Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Mandag den 17. juni 2019 Mødested: Tegnsprogshuset Tidspunkt: Kl. 16:30 22:00 (mødes kl. 16:15) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 3 Fortæring: Tegnstyrer: Referent: Deltagere: Heidi Aarosiin (HA), Daniel Vest (), Tine lind (), Ole Jørnaa (OJ) Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Formandens situation... Fælles 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Ingen bemærkninger til dagsorden. 3. Referat og underskrivelse a. Opfølgning på to do liste... Fælles Ej nået: Indkalde nærliggende foreninger til et samarbejdsmøde HA Overveje/tænker over ejendomsadministrator ALLE Undersøge om den sorte boks ved kiosken kan flyttes Medlemsudvalg; Skypemøde med DDL Undersøge hvor de kr. er henne (udflugtsafd. 2017) Opdatere forretningsorden Kontakte brandmyndigheden om flugtvej Købe bærbare til bestyrelsen Undersøge medlemsbevis / Rydde op i depositum Økonomisk overblik i forb. med ekstra rengøring Hvem er med i historisk udvalg OJ + Samtykke video Gulvkonsulent er på stand by, da der ikke er udfordringer med gulvet pt. Takke video til frivillige droppes. Opfølgning på budget droppes, da budgettet er lavet for Vi kan overveje det til Oprydning i depositum; økonomiudvalg har sagt de gerne vil hjælpe. b. Underskrivelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde... Fælles Referaterne blev underskrevet. c. Referater fra afdeling / udvalg m.m.... Fælles Referat fra evalueringsmøde i banko afdelingen modtaget, ingen bemærkninger hertil. 4. Administration a. Bordet rundt (internt)... Fælles ferie uge ferie uge b. Økonomi og budgetopfølgning... Der har været nogle udfordringer med Winkas regnskabsprogrammet, der har været fejl i systemet, har valgt at få hjælp til opsætning af kontoplan til en pris af ca kr. Økonomiudvalgsmøde d. 18. juni, er glad for udvalgets hjælp. har fået fuldmagt til netbank, mangler dankortet.

2 Økonomiudvalget undrer sig over nøgledepositum på kr., det svarer til at ca. 20 personer har nøgle til FTSF. Det foreslås at nedlægge depositum og så udlevere nøgler på kontrakter. Bestyrelsen vil tænke over det til næste møde. Der skal også ryddes op i depositum fra lokaleudlejning, pt. står der ,50 kr. på den konto og det er alt for meget, der er betalt depositum retur og det er ikke trukket fra den konto ser det ud til. Foreningen trænger til nye spil; arbejder på sagen. c. Lokaleudlejning... & Der overvejes en anden dag til kontor tid, men det er kun ved overvejelserne. Der mangles tid efter kontorvagter til at kunne gøre opgaver færdige. Juli måned ferielukket, der skal auto svarer på udlejningsmailen. Enighed om, at der skal opkræves et beløb for dem, der henter nøglen for sent. og arbejder videre. Det samme med medlemsbevis. Lokaleleje prisen skal også stige. og arbejder videre. Der er sat overvågning op, det skal skrives ind i lejekontrakten. og arbejder videre. d. Retningslinje om hoved- og bogholderimailen... Der er oprettet en bogholderi mail til alle de mails, der omhandler økonomi. ønsker en ekstra person til at tjekke med, tager opgaven. e. Retningslinje om Messenger... er træt af at få mange henvendelser i hans private messenger og ønsker derfor, at der skal meddeles ud til medlemmerne, at de ikke skal kontakte hverken ham eller bestyrelsen i privat messenger. Foreningen har egen messenger, som medlemmerne kan skrive til. laver video. 5. Forening a. Sidste nyt... Fælles Mail fra Ways; bestyrelsen mener ikke det er noget FTSF skal reklamere for, når DDU er kontaktet. Aarhus Døveforening har fortsat ikke fundet en dato til ekstra ordinær generalforsamling. har sendt en mail til Lars Knudsen med evaluering på Tegnsprog Blinker. Noter ligger i serveren. b Fristen for at søge 18 hos Fredericia kommune er d. 1. september. Bestyrelsen enes om, at vi vil prøve at søge midler til arrangementer, som afholdes af den nye ejendomsadministrator/projektmedarbejder. laver udkast. c. Bryd Isolationen... har snakket med Brit Holm Andersen fra DDL om deres nye projekt; Bryd isolationen med fokus på ensomhed. Brit har lovet at lave en video, som kan bruges til foreningens FB side. Ideen er, at der skal være en tovholder for et par foreninger og 3-4 frivillige pr. forening til at køre projektet. har spurgt, hvordan man måler ensomhed hos folk. d. Ren Natur... Der er 12 medlemmer, der har tilmeldt sig pt. Jørgen Siig har sagt ja til at sørge for fortæring. Der blev spurgt, om det er muligt at rykke tidspunktet til om formiddagen i stedet for eftermiddag. undersøger med de tilmeldte og kokken. e. Sommerfest

3 og har booket Henrik H. Andersen til helstegt pattegris med tilbehør lørdag d. 20. juni Prisen pr. person er ca. 130 kr. og laver video. 6. Nyt fra afdelinger a. Bankoafdeling... Bestyrelsen drøftede muligheden for at have 3 forskellige priser til banko; dem der tilmelder sig i god tid en pris, dem som tilmelder sig i sidste øjeblik en anden pris og dem, der køber på stedet en tredje pris. b. Caféafdeling... er træt af, at det er ham, der tjekker køleskab osv. enighed om at spørge Jørgen Siig om han kunne være interesseret i den opgave. kontakter ham. Et medlem havde egen kage med forleden dag til foreningsarrangement, medlemmet har fået besked om at det ikke er ok. Diskussion om vi skal stoppe med at sælge småkager? Tages op til medlemsmøde november Enighed om, at efter sommer er der forskel på pris på køb af kaffe og småkager. Via nemtilmeld 15 kr. På stedet 20 kr. laver video. c. Kreativafdeling... Møde d. 19. juni hvor efterårets program planlægges. deltager efter anmodning. d. Kulturafdeling... HA Bussen til sommerfesten gennemføres, afdelingen betaler de sidste kr. Partners turnering d. 9. november 2019 i FTSF. Urbania Street Food har sagt ja til, at vi må låne deres Partners spil (de har 10 stk.) vil gerne hjælpe i baren/køkkenet. RulleMarie show d. 18. september husk at spørge om hvilke krav hun har til lokalet. e. Motionsafdeling... Der har lige været en vandretur som var privat arrangeret, foreningen fik besked 2 dage før arrangementet. tager fat i BHS. f. Udflugtsafdeling... har ikke lavet en opdateret budget/afregning for udflugten d. 4. maj, da hun mangler oplysninger om kage udgifter og Fjordens Hus. sørger for at hun får dem. g. Ungdomsafdeling... Fælles Bestyrelsen beslutter at nedlægge ungdomsafdelingen, da det ikke er lykkedes at få nye kræfter til afdelingen. Formuen på omkring kr. fordeles ud på andre udvalg, der har brug for penge. Enighed om, at der bruges lidt penge på nye spil til FTSF. Der betales for bussen til sommerfesten (1.750 kr.). h. Whistafdeling... HA Intet nyt. tager tovholder funktionen indtil HA er tilbage. 7. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ b. Ejendom & IT-udvalg... HA Rengøringsrum ved siden af festsalen er næsten færdig, der mangles hylder

4 Ji Xing har sagt ja til at være ekstra hjælper på rengøringen, dejligt! Det glippede med rengøringen i Kristi Himmelfartsdagene, måtte gøre rent. vil have personalemøde, hvor der er fokus på kommunikationen. Idé: A4 kalender med markering af hvem gør rent hvornår. har haft et møde med låsesmeden om forskellige opgaver i huset. Affaldsskuret skal aflåses hver weekend og helligdage, laver opslag. Afventer KUP mht. vejledning til brug af IT skabet. c. Frivilligfestudvalg... Fælles d. Generalforsamlingsudvalg... Fælles e. Historisk udvalg... OJ OJ og skal have undersøgt, hvem vil sidde i udvalget. f. Medieudvalg... Fælles g. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer) Næste møde er den , kl. 16:30. Fortæring: OJ Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret. To Do liste: Lave video til Facebook om formandens sygeorlov HA Indkalde nærliggende foreninger til et samarbejdsmøde ALLE Overveje/tænker over ejendomsadministrator Undersøge om den sorte boks ved kiosken kan flyttes Medlemsudvalg; Skypemøde med DDL Undersøge hvor de kr. er henne (udflugtsafd. 2017) Opdatere forretningsorden Kontakte brandmyndigheden om flugtvej Købe bærbare til bestyrelsen Undersøge medlemsbevis - 4 -

5 Rydde op i depositum OJ & Hvem er med i historisk udvalg Samtykke video ALLE Overveje om nøgle depositum nedlægges Undersøge/købe nye spil & Nøgle opkrævning ved for sen afhentning af nøgle & Medlemsbevis i forb. med lokaleleje & Lokaleleje prisstigning & Opdatere lejekontrakten med bl.a. overvågning Tjekke bogholderi mail Video om messenger Lave 18 udkast Undersøge om det er muligt at ændre Ren Natur til kl & Video om sommerfest 2020 Kontakte JS om at tjekke køleskab/fylde køleskab Lave video om kaffe og småkager Deltage i kreativ afdelings møde Følge op på motionsafdelingen (BHS) Give oplysninger til afregning af udflugt d. 4. maj Afholde personalemøde med servicepersonalet Lave opslag om affaldsskur - 5 -