Eksempel på en nyoprettet sag her Ny kantinedrift 2012.

Transkript

1 Opret sag Udvalgte medarbejdere eller alle sagsbehandlere har, alt efter hvilken organisation de er tilknyttet, rettighed til at oprette sager. Ved oprettelsen af en sag er det hensigtsmæssigt at tilknytte en part til sagen. Og da en del sager kan være af fortrolig karakter, for eksempel personsager, kan det ligeledes være nødvendigt at beskytte sagen, så kun udvalgte sikkerhedsgrupper har adgang til sagens indhold. Eksempel på en nyoprettet sag her Ny kantinedrift Sådan gør du Her viser vi, hvordan du kan oprette en sag. Sagen handler om udlicitering, og der skal tilknyttes et af de mulige tilbudsfirmaer som part på sagen. Desuden skal sagen beskyttes under oprettelsen. 1. Klik på Opret sag på Systemets Værktøjslinje Opret sag på Systemets Værktøjslinje. I det valgte eksempel er der taget udgangspunkt i KL s journalplan. Emneplanen vil variere alt efter, hvilken type organisation du arbejder i. Desuden er det ikke alle organisationer, der arbejder med facetter. 2. Vælg Ny sag i listemenuen Listemenu ved knappen Opret sag. Dialogboksen Opret ny sag åbner. 3. Klik på den ønskede udvid knap i Emneplantræet for at udvide emneplanen her ud for Ejendomme og lokaler 4. Klik på knappen Udvid for at udfolde den relevante liste med underkategorier her ud for Kantiner 5. Klik nu på det ønskede emneplannummer i Emneplantræet i dette tilfælde Kantiner i almindelighed

2 Du har nu valgt et emneplannummer og skal nu vælge en facet ud fra de muligheder, der fremkommer i facetlisten. 6. I facetllisten vælges Ø22 Licitationer, udbud, indhentning af tilbud mv. Dialogboksen Opret sag hvor der er valgt emneplannummer og facet. 7. Klik på knappen Næste Hvis du i forvejen kender journalnummeret på den sag, du vil oprette, kan du indtaste dette i feltet Opbyg sagsnummer og klikke på knappen Anvend. Så vil systemet selv danne det foreløbige sagsnummer og årstal. Anvendelse af kendt journalnummer til ny sag. Hver sag har et unikt sagsnummer. De første seks cifre i dette nummer relaterer til sagens emne, som findes i emneplanen. Når der er valgt et emneplansnummer og en facet, kan du nederst i dialogboksen Opret sag finde oplysninger om lovgrundlag og uddybning af facetindholdet i felterne Information om valgte emneplansnummer og Information om valgte facet. Dialogboksen Opret ny sag fortsætter med et nyt skærmbillede. 8. I området Angiv sagsoprettelsesinformation under Sagstitel skriver du en passende titel i eksemplet her [Ny kantinedrift 2012] 9. Klik på listepilen ud for feltet Sagsbehandler Hvis der i feltet Sagsbehandler allerede står det korrekte sagsbehandlernavn, kan punkterne 8-11 springes over. Hvis der oprettes en sag for en anden bruger, er det sikkerhedsindstillingerne for den pågældende sagsbehandler eller ansættelsessted, der anvendes. Såfremt brugeren ikke har opsat standardsikkerhed, anvendes en kopi af standardsikkerhedssættet fra ansættelsessted som sikkerhed

3 på den nye sag. Dialogboksen Vælg bruger åbner. Dialogboksen Vælg bruger. 10. Klik på knappen Udvid for den relevante sektor 11. Klik på knappen Udvid ud for den relevante afdeling her er IKM valgt som eksempel 12. Klik på den ønskede sagsbehandler her Bente Skovgaard (test) Der kan ofte være brug for at beskytte en sag under oprettelsen. Det kan i særdeleshed være tilfældet ved personsager. 13. Klik i afkrydsningsfeltet ud for Er beskyttet Beskyttelse i dialogboksen Opret sag. Sagen er nu beskyttet ud fra sagsbehandlerens sikkerhedssæt. Som udgangspunkt gives der adgang for sikkerhedsgrupper og ikke til enkeltpersoner, da tilladelserne knytter sig til arbejdsfunktioner og ikke personer. Dette betyder også, at der ikke skal bruges ressourcer på løbende at vedligeholde adgangslisterne ved til- og afgang af medarbejdere. Der kan dog i nogle tilfælde være brug for at give yderligere områder end ens eget sikkerhedssæt adgang til en sag. Dette gøres ved at redigere adgangslisten på sagen se separat vejledning Beskyt sag og rediger adgangsliste herfor. Du skal nu tilknytte en part til sagen. 14. Klik på knappen Næste>> for at skifte skærmbillede 15. Klik på knappen Tilknyt 16. Klik på Firma i listemenuen

4 Listemenuen ved knappen Tilknyt. Dialogboksen Søg firma åbner. 17. I feltet Navn skriver du den part, du vil tilknytte i eksemplet her er valgt Sannes Smørrebrød 18. Klik på knappen Søg Alle firmanavne, hvori navnet Sannes Smørrebrød indgår, vises i visningsruden. 19. Markér det ønskede firmanavn her Sannes Smørrebrød i visningsruden 20. Klik på knappen Anvend Dialogboksen Søg firma hvor du kan søge efter parter til sagen. Du er nu tilbage ved dialogboksen Opret ny sag. Parten er nu knyttet til sagen. Du vil til sidst gøre parten til primær sagspart. 21. Markér parten i visningsruden i dialogboksen Opret sag 22. Klik på knappen Primær på værktøjslinjen i dialogboksen for at gøre Sannes Smørrebrød til primær sagspart Det er også muligt at fremsøge parten direkte i visningsruden opret ny sag, hvis du i forvejen kender en af parternes nøgler. Dette gøres ved at indtaste nøglen i indtastningsfeltet og klikke

5 på knappen Find. Eksempel på part der er valgt som Primær sagspart på en sag. Fordelen ved at vælge en primær sagspart er, at navn og nøgle efterfølgende fremgår af sagens infobjælke, adresseoplysningerne fremgår af sagsomslaget, og sagspart fremgår af fremsøgte lister. 23. Klik på knappen Næste>> for at skifte skærmbillede Du har nu mulighed for at tilknytte en genstand til sagen. Genstande i SBSYS anvendes typisk i byggesager, lokalplansager samt sager, der vedrører miljø og natur. På baggrund af genstande er det i SBSYS for eksempel muligt at stedfæste sager til specifikke lokaliteter. Genstande er matrikler, veje, lokationer og ejendomme. Se særskilte vejledninger om genstande. Du skal ikke tilknytte en genstand til denne sag. Du kan navigere frem og tilbage mellem de tre oprettelsestrin via knapperne << Forrige og >> Næste, som du ser i bunden af dialogboksen Opret ny sag. 24. Klik på knappen Færdig Du har nu set, hvordan man kan oprette en sag og beskytte den, så de rette sikkerhedsgrupper har adgang til sagen. Du har ligeledes set, hvordan du tilknytter en part til sagen, og denne er valgt som primær sagspart.