NATURKRAFT Udforsk naturens kræfter

Transkript

1 J.nr.: juli 2017 NATURKRAFT Udforsk naturens kræfter UDBUDSBETINGELSER

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Praktiske oplysninger Spørgsmål Aflevering af indledende tilbud Forhandling Aflevering af endeligt tilbud Tildelingskriterier Forbehold og alternative tilbud Vedståelsesfrist Bilag /11

3 1. Indledning 1.1 Beskrivelse af Projekt Naturkraft Projekt Naturkraft ( Projektet ) skal være et stort oplevelsescenter med udgangspunkt i den lokale natur for at skabe forståelse og indsigt i naturens kræfter, og hvordan vi hver for sig og sammen kan bidrage til en bedre balance, mellem naturens ressourcer og menneskers behov. Projektet skal placeres i den nordlige del af Ringkøbing og skal bestå af en stor ringvold på cirka kvadratmeter med en integreret hovedbygning, der vil rumme de mange oplevelsesinstallationer og vidensplatforme. Den udbudte opgave vedrører opførelsen af Projektet i hovedentreprise og består af et anlægsprojekt og et byggeprojekt. Naturkraft vil indgå en hovedentreprisekontrakt på AB 92-vilkår med den vindende entreprenør. Anlægsprojektet omfatter etablering af en stor cirkelvold, udvidelse af sø, tilkørselsanlæg med svingbaner, byggemodning med forsyninger, landskabsbearbejdning, diger, interne veje, stier, belysning og parkering. Det samlede areal er ca. 50 ha. Byggeprojektet omfatter opførelsen af en hovedbygning på cirka kvadratmeter integreret i volden med facader og tag af ETFE folie, gangbro over bygningen, bærende stålkonstruktioner, installationer samt 3 store sfærer samt indgangspavillon, garage mv. Det forventes, at facaden inklusiv gangbro og eventuelt de tekniske installationer, indgår i hovedentreprisen som systemleverancer. Omkostningerne til det samlede bygge- og anlægsarbejde vurderes at være i størrelsesordenen 150 mio. kr., For en yderligere beskrivelse af Projektet henvises til Byggeprogram (bilag 1) Plantegninger og snit (bilag 2), Budgetscenarier (bilag 3) (scenarie 2 med en samlet anlægssum på 250 mio er valgt), samt Hovedtidsplan (bilag 4). Bilag 1 og 2 er foreløbige versioner og under udarbejdelse. 1.2 De udbudte aftaler Det er vigtigt, at Projektet skabes gennem et konstruktivt, tillidsfuldt og ærligt samarbejde mellem de involverede parter, således at de optimale løsninger for Projektet kan udvikles og optimeres i tæt samararbejde mellem Naturkraft, entreprenør og rådgivere. Opgaven udbydes derfor som Integreret Byggeri, der er en entrepriseform, hvor entreprenørens kompetencer inddrages langt tidligere end i sædvanlige entreprisekontrakter. 3/11

4 Det betyder, at Naturkraft indgår en hovedentreprisekontrakt på AB 92- vilkår med den vindende entreprenør og rådgiveraftaler på ABR 89-vilkår med henholdsvis Hune & Elkjær Arkitektfirma A/S ( Arkitekten ), SLA A/S ( Landskabsarkitekten ) og Fuldendt P/S (Ingeniøren). Derudover indgås en samarbejdsaftale, mellem Naturkraft, den vindende entreprenør, Arkitekten, Landskabsarkitekten og Ingeniøren, med henblik på at involvere entreprenøren i et samarbejde om projekteringen af Projektet. Med samarbejdsaftalen inddeles samarbejdet i fem perioder, hvor der fastsættes klare mål for resultatet af hver periode, og at projekteringen har nået et vist stade. 2. Praktiske oplysninger 2.1 Ordregiver Ejendomsfonden KRAFT Ved Fjorden Ringkøbing ( Naturkraft ) 2.2 Organisation og Kontaktperson Organisation Projektets organisation er beskrevet i organisationsdiagrammet, jf. bilag Kontaktperson Naturkraft har udpeget følgende kontaktperson for udbuddet: John Karl Jensen, NIRAS, bygherrerådgiver: jnj@niras.dk. 2.3 Henvendelser Alle henvendelser og fremsættelser af spørgsmål, skal ske til den i pkt anførte kontaktperson. 2.4 Udbudsmaterialets indhold Udbudsannoncen og dette dokument indeholder de formelle betingelser for gennemførelse af udbudsprocessen. Interesserede ansøgere og senere udvalgte tilbudsgivere skal derfor sikre sig, at de har sat sig grundigt ind i udbudsannoncen og dette dokument. Udbudsmaterialet forventes at bestå af følgende dokumenter: A. Udbudsannoncen (udbud.dk) B. Udbudsbetingelserne inklusiv bilag (dette dokument) 4/11

5 C. Projektbeskrivelse inklusiv bilag D. Samarbejdsaftale om integreret byggeri E. Entreprisekontrakt F. Særlige betingelser a) Betaling og fakturering b) Projektering m.v. c) Ændringer d) Tidsstyring og aflevering e) Rapportering, projekt- og risikostyring f) Sikkerhedsstillelse og forsikring g) Organisation, samarbejde og Konfliktløsning h) Sociale forhold Naturkraft sender det i pkt. C-F anførte materiale til de prækvalificerede entreprenører. 2.5 Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes at følge nedenstående hovedterminer: Udbudstidsplan Dato Informationsmøde 11. aug. 2017, kl Frist for ansøgning om prækvalifikation 16. aug. 2017, kl Senest tidspunkt for meddelelse om prækvalifikationsresultatet 30. aug Tilbudsfrist, indledende tilbud 14. sep. 2017, kl Forhandlingsrunde Møde, tilbudsgiver nr. 1 Møde, tilbudsgiver nr. 2 Møde, tilbudsgiver nr sep sep. 2017, kl sep. 2017, kl sep. 2017, kl Tilbudsfrist, endeligt tilbud 4. okt Meddelelse om udbuddets resultat 10. okt Indgåelse af udbudte aftaler 13. okt /11

6 3. Spørgsmål Spørgsmål stilles til den under pkt anførte kontaktperson. Alle svar på spørgsmål vil blive løbende besvaret, så alle tilbudsgivere kan se besvarelsen. Giver spørgsmålet anledning til rettelsesblade til udbudsmaterialet, vil rettelsesbladene blive sendt til de prækvalificerede ansøgere, så de har rimelig tid til at afgive tilbud. Spørgsmål, der modtages mindre end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, hvis Naturkraft vurderer, at det vil være i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. 3.1 Egnethed og udvælgelse Ansøgeren skal opfylde de økonomiske og tekniske krav, der er beskrevet i udbudsannoncen. Udvælgelsen sker som beskrevet i udbudsannoncen. 4. Aflevering af indledende tilbud Tilbudsgiver skal senest den 14. september 2017, kl , afgive et indledende tilbud, inkl. alle bilag, som en samlet pdf-fil. Tilbuddet sendes til: John Karl Jensen, NIRAS, bygherrerådgiver: jnj@niras.dk Det anbefales, at tilbudsgiverne sender tilbuddet inkl. alle bilag i god tid. Afleveringen skal ske inden det fastsatte afleveringstidspunkt herefter er aflevering ikke længere muligt. 4.1 Tilbuddets indhold Tilbudsgivers tilbud skal indeholde følgende oplysninger og dokumenter: a) Udfyldt og underskrevet tilbudsliste, jf. pkt. 4.2 b) Organisation og kompetencer, jf. pkt. 4.3 c) Beskrivelse af samarbejdet, jf. pkt Tilbudsliste Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive den som bilag 6 vedlagte tilbudsliste. 6/11

7 4.3 Organisation og kompetencer Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger: a) Organisationsplan for både samarbejds- og udførelsesfasen med redegørelse for den organisation og bemanding, der skal gennemføre opgaven. Redegørelsen bør indeholde en beskrivelse af kompetenceforhold, kommunikationsveje, ansvarsfordeling, og hvordan entreprenøren sikrer organisationen er robust nok til at kunne arbejde kontinuerligt under hele Projektet, i tilfælde af fx fratrædelser og ferier. b) En liste med de tilbudte nøgle- og kompetencepersoner, der vil blive tilknyttet opgaven, samt en redegørelse for, hvorledes disse personers kompetencer nyttiggøres i Projektet. Det bør angives, hvilke personer der deltager i de forskellige faser. I det omfang der vil ske personudskiftning i de enkelte faser, bør dette tillige angives. c) CV er for de tilbudte nøglepersoner, som fremgår af ovenfor nævnte liste. De enkelte nøglepersoners kvalifikationer og erfaringer for den aktuelle opgave, samt deres rolle i Projektet bør fremgå. Oplysningerne vedrørende pkt. a) og b) må, hver for sig, ikke fylde mere end 5 A4 sider, inklusiv illustrationer. Hvis de hver for sig fylder mere end 5 A4 sider, vil Naturkraft lægge de første 5 A4 sider til grund for bedømmelsen. Oplysningerne vedrørende pkt. c) må ikke fylde mere end 2 A4 sider pr. CV. Såfremt et CV fylder mere end 2 A4 sider, vil Naturkraft lægge de første 2 A4 sider til grund for bedømmelsen. 4.4 Beskrivelse af samarbejdet Som en beskrivelse af samarbejdet, skal tilbudsgiver vedlægge følgende oplysninger: a) En redegørelse og demonstration af relevante værktøjer og systemer, der vil blive anvendt til at skabe overblik over projektindhold, tid og økonomi gennem hele projektforløbet. Redegørelsen kan både bestå af beskrivelser, diagrammer og illustrationer. b) En redegørelse for, hvorledes entreprenøren vil sikre, at relevante kompetencer og aktører inddrages i rette tid, herunder hvordan entreprenøren vil sikre, at de forskellige aktørers bidrag koordineres under både projektering og udførelse. Redegørelsen kan både bestå af beskrivelser, diagrammer og illustrationer. c) En procesplan, der beskriver grundelementerne for den optimale proces for samarbejdet, samt hvordan entreprenøren vil sørge for at opnå formålet med samarbejdsaftalen. 7/11

8 d) En redegørelse for, hvorledes de tilbudte nøglepersoners personlige egenskaber understøtter samarbejdet mellem entreprenør, rådgiverne og Naturkraft. Beskrivelsen af samarbejdet må ikke fylde mere end 10 A4 sider, inklusiv illustrationer. Hvis beskrivelsen fylder mere end 10 A4 sider, vil Naturkraft lægge de første 10 A4 sider til grund for bedømmelsen. 5. Forhandling Naturkraft forbeholder sig retten til at forhandle med op til 3 af tilbudsgiverne. Det er dermed frivilligt, hvorvidt Naturkraft afholder en forhandlingsrunde med tilbudsgiverne. Forhandlingsrunden er bl.a. indført som en mulighed, for i udbuddet at inddrage tilbudsgivernes kompetencer i tilpasningen og udviklingen af de juridiske og tekniske rammer for samarbejdet, hvis Naturkraft vurderer, at der er behov for det. Afholdes der en forhandlingsrunde, planlægger Naturkraft at afholde et møde med hver tilbudsgiver på en af følgende tidspunkter: Møde, tilbudsgiver nr. 1: 19. sep. Kl Møde, tilbudsgiver nr. 2: 19. sep. Kl Møde, tilbudsgiver nr. 3: 20 sep. Kl Dagsorden for forhandlingerne Dagsordenen for møderne er afhængig af de konkrete tilbud, men udgangspunktet kan forventes at være følgende: a) Alle relevante aspekter i forhold til entreprenørens tilbud, der ikke indfrier Naturkrafts forventninger, fx entreprenørernes tilbudte pris, organisation og kompetencer. b) Øvrige bemærkninger til entreprenørens tilbud, fx tilbudte nøglepersoner og uklarheder i tilbuddet. c) Entreprenørens bemærkninger til det udarbejdede projektmateriale og udbudsmateriale. 5.2 Afslutningen af forhandlingerne Forhandlingerne afsluttes, når der er afholdt en forhandlingsrunde. Efter afslutningen af forhandlingerne afgiver tilbudsgiverne et endeligt tilbud, enten ved at bekræfte det indledende tilbud eller ved at sende et revideret tilbud. 8/11

9 Det endelige tilbud skal indeholde oplysningerne og dokumenterne beskrevet under pkt Aflevering af endeligt tilbud Tilbudsgiver skal senest den 4. oktober 2017, kl , indgive det endelige tilbud, inkl. alle bilag, som en samlet pdf-fil til: John Karl Jensen, bygherrerådgiver: Det anbefales, at tilbudsgiverne sender tilbuddet inkl. bilag i god tid. Afleveringen skal ske inden det fastsatte afleveringstidspunkt herefter er aflevering ikke længere muligt. 7. Tildelingskriterier 7.1 Pris Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underskriterier: a) Pris (vægtes 40 %), jf. pkt. 7.1 b) Organisation og kompetencer (vægtes 40 %), jf. pkt. pkt. 7.2 c) Samarbejde (vægtes 20 %), jf. pkt. 7.3 Underkriteriet Pris vurderes på grundlag af den udfyldte tilbudsliste, og at den tilbudte procentsats er så lav som mulig. 7.2 Organisation og kompetencer Underkriteriet Organisation og Kompetencer vurderes på grundlag af en samlet bedømmelse af den tilbudte organisation og de tilbudte nøglepersoners kompetencer, herunder særligt: i. En velegnet og tydelig organisation i såvel projekterings- som udførelsesfasen, baseret på de nødvendige nøglemedarbejdere i forhold til stadiet i Projektet, samt at organisationen er robust nok til at kunne levere en kontinuerlig og arbejdsindsats under hele Projektet. ii. De tilbudte nøglepersoners erfaring med og kompetencer til at løse de opgaver, der påhviler dem, som følge af deres placering i den tilbudte organisation. iii. De tilbudte nøglepersoners erfaring med og kompetencer til at skabe og vedligeholde et frugtbart, tillidsfuldt og konstruktivt samarbejde med Projektets øvrige parter. 9/11

10 7.3 Samarbejde Underkriteriet Samarbejde vurderes på grundlag af en samlet bedømmelse af entreprenørens beskrivelse af samarbejdet med Naturkraft, herunder særligt i. En overbevisende og motiveret beskrivelse af, hvordan relevante kompetencer og aktører inddrages i rette tid, uden at der på den ene side falder noget mellem to stole, eller på den anden side samarbejdet hindres af fx tunge og komplekse beslutningsprocesser eller kvalitetssikringssystemer. ii. iii. En overbevisende og motiveret beskrivelse af en procesplan for den optimale proces for samarbejdet, og hvordan formålet med samarbejdsaftalen opnås. En overbevisende og motiveret demonstration og beskrivelse af, hvorledes konkrete værktøjer og systemer vil blive anvendt til at understøtte samarbejdet og til at lede og styre Projektet gennem hele projektforløbet med det formål, at der til enhver tid er overblik over løsninger, tid og økonomi. Der lægges ikke vægt på antallet af værktøjer eller værktøjernes størrelse. Derimod lægges der vægt på, at værktøjerne understøtter samarbejdet. 8. Forbehold og alternative tilbud Forbehold bør så vidt muligt undgås. Naturkraft henstiller til, at enhver form for tvivl afklares ved, at tilbudsgiver stiller spørgsmål til kontaktpersonen beskrevet under pkt Naturkraft er berettiget men ikke forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. Naturkraft er dog forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold for grundlæggende elementer, eller forbehold der ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 9. Vedståelsesfrist 10. Bilag Tilbuddet skal vedstås i 3 måneder. Dette gælder også, selv om Naturkraft tildeler opgaven til en anden tilbudsgiver. Tilbuddet er ikke længere bindende for tilbudsgiver, hvis Naturkraft indgår endelige og ubetingede aftaler med en anden tilbudsgiver. Bilag 1 Byggeprogram (foreløbig) Bilag 2 Plantegninger og snit (foreløbig) Bilag 3 Budgetscenarier 10/11

11 Bilag 4 Hovedtidsplan Bilag 5 Organisationsdiagram Bilag 6 Tilbudsliste 11/11