Budgetterne for administrationen er udsat, den nuværende ramme forventes at holde, men den interne fordeling er ikke besluttet.

Transkript

1 Møde den: 30. juni 2014 kl LSU i AU Studier Referat Deltagere: Maria Volf Lindhardt, Anne Vedsted Hansen, Søren Dam, Denny Damgaard Nielsen, Carsten Sestoft, Thomas R. Vestergaard, Bjarke Parner, Marie Louise Bro Pold, Laila Parbst, Hanne Kaiser, Elsebeth Beck Nielsen Afbud: Gitte Pedersen Viftrup, Leo Normann Pedersen 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Suppleanter skal fremover med på maillisten. Dato: 04. august 2014 Ref: Elsebeth Beck Nielsen Side 1/6 2. Meddelelser fra formand, næstformand, medlemmer Meddelelser fra Maria: Universitetsdirektøren fratræder på fredag, og rektor varetager midlertidigt stillingen bistået af vicedirektørerne Kirsten Jensen, Kristian Thorn og Louise Gade. Stillingen er genopslået. Rektor beklager tonen i kommentarerne fra spørgeskemaundersøgelsen, og der vil blive udsendt en besked med fuld opbakning til administrationen. Budgetterne for administrationen er udsat, den nuværende ramme forventes at holde, men den interne fordeling er ikke besluttet. Ansættelsen af ny uddannelseschef på Health er på plads. Marianne B. Johansen kommer fra Syddansk universitet (campusbyerne) og har god indsigt i studieadministration. Hun starter d. 1. august. 3. LSU-valg Opfølgning på b-sidens sammensætning Anne Vedsted Hansen efterspørger liste over medarbejdernes overenskomster med henblik på evt. valg. Hanne Kaiser sørger for dette. Driftsstab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: stuf@au.dk

2 Til drøftelse 4. Drøftelse af Ekspertanalysen 1) Uddrag af rapportens pointer v. Maria 2) Bordrunde om modtagelsen og reaktioner blandt medarbejdere 3) Drøftelse af den videre proces Side 2/4 Bilag: Ekspertgruppens rapport samt kommissorium 1) Marias opfattelse er, at rapportens tilgang er meget videnskabelig, men at resultatet er meget emotionelt, i særdeleshed i kommentarerne. Det er en interessant rapport, men det er ærgerligt, at der er så stor fokus på problemer, så det ser ud som om ingenting fungerer. Det stemmer ikke overens med, at vi tværtimod har en meget velfungerende drift på studieområdet. Ærgerligt at kommentarerne er blevet offentliggjort, men noget er gammelt strøm og folk har fået luft. Rapporten mangler et fokus på vores rammevilkår og en tydeliggørelse af udgangspunktet for, at vi har standardiseret: Krav udefra, behovet for fælles systemunderstøttelse, krav om effektiviseringer, og at administrationsprocenten skal ned. Det er glædeligt, at dem, der i det daglige bruger studieadministrationen, udtrykker sig positivt, og at det administrative personale udtrykker en større tilfredshed end i den psykiske APV. Rapporten giver særligt anledning til at se meget mere på snitfladerne til institutterne og på dialogen med de studerende. Meget af kritikken er noget, vi allerede er i gang med, og måske skal noget af det speedes op. Vi skal nu bevare motivationen og arbejde videre som hidtil. 2) Bordrunde: Carsten Sestoft vil indrykke en kommentar i debatten på baggrund af et fællesmøde på AU Studier Arts. Hans budskab vil være, at medarbejderne i AU Studier Arts takker for tilbuddet om at komme ud på institutterne, men at man hellere vil blive, hvor man er. Han vil pege på, at studieadministrationen ud over at være et serviceorgan også er et forvaltningsorgan, og at dette har en iboende modsætning. Marie Louise Bro Pold mener, at billedet på BSS ikke er entydigt, nogle medarbejdere er interesserede i at skifte ophæng. Den manglende nærhed og manglende forståelse VIP og TAP imellem er genkendelige emner. Vi bør flytte fokus fra den dårlige tone, det er positivt, at man tør se på problemerne og udfordre glansbilledet. I stedet for at gå i forsvar, skal vi se konstruktivt på kritikken. Hun synes, det er godt at komme væk fra 90/10 tankegangen. Maria Lindhardt understreger, at vi er dimensioneret efter 90/10 tankegangen, som vi i øvrigt håndterer meget pragmatisk allerede. Mindre fokus på standardisering vil blive dyrere. Bjarke Parner peger på, at rapportens konklusion om, at standardisering er gået for vidt er for generaliserende, set fra hans perspektiv (arbejdet med de studieadministrative systemer), har vi aldrig været i nærheden af 90/10. Rationalet bag

3 standardiseringer ser generelt forskelligt ud fra hhv. et back- og et frontperspektiv. Carsten Sestoft peger på, at der er brug for fuld ledelsesopbakning til standardiseringen, når den er påkrævet, men større fleksibilitet, når den ikke er nødvendig. Side 3/4 Søren Dam peger på behovet at se på snitfladerne mellem institutter og AU Studier, og at få en bedre kommunikation og forventningsafstemning om, hvem der løser hvilke opgaver. Derudover er der et ønske om, at den enkelte medarbejder får et større mandat til at kunne snakke med fagmiljøerne, herunder også mandat til at sige nej. Maria Lindhardt peger på, at rapporten lægger op til større grad af delegation, men at hun også håber at ledelsesstilen i AU Studier allerede giver rum for dette. Søren Dam oplever, at folk løber stærkere efter afskedigelserne. Maria siger, at det er en løbende proces at adressere det, omorganiseringen på BSS er et eksempel på dette. Vi må ikke forvente en liste over opgaver, som vi ikke skal lave. Marie-Louise efterlyser en større respekt for det kendskab, som medarbejderne har opbygget til lokal faglighed og forskellighed i uddannelserne, og at medarbejderne ofte sættes i et dilemma mellem studieledere og administrative ledere. Maria vil gerne, at vi får lov at lave et nyt ydelseskatalog med flere skæve snit. Et ydelseskatalog med fokus på forskelle mere end ligheder, og at dimensioneringen aftales ud fra dette. Derudover skal vi arbejde med bedre dialog og feedback. 3) Maria fortæller, at Falkkredsen har haft møde med rektor efter rapporten. Derudover er der aftalt et individuelt møde mellem VD og rektor. Præsentation af løsningsforslag sker d. 15. august og efterfølgende høring. Det sker under rektors bemyndigelse, dvs. at bestyrelsen ikke skal godkende. Rektor har givet udtryk for, at ændringer ikke sker før jul. 5. Evaluering af arbejdet i LSU Ifølge forretningsordenen skal arbejdet i LSU evalueres en gang om året, der er ikke krav til metode men samarbejdssekretariatet foreslår en af tre modeller: simpel, semi-simpel og kreativ model. Bilag: Tre værktøjer til evaluering Evalueringen tager udgangspunkt i værktøjet fra Samarbejdssekretariatet om kreativ evaluering. Hvad gør vi i dag, som vi skal fastholde? - Der er enighed om, at drøftelserne på møderne er gode, præget af tillid og i en konstruktiv tone.

4 - Vi vil gerne tale mere om budget. Gerne med udgangspunkt i oversigter med aggregerede tal og med et ønske om at forstå mekanismerne og hvilke dele det er muligt at justere på. Side 4/4 Hvad gør vi i dag som vi ikke skal tage med i den nye arbejdsform? - Der har været eksempler på, at drøftelser på mails let bliver ukonstruktive og munder ud i misforståelser. - Eksempler på, at vi ikke lytter efter hinandens budskaber og ikke gør os umage med at forstå bevæggrundene for hinandens udtalelser. Hvad ønsker vi at gøre, som vi ikke gør i dag: - Mere samarbejde med LAMU, temamøde en gang om året. - Plads og overskud til at lave mere udviklingsarbejde. Maria fortæller, at chefkredsen er i gang med relationsstrategi, som LSU skal inddrages i. - Større fokus på at tage afsæt i det vi er hhv. enige/uenige i, til at sætte aktiviteter og drøftelser i gang. Mulige emner kunne være medarbejderens rolle og inititivret, dialogen mellem back/front. Hvad gør vi ikke i dag, som vi skal være opmærksom på ikke at begynde på? - Ví giver ikke op - Vi fokuserer ikke på det negative Til orientering 6. Opslåede stillinger i AU Studier Bilag: Oversigt over opslåede stillinger siden det kvalificerede ansættelsesstop. Oversigten er et ønske om at give en status. Studenterstudievejlederne er anført som faste, men er de facto midlertidige. Ansættelsesstop fortsætter året ud. Maria fortæller, at der vil blive slået stillinger op i relation til projekterne (forvaltningsleder og support). Det er stillinger, som placeres i AU Studier, men som spænder over andre enheder (de pædagogiske centre, AU IT, AU Studier). Stillingerne vil være eksternt finansieret af uddannelsesbåndets strategiske midler i 14, men skal med i AU Studiers budget i Derudover opslås sandsynligvis en stilling i Optag, da en medarbejder overgår til Institutionsakkreditering (IA- stillingen er ligeledes eksternt finansieret). Om der opslås flere stillinger resten af året afhænger af, om nøglepersoner siger op. Hanne Kaiser gør opmærksom på, at hvis en intern ansøger til et internt opslag er midlertidigt ansat, så skal opslaget stadig opslås eksternt, da vi ikke må fastansætte uden af stillingen er konkurrenceudsat.

5 Medarbejdersiden har møde med AU Studier BSS, og her vil man udfordre, at der er slået nye stillinger op kort efter afskedigelserne. Man burde i stedet have opkvalificeret de afskedigede til at kunne varetage den nye type stillinger. Søren Dam problematiserer, at der opslås en AC-stilling som erstatning for en HK-stilling. Søren Dam problematiserer desuden, at de afskedigede burde være blevet opfordret til at søge barselsvikariaterne på Health, hvad han ikke menerer tilfældet. Hanne Kaiser peger på, at en fastansat ikke kan overføres til en midlertidig stilling uden opsigelse, men at de opsagte har haft mulighed for at søge barselsvikariaterne. Side 5/4 7. Statistik over psykologisk rådgivning Bilag: Statistik over henvendelser til Pescriba Hanne Kaiser vil undersøge om hun kan få tallene udspecificeret per VD-område. Tallene er til orientering, det er svært at udlede noget af tallene, et højt tal er ikke nødvendigvis skidt, da det kan være positivt at medarbejderne har kendskab til ordningen og benytter tilbuddet. 8. Status på arbejdsgrupper - Titler i AU Studier Gitte Viftrup har holdt et møde med AC- og HK-TR om oplægget til titelkatalog. Tillidsrepræsentanterne har umiddelbart svært ved at se behovet, og hvad den bagvedliggende årsag til forslaget er. Maria siger, at det er et hængeparti fra dannelsen af AU Studier, og at der ikke er en skjult dagsorden andet end at få ryddet op i det brogede billede af titler, som bruges på hjemmesiden og i mailsignaturer i dag. Der er tvivl om næste skridt, det skal evt. være en drøftelse med tillidsrepræsentanterne på et chefmøde. Gitte Viftrup er tovholder. - Arbejdskultur Maria og arbejdsgruppen har holdt et møde, og det blev aftalt, at arbejdsgruppen vil gennemskrive oplægget. I den forbindelse spørges Hanne Kaiser om forskellen mellem merarbejde og overarbejde. Hanne forklarer, at man skal passe på med en generel fortolkning, da der er forskel på overenskomster og på sprogbrug, Merarbejde og overarbejde bruges ofte i flæng for det samme. Der skal skelnes mellem beordret merarbejde/overarbejde og fleks/afspadsering. Forskellen på over-/merarbejde og fleks/afspadsering er, at over-/merarbejde er pålagt eller nødvendigt for en forsvarlig varetagelse af tjenesten og er aftalt med lederen. Dette godtgøres med typisk 50%. Fleks-timer g0dtgøres ikke, men er op til medarbejderen selv (og ifølge aftale med lederen) at forvalte og sørge for, at det afholdes, så medarbejderens gennemsnitlige arbejdstidsnorm sikres. Hun opfordrer i den forbindelse til opmærksomhed på fuldmægtiges rådighedsforpligtelse. Derudover opfordrer hun til, at parterne altid sørger for at aftale vilkårene på forhånd ved beordret merarbejde. Arbejdsgruppen sender i

6 første omgang oplægget rundt til medarbejdersiden. Næste skridt derefter er en drøftelse på et chefmøde. Side 6/4 - Kompetencestrategi Arbejdsgruppen inviteres til et chefmøde hurtigst muligt efter et chefmøde. 9. Eventuelt Lønforhandlinger bliver udskudt til Der er lavet en abonnementsordning på referater fra AU Studier, så man modtager en mail, når et referat lægges på hjemmesiden. Det gælder også LSU-referater.