Dagsorden til bestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden til bestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den 21. oktober 2018 Mødested: Mødelokale Tidspunkt: Kl. 14:00 17:00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 1 Fortæring: HA Tegnstyrer: Referent: TL Deltagere: Heidi Aarosiin (HA), Daniel Vest (), Ole Jørnaa (OJ), Tine Lind (TL) Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Formanden har ordet... HA bød velkommen til det første bestyrelsesmøde og ser frem til et godt samarbejde med bestyrelsen. 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Punkt 9.d og 9.e blev tilføjet. 3. Vores forventninger til hinanden... Fælles Bestyrelsen er enige om, at samarbejde, åbenhed og ærlighed er vigtigt. Bestyrelsen er enige om, at FB gruppen skal bruges aktivt; at man trykker synes godt om hvis man er enig og ellers lægger en video kommentar (eller kort tekst) hvis man er uenig. Vi skal ikke vente med at diskutere på bestyrelsesmøder; mange beslutninger kan tages via FB. 4. Opfølgning af ekstraordinær ordinær generalforsamling... Fælles Bestyrelsen diskuterede det ekstra ordinære generalforsamling. Tilfreds med dirigenten og referenten. Bestyrelsen er opmærksom på, at vedtægterne 4.6 stk. 7.f skal ændres til 7.d til marts Opfølgning af arbejdsplan Punkt 4 og 8 ønsker vi at arbejde videre på. Bestyrelsen ønsker at indføre fællesmøder/samarbejdsmøder igen. Vi satser på et møde inden året er omme. Historisk udvalg får til opgave at finde ud af, om vi skal bruge kontorlokalet til mindestue eller om de vil bruge en væg i klublokalet til at lave mindevæg og skifte billeder ud hver 3. måned cirka. Eventuelt kan der sættes en skærm op, hvor der køres en billedserie via PowerPoint. Puder til stole; bestyrelsen enes om, at der kan indkøbes 3 forskellige siddepuder som medlemmer kan afprøve inden der købes et større parti hjem. Foreningen har kr. til puder. arbejder videre. Bestyrelsen kunne godt tænke sig en scene i klublokalet, hvor der kan være opbevaring under scenen. 6. Bestyrelseskonstituering a. Gennemgå foreningens vedtægter til orientering... Fælles Punkt 4.6 stk. 7.f skal ændres til 7.d. b. Gennemgå foreningens forretningsorden til godkendelse... Fælles 2.14 rettet 3.4 rettet 3.8 tilføjet 4.1. skal opdateres 6.1. tilføjet

2 6.2 rettet 6.6. rettet 7.3. overvejes at ændres til kr rettet tilføjet 12.2 rettet rettet c. Gennemgå foreningens strukturering... Fælles Bestyrelsen enes om, at der fra 2019 skal kåres en Årets frivillig i foreningen, så vi giver ros og anerkender de frivillige for deres arbejde. Foreningens udvalg pt: 12 tips Arne Christensen er leder Banko udvalg Arne Christensen er leder Caféudvalg Nikolaj Seemann er leder Ejendom og IT-udvalg Daniel Vest er leder Generalforsamlingsudvalg bestyrelsen Historisk udvalg Daniel Vest er leder Kreativudvalg Ida Møller Jørgensen er leder Kulturudvalg Tine Vest er leder Medieudvalg bestyrelsen Medlemsudvalg Tine Vest Udflugtsudvalg pt. vakant Bestyrelsen enes om, at vi fremadrettet tager ansvaret for nyheds breve på tegnsprog. Vi vil nævne fødselsdage i foreningen, men ikke navne. Bestyrelsen overvejer, at banko-, cafe-, kultur- og udflugtsudvalgene skal være selvstændige afdelinger af hensyn til økonomi. Bestyrelsen arbejder på at finde den sidste leder til udflugtsudvalget og udvalgsmedlemmer. d. Opgavefordeling og udvalgenes tovholder... Fælles Tovholder for følgende udvalg: 12 tips = OJ Banko udvalg = HA Caféudvalg = Ejendom og IT-udvalg = HA Generalforsamlingsudvalg = bestyrelsen Historisk udvalg = OJ Kreativudvalg = TL Kulturudvalg = TL Medieudvalg = bestyrelsen Medlemsudvalg = Udflugtsudvalg = TL Alle udvalg skal bruge foreningens mobilepay, det skal indskærpes overfor udvalgene. e. Kommende møder... Fælles Mandag d. 12. november 2018 kl ansvarlig for fortæring

3 Mandag d. 10. december 2018 kl Cafe Velvet. TL sørger for bordbestilling. Mandag d. 7. januar 2019 kl OJ ansvarlig for fortæring. Regnskabsmøde en gang i januar måned. Mandag d. 11. februar 2019 kl HA ansvarlig for fortæring. f. Vagtturnus til kontortid & foreningsaften... Fælles Aftales via FB. g. Adgang til Tegnsprogshuset... HA har nøgle, OJ og TL henvender sig hvis der er behov for nøgle. h. Adgang til & server... Alle fik udleveret mail og kode. Man kan logge ind via Filer ligger i OneDrive. kontakter KUP om gamle billeder. Kontakt hvis der er udfordringer med mailen. 7. Referater fra udvalg m.m.... Fælles 8. Administration a. Bordet rundt...lukket PUNKT b. Sidste nyt... Fælles c. Økonomi og budgetopfølgning... har haft et møde med den daværende kasserer. Netbank og Dankort er spærret. har kontaktet banken for at få adgang, men formoder, at referatet fra ekstra ordinær generalforsamling skal være fremme før det kan lade sig gøre. ønsker et nyt regnskabsprogram med medlemskartotek i, han undersøger det nærmere. vil bogføre hver onsdag i foreningen. KLC har afleveret den bærbare computer Kontor1 til, bruger denne fremadrettet med bestyrelsens accept. Der er Asus computer, god til video konference. En mere Lenovo computer kan bruges af bestyrelsen. 3 gamle computere er til medlemsbrug. Bestyrelsen er opmærksom på, at i flg. skatteregler skal lokale-lejere være medlem af foreningen for at kunne leje lokale. Der snakkes om at sætte lokalelejen op med 55 kr. og lade de 55 kr. indgå som et medlemsbevis i foreningen. Der er mange ideer til, hvordan vi kan modernisere husets leje vilkår; bookingsystemet kan forbedres; elektronisk låse system i huset; video med 360 graders visning. Der arbejdes videre med ideerne. Tilgodebevis fra mini banko; 2 medlemmer vandt et gratis medlemskab, den ene har fået penge refunderet, den anden har ikke. International maddag, der er 2 værdi kuponer til det arrangement. Julefrokost d. 30. november, der er 2 værdi kuponer til det arrangement. Julebanko d. 2. december, der er 1 værdi kupon til det arrangement. Diskussion om afregningen er fra KU eller fra banko, dette undersøger. 9. Forening a. Formandsnetværksmøde... HA HA deltager i formandsnetværksmøde lørdag d. 27. oktober

4 b. Retningslinje og brug af Facebook... Bestyrelsen ønsker en FB gruppe igen som førhen og ikke en side. arbejder videre på det. TV kan administrere medlemsanmodninger. c. Opfølgning af persondataloven... Fælles Vi afventer fortsat svar fra Datatilsynet. d. DD3... Fælles HA deltager. undersøger om han kan. OJ kan ikke. TL repræsenterer anden forening. e. 115 års fødselsdag... Fælles HA bestiller lagkage. Bestyrelsen hjælpes med at lave kaffe mm. Medlemmerne til kreativ onsdag har sagt, de gerne vil pynte. Flag ligger evt. i kælderen eller i kreativ skab. 10. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ Der har været 12 tips turnering. En fin dag med 26 spillere og 4 gæster. b. Bankoudvalg... HA Der er julebanko d. 2. december. c. Caféudvalg... d. Ejendom & IT-udvalg (inkl. lokaleudlejning)... HA Foreningen har fået en henvendelse fra et firma, der er interesseret i at leje enten kontorlokalet eller hele 1. salen. Der er aftalt møde d. 30. oktober med firmaet, der kommer og ser sig omkring. Bestyrelsen diskuterede, om vi skal satse på at overlade 1. salen til kontorhotel eller om vi skal fortsat leje ud til fester. På sigt måske renovere til 2 lejligheder og få en stabil indtjening? Hvem skal betale, hvis firmaet er interesseret i at bruge 1. salen som kontorhotel; det skal aftales med firmaet. Evt. kan firmaet stå for det selv, men lokalet skal afleveres i samme stand som ved indflytning. Firmaet vil måske kræve en lavere husleje, men det må vi se på. Bestyrelsen enes om, at firmaet kan kigge sig omkring og herefter vil bestyrelsen tage stilling til det, evt. inddrage medlemmerne i processen. Det er vigtigt for foreningen med en stabil indtjening. e. Generalforsamlingsudvalg... Fælles Udvalget starter op til næste bestyrelsesmøde. f. Historisk udvalg... OJ Udvalget får besked på, at de kan tænke over muligheder for udstilling/mindestue. g. Kreativudvalg... TL Vi har fundet ny leder; Ida Møller Jørgensen. h. Kulturudvalg... TL Ny kulturleder: Tine Vest

5 Foredrag d. 31. oktober med Elisa Klejs Madsen udsættes til I stedet er der socialt samvær med bestyrelsen, hvor medlemmerne kan henvende sig med tanker, ideer og spørgsmål. International dag d. 2. november udskydes til forår 2019 efter henvendelse fra den daværende bestyrelse. D. 14. november kommer Brit Holm Andersen fra DDLs projekt Døve asyslansøgere og fortæller om projektet. Honorar og transport ej aftalt nærmere. Opslag mangler. D. 28. november kommer Hana Hein og fortæller om Mine forældres skæbne er dansk. Honorar og transport er aftalt. Opslag mangler. D. 30. november er der julefrokost. Bestyrelsen enes om at aflyse det og foreningen i år kun arrangerer juleudflugt. D. 8. december jule udflugt til Neumünster. Der er tilskud fra DDL på kr. Det skal indregnes i budgettet for turen. Bestyrelsen arbejder videre med det. D. 29. januar 2019 kommer Kirsten Malmbak og fortæller om hendes bog Livet uden kongesanser. Honorar og transport ej aftalt nærmere. i. Medieudvalg... Fælles Bestyrelsen påtager sig ansvaret for nyhedsvideoer. j. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... k. Udflugtsudvalg... TL Bestyrelsen arbejder på at finde en leder. 11. Nyt fra afdelinger a. Døves Motionsklub FREMAD... Fælles Intet at bemærke b. The Soldiers... Fælles c. Whistklubben... HA Der skal indskærpes, at der skal bruges mobilepay til betaling for drikkevarer mm. 12. Næste møde er mandag d. 12. november kl. 18:30. Fortæring:. Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret. To-Do-Liste: Bruge FB gruppen aktivt - 5 -

6 Vedtægtsændring til GF 2019 Indkalde til fællesmøde Give besked til historisk udvalg om mindestue/udstilling Købe 3 siddepuder til test Scene i klublokalet Sende opdateret forretningsorden Lave nyhedsvideoer Finde udflugtsleder Lave vagtskema/turnus på FB Undersøge regnskabsprogram Lokaleleje kontra medlemsbevis Afregning af tilgodebeviser Deltage til formandsnetværksmøde d Lave FTSF om til en FB gruppe Deltage til DD3 Bestille lagkage til fødselsdagen Orientere KU leder om kommende program Arbejde videre med juleudflugten HA OJ & OJ HA HA (og evt. ) HA TL - 6 -