NOPII Nyhedsbrev. NOPII Nyhedsbrev. Status: Hvor er vi? Nummer 3 Dato 20. december I dette nummer: Status 1 Prioritering 2-3. Projektgruppen har

Transkript

1 NOPII Nyhedsbrev Nummer 3 Dato 20. december 2013 NOPII Nyhedsbrev Kære læser af NOPII Nyhedsbrev. Der har været tryk på projektet siden sidst. Vi er midt i fase 2 og projektgruppen har afholdt workshops ca. en gang om ugen. Det har været en spændende, lærerig og vigtig proces, hvor der nu både foreligger en model version 2 og emner er blevet prioriteret. Projektgruppen har truffet beslutning om at arbejde videre med fokusområdet medicin. Læs nærmere om beslutningsprocessen og argumenterne for til- og fravalg her i nyhedsbrevet. Fredag den 13. december afholdt vi Styregruppemøde, hvor projektet fik et Go til at fortsætte som planlagt. De kommunale Projektledere præsenterer sig selv i nyhedsbrevet og giver bl.a. deres egne bud på, hvorfor deres kommuner er med i projektet og hvilke forventninger de har til NOPII. Endelig er der kun tilbage at ønske jer alle en rigtig glædelig jul og et godt nytår. God læselyst Charlotte Schjødt Jensen Intern Projektleder I dette nummer: Status 1 Prioritering 2-3 Projektgruppen 4-6 Timeregistrering 7 Aktiviteter 7 Status: Hvor er vi? Vi befinder os midt i fase 2 Operationalisering af udfordringer i NOPII projektet. Fasen blev indledt med afholdelse af strategiseminar, hvor de kommunale udfordringer blev prioriteret. Projektgruppen har viderebearbejdet udfordringerne og endeligt udvalgt området Medicin (mere herom på de næste sider) til videre undersøgelse. Der er dannet tværkommunale arbejdsgrupper, som skal arbejde med undersøgelser og analyser af fire områder: Brugeroplevelse og praksis Love og aftaler Omkostninger Marked NOPII Projektdesign På baggrund af resultaterne af undersøgelserne udarbejdes et dialogværktøj. Værktøjet præsenteres den 22/ på præsentationsworkshop i Aars. Til workshoppen vil vi gerne se ledere, repræsentanter og med- arbejdere indenfor sundheds ældre og handicapområderne, som har eller vil få berøring med NOPII projektet. Indbydelse følger.

2 Side 2 Medicin - hvorfor nu det? Prioriteringsprocessen i NOPII startede op ved Kick Off seminar den 4. september. Seminaret var et startskud til de strategiske overvejelser hos kommunerne. Det var samtidig også en projektopstart, hvor kun de færreste havde en idé om, hvad NOPII var, eller hvad det gik ud på. Indledende tanker blev gjort. Efter strategiseminaret fik kommunerne til opgave at udpege kontaktpersoner og ressourcer til projektet. Kontaktpersonerne var til afklarende møder hos CLL, så alle fik en ens forståelse og ens opfattelse af, hvad NOPII er. Kontaktpersonerne fik herefter til opgave at udpege og beskrive de respektive kommuners 5 største udfordringer. Til hver udfordring skulle der laves en effektvurdering og en overordnet omkostnings og budgetangivelse. Strategiseminar i Nordkraft Den 11. oktober afholdt vi strategiseminar i Nordkraft, hvor de indmeldte udfordringer forinden var blevet opsummeret til 18 kort beskrevne tværkommunale fokusområder. På strategiseminaret blev udfordringerne prioriteret og 3 blev udvalgt til videre bearbejdning: 1.Medicin 2.Demente i eget hjem 3.Personlig pleje Refleksion: Set i bakspejlet, var der alt for mange problemstillinger til, at disse kunne behandles ordentligt i den korte tidsramme vi havde til rådighed. Udvælgelsesprocessen virkede en smule ustruktureret og kunne have været gjort anderledes og det er en del af den vigtige læring vi har gjort os. Efter strategiseminaret gik projektgruppen for alvor i gang med at arbejde med en præcisering af fokusområderne til overordnede problemstillinger. Området personlig pleje blev præciseret til inkontinens, bl.a. på grund af de potentielle store besparelsesmuligheder der er indenfor området. Videre i processen blev alle beskrivelser og omkostningsbeskrivelser lagt sammen. De 3 beskrivelser af problemstillingerne blev præsenteret af 3 kommuner og der blev skabt enighed om indholdet. Indledende fik følgende problemstillinger den højeste prioritering: Inkontinens: 3 kommuner Medicin: 1 kommune Demente i eget hjem: 1 Kommune. 2 kommuner havde ikke prioriteret. Da NOPII handler om at skabe en model for samarbejde, var det vigtigt at identificere, hvilke prioriteringskriterier der lå til grund for de kommunale prioriteringer. Igennem en længere dialog og kortlægning af disse, blev der skabt enighed om, at de mange forskellige vurderingskriterier kunne samles under to overordnede kriterier: Potentiale og Sandsynlighed. Altså det estimerede potentiale ved at løse problemet og sandsynligheden for at kunne gøre det i Nopii regi. Ud fra disse kriterier blev problemstillingerne prioriteret med følgende begrundelse: Demente i eget hjem: Vurderet stort potentiale, dog ikke muligt umiddelbart at opgøre omkostninger. men svært at gennemføre. Meget svært at finde informanter (man ved ikke hvornår man er begyndende dement). Det vil ikke være hensigtsmæssigt i et kort projekt som Nopii, hvor fokus er på at udvikle en model for processen. Inkontinens: Meget store omkostninger og stort potentiale, men sandsynligheden for at få udviklet nye innovative løsninger blev vurderet lille. Den største effekt vil være at hente i forebyggelse. Der var i arbejdsgruppen bekymring for om der vil være nok legekammerater på markedet til os. Markedssituationen er Workshop få men meget store spillere, og de har tidligere ikke udvist større aktiv interesse for nye projekter som potentielt kan påvirke deres salg nedadgående. Medicin: Stort økonomisk potentiale, håndterbar problemstilling at gennemføre i Nopii regi og der findes flere nye løsninger på markedet. Der kan spares hele besøg hos borgere, hvis de kan gøre selvhjulpne. Hvis vi kan optimere håndteringen, er der store besparelser at hente i at nedbringe antallet af UTH er. Borgere kan få mere livskvalitet ved at blive selvhjulpne og dermed genvinde autonomi. Det er et uopdyrket marked. Der indkøbes i dag ikke hjælpemidler til dette problem, men det vil kunne skabe store ressourcemæssige besparelser i plejeydelser. Det blev i projektet besluttet ikke at medtage øjendråber, da brugerne ikke kan gøres selvhjulpne, da det er en lægeordination at dryppe øje.

3 Side 3 Medicin.. fortsat Injektioner vurderes til at være en lille del af plejeydelsen ved medicin i forhold til tabletter. Der fokuseres derfor på tabletter, da det vil være endnu en problemstilling at undersøge selvstændigt og gruppen ønsker kun at fokusere på en undersøgelse. Refleksion: Det var et langt, sejt træk at nå frem til en yderligere udvælgelse af en fælles problemstilling. Der blev arbejdet og diskuteret intenst på og imellem arbejdsmøderne, og det var svært for projektgruppen at træffe endelig beslutning. For hvor lå projektgruppens beslutningskompetence? Problemstillingen blev efterfølgende vendt med Styregruppen.Det vil fremadrettet være optimalt, at sådanne strategiske beslutninger er truffet på forhånd, eksempelvis via en tværkommunal styregruppe, hvor forslag kan sendes i høring og som efterfølgende kan slippe idéer løs. Det er vigtig læring og refleksion til projektet. Men nu står vi her med et rigtig godt produkt: Et potentiale på 71 mio. kr. i sparede omkostninger for de deltagende kommuner. Et konkret produkt, med et uopdyrket marked med mange aktører. Et godt udgangspunkt for det videre arbejde. Vedr. organisering i projekt/ arbejdsgruppen: I de første indkaldelser til arbejdsmøder skød vi gråspurve med kanoner, for hvem skulle egentlig med, for at vi var sikre på, at der var de nødvendige kompetencer tilstede. Det viste sig hurtigt, at NOPII projektgruppen er en meget bred sammensat gruppe erfaringsmæssigt, idet vi har projektdeltagere både med sygefaglig baggrund, stor markedsindsigt, økonomisk indsigt og lovmæssig indsigt. Senere har vi også været så heldig også at få en jurist og en antropolog med i arbejdsgruppen, så vi har brede kompetencer tilstede. De oprindelige kontaktpersoner er de samme som dem der i dag har rollen som kommunale projektledere. Vi har derfor kunnet arbejde med den samme gruppe gennem hele forløbet hvilket har været rigtig godt. Refleksion: Udfordringerne omkring projektgruppens sammensætning blev også forelagt styregruppen. Vi har manglet klarhed over, hvem der skulle være med fra start, dette skyldes den manglende erfaring. Men vi må lære af processen til Workshop næste gang. Er udfordringen på forhånd udvalgt, vil det være nemmere at stille med det rigtige hold første gang og ikke inddrage og involvere flere end nødvendigt. Prioritering af problemstillinger

4 Side 4 NOPII Projektgruppen NOPII projektet udvikles af projektdeltagerne. En læring ved projektet er, de deltagende kommuner er forskellige. Det er både i forhold til vision, strategi, struktur og processer, Det har betydning for projektets kompleksitet. Vi har bedt projektlederne besvare 6 spørgsmål om deres baggrunde og forventninger: De 6 spørgsmål: 1. Jeg har været med i NOPII projektet siden (tidspunkt/aktivitet)? 2. Hvad er baggrunden for, at din kommune er med i NOPII projektet (forventninger/mål)? 3. Hvorfor er netop du udpeget som projektleder for din kommune (indsigt/bidrag/ kompetencer/erfaring)? 4. Hvad er dine forventninger til det tværkommunale NOPII samarbejde på kort sigt (indenfor projektperioden)? 5. Hvad er dine forventninger til det tværkommunale NOPII samarbejde på lang sigt (udenfor projektperioden)? 6. Hvilke erfaringer har du fået af samarbejdet indtil nu? Besøg NOPII s hjemmeside Ulrik Appel Aalborg Kommune Chefkonsulent Innovationsenheden Ældre og Handicapforvaltningen 1. Jeg har været med helt fra starten i december 2012, hvor jeg var med i skriveprocessen omkring projektansøgningen 2. Aalborg Kommune har startet to andre projekter om innovative udbud, hvor vi forsøger at inddrage borgere og virksomheder i udbuddet. Da Nordjyllands vækstforum ville finansiere et tredje forsøgt med innovative udbud på tværs af de 11 nordjyske kommuner, så var det en oplagt mulighed for at stå sammen med de øvrige nordjyske kommuner om et fælles innovationsprojekt. 3. Jeg har arbejdet strategisk med udvikling i mange år og herunder gennemført en række større udbud, som har haft såvel personalemæssige og organisatoriske konsekvenser for forvaltningens drift. Jeg mener desuden, at udbudsprocesser kan være mere inddragende for såvel borgere og virksomheder for at sikre det bedste resultat. 4. At vi får gennemført et udbud, som giver bedre medicingivning for borgerne og at (nordjyske) virksomheder får større indblik i de tværkommunale problemstillinger. Samt at alle de deltagende kommuner igennem processen får nye erfaringer med innovative udbud. 5: I 2014 regner Ældre- og Handicapforvaltningen med at implementere cirka 10 velfærdsteknologiske løsninger i hele forvaltningen. Forventningerne på sigt til NOPII er at nogle af innovationsprojekterne eventuelt kan løftet i samarbejde med de øvrige nordjyske kommuner. Dels for at dele udviklingsomkostningerne, men også for at styrke det nordjyske marked for velfærdsteknologi. 6. At selvom borgernes behov måske er de samme på tværs af kommunerne, så er kommunerne organiseret vidt forskelligt og vi har forskellige visioner og strategier indenfor velfærdsteknologi. Så kommunalt samarbejde på tværs kræver masser af dialog og gensidig forståelse før end at der kommer nye produkter ud til borgerne i den sidste ende. - Birgitte Ilum Jammerbugt Kommune Projektleder for rehabilitering/ visitator 1.Jammerbugt Kommune har været med i ansøgnings fasen og er en del af styregruppen. Jeg har været kontaktperson under hele forløbet 2.Jammerbugt Kommune vil gerne blive klogere på velfærdsteknologi. Herunder både behovs undersøgelse og implementering. Derfor er NOPII spændende, da det også åbner op for en direkte kontakt til erhvervslivet. 3.Da kendskabet til NOPII er kommet gennem NNV, hvor er jeg er kontakt person. Derudover giver min erfaring med implementering af den rehabili-

5 Side 5 Projektgruppen fortsat terende tankegang i ældresektoren. 4.At jeg bliver klogere på den metodiske tilgang til at lave behovsundersøgelser, samt at kommunerne finder en metode til at samarbejde på tværs. 5.At der findes frem til en erfaringsgruppe, hvor vi kan videns dele og løfte forskellige problematikker op. 6.Jeg er klart blevet klogere på metodeudvikling og det store arbejde der ligger bag. Elisa Hove Thisted Kommune Projektmedarbejder 1.Jeg har været med siden d. 2. okt. som tovholder og siden som projektleder. 2.Thisted Kommune er en lille kommune i Region Nordjylland, og vi er først ved at etablere os ift. vores velfærdsteknologiske retning. Vi er en kommune med fokus på udvikling, og er nysgerrig på hvordan vi sikrer innovation og samarbejde internt og ekstern omkring løsninger på fremtidige udfordringer. Dette gælder både innovation, udvikling og integration af velfærdsteknologiske løsninger. 3.Min faglige baggrund som markedsføringsøkonom og med en BA i International Management bevirker, at jeg har stor indsigt i projektledelse og styring af processer. Viden omkring styring af projekter og en indsigt i arbejdet på sundheds- og ældreområdet bevirker derfor, at jeg blev valgt som projektleder. 4.Igennem projektperioden er forventningen fra Thisted Kommune, at vi skaber et erfaringsgrundlag til vores fremtidige arbejde med innovative arbejdsprocesser. På samme tid er en vigtig del af projektet også at etablere et netværk med andre nordjyske kommuner omkring innovation, velfærdsteknologi og erfaringsudveksling på disse områder. 5.På lang sigt forventer vi at kunne bruge erfaringerne og den udviklede model fra NOPII til at arbejde videre med etableringen af vores interne velfærdsteknologiske styring. Ydermere er målet også, at de involverede kommuner imellem vil fortsætte samarbejdet på lang sigt, som mulighed for at stå sammen omkring udviklingen af vores område. 6.Arbejdet i NOPII har synliggjort områder, som er vigtige at inkludere og få til at arbejde sammen, når man arbejder med innovative processer i en offentlig organisation. På samme tid har erfaringsudveksling med de andre kommuner gjort os opmærksom på måder hvormed, det muligt for en kommune at organisere sig omkring innovation og udvikling. - Lars Holt Kristensen Hjørring Kommune Koordinator digitalisering og velfærdsteknologi (sociolog) 1.Jeg har været med i NOPII fra den første fælleskommunale drøftelse, som vi havde i Nordjysk Netværk for Velfærdsteknologi. Det var i december Der er et stort potentiale i at løfte de kommunale opgaver i fællesskab, f.eks. i forhold til innovation og indkøb men også på andre områder. Derfor ser vi frem til med dette projekt at få skabt en konkret platform for et fremtidig tværkommunalt samarbejde. Derudover interesserer vi os for, hvordan vi kan indkøbe smartere og billigere til gavn for både borgerne, medarbejderne og kommunens økonomi. 3.Jeg har en koordinerende funktion i forhold til indførelse af velfærdsteknologi og digitale løsninger på sundheds-, Ældreog Handicapområdet. Jeg arbejder på det overordnede strategiske niveau og varetager også ledelse af konkrete projekter. Mit arbejdsfelt forudsætter en tæt dialog med såvel ledelse som driftsenhederne i vores forvaltning. Min profil matcher derfor de opgaver, der knytter sig til at være kommunal projektleder på NOPII 4. Det bliver spændende at se, hvordan det nordjyske erhvervsliv tager imod projektet, og hvor stor interesse virksomhederne udviser i og efter projektet om at samarbejde med kommunerne om udvikling af velfærdsteknologiske løsninger. 5.Det væsentligste mål med projektet er at få skabt en fleksibel platform for tværkommunalt samarbejde om indkøb, således vi efter projektets udløb er klar til at gå i gang med nye fælles indkøb. Hvordan denne platform kommer til at tage sig ud, skal vi nu finde ud af i fællesskab. NOPII projektet er opstået på baggrund af et behov, og løsningerne skal opstå undervejs i projektet. 6.Det har været meget inspirerende indtil nu, og jeg oplever stor engagement og vilje fra alle sider, så jeg er sikker på, at vi ved projektets udløb også står med et resultat, som alle kan være tilfredse med.

6 Side 6 Projektgruppen Lene Pedersen Vesthimmerlands Kommune Sundhedsfaglig konsulent Pleje og Seniorservice Sundhedsforvaltningen 1. Jeg har været med siden 19. sept., hvor jeg var til opklarende møde hos Copenhagen Living Lab. I Aalborg - deltog desværre ikke i første kick-off 2.Vesthimmerlands kommune ønsker i samarbejde med de øvrige nordjyske kommuner at være med til at skabe en udvikling af innovative indkøb inden for Sundheds-, ældre- og handicapområdet. 3.Jeg er udvalgt som kommunal projektleder pga. af min erfaring med at drive projekter i kommunen og tidligere i regionen som udviklingssygeplejerske i Ortopædkirurgien samt min erfaring med udbud/tilbud fra mit sidste job som Chefkonsulent hos SCA Hygiene Products. ( ) Jeg deltog ligeledes som repræsentant for SCA i arbejdet omkring funktionsudbud på inkontinens i Frederikshavn Kommune. 4.Mine forventninger til det tværkommunale samarbejde er netværksopbygning og vidensdeling. Har hidtil ikke haft så bredt en kendskab til kollegaerne i de andre kommuner 5.Mine langsigtede forventninger er at kunne udnytte mit netværk til forsat vidensdeling og ikke mindst sparring i en travl hverdag, hvor mange af vore opgave ligner hinanden, men vore forskellige kompetence gør det muligt at opsøge et bredere perspektiv på forskellige problemstillinger. 6.Mine erfaringer indtil nu er meget positive. Jeg har opnået en bredere viden og forståelse for de forskellige organiseringer og arbejdsdelinger i de forskellige kommuner, ligesom det er rigtig spændende at spejle egen erfaringer i andre med hjælp fra et professionel konsulenthus Jeg har også opnået mere viden om projekt tilrettelæggelse og krav til indhold. - Bolette Abrahamsen Toft Rebild Kommune Udviklingskonsulent 1. Jeg har været med siden oktober Der kan være et stort potentiale i at løfte de kommunale opgaver i fællesskab i forhold til innovation og indkøb. Motivet for at indgå i samarbejdet er den fælles målsætning om, at de nordjyske kommuner har fokus på fælles velfærdsteknologiske udfordringer til gavn for borgeren og for de ansattes arbejdsmiljø, samt at kommunerne får mere for indkøbsbudgetterne. 3.NOPII -projektet er et tværgående projekt mellem vores centre i Rebild Kommune med mange interessenter. Valget af projektleder faldt derfor på en Udviklingskonsulent i en Fællesstab - Fællescenter HR- og Udvikling. Jeg varetager bl.a. ledelse af konkrete projekter, og matcher derfor opgaverne i NOPII sammenhæng. 4.At skabe et erfaringsgrundlag til samarbejdet om innovative processer. 5.At vi sammen udvikler en fælleskommunal platform for tværkommunalt samarbejde om indkøb. 6.Erfaringsudvekslingen med de andre kommuner har synliggjort, at det er mange af de samme udfordringer, som vi står overfor i kommunerne. Såvel drøftelser omkring aktiviteter i projektet, som metoder/ værktøjer har været yderst inspirerende. Hanne Engholm Hansen Frederikshavn Kommune IT Projektleder 1.Frederikshavn Kommune har fulgt projektet siden initieringen ultimo 2012 og jeg har været med fra begyndelsen. 2.I Frederikshavn Kommune havde vi fra start forventninger om at projektet ville give gevinster på flere måder. Vi havde forventninger om at få skabt et godt samarbejde omkring fremdyrkelse af innovative løsninger til gavn indenfor sundhed-, ældre- og handicapområderne. Derudover så vi, at projektet kunne booste det lokale erhvervsliv i forhold til at øge deres muligheder for at vinde markedsandele på det velfærdsteknologiske marked. 3.Min indgang til projektet er Nordjysk Netværk for Velfærdsteknologi (NNV), hvor jeg deltager i min rolle som projektleder indenfor velfærdsteknologi i Frederikshavn Kommune. 4.Forventningerne på kort sigt har været at styrke det nordjyske samarbejde med fokus på innovation og velfærdsteknolo-

7 Side 7 Fortsat fra forrige side gi. Vi ville i samlet flok kunne hæve vidensniveauet i forhold til forskellige udfordringer og fremfinde gavnlige velfærdsteknologiske løsninger på dem. 5.På lang sigt har jeg et ønske om at vi får skabt en gangbar model for, hvordan vi samarbejder og taler om udfordringer og løsninger i forhold til velfærdsteknologi både kommuner imellem og med erhvervslivet. Besøg NOPII s hjemmeside Timeregistrering Alle der arbejder i NOPII projektet skal registrere de anvendte timer, så vi kan få økonomien i projektet til at gå op. Om 2 måneder lukker anden regnskabsperiode, og jeg har d.d. modtaget registreringer på 37% af budgettet. I kan rette henvendelse til mig for et nærmere indblik. En god ide i forbindelse med timeregistrering: Find en central medarbejder, som har adgang til alle jeres lønsedler. Få hende/ ham til at trække og sende alle lønsedlerne, evt. sammen med tidsregistreringsskemaerne, til mig hver måned. Vedkommende kan selvfølgelig også registrere sine timer på NOPII projektet. Det letter arbejdsgangene. Har I ellers spørgsmål eller noget I vil have drøftet vedr. timeregistrering, så kontakt mig. Lene Guldhammer Poulsen mail: lgp@vesthimmerland.dk Tlf.: Aktiviteter Kommende aktiviteter: Midtvejs workshop den Debriefing workshop den Kravspecificerings workshop den Evalueringsworkshop den Præsentations workshop den Med forbehold for ændringer. Afholdte aktiviteter: Kick Off den Strategi seminar den Operationaliserings møde den Konkretiserings workshop den Modeludviklings workshop den Planlægnings workshop den NOPII projektets aktiviteter, workshops og møder er listet på hjemmesiden i mere udførlig form.