Referat af bestyrelsesseminar den september 2018

Transkript

1 Referat af bestyrelsesseminar den september 2018 Deltagere: Fra bestyrelsen: Jesper Fisker, Vibeke Westh, Winni Grosbøll, Henning Bach Christensen, Kjartan Kristiansen, Henrik Tarp Vang, Malene Falck Christens, Michael Egelund, Else Sommer. Afbud: Andreas Mejlhede, Stine Jørgensen, Miriam Toft, Peter Westermann. Fra KP: Stefan Hermann, Søren Rotvig Erichsen, Tove Hvid Persson, Randi Brinckmann, Annegrete Juul, Jakob Harder, Martin Dons Demsig, Merete Ruager; Kirstine Thers (dag 1), Birgitte Klæsøe (dag 1), Stine Hauge Nielsen Fra Advice (dag 1): Espen Højlund og Sune Holm Thøgersen MANDAG DEN 3. SEPTEMBER Velkommen og præsentation af program v. formand, Jesper Fisker og rektor, Stefan Hermann Formanden bød velkommen til bestyrelsesseminaret og orienterede om afbud. Herefter bød han velkommen til ny dekan for det lærerfaglige fakultet Jakob Harder. Formanden gennemgik dernæst kort programmet for seminaret, hvor første dag især står i strategiens tegn og bemærkede i tilknytning hertil, at dette er det første af i alt 3 bestyrelsesmøder, hvor strategi for KP er på dagsordenen: Den 8. okt. er der indkaldt til ekstraordinært bestyrelsesmøde: godkendelse af endeligt strategisk scenarie. Den 30. okt. bestyrelsesmøde: godkendelse af strategisk retning. Formanden bemærkede, at dag 2 mere vil have karakter af ordinært bestyrelsesmøde hvor der er sager til bl.a. beslutning og hvor der skal udarbejdes referat (som skal godkendes og underskrives) Formanden bemærkede at finanslovsforslag 2019 også vil adresseres. Præsentation og korte oplæg v. direktion Herefter gav formanden ordet til rektor, som kort præsenterede formålet med præsentation af organisationen ved de respektive direktionsmedlemmer og deres områder, som blandt andet er at styrke den fælles viden om Københavns Professionshøjskole, samt hvilke udfordringer og muligheder vi står med. Herefter gav hvert direktionsmedlem en præsentation af deres respektive områder som blev fulgt op af drøftelser med bestyrelsen. Strategiens præmisser (herunder rammekontakt og bevillingsreform) v. rektor Stefan Hermann

2 Forud for strategiworkshoppen skitserede rektor Stefan Hermann scenen for de præmisser, der pt. er i forhold til at drive en professionshøjskole inkl. styring og ressourcer. Herefter gav han ordet til Advice. Strategiworkshop v. Advice Advice indledte med at præsentere program for workshoppen samt tidslinje for den overordnede strategiproces inkl. inddragelse af bestyrelse, ledelse, medarbejdere og studerende. Advice præsenterede strategimodel samt det analysebagtæppe, som har mundet ud i det strategiske brief (de 5 tendenser). Advice opridsede herefter dels formålet med det strategiske brief, der er udtrykt i 5 tendenser, og på baggrund af hvilket der er udarbejdet 5 scenarier for KP s strategi, dels formålet med workshoppen: At bestyrelsen drøfter analysen, og tager en indledende dialog om, hvilken strategisk retning, KP skal vælge. Advice præsenterede dernæst bud på 5 tendenser, med tilhørende konsekvenser samt kompetencer og ressourcer, som bestyrelsen herefter drøftede i grupper. Herefter præsenterede Advice 5 scenarier (et for hver af de 5 tendenser) som ligeledes blev diskuteret og prioriteret i grupperne. Opsamling: Advice samlede op med en konklusion om, at det er de to scenarier praktikeren og leverandøren der bør udgøre det primære i strategien, men at disse skal suppleres med elementer fra inkubator og ngo scenarierne. Den videre proces er, at Advice holder workshop for ledere, medarbejdere og studerende den september). På ekstraordinært bestyrelsesmøde den 8. oktober vil bestyrelsen skulle drøfte og godkende endeligt strategisk scenarie bl.a. på baggrund af input fra de afholde workshops med chefer, ledere og medarbejdere, studerende og interessenter. Bestyrelsens time Formanden samlede bestyrelsen i en time uden deltagelse af embedsmænd, hvor formålet var at drøftede bestyrelsens arbejdsform og tilgang til bestyrelsesarbejdet. TIRSDAG DEN 4. SEPTEMBER 2018 Opsamling på dag 1 v. formand Jesper Fisker Formanden indledte dagen og mødet med at samle op på gårsdagens drøftelse såvel direktionens præsentation af organisationen som de særlige vilkår sektoren og Københavns Professionshøjskole er underlagt, hvilket er aktualiseret i det netop præsenterede Finanslovsforslag Finanslovsudspillet blev drøftet, herunder særligt de udfordringer dette medfører for professionshøjskolerne. Side 2 af 6

3 Formandens samlede desuden op på strategidrøftelserne og pointerede særlig konklusionen om, at fundamentet skal være i orden som en forudsætning for innovation og udvikling. En anden vigtig opmærksomhed i den videre proces er, at medarbejderaspektet tydeliggøres og dette med særlig respekt for fusionsprocessen. Endelig præsenterede formanden opsamling fra bestyrelsens time. Bestyrelsen betonede følgende ambitioner og ønsker: - Bestyrelsen skal ikke fungere som direktion - Bestyrelsen bakker direktionen op - Bestyrelsen ser det som sin opgave at udfordre direktionen Herudover havde bestyrelsen følgende ønsker til mødeafvikling og indhold: - Korte, fokuserede og veltilrettelagte møder - Korte præcise dagsordenspunkter - Korte præcise beslutningsoplæg, der skaber tid og rum til drøftelser i bestyrelsen frem for fremlæggelser af materiale fra direktionen - Bestyrelsen vil gerne følge fusionen tæt ikke kun den økonomiske del men også status på og indsigt i medarbejder- og studenterrelaterede forhold og konsekvenser som følge af fusionen. Endelig aftalte bestyrelsen den videre procedure for udpegning af de to udestående bestyrelsesmedlemmer. Der fremlægges beslutningsoplæg herom på den kommende ordinære bestyrelsesmøde den 30. oktober Oplægget vil tage afsæt i den liste af kandidater og kompetencer, der tidligere er behandlet i bestyrelsen i foråret og som bestyrelsen har mulighed for at komme med yderligere input til. Orientering om status for fusionen v. rektor Stefan Hermann samt orientering om fusionens omkostninger og gevinster inkl. v. ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen Formanden gav ordet til rektor, som gennemgik en status på fusionsprocessen, som den ser ud på nuværende tidspunkt. Processen kan forklares og præsenteres i tre dele: - Organisationen på plads: fra mart-juni faldt udpegning og placering af direktion, chefer, ledere og medarbejdere på plads og organisationens fintegning er stort set tilendebragt med enkelte udeståender. Side 3 af 6 Samarbejdsorganisationen er ved at være på plads og oplæg fra den nedsatte arbejdsgruppe behandles i interims-hsu den 14. september Studenterorganisationen er stort set på plads, men mangler i praksis at få etableret samarbejdsstrukturer, som kan understøtte det studenterpolitiske arbejde og de studenterrelaterede aktiviteter i endnu højere grad end det er tilfældet i dag. - Den administrative fusion som indeholder en lang række aktiviteter, og hvor der i hele processen er stor opmærksomhed på sikker drift. I forhold til de understøttende systemer og processer har tilgangen været at tage det lette først

4 Side 4 af 6 som dette der er lettest at implementere og/eller som berører få og dernæst tage fat på det komplicerede, som berører mange og med store sammenhænge systemer og procedurer i mellem. - Den strategiske og faglige fusion, som er udtrykt i strategiprocessen og følger denne. Der er til yderligere involvering og kvalificering nedsat en følgegruppe, som rektor og direktion kan drøfte proces og indhold med, ligesom der er og løbende vil blive etableret yderligere involverende aktiviteter, fx stormøder, cafemøder etc. hvor medarbejdere og studerende kan drøfte strategi med direktion og ledelse - og hinanden. Herefter gav rektor ordet til ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen, som præsenterede fusionens estimerede omkostninger og gevinster, samt status på realiserede omkostninger, jf. det udsendte notat. Formanden opsummerede drøftelserne i følgende punkter: - Der er brug for, at der arbejdes med oplæg til bestyrelsen, som fremstiller en konkret vurdering af aktiviteter og plan for realisering af gevinster, som bestyrelsen løbende kan følge op på. Konkretiseringen skal tage afsæt i de oprindelige forventninger (forudsætninger), herunder en vurdering af, hvilke forudsætninger der er ændret, og hvilke der vurderes at være realiserbare. - Der vil være elementer i gevinstrealiseringen, som vil afhænge af ledelsesmæssige herunder bestyrelsens drøftelser og beslutninger, særlig i forhold til det der hedder faglige ressourcer og indtægtsgrundlag - Der vil være en række af de realiserede gevinster, der vil være indarbejdet i det kommende budget. Disse vil fremgå tydeligt af det budgetoplæg bestyrelsen præsenteres for. Bestyrelsen tog orientering om fusionens omkostninger og gevinster til efterretning med bemærkning om, at bestyrelsen ønsker bud på plan for realisering af gevinster som bestyrelsen løbende kan følge op på. Den oprindelige rapport der blev udarbejdet af Valcon i forbindelse med fusionsgrundlaget fremsendes til bestyrelsen sammen med referatet fra mødet. Økonomistyringsprincipper for KP (drøftelse og godkendelse) v. ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen Formanden gav ordet til Ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen som præsenterede økonomistyringsprincipper for KP. Bestyrelsen indledte punktet med at drøfte det aktuelle finanslovsforslag for 2019, herunder forslaget om at forlænge omprioriteringsbidraget. Bestyrelsen drøftede hvilke muligheder der er for at påvirke debatten omkring, hvordan omprioriteringsbidraget påvirker uddannelsessektoren. Rektor vender tilbage til bestyrelsen med en redegørelse for, hvordan man i sektoren, i regi af Danske Professionshøjskoler, beslutter at arbejde i forhold til det foreliggende finanslovsforslag. Herefter præsenterede ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen principper for økonomistyring, som er beskrevet i fremsendte indstilling og notat.

5 Bestyrelsen drøftede principperne og formanden konkluderede i forlængelse heraf, at bestyrelsen tilsluttede sig principperne dog med en præcisering af at en grundlæggende forudsætning er et driftsbudget i balance. Endvidere vil bestyrelsen på et senere tidspunkt få lejlighed til at drøfte hvad datainformeret ledelsesinformation indebærer og bestyrelsen vil få lejlighed til at drøfte hvilke data, der vurderes at være relevante at få rapporteret til og drøftet i bestyrelsen. Bestyrelsen drøftede og godkendte de overordnede økonomistyringsprincipper for KP dog med præcisering af en grundlæggende forudsætning om et driftsbudget i balance. Det blev aftalt at bestyrelsen på et senere tidspunkt vil få lejlighed til at drøfte, hvad datainformeret ledelsesinformation indebærer samt at bestyrelsen vil få lejlighed til at hvilke data, der vurderes at være relevante at få rapporteret til og drøftet i bestyrelsen. Endvidere blev det aftalt, at rektor vender tilbage til bestyrelsen med en redegørelse for, hvordan man i sektoren i regi af Danske Professionshøjskoler beslutter at arbejde i forhold til det foreliggende finanslovsforslag. Godkendelse af salg af ejendom i Hillerød v. ressourcedirektør Søren Rotvig Erichsen Formanden opsummerede sagen, herunder de økonomiske konsekvenser. Bestyrelsen godkendte salg af ejendommen Frederiksværksgade 150, 3400 Hillerød. Godkendelse af mulig prækvalifikation af teknisk diplomuddannelse Formanden ridsede indstillingen op inkl. baggrunden og businesscasen for ansøgning om prækvalifikationen. Bestyrelsen godkendte: At Københavns Professionshøjskole søger om prækvalifikation af et udbud af Diplomuddannelse i Bioteknologi, procesteknologi og kemi ved prækvalifikationsrunden den 15. september At den tekniske diplomuddannelse udbydes første gang fra foråret 2019, hvis den bliver prækvalificeret. Fælles afrunding inkl. meddelelser v. formand Jesper Fisker og rektor Stefan Hermann Mundtlige meddelelser fra rektor: - Ny kommunikationschef på KP pr. 1. okt.: Pia Svejgaard Pedersen har siden 2014 været kommunikationschef på Danmarks Meteorologiske Institut, DMI. I årene var hun kommunikationschef på Glyptoteket. Hun kommer også med solid erfaring fra uddannelsessektoren, da hun gennem tre år var kommunikations- og presseansvarlig på IT-universitetet i København. - Ny økonomichef på KP pr. 1. okt. Per Langeland Christensen. Han kommer fra en mangeårig ansættelse i Uddannelses- og Forskningsministeriet, hvor han de sidste to år har siddet som kontorchef for Administrations- og Tilskudskontoret i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte. Inden da var han først Side 5 af 6

6 økonomichef og siden administrationschef i Styrelsen for Forskning og Innovation. - Rigsrevisionens rapport vedr. studieintensitet - Statsrevisorerne finder overordnet set forvaltningen utilfredsstillende idet, hverken Uddannelses- og Forskningsministeriet eller institutionerne har sikret sig tilstrækkelig viden om de studerendes tidsforbrug og dermed, vurderer de, at der ikke sikkerhed for at institutionerne reelt udbyder fuldtidsuddannelser og om ministeriet får det, der betales for via uddannelsestilskuddet. Statsrevisorerne vælger dog i deres beretning, lidt ekstraordinært, at fremhæve, det tidligere Metropol for at være et eksempel på bedre praksis, idet ledelsen på Metropol siden 2015 systematisk har fulgt op på de studerendes tidsforbrug og har brugt denne viden til øge de studerendes tidsforbrug. - Åbning den 20. august af uddannelsesstation i Helsingør med 18 nye studerende på Kulturværftet med udsigt til Kronborg og Øresund. Her kan man som studerende læse de første to år af læreruddannelsen hvorefter rykker man ind på Campus Carlsberg eller fortsætter på netuddannelsen. - De danske professionshøjskoler og LEGO Fonden har indgået partnerskab Playful Learning er et nyt femårigt udviklingsprogram mellem de danske professionshøjskoler og LEGO Fonden. LEGO Fonden har doneret 57 mio.kr. til programmet og bidrager endvidere med viden og erfaringer fra andre steder i verden, hvor Fonden er involveret i at anvende leg til at styrke børns læring og udvikling. Formanden afrundede med at takke for et godt seminar og at bestyrelsen fortsat vil bidrage til at sikre en god fusion og at KP kommer godt i mål. Side 6 af 6