AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 28. juni 2012 Mødelokale LSU i AU studieadministration REFERAT

Transkript

1 Møde den: 28. juni 2012 Mødelokale LSU i AU studieadministration REFERAT Deltagere: Maria Volf Lindhardt (MVL), Søren Dam (SD), Mads Ask Andersen (MAA), Carsten Sestoft (CS), Laila Parbst, (LP), Bjarke Parner (BP), Marie Louise Pold (MLP), Thomas Vestergaard (TV), Hanne Kaiser (HK), Hanne Toksvig (HT), Gitte Viftrup (GV), Elsebeth Beck Nielsen (EBN), Maja Weihrauch (MW). Fraværende: Mette Tønder Dato: 15. juli 2012 Ref: ebn Side 1/5 1. Meddelelser fra formand/næstformand/medlemmer EVU: Maria Volf Lindhardt orienterede om fremtidig organisering af Efterog videreuddannelsesområdet som selvstændig enhed med organisatorisk ophæng i AU Viden pr. 1. januar Formålet er at udvikle EVUaktiviteterne som strategisk område. Ændringen vil indebære overdragelse af medarbejdere fra AU studieadministration til AU Viden. Ophæng i front skal analyseres, bl.a. gennem drøftelse med dekanerne om studienævnenes konstruktion. Medarbejderne i Fællesservice er orienteret. Carsten Sestoft spurgte til overvejelserne om samarbejdet på tværs af vicedirektørområderne. MVL svarede, at der vil være samarbejdsflader, fx om STADS, merit og akkreditering, og at det afventer nærmere analyse. Organisering: Der har været afholdt et seminar med chefer og mellemledere med titlen Én fælles studieadministration. MVL havde oplevet en god energi og et stort ønske om at se på organisationen én gang til, for at se, om den virker, som den skal. Universitetsledelsen bakker om, at studieadministrationen kan ændre i organisationen også inden en planlagt evaluering af den faglige udviklingsproces. MVL ønsker, at ændringer laves i samarbejde med de faglige miljøer, og dekaner vil deltage i processen gennem prodekaner. Bjarke Parner pegede på et dilemma med 10/90 tankegangen, fordi alle har en tendens til at tænke, at netop de hører til de 10 procent. STADS: MVL orienterede om, at STADS-udviklingen, som hidtil er foregået i UNI-IT-samarbejdet, skal overgå til Uddannelsesministeriets IT. Beslutningen er trådt i kraft, men der er mange uafklarede spørgsmål, fx i forhold til, om driften skal overgå ministeriet. Der har været holdt møde med Uni-IT s ledelse og ministeriet, og universiteterne er bekymrede for de udviklingsplaner, som allerede er lagt samt bekymrede over, at ministeriet vil oprette et datawarehouse og trække tal og statistik herfra. Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: au@au.dk

2 Side 2/5 Mads Ask Andersen stopper som tillidsrepræsentant og træder ud af LSU. Valg af ny TR i studieadministrationen er i gang. MVL takkede Mads for et godt samarbejde. Orientering fra ASU: MVL, SD og MAA orienterede fra ASU-møde. - Lønforhandlingsproces er fastlagt. - VD-områderne AU Strategi og AU Stab er lagt sammen til ét. - Der et planlagt en evaluering af snitflader i efteråret. - Der er planlagt psykisk APV i efteråret. - I forbindelse med overgang til det nye HR- system (AURHA) bliver diverse systemer lukket ned i tre uger, nærmere information udmeldes. 2. Udmøntning af personalepolitiske retningslinjer i studieadministrationen Drøftelse af, hvordan AU studieadministration udmønter de personalepolitiske retningslinjer vedtaget for hele AU. For hvilke emner er der evt. behov for at formulere interne procedurer? Er der emner, hvor vi har brug for at lave egne interne retningslinjer, indtil der besluttes fælles retningslinjer (Bilag 1). MAA foreslog, at der laves en beskrivelse af mailkultur, fx hvilke forventninger skaber digitalisering og tilgængelighed 24/7 til medarbejderne. Der er brug for gode principper, der kan sætte rammerne for vores forventninger til hinanden mellem chefer og medarbejdere og medarbejdere imellem - om, hvornår man kan forvente svar og handling. I mailkultur kan også indgå principper for brugen af CC, BCC, autosvar samt principper for brugen af mails som kanal for videndeling og beslutninger. Det blev drøftet, at rammerne ikke skal beskrives for firkantede, og at der skal være plads til fleksibilitet. Det blev påpeget, at mailkultur hænger tæt sammen med arbejdskultur, fx i forhold til at man ikke pisker en stressfuld stemning op. GV forslog, at der laves en tilsvarende beskrivelse af principperne for god mødekultur, fx mødeledelse, aftalebooking, dagsordener, referater, forplejning mv. Det blev aftalt, at MVL og EBN går videre med forslagene og sikrer, at der laves udkast til principper. Det blev desuden aftalt, at MVL og EBN gennemgår de vedtagne personalepolitiske retningslinjer for hele AU og vurderer, for hvilke emner der kan været et behov for at supplere med principper internt i studieadministrationen.

3 Side 3/5 3. Arbejdstid, flekstid, rådighedstillæg mv. Drøftelse af fælles retningslinjer for, hvordan regler om arbejdstid, flekstid, rådighedsforpligtelse udmøntes ensartet i studieadministrationen. Som inspiration kan der tages udgangspunkt i AU IT s interne retningslinjer (bilag 2) Der var enighed om, at principperne fra AU IT er rigtig gode, og det blev fremhævet, at de bærer præg af rummelighed og tillid. Det blev aftalt, at EBN bearbejder teksten så den umiddelbart passer på studieadministrationen. HK fortalte, om processen i AU IT med høringsproces blandt enheder og medarbejdere, og det blev aftalt, at AU Studieadministration laver en lignende proces. 4. Anerkendelse af medarbejdere Åben drøftelse GV indledte med at pege på, at anerkendelse er meget individuelt, og at følelsen at være anerkendt er forskellig fra person til person. HT supplerede med, at anerkendelse grundlæggende er følelsen af at blive set som individ og vide, at det arbejde man udfører bliver bemærket og påskønnet, hvilket stiller store krav til lederen om at involvere sig i sine medarbejdere. MLP pegede på muligheden for at udvikle sig gennem jobbet gennem kompetenceudvikling og synlige karriereveje for, hvordan man bliver leder eller specialist. MVL opsummerede, at anerkendelse både består af formel anerkendelse og medmenneskelige relationer. Den formelle anerkendelse i form af lønkroner og karriereveje er i høj grad styret af overenskomsterne og det vilkår, at vi er en offentlig arbejdsplads, hvilket kan opfattes som en begrænsning, når man taler om belønning. Hun foreslog, at man som chef kan vise anerkendelse ved at betro medarbejderen ansvar og fx sende medarbejderen af sted til spændende møder. HK pegede på, at anerkendelse ikke kun drejer sig om forholdet mellem chef og medarbejdere, men også medarbejderne imellem, fx ved en positiv indstilling og ved at anerkende successer. LP pegede på, at respekt og anerkendelse også er vigtigt, når man er uenige. Hun pegede desuden på positiv sladder som at vise omsorg for andre ved at italesætte, når nogen har det skidt fremfor at lade som ingenting.

4 Side 4/5 MLP og CS anerkendte de bløde værdier og ansvarsområder som anerkendelse, men påpegede, at vi ikke kan komme uden om, at lønstigninger opfattes som den største anerkendelse. Der var enighed om, at der skal laves retningslinjer for anerkendelse, men at der er tale om værdier og kultur, som skal fremmes med særligt ledelseslaget som kulturbærere. 5. Budgetudspil 2013 (MVL) MVL orienterede. Konturerne af, hvad der venter os er lagt. Der skal findes 60 mio. i besparelser. Det gode budskab er, at besparelserne ikke medfører afskedigelser, men det er ikke uproblematisk at skulle spare. Besparelserne skal findes på fx husleje, vedligeholdelse og eksterne konsulenter. For studieadministrationen drejer det sig forventeligt om 2,9 mio. af en ramme på 140 mio. og MVL forventer at kunne finde det på den almindelige drift, og hun vil inddrage LSU i en konkret drøftelse på næste møde. De øvrige VDområder er tilsvarende ramt af besparelser, så det vil kunne mærkes, at nogle ting ikke kan laves. Budgetudspillet er ifølge Universitetsdirektøren clearet med bestyrelsen. HK pegede på, at selvom der ikke sker generelle afskedigelser som følge af besparelserne, så kan der altid ske afskedigelser som led i omstruktureringer og effektiviseringer. MAA spurgte, om der kommer tilsvarende besparelser i De planlagte besparelser berører ikke Det vides endnu ikke, hvordan budgettet for 2014 bliver. MAA spurgte desuden til besparelserne i 2012 i studieadministrationen. MVL fortalte, at der skal spares ca. 600.ooo i Fællesservice, som findes på driften, ved udsættelse af nyansættelser og ved at spare på studentermedhjælpere. 6. Evt. CS spurgte til den nye projektøkonomimodels betydning for studieadministrationen, da han har forstået, at den giver potentiale til at omfordele efter andre principper. MVL mente, at der er mange faser i indførelsen af en ny model, men at det i første omgang drejer sig om at samle fem forskellige bogføringskredse i en samlet model. Der skal styres på aktiviteter, men der er ikke planer om at indføre tidsregistrering. Hun vurderer, at den nye model først og fremmest har betydning for lederne. AU HR har planlagt en uddannelsesdag for LSU i efteråret. Der sendes snarest en invitation ud. Alle opfordres til at deltage.

5 Side 5/5 LP foreslog, at fysioterapiordning i Emdrup kan udvides til at gælde hele studieadministrationen. HK havde en opfølgning på, at der på sidste møde blev efterlyst, hvilke kriterier som lægger til grund for tildelingen af kompetencemidler. Hun fortalte, at midlerne er blevet færre, men at studieadministrationen er det VD-område, som har modtaget flest midler. De nuværende kriterier skal drøftes i FALKkredsen i efteråret.