Tips & Tricks nr. 128 LUDUS Web Kursushold Administration og finansiering

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.cm CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technlgy P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr. 128 LUDUS Web Kursushld Administratin g finansiering Februar CVR Cpyright 2019 DXC Technlgy. All rights reserved.

2 Indhldsfrtegnelse 1. Om kursushld Kursusadministratin Opsætning Oprettelse af kursusemner Oprettelse af webhld med frmål Kursus Oprettelse af webhld med frmål Venteliste Oprettelse af skema Oprettelse af kursister Tilmelding af kursister til hld Flytning af kursister fra ventelistehld til kursushld Udmeldelse af kursister fra hld Fraværsregistrering Opfølgning på manglende registrering af fravær Kursusfinansiering Om kursusbetalingstakster g betalingstilsagn Oprettelse af kursusbetalingstakster Peridisering af betalingstakster Oprettelse af Andet-henvisninger Dannelse af betalingstilsagn Redigering af betalingstilsagn Manuel prettelse af betalingstilsagn Genberegning af betalingstilsagnsperide Fremsøgning g eksprt af betalingstilsagn Opfølgningsværktøj Side 2 af 17

3 1. Om kursushld LUDUS Web understøtter den daglige administratin samt finansieringen af privat kursusaktivitet. Administratinen af kursusaktiviteten systemunderstøttes af Webhld med frmål kursus, der blandt andet byder på følgende funktinalitet: Administrativ håndtering af kursushld g kursisttilmeldinger Ventelisteadministratin Skemastyring med lkale- g læreradministratin samt knflikthåndtering Fraværsregistrering g verblik ver kursisterne g deres fremmøde Kmmunikatinsværktøjer med understøttelse af SMS, , Dc2mail (e-bks) g IMS Finansieringen systemunderstøttes med funktinen Betalingstakster, der bl.a. tilbyder følgende funktinalitet: Autmatisk masseprettelse af betalingstilsagn Understøttelse af fast kursuspris g lektinsbaseret afregning Oversigt med verblik ver dannede betalingstilsagn med eksprtmuligheder Håndtering af individuelle priser pr. kursusemne Peridisering af kursustaksterne Side 3 af 17

4 2. Kursusadministratin 2.1 Opsætning Tildeling af menupunkter til brugergrupper Brugerne af LUDUS Web skal tildeles rettigheder til de relevante menupunkter, faneblade g funktiner i LUDUS Web systemdel > Brugeradministratin > Brugergrupper. Følgende er relevante fr at arbejde med kursusadministratin i LUDUS Suite: Menuen Hld g følgende funktiner: Administrer kursist tilmeldinger Giver rettighed til at til- g udmelde samt flytte kursister Opret webhld Giver rettighed til at prette nye webhld Rediger skemabrikker Giver rettighed til at redigere i allerede prettede skemabrikker Rediger webhld Giver rettighed til at redigere allerede prettede webhld Registrer fraværsårsag (Til lærerbrugere) Giver rettighed til at registrere kursisternes fraværsårsager Se andres hld (Til lærerbrugere) Giver rettighed til at se andre læreres hld Send kursistbrev (DU) Giver rettighed til at afsende kursistbreve baseret på skabelner Slet webhld * Giver rettighed til at slette prettede webhld (*Tildeles med mtanke) Menuen Kursistadm g følgende faneblade: Tilmeldinger Oversigt ver kursistens samlede hldtilmeldinger Betalingstilsagn Oversigt ver / redigering af kursistens betalingstilsagn Henv./Ansøg. Oprettelse g redigering af kursistens henvisninger Kursistpauser Oprettelse g redigering af kursistpauser Stamdata VUC Kursistens stamdata Skema Kursistens samlede skema Fraværsårsager Oprettelse g redigering af fraværsårsager Menuen Kursistadm g følgende funktiner: Administrer kursist tilmeldinger Giver rettighed til at til- g udmelde samt flytte kursister Opret kursist (VUC) Giver rettighed til at prette nye kursister Registrer fraværsårsag Giver rettighed til at registrere en fraværsårsag fr en kursist Tilmeld kursus Giver rettighed til at tilmelde en kursist til et webhld med frmål Kursus Side 4 af 17

5 Tilmeld venteliste Giver rettighed til at tilmelde en kursist til webhld med frmål Venteliste Menuen Skemaer g følgende fanebade: Fabrikken Menupunkt til masseprettelse af skemabrikker Hldskema Visning af skemaer pr. hld Kursistskema Visning af individuelle kursistskemaer Lkaleskema Visning af skemaer pr. undervisningslkale på tværs af hld Lærerskema Visning af skemaer pr. lærer på tværs af hld Mit skema (Til lærerbrugere) Lærerens eget skema Er gså lærerens indgang til fraværsregistrering Værkstedet Menu til masseredigering af skemabrikker Menuen Skemaer g følgende funktiner: Aflys skemabrikker Giver rettighed til at aflyse en skemabrik Opret skemabrikker Giver rettighed til at prette nye skemabrikker Rediger skemabrikker Giver rettighed til at redigere eksisterende skemabrikker Registrer fraværsårsag Giver rettighed til at registrere kursisternes fraværsårsager Registrer tilstedeværelse * Giver rettighed til at fretage fraværsregistrering (*Husk denne skal tildeles til lærerbrugere) Send SMS Giver rettighed til at sende SMS til hldets kursister via skemabrikken Slet skemabrikker * Giver rettighed til at slette eksisterende skemabrikker (*Tildeles med mtanke) Menuen Kder g følgende funktiner Betalinger (DU) Adgange til menuen Kder giver rettighed til prettelse af kursusemner, undervisningssteder, lkaler, udmeldelsesårsager g betalingstakster. Adgang til funktinen Betalinger (DU) giver rettighed til at prette g vedligehlde kder g takster til brug fr kursustaksterne Menuen Manglende registrering af fremmøde Værktøj til pfølgning på læreres glemte fraværsregistreringer. Kan med frdel både tildeles til lærer- g administrative brugere. Menuen Betalingstilsagn g følgende funktiner: Opret/Rediger betalingstilsagn Slet betalingstilsagn Side 5 af 17

6 2.1.2 Individuel brugerpsætning Når LUDUS Web brugerne har fået tildelt de relevante rettigheder i LUDUS Web systemdel, skal de lave en individuel tilpasning af deres menupunkter generelt samt en individuelt tilpasset psætning af menupunktet Kursistadm. Opsætning af menupunkter: Lg på LUDUS Web g klik på i øverste venstre hjørne af skærmbilledet g vælg Indstillinger. Klik på g flyt menupunkterne fra klnnen Ikke-valgte funktiner til Primære funktiner (bliver tilgængelige sm en genvej i menulinjen øverst i skærmbilledet) eller til Sekundære funktiner (Bliver tilgængelige i Menu ). Opsætning af Kursistadm : Klik på menupunktet Kursistadm g klik derefter på de 3 blå prikker i øverste venstre hjørne af skærmbilledet. Det skal nu defineres, hvilke funktiner brugeren ønsker at have til rådighed under funktinerne Vis, Udfør g Ny, der er tilgængelige til venstre i skærmbilledet. Klik g flyt funktinerne fra Ikke valgte punkter til Valgte punkter. På samme måde skal det defineres, hvilke faneblade brugeren ønsker at definere sm sine favritfaneblade. Favritfanebladene er dem, der altid er synlige, når der er fretaget et kursistpslag i menupunktet. 2.2 Oprettelse af kursusemner Før der kan prettes webhld med frmål Kursus, skal der prettes et kursusemne, der skal tilknyttes til hldet. Gå til menupunktet Kder > Kursusemne g klik Tilføj kursusemne. Bemærk at hvis sklen har prettet kursusrelaterede betalingstakster, vil systemet påminde brugeren m at tilknytte nye kursusemner til en kursusbetalingstakst, idet de prettes her. 2.3 Oprettelse af webhld med frmål Kursus I menupunktet Hld, klik på Opret hld i øverste venstre hjørne af skærmbilledet g vælg Kursus. Hldprettelsesdialgen består af 4 faneblade felter markeret med * skal udfyldes, resten er valgfrie: Basis Hldid: * Angiv valgfrit hldid på maks 8 karakterer Hldstart: * Angiv valgfri hldstart på maks 8 karakterer Navn: * Angiv hldnavn hldnavn er bl.a. synligt i hldversigten i menuen Hld Beskrivelse Her kan indtastes en krt hldbeskrivelse Start: * Hldets startdat. Hldet er først synligt i versigter ver aktuelle hld efter denne dat Side 6 af 17

7 Slut: * Hldets slutdat. Hldet er ikke længere synligt i versigter ver aktuelle hld, g der kan ikke tilmeldes kursister til hldet efter denne dat Hldtyper Her kan tilknyttes en hldtype, der er prettet til frmålet i 'LUDUS Web > Kder > Hldtyper'. Benyttes hvis man har behv fr at adskille eller gruppere aktivitet på det samme webhldsfrmål ud på frskellige typer af underaktivitet Afvikling Afviklingstidspunktet fr hldets undervisningsaktivitet. Kan enten være Dag, Aften eller Fjern/flex. Ved at angive afvikling, kan man adskille eller gruppere aktivitet på samme webhldsfrmål på afviklingstidspunkt i diverse statistikker g udtræk Kapacitet * Her skal angives det maksimalt tilladte antal af tilmeldinger til hldet. Det er ren infrmatin, da der ikke er tilknyttet ngen funktinalitet eller tilmeldingsbegrænsninger hertil i LUDUS Web. Mødepligt * Her kan angives, hvrvidt kursisterne har mødepligt på hldet eller ej. Funktinen har ingen effekt i LUDUS Web, g den er derfr frudindstillet til 'Ja'. Bør ikke ændres. Undervisning Afdeling * Hld skal altid være tilknyttet en afdeling / et institutinsnummer. Undervisningsaktivitet på hldet vil være relateret til dette institutinsnummer. Undervisningssted * Her skal angives hldets undervisningssted. Disse prettes g vedligehldes i 'LUDUS Web > Kder > Undervisningssteder' Emne * Her tilknyttes det kursusemne, sm undervisningen på hldet er relateret til. Se afsnit 2.2 i denne vejledning. Eksprtindstillinger Eksprter hld: Parameter til indstilling af dataeksprt til IMS. Opret rum fr hvert mdul Parameter til indstilling af dataeksprt til IMS. Opret hldrum: Parameter til indstilling af dataeksprt til IMS. Mdul rumskabeln Parameter til indstilling af dataeksprt til IMS. Tilknyt fællesrum Parameter til indstilling af dataeksprt til IMS. Fjern/flex lærere Tilføj lærer Ved klik på 'Tilføj lærer' kan fjern/flex lærer samt dennes peride defineres. Benyttes kun ifb. med fjern/flex undervisning på FVU. Læs detaljeret infrmatin m de frskellige funktiner g faneblade i menuen Hld i LUDUS Web nlinehjælpen under kategrien Hld. Her kan du gså læse m afsendelse af SMS g s til kursisterne. Side 7 af 17

8 2.4 Oprettelse af webhld med frmål Venteliste Hvis der er behv fr det, kan man prette et ventelistehld, hvrtil man kan tilmelde kursisterne, indtil der er et ledigt kursushld tilgængeligt. Følg samme prcedure sm ved prettelse af webhld med frmål Kursus i stedet fr frmål Kursus vælges frmål Venteliste i drp dwn listen. Hldprettelsesdialgen er den samme sm ved prettelse af webhld med frmål Kursus, dg uden mulighed fr angivelse af kursusemne. Der kan prettes lige så mange ventelistehld, sm der er behv fr. Overvej sm minimum at prette et ventelistehld pr. kursusemne, så det er lettere at hlde styr på de fremtidige kursister. Læs detaljeret infrmatin m de frskellige funktiner g faneblade i menuen Hld i LUDUS Web nlinehjælpen under kategrien Hld. Her kan du gså læse m afsendelse af SMS g s til kursisterne. 2.5 Oprettelse af skema Fr prettelse af skemaer henvises til LUDUS Web nlinehjælpen under kategrien Skemaer. 2.6 Oprettelse af kursister Kursister prettes i menupunktet Kursistadm. Klik på Ny g vælg Opret kursist (VUC). Hvis der abnneres på integratin til CPR-registeret, indtast CPR-nummer g klik Opslag, hvrefter kursistens data indhentes fra CPR-registeret. Alternativt kan alle data indtastes manuelt. Felter markeret med * skal udfyldes, resten er valgfrie. Bemærk at adresse g mbiltelefnnummer skal være udfyldt, hvis der skal kunne sendes SMS g/eller s til kursisten (Tilkøbsfunktiner). Ved klik på Gem g luk prettes kursisten g tildeles et kursistnummer. 2.7 Tilmelding af kursister til hld Kursisterne kan enten tilmeldes direkte til kursushldet, eller først til et ventelistehld med henblik på at blive tilmeldt til et kursushld på et senere tidspunkt. Kursisterne tilmeldes til venteliste- eller kursushldet i menuen Kursistadm. Fremsøg kursisten ved hjælp af søgefeltet. Ved muse ver på søgefeltet, frklares de frskellige søgemuligheder. Klik Udfør g vælg Tilmeld Venteliste eller Tilmeld kursus. Vælg herefter det relevante hld i drp dwn listen g indtast en tilmeldingsdat g eventuelt en tilmeldingsbemærkning, der efterfølgende er synlig i versigten ver kursistens hldtilmeldinger på fanebladet Tilmeldinger. 2.8 Flytning af kursister fra ventelistehld til kursushld Når kursister på ventelistehld skal tilmeldes til et kursushld, lav et pslag på hldet i menuen Hld g tilgå fanebladet Kursister. Her findes en samlet liste ver kursister, der er tilmeldt til pågældende ventelistehld. Markér den eller de kursister i listen, der skal tilmeldes til kursushldet, ved at klikke i den lille bx til venstre fr kursistnumrene. Bxen udfyldes med flueben ved klik. Klik herefter på de 3 blå prikker ver versigten g vælg funktinen Tilmeld kursister. Marker hldtype Kursus, vælg eventuelt afdeling g find kursushldet i drp dwn listen. Kun hld, der er aktive på tilmeldingsdaten eller Side 8 af 17

9 fremefter, vil være blandt valgmulighederne. Indtast herefter kursistens / kursisternes tilmeldingsdat til hldet g angiv eventuelt en tilmeldingsbemærkning g klik Gem g luk. Kursisterne tilmeldes nu til kursushldet g deres tilmelding til ventelistehldet slettes autmatisk. 2.9 Udmeldelse af kursister fra hld Udmeldelse af kursister fra kursushld kan fretages fra menuerne Hld eller Kursistadm. I menuen Kursistadm håndteres en kursist ad gangen, mens det er muligt at fretage masseudmeldelse fra menuen Hld. Kursistadm: Lav pslag på kursisten g tilgå fanebladet Tilmeldinger g underfanebladet Kursus. Klik i bxen yderst til venstre i versigten ud fr den hldtilmelding, du ønsker at udmelde kursisten fra g klik på knappen Udmeld ver versigten. Vælg en udmeldelsesårsag (Oprettes i Kder > Udmeldelsesårsager) g indtast en udmeldelsesdat g klik Gem g luk. Hld: Lav pslag på kursushldet g tilgå fanebladet Kursister. Klik i bxen til venstre fr kursistnummeret i versigten ud fr de kursister, sm ønskes udmeldt fra hldet g klik på de 3 blå prikker ver versigten g vælg Udmeld kursister. Indtast udmeldelsesdat g vælg udmeldelsesårsag i drp dwn listen (Oprettes i Kder > Udmeldelsesårsager). Klik Gem g luk. Tip: Fr at annullere en udmeldelse, klik på de 3 blå prikker ud fr kursisten g vælg Annuller phør Fraværsregistrering Hldets lærer registrerer kursisternes fravær via menupunktet Skemaer, fanebladet Mit skema. I klnnen til venstre i skærmbilledet med verskriften Fremmøderegistrering ser læreren de hld, pågældende skal undervise i den aktuelle uge. En rød prik ud fr hldet betyder, at læreren endnu ikke har registreret fravær. En grøn prik ud fr hldet betyder, at læreren har fretaget sin fraværsregistrering. Læreren tilgår fraværsregistreringsdialgen ved at klikke på hldet i versigten ved den farvede prik. I LUDUS Web systemdel > Indstillinger > Knfiguratin > Fravær/fremmøde definerer sklen, m lærerne skal registrere fremmøde eller fravær. Hvis der er valgt fremmøde, vil alle kursisterne sm udgangspunkt være registreret fraværende, g læreren skal fjerne fluebenet ud fr de fremmødende kursister i klnnen Ej mødt g klikke Gem g luk. Er der valgt fravær, vil alle kursisterne sm udgangspunkt være registreret fremmødt, g læreren skal sætte flueben ud fr de fraværende kursister i klnnen Ej mødt g klikke Gem g luk. Hvis en kursist er delvist fremmødende, skal læreren registrere kursistens ankmst- g afgangstidspunkt i felterne Til stede fra kl. g Tilstede til kl.. Sm udgangspunkt vil disse felter være udfyldt med tidspunkter svarende til det tidsrum, skemabrikkerne mfatter. Selvm læreren har registreret fravær, kan læreren altid vende tilbage g redigere i registreringerne. Side 9 af 17

10 2.11 Opfølgning på manglende registrering af fravær Kursuslektinstakst kan dannes på baggrund af tilbudte- eller skemalagte lektiner. Tilbudte lektiner er defineret ved, at det er lektiner, hvr læreren har registreret fravær. Der kan derfr være behv fr at sikre, at alle lærere har fretaget deres fraværsregistrering, inden der dannes betalingstilsagn. Dette gøres i menupunktet Manglende registrering af fremmøde. I menupunktet vælges en afdeling g et datinterval. Ved klik på Find lærere vil systemet udsøge de hld, der er relateret til pågældende afdeling, hvr der i den indtastede peride ikke er registreret fravær. Oversigten er grupperet pr. lærer, ved klik på læreren initialer ses alle pågældende lærers manglende registreringer i periden. Lærerbrugere kan med frdel tildeles adgang til dette menupunkt. De kan kun fremsøge sine egne manglende fraværsregistreringer. Side 10 af 17

11 3. Kursusfinansiering 3.1 Om kursusbetalingstakster g betalingstilsagn LUDUS Suite kan autmatisk danne betalingstilsagn fr kursisterne baseret på kursusbetalingstakster, hvr sklen selv definerer taksterne samt fr hvilke perider, disse er gældende. Et betalingstilsagn er en infrmatin mkring et beløb, der kan pkræves fr kursusaktivitet i en given peride. Via funktinerne Dan betalingstilsagn g betalingstilsagnsversigten kan brugeren få et samlet verblik ver, hvad der skal faktureres fr en given peride - g til hvem. Fr al sklens kursusaktivitet på én gang. 3.2 Oprettelse af kursusbetalingstakster Indledningsvis skal kursustaksterne prettes, så systemet kender de frskellige priser g regler mkring dannelsen af betalingstilsagnene. Betalingstaksttyper Gå først til Kder > Betalingstaksttyper g klik på knappen med det grønne plustegn fr at prette nye betalingstaksttyper. Betalingstaksttypen er en infrmatin, der tilknyttes selve betalingstaksten, g det er ikke afgørende, hvad den kaldes. Opret gerne flere, g navngiv dem eksempelvis Standard, A, B, C, D sv. både i kde g i navn. Betalingstakster Der kan prettes 2 frskellige typer af betalingstakster, der er relateret til kursusaktivitet: Kursustakst: Engangstakst der dækker hele kursusfrløbet. Kursus lektinstakst: Lektinsbaseret takst, hvr beløbet dannes på baggrund af en emnespecifik pris pr. lektin gange med antallet af lektiner i betalingstilsagnets peride. Gå til Kder > Betalingstakster g klik på knappen med det grønne plustegn Opret betalingstakst : Oprettelsesdialgen har følgende felter: Betalingsfrm: Vælg Kursustakst eller Kursus lektinstakst Betalingstaksttype: Vælg i drp dwnlisten ver egenprettede taksttyper Navn: Giv betalingstaksten et navn, sm gør den let at identificere. Når betalingstaksten skal tilknyttes en henvisning senere i frløbet, vil det være navnet på betalingstaksten, der er synligt i versigten ver mulige betalingstakster. Afdeling: Hvis betalingstaksten kun skal gælde fr henvisninger med en specifik afdeling, skal afdelingen angives her. Hvis den skal kunne benyttes på tværs af afdelinger på henvisninger, skal der ikke angives nget her. Betaler: Ikke relevant fr kursusbetalingstakster Side 11 af 17

12 Lektinstype (Kun ifm. Kursus lektinstakst, ikke Kursustakst) Her skal det defineres, hvilke typer lektiner der skal danne grundlag fr beregningen af betalingstilsagnets beløb. Tilbudte: Tilbudte lektiner er lektiner bagud i tid, hvr læreren har fretaget sin fraværsregistrering. Bemærk at lektinerne ikke medregnes i dannelsen af betalingstilsagnet, hvis hldets lærer ikke har registreret fravær. Skemalagte: Skemalagte lektiner er alle skemalagte lektiner i betalingstilsagnets peride, g de kan både være afviklede g fremtidige. Fakturerer man Kursus lektinstakst frud, skal man vælge dette. Skemalagte lektiner medtages i beregningen uafhængigt af lærerens fraværsregistrering. Skemalagte inkl. aflyste: Samme sm venstående, men inklusiv eventuelle skemalagte lektiner i betalingstilsagnets peride, der er aflyst. Peride: Den peride, hvr betalingstaksten er gældende. Der skal angives en startdat, g der dannes kun betalingstilsagn fr periden efter denne dat g frem. Emnebks: Her listes alle de kursusemner, der er prettet i Kder > Kursusemne. Hvis det er en Kursus lektinstakst, indtastes prisen pr. lektin fr hvert kursusemne. Hvis det er en Kursustakst, indtastes den samlede pris fr kurset pr. kursusemne. 3.3 Peridisering af betalingstakster Over tid vil kursustaksterne blive reguleret. Fr at undgå, at man skal prette nye betalingstakster g tilknytte dem til eksisterende henvisninger, når priserne reguleres, kan man peridisere betalingstaksterne. Gå til Kder > Betalingstakster g identificer den betalingstakst i listen, der skal peridiseres. Klik på de 3 blå prikker ud fr taksten g vælg Afslut peride g pret ny. Angiv herefter startdaten fr den nye peride, hvrfra prisændringerne er gældende g klik OK. Indtast herefter de nye takster g klik Gem g luk. Systemet vil herefter tage udgangspunkt i de nye priser, når der dannes betalingstilsagn på følgende måde: Kursustakst: Systemet vil vælge den pris, der er gældende på henvisningens startdat. Kursus lektinstakst Den takst, der er gældende på betalingstilsagnets startdat anvendes fr hele faktureringsperiden. 3.4 Oprettelse af Andet-henvisninger Før systemet er i stand til at danne betalingstilsagn fr kursisternes aktivitet på kursushld, skal der prettes en henvisning med frmål Andet fr kursisterne, hvrtil en betalingstakst knyttes. Henvisninger prettes i Menuen Kursistadm, fanebladet Henv/Ansøg. Fretag et pslag på kursisten g klik på knappen med det grønne plustegn Opret Andet-henvisning. Side 12 af 17

13 Oprettelsesdialgen indehlder meget infrmatin, der er relateret til administratin af Danskuddannelsen, g de er ikke relevante i denne sammenhæng. De relevante felter er: Afdeling: En henvisning skal altid være relateret til en afdeling. Vælg blandt sklens frskellige afdelinger i drp dwn listen. Peride: Henvisningens start- g slutdat. Der skal indtastes en startdat, hvrfra henvisningen er gyldig. Der skal være et datmæssigt verlap imellem henvisningen peride g kursistens tilmeldingsdat til kursushldet, før der kan blive dannet betalingstilsagn. Når kursisten ikke længere har aktivitet på kursushld, kan der sættes en slutdat på henvisningen. Betalingsfrm: Vælg enten Lektinstakst eller Kursustakst i drp dwn listen, alt efter hvilket er relevant. Betalingstakst: Vælg relevant betalingstakst i drp dwn listen. Hvis der kun er en betalingstakst relateret til den valgte betalingsfrm, vil systemet vælge denne fr brugeren. Speciel takst: Her kan angives et beløb, sm systemet vil tage udgangspunkt i, i stedet fr beløbet, der kan findes i takstkatalget. 3.5 Dannelse af betalingstilsagn Dannelse af betalingstilsagn fregår i menuen Betalingstilsagn, fanebladet Dan betalingstilsagn. Følgende felter er relevante fr dannelse af kursusrelaterede betalingstilsagn. Peride: Betalingstilsagnets peride defineres her. Indtast den peride, der ønskes at danne betalingstilsagn fr. Betalingsfrm: Vælg Kursustakst g/eller Kursus lektinstakst. Fagtype: Vælg Andet. Afdeling: Hvis der angives en afdeling her, vil der kun blive dannet betalingstilsagn fr henvisninger, der er relateret til pågældende afdeling. Hvis der ikke vælges en afdeling, vil der blive dannet betalingstilsagn fr alle henvisninger på tværs af afdelinger. Dan betalingstilsagn ved manglende takst på henvisningen: Hvis der vælges Ja her, vil der blive dannet et betalingstilsagn på 0 (nul) krner fr henvisninger, hvr man eventuelt har glemt at tilknytte en betalingstakst. Når man efterfølgende fremsøger de dannede betalingstilsagn i betalingstilsagnsversigten, vil brugeren således blive pmærksm på frglemmelsen g får mulighed fr at rette p på frglemmelsen. Side 13 af 17

14 Afslutningsvis klikkes på knappen Dan betalingstilsagn i bunden af skærmbilledet. Hvis betalingstilsagnets peride eksempelvis er til , vil systemet danne betalingstilsagn fr alle kursister med en tilmelding til et kursushld g en henvisning med en kursusrelateret betalingstakst, der begge verlapper med denne peride. Der dannes et betalingstilsagn pr. henvisning pr. hld. Fr Kursustakst vil der blive dannet betalingstilsagn med den kursusemnespecifikke pris. Ét betalingstilsagn pr. hldtilmelding. Det vil sige, hvis kursisten er tilmeldt 2 kursushld med hvert sit kursusemne i betalingstilsagnets peride, dannes der 2 betalingstilsagn med hver sin kursusemnespecifikke pris samt infrmatin m kursusemnet. Fr Kursus lektinstakst vil der blive dannet et betalingstilsagn med en pris, der er beregnet på baggrund af antallet af lektiner i betalingstilsagnets peride gange med lektinsprisen fr det pågældende kursusemne. Er der 2 eller flere tilmeldinger til kursushld med frskellige kursusemner i betalingstilsagnets peride, dannes der 2 eller flere betalingstilsagn med hver sin individuelle beregning baseret på antallet af lektiner, der er relateret til det specifikke kursusemne i periden gange med den emnespecifikke lektinspris. Hvis der er betalingstilsagn, der ikke kan prettes, eventuelt sm følge af datuverensstemmelser, vil de fremgå i en fejlversigt, der kmmer til syne nederst til højre i skærmbilledet, når betalingstilsagnsdannelsen er afsluttet. 3.6 Redigering af betalingstilsagn Betalingstilsagn kan (masse)redigeres fra betalingstilsagnsversigten. Se næste kapitel m fremsøgning g eksprt af betalingstilsagn. De kan gså redigeres fr en individuel kursist via menuen Kursistadm. Gå til Kursistadm > Betalingstilsagn. g udvælg det relevante blandt kursistens betalingstilsagn. Klik på de 3 blå prikker ud fr betalingstilsagnet, vælg Rediger betalingstilsagn g fretag den ønskede redigering. Afslut ved at klikke gem g luk. Bemærk at der er ændringshistrik på betalingstilsagn. Denne kan tilgås ved at klikke på det lille i nederst i dialgen. 3.7 Manuel prettelse af betalingstilsagn Betalingstilsagn prettes manuelt i menuen Kursistadm, fanebladet Henv./Ansøg. Et betalingstilsagn er altid relateret til en henvisning. Start derfr med at markere den henvisning i versigten ver kursistens henvisninger, betalingstilsagnet skal relateres til. Klik derefter på knappen med det grønne plustegn Opret betalingstilsagn. Type: Vælg KURSUS eller LEK (hhv. Kursustakst g Kursus lektinstakst) Peride: Betalingstilsagnets peride. Hvis systemet skal kunne genberegne det manuelt prettede betalingstilsagn i frbindelse med Dan betalingstilsagn kørslen, er det vigtigt, at periden er den samme, sm den systemet danner betalingstilsagn med. Dannet på mdul: Værdien ANDET fremkmmer autmatisk her, når yderligere valg fretages. Side 14 af 17

15 Kursushld / Kursusemne: Fr Kursustakst vælges det kursushld, betalingstilsagnet er relateret til. Mulighederne i drp dwn listen afspejler de kursushld, kursisten har været tilmeldt i henvisningens peride. Fr Kursus lektinstakst vælges det kursusemne, betalingstilsagnet er relateret til. Lektiner: (Kun fr Kursus lektinstakst) Indtast eventuelt det antal lektiner, betalingstilsagnet skal mfatte. Ved at klikke på tryllestaven kan systemet beregne lektinstallet g prisen det kræver, at peride g kursusemne er udfyldt. Beløb: Betalingstilsagnets beløb i krner. (Kan udregnes via tryllestaven) Bemærkning: Her kan indtastes en bemærkning til betalingstilsagnet. Status: Oprettet, sendt g afregnet. Denne statusfunktin kan benyttes til at hlde styr på, hvr de individuelle betalingstilsagn er i afregningsprcessen. Statussen kan ændres løbende ved at redigere betalingstilsagnene. Enten individuelt i Kursistadm > Betalingstilsagn eller via masseredigeringsfunktinen i betalingstilsagnsversigten. 3.8 Genberegning af betalingstilsagnsperide Fr Kursus lektinstakst gælder, at hvis der dannes betalingstilsagn fr nøjagtigt den samme peride flere gange, vil eksisterende betalingstilsagn blive redigeret af systemet, hvis der er sket ændringer i beregningsgrundlaget imellem 2 dannelser. Det kan eksempelvis være skematilpasninger, der ændrer antallet af lektiner i betalingstilsagnets peride, eller ændringer af kursusbetalingstaksten i takstkatalget, sm har effekt i betalingstilsagnets peride. Den autmatiske redigering sker kun, hvis betalingstilsagnet har status Oprettet. Hvis det har en anden status, g systemet detekterer, at der er sket ændringer i beregningsgrundlaget siden sidste dannelse af betalingstilsagn fr samme peride, vil brugeren blive gjrt pmærksm herpå i lggen. 3.9 Fremsøgning g eksprt af betalingstilsagn Betalingstilsagnene kan fremsøges på tværs af kursister g henvisninger i menuen Betalingstilsagn, fanebladet Oversigt. Fra versigten kan betalingstilsagnene masseredigeres, ligesm data i versigten kan eksprteres til Excel fr videre bearbejdning. Betalingstilsagnene fremsøges ved at indstille søgeparametrene i venstre side af skærmbilledet, så kun de relevante betalingstilsagn fremsøges. Søgeparametrene kan indstilles efter behv i valgfrie kmbinatiner dg skal der altid angives en peride. Søgeparametre: Betalingstilsagn startdat i periden: Betalingstilsagn har en peride, der er defineret sm tidsrummet imellem betalingstilsagnets startdat g dets slutdat begge dage inklusiv. Bemærk at det er betalingstilsagnenes startdat, der skal verlappe med den indtastede peride i dette søgeparameter. Betalingstilsagnstyper: Klik på luppen fr det samlede udvalg af betalingstilsagnstyper. De relevante typer i sammenhæng med kursusfinansiering er KURSUS g LEK. Klik i listen fr Side 15 af 17

16 at vælge g klik OK. Fr at tilvælge yderligere, klik på luppen igen g vælg ny betalingstilsagnstype g klik OK. Betalingstakst: Drp dwn listen indehlder det samlede udvalg af betalingstakster i takstkatalget. Der kan kun vælges én betalingstakst. Henvisningskategri: Ikke relevant i sammenhæng med kursusadministratin Afdeling: Hvis der angives en afdeling, vil udsøgningen af betalingstilsagn km mfatte dem, der er relateret til en henvisning, der har pågældende afdeling tilknyttet. Dette parameter er defaultindstillet i henhld til brugerindstillingerne. Henviser / Betaler: Ikke relevant i sammenhæng med kursusadministratin Beløb: Kun betalingstilsagn med præcist dette beløb vil være mfattet af udsøgningen, hvis der angives et beløb her. Hldid / Hldstart: Hvis der angives en værdi her, vil udsøgningen kun mfatte betalingstilsagn, der er relateret til kursister, sm har været tilmeldt til pågældende hld i udsøgningsperiden. Hld undervisningssted: Hvis der angives en værdi her, vil udsøgningen kun mfatte betalingstilsagn, der er relateret til kursister, sm har været tilmeldt til et hld med pågældende undervisningssted i udsøgningsperiden. Status: Betalingstilsagnets status. Se sidste afsnit i kapitel 3.7 i denne vejledning. Sidst gemt af: Bruger: Betalingstilsagn der er manuelt prettet af, eller redigeret af, en bruger. System: Betalingstilsagn der er prettet af systemet i frbindelse med funktinen Dan betalingstilsagn eller eventuelt via en dataknvertering. Betalingstilsagn sidst gemt i periden: Angiv et datinterval, indenfr hvilket betalingstilsagnet skal være prettet eller redigeret. Når søgeparametrene er indstillet til det aktuelle frmål, klikkes på Søg i bunden af skærmbilledet. Systemet vil herefter udsøge de betalingstilsagn, der matcher parametrene g vise dem i versigten Én linje pr. betalingstilsagn. Oversigten kan eksprteres til Excel ved at klikke på dwnladsymblet øverst til højre lige ver versigten. Ved at klikke på de 3 blå prikker ud fr et betalingstilsagn i versigten, kan man redigere betalingstilsagnsbemærkningen eller få vist betalingstilsagnet, hvrfra man har mulighed fr at vælge at redigere det. Massehåndteringer Side 16 af 17

17 Ved at klikke i afkrydsningsbksen ud fr et eller flere betalingstilsagn i versigten g derefter klikke på de 3 blå prikker ver versigten, er der adgang til følgende massehåndteringsfunktiner: Sæt status Ændrer alle de markerede betalingstilsagns status til en af brugeren valgt status. Rediger bemærkning Ændrer / verskriver alle de markerede betalingstilsagns bemærkning. Rediger beløb Ændrer / verskriver alle de markerede betalingstilsagns beløb. Rediger peride Ændrer alle de markerede betalingstilsagns peride. Slet betalingstilsagn Sletter alle de markerede betalingstilsagn Opfølgningsværktøj I menuen Betalingstilsagn, fanebladet Opfølgning, underfanebladet Kursus kan der fremsøges henvisninger med frmål Andet, hvr betalingsfrmen er Kursustakst, g hvr der endnu ikke er prettet et betalingstilsagn, der er tilknyttet det kursushld, sm kursisten er tilmeldt. Fra versigten kan der prettes betalingstilsagn manuelt, enten individuelt eller via massehåndtering. Side 17 af 17