Referat fra bestyrelsesmøde

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat fra bestyrelsesmøde"

Kaj Østergaard
5 år siden
Visninger:

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Mandag den 12. november 2018 Mødested: Mødelokale Tidspunkt: Kl. 18:30 22:00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 2 Fortæring: Tegnstyrer: Referent: Deltagere: Heidi Aarosiin (), Daniel Vest (), Ole Jørnaa (OJ), Tine Lind () Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Formanden har ordet Godkendelse af dagsorden... Fælles Dagsorden blev justeret med lidt ekstra punkter. Herefter godkendt. 3. Referat og underskrivelse a. Underskrivelse af referat fra sidste møde... Fælles Alle skrev under. b. Opfølgning på to do liste... Fælles Vedtægtsændringer til generalforsamling 2019 er endnu ikke udført. har ikke nået at købe puder. Vagtskema og kontorvagt skema er ikke lavet. har ikke nået at undersøge regnskabsprogrammer til bunds. Lokaleleje kontra medlemsbevis arbejder vi fortsat på. Afregning af banko præmier ikke færdigt endnu. FTSF side til FB gruppe arbejdes der stadig på. c. Referater fra udvalg m.m.... Fælles Vi har ikke modtaget nogen referater. 4. Administration a. Bordet rundt... Fælles b. Sidste nyt... Fælles Der er kommet referat fra formandsnetværksmøde. lægger op i FB gruppen. Aarhus Døveforening skal have ekstra ordinær generalforsamling torsdag d. 15. november. 3 personer i bestyrelsen er stoppet. c. Økonomi og budgetopfølgning... har fortsat ikke fået adgang til netbanken, så han kan ikke komme videre med økonomien. rykker banken. Der er kommet 2 regninger, som han ikke kan betale pga. manglende adgang. Bestyrelsen har sendt alle oplysninger ind. d. Kontorvagter... Fælles, og deles om opgaven, og kommer hver onsdag. kommer når hun har mulighed for det.

2 5. Forening a. Håndbold EM Der er EM i dame håndbold snart, de indledende kampe for Danmark starter fredag d. 30. november. Bestyrelsen beslutter at have åbent til første og sidste indledende kampe. Fredag d. 30. november spiller Danmark mod Sverige kl. 18. og tager ansvaret den aften. FTSF åbner kl. 17, folk kan tage mad med. Danmarks anden kamp er søndag d. 2. december kl. 15 mod Polen; der har FTSF banko. Danmarks tredje kamp mod Serbien er tirsdag d. 4. december kl. 21. OJ og tager ansvaret den aften. FTSF åbner kl med en quiz om håndbold. sørger for quizzen. Bestyrelsen enes om at følge Danmarks kampe; når Danmark spiller, vil vi holde åbent i FTSF. kontakter caféudvalget. laver nemtilmeld opslag, da siden bliver brugt for medlemmerne til at se, hvornår der er åbent i FTSF. b. Nem tilmeld... Det er modsigende, at der i forretningsorden står, at hvis et arrangement har under 20 tilmeldte til et gratis arrangement, at det skal aflyses, når tilmeldingsfristen er onsdag samme aften som arrangementet finder sted. Bestyrelsen er enige og fristen skal ændres til om mandagen før arrangementets dato. giver besked til TV. Bestyrelsen ønsker, at der skal reklameres mindst 3 gange for et arrangement på FB; reminder til alle og jo mere, vi får reklameret for arrangementerne, jo flere kan vi måske få med. giver TV besked. c. Opfølgning af persondataloven... Fælles Der er kommet brev fra Datatilsynet, der beder om svar på nogle spørgsmål. Den gamle bestyrelse har fået brevet og vi afventer svar fra dem, før vi svarer til Datatilsynet. svarer via e-boks. d. DD3... Fælles, og er tilmeldt. e. Retningslinjer i forbindelse med video på Facebook... Vi skal have lavet retningslinjer i forbindelse med video opslag på FB, ikke kun for bestyrelsen, men også for udvalgene. laver video. Der skal være gode lys forhold Der skal filmes med en god afstand (ikke for tæt på kameraet, svært at se tegnsproget) Der skal bruges forståeligt tegnsprog. Kameraet skal være vandret og ikke lodret (hvis man filmer fra mobil) Man skal have kameraet i øjenhøjde (ellers føles det som om man ser ned på folk) Man skal være velforberedt på det, man vil fortælle (ikke kigge ned på papir hele tiden) f. Lukket Facebook side... I flg. persondatalovgivningen må vi godt tage billeder og lægge op på FB, HVIS vi bruger en lukket FB gruppe KUN for medlemmer. Bestyrelsen diskuterede fordele og ulemper ved dette. Enighed om, at vi vil tage det op med medlemmerne til medlemsmøde til januar

3 g. Foreningsvagter... Fælles Enighed om, at alle kommer som udgangspunkt til foreningsaftener. Hvis man ikke kan komme, så giver man besked. kan ikke komme onsdag d. 28. november. h. Juleafslutning 12. december... Fælles Bestyrelsen er enige om at holde en mini julefrokost den aften. og vil gerne sørge for at handle ind og lave mad. tager kontorvagten den dag. Mini julefrokosten: Sild (alm. og røde sild) med karrysalat Fiskefilet med remoulade og citron Æg med rejer og mayonnaise Varm leverpostej med champignon, bacon og rødbeder Flæskesteg med rødkål Medister med rødkål Rugbrød og smør Risalamande med kirsebærsauce og mandelgave (en gave pr. bord) Prisen er 100 kr. pr. person inkl. en drikkevare (øl, sodavand eller snaps) og pakkeleg. Tilmelder man sig efter d. 1. december er prisen 125 kr. vil spørge kreativ holdet, om de har lyst til at dække bordene. undersøger gaver (både mandelgaver og pakkeleg). laver video til FB. og laver opslag. i. Fælles møde... Bestyrelsen enes om fællesmøde mandag d. 14. januar 2019 kl. 18:30. indkalder udvalgslederne samt bestyrelsen. Hvis en udvalgsleder ikke kan komme, skal vedkommende finde en anden som kan deltage. Vi opretter en FB gruppe for udvalgsledere og bestyrelsen. 6. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ Afsluttende regnskab i forb. med 12 tips turnering er fortsat ikke afsluttet. mangler nogle kvitteringer. b. Bankoudvalg... Der er snart banko, vi savner oplysninger om arrangementet. Video på FB. kontakter bankoleder AC. c. Caféudvalg... Vi mangler fortsat en kaffemor til foreningsaftener. Bestyrelsen arbejder videre med at lede efter én. d. Ejendom & IT-udvalg (inkl. lokaleudlejning)... Der har været hærværk på vaskemaskine i kælderen, en låge var ødelagt, den er repareret igen. arbejder fortsat videre med ny hjemmeside inkl. bookingsystem. Vil spørge KUP om han kender andre webudviklere, som FTSF kan indhente tilbud ved. Hjemmeside kan betales 25/75% fx fra foreningen/ejendommen. Der ønskes indkøb af en gulvvaskemaskine til festsalen. Bestyrelsen enes om at se på årsregnskabet 2018, om der er overskud som kan bruges til den. har talt med Kim Aarosiin om scene i klublokalet, Kim er gået i tænkeboks mht. hvordan det bedst kan laves

4 Thomas Helstrand har fået adgang til OneDrive med at lægge billeder op der. har ansat en rengøringsdame fremfor at bruge det selskab, som foreningen har brugt hidtil, alt for mange problemer. Rengøringsdamen er startet d. 1. november. e. Generalforsamlingsudvalg... Fælles vil kontakte Thomas Knapp mht. om han vil være dirigent. er referent. f. Historisk udvalg... OJ Mødelokale til historisk udvalg? Eller vil kreativ holdet gerne bruge lokalet til stille time? Bestyrelsen vil gerne prøve, om det er muligt at leje lokalet ud. Tjene ekstra penge. arbejder videre med det. g. Kreativudvalg... vil følge op med IMJ mht. stille time, program mm. h. Kulturudvalg... Der er kulturudvalgsmøde mandag d. 19. november. Lisbeth Nielsen har sagt ja tak til at være med i udvalget. Thomas Helstrand er også spurgt, pt ikke hørt noget svar. i. Medieudvalg... Fælles j. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... FTSF har fået 2 nye medlemmer. 2 personer har fået indmeldelsesseddel, vil følge op på dem. k. Udflugtsudvalg... Ib Schjeldal og Lis Jepsen har sagt ja tak til at være med i udflugtsudvalget, LJ er leder. 7. Nyt fra afdelinger a. Døves Motionsklub FREMAD... Fælles b. The Soldiers... Fælles Vi skal have fundet ud af, om formuen hos The Soldiers (fra 3U) skal overdrages til FTSF. Evt. kan det tages op til medlemsmøde og til endelig godkendelse på generalforsamlingen. c. Whistklubben... har ikke nået at tage kontakt til ET. 8. Næste møde er den 10. december kl på Cafe Velvet i Vejle. Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret. To-Do-Liste: Vedtægtsændring til GF 2019 Købe 3 siddepuder til test - 4 -

5 Undersøge regnskabsprogram Lokaleleje kontra medlemsbevis Afregning af tilgodebeviser Lægge referat fra formandsnetværksmøde op i FB gruppen Rykke banken for adgang til netbank Kontakte cafeudvalget for åbent til håndbold kampe Lave quiz til håndbold tirsdag d. 4. december Lave opslag på nemtilmeld om håndbold Give TV besked om tilmeldingsfrist er mandage fremadrettet Give TV besked om, at et arrangement skal reklameres mindst 3 gange på FB Svare Datatilsynet Deltage til DD3 Lave video om retningslinjer for video på FB Handle ind og lave mad til mini julefrokost Spørge kreativ holdet om de vil pynte borde Undersøge mandelgaver og pakkelegs gaver Lave video om mini julefrokost Lave opslag om mini julefrokost Indkalde til fællesmøde Kontakte AC om banko Finde en ekstra kaffemor Ny hjemmeside inkl. bookingsystem/kontakte KUP Kontakte Thomas Knapp om dirigent post Lave annonce om udlejning af kontorlokalet Følge op på kreativ udvalg Følge op på de to personer, der fik indmeldelsessedler Følge op på The Soldiers formue Tage kontakt til ET, & & & - 5 -

Relaterede dokumenter

Dagsorden til bestyrelsesmøde

Dagsorden til bestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den 21. oktober 2018 Mødested: Mødelokale Tidspunkt: Kl. 14:00 17:00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 1 Fortæring: HA Tegnstyrer: Referent: