Grundejerforeningen Kirkemarken

Transkript

1 Grundejerforeningen Kirkemarken REFERAT Generalforsamling den 12. april 2012 Ravnstrup forsamlingshus Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af revisor og bestyrelse 4. Rettidige indkomne forslag fra medlemmer 5. Vedtagelse af budget og fastlæggelse af bidrag og eventuelt indskud 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 7. Valg af revisor og revisorsuppleant 8. Eventuelt Formand Paul Erik Pedersen byder alle velkommen med håb om en god og hyggelig aften. Generalforsamlingen er hermed sat i gang og aftenens dagsorden påbegyndes. 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere: Valg af dirigent: Bestyrelsen foreslår John Christensen det vedtages enstemmigt. Valg af referent: Bestyrelsen foreslår Lone Karlsen det vedtages enstemmigt. Valg af stemmetællere: Der foreslås Jørgen Kabel og René Koch det vedtages enstemmigt. Dirigenten får ordet John konstaterer, at generalforsamlingen er varslet og indkaldt i tide og anmoder forsamlingen om at slukke/sætte mobiltelefonerne på lydløs. 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år: Ordet gives til Paul Erik og bestyrelsens beretning fremlægges. Beretningen findes på bilag 1. Der er ingen kommentarer til beretningen. 3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af revisor og bestyrelse: Ordet gives til Karsten H. Gravesen og det udsendte regnskab for 2011 gennemgås. Regnskabet findes på bilag 2. Regnskabet 2011 godkendes enstemmigt. 4. Rettidige indkomne forslag fra medlemmer: John oplæser de 4 indkomne forslag. De indkomne forslag findes på bilag 3. Side 1

2 Grundejerforeningen Kirkemarken Forslag 1 - Indhentning af tilbud vedrørende kollektiv udendørs vinduespudsning/-polering: Det vedtages ved afstemning, at bestyrelsen undersøger, om der er nogle vinduespudsere, der kan og vil give et tilbud på vinduespudsning til grundejerforeningens medlemmer prøv eventuelt et firma fra Møldrup og et fra Stoholm. Forespørg om der er mængderabat for antal tilmeldte til ordningen og hvordan der kan tages højde for forskellige antal vinduer? Forslag 2 Sensommerfest i grundejerforeningen: Det vedtages ved afstemning, at der igen i år skal afholdes en sensommerfest/hygge med egen medbragt mad. Formålet er hyggeligt uforpligtende samvær og anledningen kunne måske være indvielse af et legeområde. Den foreslåede dato, 25. august 2012, er en uheldig dag, da der er byfest i Ravnstrup i den periode. Det besluttes, at bestyrelsen finder en dato omkring august-september til afholdelse af sensommerfesten. Forslag 3 Legepladsaktiviteter (fodboldmål, sandkasse, nedgravet trampolin og balancegang/forhindringsbane): Der er en god debat om legeplads og legepladsaktiviteter blandt forsamlingen. Birthe Pedersen ønsker at træde ud af det nedsatte legepladsudvalg. Men hun har samlet en masse godt materiale på legepladsaktiviteter, som hun overdrager til bestyrelsen bestyrelsen siger tak og vil med stor interesse gennemgå materialet. Det vedtages ved afstemning, at det er 4 gode forslag og at bestyrelsen iværksætter etableringen af disse eller noget tilsvarende. Forslag 4 Hjemmeside: Bestyrelsen har fået oprettet en hjemmeside til grundejerforeningen på Det tilkendegives fra forsamlingen, at det er en god idé. Der præsenteres 2 forslag til grundejerforeningens hjemmeside fra henholdsvis Sasikumar Vijayakumar og Niels Madsen, som begge har lavet et rigtig flot stykke arbejde. Der er en god debat om begge hjemmesider, og der lægges fra forsamlingen op til, at bestyrelsen skal arbejde videre med at få udarbejdet en hjemmeside, der i udformning indeholder elementer fra begge forslag, og som fremtræder enkel og overskuelig. Bestyrelsen bad herefter forsamlingen tage stilling til, hvilken af de 2 forslag, der fremover skal danne grundlag for den videre udbygning af Grundejerforeningens hjemmeside og i den sammenhæng således også, hvem der fremover skal være webmaster. Den efterfølgende afstemning blev optalt til: 2 blanke - 6 stemmer til Sasi - 18 stemmer til Niels. Resultatet af afstemningen blev således, at Niels Madsens forslag til hjemmeside skal danne grundlaget for grundejerforeningens hjemmeside, og at Niels fremover skal fungere som webmaster for på frivillig basis. 5. Vedtagelse af budget og fastlæggelse af bidrag og eventuelt indskud: Ordet gives til Karsten og budget 2012 gennemgås. Budgettet findes på bilag 2 Budget 2012 godkendes enstemmigt og kontingentet er forsat 100,- kr. pr. måned pr. husstand. Side 2

3

4 Bilag 1 Bestyrelsesberetning Grundejerforeningen Kirkemarken Kort efter Generalforsamlingen den 7. april 2011 samledes bestyrelsen torsdag den 14. april hos (undertegnede) Paul Erik Pedersen, hvor bestyrelsen konstituerede sig som følger: Formand: Paul Erik Pedersen, Kong Frederiks Vej 23 Næstformand: Ricky Jacobsen, Åen 6 Kasserer: Karsten Gravesen, Kong Frederiks Vej 1F Sekretær: Lone Karlsen, Kirkevej 8C Vejmand: Kristian Møller, Åen 2 1. suppleant: Knud Erik Christensen, Kong Frederiks Vej suppleant: SasiKumar Vijayakumar, Kirkevej 8D Revisor: Lone Nielsen, Kong Frederiks Vej 9 Revisorsuppleant: Jacob Skov Pedesen, Kong Frederiks Vej 13 Indledning: I bestyrelsen har vi afholdt i alt 5 møder henover året. Det var emner og aktiviteter som anlæggelse af stier, opsætning af skilte, belysning, etablering af petanquebane og bålplads, og ikke mindst, hvad vi evt. kunne forvente os af det nedsatte legepladsudvalg bestående af: Thomas, Birthe, Knud Erik og Ricky der denne første aften stod på dagsordenen og blev grundigt drøftet. Vi snakkede også om fjernelse af hybenkrattet i hjørnet ved siden af, hvor petanquebanen skulle anlægges. Det var også her på det første bestyrelsesmøde, at ideen til afholdelse af en sensommerfest blev født. På nogle af de senere møder blev initiativet til oprettelse af en hjemmeside diskuteret samt at nye tilflyttere skulle markeres med en velkomstbuket ledsaget af en folder med grundejerforeningens vedtægter. Ligeledes skulle forældre med nyfødte småfolk ulejliges med en stork, dekoreret med et blåt eller rødt vedhængsbånd. På de allerseneste møder var det atter legepladsen, der stod for skud samt opsætning af sanddepoter og andre praktiske gøremål som gadefejning, der var på dagsordenen. Jeg vil i det følgende kort redegøre for, og uddybe de enkelte aktiviteter lidt mere fyldestgørende. Vi tager stierne først ~ 1 ~

5 Stier: Efter at Boligselskabet Viborg Amt havde indhentet et alternativt og noget dyrere tilbud, kunne beslutningen tages. Birthe, Kirkevej 14, havde for længst besluttet sig, og nu endelig besluttede Boligselskabet sig også for Vestermarkens Maskinstation A/S, som hermed fik entreprisen. Vi kunne derefter give Peder Hellerup grønt lys til at gå i gang med projektet. Det trak ud og det trak ud, men så endelig langt om længe her i marts 2012 skete der noget. Der blev gravet ud og lagt stabilt grus på til begge stier. Hvis alt går vel, skulle der komme asfalt på her i løbet af april. Indstiksvejen Kirkevej 8A-E får ligeledes ved samme lejlighed det med Birthe aftalte slidelag pålagt. Det overflødige jord ved udgravning til stierne er dels placeret ved siden af petanquebanen og dels på fællesområdet øst for Kong Frederiks Vej 23. Den sorte muld ved petanquebanen skal nu gennemrives, så der kan sås græs. Man må gerne uopfordret give mulden en omgang med en rive, hvis nogen skulle have energi og lyst. Ved den ene stis start for enden af Prins Henriks Vej, bliver der til venstre overfor Kong Frederiks Vej 1A anlagt et mindre område med pyntesten, så man der undgår besværlig græsslåning. Skiltning: Skilte vedr. nedsat hastighed (30 km./t) med legende børn, blev en realitet. Lone fik fremstillet nogle særdeles flotte A3 laminerede skilte, som blev monteret på nogle tilsvarende aluminiums plader, som Ricky fremskaffede u/b. Kristian charmerede sig ind hos en ansat i Materialegården i Viborg og fik beslag u/b til pladerne, så de kunne opsættes reglementeret. Niels og Knud Erik gav en hånd med, da skiltene skulle monteres på aluminiumspladerne og tak for det. Skiltene er nu sat op på Prins Henriks Vej, Kong Frederiks Vej og Kirkevej. Vi håber og henstiller til, at bilister på vejen vil respektere disse. Det ene skilt på Prins Henriks Vej bliver dog snarest flyttet lidt længere ind på vejen Niels har givet os nogle bolte, der kan anvendes sammen med beslaget på den lidt tykkere lygtepæl. Birthe kontaktede Materialegården i Viborg, der sørgede for, at der på Kirkevej blev placeret et nummer henvisningsskilt til indstiksvejen nr. 8A-E. Tak for det, Birthe. Og vedr. skiltning med husnummerhenvisning til Kong Frederiks Vej for enden af Prins Henriks Vej i T- krydset, kontaktede bestyrelsen Materialegården i Viborg, der dels fabrikerede og dels monterede skiltet som aftalt. ~ 2 ~

6 Belysning: I juni blev Teknik & Miljø kontaktet, og bedt om at opstille et parkarmatur for enden af Kong Frederiks Vej udfor nr. 1E. Det er bl.a. et stort problem for hjemmeplejen, der i aften- og nattetimerne færdes i området, og især er den del af vejen meget mørklagt. Vi fik retursvar fra Thorkild Vestergaard, Teknik & Miljø, at der ville blive kigget på sagen sidst i juli, starten af august Da vi snart kan fejre 1-års jubilæum og stadig ikke har hørt fra dem, bliver de meget snart rykket for svar - Det vil være rart med lidt mere lys i denne ende af vejen inden efteråret sætter ind. Petanquebane m.m. Efter lange og seje drøftelser i bestyrelsen, blev vi enige om, hvor og hvordan en petanquebane skulle fremføres. Vi indgik en aftale med Rene, Åen 4 om at være os behjælpelige med projektet i en weekend. Samtidig havde Niels og Knud Erik sørget for, at vi kunne få nogle gamle herregårds sten foræret. Stenene kom - med stor tak til disse 2 herrer, og Renes velvillige hjælp til afhentning af stenene - til at danne en solid flisekant omkring den nu 3 x 12 meter anlagte bane samt et ca. 3 x 3 meter flisebelagt areal for øst-enden af banen. Senere på året donerede Kristian, Åen 2 yderligere nogle aflagte sten, som skal anvendes på den vestlige side af banen, hvor et tilsvarende flisebelagt areal på ca. 3 x 3 meter forventes anlagt i dette forår. Da Rene nu var i gang med at grave ud til banen, lægge et stabilt underlag samt det nødvendige stenmels lag, fjernede han samtidig, det ved siden af vildt voksende hybenkrat. Det blev et flot resultat. Indvielsen af banen blev en succes. Herom senere. Velkommen: Vi bød velkommen med en buket til 2 nye beboere i grundejerforeningen. Først Marianne og siden Ester Salskov i samme beboelse. Vi bød også velkommen til en lille ny beboer på Kirkevej 8D, hvor storken gjorde sin entre i indkørslen hos de nybagte forældre, Jana og Sassi. Det blev nemlig på bestyrelsesmødet i september besluttet, at nye tilflyttere får en buket blomster til kr. 75,00 (noget Tove, Åen 2 tager sig kærligt af og tak for det Tove) og et velkomstbrev med information om grundejerforeningens faciliteter, bestyrelse samt vedtægter og kontingent. I samme åndedrag vedtog bestyrelsen at familieforøgelser ønskes velkommen med placering af en stork bærende en dukke med rødt eller blåt bånd ved indkørslen til de nybagte forældre. ~ 3 ~

7 Hjemmeside: Bestyrelsen har registreret en hjemmeside med adressen Sidens primære mål er dels at informere medlemmerne om, hvad bestyrelsen arbejder med, dels kundgøre tidspunkter for aktiviteter samt vedligeholde et mindre fotogalleri med billeder fra afholdte arrangementer/aktiviteter. Vedtægter samt referater fra generalforsamling og bestyrelsesmøder er også naturlige elementer, som vil være at finde på hjemmesiden. Vi skal senere her i aften under punktet indkomne forslag, tage stilling til rettigheder omkring billeder, der vises/uploades i galleriet. Desuden skal vi ha en snak om, hvilken form og hvilket indhold vores hjemmeside skal rumme og vise offentligheden. Sensommerfesten: Den 13. aug. afholdtes den planlagte sensommerfest, hvor den ny petanquebane kunne indvies og tages i brug. Også de hjemkøbte 4 sæt bænke/borde, som Henrik på Kong Frederiks Vej 11, var så sød at give en hånd med til at samle, blev taget i brug ved den samme lejlighed. Der blev serveret pandekage til den store guldmedalje og spillet petanque af stort set alle tilstedeværende. Pandekagerne blev tilberedt på den af Niels, Kong Frederiks Vej 19, flotte håndlavede trebenede mobile grill, som der fik sin store debut. Mange tak for et stykke veludført håndarbejde, Niels. Efterår/vinter 2011/12: I vinterhalvåret blev vore bænke/borde samt grillen opmagasineret i Jette Myrups garage. Det var rigtig dejlig, Jette, at du indvilgede i det, og vi håber at du syntes om og nød vores lille december juledekoration. Og måske kan vi også lave en aftale for næste sæson? Forhåbentligt. Vinteren var denne gang forholdsvis mild, og det skæppede selvfølgelig positivt i pengebeholdningen, men, som alle ved, skal vi også kigge fremad og meget gerne ad åre akkumulere en god kassebeholdning til senere vedligeholdelse af vejene og stierne, når der engang i fremtiden skal ny tæppebelægning på. Fremover skal stierne også vedligeholdes, sne fjernes om nødvendig, og sand strøs, hvis det bliver isglat. Forår/sommer 2012: Fejedag: Lones fine invitation til vores fejedag lørdag den 24. marts var og blev en rigtig god succes. Vejret var med os. Mange var fremmødt med skovle, koste og trillebør. Bent Madsen og Kristian Møller havde sørget for, at foreningen igen i år kunne låne en fejemaskine, og med Kristian bag rattet og de mange fremmødte ildsjæle, blev vore veje fejet til alles store tilfredshed. Åen og dele af Kong Frederiks Vej var dog forinden blevet fejet, men resten af vejene var i år særlig trængte efter al jordkørslen if. med etablering af stierne. ~ 4 ~

8 Der blev også tid til at skylle gadestøvet ned (for det støvede) med indkøbt øl/vand samt en ramme ØL doneret af Bent Madsen. Tak for det, Bent. Senere afsluttede det hårdt arbejdende folk ved petanquebanen, hvor der blev grillet pølser på den trebenede mobile grill. Karsten og undertegnede havde været på indkøb, og umiddelbart efter Lones indkøbsseddel, disponeret, så alle blev tilgodeset. Nett, i nr. 19 på Kong Frederiks Vej, havde bagt fantastiske dejlige fyldige chokolade kager, til alles store appetitlige tilfredshed. Tusind, tusind tak for det kære Nett. Lad blot det være noget tilbagevendende! Og rigtig stor tak til alle fremmødte, som var med til at præge fejedagen og der sætte humør og kulør på arbejdsindsatsen. Græsslåning: Igen i år Iht. aftale med Boligselskabet Viborg Amt, vil græsslåning, som i foregående sæson, ske ved hjælp af Niels indsats til samme aftalte pris. Legeplads: Der skete ikke de store tiltag omkring etablering af en legeplads i Det blev mest ved snakken, og vores nedsatte legepladsudvalg fremkom desværre ikke med nogle egentlige tiltag, men vi håber og forventer i bestyrelsen at kunne sætte meget mere fokus på dette område i Vi har derfor som det også fremgår af budgettet, budgetteret med forskellige legepladsudstyr til etablering af legepladsområdet. Afslutning: Afslutningsvis vil jeg blot sige, at vi atter ser frem til en ny sæson med alt, hvad det måtte indebære af græsslåning, tiltag og igangsætning af nye aktiviteter på fællesarealerne samt andre spændende opgaver og udfordringer. Derfor vil jeg gerne som formand for Grundejerforeningen afslutte bestyrelses-beretningen med at sige tusind tak til alle i bestyrelsen for indsatsen, det fine engagement og et utroligt flot og godt samarbejde. Tak til Kristian, Ricky, Lone og Karsten, der alle efter tur har givet husly og varme samt lidt til ganen og maven ved vore bestyrelsesmøder. Jeg håber på og forventer, at der også fremover kan fortsættes i samme gode ånd. Og til allersidst en stor tak til Nett, som har gjort lidt hjemmebag her til i aften. På bestyrelsens vegne - tak alle sammen. TAK. ~ 5 ~

9 Bilag 2 Regnskab for Grundejerforeningen Kirkemarken Driftsregnskab for perioden Konto Note Sidste år Faktisk Budget 12 INDTÆGTER 110 Kontingenter Øvrige indtægter INDTÆGTER I ALT UDGIFTER 310 Snerydning Græsslåning Grønne områder og aktiviteter Fælles veje og stier Lovpligtig forsikring Administration, porto og gebyr Generalforsamling Øvrige udgifter Afskrivninger UDGIFTER I ALT RESULTAT Status pr Konto Note Sidste år Faktisk AKTIVER 610 Kasse grundejerforening (+/-) Pengeinstitut (+/-) Tilgode kontingenter (+/-) Anlægs aktiver (+/-) AKTIVER I ALT PASSIVER 810 Egenkapital primo Overført driftsresultat Skyldige omkostninger (-/+) Optaget lån (+/-) Hensættelser PASSIVER I ALT Forklaring til noter budget Noter 1 27 beboelser á kr. 1200,- 3 Etablering af områder med fodboldmål, trambolin, sandkasse, forhindringsbane 4 Skilte, etablering af sanddepoter, fejedag 6 Opbygning og drift af hjemmeside, velkomstgaver, sommerfest mm.

10

11 Bilag 3 Grundejerforeningen Kirkemarken Ravnstrup Indkomne forslag til behandling på ordinær generalforsamling torsdag den 12. april 2012 kl Fra Henrik, Kong Frederiks Vej 1 D, er der foreslået indhentelse af tilbud vedr. kollektiv udendørs vinduespudsning/-polering. 2. Fra Karsten, Kong Frederiks Vej 1 F, er der igen i år foreslået socialt samvær if. med afholdelse af en sensommerfest i august (evt. lørdag den 25. aug. 2012) på fællesarealerne ved petanquebanen. 3. Bestyrelsen forslår etablering af følgende legepladsaktiviteter i år, som også vil fremgå af budgettet for 2012: - Fodboldmål med net - Sandkasse med låg - Trampolin (nedgravet udgave) - Balancegang/forhindringsbane af eksempelvis telefonpæle eller lignende 4. Bestyrelsen har arbejdet med etablering af en ny hjemmeside og kan i den forbindelse fremlægge 2 forslag fra hhv. Sasi Kumar og Niels Madsen, som begge har lavet et flot stykke frivilligt arbejde. Vi ønsker modellerne debatteret på generalforsamlingen, for at få en afklaring på, hvordan vi bedst kommer videre med hensyn til design og indhold, og hvor meget, der skal være eller ikke være tilgængelig for offentligheden. Du kan allerede nu danne dig et lille forhånds indtryk ved at kigge på hjemmesiderne: Med venlig hilsen Grundejerforeningen Kirkemarken Ravnstrup Bestyrelsen PS: Ses i forsamlingshuset på torsdag.