Formanden orienterede om, at der netop var kommet tilbagemelding om, at Karoline Vind (SF) bliver Region Hovedstadens repræsentant i bestyrelsen.

Transkript

1 Københavns Professionshøjskole Ledelses- og Kommunikationssekretariatet Tagensvej København N Tlf. nr info@kp.dk CVR Dato & tid 18. juni 2018 / kl Referent Afbud Deltagere shni Stine Jørgensen Jesper Fisker, Vibeke Westh, Winni Grosbøll, Henning Bach Christensen, Kjartan Kristiansen, Miriam Toft, Andreas Mejlhede, Henrik Tarp Vang, Malene Falck Christens, Michael Egelund, Else Sommer. Fra KP: Stefan Hermann, Søren Rotvig Erichsen, Tove Hvid Persson, Annegrete Juul, Randi Brinckmann, Martin Dons Demsig, Merete Ruager; Stine Hauge Nielsen Bestyrelsesmøde den 18. juni 2018 kl A-punkter 0.0 Velkommen til ny bestyrelse ved formand Formanden indledte mødet med at byde velkommen til det første ordinære bestyrelsesmøde for KP. Herefter fulgte en præsentationsrunde. Formanden understregede professionshøjskolerne og professionernes vigtighed for velfærdssamfundet, herunder hvad der venter af opgave for Københavns Professionshøjskole, som nyfusioneret institution såvel indadtil og udadtil. Formanden afrundende punktet med en opfordring til og et ønske om, at samarbejdet i bestyrelsen må blive godt og konstruktivt, præget af gode diskussioner og med respekt for hinanden i den fælles opgave med at få KP godt fra start. 1.0 Godkendelse - Dagsorden 1.1 Dagsorden for bestyrelsesmøde den 18. juni 2018 Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2.0 Godkendelse - Referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 6. juni Referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 6. juni Revideret forretningsorden for Københavns Professionshøjskole (+ underskrivning). Formanden orienterede om, at der netop var kommet tilbagemelding om, at Karoline Vind (SF) bliver Region Hovedstadens repræsentant i bestyrelsen. Formandens foreslog at de to tilbageværende vakante pladser (selvsupplerede), afventer en afklaring til efteråret 2018, så der er mulighed for nærmere at drøfte, hvilke 1. marts 2018 blev professionshøjskolerne UCC og Metropol til Københavns Professionshøjskole. 1

2 kompetencer bestyrelsen evt. kunne have behov for at blive suppleret med. Dette kan således samtidig blive kalibreret i forhold til den kommende strategi for Københavns Professionshøjskole Bestyrelsen spurgte om den manglende fuldtallighed ville være et problem ifht. vedtægten. Hertil svarede rektor, at han ikke umiddelbart mente, at der for en kortere periode var noget problem hermed, men at vi for en god ordens skyld forhører os hos ministeriet. Bestyrelsen spurgte ligeledes ind til om de gamle bestyrelser/interimsbestyrelsen formelt var blevet afbeskikket og hertil svarede rektor, at der ikke var sendt et formelt brev herom, men at deres funktionsperiode er ophørt pr. 30. april 2018, hvilket også fremgår af de fremsendte beskikkelsesbreve. Der har endvidere været afholdt afskedsarrangementer for de respektive bestyrelser. Bestyrelsen godkendte og underskrev referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 6. juni 2018 Bestyrelsen godkendte og underskrev revideret forretningsorden for KP. Fsva. de to vakante pladser i bestyrelsen (selvsupplerede) blev det aftalt at lade dem stå tomme til engang i efteråret, således at bestyrelsen har bedre mulighed for at vurdere, hvilke kompetencer den ønsker at supplere sig med. Samtidig blev det aftalt at sekretariatet kontakter ministeriet med henblik på en afklaring af eventuelle problemer i for en kortere periode ikke at have en fuldtallig bestyrelse. 3.0 Godkendelse - Budgetopfølgning, forecast 1 (F1) Indstilling 3.2 Notat om revideret budget for KP F Konst. ressourcedirektør, Søren Rotvig Erichsen, redegjorde indledningsvist for særkendet ved, at KP er en selvejende institution, herunder hvilken betydning det har i forhold til bevillinger og taxametertilskud, ÅU (Åben Uddannelse) og IDV (Indtægtsdækket virksomhed). Han bemærkede endvidere, at der er mange forskellige måder at vise økonomske resultater og budgetopfølgning på, og at bestyrelsen på et senere tidspunkt skal være med til at træffe beslutning om, hvordan det skal gøres fremadrettet på Københavns Professionshøjskole. En forudsætning for de to tidligere bestyrelser (UCC og Metropol) var en drift i balance, og som F1 viser, er det forventningen, at det kommer til at holde for

3 I F budgetteres med et negativt regnskabsresultat på 19,6 mio. kr. Indeholdt i dette er dog særlige omkostninger for 23,2 mio. kr., som vedrører overførsler fra 2017, træk på opsparede forskningsbevillinger fra tidligere år, samt fusionsomkostninger. KP har samlet set et positivt driftsresultat, når der korrigeres for disse. Redegørelsen for de enkelte del-områder var herefter som følger: Fusionsomkostninger: I 2018 forventes samlet set en netto fusionseffekt på -2 mio. kr. Fusionsomkostningerne og gevinsterne var ikke budgetteret ved årets start. Der forventes fusionsomkostninger for 13 mio. kr. Eksempelvis fælles optagelsesportal, fælles omstilling, skilte, systemer og visuel identitet og design. Omfanget af fusionsomkostninger i 2018 afhænger af hastigheden i fusionsarbejdet. Der forventes økonomiske gevinster på 11 mio. kr. Disse vedrører primært reduktionen i antal ledelsesårsværk fra april For indtægtsområdet blev følgende fremhævet: KP forventer i 2018 indtægter for i alt 1,55 mia. kr. Grunduddannelsen udgør den største andel af indtægten (56 pct.) Indtægtsdækket virksomhed er det mindste indtægtsområde (8 pct.) Kategorien Andet indtægter udgør 14 pct. af KPs indtægtsgrundlag og omfatter primært faste tilskud fra Finansloven, herunder tilskud til CFU (ca. 50 mio. kr.), bygningstaxameter samt grundbevillinger. Grunduddannelse Med F forventer KP at realisere indtægter fra STÅ på grunduddannelsen. Det er en forøgelse på 1 pct. sammenlignet med det oprindelige budget for Dette kan bl.a. tilskrives øget aktivitet på lærer- og pædagoguddannelsen. Til gengæld faldende aktivitet på fysioterapeut- og socialrådgiveruddannelsen Åben Uddannelse (ÅU): Indtægter fra ÅU udgør 14 pct. af KPs indtægter. ÅU-indtægter vedrører kompetencegivende forløb, som hovedregel i videreuddannelsen. Med F forventes ÅU-indtægter for 187 mio. kr. Det er en nedjustering på 1 mio. kr. ift. budget 2018, hvilket svarer til et fald på 0,7 pct. Faldende aktivitet på erhvervsskoleområdet, samt det sociale område og forvaltningsområdet. Øget aktivitet på området for Pædagogik og Skole, samt det Sundhedsfaglige område. Indtægtsdækket virksomhed (IDV): Indtægter fra IDV udgør 8 pct. af KPs indtægter. Indtægter fra IDV er baseret på betalinger fra eksterne kunder. 3

4 ¾-dele af indtægter kommer fra videreuddannelsesområdet. De resterende indtægter kommer fra huslejeindtægter og aktiviteter i relation til forskningsområdet og grunduddannelsen. Med F forventes IDV-indtægter for 118 mio. kr. Det er en nedjustering på 1 mio. kr. ift. budget 2018, hvilket svarer til et fald på 1 pct. Den væsentligste forklaring er faldende aktivitet på erhvervsskoleområdet. Forskning & Udvikling (F&U) og særlige tilskud: Indtægter relateret til Forskning og særlige tilskud udgør 10 pct. af KPs indtægter. I 2018 modtager KP 84 mio. kr. i finanslovsbevillinger til forskning og udvikling samt Teori- og Metodecentret. I F forventes ekstern finansiering til forskning for 75 mio. kr. hvilket svarer til en stigning på 6 pct. ift. budget Øget ekstern finansiering på Læreruddannelsen og Sundheds- og ernæringsuddannelsen. Til gengæld faldende ekstern finansiering på Socialrådgiveruddannelse, bl.a. grundet udskydelse af projekter. I forhold til risikovurdering pointerede Søren Rotvig Erichsen følgende: Det vurderes, at der pt. er en usikkerhedsmargin på 2 pct. af indtægtsbudgettet i F Det svarer til et udsving på 32 mio. kr. ift. de samlede indtægter på 1,55 mia. kr. ÅU og IDV vurderes erfaringsmæssigt at have den største risikoprofil på 5 pct. GU og Andre indtægter vurderes at have den laveste risikoprofil på 1 pct. Det er forventningen, at KP kan foretage korrigerende handlinger i 2018 form af omkostningstilbageholdenhed, hvis indtægterne er vigende. Løn: Løn udgør 2/3 dele af KPs omkostninger. I F forventes lønomkostninger for 1,06 mia. kr., hvilket er en nedjustering med 0,2 pct. ift. budget Indeholdt i F er besparelser på 11 mio. kr. som følge af fusionen. Når der korrigeres for dette stiger KPs lønomkostninger med 9 mio. kr. Forøgelsen er primært relateret til ledere, der i en overgangsperiode er overgået til andre stillinger i forbindelse med fusionen, styrket forløb på pædagoguddannelsen og justering af reserve fra driftsomkostning til løn. Sammenfatning: samlet vurderes det, at KP har en økonomi, der er i balance. Bestyrelsen udtrykte ønske om at kunne følge fusionsøkonomien nøje. Hertil bemærkede rektor, at bestyrelsen løbende på sine møder vil blive holdt orienteret herom Bestyrelsen ønskede stillingtagen på et senere tidspunkt til økonomiske principper og politikker herunder, hvor og hvordan 2% besparelserne skal effektueres. 4

5 Formanden understregede, at det er noget bestyrelsen vil være med til at drøfte og tage stilling til - på baggrund af oplæg fra ledelsen. Emnet omkring økonomiske principper vil passende kunne drøftes på det planlagte bestyrelsesseminar og/eller i forbindelse med behandling og vedtagelse af budget Rektor bemærkede, at det, der styres efter, er, at der i efteråret vil blive fremlagt budgetpolitik og økonomiske principper samt første fælles budget og første fælles økonomisystem med virkning fra Formanden udtrykte ros til status pt. og tilkendegav, at bestyrelsen har udtalt interesse for, hvordan næste budget (budget 2019) kommer til at se ud inkl: Principper for budget, politikker mm. Fusionsøkonomi Beslutning Bestyrelsen tog orientering om budgetopfølgning, forecast 1 (F1) 2018 til efterretning. Det blev aftalt, at budget og forecast fremadrettet uddybes yderligere ifht. den prognostiske baggrund for STÅ og endvidere, at såfremt der skulle vise sig reduktion i indtægterne, vil der skulle kompenseres på udgiftssiden. Ifht. budget 2019 blev det aftalt, at bestyrelsen skal drøfte budgetprincipper i efteråret, samt i forbindelse med behandlingen af budgettet for 2019 drøfte håndtering af 2% besparelsen (omprioriteringsbidraget) mv. Det blev aftalt, at der ved T2 udarbejdes et overblik, som viser hovedlinjerne i fusionsøkonomien (omkostninger og indtægter), således, at bestyrelsen får et indblik i status herpå på et overordet niveau. 4.0 Orientering og drøftelse- Status på fusionen 4.1 Indstilling Formanden indledte punktet med at bemærke, at bestyrelsen (uden deltagelse af direktionen) - efter rektors orientering om status på fusionen - ville behandle (den lukkede) indstilling til kandidat til stillingen som dekan for Det Pædagogiske og Samfundsfaglige Fakultet. Rektor gav status på fusionen - fra beslutning om fusion og til nuværende situation som overordnet følger den fastlagte plan. Få så vidt angår organisation og ledelse er de store linjer tegnet og nu følger en række delelementer og fintegninger. Strategiproces er i gangsat og udkast til rammekontrakt er udarbejdet. Senere følger nærmere forberedelse af den egentlige faglige fusion i tilknytning til hvilken, der vil udarbejdet fælles studieordninger mv. og faglige ambitioner vil blive konkretiseret. 5

6 I forhold til den administrative fusion blev det fremhævet, at en lang række af de umiddelbart lette sammenlægninger er foretaget for så vidt angår processer mv. Der udestår nu en række komplicerede projekter fx økonomisystemer, LMS (Learning Management System), der vil bliver arbejdet på resten af I forhold til fusionsarbejdets organisering fremsatte rektor forslag til, at der nedsættes en følgegruppe bestående af HSU repræsentanter (formandskabet) og studenterrepræsentanter. Dette forslag var ligeledes blevet fremsat og drøftet på det netop afholdte HSU-møde, hvor der var opbakning hertil. Bestyrelsen bakkede ligeledes op om forslaget til organisering af en følgegruppe til fusionsarbejdet. Kommunikationen har indtil nu primært været rettet mod organisering og etablering af ny organisation. Nu vil der i stigende grad være fokus på at understøtte den organisation, der nu er på plads dvs. også tættere på chefer og ledere men med en målretning mod studerende, medarbejdere og eksterne relationer. Efterfølgende vil fokus koncentreres yderligere om fælles intranet, fælles LMS, fælles hjemmeside. Efter rektors status på fusion forlod direktionen - med udtagelse af rektor lokalet, og bestyrelsen behandlede og godkendte indstilling af kandidat til stillingen som dekan for Det Pædagogiske og Samfundsfaglige Fakultet. En studenterrepræsentant spurgte ind til, hvordan udpegning af studerende til ansættelsesudvalget var foregået da de ikke kendte til vedkommende - og henstillede til, at fremgangsmåden fremadrettet bliver, at det pågældende DSR kontaktes herom. Rektor svarede, at DSR var kontaktet i forbindelse med udpegning af studerende til ansættelsesudvalget. Det blev i forlængelse heraf drøftet om Studierådet skulle være den instans, der udpeger studerende til ansættelsesudvalg, og ikke DSR. Dette vil blive taget op i sammen med Studenterrådet efterfølgende. Herefter forlod også rektor lokalet. Bestyrelsen diskuterede forskellige modeller for at have direktionen med på bestyrelsesmøder og blev enige om, at direktionen er med på bestyrelsesmøder, men at bestyrelsen kan bede om få tid uden dem, hvis der er behov herfor. Et bestyrelsesmedlem kan også forud for et møde kontakte formanden, hvis der er noget man ønsker skal behandles uden deltagelse af direktionen. 6

7 I forbindelse med den årlige evaluering af bestyrelses arbejde hvor direktionen ikke deltager kan man også følge op på dette. Bestyrelsen tog orientering om status for fusion til efterretning og tilsluttede sig - på linje med HSU det fremlagte forslag til fusionsarbejdets organisering med en følgegruppe bestående af HSU s formandskab samt studerende. Bestyrelsen godkendte den indstillede kandidat til stillingen som dekan for Det Pædagogiske og Samfundsfaglige Fakultet. Bestyrelsen besluttede, at direktionen deltager i bestyrelsesmøder, og at bestyrelsen kan bede om tid uden direktionens tilstedeværelse, hvis der måtte vurderes behov herfor. Et bestyrelsesmedlem kan også kontakte formanden forud for et møde, hvis der måtte være ønske om behandling af noget uden direktionens tilstedeværelse. Det blev endvidere aftalt, at der i efteråret skal afholdes et seminar for bestyrelsen med fokus på bl.a. strategi og hvor man dels kan lære hinanden bedre at kende. 5.0 Orientering og drøftelse - model og proces for strategi for Københavns Professionshøjskole 5.1 Indstilling 5.2 Strategimodel 5.3 Strategiproces Rektor orienterede om, at strategiarbejdet er godt i gang strategien skal indfri ambitionen og tager afsæt i fusions- og visionsarbejdet, hvor der også har været involvering af omverden, ledelse, medarbejdere og studerende. Bestyrelsens rolle er både godkendende, men også formende. Bestyrelsen påpegede, at det er vigtigt med koblinger mellem strategi og rammekontrakt, således man ikke kører i to parallelle spor. Ifht. bestyrelsen rolle - også i forbindelse med strategiopfølgning - blev der endvidere appelleret til, at dette udformes så enkelt som muligt og med så få indikatorer som muligt gerne generelle på tværs af organisationen. Rektor forslog i forlængelse heraf, at strategiprocessen tilrettelægges således at den inkluderer og dermed rummer rammekontrakten. Formanden bemærkede i tilknytning hertil, at det er håbet, at ministeriet giver mandat til, at rammekontrakten udformes så enkelt som muligt. Formanden understregede endvidere, at bestyrelsen ser frem til at være en integreret del af strategiarbejdet og arbejde videre med det bl.a. på seminar (jf pkt 4). Bestyrelsen godkendte model og proces for strategi for KP Bestyrelsen udtrykte ønske om at bestyrelsens rolle og strategiopfølgningen udformes så enkelt som muligt samt at strategi og rammekontrakt kobles tæt. 7

8 6.0 Orientering - 2. forhandlingsmøde med Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) den 22. juni vedr. rammekontrakt for Københavns Professionshøjskole 6.1 Indstilling 6.2 UDKAST Strategisk rammekontrakt for Københavns Professionshøjskole 6.3 UDKAST Handleplan til strategisk rammekontrakt Formanden orienterede om rammekontrakten og det snarlige 2. forhandlingsmøde (den 22. juni) og bad bestyrelsen give mandat til at der tilstræbes færre indikatorer og mindre detailorienteret rammekontrakt. Bestyrelsen gav mandat hertil. Der var enighed om, at der så vidt som muligt sigtes efter at integrere strategi- og rammekontrakt, så der ikke forløber to sideløbende processer. Bestyrelsen tog orientering om 2. forhandlingsmøde med UFM vedr. rammekontrakt for KP til efterretning og gav mandat til at tilstræbe at rammekontrakten indeholder færre indikatorer og er mindre detailorienteret. 7.0 Godkendelse sammensætning af 7 uddannelsesudvalg 7.1 Indstilling 7.2 Oversigt over udpegningsberettigede til syv uddannelsesudvalg Formanden orienterede om, at de uddannelsesudvalg, hvis sammensætning skulle godkendes på mødet, var det tidligere UCC s uddannelsesudvalg samt de 3 udvalg, hvor der har været overlap mellem UCC og Metropol. For så vidt angår det tidligere Metropols uddannelsesudvalg er sammensætningen for den nuværende periode godkendt i december 2017 af den daværende Metropols bestyrelse og er således trådt i kraft pr. 1. maj Fremadrettet vil alle uddannelsesudvalgssammensætninger godkendes samtidig og efter den model som UCC har praktiseret, dvs. at udvalgene funktionsperiode løber frem til 1. august det pågældende år således, at det bliver den nye bestyrelse der kommer til at godkende de udvalg som nedsættes i den overlappende funktionsperiode. Herefter behandlede og godkendte bestyrelsen de respektive udvalgs sammensætning én efter én med bemærkning til uddannelsesudvalg for Læreruddannelsen og tilknyttede efter- og videreuddannelser udvides med 2 medlemmer (hhv. ét yderligere fra DLF samt ét medlem fra KKR). Bestyrelsen godkendte sammensætningen af de 7 uddannelsesudvalg med følgende bemærkning: - Uddannelsesudvalg for Læreruddannelsen og tilknyttede efter- og videreuddannelser udvides således, at DLF skal udpege 2 repræsentanter (mod 8

9 det indstillede 1) og at KKR udpeger et medlem. Bestyrelsen besluttede, at den fremadrettede procedure for godkendelse af sammensætning af uddannelsesudvalg vil være den UCC hidtil har anvendt, dvs. at funktionsperioden løber frem til 1. august det pågældende år, således at en nykonstitueret bestyrelse kan godkende sammensætningen. Bestyrelsen besluttede, at det årlige møde med uddannelsesudvalgene afholdes primo Godkendelse datoer for bestyrelsesmøder 2. halvår halvår Indstilling Bestyrelsen godkendte de indstillede datoer, og det blev aftalt at der også afholdes møder på andre af KP s lokationer. Bestyrelsen besluttede, at der ultimo august/primo september afholdes et seminar med bl.a. følgende dagsordenspunkter: Strategiproces, styringsmodel og budgetprincipper. (Sekretariatet vender snarest tilbage med datoforslag). B-punkter 8.0 Orientering - Strategiafrapportering 2017 for UCC og Metropol 8.1 Indstilling 9.2 Strategi 2020 Metropol. Afrapportering strategiindikatorer Strategi UCC. Afrapportering strategisk fokus 2017 Formanden orienterede kort om de to strategiafrapportering for 2017 for hhv. UCC og Metropol samtidig markerede afslutningen på disse. Bestyrelsen tog orientering om strategiafrapportering 2017 for UCC og Metropol til efterretning. 9.0 Orientering Videnregnskabet (PROFviden) Indstilling Bestyrelsen tog orientering om videnregnskabet (PROFviden) til efterretning Rektor orienterer (mundtlig) Rektor orienterede om hhv.: 9

10 Besøg af Uddannelses- og Forskningsminister Tommy Ahlers 14. maj (mødtes med blandt andre pædagog-, sygeplejerske- og lærerstuderende + blev præsenteret for og afprøvede selv Future Class Room). Besøg af Innovationsminister Sophie Løhde den 25. maj i Praksis- og Innovationshuset Konference om den nye sygeplejerskeuddannelse fremtidens kompetencer den 23. maj (bl.a. med paneldebat med: Vibeke Westh, regionsrådsformand Sophie Hæstorp Andersen, sundheds- og omsorgsborgmester Sisse Marie Welling, studenterpolitiker Frederik Hjuler og projektchef i VIVE, Sidse Vinge og rektor). Årsmøde DP den maj. 10 års jubilæum Sammen om KP den 8. juni. Fagligt og socialt arrangement for alle ansatte. Folkemøde juni Fondsansøgninger der er flere ude pt. og der vil være nyt efter sommerferien Kvote 1-kampagne skudt i gang 1. juni. Rektor opfordrede til, at bestyrelsen støtter op herom Evt. Næstformanden opfordrede til at KP er opmærksomme på, og oplyser om, hvis der er særlige sager eller konkrete tiltag, man ønsker bestyrelsen/bestyrelsesmedlemmerne skal gøre. 10