Indhold. Godkendelse af referater. Bestyrelsesmøde Referat. Møde/referat nr.: Møde 1, fredag d. 6. februar 2015 kl Sted: Bestyrelse:

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Møde/referat nr.: Møde 1, fredag d. 6. februar 2015 kl Sted: KL Bestyrelse: Søren Gais Kjeldsen SGK Iben Koch IK Jørgen Jensen JJ Christian Roslev CR Flemming Kortsen FK Afbud Trine Holmberg TH Afbud Thomas Barfoed TB I øvrigt deltager: Ane Marie Clausen AMC Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referater... 1 Pkt. 2 KTCs holdninger til revision af vandsektorloven og planloven... 2 Pkt. 3 KTCs handlingsplan Pkt. 4 KTCs kommunikation. Præsentation af tilbud fra Hegelund & Mose Pkt. 5 Interessentanalyse for KTC... 4 Pkt. 6 Planlægning af årsmøde Pkt. 7 Faggruppeformand til faggruppen klima, energi og ressourcer... 4 Pkt. 8 Udpegede i Råd, Nævn og Udvalg... 5 Pkt. 9 Faggruppekonferencen januar Pkt. 10 KTC-studietur Pkt. 11 Portalprojektet, status... 5 Pkt. 12 Mødekalender Pkt. 13 Eventuelt... 6 Pkt. 1 Godkendelse af referater Bilag 1: Referat fra 11. december. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 11. december. Indstilles til godkendelse.

2 2 Godkendt som indstillet. Pkt. 2 KTCs holdninger til revision af vandsektorloven og planloven KTC har arbejdet aktivt med at påvirke revisionen af vandsektorloven og processen omkring planloven. Det skal drøftes, hvilken strategi KTC skal anvende i den aktuelle situation. KTCs indsats for at synliggøre foreningens synspunkter drøftes mhp. fastlæggelse af plan. Pkt. 3 KTCs handlingsplan 2015 Bilag 2: Referat fra strategidagen. Bilag 3: udkast til revideret handlingsplan. KTCs bestyrelse gennemførte en strategidag fredag d. 9. januar med deltagelse af formænd fra nogle af kredsene. Målet med strategidagen var at gøre status og gennemdrøfte den handlingsplan for , som blev vedtaget for et år siden. Der blev sat særlig fokus på indsatsområderne kommunikation og samle branchen. Forslag til indsats på disse områder fremgår af den nye handlingsplan. Handlingsplanen er præsenteret på faggruppekonferencen 2015 og kommunikeres efter bestyrelsens endelige godkendelse ud til medlemskredsen. Beslutningerne omkring åbenhed og samarbejde kommunikeres til eksterne samarbejdspartnere. Der gives en direkte tilbagemelding til FRI/Orbicon om beslutningen om, ikke at ændre KTCs medlemskreds, og hermed ikke give adgang til virksomhedsmedlemskaber af KTC. Revideret handlingsplan 2015 drøftes mhp. godkendelse. Drøftelse og beslutning: Handlingsplanen godkendes med de foreslåede ændringer og initiativer. Der er tilfredshed med de klare nye initiativer for at styrke KTC på de indre linjer som KTC har trængt til meget længe. Der var tilslutning fra faggruppeformændene til planen omat træne en mere offensiv presseindsats. Handlingsplanen sendes til kredsformænd mhp. kommentarer og følges op af et brev fra KTCs formand til kredsene med opfordring om at tage fat på de nye initiativer til medlemspleje. Der iværksættes en offensiv kommunikation om foreningens forstærkede fokus på de indre linjer, opfordringer til potentielle medlemmer, invitation til nye (direktører) om at deltage i (direktør)netværk, mv. som søges fremmet mest muligt i kredsene. Sekretariatet laver et udkast til en beskrivelse af formålet med et direktørnetværk, som tiltænkes en særlig rolle ift. koordination mellem kommuner/kkr-komdir. Der lægges også vægt på en styrket intern kommunikation til og fra faggrupperne med særlig fokus på at styrke kommunikationen med baglandet i alle kommuner, så kendskabet til KTCs faggruppearbejde bredes ud.

3 3 Pkt. 4 KTCs kommunikation. Præsentation af tilbud fra Hegelund & Mose. Susanne Hegelund deltog i dette punkt. Styrkelse af KTCs kommunikation er højt prioriteret i KTCs handlingsplan 15 og der er afsat midler i budgettet til at styrke den journalistiske indsats. Det er ikke en indsats, der kommer af sig selv. Fordi kommunikation baseres på de centrale værdier, budskaber og personer i foreningen er det nødvendigt at arbejde aktivt med kommunikationsindsatsen. Sekretariatet har indhentet et tilbud på kommunikationsudvikling fra Hegelund & Mose, som bl.a. medvirkede på faggruppekonferencen i 2014 med et oplæg om lobbyisme og som pt. er et af de stærkeste kommunikationsbureauer på faglig indflydelse og lobbyisme. Susanne Hegelund vil præsentere oplægget mhp. drøftelse af den videre indsats. Kommunikationen drøftes mhp. beslutning om indsatsen i Debat og beslutning: Susanne Hegelund opfordrede KTC til at finde ud af, hvad man vil med det fremsatte ønske om styrket kommunikation og synlighed: - vil KTC agere offensivt, så må man være kendt af nyhedsredaktionerne, klar til at stille op og "gå i cirkel", som nyheder produceres i f.eks. DR. Man må være til rådighed, når sagen er varm på nyhedsfronten. SH fremhævede den store forskel på mediernes og embedsmænds tænkning, som gør mediearbejdet til en udfordring i en forening som KTC. -Hvad vil KTC opnå? Er det den almindelige dansker, de faglige interessefæller, politikerne, eller nogle helt andre, der er KTCs prioriterede målgruppe? - Danskerne som målgruppe. Behovet for faglige specialister, der kan oversætte teknik til hverdagsnyheder, som interesserer danskerne, er stort. Ex. Naturformidleren i P1, som fanger gennem sin nørdede begejstring. Her kunne KTC stille med paralleller på andre emnefelter. - Er det politikerne, så er Twitter et must. Det er mediet for politikere og journalister. - KTC skriver af fagfolk til fagfolk, f.eks. I det glimrende blad T&M, men artikler herfra skal journalistisk bearbejdes for at kunne sælges som nyheder. - hvor tit vil KTC i pressen? (Årlige mål). - handler det om at definere KTC som BRAND? (der er plads i øjeblikket, fordi IDA er fuldstændigt fraværende). - vil KTC skabe kommunalt goodwill ved at lave positive nørde-nyheder til danskerne? SH tilbød flg. proces forløb: Trin1. Hvad er grundfortællingen om KTC? Hvad skal det efterladte indtryk af KTC være? Definere mål og lave et årshjul m. KTCs presseindsats. (Bestyrelsen) Trin2. WORK SHOP m. alle Faggruppeformænd og bestyrelsen, som skal definere de temahistorier, bestyrelsen ønsker at fremme. Der var enighed om behovet for afklaring af KTCs mål med øget synlighed og det skal fastlægges i en opdateret kommunikationsstrategi, som kan bære foreningens mål de næste år frem.

4 4 AMC finder forslag til datoer for et procesforløb inden årsmødet: 3 timer i bestyrelsen til at drøfte KTCs kommunikationsstrategi og fastlægge mål + en lang eftermiddag m. Faggruppeformændene. Indholdet i programmet drøftes videre med Susanne Hegelund. Pkt. 5 Interessentanalyse for KTC Bilag 6 A og 6 B: Oversigt over inviterede eksterne gæster til KTCs årsmøde 2015 KTC har relationer og interesser til mange Styrelser, Interesseorganisationer, foreninger og vidensinstitutioner, foruden relation til mange private (rådgiver)-virksomheder, der er mere eller mindre trofaste kunder og sparringspartnere hos KTC. Der gennemføres en interessentanalyse, hvor KTCs interesser vurderes og vægtes som led i afklaring af foreningens ønske om at samle branchen. Interessentanalysen gennemføres og danner grundlag for prioritering af KTCs videre dialog med eksterne interessenter. Bestyrelsen prioriterede på baggrund af invitationslister til KTCs årsmøde, hvilke organisationer og virksomheder, der har størst relevans for KTC. Udover KL og Styrelserne er det de store interesseorganisationer, der har højest prioritet. Virksomheder inddrages i løbende udvikling af aktiviteter og prioriteres efter forretningshensyn. Faggrupperne og alle andre KTC-aktive opfordres til at inddrage faglige eksperter fra virksomheder, vidensinstitutioner og interesseorganisationer i videst mulig omfang for at styrke videndeling og dialog internt i branchen. Pkt. 6 Planlægning af årsmøde 2015 Bilag 7: Årsmødeoplæg. Bestyrelsen bakkede på strategimødet op om, at KLIMA (med særlig fokus på samspillet imellem kommuner og selskaber) skal være tema for KTCs årsmøde Arbejdstitel: Klimaet angår os alle klimasikring, roller og muligheder. Klima-temaet drøftes mhp. nedsættelse af et årsmødeudvalg og inddragelse af eksterne interessenter i forberedelsen. Interessentanalysen indgår i overvejelsen. Der nedsættes et årsmødeudvalg i samarbejde med de respektive formænd for KLIMA og NOVunderfaggruppen Klimasikring, samt THB og CR fra bestyrelsen + andre relevante parter. KTCs faste dialogpartnere i virksomheder og organisationer inviteres til brainstorm om årsmødetemaet. Pkt. 7 Faggruppeformand til faggruppen klima, energi og ressourcer KTCs faggruppe for Klima, energi og ressourcer har været uden formand siden efteråret og KTC skal finde en løsning snarest. Opgaven drøftes.

5 5 Søren Krøjgaard har sagt ja til opgaven og bekræftes som ny formand for faggruppen. Der er allerede taget initiativer til at få faggruppen reorganiseret og i gang med arbejdsopgaverne, som stå i kø. Pkt. 8 Udpegede i Råd, Nævn og Udvalg Bilag 8: Udpegede i råd, nævn og udvalg KTC bidrager til udpegningen af en række personer til forskellige råd, nævn og udvalg. Listen er opdateret men en række spørgsmål, som er markeret med rødt. Listen revideres. Vedtaget som indstillet. Der er indsamlet diverse ændringer. Pkt. 9 Faggruppekonferencen januar 2015 Bestyrelsens evaluering af faggruppekonferencen, som havde temaet Grøn omstilling. Arrangementet bestod af flg. elementer: a. Torsdag formiddag. Møde med KTCs bestyrelse og faggruppeformænd. b. Torsdag eftermiddag aften. Konference med tema Grøn omstilling. c. Fredag formiddag. Individuelle faggruppemøder m. deltagelse af referencebestyrelsesmedlemmer. d. Fredag eftermiddag. Møde mellem KTCs bestyrelse og faggruppeformænd. Konferencens forløb og formål drøftes mhp. beslutninger om næste års faggruppekonference. Der var stor tilfredshed med den gennemførte faggruppekonference og faggruppernes engagement i arbejdet. Næste år afsættes et lidt længere formøde med faggruppeformænd torsdag formiddag og kredsformænd inviteres med for at styrke kendskabet til faggruppearbejde ti kredsene. Deltagerevaluering eftersendes. Pkt. 10 KTC-studietur 2015 Bilag x: Link til Program for studieturen til Milano: KTCs studietur 2015 går til Milano med det primære formål at besøge EXPO-udstillingen, som afvikles i maj til oktober Studieturens pris bliver denne gang 6644,- excl. flyrejse, fordi hotelpriserne i Milano er hævet betragteligt i EXPO-perioden. Studieturens program og pris tages til efterretning. Vedtaget som indstillet. Pkt. 11 Portalprojektet, status Udviklingen af det nye ktc.dk skrider planmæssigt fremad. Der er dog opstået en mindre forsinkelse ift. integrationen imellem WEB- og CRM-administrationssystemerne. Den tekniske opbygning og designet af brugerfladen nærmer sig testfasen, som vil forløbe over godt en måneds tid. Derefter skal testændringerne implementeres, inden Portalen kan meldes klar til lancering.

6 6 Tidsplanen følges foreløbigt uden væsentlige forsinkelser, så den nye Portal ventes klar omkring udgangen af 1. kvartal. Orienteringen tages til efterretning. Vedtaget som indstillet. Pkt. 12 Mødekalender 2015 Bilag 14: Godkendt mødekalender 2015 m. forslag til KOMMUNIKATION Mødekalenderen for Der er udarbejdet et forslag som inkluderer arbejdsmøder om kommunikation og dialogmøder med eksterne interessenter. Mødekalenderen drøftes mhp. fastlæggelse af nye aftaler. Den medsendte mødeplan revideres m. nye forslag til kommunikation og et ændret møde i stedet for 10. april, hvor TKU-mødet aflyses. Der angives vedtaget fordeling af deltagelse i årsmøder i Norden. Der indkaldes til formøde forud for TKU- møderne, hvor bestyrelsen lige kan udveksle bemærkninger om væsentlige punkter på dagsordenen inden mødet går i gang. Der indkaldes i Outlook til kl Det besluttes at fastlægge næste års STRATEGIMØDE til fredag efter KØF, i januar Meldes ud til alle kredsformænd. Udkast til mødeplan 2016 forelægges bestyrelsen i juni Pkt. 13 Eventuelt Orientering om dialog med FKB. SGK har talt med FKBs konstituerede formand om overvejelserne omkring et fremtidigt samarbejde. Dialogen fortsættes. Orientering om dialog med COWI. COWIs markedsdirektør har reageret på bestyrelsens henvendelse og inviteret KTCs formand til møde. Mødet er endnu ikke gennemført. Det besluttes at CR tager mødet, da SGKs kalender er overfyldt. KTCs regnskab Der er foretaget revision ultimo januar og det reviderede årsregnskab forelægges bestyrelsen til godkendelse 10. april. Kredsenes økonomi. Der er opstået særlige udfordringer med håndtering af kredsenes bankkonti, idet der er kommet nye regler som følge af Lov om hvidvask. Det undersøges i øjeblikket af revisionen, om den gennemførte model kan fortsættes, eller der skal oprettes selvstændige CVR-numre + regnskaber + revisioner af kredsenes regnskaber. Sættes på dagsordenen til næste møde med revisionens vurdering. Ref. AMC