Tips & Tricks nr. 92 LUDUS Web Kursistmapper & skabeloner

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.cm DXC Technlgy A/S P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr. 92 LUDUS Web Kursistmapper & skabelner August 2019 CVR Cpyright 2019 DXC Technlgy. All rights reserved.

2 Side 2 af 16

3 Indhldsfrtegnelse 1. Om skabelner Kursistmapper Dkumentarkivet Aktivering af kursistmapper Administratin af kursistmapperettigheder Administratin af kursistmapper Manuel uplad, sletning g flytning dkumenter Kursistadm > Overblik Skabelner Flettefelter Skabelntyper Liste ver tilgængelige skabelner Kassesalg Fraværsregistrering Onlinetilmelding kvitteringsliste Kntakt til værge SU-meddelelse Prøve (DU) Kursistbreve (DU) Henvisningsmail Kursistbreve Kursist- g værgebreve Besked Studieaktivitetsvarsel (Fjern/flex) Udmeldingsbrev (Fjern/flex) Ansøgningsbreve Uddannelsesønskebreve Screark Oprettelse af ny skabeln PDF-skabeln i Open Office Afsendelse af meddelelser, baseret på PDF-skabelner Skemadat Ntetekst Side 3 af 16

4 1. Om skabelner I LUDUS Suite kan brugerne prette skabelner, der benyttes til at tilsende kursisterne meddelelser via frskellige kmmunikatinskanaler. Skabelnerne kan indehlde flettefelter, der udfyldes med individuelt relevant infrmatin, idet de sendes til de - til frmålet - fremsøgte g udvalgte kursister. Ngle skabelner er udviklet til et bestemt frmål g kan kun afsendes fra et specifikt menupunkt, mens andre skabelner er mere generelle g kan afsendes fra flere frskellige menupunkter. Der skelnes imellem tekstskabelner, der sendes via SMS, mail eller sm LUDUS Web besked g PDFskabelner, der sendes sm vedhæftet PDF i en mail eller sm elektrnisk pst. PDF-filen gemmes autmatisk i kursistmapperne ved afsendelse/print af en meddelelse, der er baseret på en PDF-skabeln. I denne vejledning vil vi derfr først gennemgå psætning g administratin af kursistmapperne, g derefter de frskellige skabelntyper g skabelner herunder hvrdan skabelner prettes g bruges. Følgende tilkøb kan være relevante, når der arbejdes med skabelner: Tilkøbet skal bestilles, hvis meddelelserne skal sendes sm en mail eller sm en mail med vedhæftet PDF til den mailadresse, der er registreret på kursistens stamdata. Digital pst (Dc2mail eller IMS) Tilkøb skal bestilles, hvis meddelelserne skal sendes sm digital pst med vedhæftet PDF til kursisternes e-bks. Sms-tjeneste Dette tilkøb skal bestilles, hvis meddelelsen skal afsendes sm en SMS til det mbiltelefnnummer, der er registreret på kursistens stamdata. Imprt af dkumenter Dette tilkøb skal bestilles, hvis det skal være muligt at imprtere dkumenter, der gemmes i kursisternes individuelle kursistmapper. Fr infrmatin m priser på tilkøb samt bestilling heraf, kntakt venligst LUDUS Helpdesk på telefn eller SC-LUDUS@DXC.COM. Side 4 af 16

5 2. Kursistmapper Når meddelelser, der er baseret på PDF-skabelner, sendes eller printes til kursisterne, gemmes PDFfilen autmatisk i kursistmappen fr de kursister, sm meddelelsen er sendt til. Medmindre andet er specificeret, gemmes PDF-filen i mappen Øvrige dkumenter. Før man kan benytte kursistmapperne, skal de mappe, sm sklen ønsker at arbejde med, aktiveres. Derefter skal det knfigureres, hvilke medarbejdere der skal have tilladelse til at tilgå de frskellige kursistmapper, samt hvilken type rettighed de skal have her skelnes imellem læse-, tilføjelses- g sletterettigheder. 2.1 Dkumentarkivet Skabelner, PDF-filer g dkumenter, der er manuelt upladet i kursistmapperne, gemmes i dkumentarkivet. Det er derfr vigtigt, at der fretages regelmæssig back-up af dkumentdatabasen. Denne kan scheduleres i LUDUS Web systemdel > Systemkørsler > Planlagte. Sklens IT-afdeling har muligvis en back-up prcedure fr dkumentarkivet, der ikke er planlagt via LUDUS Web systemdelen. Drøft det eventuelt med dem først. 2.2 Aktivering af kursistmapper Aktivering af de kursistmapper, sm sklen ønsker at arbejde med, udføres i LUDUS Web systemdel > Indstillinger > Knfiguratin > Kursistmapper. Her er fruddefineret en række kursistmapper, der kan aktiveres eller deaktiveres efter behv ved at tilføje eller fjerne fluebensmarkering. Aktivér sm minimum mappen: Øvrige dkumenter. 2.3 Administratin af kursistmapperettigheder Der skelnes mellem følgende rettigheder: Læserettighed Brugere med denne rettighed kan dwnlade g dermed læse dkumenterne fra kursistmappen. Tilføjelsesrettighed Brugere med denne rettighed kan manuelt tilføje dkumenter til kursisternes dkumentmapper. Bemærk, at hvis en bruger uden tilføjelsesrettighed til kursistmapper sender en meddelelse, der er baseret på en PDF-skabeln, afsted, vil PDF-filen under alle mstændigheder blive gemt i kursistmappen Øvrige dkumenter. Sletterettighed Brugere med denne rettighed kan udvælge g slette dkumenter fra kursisternes dkumentmapper. Rettighederne tildeles på brugergruppeniveau i LUDUS Web systemdel > Brugeradministratin > Brugergrupper : Side 5 af 16

6 Illustratin: Styring af kursistmapperettigheder på brugergrupper Ud fr hver brugergruppe, sm sklen har prettet på sin LUDUS Web installatin, er der et mappesymbl. Ved klik herpå får man adgang til at definere rettighederne til de kursistmapper, der er aktiveret jf. afsnit 2.2. Rettigheden vil være gældende fr alle de brugere, der er medlem af den pågældende brugergruppe. Kursistbrugere, sm har adgang til menupunktet Kursist g fanebladet Dkumenter, har altid læserettighed til dkumenterne i alle deres egne mapper. 2.4 Administratin af kursistmapper Kursistmapperne kan tilgås fra menupunkterne Kursistadm samt Kursist g derunder fanebladet dkumenter. Bemærk at adgangen til diverse faneblade i Kursistadm skal knfigureres individuelt fr hver bruger ved at klikke på de tre blå prikker øverst til venstre i skærmbilledet. Ved pslag på kursist g klik på fanebladet Dkumenter fremkmmer et faneblad pr. dkumentmappe, der er aktiveret jf. punkt 2.2. Der fremkmmer gså et faneblad, der hedder Alle, der viser alle dkumenter på tværs af dkumentmapperne dg vises kun dkumenter på tværs af de dkumentmapper, sm pågældende medarbejder har læserettighed til jf. punkt 2.3. I dkumentmapperne tilføjes den PDF-fil, der er sendt til kursisterne på baggrund af en PDF-skabeln, autmatisk. Man kan se navnet på dkumentet, afsendelsestidspunkt, afsendelsesmedarbejder samt afsendelsesmetde. PDF-filen kan dwnlades ved at klikke på filnavnet Manuel uplad, sletning g flytning dkumenter Hvis brugeren har fået tildelt relevant rettighed, kan man uplade et valgfrit dkument til en kursistmappe ved at vælge mappen, klikke på knappen Tilføj nyt dkument i bunden af skærmbilledet g udvælge sit dkument via den stifinder, der ppper p. Hvis brugeren har fået tildelt relevant rettighed, kan man slette et dkument fra en kursistmappe ved at klikke på iknet til højre fr dkumentet. Hvis brugeren har fået tildelt relevant rettighed, kan man flytte et dkument fra en kursistmappe til en anden ved at klikke på iknet til højre fr dkumentet g vælge en ny kursistmappe i listen. 2.5 Kursistadm > Overblik På fanebladet Overblik i menupunktet Kursistadm kan man i feltet Kmmunikatin se en fuld liste ver alle SMS er, beskeder g s, der er tilsendt kursisten, ligesm man i feltet Dkumenter har et verblik ver alle dkumenterne i kursistens dkumentmapper. Der kan ikke fretages redigering i kursistmapperne fra dette faneblad. Side 6 af 16

7 3. Skabelner En skabeln er en fruddefineret tekst, der kan sendes til en eller flere kursister på én gang via frskellige distributinskanaler sm f.eks. SMS, g elektrnisk pst. Teksten kan indehlde aktive flettefelter, der erstattes af individuel infrmatin, når skabelnen bruges til at sende en meddelelse til en kursist. Skabelnerne prettes i menupunktet Skabelner, g de frskellige skabelner er beskrevet i kapitel 3.3. Ngle af skabelnerne har specifikke frmål. De har få, udvalgte flettefelter til rådighed, g de kan kun afsendes fra menupunkter g versigter, der er udviklet til disse frmål. Andre skabelner er mere generelle g har mange flettefelter til rådighed, g de kan afsendes fra flere menupunkter. Under hver skabeln er det beskrevet, hvad dens frmål er, samt fra hvilke menupunkter den kan benyttes. 3.1 Flettefelter Fr mange af skabelnerne er der flettefelter til rådighed. Det er individuelt fr hver enkelt skabeln, hvilke flettefelter der er til rådighed, alt efter hvilken funktin den udfylder. De tilgængelige flettefelter fr de frskellige skabelner kan ses, idet man pretter skabelnen. Læs mere herm i kapitel 4. Princippet bag flettefelterne er, at brugeren indtaster navnet på flettefeltet direkte i skabelnteksten eller i PDF tekstfeltet. Dette erstattes, når meddelelsen afsendes, f.eks. erstattes _FORNAVN_ med kursistens frnavn. Nedenfr er vist et eksempel på en skabeln af typen Kursistbrev (DU) med flettefelter relateret til Prøve i dansk, der illustrerer flettefelternes funktin (Flettefelter markeret med rød): Side 7 af 16

8 3.2 Skabelntyper Skabelntypen er relateret til afsendelsesmetden - der kan prettes følgende skabelntyper: Brev Skabelner af denne type kan kun udskrives med henblik på persnlig verlevering eller frsendelse sm traditinel pst. SMS Skabelnen sendes sm en SMS-besked til det mbiltelefnnummer, der er registreret på kursistens stamdata. Besked Skabelnen sendes sm en Intern LUDUS Web-meddelelse. Det giver kun mening at bruge beskedskabelner, hvis kursisterne er brugere på LUDUS Web. Mail Skabelnen sendes sm almindelig til den mailadresse, der er registreret på kursistens stamdata. PDF Skabelnen sendes sm vedhæftet PFD til en , der enten sendes til den mailadresse, der er registreret på kursistens stamdata, eller sm digital pst til kursistens e- bks. Det er beskrevet i det følgende kapitel, hvilke skabelntyper der er til rådighed fr de enkelte skabelner. 3.3 Liste ver tilgængelige skabelner Skabelnerne prettes g vedligehldes i LUDUS Web menupunktet Skabelner. Her er en gennemgang af alle de tilgængelige skabelner: Kassesalg Type: Brevskabeln Denne skabeln er udviklet sm en del af tilkøbsfunktinen Kassesalg. Kassesalg er en selvstændig applikatin, der benyttes ved salg af kurser. Med skabelnfunktinaliteten kan man prette deltagerkvitteringer g kreditntaer. Der er en række flettefelter til rådighed, der kan ses i klnnen til højre, når skabelnen prettes Fraværsregistrering Type: Mailskabeln, SMS-skabeln Her kan prettes SMS-skabelner, der kan afsendes til kursister, der får registreret fravær af deres lærer. Bemærk at der kan prettes både mail- g SMS-skabelner af denne type, men mailskabelnen er udgået g kan ikke længere afsendes. Side 8 af 16

9 SMS-skabelnen kan indehlde flettefelter, der kan ses i panelet til højre, idet skabelnen prettes. SMS er, der er baseret på denne skabeln, afsendes fra dialgen Registrer tilstedeværelse ved at klikke på de 3 blå prikker ud fr kursistens navn, vælge Send SMS g herefter klikke Vælg skabeln. Bemærk at funktinen Send SMS kun er til rådighed ved klik på de 3 blå prikker, hvis SMS-tilkøbet er aktiveret g der er registreret et mbiltelefnnummer på kursistens stamdata Onlinetilmelding kvitteringsliste Type: Mailskabeln Her kan prettes mailskabelner til kvitteringer, der benyttes i menupunktet Onlinetilmelding. Onlinetilmelding er et tilkøbsprdukt Kntakt til værge Type: Mailskabeln Her kan prettes en mailskabeln, der kan afsendes fra menupunktet Mail. Menupunktet giver brugeren mulighed fr at sende meddelelser til kursisternes registrerede værger. Menupunktet er under udfasning benyt i stedet skabelnen Kursist- g værgebreve g menupunktet Massefrsendelse. Se afsnit i denne vejledning SU-meddelelse Type: SMS-skabeln, Besked-skabeln & PDF-skabeln Med denne funktin kan der prettes skabelner, der benyttes i menupunktet SU til at tilsende kursisterne SU-meddelelser g -varsler. Der er en række flettefelter til rådighed, der alle er relateret til kursiststamdata eller til SU. Læs mere i nlinehjælpen til menupunktet SU Prøve (DU) Type: Brevskabeln Her kan prettes skabelner til at danne meddelelser, man bruger til indkaldelse samt plysning m prøveresultatet fr Indfødsrets- g Medbrgerskabsprøverne i menupunktet Prøve (DU). Brevene dannes fra Prøve (DU) > Indfødsretsprøve / Medbrgerskabsprøve > Udskriv > Breve Der er en række flettefelter til rådighed, sm alle er relateret til prøveplanlægning g resultater. Bemærk at man med frdel kan benytte skabelnen Kursistbreve (DU) i stedet. Denne har de samme flettefelter til rådighed, g den kan gså afsendes fra samme menupunkt, dg med den frskel, at der kan prettes flere skabelntyper, så der er flere afsendelsesmuligheder til rådighed Kursistbreve (DU) Type: PDF-skabeln Kursistbreve (DU) er den generelle skabeln, der benyttes fr udbydere af Danskuddannelsen. Side 9 af 16

10 Muligheden fr afsendelse af denne type skabeln er indarbejdet de relevante steder i alle DUrelaterede menupunkter g versigter. Samtlige flettefelter, der er relateret til DU, er til rådighed i denne skabeln. Meddelelser, der er baseret på denne skabeln, afsendes via funktinen Send kursistbrev (DU) Henvisningsmail Type: Mailskabeln Henvisningsmail er en funktin, hvr sprgcentre g den kmmunale henvisende myndighed kan udveksle ansøgninger g henvisninger elektrnisk via . Til frmålet kan man her prette mailskabelner med brødtekst, der benyttes ved afsendelse af ansøgninger, hvr ansøgningen er vedhæftet sm PDF. Samtlige DU-relaterede flettefelter er til rådighed. Læs nlinehjælpen til menupunktet Henvisningsmail fr yderligere inf Kursistbreve Type: PDF-skabeln Kursistbreve er den generelle skabeln, der benyttes fr VUC g deres driftsverenskmstpartnere, der udbyder FVU g/eller OBU. Muligheden fr afsendelse af denne type skabeln er indarbejdet de relevante steder i mange FVUg/eller OBU-relaterede menupunkter g versigter. Der er et begrænset antal flettefelter til rådighed. Meddelelser, der er baseret på denne skabeln, afsendes via funktinen Send kursistbrev (VUC) Kursist- g værgebreve Type: PDF-skabeln Her prettes PDF-skabelner, der kan afsendes til kursisterne g/eller deres eventuelle værger fra menupunktet Massefrsendelse. Der er en række kursiststamdata- g værgerelaterede flettefelter til rådighed, ligesm der gså findes flettefelter til at infrmere m UNI-lgin g weblgin brugernavn g passwrd Besked Type: Beskedskabeln Her kan prettes en skabeln, der kan bruges til at sende fruddefinerede meddelelser via LUDUS Web s interne beskedfunktinalitet. Beskederne sendes via funktinen Send besked. Der er ingen flettefelter til rådighed til denne skabeln. Bemærk at man gså kan sende beskeder sm SMS i funktinen Send besked. Så selvm dette ikke er en SMS-skabeln, kan meddelelsen alligevel sendes via SMS. Side 10 af 16

11 Studieaktivitetsvarsel (Fjern/flex) Type: PDF-skabeln Denne type skabelner benyttes til varsling af VUC-kursister på fjern/flex-rdning via menupunktet Varsling (Fjern/flex). PDF er, der er baseret på denne skabeln, gemmes i den kursistmappe, der hedder Varsler. Arbejder man med denne type skabelner, skal man derfr sørge fr, at kursistmappen Varsler er aktiveret. Se eventuelt afsnit 2.2 i denne vejledning. Læs mere i nlinehjælpen til menupunktet Varsling (Fjern/flex) Udmeldingsbrev (Fjern/flex) Type: PDF-skabeln Denne type skabelner benyttes ved udmeldelse af VUC-kursister på fjern/flex-rdning, sm er blevet varslet det krævede antal gange. Afsendelse fregår via menupunktet Varsling (Fjern/flex). PDF er, der er baseret på denne skabeln, gemmes i den kursistmappe, der hedder Varsler. Arbejder man med denne type skabelner, skal man derfr sørge fr, at kursistmappen Varsler er aktiveret. Se eventuelt afsnit 2.2 i denne vejledning. Læs mere i nlinehjælpen til menupunktet Varsling (Fjern/flex) Ansøgningsbreve Type: PDF-skabeln Se afsnit Uddannelsesønskebreve Type: PDF-skabeln Skabelnerne til Ansøgningsbreve g Uddannelsesønskebreve er udviklet sm en del af EUDunderstøttelsen i LUDUS Suite. Skabelnernes funktin er at kunne sende meddelelser til EUD-eleverne, indehldende bekræftelse eller afslag på anmdninger m ptagelse på sklen samt indkaldelser til ptagelsesprøver. Afsendelsen af meddelelser, der er baseret på disse skabelner, kan udføres fra menupunktet Optagelse > Send brev Screark Her findes alle standardscrearkene til mdultest fr Danskuddannelsen. Disse kan dwnlades g redigeres i Open Office g indlæses igen sm egenprducerede screark med individuelt tilpasset infrmatin g layut, hvrefter man kan bruge dem i frbindelse med sklens mdultestning. Læs mere i Tips & Tricks nr Mdultestredskab Side 11 af 16

12 4. Oprettelse af ny skabeln Skabelnerne prettes i menupunktet Skabelner ved at klikke på navnet på den skabeln i listen, man ønsker at prette. Se eventuelt listen ver tilgængelige skabelner i afsnit 3.3 i denne vejledning. Hvis det er en skabeln, der understøtter flere frskellige skabelntyper, er der et faneblad pr. skabelntype. Vælg det relevante faneblad g klik på det grønne plus-tegn fr at prette en ny skabeln. Illustratin: Oprettelse af ny fraværsregistreringsskabeln med skabelntypen SMS Hvis skabelntypen er brev, SMS, besked eller mail, indtastes skabelnteksten direkte i Opret skabeln-dialgbksen. Eventuelle flettefelter, der er til rådighed, vil være synlige i et panel i højre side af dialgbksen. Det er vigtigt, at flettefelterne har præcis samme frmat, sm de er vist i listen ver tilgængelige flettefelter, ellers vil det ikke fungere. Illustratin: Oprettelse af ny fraværsregistreringsskabeln med skabelntype SMS Side 12 af 16

13 Giv skabelnen et passende navn g eventuelt en beskrivelse, så den er let at lkalisere fr brugerne, når de skal benytte den til at afsende meddelelser til kursisterne, g klik derefter Gem g luk. Skabelnen er nu klar til brug. Hvis der er tale m en PDF-skabeln, skal man uplade en PDF-fil g en kildefil, hvri teksten g flettefelterne er indtastet. PDF-filen skal laves i prgrammet Open Office. Se kapitel 4.1 i denne vejledning fr instruktin. Da PDF-skabelner afsendes sm mails med en vedhæftet PDF, skal man gså definere en brødtekst altså den tekst, der skal stå i selve mailen. Dette gøres på fanebladet Mail-brødtekst, g der er gså her flettefelter til rådighed. Skal skabelnen benyttes til afsendelse sm en besked, kan der defineres en besked-brødtekst på fanebladet Besked-brødtekst. På fanebladet PDF-flettefelter er en versigt ver samtlige flettefelter, der er tilgængelige fr den pågældende PDF-skabeln, man er ved at prette. Hvis skabelnen indehlder et ntefelt, kan det udfyldes på frhånd i fanebladet Ntetekst. Selvm man har defineret en standardntetekst på sin skabeln, kan denne ændres manuelt/verskrives ved afsendelse af meddelelser, der er baseret på skabelnen. Se mere herm i kapitel PDF-skabeln i Open Office Den stre frdel ved PDF-skabelner er, at afsenderen kan kntrllere frmatering g tekstpsætning samt tilføje billeder g lger sv. I en ren mailskabeln er det knfiguratinen af mdtagerens klient, der bestemmer frmatet, g man risikerer derfr nemt, at teksten ikke mdtages med samme frmatering, sm den er afsendt, g dermed kan beskeden blive svær at læse fr mdtageren. Fr at prette PDF-skabelner skal prgrammet Open Office Writer fra Apache dwnlades. Det er et gratis prgram. Bemærk at PC ens filassciatiner kan blive ændret ved dwnlad af prgrammet, så PC en vælger Open Office sm standard tekstbehandlingsprgram, gså selvm en MS Wrd-fil åbnes. Tal eventuelt med sklens IT-afdeling herm. Open Office filer har suffiks.dt, g det er kun denne filtype, der skal asscieres med Open Office Writer. Når prgrammet er dwnladet, skal det knfigureres, så der kan arbejdes med frmulardesignværktøjer: Klik Vis > Værktøjslinjer g lav knfiguratin svarende til illustratinen her til venstre. Indstillingen af panelet i bunden af skærmbilledet skal være således: Princippet bag prettelse af PDF-skabelner i Open Office er, at der prettes et dkument med brevhved g eventuelt lger g brevpapirinfrmatin, således at det gså kan printes ud g puttes i en rudekuvert. Hvis en PDF-meddelelse sendes til en kursist via Dc2mail, g kursisten af en eller anden grund er fritaget fra mdtagelse af elektrnisk pst, vil KMD nemlig printe brevet ud g sende det på traditinel vis. Brevhvedet dannes ved hjælp af flettefelter. Typisk har man brug fr kursistens adresseplysninger g evt. dags dat i brevhvedet. Side 13 af 16

14 Fr at tilføje et flettefelt, skal du klikke på symblet Tekstfelt sm vist i figuren til venstre. Tegn det derefter ind i dkumentet, hvr du gerne vil have feltet placeret sm vist nedenfr: Dbbeltklik herefter på feltet, hvrefter en dialgbks med feltets egenskaber kmmer frem. Her skal man især være pmærksm på følgende indstillinger: Navn: Anker: Standardtekst: Skrifttype: Kant: Teksttype: Her indtastes flettefeltkden. Eksempelvis _NAVN_. Skal være Til afsnit Skriv evt. flettefeltkden i dette felt. Så kan du se, hvilken kde, der ligger i feltet, uden du behøver dbbeltklikke på det. Og du kan gså tjekke, at de valgte skriftegenskaber er sm frventet. Indstilles sm ønsket Skal være Uden ramme Skal være Enkeltlinje medmindre der er tale m flettefelterne Adresseblk eller Ntefelt. Disse skal have værdien: Flerlinjet. Bemærk gså X g Y krdinaterne. De er nyttige, hvis man vil placere flettefeltet 100% nøjagtigt i frhld til skabelnens faste tekst. Når man er tilfreds med feltets knfiguratin, kan man med frdel bruge det sm udgangspunkt fr de følgende felter. Klik på det g kpier det med CTRL+C g vælg derefter Sæt ind med CTRL+V. Så har du dannet et nyt flettefelt, sm har præcis de samme egenskaber sm det første. Dbbeltklik på det g ændr feltets navn (Indsæt ny flettefeltkde) g placér det, hvr du vil have det i dkumentet. Vær pmærksm på at ændre Teksttype fra Enkeltlinje til Flerlinjet, hvis det er relevant. Er feltet flerlinjet, skal det gså udvides nedad, så størrelsen passer med det antal linjer, der maksimalt skal kunne være i feltet. Tip: Når man indsætter flettefelter uden kanter, kan det være svært at finde dem igen på en side med hvid baggrund. Et gdt tip er derfr at højreklikke med musen et blankt sted i dkumentet g vælge Side > Baggrund g vælge en farve, sm baggrunden udfyldes med. Så bliver flettefelterne mere synlige i dkumentet. Huske at fjerne baggrundsfarven igen, når du er færdig med at prette skabelnen. Side 14 af 16

15 Dkumentet med brevhvedet kan se sådan ud: Fjern baggrundsfarven g gem dkumentet g brug det sm udgangspunkt fr alle fremtidige PDFskabelner, da de med frdel kan have det samme grunddesign med brevhved g eventuelle grafiske elementer sm lg mv. Flettefelternes størrelse er ikke dynamisk. Det vil sige, at de har den størrelse, de har i Open Office dkumentet. Det er derfr vigtigt at sikre sig, at der efterlades plads nk til f.eks. lange navne sv. Indgår flettefeltet midt i en sætning, er det især vigtigt, at bredden tilpasses helt nøjagtigt fr at undgå uønskede mellemrum midt i teksten. Prøv så vidt muligt at placere flettefelterne sidst i sætningen, især de flettefelter hvr værdien kan have meget frskellig længde fra kursist til kursist. Det kan kræve et par frsøg, før man rammer helt rigtigt. Når man er færdig med sit dkument, skal der laves en PDF-udgave af det. Vælg Filer > Eksprter sm PDF. Vær pmærksm på følgende indstillinger: JPEG-kmprimering: Kvalitet = 100% Reducer billedpløsning: Opret PDF-frmular: Indsendelsesfrmat: Tillad duplikerede feltnavne: 600 DPI Flueben PDF Flueben Afslut med klik på Eksprter, g du danner nu PDF-filen, der skal uplades i skabelnen sammen med dit Open Office dkument (kildefilen). Når man sender kursisterne en meddelelse, der er baseret på en PDF-skabeln, bruger systemet ikke kildefilen til nget. Det er udelukkende PDF-filen, der benyttes. Kildefilen skal uplades, så man altid kan dwnlade den g fretage redigeringer, hvrefter der kan dannes en ny PDF-fil, sm uplades sammen med den nye kildefil enten hvis der skal laves en helt ny skabeln, eller hvis en eksisterende skabeln skal redigeres. Afslutningsvis skal det nævnes, at Apache Open Office Writer er et tredjepartsprgram, g DXC Technlgy tilbyder ingen supprt hertil. Side 15 af 16

16 4.2 Afsendelse af meddelelser baseret på PDF-skabelner Når man afsender en meddelelse, der er baseret på en PDF-skabeln, skal man tage stilling til, m den skal sendes via mail, Dc2mail, IMS eller print. Der er kun de muligheder, sm der er tilkøbt. Se eventuelt indledningen i denne vejledning fr frklaring mkring de relevante tilkøbsmuligheder. Klik på Vælg skabeln g udpeg den relevante skabeln i listen ver prettede skabelner. Hvis PDF-skabelnen indehlder et ntefelt, kan man indtaste tekst til ntefeltet, når man har valgt en skabeln. Se punkt fr yderligere infrmatin m ntetekst. Man skal gså angive en skemadat (sm udgangspunkt er dags dat valgt). Se afsnit fr detaljer mkring skemadat Skemadat Ngle af flettefelterne henter data, sm systemet skal aflæse fra en skemabrik. Det kan f.eks være startdat, starttidspunkt, lærer, undervisningslkale sv. I disse tilfælde vil systemet tage udgangspunkt i den først kmmende skemabrik på eller efter den indtastede skemadat g indsætte værdien fra den pågældende skemabrik i flettefeltet Ntetekst I PDF-skabelner kan man indsætte et flettefelt, der hedder ntefelt. Ntefeltet skal knfigureres sm et flerlinjet felt i Open Office. Ntefeltet er beregnet til, at man kan indtaste infrmatin heri, idet man afsender meddelelsen, således at man kan definere en del af teksten ad hc, selvm skabelnen indehlder en fast defineret tekst. Når skabelnen prettes, kan man definere en tekst, der sm udgangspunkt skal indsættes i ntefeltet, g denne kan verskrives ved afsendelse. Side 16 af 16