Indhold. Godkendelse af referater. Bestyrelsesmøde Referat. kl KL. Sted: Bestyrelse:

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Møde/referat nr.: Sted: 8, 2014 fredag d. 10. oktober kl KL Bestyrelse: Søren Gais Kjeldsen SGK Iben Koch IK Jørgen Jensen JJ Kirsten Gyalokay KG Afbud Christian Roslev CR Trine Holmberg TH Thomas Barfoed TB Afbud I øvrigt deltager: Ane Marie Clausen AMC Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referater... 1 Pkt. 2 Referencebestyrelsesposter ift. KTCs faggrupper og opgaven som referencebestyrelsesmedlem Pkt. 3 Strategimøde for KTCs bestyrelse 9. januar Pkt. 4 Drøftelse af KTCs kredsarbejde og kredsformandsrollen... 3 Pkt. 5 Optag af regionsansatte som medlemmer af KTC... 3 Pkt. 7 Mødekalender Pkt. 6 Evaluering af KTCs årsmøde 2014 og drøftelse af temaer til årsmøde Pkt. 7 KTCs faglige arbejde og møder med styrelserne... 5 Pkt. 8 Eventuelt... 5 Pkt. 1 Godkendelse af referater Bilag 1 og 2: referater fra 17. september og 19. september. Godkendelse af referater fra bestyrelsesmødet 17. september og konstituerende bestyrelsesmøde 19. september. Indstilles til godkendelse. Referaterne blev godkendt.

2 2 Pkt. 2 Referencebestyrelsesposter ift. KTCs faggrupper og opgaven som referencebestyrelsesmedlem. Bilag 3. Oversigt over referencebestyrelsesposter, okt KTCs faglige indflydelsesarbejde er organiseret i en række faggrupper, som afgiver høringssvar til KL og bidrager til KTCs dagsordenssættende arbejde. Hver faggruppe har et bestyrelsesmedlem i KTCs bestyrelse, et såkaldt referencebestyrelsesmedlem, som skal have særlig opmærksomhed på det pågældende fagområde og være faggruppens indgang til KTCs bestyrelse. Opgaverne er fordelt i KTCs bestyrelse efter drøftelse på det konstituerende bestyrelsesmøde 19. september. Erfaringerne med referencebestyrelsesopgaven drøftes med udgangspunkt i pkt. 3 og 4 i Håndbog for godt faggruppearbejde, som der findes nederst på siden her: Referencebestyrelsesmedlemmer har endvidere opgaven på skift at skrive leder til Teknik & Miljø, når deres fagområde er tema i Teknik & Miljø. I samme måned skal bestyrelsesmedlemmet give feed-back til redaktøren af Teknik & Miljø om bladets indhold, tema og aktualitet. Referencebestyrelsesopgaven drøftes og alle opfordres til tage et møde med evt. nye faggruppeformænd for at drøfte samarbejdet og blive opdateret på faggruppens område. Program og indhold i faggruppekonferencen jan. 15 drøftes. Fordelingen af referencebestyrelsesposter blev godkendt. Der er stor fokus i bestyrelsen på KTCs faglige arbejde og dialogen imellem faggruppeformænd og referencebestyrelsesmedlemmer prioriteres højt. Det forventes, at referencebestyrelsesmedlemmer har haft dialog med sin(e) faggruppeformænd inden TKUmøder og kan fremføre faggruppens synspunkter i TKU. Faggruppekonferencen 2015 skal knytte an til det politiske landskab, og lægge sig op ad de tidligere faggruppekonferencer med deltagelse af politikere. Det er vigtigt med god tid til dialog om det faglige indflydelsesarbejde internt i foreningen, og derfor skal der ikke bruges tid på eksterne besøg ifm. faggruppekonferencen. Pkt. 3 Strategimøde for KTCs bestyrelse 9. januar 2015 Det længe planlagte strategimøde for KTCs bestyrelse er nu fastlagt til fredag d. 9. januar Strategidagen gennemføres i Nordjylland fra kl til Der er truffet aftale med direktør/teamchef Jan Kjeldsmark, Mercuri Urval, om at være proceskonsulent på strategidagen, og formålet er at forankre ejerskabet for KTCs handlingsplan og konkretisere handlinger på de udvalgte fokusområder. Det er planen, at den opdaterede handlingsplan skal præsenteres for alle KTCs faggrupper på Faggruppekonferencen januar. Derfor foreslås at faggruppeformændene inviteres til en præsentation af handlingsplanen og dialog om prioriterede områder for at sikre fælles ejerskab til handlingsplanen som afslutning på strategikonferencen. Faggruppeformændene inviteres f.eks. til kl og deltager i den afsluttende middag sammen med bestyrelsen. Strategidagen drøftes og deltagerkredsen fastlægges. Bestyrelsen ønsker at involvere kredsformænd i strategidrøftelsen for at styrke relationerne til det vigtige bagland i foreningen. Faggruppeformænd inviteres til dialog om prioriteringerne og til at deltage i den afsluttende middag.

3 3 Strategidagen forberedes af Jan Kjeldsmark og AMC med fokus på KTCs indflydelsesarbejde. Der arrangeres et fællesmøde for faggruppeformænd i relation til strategidagen, så det giver mening at få faggruppeformænd til at komme til Nordjylland til møde med KTCs bestyrelse en fredag eftermiddag. Pkt. 4 Drøftelse af KTCs kredsarbejde og kredsformandsrollen Bilag 4: Link til Håndbog for godt kredsarbejde på siden her: Bilag 5: Resume af møde mellem kredsformænd og KTCs bestyrelse, 10. april 2014 KTCs kredse er rygraden i foreningens struktur og udgør baglandet for medlemmerne, har valggrundlaget til KTCs bestyrelse og udpeger faggruppemedlemmer. Kredsen danner netværk og arrangerer regionale møder, m.v., som har relevans for medlemmerne i kredsen. Der lægges et stort arbejde i kredsene, og kredsformanden er omdrejningspunktet for dette arbejde. KTCs bestyrelse mødes min. 1 gang årligt med kredsrepræsentanter, men det er en udfordring at synliggøre og påskønne især kredsformændenes store arbejde. Kredsarbejdet drøftes med særlig henblik på kredsformandens arbejde og påskønnelse. Kredsene er rygraden i KTCs foreningsarbejde, men det er vanskeligt at skabe nok kommunikation om betydningen af dette arbejde og sikre tilstrækkeligt tætte bånd til KTCs bestyrelse. Kredsformænd inviteres til strategidagen 9. januar 2015 for at styrke samspillet imellem bestyrelse og kredse og inddrage kredse/bagland i KTCs strategiske arbejde. Kredsene inviteres ikke til faggruppekonferencen i 2015, da programmet er for presset til at arrangere møde med kredsene ved en lejlighed, hvor fokus skal være på faggruppernes arbejde. Det overvejes, om der kan gennemføres et møde mere med kredsformænd i sommeren 2015 i lighed med det afholdte møde i april Pkt. 5 Optag af regionsansatte som medlemmer af KTC Bilag 6: Link til KTCs vedtægter: KTC Hovedstaden ønsker at optage Kristian Johnsen, vicedirektør for Regional Udvikling i Region Hovedstaden, i KTC-Kredsen, da det tætte samarbejde mellem KTC-kredsen og Regional Udvikling ønskes styrket ved et medlemskab. Det er et principielt spørgsmål, da ønsket er i modstrid med KTCs navn, formål og vedtægtens bestemmelser om medlemskreds. Man kan dog overveje, om en regionsansat kan optages under vedtægtens bestemmelse i 3, stk. 1, g, som lyder: Bestyrelsen kan i særlige tilfælde optage personer med særlig sagkundskab eller ledende rolle indenfor foreningens formål som medlem. Under denne paragraf har KTC i dag to medlemmer, Sekretariatschef for DMP Birgitte Pahl og Chef for Christiansø Orla Johannsen. Det skal endvidere drøftes, om en kreds kan optage egne kredsmedlemmer, eller om sådanne medlemmer også skal være medlem af KTC på landsplan. Sagen drøftes mhp. en beslutning om adgang til medlemskab. Der er så stor forskel i interessevaretagelsen for kommuner og regioner, at det ikke skønnes at være muligt at have regionsansatte medlemmer i KTC, som potentielt kan vælges til KTCs bestyrelse og andre tillidsposter i foreningen. Kredsene opfordres til at invitere regionale chefer og andre relevante personer som faste gæster til kredsmøder, mv.

4 4 Pkt. 7 Mødekalender 2015 Bilag 7: Revideret udkast til mødekalender 2015 KTCs bestyrelse drøftede mødekalenderen for 2015 på sit første møde og den er revideret. De faste møder tilrettelægges efter TKU-møderne i KL (Teknikerkontaktudvalget), og varer fra kl. 13 til kl. 16. Udkast til TKU-mødekalender er indarbejdet i forslaget til KTC-mødekalenderen. KTCs bestyrelse har en fast reservation til et video-formøde dagen forud for TKU-mødet. Disse videomøder afholdes kun, hvis det skønnes nødvendigt. Desuden indeholder kalenderen oversigt over andre møder og konferencer, der har stor relevans for KTCs bestyrelse, samt oversigt over internationale møder, som bestyrelsen deltager i på skift. Bestyrelsens medlemmer fordeler de internationale møder imellem sig. Mødekalenderen drøftes mhp. endelig vedtagelse. Internationale opgaver fordeles. Mødekalenderen godkendt. De fastlagte videomøder slettes. I stedet mødes de bestyrelsesmedlemmer, der har mulighed for dette, i KL kl forud for TKU-møderne for at udveksle informationer. De internationale møder fordeles som markeret, dog på nær de møder, hvor datoerne i 2015 ikke kendes. Pkt. 6 Evaluering af KTCs årsmøde 2014 og drøftelse af temaer til årsmøde 2015 Bilag x: Evalueringsrapport. (Præsenteres digitalt på mødet 1= meget tilfreds, 5= meget utilfreds) KTCs bestyrelse evaluerede årsmødet umiddelbart efter afslutning af årsmødet. Bestyrelsens vurdering at det var et vellykket årsmøde i en anderledes form, som man havde besluttet for i år. 50 deltagere har medvirket i evalueringen. Deltagernes evaluering bekræfter bestyrelsens vurdering. Der er langt overvejende tilfredshed med den procesorienterede tilgang til årsmødet, skønt man følte formen strammede noget til sidst, hvor der skulle konkretiseres handlinger. Evalueringsrapporten præsenteres på mødet. Årsmødet 2015 flyttes eller ej? Det blev drøftet på generalforsamlingen at flytte KTCs årsmøde til uge 43 for at komme fri af budgetperioden og flere har kommenteret, at det er en god ide. Der er praktisk mulighed for at flytte årsmødet ift. Køge kommune og Hotel Hvide Hus. Evalueringen drøftes og der træffes beslutning om årsmødet 2015 Der er stor tilfredshed med årsmødet 2014, og med at have valgt en eksperimentel form denne gang. Medlemmerne kvitterer positivt for eksperimentet, den udvidede netværksadgang, eksemplerne på markedspladsen, den tekniske afvikling og konferencestedet. Årsmødet 2015 flyttes til d. 23. og 24. oktober, hvor alle kommuner er færdig med den krævende budgetfase. Der er enighed om, at årsmødet 2015 skal have en form, hvor det imødekommer ønskerne om mere inspiration, debat og vingesus rent fagligt uden at gå på kompromis med netværkselementernes vigtighed.

5 5 Der blev drøftet flere temaer, som sekretariatet skal arbejde videre med mhp. at fastlægge årsmødetemaet lige omkring jul/nytår. Pkt. 7 KTCs faglige arbejde og møder med styrelserne KTC har de senere år arbejdet målrettet efter at få en strategisk dialog med direktionen i relevante styrelser Naturstyrelsen, Miljøstyrelsen, Energistyrelsen, Vejdirektoratet og disse møder giver stor værdi for foreningen, fordi den direkte dialog åbner mulighed for at få direkte indflydelse. Møderne afholdes i tæt koordination med KL og er ikke en konkurrent til KLs politiske arbejde, men en styrkelse af de kommunaltekniske interesser overfor staten. Deltagerkredsen er KTCs formand / næstformand, samt de relevante referencebestyrelsesmedlemmer, samt evt. KTCs faggruppeformænd. Mødernes formål og indhold drøftes. De regelmæssige møder med styrelserne prioriteres højt. Det skal overvejes, om der er behov for at etablere dialog med Trafikstyrelsen. Christian Roslev skal som nyt referencebestyrelsesmedlem med til mødet med Energistyrelsen. Pkt. 8 Eventuelt SGK orienterer fra IFME-mødet i Holland. SGK har bl.a. drøftet et interview med Pieter Wiekeraad, Hollands iifme-repræsentant, som også et teknisk direktøri Groningen, hvor man har mange erfaringer med indvinding af skifergas og fracking. Naturstyrelsen har iværksat en faglig udredning af fracking, som kommer i foråret Det er derfor relevant at bringe de hollandske erfaringer i løbet af vinteren. SGK og JJ orienterer fra NKS- og KIMO-møde i Holstebro som er gennemført i weekenden. Der var stor tilfredshed med NKS-mødet i tilknytning til den vellykkede KIMO-konference. Det forventes at medføre mere interesse for KIMO fra især Norge. NKS-arbejdet blev drøftet sammen med en orientering om formålet med de nordiske møder. Behov for at åbne dialog med Beredskabscheferne. Der eksisterer ingen dialog mellem KTC og Foreningen af Kommunale Beredskabschefer og tiden er måske nu til at åbne en sådan dialog, hvor reformen af beredskabet er på dagsordenen. Der er enighed om, at det vil være hensigtsmæssigt at få en dialog med Beredskabscheferne, men det afklares først, om der er en dialog mellem Beredskabscheferne og Kom-DIR. Hvilke konsekvenser vil det få for styríngen af beredskabet, hvis de nye beredskaber skal etableres som 60-selskaber? Ref. AMC