EUROPA-PARLAMENTET INTERNE BESTEMMELSER

Transkript

1 EUROPA-PARLAMENTET INTERNE BESTEMMELSER FOR GENNEMFØRELSEN AF EUROPA-PARLAMENTETS BUDGET vedtaget af Præsidiet på mødet den DV\ doc PE /BUR/ANN

2 INDHOLD Side ARTIKEL FREMFØRTE BEVILLINGER... 5 (Artikel 9 og 10 i finansforordningen)... 5 (Artikel 6 i gennemførelsesbestemmelserne)...5 ARTIKEL FORMÅLSBESTEMTE INDTÆGTER... 5 (Artikel 18 i finansforordningen)...5 (Artikel 10 i gennemførelsesbestemmelserne)...5 ARTIKEL BEVILLINGSOVERFØRSLER... 6 (Artikel 22, 24, 25 og 43 i finansforordningen)... 6 (Artikel 16, 17 og 19 i gennemførelsesbestemmelserne)...6 ARTIKEL ÆNDRING AF STILLINGSFORTEGNELSEN... 8 (Artikel 47 i finansforordningen)...8 ARTIKEL UDDELEGERING AF FUNKTIONEN SOM ANVISNINGSBERETTIGET... 9 (Artikel 51, 59, 73 og 79 i finansforordningen)... 9 (Artikel 45, 46, 87, 88, 89 og 97 i gennemførelsesbestemmelserne)...9 ARTIKEL MINIMUMSPROCEDURER FOR FORVALTNING OG INTERN KONTROL (Artikel 59 og 60 i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) ARTIKEL SÆRLIG INSTANS FOR ØKONOMISKE UREGELMÆSSIGHEDER (Artikel 60, stk. 6, og 66, stk. 4, i finansforordningen) (Artikel 75 i gennemførelsesbestemmelserne) ARTIKEL DEN VED DELEGATION BEMYNDIGEDE ANVISNINGSBERETTIGEDE (Artikel 60, stk. 7, i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) ARTIKEL FORSKUDSBESTYREREN (Artikel 63 og 68 i finansforordningen) (Artikel og 254 i gennemførelsesbestemmelserne) ARTIKEL STÅENDE BETALINGSORDRER OG DIREKTE DEBITERING ARTIKEL BUDGETMÆSSIG FORPLIGTELSE (Artikel 76, stk. 2, og 77 i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) ARTIKEL DEN INTERNE REVISOR PE /BUR/ANN 2/24 DV\ doc

3 (Artikel i finansforordningen)...18 (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne)...18 ARTIKEL REGNSKABSÅRETS AFSLUTNING...20 (Artikel 122, 128 og 129 i finansforordningen)...20 (Artikel 185 i gennemførelsesbestemmelserne)...20 ARTIKEL FORMUEFORTEGNELSE...21 (Artikel 138 i finansforordningen)...21 (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne)...21 ARTIKEL EKSTERN REVISION...21 (Artikel 139, 143 og 144 i finansforordningen)...21 ARTIKEL PROJEKTER VEDRØRENDE FAST EJENDOM...23 (Artikel 179 i finansforordningen)...23 ARTIKEL OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER...23 ARTIKEL AFLEDTE TEKSTER OG FORMULARER...23 ARTIKEL ÆNDRING AF DE INTERNE BESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER...24 DV\ doc 3/24 PE /BUR/ANN

4 PRÆSIDIET HAR, under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 279, under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 1, særlig artikel 51, under henvisning til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 2 under henvisning til Europa-Parlamentets forretningsorden, særlig artikel 19, stk. 4, og artikel 74, stk. 1, under henvisning til de interne bestemmelser for gennemførelsen af Europa-Parlamentets budget vedtaget af Præsidiet på mødet den 4. december 2002, under henvisning til Budgetkontroludvalgets udtalelse, TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: 1 EFT L 248 af , s EFT L 357 af , s. 1. PE /BUR/ANN 4/24 DV\ doc

5 Artikel 1 Fremførte bevillinger (Artikel 9 og 10 i finansforordningen) (Artikel 6 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Hvad angår ikke-automatiske fremførsler, foretages de på de betingelser, der er fastsat i artikel 9, stk. 2, litra a, og stk. 5 i finansforordningen. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede forelægger inden den 31. december forslagene til ikke-automatiske fremførsler med detaljerede bilag for Budgetenheden, som forbereder de forslag, generalsekretæren skal forelægge for formanden til afgørelse senest den 31. januar. I henhold til artikel 9, stk. 5, i finansforordningen informerer formanden senest den 15. marts Budgetudvalget og Rådet om de afgørelser om fremførsel, der er vedtaget. 2. Hvad angår automatiske fremførsler, der foretages i henhold til artikel 9, stk. 4, i finansforordningen, kan saldoen for en specifik eller formålsbestemt forpligtelse ikke fremføres, hvis den er højere end de retlige forpligtelser over for tredjeparter, som er behørigt indgået ved regnskabsårets afslutning, og som normalt har form af kontrakter eller ordresedler. Formålet hermed er at forhindre uberettiget fremførsel af bevillinger. De automatiske fremførsler foretages i overensstemmelse med de nærmere bestemmelser, generalsekretæren forelægger ved årets udgang. I henhold til disse a) angiver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede i oversigter over de disponible saldi for forpligtelserne, hvilke bevillinger, der skal bortfalde, og dermed hvilke bevillinger, der skal fremføres; b) underskrives og dateres oversigterne over de beløb, der skal fremføres, af den pågældende ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. Ved sin underskrift bekræfter den anvisningsberettigede på eget ansvar for hvert enkelt af de beløb, der skal fremføres, at der foreligger en tilsvarende retlig forpligtelse; c) fremsender den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede oversigterne i henhold til dette stykke til regnskabsføreren til registrering i institutionens regnskab. 3. De bevillinger til personaleudgifter, som i henhold til finansforordningens artikel 9, stk. 6, ikke kan fremføres, er bevillinger til lønninger og godtgørelser til medlemmer og ansatte. Artikel 2 Formålsbestemte indtægter (Artikel 18 i finansforordningen) (Artikel 10 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Procedurerne for formålsbestemte indtægter iværksættes af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, når han/hun forbereder en indtægtsordre, der medfører postering af formålsbestemte indtægter på en konto. Han/hun oplyser samtidig, hvilken specifik udgiftsbudgetpost, der er knyttet til de formålsbestemte indtægter. DV\ doc 5/24 PE /BUR/ANN

6 Indtægtsordren samt en kopi af den faktura, der er udstedt af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, og indtægtsbeviset sendes til regnskabsføreren, således at posteringerne kan registreres i det officielle regnskab. 2. Posteringerne vedrørende de formålsbestemte indtægter indføres i bevillingsregnskabet, jf. finansforordningens artikel 132, stk Ved inkasseringen af indtægten registrerer regnskabsføreren følgende posteringer i det officielle regnskab på grundlag af indtægtsbeviset: a) kreditering på den relevante post for formålsbestemte indtægter og b) opførelse af disponible bevillinger på den budgetpost, som indtægterne skal finansiere. 4. Når den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede afstemmer den anvisningsberettigedes regnskab med det officielle regnskab, ajourføres de disponible bevillinger i den anvisningsberettigedes regnskab automatisk, så de viser inkasseringen af indtægterne. 5. Med henblik på anvendelse af disse bevillinger udfærdiger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en udgiftsforpligtelse og en efterfølgende betalingsordre. 6. Indtægter fra salg af løsøre, herunder salg i form at tilbagetagelse, er formålsbestemte indtægter i henhold til artikel 18, stk. 1, litra e) og g), i finansforordningen. Artikel 3 Bevillingsoverførsler (Artikel 22, 24, 25 og 43 i finansforordningen) (Artikel 16, 17 og 19 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Anmodningen om overførsel med henblik på at forhøje bevillingerne på en budgetpost undertegnes af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. I anmodningen angives årsagerne til, at bevillingerne er utilstrækkelige, herunder især: a) grundene til, at udgiften ikke blev opført allerede ved udarbejdelsen af budgetoverslaget b) om udgiften skyldes en afgørelse truffet af de politiske instanser c) grundene til, at udgiften er nødvendig for institutionens drift d) grundene til, at udgiften ikke kan finansieres over de disponible bevillinger på den pågældende budgetpost. 2. Anmodningen om overførsel ledsages af følgende oplysninger: a) detaljerede bilag, der viser, at de betingelser, der er nævnt i stk. 1 i denne artikel, er opfyldt b) de aktiviteter, der finansieres over disse bevillinger (i forhold til udgiftsoverslaget i det forberedende budgetark), udviklingen heri samt udviklingen i de tilhørende udgifter i forhold til det/de tidligere regnskabsår, tal for bevillingsudnyttelsen på den budgetpost, der skal forhøjes (oprindelige bevillinger, nuværende bevillinger efter allerede foretagne overførsler, PE /BUR/ANN 6/24 DV\ doc

7 indgåede forpligtelser, udbetalinger og overslag over de nødvendige bevillinger frem til regnskabsårets afslutning samt den disponible saldo før og efter overførslen) c) en beskrivelse af de aktiviteter, der skal finansieres, og beregningsmetoden for den ekstra udgift og det beløb, der er anmodet om d) eventuelt en henvisning til de rapporter, der er nævnt i stk. 6 e) alle andre forklaringer, statistikker osv., der kan være med til at give et fuldstændigt billede af anmodningen om overførsel f) årsagen til og beregningen af overskuddet på de budgetposter, bevillingerne skal overføres fra. 3. Budgetenheden kontrollerer de tal og bilag, der fremlægges for hver enkelt anmodning om overførsel, og underretter om nødvendigt den pågældende ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede om alle mangler, således at disse kan afhjælpes inden fremsendelsen. Har den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede i sin anmodning om overførsel ikke foreslået, hvilke budgetposter bevillingen skal overføres fra, påhviler det Budgetenheden at udfærdige et forslag og indhente tilladelse fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for de pågældende budgetposter. Når den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede stiller et beløb fra en af de budgetposter, som han/hun er anvisningsberettiget for, til rådighed, sikrer han/hun sig, at beløbet er disponibelt i det officielle regnskab, og blokerer det i den anvisningsberettigedes regnskabssystem. Han/hun fremsender uddrag af den anvisningsberettigedes regnskab til Budgetenheden og bekræfter, at bevillingerne er blokeret. Han/hun holder bevillingerne blokeret, indtil afgørelsen om overførselsforslaget, som fremsendes i overensstemmelse med denne artikels stk. 5, er modtaget, og foretager det videre fornødne. 4. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender sine behørigt begrundede anmodninger om overførsel til Budgetenheden, som kontrollerer, at den samlede grænse på højst 10%, der er fastsat i artikel 22, stk. 1, i finansforordningen, er overholdt, og forbereder overførselsforslaget i den krævede form. Forslag til overførsel inden for artikler sendes til formanden til afgørelse. Formanden kan, hvis han/hun finder det hensigtsmæssigt, anmode formanden for Budgetudvalget om inden for en bestemt frist at afgive en udtalelse om forslaget. De øvrige forslag sender formanden til formanden for Budgetudvalget i henhold til artikel 22, stk. 2, i finansforordningen. Ved udløbet af den frist på tre uger, der er fastsat i ovennævnte artikel, træffer formanden afgørelse. Har Budgetudvalget fremsat begrundede indvendinger inden for denne frist på tre uger, eller er der tale om en overførsel, der overstiger den samlede grænse på 10%, gælder den procedure, der er fastsat i finansforordningens artikel I den ansvarlige myndigheds overførselsafgørelse angives de pågældende budgetposter og beløb. Budgetenheden fremsender afgørelsen til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede til information og til gennemførelse i den anvisningsberettigedes regnskab samt til regnskabsføreren til gennemførelse i institutionens regnskab. DV\ doc 7/24 PE /BUR/ANN

8 6. Har Europa-Parlamentet gjort frigivelsen af bevillinger i reserven afhængig af, at der forelægges en rapport, skal denne rapport på Budgetenhedens foranledning fremsendes til Budgetudvalget senest 30 dage inden indgivelsen af overførselsanmodningen. 7. Enhver væsentlig afvigelse mellem overførslen og gennemførelsen skal medføre en kritisk gennemgang af forvaltningen med henblik på øget effektivitet og begrundes i de beretninger, der er nævnt i artikel Bevægelser mellem underbudgetposter inden for samme budgetpost falder ind under den/de pågældende ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes kompetence, uden at dette dog berører bestemmelserne i artikel 5. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for den underbudgetpost, hvor bevillingerne skal overføres til, indhenter tilladelse til den påtænkte overførsel fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for en anden underbudgetpost, hvor bevillingerne skal overføres fra, og fremsender en anmodning om en overførsel mellem underbudgetposter undertegnet af de pågældende ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede til Budgetenheden. Budgetenheden orienterer regnskabsføreren om sådanne bevægelser med henblik på gennemførelse. Artikel 4 Ændring af stillingsfortegnelsen (Artikel 47 i finansforordningen) 1. Lønklasserne A1, A2 og A3 i henhold til finansforordningens artikel 47 svarer til lønklasserne AD16, AD15, AD14 og AD13 (henholdsvis A*16, A*15, A*14 og A*13). 2. Generaldirektorat for Personale udarbejder et udkast til notat fra generalsekretæren til Præsidiet med en begrundelse for forslaget til ændring af stillingsfortegnelsen. Af denne begrundelse skal det fremgå, hvor presserende nødvendige den foreslåede ændring er, samt at den er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, dvs.: - at ændringen må ikke indvirke på antallet af de stillinger - hverken faste eller midlertidige - som er omhandlet i stk. 1 - at antallet af ændrede stillinger ikke må overstige 10% af det antal stillinger, der er godkendt for det pågældende regnskabsårs budget og opført under "Tilsammen" i oversigten over "Godkendte stillinger", sektion I, Parlamentet, efter at de faste og midlertidige stillinger i henhold til stk. 1 er trukket fra - at bevillingerne til personale svarende til de nye stillinger og beregnet for regnskabsårets 12 måneder ikke må overstige bevillingerne til de tidligere stillinger for det pågældende regnskabsår - at tallet under "Tilsammen" i oversigten over "Godkendte stillinger", jf. andet led, efter ændringen ikke må overstige tallet under "Tilsammen" inden ændringen. PE /BUR/ANN 8/24 DV\ doc

9 Forslaget ledsages af en stillingsfortegnelse over situationen inden ændringen, ændringen og situationen efter ændringen for det pågældende regnskabsår samt situationen for det efterfølgende regnskabsår. Generaldirektoratet for Personale sikrer, at lønklasser, hvor der skal foretages en nednormering til en lavere lønklasse, blokeres, således at det ikke er muligt at besætte de pågældende stillinger i den oprindelige lønklasse, så længe godkendelsesproceduren ikke er afsluttet. 3. Udkastet til notat undertegnet af generaldirektøren for personale fremsendes til Generaldirektoratet for Økonomi, der kontrollerer, at de gældende bestemmelser er overholdt, og fremsender det til generalsekretæren. 4. På forslag af generalsekretæren vedtager Præsidiet et forslag til ændring af stillingsfortegnelsen. Formanden sender dette forslag til formanden for Budgetudvalget. Efter udløbet af den frist, der er fastsat i artikel 47, stk. 1, i finansforordningen, godkender formanden ændringen af stillingsfortegnelsen, medmindre Budgetudvalget har fremsat begrundede indvendinger. Hvis Budgetudvalget har fremsat begrundede indvendinger inden for den nævnte frist, anses ændringen for forkastet. Artikel 5 Uddelegering af funktionen som anvisningsberettiget (Artikel 51, 59, 73 og 79 i finansforordningen) (Artikel 45, 46, 87, 88, 89 og 97 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. I overensstemmelse med artikel 59, stk. 1, i finansforordningen udøver institutionen repræsenteret ved sin formand i henhold til forretningsordenens artikel 19, stk. 4, og artikel 74, stk. 1, funktionen som anvisningsberettiget. 2. Ordningen for uddelegering af funktionen som anvisningsberettiget omfatter: a) delegation b) subdelegation c) suspendering af delegation d) inddragelse af delegation e) midlertidig delegation. 3. Ved en delegationsafgørelse, som træffes af institutionen repræsenteret ved sin formand, udpeges generalsekretæren til ledende anvisningsberettiget bemyndiget ved delegation. Afståelser fra at foretage inddrivelse af en fastlagt fordring, som omhandlet i artikel 87, stk. 4, litra a), i gennemførelsesbestemmelserne, henhører dog under formanden. 4. Delegationer gives af den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede til de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. Subdelegationer gives af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede til de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede. DV\ doc 9/24 PE /BUR/ANN

10 5. Anmodninger om overførsel kan ikke subdelegeres, medmindre der er et presserende behov herfor, og den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede ikke er stil stede. Bevægelser mellem underbudgetposter i henhold til artikel 3, stk. 8, kan subdelegeres inden for de begrænsninger, den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har foreskrevet. Afståelser fra at inddrive en fastlagt fordring og annullering af en indtægtsordre kan ikke subdelegeres. 6. Delegationer og subdelegationer gives til tjenestemænd eller i særlige tilfælde til midlertidigt ansatte. Den fuldmagtsgivende sikrer sig, at de tjenestemænd eller midlertidigt ansatte, som han/hun udpeger, er kompetente på budgetområdet. Tildeling af funktionen som anvisningsberettiget forudsætter, at den pågældende forudgående er blevet uddannet til anvisningsberettiget. De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastlægger de budgetmæssige uddannelsesbehov for de ansatte i deres tjenestegrene, især under hensyntagen til artikel 50, stk. 2, litra b), i gennemførelsesbestemmelserne. 7. Delegations- og subdelegationsdokumenterne udfærdiges af Budgetenheden og indeholder følgende oplysninger: a) navn og fornavn på den ved delegation eller subdelegation bemyndigede b) budgetgennemførelseshandlingerne c) budgetposterne og budgetunderposterne d) den ved delegation eller subdelegation bemyndigedes accept e) intranet-adressen på beskrivelsen af den anvisningsberettigedes opgaver, rettigheder og pligter f) eventuelt det tilladte maksimumbeløb pr. transaktion g) for subdelegationsdokumenternes vedkommende forbud for de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede mod at fremdelegere deres funktioner. 8. Afgørelsen om suspendering af delegation træffes af den fuldmagtsgivende anvisningsberettigede. Den suspenderer udøvelsen af funktionen som anvisningsberettiget for den/de pågældende anvisningsberettigede i den periode, afgørelsen dækker. 9. Afgørelsen om inddragelse af delegation træffes af den fuldmagtsgivende anvisningsberettigede. Den inddrager definitivt udøvelsen af funktionen som anvisningsberettiget for den/de pågældende anvisningsberettigede fra den dato, der er angivet i afgørelsen. 10. Den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede og de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede kan udøve de funktioner, de har uddelegeret, enten på eget initiativ eller på anmodning af den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, og hvis denne ikke er til stede. PE /BUR/ANN 10/24 DV\ doc

11 11. De gældende delegationer og subdelegationer ændres ikke, når en fuldmagtsgivende anvisningsberettiget udskiftes. Den nye fuldmagtsgivende anvisningsberettigede skal imidlertid i et notat bekræfte disse delegationer og subdelegationer i løbet af en uge at regne fra overtagelsen af funktionen. Hvis et sådant notat ikke foreligger inden for den fastsatte frist, anses de gældende delegationer og subdelegationer for at være bekræftet af den fuldmagtsgivende anvisningsberettigede. Når en delegation eller subdelegation udløber, udfærdiger den afgående ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en erklæring til den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede eller den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og i givet fald dennes efterfølger, hvori der redegøres for, hvordan de løbende sager står. 12. Der kan foretages midlertidige delegationer, hvis de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede midlertidigt ikke er til disposition. De udfærdiges på en standardformular med de oplysninger, der er nævnt i stk. 7 i denne artikel, og med angivelse af gyldighedsperioden. De regler, der gælder for de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, gælder også for midlertidige ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede. 13. Budgetenheden fremsender dokumenterne i medfør af i stk. 2 til de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, regnskabsføreren, den interne revisor og Revisionsretten. Generalsekretæren underetter Budgetudvalget om ændringer som omhandlet i artikel 45, stk. 2, i gennemførelsesbestemmelserne. Artikel 6 Minimumsprocedurer for forvaltning og intern kontrol (Artikel 59 og 60 i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede beskriver procedurerne for intern forvaltning og kontrol i et dokument, som alle ansatte i generaldirektoratet eller tjenestegrenen har adgang til, og ajourfører regelmæssigt disse procedurer. Han/hun fremsender dokumentet til den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede og til den interne revisor. 2. Institutionen stiller et integreret edb-system til rådighed for de anvisningsberettigede, således at de kan foretage en forsvarlig forvaltning af de indtægter og udgifter, som de har ansvaret for. Alle anvisningsberettigede skal anvende dette system til forvaltning og kontrol af transaktionerne. 3. Det interne kontrolsystem, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede etablerer, sikrer, at hver enkelt budgettransaktion behandles af tre forskellige ansatte, nemlig: a) den ansatte, der har ansvaret for indledning af transaktionen b) den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol og c) den ansvarlige anvisningsberettigede. DV\ doc 11/24 PE /BUR/ANN

12 Indledning, kontrol og anvisning er indbyrdes uforenelige funktioner. De ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, er ikke underlagt de ansatte, der har ansvaret for indledningen. En administrator af edb-systemet til forvaltning af budgettransaktionerne kan ikke være ansvarlig for den forudgående kontrol og kan heller ikke være anvisningsberettiget. Administratoren kan ikke få delegation til at indlæse den elektroniske validering af den anvisningsberettigedes godkendelse af en transaktion i edb-systemet. Hver enkelt af de tre ansatte kan under udførelsen af deres respektive opgaver rådføre sig med andre tjenestegrene eller administrative instanser. Dette begrænser på ingen måde den pågældendes ansvar for sine handlinger. 4. På grundlag af de handlinger, der er nævnt i artikel 47, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne, udfærdiger den ansatte, der har ansvaret for indledningen af transaktionen, ved hjælp af edb-systemet udkastet til det tilhørende regnskabsbilag og forelægger det med alle nødvendige bilag for den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol. 5. Hvis den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, konstaterer en fejl i det udkast til regnskabsbilag, han/hun har fået forelagt, eller hvis han/hun mener, at bilagene er utilstrækkelige eller ufuldstændige, sender han/hun sagen tilbage til den ansatte, der har ansvaret for indledningen af transaktionen eller eventuelt til den anvisningsberettigede med en skriftlig angivelse af, hvilke rettelser eller begrundelser der anmodes om. Den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, registrerer disse skriftlige bemærkninger i edbsystemet. Disse bemærkninger skal besvares skriftligt. Alle bemærkninger og svarene herpå indgår i bilagene. 6. Når den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, konstaterer, at den pågældende transaktion er i overensstemmelse med kravene i artikel 47, stk. 3, i gennemførelsesbestemmelserne, forsyner han/hun den med sin påtegning. Dette sker gennem den elektroniske validering af transaktionen i edb-systemet, hvilket er en betingelse for, at det endelige regnskabsbilag kan udfærdiges. Den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, beskriver i et dokument, et såkaldt kontrolprogram, som vedføjes transaktionens bilag, den kontrol, der er foretaget til støtte for påtegningen. Det endelige regnskabsbilag og alle øvrige bilag sendes til den anvisningsberettigede. 7. Den endelige afgørelse om alle budgettransaktioner træffes af den anvisningsberettigede, som med sin underskrift påtager sig hele ansvaret for transaktionen. Med henblik herpå skal den anvisningsberettigede: a) underskrive og datere regnskabsbilaget og b) indlæse den elektroniske validering af sin godkendelse af den under a) nævnte transaktion i edb-systemet (eller eventuelt lade den behørigt bemyndigede ansatte, der har ansvaret for indledningen, gøre dette). Begge dele er obligatoriske. Underskrivelsen af regnskabsbilaget bekræfter transaktionen og fortæller regnskabsføreren, at regnskabsbilaget kan registreres i Parlamentets officielle regnskab. Med indlæsningen af PE /BUR/ANN 12/24 DV\ doc

13 den elektroniske validering af godkendelsen af transaktionen i edb-systemet er den regnskabsmæssige kontering i den anvisningsberettigedes regnskab endeligt registreret. 8. Den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, kan nægte at give sin påtegning, hvis de betingelser, der er nævnt i artikel 47, stk. 3, i gennemførelsesbestemmelserne efter hans/hendes opfattelse ikke er opfyldt. Alle påtegningsafslag skal ledsages af en behørigt motiveret skriftlig bemærkning. Den anvisningsberettigede underrettes herom. Den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, indlæser påtegningsafslaget i edb-systemet, hvormed transaktionen blokeres. Den anvisningsberettigede kan se bort fra påtegningsafslaget ved en behørigt motiveret skriftlig afgørelse. Denne afgørelse meddeles den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, og denne indlæser den elektroniske validering af afgørelsen om at se bort fra påtegningsafslaget i edb-systemet, hvilket betyder, at det endelige regnskabsbilag kan udfærdiges. Proceduren fortsætter i henhold til stk. 6 i denne artikel. 9. Hvis den anvisningsberettigede beslutter ikke at gå videre med en transaktion, som den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, har påtegnet eller nægtet at påtegne, indlæser han/hun annulleringen af transaktionen i edb-systemet og giver skriftlig instruks til den ansatte, der har ansvaret for indledningen af transaktionen, om at frigive de bevillinger, der er blokeret ved transaktionen. Det annullerede regnskabsbilag og alle andre bilag i forbindelse hermed opbevares i den anvisningsberettigedes arkiver. 10. Når regnskabsbilaget forelægges til underskrivelse, skal den pågældende anvisningsberettigede kontrollere, at transaktionen er i overensstemmelse med den delegation eller subdelegation af beføjelser, han/hun har fået. Kontrollen med delegation af beføjelsen til at underskrive regnskabsbilag er den anvisningsberettigedes ansvar. 11. Originalen af alle regnskabsbilag sendes til regnskabsføreren efter hans/hendes instrukser. En kopi af hvert enkelt regnskabsbilag med alle øvrige hertil hørende bilag opbevares i den anvisningsberettigedes arkiver efter retningslinjer fra generalsekretæren. 12. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fremsender udkast til rammekontrakter til den ansatte, der har ansvaret for den forudgående kontrol, med henblik på kontrol af de operationelle og finansielle aspekter. Artikel 7 Særlig instans for økonomiske uregelmæssigheder (Artikel 60, stk. 6, og 66, stk. 4, i finansforordningen) (Artikel 75 i gennemførelsesbestemmelserne) Efter at have hørt Budgetkontroludvalget fastsætter Præsidiet mandatet for denne instans, hvordan den skal fungere og dens sammensætning. DV\ doc 13/24 PE /BUR/ANN

14 Artikel 8 Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede (Artikel 60, stk. 7, i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Finansieringsoversigt Der udfærdiges en finansieringsoversigt efter et standardskema i forbindelse med alle forslag til afgørelse fra Præsidiet, Formandskonferencen og kvæstorerne og alle anmodninger om tilladelse fra andre organer i Parlamentet (udvalg, politisk gruppe) eller generalsekretæren, som måtte have budgetmæssige konsekvenser. Præsidiet underrettes om ethvert forslag med betydelige finansielle følger og om enhver ændring i bestemmelserne. Sådanne oplysninger ledsages af en finansieringsoversigt. Finansieringsoversigten udfærdiges, når anmodningen er modtaget eller taget til efterretning, af den ansatte, der er hovedansvarlig for den pågældende sag, og denne indføjer de relevante finansielle oplysninger, kontrollerer, om bevillingerne er til rådighed på de budgetposter, han/hun er anvisningsberettiget for, og meddeler sin holdning til forslaget. Han/hun fremsender det således supplerede forslag til de anvisningsberettigede for de øvrige berørte budgetposter. Inden for tre arbejdsdage efter fremsendelsen tilføjer disse yderligere finansielle oplysninger, kontrollerer, om bevillingerne er til rådighed på de budgetposter, de er anvisningsberettiget for, og meddeler deres holdning til forslaget. Denne frist kan forlænges alt efter, hvor nødvendigt det er at foretage yderligere undersøgelser og præciseringer. Derefter og mindst fem arbejdsdage inden datoen for mødet i det organ, der er ansvarligt for forslaget, fremsender den hovedansvarlige ansatte finansieringsoversigten til Budgetenheden, som kontrollerer, underskriver og fremsender den til det pågældende organs sekretariat. 2. Hvis de instanser, der er nævnt i stk. 1, ønsker at træffe en afgørelse, der medfører udgifter, som ikke er dækket af de disponible bevillinger på den pågældende budgetpost, pålægger de generalsekretæren at indlede bevillingsoverførselsproceduren over for den ansvarlige myndighed. Afgørelsen bliver endelig, når bevillingerne stilles til rådighed. Hvis de foreslåede udgifter er dækket af disponible bevillinger, men der er risiko for, at bevillingerne på et senere tidspunkt kan vise sig at være utilstrækkelige, skal den anvisningsberettigede gøre opmærksom herpå i finansieringsoversigten, og Budgetudvalget skal underrettes herom i en særlig situationsberetning om bevillingernes gennemførelse. 3. Sekretariatet for det berørte organ sikrer, at finansieringsoversigten er vedlagt forslaget opført på dagsordenen. 4. Regelmæssige beretninger Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede redegør over for den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede efter dennes instruks for udøvelsen af sin funktion i form af beretninger ledsaget af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. PE /BUR/ANN 14/24 DV\ doc

15 5. Den første beretning om det løbende regnskabsår udarbejdes ved regnskabsårets begyndelse og ledsages af årsberetningen for det foregående regnskabsår, jf. denne artikels stk. 9. I denne beretning gøres der kun rede for de korrektioner, der måtte være foretaget med hensyn til de generelle og specifikke mål, som på et tidligere tidspunkt var fastlagt for det pågældende regnskabsår, og disse korrektioners følger for de menneskelige og budgetmæssige ressourcer. Arbejdsprogrammet for regnskabsåret vedføjes denne beretning. 6. Den anden beretning udarbejdes pr. 15. juni for perioden fra 1. januar til 31. maj i det pågældende regnskabsår. Den tredje beretning udarbejdes pr. 15. oktober for perioden fra 1. januar til 30. september. I disse beretninger gør den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede rede for resultaterne af de transaktioner, han/hun har foretaget, set i relation til de mål, han/hun har sat sig, programmet for den pågældendes arbejde og udnyttelsen af de midler, vedkommende har fået stillet til rådighed. Han/hun forelægger ligeledes en oversigt over undtagelser. Beretningerne ledsages af en ajourført budgetplan og et ajourført arbejdsprogram for den følgende periode. 7. Uden for de fastsatte frister oplyser den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede ligeledes den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede om transaktioner af en vis størrelsesorden, som kan have væsentlige finansielle følger for budgettet, udviklingen i disse transaktioner og afslutningen heraf. Dette gælder især transaktioner, som er behandlet i et notat fra generalsekretæren til Præsidiet ledsaget af en finansieringsoversigt. I øvrigt oplyser den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede i tide den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede om alle vigtige hændelser, der kan bringe en forsvarlig forvaltning af bevillingerne i fare, eller som kan betyde, at de fastsatte mål ikke kan nås. 8. Generalsekretæren informerer i givet fald formanden om indholdet af disse beretninger. 9. Årsberetning Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede redegør over for institutionen for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om finansielle og forvaltningsmæssige forhold. Denne beretning omfatter ligeledes resultatet af den årlige gennemgang af den interne kontrol foretaget under den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes ansvar, oplysninger om tildelte kontrakter og ydede tilskud samt oversigten over alle undtagelser registreret i årets løb. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender årsberetningen, som vedrører regnskaberne for det foregående regnskabsår, til den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede senest den 20. januar. Hvis en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget skifter stilling eller udtræder af tjenesten i regnskabsårets løb, aflægger den pågældende beretning til institutionen om udøvelsen af sin funktion i den del af regnskabsåret, som er gået. DV\ doc 15/24 PE /BUR/ANN

16 10. Ved fremsendelse af årsberetningen til den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede underskriver hver enkelt ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget en erklæring, som dels bekræfter, at de oplysninger, den indeholder, er seriøse og troværdige, og dels giver en rimelig sikkerhed for, at de midler, der er overdraget til den pågældende anvisningsberettigede, er blevet anvendt til de fastsatte formål og i overensstemmelse med principperne om lovlighed, formel rigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Denne erklæring udfærdiges ud fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes egen vurdering og på grundlag af de oplysninger, han/hun har til sin rådighed, herunder resultaterne af selvevalueringen, den efterfølgende kontrol og bemærkningerne fra Den Interne Revisionstjeneste og Revisionsretten. 11. Erklæringen kan vedføjes specifikke forbehold for risiciene i forbindelse med de transaktioner og handlinger, som generaldirektoratet eller tjenestegrenen forvalter. Disse forbehold kan indeholde bemærkninger fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede om forvaltningen af sager, der er overtaget fra hans/hendes forgænger/e. Forbeholdene må ikke udvande erklæringen, men kan henvise til mangler i udformningen eller gennemførelsen af forvaltningssystemerne og de interne kontrolsystemer. I så fald skal det oplyses, hvilke foranstaltninger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede har truffet eller agter at træffe (herunder fristen for gennemførelsen) for at rette op på disse mangler. Den ved delegation bemyndigede ledende anvisningsberettigede fremsender årsberetningen til formanden og Budgetkontroludvalget ledsaget af en underskrevet erklæring i overensstemmelse med bestemmelserne i denne artikel. Artikel 9 Forskudsbestyreren (Artikel 63 og 68 i finansforordningen) (Artikel og 254 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Funktionen som forskudsbestyrer og anvisningsberettiget er ikke forenelig for én og samme budgetpost. 2. Den ansvarlige anvisningsberettigede for de budgetposter, der vedrører forskudsforvaltningen, sikrer sig, at alle udgifter, der gennemføres af forskudsbestyreren, er dækket af en i forvejen underskrevet budgetforpligtelse. Han/hun underretter forskudsbestyreren om udnyttelsen af de bevillinger, som er forpligtet på den pågældende budgetpost. 3. Forskudskontiene kan være ubegrænsede i tid eller begrænset til en bestemt periode. Betalinger fra disse forskudskonti foretages enten med forskudskontienes egne midler (forskudskonto med midler) eller af regnskabsføreren efter anmodning fra forskudsbestyreren (forskudskonto uden midler). Drejer det sig om en forskudskonto uden midler, foretages betalingerne på forskudsbestyrerens ansvar. 4. Forslag om oprettelse af forskudskonti forelægges for regnskabsføreren af den/de berørte anvisningsberettigede under overholdelse af følgende minimumsfrister: PE /BUR/ANN 16/24 DV\ doc

17 a) for midlertidige forskudskonti fem arbejdsdage, inden midlerne skal stilles til rådighed b) for forskudskonti, der forudsætter åbning af en bankkonto, eller hvor der skal foretages ændringer i underskriftsbemyndigelserne, seks arbejdsdage inden den dato, der er foreslået for oprettelse eller ændring af forskudskontoen. 5. Forskudsbestyrere, der er ansvarlige for midlertidige forskudskonti, fremsender kontoudtog til regnskabsføreren ledsaget af alle dertil hørende bilag senest ti arbejdsdage efter sidste dag i den periode, for hvilken forskudskontoen er oprettet. Artikel 10 Stående betalingsordrer og direkte debitering 1. Betalinger, der forfalder regelmæssigt, kan effektueres ved stående betalingsordrer eller direkte debitering. Betaling ved direkte debitering er kun mulig, hvis det er fastsat i kontrakten med kreditor som eneste mulige betalingsmåde. 2. Den anvisningsberettigede forelægger på en standardformular regnskabsføreren en anmodning om at betale ved stående betalingsordre. Heraf skal fremgå, hvilket regnskabsår udgiften skal bogføres i, numre og beløb vedrørende den/de udgiftsforpligtelse/r, der dækker de budgetudgifter, som skal betales ved den stående betalingsordre, det beløb, der skal betales hver gang, forfaldsdato, modtager og bankoplysning om denne, udgiftens art og formål og begrundelsen for, at betalingen skal ske ved stående betalingsordre i stedet for ved direkte betaling. Endvidere angives den stående betalingsordres maksimale gyldighedsperiode, der normalt er afhængig af den tilhørende kontrakts løbetid. Anmodningen dateres og underskrives af den anvisningsberettigede. 3. Udgifterne skal for hele den pågældende periode være dækket af en forpligtelse, der på forhånd er underskrevet af den anvisningsberettigede. 4. Hvis anmodningen godkendes, giver regnskabsføreren banken de nødvendige instrukser med henblik på betaling. De betalte beløb opføres på en interimskonto, således at den anvisningsberettigede kan foretage endelig opgørelse. Når betalingen har fundet sted, skal den anvisningsberettigede forelægge en anvisning om endelig opgørelse med henblik på bogføring, og interimskontoen skal i den forbindelse ophæves inden for en frist på 30 dage efter betalingsdatoen. 5. Den anvisningsberettigede har pligt til mindst en gang om året at undersøge, om de betingelser, der har ligget til grund for denne betalingsform, stadig er gældende, og til i påkommende tilfælde i stedet at foretage betaling efter forudgående anvisning. Artikel 11 Budgetmæssig forpligtelse (Artikel 76, stk. 2, og 77 i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse er omfattet af følgende bestemmelser: DV\ doc 17/24 PE /BUR/ANN

18 a) Gyldighedsperioden fastsættes af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra det behov, der skal dækkes. Den skal angives i forslaget til udgiftsforpligtelse. b) Den anvisningsberettigede sørger for opfølgning af de enkelte retlige forpligtelser i forbindelse med hver enkelt foreløbig budgetmæssig forpligtelse i den anvisningsberettigedes regnskabssystem og eventuelt i sit eget system. c) Ud over gyldighedsperioden kan der i forbindelse med en foreløbig udgiftsforpligtelse kun konteres betalinger, der følger af individuelle retlige forpligtelser, der er indgået i gyldighedsperioden, og løbende administrative udgifter i gyldighedsperioden. 2. En retlig forpligtelse vedrørende en indkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt, hvis samlede værdi vurderet efter gennemførelsesbestemmelsernes artikel 155, stk. 1, og artikel 156 overstiger beløbsgrænsen i artikel 129, stk. 2, i de samme bestemmelser skal dækkes af en individuel retlig forpligtelse. En kontrakt, som er baseret på en rammekontrakt, og som vedrører løbende administrative udgifter kan dækkes af en midlertidig forpligtelse, idet det dog skal angives, hvem den begunstigede er. 3. Annullering af saldoen for den budgetmæssige forpligtelse Konstaterer den anvisningsberettigede, at den budgetmæssige forpligtelse ikke længere giver anledning til betalinger eller budgetmæssige udligninger, annullerer han/hun forpligtelsens saldo. I den forbindelse sikrer han/hun sig først, at samtlige betalings- og udligningsordrer, han/hun har udfærdiget, er registreret i Parlamentets officielle regnskab. Endelig udfærdiger han/hun en annullering af forpligtelsen på standardformularen med angivelse af begrundelsen for annulleringen. Han/hun underskriver og daterer annulleringen og fremsender den til regnskabsføreren til registrering. 4. Frigørelse af forpligtede bevillinger Konstaterer den anvisningsberettigede, at saldoen for den budgetmæssige forpligtelse overstiger det endelige beløb for resterende retlige forpligtelser, udfærdiger han/hun: en annullering af forpligtelsen efter ovenstående fremgangsmåde og samtidig en udgiftsforpligtelse for det resterende skyldige beløb, hvori det specificeres, at den nye forpligtelse fremkommer ved en annullering af den oprindelige. Artikel 12 Den interne revisor (Artikel i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Medarbejderne i Den Interne Revisionstjeneste udfører deres arbejde udelukkende under den interne revisors myndighed. 2. Med forbehold af Præsidiets kollektive ansvar for gennemførelsen af artikel 85, 86 og 87 i finansforordningen oprettes der efter indstilling fra formanden et Revisionspanel ("Audit Panel") bestående af tre næstformænd, der udpeges af Præsidiet. Medlemskab af Revisionspanelet er uforeneligt med medlemskab af Budgetkontroludvalget. PE /BUR/ANN 18/24 DV\ doc

19 Revisionspanelet holder møde så ofte, som det anser det for nødvendigt, dog mindst en gang om året for: a) at sikre Den Interne Revisionstjenestes uafhængighed b) at behandle udkastet til arbejdsprogram, revisionsberetningerne og den interne revisors årlige beretning c) på anmodning af den interne revisor at behandle specifikke revisionsanmodninger, der ikke figurerer i arbejdsprogrammet d) at sørge for, at den interne revisors henstillinger følges op e) at lette gennemførelsen af revisionerne under hensyntagen til bestemmelserne i artikel 110 i gennemførelsesbestemmelserne om de driftsmidler, der stilles til rådighed for den interne revisor. Revisionspanelet kan rådføre sig med en uafhængig ekspert. 3. Alle møder i Revisionspanelet holdes for lukkede døre. Den interne revisor kan, hvis han finder det formålstjenligt, henvende sig direkte til Revisionspanelet om et hvilket som helst emne i forbindelse med udøvelsen af sin funktion. Revisionspanelet forelægger en årlig beretning for Præsidiet, og en kopi stilles til rådighed for Budgetkontroludvalget. 4. Inden regnskabsårets start udarbejder den interne revisor efter høring af generalsekretæren et udkast til arbejdsprogram. På grundlag heraf får han/hun eventuelle kommentarer fra Revisionspanelet og vedtager sit arbejdsprogram. I løbet af regnskabsåret kan generalsekretæren undtagelsesvis, hvis det er nødvendigt, anmode den interne revisor om at foretage revisioner, der ikke figurerer i det oprindelige arbejdsprogram. I den forbindelse tages der højde for bestemmelserne i artikel 111 i gennemførelsesbestemmelserne og den detaljerede beskrivelse af den interne revisors opgaver, rettigheder og forpligtelser. Den interne revisor undersøger hver enkelt anmodning om særlig revision med henblik på at fastslå, om den er forenelig med det årlige program, hvilke ressourcer der er nødvendige for at gennemføre revisionen, og konsekvenserne for gennemførelsen af årsprogrammet. Han/hun fremsender til generalsekretæren en begrundet udtalelse vedrørende anmodningen vedføjet resultaterne af denne analyse. Mener den interne revisor ikke, at han/hun kan efterkomme anmodningen, informerer han/hun Revisionspanelet herom. 5. Den interne revisor sender sit arbejdsprogram samt eventuelle ændringer i løbet af regnskabsåret til generalsekretæren, Revisionspanelet, Præsidiet, Budgetkontroludvalget og de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. 6. Den interne revisor sender de af ham/hende udarbejdede revisionsberetninger med svarene fra tjenestegrenene til generalsekretæren og den reviderede tjenestegren. Inden for en frist på en måned sender generalsekretæren revisionsberetningen med hans/hendes forslag om opfølgning til Revisionspanelet. En kopi af forslagene om opfølgning sendes til den interne revisor. DV\ doc 19/24 PE /BUR/ANN

20 7. Den interne revisors årlige beretning fremlægges så tidligt, at de organer, der er ansvarlige for decharge for det pågældende regnskabsår, kan nå at behandle den. Den interne revisor udarbejder et forslag til årlig beretning og fremsender det senest den 1. maj efter det pågældende regnskabsår til generalsekretæren. Denne har en frist på en måned til at fremsætte kommentarer. Inden den 31. juli og efter at have forelagt forslaget til årlig beretning for Revisionspanelet vedtager den interne revisor denne årlige beretning og fremsender den til Præsidiet i overensstemmelse med artikel 112, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne 8. Inden den 30. september sender institutionen i overensstemmelse med finansforordningens artikel 86, stk. 4, dechargemyndigheden den interne revisors årlige beretning ledsaget af generalsekretærens kommentarer samt Præsidiets afgørelser. På de betingelser, der er fastsat i artikel 112, stk. 2, i gennemførelsesbestemmelserne, kan den årlige beretning ledsaget af generalsekretærens kommentarer og Præsidiets afgørelser sendes til de øvrige institutioner til information. 9. Den interne revisor er over for Parlamentet ansvarlig for at kontrollere, at systemerne og procedurerne for gennemførelsen af Europa-Parlamentets budget fungerer. Den interne revisors arbejdsområde omfatter derfor ikke betingelserne for udnyttelsen af bevillingerne på konto 3701 "Deltagelse i de politiske gruppers og løsgængernes sekretariatsudgifter, administrative udgifter og udgifter til politisk virksomhed og oplysningsarbejde". Den del af udgifterne, der vedrører løsgængerne, og hvis udnyttelse den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for konto 3701 har kontrolleret og opført i regnskabet, henhører dog under den interne revisors arbejdsområde. 10. Når konklusionerne i et forslag til revisionsberetning sigter mod bestemte personer, skal de pågældende have mulighed for at fremsætte bemærkninger til de punkter i beretningen, der vedrører dem, inden konklusionerne vedtages endeligt. Med henblik herpå sender den interne revisor forslaget til de relevante punkter i beretningen til de pågældende personer og opfordrer dem til at fremsætte deres kommentarer inden for den samme frist, som gælder for den kontradiktoriske procedure med den tjenestegren, der revideres. Den interne revisor tager hensyn til disse kommentarer i forbindelse med færdiggørelsen af sin beretning. Artikel 13 Regnskabsårets afslutning (Artikel 122, 128 og 129 i finansforordningen) (Artikel 185 i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Hvert år fremsender generalsekretæren til de anvisningsberettigede og regnskabsføreren: a) procedurerne for afslutning af regnskabet med angivelse af de frister, der skal overholdes b) en oversigt over de budgetposter, hvor bevillingerne i henhold til artikel 9, stk. 6, i finansforordningen ikke kan fremføres. PE /BUR/ANN 20/24 DV\ doc

21 2. Budgetenheden udarbejder på grundlag af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetninger, jf. artikel 8, og regnskabsførerens foreløbige regnskaber en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i det afsluttede regnskabsår. Formanden vedtager beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. Denne beretning overdrages til regnskabsføreren med henblik på fremsendelse til Kommissionens regnskabsfører senest den 1. marts. Generalsekretæren fremsender beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning og de foreløbige regnskaber for regnskabsåret til Præsidiet, Budgetudvalget og Budgetkontroludvalget til information. Formanden vedtager Parlamentets endelige regnskaber og fremsender dem senest den 1. juli til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten. Artikel 14 Formuefortegnelse (Artikel 138 i finansforordningen) (Artikel i gennemførelsesbestemmelserne) 1. Fortegnelsen over de materielle værdier føres efter procedurer, der fastsættes af generalsekretæren på forslag af Generaldirektoratet for Økonomi og udtalelse fra regnskabsføreren, i en database, der er fælles for alle ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. 2. Ved fremsendelsen til regnskabsføreren af betalingsordren for de samlede skyldige beløb bekræfter den anvisningsberettigede, at registreringen i den fortegnelse, der er nævnt i artikel 222 i gennemførelsesbestemmelserne, er sket. 3. Den erklæring eller rapport om aktiver, der ikke længere findes i fortegnelsen, som den anvisningsberettigede udarbejder i henhold til artikel 227 i gennemførelsesbestemmelserne, skal indeholde begrundelsen herfor og afskrivningsgraden for de pågældende aktiver. 4. Den anvisningsberettigede udarbejder ligeledes en fortegnelse over de immaterielle og finansielle anlægsaktiver, som han/hun anskaffer eller genererer, og oplyser efter anmodning fra regnskabsføreren om værdien af denne fortegnelse. Artikel 15 Ekstern revision (Artikel 139, 143 og 144 i finansforordningen) 1. De meddelelser til Revisionsretten, der er nævnt i artikel 139 i finansforordningen, udfærdiges af Budgetenheden med undtagelse af den, der vedrører det vedtagne budget. 2. De foreløbige redegørelser for revisionsresultaterne fra Revisionsretten DV\ doc 21/24 PE /BUR/ANN