Ejendomsstrategi Ringsted Kommune. 29. november 2018

Transkript

1 Ejendomsstrategi Ringsted Kommune 29. november

2 1 Indledning Ringsted Kommunes nye Ejendomspolitik blev vedtaget i Byrådet den 8. maj Ejendomspolitikken udmøntes videre med en Ejendomsstrategi og dertil tilhørende handlingsplan. Ejendomsstrategien justeres årligt i foråret i forbindelse med budgetlægning for det kommende år. Strategien er beskrevet nedenfor med fokus på: A. Kriterier for vurderinger af ejendommene som grundlag for sammenligning og prioritering B. Præsentation og overblik over relevante data for dialog og beslutningsgrundlag C. Liste med aktuelle cases vedlægges i bilag 2 Baggrund Ejendomsporteføljen i Ringsted Kommune udgør samlet cirka m². Ejendommene er de fysiske rammer for kommunale velfærdsopgaver såsom børnepasning, skole, uddannelse, specialtilbud, ældrepleje, kulturelle tilbud, idrætstilbud, administration. Ejendommene er fordelt på skoler, daginstitutioner, kulturelle ejendomme, administrationsbygninger, idrætsfaciliteter mm. Ejendomspolitikken beskriver Ringsted Kommunes pejlemærker for de kommunale ejendomme og består af fem temaer som understøtter Ringsted Kommunes vision: Ejendomspolitikken har fokus på, hvordan de kommunale ejendomme dels kan danne gode og trygge rammer om kommunal velfærd, dels kan anvendes mere offensivt til at understøtte vækst og udvikling i Ringsted Kommune. Grundtanken med de fem temaer er således, at den enkelte ejendom ikke kun skal udgøre de fysiske rammer for den kommunale velfærdsskabelse, men skal tilføre ekstra værdi til borgere og brugere af ejendommene. Ejendommene vil derfor have en øget værdi (direkte og indirekte) jo flere af de fem temaer ejendommen opfylder. Hvis en ejendom skaber øget sammenhængskraft mellem borgerne har den en større værdi. Fx en idrætshal: udover muligheden for at dyrke forskellige sportsaktiviteter, er den også tilholdssted for sportsklubber, mødested, festsal, valgsted og et sted hvor der bliver afholdt forskellige arrangementer. 2

3 De fem temaer i ejendomspolitikken er beskrevet med i alt 28 strategiske fokuspunkter for at afdække og øge den enkelte ejendoms værdi såvel som værdien af den samlede ejendomsportefølje. Der er nedsat et ejendomsudvalg bestående af centercheferne for de enkelte forvaltningsområder og ejendomsudvalget har lederen af ejendomsstaben som sekretær. Ejendomsudvalget mødes for på tværs af den kommunale organisation for at drøfte muligheder for arealoptimering, bedre udnyttelse af bygningerne, samt konkrete cases inden eventuelle oplæg til beslutning i koncernledelse og politiske udvalg. 3 Kriterier for vurderinger af ejendommene For løbende at kunne udvikle og optimere ejendomsporteføljen og herigennem opnå de opsatte målsætninger om besparelser og effektiviseringer på 3 mio. kr. i 2020 er det vigtigt at etablere kriterier for vurdering af ejendommene med referencer til Ejendomspolitikken. Ejendomsudvalget har derfor på møde i november 2017 udvalgt seks ud af de 28 strategiske fokuspunkter, hvor alle fem temaer er repræsenteret. Disse seks aktiviteter fokuserer på: a) at opsætte mål, foretage vurderinger og evalueringer af status og muligheder for ejendommene, og b) at være i dialog med brugerne. Dette opnås ved at: løbende foretage en realistisk vurdering af den enkelte ejendoms tilstand, egnethed og fremtidsmuligheder som en del af ejendomsporteføljen (Tema: Ejendommene skal understøtte kommunal velfærd til borgerne) opsætte mål for kvalitetskategorier og vurdere de enkelte bygningers kvalitet ift. stand og anvendelse (Tema: Ejendommenes skal bevare deres værdi) sætte mål for gode parametre for indeklima og udarbejde handlingsplan (Tema: Ejendommene skal være sunde og miljørigtige) i dialog med brugerne at udarbejde retningslinjer for arealudnyttelse for at fremme velfungerende, multifunktionelle og effektivt udnyttede lokaler og bygninger (Tema: Ejendommene skal understøtte kommunal velfærd til borgerne) i dialog med brugere, erhvervsliv og uddannelsesinstitutionerne om at få øget anvendelse af de kommunale arealer til vækst (Tema: Ejendommene skal bidrage til at skabe vækst) i dialog med borgere, brugere og erhvervsliv fremme anvendelsesfælleskab fremfor nabofælleskab af de kommunale bygninger (Tema: Ejendommene skal skabe sammenhængskraft mellem borgerne) Strategien skal derfor både favne mulighederne for at foretage disse evalueringer og være grundlag for dialog med brugere og beslutningstagere (politikere, direktion, centerchefer). Ydermere skal strategien kunne omsætte mange typer data og informationer til et overskueligt og umiddelbart forståeligt dialogog beslutningsgrundlag. Under udarbejdelsen af politikken blev der udarbejdet en rød-gul-grøn liste for en del af Ringsted Kommunes ejendomme. På denne liste blev hver ejendom vurderet på baggrund af budgetterede vedligeholdelsesudgifterne pr. m², dvs. bygningens stand i forhold til et evt. efterslæb (se bilag 1). Bygningens stand knytter sig til tema Ejendommene skal bevare deres værdi. 3

4 Det centrale og karakteristiske ved Ejendomspolitikken er pyramiden med de fem temaer og farverne rød-gul-grøn anvendes for hvert tema i pyramiden. Ved hjælp af pyramiden illustrerer dette den enkelte ejendom, som disse tre eksempler viser: Ved at anvende pyramiden er der direkte reference til Ejendomspolitikkens temaer. Ved at give hvert tema en vurdering rød-gul-grøn kan man umiddelbart forstå både den enkelte bygnings samlede score som helhed og i forhold til det enkelte tema. På den måde skabes et dialog- og præsentationsgrundlag, der på den ene side er hurtigt at forstå, men på den anden side viser komplekse data på en enkel og overskuelig måde. 3.1 Skala for vurdering Nedenfor er forslag til skala for vurdering for hvert af de fem temaer. 1: Ejendommene skal understøtte kommunal velfærd til borgerne Ejendommene er den fysiske ramme for skabelse af kommunal velfærd for borgerne og kan enten fremme eller forhindre dette. Ejendommen er nemt tilgængelig, velegnet til de anvendte formål og/eller med driftsudgifter på niveau eller under benchmark for sammenlignelige bygninger Ejendommen er rimelig tilgængelig, i nogen grad velegnet til de anvendte formål og/eller med driftsudgifter op til 50% over benchmark for sammenlignelige bygninger Ejendommen er uhensigtsmæssigt placeret, ikke velegnet til de anvendte formål og/eller med driftsudgifter mere end 50% over benchmark for sammenlignelige bygninger 4

5 2: Ejendommene skal bevare deres værdi Ejendommenes anlægsværdi skal bevares, dvs. de skal holdes i en god vedligeholdelsestand og de bygningsmæssige kvaliteter skal bevares. De årlige vedligeholdelsesudgifter for at bevare værdien tager udgangspunkt i et nøgletal på kr. 150,- pr. m². Se også Bilag 1 for liste over Ringsted Kommunes ejendomme vurderet medio Stand er god og de årlige vedligeholdelsesudgifter set over en treårig periode er op til kr. 150,- pr. m² Stand er middel og de årlige vedligeholdelsesudgifter set over en treårig periode er kr ,- pr. m² Stand er dårlig og de årlige vedligeholdelsesudgifter set over en treårig periode er over kr. 250,- pr. m² 3: Ejendommene skal være sunde og miljørigtige Med sunde og miljørigtige ejendomme er der fokus både på indeklima (luftkvalitet, akustik og temperaturer) og på affald og energi. Indeklimaet opleves som godt. Der foretages bedre affaldssortering end gennemsnittet og/eller ejendommens energiforbrug er på niveau eller under benchmark for sammenlignelige bygninger Indeklimaet opleves som rimelig. Der foretages affaldssortering som krævet og/eller ejendommens energiforbrug er op til 50% over benchmark for sammenlignelige bygninger Indeklimaet opleves som dårligt. Der foretages ikke affaldssortering som krævet og/eller ejendommens energiforbrug er mere end 50% over benchmark for sammenlignelige bygninger 4: Ejendommene skal bidrage til at skabe vækst Ejendommene der bidrager til at skabe kan fx gøre dette ved at være et kraftcenter gennem at have flere funktioner, mere intensiv anvendelse og/eller ved at indgå i en klynge af bygninger med et overordnet tema som fx Viden og uddannelse. Ejendommen anvendes til flere funktioner. Der er en høj grad af brugeranvendelse en stor del af døgnet og/eller ejendommen indgår som en del af en klynge med et overordnet tema. Ejendommen anvendes til få funktioner. Der er en middel grad af brugeranvendelse og/eller ejendommen indgår kun perifert som en del af en klynge med et overordnet tema. Ejendommen anvendes til en funktion. Der er en lav grad af brugeranvendelse og/eller ejendommen indgår ikke som en del af en klynge med et overordnet tema. 5

6 5: Ejendommene skal skabe sammenhængskraft mellem borgerne Sammenhængskraft mellem borgerne skabes gennem høj grad af fleksibilitet, multifunktionalitet, fælles anvendelse samt understøttelse af aktiviteter, der fremmer netværk mellem borgerne. Ejendommen har høj grad af fleksibilitet og de samme areal anvendes til mange forskellige formål (multifunktionelt) også af andre end de primære brugere af bygningen samt der er brugerdrevet aktiviteter, der fremmer netværk mellem borgerne. Ejendommen har mindre grad af fleksibilitet og de samme areal anvendes med mellemrum til forskellige formål også af andre end de primære brugere af bygningen samt der er enkelte brugerdrevet aktiviteter, der fremmer netværk mellem borgerne. Ejendommen er ufleksibel med en låst planløsning og de samme areal anvendes sjældent/aldrig af andre end de primære brugere af bygningen. Der er sjældent/aldrig brugerdrevet aktiviteter, der fremmer netværk mellem borgerne. Som det fremgår af de anførte forslag til vurderinger, skal der foretages en vis grad af kvantitative skøn, og der vil i praksis formentlig være behov for at dette for nogle af parametrene (fx bidrag til vækst og sammenhængskraft) sker sammenligneligt indenfor den enkelte grupper af bygninger. I forbindelse med gennemførelse af vurderingerne vil det formentlig blive nødvendigt at justere nogle enkelte kriterier, for at vurderingerne bliver så retvisende som muligt. 6

7 4 Præsentation og overblik over relevante data Som nævnt ovenfor er et vigtigt led i strategien dialog og overblik, herunder at gøre data og informationer overskuelige og umiddelbart forståelige. Kombinerer man ovenstående rød-gul-grøn visualisering af parametrene med et kort over Ringsted Kommunes ejendomme får man et værktøj til både at vise data og til dialog. Se kort online: Kortet er baseret på data fra de forskellige systemer og kræver blot ét link og giver derfor et nemt overblik, samtidig med at det er relevant og nærværende. Kortet er med en række søge- og filtreringsmuligheder for data og kan derfor anvendes som opslagsværk for politikere, direktion og forvaltninger i forbindelse med dialog og overvejelser vedrørende ejendomme og porteføljen. På eksemplet vises pyramide ved mouse-over for Vestervejens skole. 7

8 I nedenstående vises endvidere en cirkel på hhv. 500 m. og m. for at illustrere nærtliggende ejendomme, der også rummer kommunale funktioner: 5 Aktuelle cases og beslutningsmodel Siden vedtagelsen af Ejendomspolitikken har der været arbejdet med forskellige cases både i Ejendomsudvalget og i Vej- og Ejendomscenteret. I bilag vedhæftes den aktuelle bruttoliste over cases, der pt. overvejes/bearbejdes. 8

9 Bilag 1 9