deres fritid på Fortbo? Nej, det gør den af en bestemt grund: for at værne om Fortbo s interesser, for at beskytte Fortbo s økonomi, og frem for alt for ikke at lade uvidende medlemmer starte en destruktion af alt, hvad der er opbygget gennem de seneste år. 6

7 Jeg vil slutte årets beretning med at rette en stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for den smidighed, mødedisciplin og indlevelse, der er udvist i året der gik. Vores indbyrdes forskelligheder leder os frem til et særdeles konstruktivt samarbejde, som giver mulighed for at vurdere bestyrelsesarbejdet ud fra forskellige synsvinkler. Ligeledes vil jeg rette en varm tak for en god indsats til foreningens inspektør med tilhørende ansatte, som altid er parat til at tage nye initiativer, når det drejer sig om ejendommens vedligeholdelse. Samarbejdet med administrator forløber perfekt. Helle er en særdeles dygtig og kompetent partner. Jeg vil på bestyrelsens vegne også rette en stor tak til vore forretningsforbindelser samt sende en venlig tanke til Fortbos lejere, som ikke er til stede i dag. Antallet af lejere er p.t. 18. En særlig varm velkomst skal rettes til vore nye medlemmer, som jeg håber hurtigt må komme til at føle sig godt til rette i Fortbo. På bestyrelsens vegne Allan Kirkestrup 7

8 Bemærkninger til punktet valg til bestyrelsen : Årets valg til bestyrelsen skulle meget gerne medføre, at der vælges en bestyrelse der forstår ejendomsdrift, og som er kompetente til at påtage sig det deraf følgende ansvar. Som det ses har 5 medlemmer og 2 suppleanter på forhånd meddelt deres kandidatur og dermed demonstreret deres interesse for foreningens fremtid. de 4 medlemmer, der ønsker at nedbryde Fortbos positive udvikling bør ikke kunne bestride en bestyrelsespost i Fortbo, eller for den sags skyld en bestyrelsespost overhovedet. Når man stiller op til et valg til en bestyrelse skal det være betingelsesløst. Man kan derfor ikke stille det krav, at man kun opstiller, hvis andre bliver valgt eller ikke valgt. Som følge af den tidligere udtrykte mistillid til et par af medlemmerne især disses manglende forretningsmæssige diskretion og suppleantens vægring imod fortrolighed, synes det umuligt at samarbejde med sådanne, og jeg har ikke fantasi til at forestille mig at en eneste fra den siddende bestyrelse vil acceptere et samarbejde med nogen af de nævnte. Jeg vil på baggrund af indholdet af årets beretning, diverse redegørelser og fremkomne oplysninger anbefale forsamlingen at give deres stemmer til de på forhånd opstillede kandidater og således sikre tilgængelighed, professionel drift og frem for alt: fred og ro i foreningen. Bestyrelsen anbefaler derfor, at der ikke gives en eneste stemme til nogen af de 4 medlemmer, der står bag de tidligere beskrevne forhold. Kære generalforsamling: Valget er jeres! 8