Køreplan for udarbejdelse af kvalitetskontrakt og opfølgningsrapport

Transkript

1 Notat Haderslev Kommune Udviklingsafdelingen Gåskærgade Haderslev Tlf Fax januar 2010 Sagsident: 10/130 Sagsbehandler: Søren Brommann Dir. tlf. Køreplan for udarbejdelse af kvalitetskontrakt og opfølgningsrapport Indledning Jf. lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 skal kommunalbestyrelsen udarbejde en kvalitetskontrakt, som beskriver, hvordan den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles, samt redegøre for hvordan der skal følges op på kvalitetskontrakten. Loven trådte i kraft 1. januar 2010, og indebærer, at kommunalbestyrelsen første gang skal vedtage og offentliggøre en kvalitetskontrakt senest den 1. juli Den første opfølgningsredegørelse skal vedtages senest samtidig med budgetvedtagelsen i oktober Formålet med kvalitetskontrakten er at forpligtige kommunalbestyrelsen til systematisk at overveje, hvordan kvaliteten i opgaveløsningen inden for kommunens forskellige opgaveområder kan udvikles. Kvalitetskontrakten skal være kort og overskuelig, således at borgeren hurtigt kan danne sig et indtryk af kvalitetsudviklingsarbejdet i kommunen og indeholde kvantificerbare mål dvs. målsætninger, der kan måles i form af tal. Kvalitetskontrakten skal ligeledes indeholde en kort beskrivelse af, hvordan de opstillede mål tænkes opfyldt. (Eks. Sagsbehandlingstiden på byggetilladelser skal inden udgangen af 2011 forbedres så 90% af byggetilladelser gives inden for 1 måned fra ansøgningstidspunktet. Konkrete tiltag for at nå målet tilrettelægges decentralt.) Opfølgningsredegørelsen skal sikre, at kommunalbestyrelsen tager stilling til, hvorvidt indsatsen i forhold til opstillede mål er tilstrækkelig, og om de fastsatte mål fortsat udtrykker den lokalpolitiske prioritering. Samtidig kan borgerne blive informeret om udviklingen i opnåelsen af målene. Såfremt et mål ikke bliver opfyldt inden for den fastlagte tidsramme, skal kommunalbestyrelsen redegøre for, hvorfor det ikke er opfyldt og hvordan der bliver fulgt op på, at målet ikke er nået. Kvalitetskontrakten og opfølgningsredegørelsen skal offentliggøres på den nye IT-portal Derudover bør den lægges på kommunens hjemmeside og evt. i borgerservice og på biblioteker. Kvalitetskontrakten og opfølgningsredegørelsen afløser den nuværende servicestrategi. Handleplan Ifølge loven er det kommunalbestyrelsen, der fastlægger kvalitetskontrakten og godkender opfølgningsredegørelsen. Det er ikke muligt, at delegere opgaven til økonomiudvalg, fagudvalg eller administrationen. Det anbefales, at opgaven løses ved at serviceområderne i dialog med fagudvalgene laver oplæg til hvilke mål, der skal prioriteres inden for de enkelte serviceområder. 1/8

2 Oplægget høres i relevante høringsberettigede organer inden behandling og godkendelse i byrådet. Det er vigtigt, at der er en sammenhæng mellem den politiske strategi og de opstillede kvalitetsmål. Kvalitetskontrakten skal indeholde kvantificerbare mål for hvert opgaveområde. ene bør sættes ambitiøst, så de enkelte mål kun kan opfyldes i kraft af en reel og mærkbar udvikling i kvaliteten for borgeren på det pågældende område. Kommunalbestyrelsen fastlægger selv, hvilke og hvor mange mål der skal opstilles. Tidshorisonten kan variere mellem de enkelte mål og er således uafhængig af valgperiode. Opstilling af kvantificerbare mål, kan betragtes ud fra tre dimensioner: den faglige kvalitet den organisatoriske kvalitet den oplevede kvalitet Den faglige kvalitet relaterer sig både til opgaveløsningens processer, f.eks. hvilken service og betjening borgerne kan forvente sig under et sagsforløb og til resultaterne af opgaveløsningen f.eks. antal konkrete afgørelser. Den organisatoriske kvalitet handler om tilrettelæggelse af arbejdet, som ledelse, medarbejdere, organisationsform m.v. Organisatorisk kvalitet relaterer sig til organisering af arbejdsprocesser, der understøtter den faglige og den oplevede kvalitet samt hensynet til et rimeligt ressourceforbrug, f.eks. opstilling af effektivitetsmål for opgaveløsning. Den oplevede kvalitet er forankret hos borgeren og dennes oplevelse af kommunens service. Det typiske eksempel på et klart mål på oplevet kvalitet er brugertilfredshedsundersøgelser, som både kan sigte mod at måle tilfredsheden med konkrete ydelser eller tilfredsheden med den generelle service. I kommuneøkonomiaftalerne for 2009 og 2010 var der enighed om, at brugertilfredshedsundersøgelser bør indgå systematisk i alle kommuners kvalitetssikring og kvalitetsudvikling. Det anbefales, at Udviklingsafdelingen anskaffer eller udarbejder et enkelt og standardiseret redskab til brugerundersøgelser. Før igangsætning af arbejdet, skal der foretages en afgrænsning af de enkelte opgaveområder. Set i lyset af formålet med kvalitetskontrakten, vil det være naturligt at tage udgangspunkt i præsentationen fra kommunens hjemmeside, idet det gør det nemmere for borgerne at sætte sig ind i og følge kvalitetsudviklingens målopfyldelse. Bo og byg Borgerservice Selvbetjening Børn og familie Sundhed og omsorg Teknik og Miljø Uddannelse Job og erhverv Kultur og fritid Opdelingen indebærer ikke et krav om at der skal opstilles kvalitetsudviklingsmål inden for alle opgaveområder. Hvilke opgaveområder der skal udarbejdes kvalitetsudviklingsmål for og antallet af kvalitetsudviklingsmål beror udelukkende på en politisk prioritering. Kvalitetsudviklingsmålene opdeles i overordnede mål (temaer) og delmål. 2/8

3 I bilag til notatet er givet en række eksempler på kvantificerbare mål på de definerede opgaveområder. Økonomi Økonomien i projektet opdeles i ressourceforbrug til udarbejdelse af kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse samt ressourceforbrug til målopfyldelsen. Ressourceforbrug til udarbejdelse af kvalitetskontrakt antages at kræve 4 til 8 personaletimer pr. tema inklusive beskrivelse af hvordan målene tænkes gennemført og beregning af eventuelle økonomiske konsekvenser ved at opfylde målet. Hvis der samlet beskrives 50 temaer anslås personaleudgifterne hertil at blive omkring kr. Ressourceforbruget til opnåelse af målene kan ikke anslås før målene er beskrevet. Det er således vigtigt at få belyst eventuelle økonomiske konsekvenser ved at opfylde målet, enten ved en omprioritering af ressourcer eller ved at tilføre ressourcer. Samtidig skal der, i det omfang den oplevede kvalitet er en del af målet, afsættes midler til brugertilfredshedsundersøgelser. Personaletimer til opfølgningsredegørelsen er afhængig af, hvordan arbejdet med at nå målene gennemføres og registreres. Tidsplan for udarbejdelse af kvalitetskontrakt Dato Handling Ansvarlig 19/1-10 Godkendelse af handlingsplan i direktionen Udviklingsafdelingen 28/1-10 Godkendelse af handlingsplan i byrådet Den centrale stab 1/2-10/3-10 Serviceområder og fagudvalg udarbejder oplæg til kvalitetskontrakt inden for egne områder Serviceområderne 11/3-10 Samlet oplæg udleveres på byrådets dag Udviklingsafdelingen 12/3-9/4-10 Samlet oplæg sendes til høring i høringsberettigede bestyrelser, råd og nævn 12/4-29/4-10 Justering og beskrivelse af hvordan målene tænkes gennemført herunder økonomiberegning. Ansvarlige serviceområder for de pågældende bestyrelser, råd og nævn Serviceområderne 3/5-28/5-10 Endelig drøftelse i fagudvalgene Serviceområderne 1/6-10 Endelig forelæggelse for direktionen Udviklingsafdelingen 15/6-10 Endelig forelæggelse for Økonomiudvalget Den centrale stab 24/6-10 Behandling og godkendelse af kvalitetskontrakt i byrådet 25/6-10 Offentliggørelse på hjemmeside og indberetning til Den centrale stab Udviklingsafdelingen Tidsplan for udarbejdelse af opfølgningsredegørelse Årlig proces tilrettelægges således, at eventuelle økonomiske konsekvenser af opfølgningen og justeringen af kvalitetskontrakten kan indarbejdes i budgetlægningen. 3/8

4 Dato Handling Ansvarlig Maj - juni August Oktober Udarbejdelse af opfølgningsredegørelse, herunder gennemførelse af eventuelle brugerundersøgelser Fagudvalgenes drøftelse af opfølgningsredegørelse og forslag til justering af kvalitetskontrakten (sendes i høring samtidig med budgetoplægget) Byrådets godkendelse af opfølgningsredegørelse og justering af kvalitetskontrakten senest samtidig med budgetvedtagelsen Serviceområderne Serviceområderne Den centrale stab 4/8

5 Bilag: Kvalitetskontraktens og opfølgningsrapportens udformning Udformningen af kvalitetskontrakten skal være kort og overskuelig således at borgeren hurtigt kan danne sig et indtryk af kvalitetsudviklingsarbejdet i kommunen. Følgende skabelon anvendes. Opgaveområde opfyldelse En kort beskrivelse af det overordnede mål en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte mål i ord og tal (kvantificerbare mål) Hvordan tænkes målene nået. Hvad koster det og hvordan findes midlerne. (kun til intern brug og formidles ikke i den færdige version til offentliggørelse idet økonomien er indarbejdet i det vedtagne budget) Hvor langt er kommunen med opfyldelsen af målene og hvordan følges op på ikke-tilfredsstillende resultat. (Vises og udfyldes først i opfølgningsrapporten.) Efterfølgende er en række eksempler på kvantificerbare kvalitetsmål på nogle kommunale opgaveområder. Eksemplerne skal tjene til at give inspiration til det enkelte serviceområde i arbejdet med at lave oplæg til kvantificerbare mål. Der er ikke givet eksempler på metode, økonomi og. Sundhed og omsorg Forkortelse af ventetider Ventetiden på stofmisbrugsbehandling skal sænkes fra x dage til y dage inden for z periode (faglig kvalitet) Forbedring af alkoholmisbrugeres sociale situation og velbefindende I 2010 skal x pct. af de voksne alkoholmisbrugere i behandling opnå en almen forbedring i forhold til deres psykiske, fysiske og sociale velbefindende efter tre måneders kontinuert behandling. Tallet skal vokse til y pct. i 2012 og z pct. i 2014 (faglig kvalitet) Reduktion i antallet af hjemløse Antallet af hjemløse i kommunen skal nedbringes fra x til y inden for z periode (faglig kvalitet) Reduktion i ventetid til botilbud for voksne med handicap Ventelisten til botilbud til voksne med handicap skal senest den 31. december 2011 være reduceret med x procentpoint i forhold til ventelisten pr /8

6 december 2009 (faglig kvalitet) Borgeren skal i x pct. af sagerne skal have fået et tilbud inden for den maksimale ventetid, som kommunalbestyrelsen har fastsat (faglig kvalitet) Øget fysisk aktivitet blandt voksne borgere i kommunen Andelen af voksne borgere som er fysisk aktive stiger med x pct. i periode y (faglig kvalitet) At x-andele af medarbejdere i ældreomsorgen i y-periode skal modtage undervisning i at motivere borgere til øget fysisk aktivitet (organisatorisk kvalitet) Øget brugertilfredshed med hjemmehjælp og plejeboliger I 2011 skal x pct. af modtagerne af henholdsvis praktisk hjælp og personlig pleje overordnet set være tilfredse eller meget tilfredse. I 2012 og 2013 skal tallet være steget til henholdsvis y og z pct. (oplevet kvalitet) I 2014 skal x pct. af modtagerne af praktisk hjælp være tilfredse eller meget tilfredse med hjælperens imødekommenhed over for modtagerens individuelle behov og ønsker (oplevet kvalitet) Den overordnede brugertilfredshed blandt ældre bosat på plejeboliger m.v. i kommunen skal stige x pct. i y periode (oplevet kvalitet) Antallet af klager hvor fra beboere på plejeboliger mv. får medhold i klagen falder fra x til y i z periode (oplevet kvalitet) Børn og familie Tidlig indsats i sundhedsplejen, skoler og institutioner For at sikre en tidlig indsats skal Familieafdelingen i x % af underretningssagerne have indkaldt til underretningsmøde inden for y arbejdsdage efter, at underretningen er modtaget Nedbringelse af antallet af anbringelser af børn og unge Antallet af børn og unge, der efter forebyggende tiltag alligevel må anbringes, nedbringes. (faglig kvalitet) Forbedring af pladstildeling i dagtilbud X pct. af forældrene får deres førsteprioritet i forhold til pladsønske 6/8

7 (organisatorisk kvalitet) X pct. af forældrene, der ønsker det, får en plads inden for x km. fra bopæl (organisatorisk kvalitet) Uddannelse Udvikling af børns forståelse for demokratiske værdier I 2011 skal tilfredshedsundersøgelser vise, at mindst x pct. af forældrene er tilfredse med skolerne og dagtilbuddenes evne til at udvikle børns forståelse for demokratiske værdier (oplevet kvalitet) Trivsel i folkeskolen I 2012 skal andelen af børn, der ikke har været udsat for mobning i kommunens skoler og dagtilbud, være mindst x pct. (faglig kvalitet) Skolefraværet mindskes med x pct. i y periode (faglig kvalitet) Forbedring af pladstildeling i dagtilbud X pct. af forældrene får deres førsteprioritet i forhold til pladsønske (organisatorisk kvalitet) X pct. af forældrene, der ønsker det, får en plads inden for x km. fra bopæl (organisatorisk kvalitet) Borgerservice Flere slutbehandlinger af førstegangshenvendelser Kommunens borgerservicecentre skal fra 2010 og frem slutbehandle minimum x pct. af alle førstegangshenvendelser (organisatorisk kvalitet) Job og erhverv Forbedret støtte til nystartede virksomheder Alle virksomheder, der ansøger kommunale myndigheder om tilladelser, skal fra 2012 have tilknyttet en virksomhedsrådgiver, der gennem hele sagsforløbet skal sikre, at samarbejdet fungerer tilfredsstillende og i overensstemmelse med aftalerne (organisatorisk kvalitet) 7/8

8 Forkortelse af sagsbehandlingstider Samlet sagsbehandlingstid fra modtagelse af ansøgning om hjælp til der er truffet afgørelse, mindskes med x dage (faglig kvalitet) Alle borgere skal oplyses om, at sagsbehandlingen i x-type sag forventes maksimalt at udgøre x uger (organisatorisk kvalitet) Alle borgere skal opleve, at sagsbehandlingen i x-type sag forventes maksimalt at udgøre x uger (oplevet kvalitet) Bo og byg Bedre vejledning i byggesager Fra 2011 skal mindst x pct. af alle sager, der indbringes for klagemyndighederne, stadfæstes (faglig kvalitet) Teknik og miljø Bedre kvalitet af badestrande Kommunens strande skal senest i 2012 have det Blå Flag (faglig kvalitet) 8/8