OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND INDHOLD. 1 Indledning. 1 Indledning Baggrund 2

Transkript

1 VESTHIMMERLANDS VAND OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND ADRESSE COWI A/S Visionsvej Aalborg TLF FAX WWW cowi.dk NOTAT INDHOLD 1 Indledning Baggrund 2 2 Vesthimmerlands Vand i dag Organisation og opgavevaretagelse 3 3 Centrale forhold vedrørende den fremtidige fysiske placering Nærhed og tilgængelighed for centrale samarbejdspartnere, leverandører og brugere Nærhed og tilgængelighed i forhold til egne lednings- og renseanlæg mv Tilgængelighed for medarbejderne Synlighed som et selvstændigt og uafhængigt selskab Opsummering 6 4 Overvejelser vedrørende alternative løsninger 7 1 Indledning Vesthimmerlands Vand er et selvstændigt forsyningsselskab I Vesthimmerlands Kommune. Selskabet blev dannet som vandforsyningsselskab i 2010 som følge af vedtagelsen af vandsektorloven. Selskabet leverer drikkevand til dele af de tidligere Aars og Farsø kommuner og aftager og renser spildevand fra hele Vesthimmerlands Kommune. Organisationen PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 2 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 5. september 2014 UDARBEJDET pos KONTROLLERET stlf GODKENDT pos

2 2/7 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND har i alt ca. 21 medarbejdere og administrationen har i dag hjemme i lejede lokaler i Farsø, ejet af Vesthimmerland Kommune. Efter fire års drift som selvstændigt selskab, kan flere faktorer medvirke til at overveje den fremtidige profil for Vesthimmerlands Vand som organisation og som arbejdsplads. Dette notat er udarbejdet af COWI A/S på foranledning af Vesthimmerlands Vand, som oplæg til overvejelse af eventuelle fremtidige ændringer vedrørende fysiske forhold for administrationen ved Vesthimmerlands Vand. Notatet vurderer principper for en fremtidig kontorløsning, herunder hvor i kommunen dette bedst løses. Notatet peger ikke på forslag til konkrete bygningsmæssige løsninger. 1.1 Baggrund Anledningen til at overveje ændringer for kontorlokaler ved Vesthimmerlands Vand er henvendelser fra flere medarbejdere til ledelsen, vedrørende problemer med arbejdsmiljøet i de nuværende kontorlokaler på Th. Eriksensvej i Farsø. Bemærkningerne fra medarbejderne omhandler dels problemer med indeklimaet, det vil sige muligheden for regulering af temperatur og effektiv udluftning i de nuværende lokaler, dels problemer med støj/akustik, som især kan henføres til klinkegulvet på gangarealerne langs kontorerne. I en netop gennemført APV er problemerne beskrevet nærmere. Selvom de problemstillinger, som medarbejderne peger på ikke er akutte, så må det alligevel vurderes som forhold der bør tages alvorligt, hvis Vesthimmerlands Vand også på længere sigt skal betragtes som en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Ud over de arbejdsmiljømæssige forhold, giver en række andre forhold også anledning til at overveje, hvordan administrationen for Vesthimmerlands Vand i fremtiden skal bo. Det drejer sig om en relationerne de centrale samarbejdspartnere, drift af selskabets anlæg og installationer, medarbejderrekruttering og selskabets offentlige og selvstændige profil i fremtiden. 2 Vesthimmerlands Vand i dag I forbindelse med dannelsen af Vesthimmerlands Vand i 2010 blev det besluttet at selskabet lejer sig ind i lokaler i administrationsbygningen i Farsø i underetagen ud mod Røjbækvej. Selskabet råder over et antal kontorer til medarbejdere og ledelse, hvorimod mødelokaler, kantinefaciliteter mv. deles med den kommunale administration. I lejeaftalen med kommunen er aftalt en leje for adgang til fællesarealer, herunder kantine, mødelokaler mv. Kontorinventaret tilhører også Vesthimmerlands Kommune og der betales en særskilt leje af dette. I administrationsbygningen i Farsø bor også teknik- og miljøforvaltningen, som var den forvaltning, som aktiviteterne i Vesthimmerlands Vand tilhørte, før dannelsen af forsyningsselskabet.

3 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND 3/7 2.1 Organisation og opgavevaretagelse Vesthimmerlands Vand har i alt 21 medarbejdere, heraf sidder 8 medarbejdere i administrationen på Th. Eriksensvej og 13 medarbejdere varetager driften på selskabets anlæg. Fra administrationen varetages ledelsesopgaver, kundekontakt, betalinger og regnskab, projektledelse på renoverings- og udbygningsopgaver og kontakt til centrale samarbejdspartnere. Driftsmedarbejderne har mødested på rensningsanlæggene og hver medarbejder har et anlæg som sin primære arbejdsplads, men medarbejderne varetager i øvrigt arbejdsfunktionerne på alle anlæg i fællesskab. 3 Centrale forhold vedrørende den fremtidige fysiske placering Konstateringen af de arbejdsmiljømæssige problemstillinger er en anledning til at overveje situationen med hensyn til fremtiden for placeringen af administrationen for Vesthimmerlands Vand. En vurdering af en egnet løsning for et fremtidigt kontor bør tage udgangspunkt i undersøgelsen af de forhold, som er vigtige for selskabets drift og udvikling på både kort og på lang sigt. COWI har undersøgt følgende centrale forhold: Nærhed og tilgængelighed for centrale samarbejdspartnere, leverandører og brugere Nærhed og tilgængelighed i forhold til egne lednings- og renseanlæg mv. Tilgængelighed for medarbejderne både nuværende medarbejdere og i forhold til rekruttering af medarbejdere på længere sigt Synlighed som et selvstændigt og uafhængigt selskab. Nedenfor er forholdene beskrevet nærmere. 3.1 Nærhed og tilgængelighed for centrale samarbejdspartnere, leverandører og brugere En gennemgang af Vesthimmerlands Vands primære samarbejdspartnere viser at placeringen i Farsø er ideel ud fra en betragtning om nærhed til teknik- og miljøforvaltningen i Vesthimmerland Kommune, som er myndighed for vandforsyning mv. Blandt selskabets øvrige centrale samarbejdspartnere er blandt andet kommunens overordnede ledelse og den overordnede planlægningsfunktion, som er beliggende i Aars.

4 4/7 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND Øvrige centrale samarbejdspartnere er: Naturstyrelsen i Aalborg: Jævnligt med Styrelsens afdeling i Aalborg miljøkontrol og opfølgning selskabets projekter DANVA, Skanderborg: Vandsektorens brancheorganisation: Møder, kurser mv. DHI Aarhus, rådgiver og forskningscenter for vand og klima: Møder, kurser mv. Entreprenører, p.t. oftest 5-6 forskellige fra Aars, Hornum, Viborg, Løgstør: Løbende opfølgning på igangværende projekter både hos Vesthimmerlands Vand og på igangværende projekter Rådgivere, p.t. 5 6 rådgivere fra Aalborg, Viborg og Aarhus: Løbende møder om igangværende og planlagte projekter både hos Vesthimmerlands Vand og på igangværende projekter Erfaringsnetværk mellem Vesthimmerlands Vand, Rebild forsyning i Skørping, Mariagerfjord Vand, Hadsund, Energi Viborg, Viborg, Jammerbugt Forsyning, Pandrup. Endelig har selskabet af og til personlige henvendelser fra private forbrugere, som har spørgsmål eller behov for hjælp vedrørende enten betaling eller er berørt af selskabets projekter. Gennemgangen af selskabets samarbejdsflader viser, at samarbejdsfladerne med parterne er spredt på en række forskellige aktører med forskellige geografiske lokaliseringer. Placeringen i Farsø giver stor nærhed til teknik- og miljøforvaltningen, som er den primære myndighed for Vesthimmerlands Vands aktiviteter. Til gengæld er afstanden til samarbejdspartnere i især Aalborg, Aarhus og Skanderborg relativt stor fra den nuværende lokalisering i Farsø, men relationerne er mindre hyppige. Det kan derfor være vanskeligt at opgøre de præcise konsekvenser, i form af tidsbesparelser mv. i forbindelse med en anden lokalisering. 3.2 Nærhed og tilgængelighed i forhold til egne lednings- og renseanlæg mv. Rensningsanlæggene er de af selskabets anlæg, som kræver størst bevågenhed fra selskabets medarbejdere og det er der, at driftsmedarbejderne har deres primære arbejdsplads. Som en relativt lille organisation er det vigtigt for Vesthimmerlands Vand at bevare størst mulig nærhed mellem driftspersonale og administration. Nærheden styrker kommunikationen og videndeling mellem medarbejderne og øger effektiviteten. Derfor bør det tilstræbes, at administrationen er placeret centralt i forhold til rensningsanlæggene. Driftsopgaverne forbundet med vandværkerne vurderes at være begrænsede, hvorfor en lokalisering i forhold til dem har mindre betydning.

5 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND 5/7 Rensningsanlæggene er beliggende i Gedsted, Aalestrup, Stistrup, Aars og Løgstør. Da anlæggene i Aalestrup og Gedsted ventes nedlagt i løbet af en årrække, vil de resterende anlæg i Aars, Stistrup og Løgstør være beliggende i den centrale og nordlige del af kommunen. Dette taler for at selskabets administration bør have en lokalisering centralt i kommunen med god adgang til både Stistrup, Aars og Løgstør. I denne sammenhæng vil være en lokalisering i Aars være et naturligt valg. 3.3 Tilgængelighed for medarbejderne Medarbejderne er selskabets centrale ressource og muligheden for at fastholde og tiltrække medarbejdere med de rette kompetencer er afgørende for at opretholde Vesthimmerlands Vand som en kompetent og professionel organisation. I dag har medarbejderne i administrationen bopæl i Aars (3 medarbejdere) og i Gedsted, Løgstør, Flejsborg, Farsø og Aalborg (en i hver af byerne). Der er således en klar overvægt af medarbejdere, for hvem en lokalisering i eksempelvis Aars ville begrænse transporttiden mellem hjem og arbejdsplads. To medarbejdere vil få længere til deres arbejdsplads med en lokalisering i Aars. For én medarbejder vil afstanden være næsten den samme. På længere sigt må det antages, at den geografiske placering af arbejdspladsen kan spille en større rolle for medarbejderrekrutteringen. Medarbejdere med enten teknikeruddannelse, ingeniøruddannelse eller anden relevant akademisk uddannelse vil oftere være bosiddende i uddannelsesbyen oftest i Aalborg. Flere analyser af beskæftigelsen for især ingeniører peger på rekrutteringsproblemer inden for får år, også for medarbejdere med kompetencer inden for vand, klima og miljøspørgsmål. Det betyder stigende konkurrence om den kompetente arbejdskraft. I en sådan situation vil placeringen af selskabets administration i vestlige del af kommunen kunne være en barriere for rekrutterning af kvalificerede medarbejdere. Selvom de egentlige afstande kan synes begrænsede, så kan det være en barriere for medarbejdere med daglige familieforpligtelser. Lokaliseringen i Farsø betyder transport i bil fra Aalborg på ca. 58 km/45 minutter, mod eksempelvis 42km/31 minutter til Aars 1. Ved brug af kollektiv trafik er transporttiden 1,02 time til Farsø mod 46 minutter til eksempelvis Aars Synlighed som et selvstændigt og uafhængigt selskab Et vigtigt element i vedtagelsen af vandsektorloven i 2009 var adskillelse mellem myndighed og drift det vil sige selskabsgørelse af de kommunale vand- og spil- 1 Opslag Krak ruteplan, Aalborg centrum til Farsø centrum og Aars centrum. 2 Opslag Rejseplanen.dk, Aalborg Busterminal til hhv. Farsø Busterminal og Aars Busterminal, afgang fra Aalborg kl

6 6/7 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND devandsforsyninger. Evalueringen af vandsektorloven, som blev offentliggjort af Miljøministeriet i marts 2014 peger på, at der fortsat er et stort behov for at have opmærksomheden rettet mod en klar adskillelse af myndigheds- og forsyningsrollen, for at sikre sig mod sammenblanding af interesser særligt da selskaberne er kommunalt ejede. Da Vesthimmerlands Vand lejer sine administrationslokaler hos Vesthimmerlands Kommune og bor sammen med den kommunale forvaltning, som varetager myndighedsopgaven over for Vesthimmerlands Vand, kan denne rollefordeling fremtræde uklar. Den manglende klarhed som et selvstændigt selskab giver sig udtryk i flere forhold: Vesthimmerlands Vand fremstår ikke som et selvstændigt selskab med en egen og selvstændig profil. Placeringen i kommunale lokaler betyder, at selskabet ikke har en klar identitet som selvstændig arbejdsplads og et selvstændigt selskab. Dette kan have negativ betydning for oplevelsen af selskabet som en attraktiv og interessant arbejdsplads. Den funktionelle adskillelse mellem kommune og selskab fremstår heller ikke klart, idet samlokaliseringen ikke sender et klart signal om to forskellige enheder med adskilte roller. Bofællesskabet kan også i dagligdagen betyde en række uhensigtsmæssige situationer. De medarbejdere, som ofte tidligere var kolleger, har nu adskilte roller i den type sager, som tidligere blev løst i fællesskab. Det kan betyde at kommunikationen mellem parterne bliver vanskelig eller opleves som kunstig, enten fordi man "glemmer" rollefordelingen og dermed ikke opretholder den påkrævede adskillelse eller at kommunikation, som af forvaltningsmæssige årsager skal være skriftlig, ikke bliver det. Brugen af fælles mødelokaler, kantine mv. medvirker til at forstærke dette problem. Løsningen på denne udfordring kræver ikke nødvendigvis at selskabet skal placere sin administration i en bestemt by, men stiller krav om placering i egne lokaler. 3.5 Opsummering COWIs vurdering af de centrale forhold som bør overvejes med hensyn til fremtiden for placeringen af administrationen for Vesthimmerlands Vand, kan opsummeres i vurderingsskemaet som vist nedenfor. I skemaet er egnetheden af den geografiske placering af administrationen vurderet i forhold til de fire hovedbyer i Vesthimmerlands Kommune.

7 OPLÆG VEDRØRENDE DEN FREMTIDIGE LOKALISERING AF VESTHIMMERLANDS VAND 7/7 Løgstør Aars Farsø Aalestrup Nærhed/tilgængelighed for samarbejdspartnere X X Nærhed/tilgængelighed i forhold til egne anlæg Tilgængelighed for medarbejdere X X Synlighed, selvstændighed, uafhængighed X X (X) X COWIs anbefaling er at synlighed, selvstændighed og uafhængighed har afgørende betydning for selskabet, hvilket taler for at etablere sig i selvstændige lokaler uafhængig af kommunen. Dernæst er det afgørende at selskabets lokaler lever op til moderne standarder for kontorindretning samt at selskabets domicil i øvrigt er synligt og tilgængeligt i gadebilledet. Derudover kan det overvejes, om det fremtidige domicil skal være tilgængeligt over for kunderne i form at en egentlig åben kundeservicefunktion. Med hensyn til den fysiske placering af det fremtidige domicil, peger analysen på en placering i Aars. Fordelene vil udmønte sig i sparet transporttid til/fra egne anlæg samt i forhold til samarbejdspartnere. Endvidere vil en placering i Aars frem for en fortsat placering i Farsø understrege uafhængigheden af myndigheden. 4 Overvejelser vedrørende alternative løsninger Dette notat vurderer nogle geografiske principper for en hensigtsmæssig fremtidig kontorløsning for Vesthimmerlands Vand. Ønsker selskabet at gå videre med overvejelserne for en alternativ løsning, vil de næste skrift blandt andet omfatte følgende overvejelser: Ønsker man selv at eje sin administrationsbygning i fremtiden, eller vil det være en fordel at være lejer? Kan der være fordele ved at indgå i et bygningsfællesskab? For eksempel med fælles mødelokaler og kantine Hvordan sikres selskabets egen profil/selvstændighed i et eventuelt bygningsfælleskab? Afsøgning af en række konkrete muligheder, hvor ovenstående forhold indgår i overvejelserne, kan være det næste naturlige skridt.