PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT

Transkript

1 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Prjekter... 2 Oprettelse af prjekt... 2 Oversigt ver prjekter... 2 Opret prjekt... 4 Redigering af prjekt Oprettelse/redigering af prjektenhed Funktiner Kpiering af prjekt Opsætninger fr registrering på prjekter Arbejde med prjekttider g Tilknyt medarbejdere Oprette arbejdstid på prjektenheder Tilknytte medarbejdere til prjektenhed Oprette prjekttid sm ledig tid Opret ledig tid med prjektenhed Status ver prjekter Indsættelse af basisplan Prjekt kørsel fra Indsæt basisplan Prjekt kørsel fra værktøjslinjen prjekter Opsamle tidsfrbrug på prjekter Oprette en arbejdstid i planlægning g tilknytte en prjektenhed til medarbejderen Prjektsøgning Medarbejderne stempler ind på prjekt fra SignInTS SignInTS med Prjektenhedstillæg Medarbejderne stempler ind på prjekt fra WebApp Prjektenhedstillæg fra WebApp Visning af stemplingsperider Udskriv Mine indstillinger Rettighedsprfil TimePlan Sftware A/S Side 1 af 60

2 MANUAL VERSION 7.17 PROJEKTER Mdulet Prjekter har 2 funktiner eller 2 frskellige måder at planlægge på. Den første funktin bruges til at styre pgaver, der altid skal være bemandet med de rigtige medarbejdere på de rigtige tidspunkter. Man tager udgangspunkt i OPGAVEN g via MEDARBEJDEREN til det TIDSPUNKT pgaven skal udføres på. Kunne eks. være en Messe, en knference, kncert m.m. Se beskrivelse: At knytte en medarbejder til et prjekt. Den anden funktin er psamling af tidsfrbrug på enkelte prjektenheder. Her kan man se g styre frbruget på et hvedprjekt g samtidig på de underliggende delprjekter. Tidsfrbrug registreres per medarbejder, per prjektenhed per funktin/aktivitet. Tidsfrbrug g mkstninger kan trækkes ud i et prjektbudget, der kan udskrives g eksprteres. Se beskrivelsen: At knytte et prjekt til en medarbejder. OPRETTELSE AF PROJEKT Tilgangen til Prjekter går gennem Administratin > Prjekter, g følgende skærmbillede fremkmmer: Skærmbilledet vil være tmt så længe der ikke er prettet prjekter eller der ikke er markeret i den/de afdeling/er hvr der er prettet prjekter. OVERSIGT OVER PROJEKTER Fra værktøjslinjen i billedet findes muligheder fr at prette g vedligehlde de frskellige prjekter. Side 2 af 60 TimePlan Sftware A/S

3 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Funktiner: Her vises punkterne fra menubjælken. Vis: Viser psætningen af det markerede prjekt. Opret: Herfra prettes et prjekt. Slet: Sletter det markerede prjekt. Man kan vælge m alle arbejdstider skal slettes i Basisplanen g m Alle arbejdstider i planen skal slettes fr prjektet. Kpier: Kpierer det prjekt der er markeret. Visning: Herfra kan der i versigten ver aktive prjekter vælges at der gså skal vises: Medtag udløbende prjekter: Viser de prjekter der er udløbet. Medtag fremtidige prjekter: Viser de prjekter der først træder i kraft senere. Budgetversigt: Herfra kan man se budgetversigt enten fr hele prjektet eller fr enkelte prjektenheder, fr et datinterval man selv vælger. Status: Herfra er der mulighed fr at få status på et eksisterende prjekt Status qu Overskud af prjekt timer Underskud af prjekt timer Vis medarbejder timer Udskriv: Udskriver en versigt af eksisterende prjekter I venstre side af versigten er det muligt at udvælge hvilke afdelinger, sm de prettede prjekter skal vises fr. Søg afdeling: Her skrives navnet på den ønskede afdeling, der åbnes i det nedenstående afdelingshierarki. Vis inaktive: Vil vise de afdelinger der er sat sm inaktive. Afdelingshierarki: Herfra kan der markeres flere afdelinger, der ønskes, at der skal vises prjekter fr. TimePlan Sftware A/S Side 3 af 60

4 MANUAL VERSION 7.17 I højre side af versigten vil de prjekter, der er tilknyttet de valgte afdelinger, blive vist. Søg prjekt: Herfra kan der søges på navn på de prettede prjekter Afdelinger: Viser hvilke afdelinger et prjekt er tilknyttet. Nummer: Viser prjektets nummer. Navne: Viser navn på Prjektet. Bemærkninger: Viser evt. bemærkninger der er prettet til prjektet. Dat: Viser daten fr prettelse/seneste redigering af prjektet. Brugere: Viser hvilken bruger der har prettet/redigeret prjektet. OPRET PROJEKT Fr at prette et nyt prjekt klikkes der på knappen Opret, herefter skal der vælges, i hvilken afdeling prjektet skal prettes. Der kan kun vælges en afdeling per prjekt, men medarbejdere fra flere afdelinger kan kbles på prjektet. Klik på OK, g følgende vindue åbnes. Side 4 af 60 TimePlan Sftware A/S

5 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Herfra prettes selve prjektet med Nummer, Navn g startdat. Nummer: Her gives prjektet et nummer. Navn: Her indtastes navnet på det ønskede prjekt. Bemærkninger: Her er der mulighed fr at skrive en bemærkning m prjektet. Kan maksimalt være på 254 tegn. Resterende antal af tegn vises mens man skriver. Srteringsindeks: Her angives det nummer prjektet skal have i en srteringsrækkefølge, hvis der vælges at der skal srteres på feltet. Dat fra: Her indtastes startdaten på prjektet. Dat til: Her indtastes slut daten på prjektet. Hvis feltet står åbent uden dat, er prjektet frtløbende, indtil det afsluttes med en dat, eller prjektet markeres med Luk. Anvend afdelingsspecifik planlægning: Betyder at man kan vælge specifikke underafdelinger til at prette/vise prjektenhederne i. Benyt fraværsfilter ved tilknytning: Betyder at der benyttes fravær til filtrering af medarbejdere ved tilknytning af ressurcer til en prjektenhed. Hvis aktiveret, vil der sm standard kun vises de medarbejdere sm, har et fravær, hvr typen er markeret sm Fysisk tilstede. Oprettet af: Viser hvem der har prettet prjektet. Oprettet den: Viser hvilken dat prjektet er prettet. Ændret af: Viser hvem der seneste har ændret prjektet. Ændret den: Viser hvilken dat prjektet senest er blevet ændret. Standardpsætning: Denne psætning kan lægges ud på de enkelte prjektenheder g betyder at man lettere kan tildele medarbejderne flere prjektenheder på engang. Hvert prjekt har sig egen standardpsætning. Luk: Betyder at et eksisterende prjekt kan lukkes. TimePlan Sftware A/S Side 5 af 60

6 MANUAL VERSION 7.17 Når prjektet er prettet, er der tre muligheder. 1. Klik på knappen Standardpsætning hvrfra man kan vælge standard psætning fr afdelinger, funktiner g medarbejdere. Vælg afdelinger, funktiner g medarbejdere. Rul standardpsætningen ud ved at klikke på Indsæt psætning på prjektenheder hvrved et vindue åbner, hvrfra man kan vælge hvilke prjektenheder psætningen skal gælde fr. Fr ny- prettede prjekter der ikke er gemt vises () Side 6 af 60 TimePlan Sftware A/S

7 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Der er t valgmuligheder. Sammenflet med eksisterende valg: Opsætningen vil flettes sammen med det valg der allerede er psat fr prjektenheden. Over skriv eksisterende valg: Vil ver skrive de valg der er på prjektenheden. Når der klikkes OK, får man beskeden. Klik OK g psætningen er nu rullet ud på de valgte prjektenheder. Fr nemmere at kunne vedligehlde prjektenhederne er der under Administratin > Glbale indstillinger > Stamdata > Prjekter indstillingsmuligheder i frbindelse med tilknytning af nye/ændrede medarbejdere. TimePlan Sftware A/S Side 7 af 60

8 MANUAL VERSION 7.17 Ligeledes er der ved prettelse af nye prjektenheder indstillingsmuligheder på prjekterne. 2. Klik på knappen OK g man kmmer tilbage til Oversigt ver prjekter g prjektbeskrivelsen er autmatisk blevet gemt. Side 8 af 60 TimePlan Sftware A/S

9 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Herfra vender man tilbage til prjektbeskrivelsen ved at markere den aktuelle afdeling g den aktuelle prjektlinje hvrefter man dbbelt klikker på prjektlinjen eller markerer prjektlinjen klikker på Vis vælge prjektet g klikke på knappen Ret. 3. Hvis man derimd går direkte videre i Opret efter navn g datsætningen vil man få følgende fejlmelding: Når der klikkes på Ja kmmer skærmbilledet Redigering af prjektenhed g prjektenheden kan Oprettes/beskrives. Samme skærmbillede får man ude fra Oversigt ver prjekter når man markerer en prjektbeskrivelse g Dbbelt klikker eller klikker på Vis g derfra vælge Opret. TimePlan Sftware A/S Side 9 af 60

10 MANUAL VERSION 7.17 REDIGERING AF PROJEKT Skulle man ønske at få en liste udskrevet ver prjektets enheder åbner man prjektet ved at markere det g vælge Vis eller dbbeltklikke på prjektets navn, herfra kan man vælge at udskrive en liste ver de tilhørende prjektenheder ved at klikke på knappen Udskriv Denne udskrift viser listen ver prjektets tilhørende prjektenheder med Nummer Navn Startdat Stpdat Antal tilknyttede medarbejder Antal tilknyttede funktiner Selve Prjektpsætningen kan rettes ved at klikke på knappen Ret Side 10 af 60 TimePlan Sftware A/S

11 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Oplysningerne fr Prjektpsætningen bliver nu aktiveret g kan rettes. TimePlan Sftware A/S Side 11 af 60

12 MANUAL VERSION 7.17 OPRETTELSE/REDIGERING AF PROJEKTENHED Nedenstående prjekt valgt uden afdelingsspecifik planlægning, hvr der er klikkes på knappen Opret Nedenstående med afdelingsspecifik planlægning aktiveret Side 12 af 60 TimePlan Sftware A/S

13 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT I dette skærmbillede beskrives den enhed eller del af prjektet, sm man ønsker efterhånden sm man vælger funktiner vil felterne Krævede funktiner g Valgte medarbejdere blive udfyldt med de funktiner g medarbejdere der pfylder betingelserne. Nedenstående er med Standard psætning indsat på prjektet g valgt at nyprettede prjektenheder autmatisk skal have default psætning. Her er det frud fyldt med de funktiner g medarbejdere valgt på standardpsætningen. Der kan gdt vælges andre dater fr start g slut af prjektenheden blt disse dater er indenfr den ramme, sm prjektets dater sat til. Alle plysninger kan prettes manuelt eller imprteres, kræver dg at man har tillægsmdulet Imprter. Nummer: Her skrives nummeret fr prjektenheden. Navn: Her skrives prjektenhedens navn. Dat fra: Her skrives startdaten fr prjektenheden. Feltet er default sat til prjektets startdat. Dat til: Her skrives slutdaten fr prjektenheden. Hvis feltet frlades blankt, vil prjektenheden være frtløbende indtil der skrives en dat. Srtering: Her angives det nummer i rækkefølgen sm prjektenheden skal have hvis der vælges at der der srteres på Srtering. Ansvarlig: Her kan der skrives navn på den medarbejder der er ansvarlig fr prjektet. Imprteres fra imprtdata sat til Prjektenheder. TimePlan Sftware A/S Side 13 af 60

14 MANUAL VERSION Farvekde: Her kan vælges farvekde fr denne prjektenhed. Prjektenheden vil blive vist i planlægningsbilledet med den valgte i initialfeltet, når prjekter bliver vist. Medarbejdere: Vælg det antal medarbejdere, der skal bruges i prjektenheden typisk hvis der skal være bemandet med mere end en medarbejder (vareture, sikkerhedstransprter, g hvr der skal være flere medarbejdere til løft m.m. på samme pgave samtidigt). Vær pmærksm på, at det antal medarbejdere, der vælges på prjektet betyder, at de timer, der senere planlægges på prjektet autmatisk ved beregning af timer, ganger prjektets timetal med antal medarbejdere. Budget timer: Angiver det antal timer, der i alt skal bruges på prjekt fr det valgte antal medarbejdere fr den valgte peride. Prjekt er planlagt til 37/uge ver fire uger, g der skal bruges 3 medarbejdere giver følgende udregning 37 * 4 * 3 = 444 timer fr at prjektet vil give status Qu. Vælges der i planlægningen at der skal vises arbejdstider på bjælker vil disse i dette tilfælde vises med grøn baggrundsfarve. Planlægningsansvarlige afdelinger: Vises hvis der på prjektet er valgt afdelingsspecifik planlægning Vælg funktin: Her vælges de funktiner, der er krævet fr prjektenheden. Disse valg vil fremgå til venstre/midt i skærmbilledet (Krævede funktiner, g vil have betydning fr hvilke medarbejdere, der kan tilknyttes). Side 14 af 60 TimePlan Sftware A/S

15 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Klik på knappen OK g de valgte funktiner vises nu under Krævede Funktiner, samtidig vil de medarbejdere der pfylder kriterierne fr de valgte funktiner blive vist under Valgte medarbejder. Valgte medarbejdere angives i højre side af skærmbilledet: Valgte medarbejder: I feltet kan man søge efter medarbejdere, g afgrænse valgmulighederne. 1. priritet: Tjekbks fr at markere hvilke medarbejdere der fretrækkes til pgaven. Betyder gså at bruger man SignIn, kan medarbejderen stemple ind på prjektet, uden TimePlan Sftware A/S Side 15 af 60

16 MANUAL VERSION 7.17 at være planlagt på dette. Opsættes under Administratin > Afdelinger > Tidsregistrering Navn: Medarbejderens navn. Afd.: Medarbejderens primære afdeling. Balance: Medarbejderens balance i timer på prjektenheden inden fr den valgte peride. Klik OK g åbn den nyprettede prjektenhed. Værktøjslinjen til Redigering af prjektenhed indehlder nu: Se Stamkrt: Går til stamkrtet på den markerede medarbejder. Budgetversigt: Går til prjektenheden Budgetversigt. Ntater: Opretter nter på prjektenheden. Udskriv: Udskriver detaljer på prjektenheden Arbejdstidsbemærkninger: Går til prettelse af arbejdstidsbemærkninger på prjektenheden. Tillæg: Herfra kan man se de tillæg der er prettet på prjektenheden. Tillæggene er prettede fra Administratin > Lønkørsler > Kdepsætninger > Tillæg. Side 16 af 60 TimePlan Sftware A/S

17 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT FUNKTIONER Fra funktiner åbnes en Drp-dwn, hvr der kan vælges: Vælg medarbejder: Er aktiv ved prettelse /redigering af et prjekt, hvr man kan vælge hvilke medarbejdere der skal have 1. priritet. Vælg funktiner: Er aktiv ved prettelse/ redigering g giver det samme skærmbillede sm når funktiner vælges i frbindelse med navngivningen fra knappen Vælg funktiner. Ntater: Der kan skrives nter til den enkelte prjektenhed, når den er gemt. TimePlan Sftware A/S Side 17 af 60

18 MANUAL VERSION 7.17 Opret giver følgende mulighed fr at lave en verskrift samt en nte. Ved anvendelse af Ret vendes der tilbage til Nte fr Rskilde g der kan rettes i såvel tekst sm verskrift. Ved anvendelse af Slet vil der kmme et kntrlspørgsmål: Ved anvendelse af Tilføj kmmer Nte fr Rskilde frem med verskrift g plads til at tilføje en supplerende nte. Når tilføjelsen er gdkendt, vil den supplerende tekst angives med en tidsangivelse fr tilføjelsen g den tilføjede nte vil stå øverst i højre side af skærmbilledet. Side 18 af 60 TimePlan Sftware A/S

19 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Ved anvendelse af Udskriv vises det udskriftslayut der kan printes: Udskriften kan gså indehlde alle nter på prjektenheden ved brug af Udskriv alle: TimePlan Sftware A/S Side 19 af 60

20 MANUAL VERSION 7.17 Udskriv: Viser en versigt ver prjektenheden med, navn, nummer startdat, funktiner mv. Side 20 af 60 TimePlan Sftware A/S

21 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Budgetversigt: Herfra kan man se enten fr hele prjektet eller fr enkelte prjektenheder. Nedenstående budgetversigt er valgt fra Vis Prjekt.. Man vælger hvilken prjekt(er)/prjektenheder g peride man ønsker at se budget fr. Klik på Hent data g data vise fr den valgte peride g fr de psatte kriterier. Og man vil kunne se hvr meget der bruges på prjektet g hvilke tillæg der evt. gså TimePlan Sftware A/S Side 21 af 60

22 MANUAL VERSION 7.17 indgår i prjektet. Data vises først når der er planlagt timer på prjektet/prjekterne. Vælg klnner: Herfra vælger de klnner man vil have vist på i budgetversigten. Vælg afdelinger: Har man valgt flere prjekter, kan man vælge hvilke afdelinger man ønsker medtaget i budgetversigten. På knappen vises hvr mange man har valgt ud af de mulige valg. Eks. (1/1) en af en. Vælg medarbejdere: Herfra vælges hvilke medarbejdere man vil se budgettet fr. På knappen vises hvr mange man har valgt ud af de mulige valg. Eks. (2/5) t af fem. Side 22 af 60 TimePlan Sftware A/S

23 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Vælg funktiner: Herfra vælges hvilke funktiner man vil se budgettet fr. På knappen vises hvr mange man har valgt ud af de mulige valg. Eks. (2/2) t af t. Afkrydsningsfelter: Her skal der være valgt mindst Vis hvert enkelt prjekt, fr at der vises nget i budgetversigten. Disse valg vises nederst i versigtsbilledet. Vis hvert enkelt prjekt: Viser dat g tid fr de enkelte prjekter, samt medarbejdere der har været på g hvad mkstningen har været. Vis detaljeret pgørelse: Splitter pgørelsen ud på løn, ferie mkstninger, tillæg g mkstningsparametre. Vis sum pr. afdeling: Summerer de valgt prjekter på de valgte afdelinger. Vis arbejdstidsbemærkninger: Viser evt. arbejdstidsbemærkninger. Vis sum pr. medarbejder: Summerer fr de valgte medarbejdere. Vis sum pr prjektenhedstillæg: Summerer de enkelte prjektenhedstillæg der er tilknyttet prjektet g sm er tildelt til medarbejderne enten fra deres stamkrt eller fra SignInTS. Vises med farven grøn. TimePlan Sftware A/S Side 23 af 60

24 MANUAL VERSION 7.17 Vis sum pr. funktin: Summerer på de valgte funktiner. Vis sum pr. lønart: Summerer på de lønarter der vedrører prjektet. Vis Sum pr. prjektenhed: Summerer på de enkelte prjektenheder. Udskriftsindstillinger: Herfra kan man sætte fr udskriften. Disse indstillinger vil kun gælde fr udskriften. Oprund til nærmeste kvarter: Oprunder Fra g Til tiderne til nærmeste kvarter. Eks. 12:05 bliver på udskriften til 12:15. Beregn fast frkstpause: Her kan man angive at der skal angives et fast tidsinterval fr frkstpausen på x antal minutter. Klik på.. fr at sætte pausen. Man pretter en pause ved at klikke på knappen + g der prettes en tid der hedder 00:00 00:00, marker tiden g skriv pause tid g pause slut g klik OK. En pausetid fjernes ved at markere tiden g klikke på knappen - Findes der flere pausetider g dækker en enheds tid mere end et pausetidspunkt, vil de tidspunkter der ligger inden fr arbejdstidsintervallet blive vist på udskriften. Side 24 af 60 TimePlan Sftware A/S

25 PROJEKTER - OPRETTELSE AF PROJEKT Se stamkrt: Marker den medarbejder der ønskes vist stamkrt på g klik på Se stamkrt, medarbejderens stamkrt vil åbne. Vælg/Fravælg alle (Ctrl + A): Markerer alle medarbejdere/fravælger alle medarbejdere der kan være tilknyttet prjektet, sm fretrukne/kan stemple på prjektet. Vises kun ved prettelse/redigering af prjektenhed. Arbejdstidsbemærkninger bruges til at indhente de eventuelle arbejdstidsbemærkninger der er på de planlagte vagter / medarbejdere. De kan hentes g udskrives fr en given peride. Vælg primær funktin: Her markeres den funktin der skal være den primære funktin på prjektenheden, hvrefter der vælges Funktiner > Vælg primær funktin. Tillæg: Her vises de tillæg der er prettet til prjektet fra Administratin > Lønkørsler > Kde psætninger > Tillæg. KOPIERING AF PROJEKT Fra versigten ver prjekter fra Administratin > Prjekter, kan man kpiere et eksisterende prjekt. Klik på knappen Kpier g man kan nu give kpien eget navn g nummer. TimePlan Sftware A/S Side 25 af 60

26 MANUAL VERSION 7.17 Bliver prjektet kpieret inden fr samme afdeling, kan man gså vælge at frskyde arbejdstiderne med X antal timer. Prjekter kan gså prettes via imprt fra Administratin > Imprt > Prjektenheder, kræver at man har tillægsmdulet Imprt installeret, se mere i afsnittet m imprt. Side 26 af 60 TimePlan Sftware A/S

27 PROJEKTER - OPSÆTNINGER FOR REGISTRERING PÅ PROJEKTER OPSÆTNINGER FOR REGISTRERING PÅ PROJEKTER Ved brug af prjekter kan man på de enkelte afdelinger fra Administratin > Afdelinger > Rediger > Tidsregistrering psætte hvrledes medarbejdere kan stemple ind på prjekter ved brug af SignIn Prjektenhed skal være tilknyttet arbejdstid ved gdkendelse af en dag: Marker her, hvis arbejdstider skal være knyttet til prjektenheder, når en dag skal gdkendes under Gdkend. Kræver tillægsmdulet Prjekter. Registrering af arbejdspgaver: Marker her, hvis det skal være muligt ved indstempling via SignIn at knytte arbejdstiden til en prjektenhed. Kræver tillægsmdulet Prjekter. Vis pgaver, hvrtil ingen medarbejdere er tilknyttet sm 1. Priritet: Betyder at når medarbejdere stempler ind via SignInTS, vil prjekter sm medarbejderne ikke tilknyttet sm 1. priritet gså blive vist i listen ver de prjekter de kan stemple ind på. Ved systemgdkendelse anvendes prjekter fra stemplinger: Betyder at stemplinger der verhlder tlerancerne g hvrpå der gså er stemplet på prjekter, er det disse prjekter der bliver gdkendt. Over skriv planlagte prjekter: Betyder at prjekter medarbejderen var planlagt på vil blive ver skrevet med dem medarbejderen har stemplet på. Frbliv lgget ind i SignIn efter registrering af arbejdspgaver: Betyder at Medarbejderen frbliver i SignIn, når medarbejderen har registreret sin arbejdspgave g kun nu vælge at registre på en ny arbejdspgave. TimePlan Sftware A/S Side 27 af 60

28 MANUAL VERSION 7.17 ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE (At knytte en medarbejder til et prjekt) Det fregår fra planlægningsbilledet først vælges den afdeling prjektet er prettet i ved at skifte afdeling Skift afdeling. I det aktuelle tilfælde vælges afdeling 310 Butik Rskilde: I værktøjslinjen Prjekter vælges under filteret Prjekter drp dwn menuen Rs-1 eller alle prjekterne kan vælges ved at vælge medtag alle. under filteret prjektenhed vælges den ønskede enhed ved at klikke på den, eller alle enhederne kan vælges ved at vælge medtag alle. Side 28 af 60 TimePlan Sftware A/S

29 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE g de prjektenheder der er åbne g aktuelle vises i venstre klnne, med farven fr prjektenheden i det aktuelle tilfælde er det g Herefter viser planlægning den/de medarbejdere der er valgt i filteret Medarbejdervisning til at bemande denne pgave / prjektenhed. Tallet efter enheden indikerer, hvr mange medarbejdere der er tilknyttet til prjektenheden. ---Via 1 priritet I medarbejderfilteret kan der vælges mellem: Vis ikke medarbejdere: Viser kun prjektenheden. Kun med tilknyttet arbejdstid: Viser medarbejdere der har tilknyttet arbejdstider til det valgte prjekt Kan tage prjektenhedsarbejdstider: Viser medarbejdere der kan tage arbejdstider på prjektet. Alle planlagte arbejdstider på medarbejderne sm ikke er tilknyttet en TimePlan Sftware A/S Side 29 af 60

30 MANUAL VERSION 7.17 prjekttid, vises med grå farve g bliver ikke taget med i den grafiske visning. Kun arbejdstider der er tilknyttet prjektenheder vises i nøgletalsvisningen. Alle tilknyttede medarbejdere: Viser alle de medarbejdere der er tilknyttet prjektenheden. - både via 1 priritet g medarbejdere der er tilknyttet via funktinskrav fr prjektenheden. Alle planlagte arbejdstider på medarbejderne sm ikke er tilknyttet en prjekttid, vises med grå farve g bliver ikke taget med i den grafiske visning. Kun arbejdstider der er tilknyttet prjektenheder vises i nøgletalsvisningen. OPRETTE ARBEJDSTID PÅ PROJEKTENHEDER Først sættes prjektenheden (pgaven) sm man nrmalt sætter arbejds- eller funktinstider ved at trække en bjælke eller indsætte en arbejdstid i det aktuelle tilfælde til 10:00 16:00. Ved fastsættelse af arbejdstiden skal der tages stilling til arbejdstiden / prjektenheden g funktinen. Ved at markere med cursren på arbejdstiden ses frudsætningerne fr det indtastede. Side 30 af 60 TimePlan Sftware A/S

31 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE TILKNYTTE MEDARBEJDERE TIL PROJEKTENHED Tilknytning af medarbejdere til en prjektenhed sker ved 1. At højre klikke på arbejdstiden g vælge Tilknyt medarbejdere. I billedet til tilknytning af medarbejdere, viser værktøjslinjen: Indsæt: Tilknytter de valgte medarbejdere til prjektenheden. TimePlan Sftware A/S Side 31 af 60

32 MANUAL VERSION 7.17 Indsæt med besked: Tilknytter de valgte medarbejdere til prjektenheden g sender en besked til dem. Vises kun når der arbejdes i en gdkendt plan (Grøn baggrundsfarve) Opret sm ledig tid: Opretter prjektenhedens tid sm en ledig tid, der bliver tilgængelig fr medarbejderne på App en. Se stamkrt: Viser stamkrtet på den markerede medarbejder. Afslut: Lukker billedet fr tilknytning af medarbejdere. Under værktøjslinjen man stillet ver fr følgende valg. Medarbejdernes arbejdstider kan ikke ændres: Betyder at er der allerede planlagt arbejdstid på en medarbejder i samme tidsrum sm prjektenhedens tid kan arbejdstiden ikke ændres. Medarbejderen kan derfr ikke tilknyttes prjektenhed i det ønskede tidsinterval. Slet medarbejdernes arbejdstider: Betyder at er der allerede planlagt arbejdstid på en medarbejder i samme tidsrum sm prjektenhedens tid, kan den planlagte arbejdstiden ændres. Medarbejderen kan derfr tilknyttes prjektenhed i det ønskede tidsinterval. ----Medarbejderens nuværende arbejdstid slettes g erstattes med prjektenhedstid Sammensæt arbejdstider: Kmbinerer medarbejderens arbejdstid, med prjektets arbejdstid. Eks1.: Medarbejder er planlagt 9-17, prjekttiden er Medarbejderen får arbejdstid 9-12, prjekttid g arbejdstid Eks 2: Medarbejder er planlagt 9-15, prjekttiden er Medarbejderen får prjekttid 8-16 Medarbejderfilter Alle: Medtager alle medarbejdere der kan tage prjekttiden. Medarbejdere der ønsker arbejde: Medtager kun de medarbejdere der har prettet et fravær af typen Til rådighed, fysisk tilstede. Kun primært tilknyttede: Medtager kun de medarbejdere der er tilknyttet sm primære medarbejdere på prjektet. Side 32 af 60 TimePlan Sftware A/S

33 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Kun primært tilknyttede g med fravær: Medtager kun de medarbejdere der er tilknyttet sm primære medarbejdere på prjektet g sm har prettet et fravær af typen Til rådighed, fysisk tilstede. Kun ønsker fra ledig tid: Hvis prjekttiden er prettet sm en ledig tid, vises kun de medarbejdere der har ønsket den ledige tid fra Prtalen/App en. Minimum antal medarbejdere X Resterende Y: Viser hvr mange medarbejdere der skal være tilknyttet prjektet, g viser hvr mange der mangler at blive tilknyttet prjektet. Arbejdstider: Viser infrmatin m den prjektarbejdstid der skal tilknyttes medarbejdere til sm: Arbejdstid: Viser dat g tidsinterval på prjekttiden Farve: Viser funktinsfarver på prjekttiderne Funktin: Viser funktinsnavne på prjekttider Ledig tid: Viser Ja eller Nej, alt efter m prjekttiden er prettet sm en ledig tid eller ej. Medarbejdere med arbejdstid på prjektenheden: Viser hvilke medarbejdere der er blevet tilknyttet prjekttiden med: Navn Afdeling Bemærkning Omkstning Medarbejdere sm har mulighed fr at arbejde på prjektenheden: Viser hvilke medarbejdere har mulighed fr at arbejde på prjektenheden, viser: Medtag: Er afkrydsningsbksen hvid, betyder det at medarbejderen pfylder prjekttidens kriterier g kan tilknyttes prjektenheden Navne: Viser Medarbejdernes navne Afdeling: Viser hvilken afdeling medarbejderne er tilknyttet Fretrukken: Viser m medarbejderne er valgt sm 1. priritet på prjektet. Bemærkning: Viser tidsinterval på prjekttiden Omkstning: Viser hvad det vil kste at anvende den enkelte medarbejder. Beløbet beregnes fr hver medarbejder fr hvad mkstningen vil være i det pågældende tidsrum, beregnet på samme måde sm tallene i Vis samlede mkstninger. Når der er valgt de ønskede medarbejdere, klikkes der på knappen Indsæt eller Indsæt med besked g medarbejderne får nu tildelt tiden fr prjektenheden. Bemærk at tidsangivelsen på prjektenheden (bjælken) nu skifter farve fra hvid til grøn (Vises når filteret Visning af arbejdstid er sat til Arbejdstider på bjælker) g det betyder at alle frudsætningerne fr denne prjektenhed / pgave er pfyldt. 2. Ved gdkendelse af en arbejdstid fra Tidsregistrering, TimePlan Sftware A/S Side 33 af 60

34 MANUAL VERSION 7.17 tilknytter prjektenheden g derfra vælger Tilføj medarbejder til prjektenhed. Når medarbejdere er tilknyttet prjektenhederne, vil de få arbejdstider i planlægningsbilledet sm svarer til tiden på prjektenheden. Ved phør af medarbejder, vil tilknyttede arbejdstider tilhørende prjektenheder blive, slettet. OPRETTE PROJEKTTID SOM LEDIG TID I frbindelse med prjekter, kan man ved tilknytning af medarbejdere på en arbejdstid på et prjekt, vælge at prjektets arbejdstid skal prettes sm en ledig tid. Vælg Tilknyt medarbejdere ved at højreklikke på arbejdstiden på prjektet. Side 34 af 60 TimePlan Sftware A/S

35 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Vælg herfra Opret sm ledig tid. I planlægningsbilledet vil den ledige prjekttid være vist på prjektenheden med stiplet linje m arbejdstiden. TimePlan Sftware A/S Side 35 af 60

36 MANUAL VERSION 7.17 Tiderne vil nu være lagt ud sm en ledig tid på Medarbejder Prtalen, hvrfra medarbejderen kan tage/ønske tiden. Den ønskede tid kan nu gdkendes ved at højre klikke på prjekttiden g vælge Tilknyt medarbejdere fra ledig tid. Side 36 af 60 TimePlan Sftware A/S

37 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Det er muligt fra filteret Visning arbejdstid at sætte visningen til Prjektenhed på bjælker fr at få vist hints g m enhederne ligge sm ledige g hvr mange der har ønsket tiden. En arbejdstid på et prjekt kan kpieres til en anden prjektenhed indenfr prjektet eller til andre prjekter. Kpierer man en arbejdstid der står sm ledig, til en prjektenhed indenfr samme prjekt g hvis tiden er ønsket af medarbejdere, kpierer man gså medarbejderens ønske med til den nye prjektenhed. Klipper man en arbejdstid der står sm ledig på et prjekt, vil den ledige tid blive fjernet. Ved indsættelse på en anden dag/andet prjektenhed vil man få en besked. TimePlan Sftware A/S Side 37 af 60

38 MANUAL VERSION 7.17 Arbejdstiden herunder er kpieret fra en anden prjektenhed g var lagt sm ledig tid. Ved at tilknytte medarbejdere til prjektet, kan man fra Medarbejder filteret sætte visningen til Kun ønsker fra ledig tid, g her kan man så se de medarbejdere der havde ønsket arbejdstiden der var blevet kpieret. OPRET LEDIG TID MED PROJEKTENHED Prjekttider kan prettes sm ledige tider fra planlægningen ved at Oprette en ledig tid, der er tilknyttet en prjektenhed. Medarbejdere der fra WebApp en har ønsket denne ledige tid, gdkendes så fra Prgram > Oversigt ver ledige/bytte tider. Side 38 af 60 TimePlan Sftware A/S

39 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Den gdkendte arbejdstid vil ligge tilbage på linjen ledig g være udfyldt med grøn fr at antallet der kan tage tiden er pfyldt. STATUS OVER PROJEKTER Alle eller enkelte prjektenheder kan ses under Status der vælges fra Administratin > Prjekter > Status Vælg Afdeling > Prjektnummer > g klik på >Status TimePlan Sftware A/S Side 39 af 60

40 MANUAL VERSION 7.17 Vælg i Venstre side den aktuelle prjektenhed: Her Rs-1 g Rs-2 Og vælg fr hvilket datinterval, status ønskes fr Her fra den til Side 40 af 60 TimePlan Sftware A/S

41 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Nu kan der i højre side af skærmbilledet under Visning, vælges hvilken status der ønskes klik på Hent Data efter hvert valg Status Qu: Betyder de prjektenheder / pgaver der er bemandet sm det er bestemt i psætningen af frudsætningerne i Prjektenhed Overskud af prjekt timer: Viser det verskud af timer sm prjektenhederne / pgaverne er planlagt med i frhld til det der er frudsat i psætningerne. Underskud af prjekt timer: Viser det underskud af timer sm prjektenhederne / pgaverne er planlagt med i frhld til det der er frudsat i psætningerne. Vis medarbejder timer: Er en liste ver de medarbejdere der er bemandet på prjektenhederne / pgaverne. Nedenfr er der vist eksempler på alle 4 muligheder. STATUS QUO Her er vist de planlagte prjektenheder der er på Rs-2 g sm er i balance (Status Qu). Linjen viser: Dat sm er den dat der er planlagt. Antal viser det antal medarbejdere der er anvendt g frudsat. Navn viser prjektenhedens navn. Arbejdstid viser det tidsrum hvr prjektenheden / pgaven skal udføres. Planlagte timer viser hvr mange timer der samlet er sat på pgaven. Balance viser m der er afsat fr lidt eller fr meget tid eller det frudsatte timetal. OVERSKUD OF PROJEKT TIMER TimePlan Sftware A/S Side 41 af 60

42 MANUAL VERSION 7.17 Her er vist et eksempel hvr der er verskud af timer UNDERSKUD AF PROJEKT TIMER Her er vist et eksempel hvr der er underskud af timer g bemærk at der i planlægningsbilledet sker et farveskift fra grøn (balance) til hvid på prjektenhedens tidsangivelse: Side 42 af 60 TimePlan Sftware A/S

43 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Balancen viser et underskud på af timer på de enkelte enheder. VIS MEDARBEJDER TIMER: Her vises hver enkelt medarbejder med angivet tidsrum g timer i alt på den enkelte dat. TimePlan Sftware A/S Side 43 af 60

44 MANUAL VERSION 7.17 Alle 4 visninger kan vises i kmbinatin. INDSÆTTELSE AF BASISPLAN Indsættelse af arbejdstider på prjekter sker via Prjekt kørsel, sm kan aktiveres fra 1. Indsæt Basisplan > Prjekt kørsel 2. Prjektkørsel fra Værkstøjslinjen fr prjekter. PROJEKT KØRSEL FRA INDSÆT BASISPLAN Fra Indsæt basisplan er det muligt at indlægge prjektarbejdstider fra basisplanen ind i planlægningsbilledet. Kræver tillægsmdulet Prjekter Fra planlægningsbilledet, vælg Funktiner > Indsæt basisplan > Prjekt kørsel: Og følgende skærmbillede fås: I billedet vælges: Start: Her vælges startdaten fr udrulningen af prjektet. Udfyld plan med antal uger. Her vælges hvr mange gange prjektet skal indsættes. Medtag prjekttider: Indsætter Prjekttiderne fra basisplanen. Medtag prjekt g medarbejder tider: Medtager prjekttiderne fra basisplanen, g medtager gså arbejdertider fr de medarbejdere der er blevet tilknyttet prjektenheden i basisplanen. Side 44 af 60 TimePlan Sftware A/S

45 PROJEKTER - ARBEJDE MED PROJEKTTIDER OG TILKNYT MEDARBEJDERE Medtag fravær: Medtager planlagt fravær fra basisplanen. Vil aldrig ver skrive/slette planlagt fravær i den eksisterende plan. Fraværet vil kun blive indlagt på dage uden i frvejen planlagt fravær. Venstre side: Viser hvilke prjekter g prjektenheder der kan vælges, her markeres hvilke enheder basisplanen skal udrulles fr. Højre side: Viser prettede basis uger fr det valgte prjekt, her vælges hvilke basisuger der skal udrulles. Vælger man f.eks. at indsætte basisplan uge 1 g 3 i en peride af 5 uger fra en given startdat, da indsættes de sm 1,3,1,3,1 fra startdaten g de 5 følgende uger indtil ugens slutdat. Medarbejdere sm har basis-arbejdstid på en af valgte prjektenheder vil få deres planlægning slettet inden der indsættes basis-arbejdstid i planlægning. Klik OK/Anvend g prjektets basisplan indsættes. PROJEKT KØRSEL FRA VÆRKTØJSLINJEN PROJEKTER Klik på knappen prjektkørsel fra værktøjslinjen Prjekter Samme billede vil åbne sm fra Indsæt basisplan > Prjektkørsel Hvrfra det fra Indsæt basisplan er det muligt at indlægge prjektarbejdstider fra basisplanen ind i planlægningsbilledet TimePlan Sftware A/S Side 45 af 60

46 MANUAL VERSION 7.17 OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER (At knytte et prjekt til en medarbejder) Fr at bruge prjekter til at samle tidsfrbrug på de enkelte prjekter, prettes disse uden at der er tilknyttet primære medarbejdere. Prjekterne kan tildeles medarbejderne på t måder: 1 Oprette en arbejdstid i planlægning g tilknytte en prjektenhed til medarbejderen. 2 Medarbejderne stempler ind på prjekt fra SignInTS OPRETTE EN ARBEJDSTID I PLANLÆGNING OG TILKNYTTE EN PROJEKTENHED TIL MEDARBEJDEREN Når Prjektet er tilknyttet medarbejderne, vil det fremgå af Budgetversigten fr prjektet. Side 46 af 60 TimePlan Sftware A/S

47 PROJEKTER - OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER PROJEKTSØGNING Alle steder i TimePlan kan man søge på prjekter ved at taste Ctrl + Alt + f, hvrved et vindue åbner til at fremsøge prjekter i. Herfra kan man dbbeltklikke på den ønskede prjektenhed, sm åbnes til redigeringsbilledet fr enheden. TimePlan Sftware A/S Side 47 af 60

48 MANUAL VERSION 7.17 MEDARBEJDERNE STEMPLER IND PÅ PROJEKT FRA SIGNINTS Under Afdelinger > Tidsregistrering skal der være valgt at medarbejderne skal registrere arbejdspgaver, g der kan gså vælges m de må lgge ud. Se psætning fr Afdelinger. Side 48 af 60 TimePlan Sftware A/S

49 PROJEKTER - OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER Nedenstående er med psætning fra Administratin > Afdelinger > Tidsregistrering, hvr man ikke må frblive lgget ind i SignIn efter registrering af arbejdspgaven. Ved klik på Knappen OK, bliver medarbejderen lgget ud af SignIn, g skal lgge ind igen fr at registrere en ny pgave. I TimePlan i Tidsregistrering vil det se ud sm nedstående, medarbejderen får først en ud tid ved at stemple ud fra SignIn. TimePlan Sftware A/S Side 49 af 60

50 MANUAL VERSION 7.17 Under feltet Stemplinger i højre side, vil alle medarbejderens registreringer af arbejdspgaver fr dagen blive vist. Neden stående er med psætning fra Administratin > Afdelinger > Tidsregistrering, hvr man må frblive lgget ind i SignIn efter registrering af arbejdspgaven. Medarbejderen klikker på knappen med Gem symblet når pgaven er færdig, frbliver i SignIn billedet g kan registrere videre på den næste pgave. Side 50 af 60 TimePlan Sftware A/S

51 PROJEKTER - OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER I TimePlan i Tidsregistrering vil det se ud sm nedstående, medarbejderen får først en ud tid ved Udstempling fra SignIn. Under feltet Stemplinger i højre side, vil alle medarbejderens registreringer af arbejdspgaver fr dagen blive vist. SIGNINTS MED PROJEKTENHEDSTILLÆG Medarbejderne kan ved indstempling via SignInTS selv angive at de skal have tillægget g angive hvr mange enheder de skal have, kan angives med 2 decimaler. TimePlan Sftware A/S Side 51 af 60

52 MANUAL VERSION 7.17 Disse registreringer vil gså kunne ses på medarbejderens stamkrt under Variable tillæg. MEDARBEJDERNE STEMPLER IND PÅ PROJEKT FRA WEBAPP Under Afdelinger > Tidsregistrering skal der være valgt at medarbejderne skal registrere arbejdspgaver, g der kan gså vælges m de må lgge ud. Se psætning fr Afdelinger. Medarbejderen går via Menuen at stemple ind på prjekter. til Registreringer > Km/Gå fr Side 52 af 60 TimePlan Sftware A/S

53 PROJEKTER - OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER TimePlan Sftware A/S Side 53 af 60

54 MANUAL VERSION 7.17 PROJEKTENHEDSTILLÆG FRA WEBAPP Medarbejderne kan fra WebApp en tilgå prjektenhedstillæg på samme måde sm persnlige løntillæg. Medarbejderen går via Menuen til Registreringer > Prjektenhedstillæg fr at registrere tillægget på prjektenheden. Her vælger medarbejderen, afdeling, Prjekt g tillæg, hvrefter der skrives det antal enheder der skal være på tillægget. Der kan gså skrives en bemærkning. Når felterne Afdeling, prjekt, tillæg g antal er udfyldt, kmmer der en grøn ramme mkring antal g knappen (grå) ændres til (blå). Efter tryk på den blå knap, vises tillægget øverst på siden fr registrering af prjektenhedstillæg. Side 54 af 60 TimePlan Sftware A/S

55 PROJEKTER - OPSAMLE TIDSFORBRUG PÅ PROJEKTER De prettede prjektenhedstillæg vil så blive vist i TimePlan på medarbejderens stamkrt under Variable mkstninger. Alle prjektenhedstillæg kan gså imprteres ind på medarbejderne (Kræver tillægsmdulet Imprt) ved at have prettet en imprt fra Administratin > Imprter >imprt på Medarbejder persntillæg. TimePlan Sftware A/S Side 55 af 60

56 MANUAL VERSION 7.17 VISNING AF STEMPLINGSPERIODER Når Prjekter er taget i brug, vil man kunne se en Knap på Timeplans værktøjslinje ved navn Live terminalvisning. Klikker man på denne knap vil man kunne se hvrledes medarbejderne har stemplet ind på de valgte prjektenheder (kræver at der på de enkelte afdelinger er valgt at der skal registreres arbejdspgaver fra Administratin > Afdelinger > Tidsregistrering). Står man på en hvedafdeling g ønsker at se alle prjektenheder, skal disse prjektenheder gså være tilknyttet hvedafdelingen. Prjekterne aktiveres i Live terminalvisning på samme måde sm i planlægning g basisplan, ved først at vælge Prjekter g dernæst prjektenheder i bunden af billedet. I live visningen bliver der ikke taget højde fr manuelle justeringer/gdkendelser lavet fra Tidsregistreringen. Billedet i Live terminalvisning afspejler derfr altid de reelle stemplinger der freligger fra medarbejderne på de valgte prjekter/prjektenheder. De viste prjektenheder kan åbnes ved at dbbelt klikke på dem, hvrved de så kan redigeres. Tælleværket i Live terminalvisning viser: Side 56 af 60 TimePlan Sftware A/S

57 PROJEKTER - VISNING AF STEMPLINGSPERIODER Start: startdat fr prjektenheden Slut: Slutdat fr prjektenheden, hvis angivet Arbejdende: Antallet af arbejdende medarbejder på prjektenheden per dagsdat g tid. Tilrådige: Viser hvr mange medarbejdere der er valgt sm 1. priritet på prjektenheden. Estimeret fremskridt: Viser det prcentvise frhld mellem brugte timer g budgettimerne der er psat på prjektenheden. Ansvarlig: Viser navnet på den ansvarlige på prjektenheden (Nteres i felt ved prettelse/redigering af prjektenheder) Tælleværket kan srteres ved at højre klikke på klnnerne g vælge fra 1. til 4. srtering, srteringen sættes ved at højreklikke fr derefter at venstreklikke på det srteringsnummer klnnen skal have. Et venstreklik på klnneverskrifterne vil sætte srteringen til 1. srtering, hvis der klnnen kan srteres. Fr at srtere i mdsat rækkefølge på en klnne klikkes der igen på klnneverskriften med samme priritet g indhldet af klnnen vises i mvendt rækkefølge. TimePlan Sftware A/S Side 57 af 60

58 MANUAL VERSION 7.17 Klnnen der viser navnet på prjektenheder kan justeres i bredden ved at trække med musen. UDSKRIV Fra bunden i Live visning kan man vælge udskriv: Herfra vælges hvilke prjektenheder man ønsker en udskrift fr. Klik på knappen udskriv. Side 58 af 60 TimePlan Sftware A/S

59 PROJEKTER - VISNING AF STEMPLINGSPERIODER Herfra har man en status på de valgte prjektenheder. MINE INDSTILLINGER Fra Mine indstillinger kan man psætte at Live terminalvisning skal være brugerens pstartsvindue. Vælg Mine indstillinger > Indstillinger > Vælg Opstartsvindue > Live terminalvisning. RETTIGHEDSPROFIL Hvem der har adgang til Live terminalvisning psættes fra Administratin > Rettighedsprfiler > Opret/Ret > Live terminalvisning > Må se live terminalvisning. TimePlan Sftware A/S Side 59 af 60

60 MANUAL VERSION 7.17 Side 60 af 60 TimePlan Sftware A/S