Undervisninger i Processer

Transkript

1 Undervisninger i Processer 1

2 Procestyper i WZ Indhold Procestyper i WZ... 1 Generelt om processer... 2 Forelæggelse (Basis)... 3 Forelæggelse (Udvidet)... 4 Høring (Basis)... 6 Fordeling (udvidet)... 7 Som ansvarlig kontakt... 8 Som bidragsyder... 8 I Workzone på AAU er det muligt at sende et eller flere dokumenter i proces således det returnerer til sagen efter behandling/godkendelse. Dette dokument beskriver de forskellige procestyper der er til rådighed i WZ og beskrivelse af funktionaliteten. Ønskes en mere udførlig beskrivelse af procesværktøjet, henvises til hjælpesiderne inde i WZ. Link til WZ proces hjælp: Generelt om processer Fælles for de forskellige typer af processer er, at de alle kan startes inde fra Outlook eller inde fra Klienten under fanen Proces: Dette dokument beskriver ikke Smartpost og specialdesignede processer (f.eks. ØSI Push og Adm.forsk.pro). Planen er at der løbende kobles nye processer til systemet. Når den pågældende procestype er valgt fremkommer et procesvindue, hvor en proces kan opstilles og igangsættes. 2

3 Forelæggelse (Basis) Godkend Hvis du godkender en forelæggelse, og der er flere aktører, sendes opgaven til godkendelse hos den næste aktør. Hvis du er den sidste godkender, får den person, der startede forelæggelsen, besked om at forelæggelsen er godkendt. Afvis Brug Afvis, hvis den første sagsbehandler skal foretage ændringer og du derefter vil se sagen igen. Hvis du afviser en forelæggelse, sendes opgaven tilbage til sagsbehandleren, som oprettede forelæggelsen. Denne sagsbehandler vil typisk ændre forelæggelsesdokumentet og genstarte forelæggelsesprocessen med den nye version af dokumentet. Forelæggelsen startes så igen fra den første sagsbehandler. Godkendelsesprocessen genoptages, når du sender forelæggelsesmailen igen. Spring over Hvis du synes, at du ikke har noget at bidrage med, kan du springe forelæggelsen over. Opgaven sendes til den næste godkender (hvis der er en). Hvis der ikke er flere godkendere, er forelæggelsen godkendt. Du kan videresende forelæggelsesopgaven til en anden, hvis vedkommende skal udføre forelæggelsesopgaven i stedet for dig. Resten af godkendelsesprocessen forbliver den samme. 3

4 Forelæggelse (Udvidet) 4

5 Godkend Hvis du godkender en forelæggelse, og der er flere aktører, sendes opgaven til godkendelse hos den næste aktør. Hvis du er den sidste godkender, får den person, der startede forelæggelsen, besked om at forelæggelsen er godkendt. Betinget Du kan godkende betinget, når du forventer, at dit bidrag til sagen bliver tilgodeset, og du ikke ønsker at se forelæggelsen igen. Med en betinget godkendelse kan du bede en tidligere godkender om en ændring i et dokument. Du kan vælge en vilkårlig godkender blandt de godkendere, der har været involveret i godkendelsesprocessen før dig. Når du vælger en tidligere godkender og beder om en ændring, bliver den valgte godkender den næste godkender i rækkefølgen af godkendere. Når ændringen er udført, genoptages godkendelsesrækkefølgen. Men godkendere, der allerede har godkendt høringen, springes over i godkendelsesrækkefølgen. Afvis Brug Afvis, hvis den første sagsbehandler skal foretage ændringer og du derefter vil se sagen igen. Hvis du afviser en forelæggelse, sendes opgaven tilbage til den sagsbehandler, som oprettede forelæggelsen. Denne sagsbehandler vil typisk ændre forelæggelsesdokumentet og genstarte forelæggelsesprocessen med den nye version af dokumentet. Forelæggelsen startes så igen fra den første sagsbehandler. Afvis til Brug Afvis til, hvis du vil have en anden end den første sagsbehandler til at foretage ændringer på sagen, og du gerne vil se forelæggelsen igen. Hvis en bestemt person i godkendelsesrækkefølgen, såsom kontorchefen frem for sagsbehandleren, skal foretage en ændring, skal du afvise forelæggelsen til vedkommende. Når godkenderen har foretaget ændringen, modtager efterfølgende godkendere, herunder den godkender, der har bedt om ændringen, forelæggelsen til godkendelse i samme rækkefølge som tidligere. Spring over Hvis du synes, at du ikke har noget at bidrage med, kan du springe forelæggelsen over. Opgaven sendes til den næste godkender (hvis der er en). Hvis der ikke er flere godkendere, er forelæggelsen godkendt. Du kan videresende forelæggelsesopgaven til en anden, hvis vedkommende skal udføre forelæggelsesopgaven i stedet for dig. Resten af godkendelsesprocessen forbliver den samme. 5

6 Høring (Basis) Besvar Svar på en høring ved blot at klikke på Besvar, eller skriv en kommentar i feltet Tilføj kommentar, og klik så på Besvar. Spring over Hvis du ikke vil besvare høringen, kan du springe den over. Klik Spring over. Du kan videresende en opgave til en anden medarbejder i din afdeling, organisatoriske enhed eller myndighed, hvis en anden skal udføre opgaven i stedet for dig. Vælg et navn i listen til, og klik. 6

7 Fordeling (udvidet) 7

8 Som ansvarlig kontakt Accepter Når du accepterer en fordeling, accepterer du ansvaret for sagen. Det vil sige, at du bliver sagsbehandler på sagen. Der sendes nu opgaver til de bidragydere, der blev valgt, da processen blev startet. Hvis der ikke er flere bidragydere, afsluttes processen. Afvis Hvis du afviser fordelingen, sendes den tilbage til procesejeren, som kan vælge at videresende den til en anden eller at genstarte processen. Du kan videresende en fordeling til en anden medarbejder i din afdeling, organisatoriske enhed eller myndighed, hvis du vil have, at en anden skal besvare i stedet for dig. Se en opgave. Som bidragsyder Accepter Hvis du accepterer fordelingen, får procesejeren i nogle tilfælde besked om at fordelingen er accepteret (afhængig af hvordan processen blev defineret). Afvis Du kan afvise en fordeling. Opgavens Proceslog og oversigten Processer vil vise, at fordelingen er blevet afvist. Du kan videresende en fordelingsopgave til en anden medarbejder i din afdeling, organisatoriske enhed eller myndighed for at bede en anden om at besvare i stedet for dig. Se en opgave. 8