Referat fra konstitueringsmøde

Transkript

1 Referat fra konstitueringsmøde Mødedato: Tirsdag d. 25. marts 2014 Mødested: Hos TL Tidspunkt: Kl. 18:30 22:00 (mødes kl. 18:15) Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 01 Fortæring: TL Tegnstyrer: DV Kvaje slik: Referent: TL Deltagere: Fraværende: Tine Lind (TL), Daniel Vest (DV), Kim L. Christensen (KLC), Jesper Fløe (JF), Lis Jepsen (LJ), Tine Vest (TV), Troels Nielsen (TN) Dagsorden 1. Formanden har ordet... TL TL bød alle velkomne til FTSF, hun ser frem til et godt samarbejde med bestyrelsen. Åben/Lukket 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Enkelte tilføjelser til dagsordenen, herefter godkendt. 3. Vores forventninger til hinanden... Fælles Alle fik mulighed for at lufte sine tanker omkring forventninger til hinanden i bestyrelsen, der var stor enighed om, at det er vigtigt, vi er åbne og ærlige overfor hinanden. Samarbejdet prioriteres højt, kommunikation er en vigtig del af samarbejdet. Vi forventer, at man følger forretningsordenen. Ingen spørgsmål er dumme, spørg hvis man er i tvivl om noget. Man skal huske at sige til, hvis man har brug for hjælp eller hvis man er fyldt op og har brug for en lille pause. Man må meget gerne byde ind med egen arbejdskraft, hvis man har overskuddet til det. 4. Opfølgning af ordinær generalforsamling... Fælles Vi skal have sat billeder af bestyrelsen ind på hjemmesiden. Dette gøres indenfor 1 måned. Gelænderet til indgang nr. 5 vil blive ordnet. Det er en opgave for ejendomsudvalget/dv. Samarbejde med historisk museum i Fredericia/Døve Historisk Selskab, det bliver historisk udvalgs opgave at undersøge dette. Vi vil sætte tilmeldingslink direkte ind på hjemmesiden, DV vil undersøge det. Flertallet i bestyrelsen ønsker, at vi til næste år holder generalforsamling i Tegnsprogshuset. Det var for stort et arbejde at huske på alle ting fra FTSF til Center for Høretab (CFH). Det vil mindske en del arbejde ved at bruge eget lokale, hvor alle rekvisitter er i huset. Vi drøftede muligheden for at holde frokost med medlemmerne til næste år i stedet for fælles spisning efter generalforsamlingen, det er en meget lang dag for bestyrelsen. Enighed om, at det kan være en mulighed. Det er også muligt at bede frivillige om at være behjælpelige til frokost, så bestyrelsen får mindre at se til, der er meget at se til i forvejen. 5. Bestyrelseskonstituering... a. Gennemgå foreningens vedtægter til orientering... TL/DV Christian Høybye er ved at ændre i vedtægterne i forhold til de ændringer, vi har vedtaget til generalforsamlingen. Så snart vi har fået den retur, vil den blive sendt ud til bestyrelsen til orientering. b. Gennemgå foreningens forretningsorden til godkendelse... TL/DV Bestyrelsen har fået forretningsorden på mail, hvor der er markeret med steder, hvor der skal være ændringer. TL sørger for at opdatere forretningsordenen og sender på mail, hvorpå bestyrelsen skal godkende via mail.

2 c. Gennemgå foreningens strukturering... TL/DV Gennemgang af foreningens strukturering, vi opretter et nyt udvalg; medlemsudvalg, hvor Tine Vest og Arne Christensen er udpeget af bestyrelsen til at varetage opgaverne vedr. medlemsliste, medlemskab, kontingent forespørgsler, medlemskort mv. Familieudvalget lukkes. Vi skal stramme op på, at kontaktpersoner og ledsagere skal have arbejdsskilt på, når de er i foreningen. Ellers skal der opkræves 50 kr. for personen. Dette er tidligere annonceret via nyhedsbrev, vi vil lave opslag der skal hænge ved opslagstavlen i forhallen. TL gør det. Enighed om at nedlægge kaffeudvalget, da det kræver for mange ressourcer. Caféudvalget får til opgave at lave kaffe. d. Opgavefordeling og udvalgenes kontaktpersoner... TL/DV Caféudvalget = JF Ejendomsudvalget = DV Fanebærerudvalget = under medlemsudvalget Festudvalg = TL Historisk udvalg = DV Kiosk udvalg = KLC Kulturudvalg = LJ (Bankoudvalg = LJ + KLC) Medieudvalg = bestyrelsen Medlemsudvalg = KLC e. Arbejdsplan Fælles Bestyrelsen enes om, at vi udskyder punktet til næste møde. Vi prioriterer, at udvalgene kommer op at køre og de nye bestyrelsesmedlemmer er mere med i foreningens struktur mv. f. Kommende møder... Fælles 5 maj 2014 kl. 18:30 16 juni 2014 kl. 18:30 11 august 2014 kl. 18:30 22 september 2014 kl. 18:30 3 november 2014 kl. 18:30 15 december 2014 kl. 18:30 12 januar 2015 kl. 18:30 23 februar 2015 kl. 18:30 g. Vagt turnus til kontortid... TL Der var nogle ændringer, opdateret skema sendes pr. mail af TL. Enighed om, at vi pr. 1. april 2014 ændrer kontor tid til 16:30-17:30. h. Vagt turnus til foreningsaften... TL Der var nogle ændringer, opdateret skema sendes pr. mail af TL 6. Korrespondanceliste... Fælles Punktet udskydes til næste møde. 7. Referater fra udvalg mm.... Fælles Ingen bemærkninger hertil

3 8. Administration... a. Bordet rundet... Fælles TV & DV holder ferie mandag og tirsdag i uge 16. KLC har ferie i uge 15. JF har ferie i uge 22. b. Breve og meddelelser... Fælles DV (og JF) deltager som repræsentanter fra FTSF til Castberggårds repræsentantskabsmøde d. 26. april. TL og DV deltager til DDLs landsmøde d maj. KLC, TL og DV deltager til foreningsseminar på Castberggård d maj (AFLYST/UDSKUDT TIL EFTERÅRET) TL har fået en henvendelse fra Michael Olesen fra Job- og udviklingscenter, Castberggård i forbindelse med et projekt, hvor vi kan søge om penge til projekt i FTSF. TL og Michael Olesen har holdt møder omkring dette, bestyrelsen fik fremlagt et foreløbigt projekt beskrivelse. Den endelige projekt beskrivelse sendes ud pr. mail af TL. Bestyrelsen er positive, TL og DV arbejder videre med dette. Der er kommet endnu et afslag fra Fredericia Kommune i forbindelse med vores klage på afslag på 18. DV sender kopier af sagen til Jytte Jensen, Ulleruphus. c. Økonomi... KLC Vi har fået moms refundering fra SKAT. 1 kvartal for regnskabet er ikke slut endnu, derfor er der ikke meget at sige om det. d. Budgetopfølgning... KLC Ingen bemærkninger hertil. e. Lokaleudlejning... KLC/TL KLC og TL fortsætter med at være ansvarlige for lokaleudlejnings korrespondance på mail. Til kontortid skal LJ og JF have adgang til kalenderen via TL/KLC. Hjemmesiden skal opdateres med nyere billeder af lokalet. Ejendomsudvalget gør det. Vi lukker FTSFs mobil. DV sørger for at opsige FTSFs mobil nummer hos Telmore. Opslagene i FTSF med mobil nummeret fjernes. f. Fordeling af overskud fra KLC KLC har sendt mail med fordeling af overskud, der er nogle små justeringer af fordelingen. Opdateret fordeling: Fordeling af overskud fra 2013: ,00 Medieudvalg: 6.500,00 Historisk udvalg: 1.000,00 Caféudvalg: 3.700,00 Kontorprojekt 1: 2.100,00 Regnskabsprogram: 4.000,00 Kontorprojekt 2: 1.000,00 I alt ,00 Uforudsigelige udgifter: 1.503,00-3 -

4 g. 3U... TN LUKKET 9. Nyt fra udvalgene... a. Caféudvalget... JF Der er lavet arbejdsfordeling mellem JF og Nikolaj Seemann (NS). NS har ansvaret for lagerrummet, optælling af drikkevarer. JF har ansvaret for at sende nyhedsbreve ud og det økonomiske overblik. NS og JF er ved at undersøge mulighederne for at kunne sælge drikkevarer til vores lejere. Det kræver et større koordinering. NS ønsker at beholde FTSF mail, bestyrelsen afviser dette, da mail adresser er kun til bestyrelsen og ikke til udvalgsmedlemmer. JF er ved at undersøge med dansk retur system i forbindelse med afhentning af tomme dåser, da der overvejes at skiftes til dåser i stedet for flasker. b. Ejendomsudvalget... DV Der ønskes beboermøde 2 x årligt. Der indkaldes snarest til ejendomsudvalgsmøde og beboermøde. Der skal afholdes møde med personalet. c. Fanebærerudvalg... Hører under medlemsudvalget. Punktet slettes til næste møde. d. Festudvalg... Ad hoc udvalg, TL er tovholder. e. Historisk udvalg... DV er tovholder. f. Kioskudvalg... KLC er tovholder. Udvalget kører meget selvstændigt og fungerer fint. g. Kulturudvalg... LJ TV fortsætter i udvalget frem til efteråret for at lære LJ op. TV har ansvaret for at sende nyhedsbreve i forbindelse med arrangementer. Programmet for foråret er planlagt, udvalget er i gang med at planlægge efteråret. LJ vil spørge 2 medlemmer, om de er interesserede i at være med i kulturudvalget. h. Medieudvalg... Fælles Bestyrelsen udsender nyhedsbreve den sidste fredag i måneden, stof til nyhedsbrev indsendes til TL senest d. 20 i måneden. IT projektet er så småt i gang, KLC er tovholder. 10. Nyt fra afdelinger... a. Døves Idrætsklub FREMAD... Der er valgt en ny afdelingsbestyrelse til årsmødet. Bestyrelsen arbejder på, at klubben skal blomstre. b. Tegnsprog CI... Der er planlagt sammenkomst d. 30. marts, hvor der skal planlægges banko d. 24. maj. Der var blevet lovet præmier fra JYSK, men det er blevet ændret til et gavekort på 300 kr. Det er dog muligt at låne penge af FTSF til præmier, det er vigtigt at der laves god reklame for bankospillet, så der kommer mange til bankospillet. Der kan købes præmier hos JYSK med 20% rabat

5 c. Whistklubben Næste møde... Næste møde er mandag d. 5. maj 2014 kl. 18:30. DV ansvarlig for fortæring. Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret. Korrespondanceliste: Billeder af bestyrelsen på hjemmesiden... DV Ordne gelænder... EU/DV Historisk museum/døve Historisk Selskab... HU/DV Tilmelding system på hjemmesiden... DV Opdatere forretningsordenen... TL Lave skilt om kontaktpersoner/ledsagere... TL Sende opdateret vagtskema for kontor/foreningsaften... TL Deltage til Castberggårds repræsentantskabsmøde... DV (& JF) Deltage til DDLs landsmøde... TL & DV Arbejde videre med projekt ansøgning... TL & DV Sende papirer til Jytte Jensen... DV Opdatere hjemmesiden med billeder af festsalen mv.... EU/DV Opsige FTSFs mobil... DV Fortæring til næste møde... DV - 5 -