38,- Danmarks mest solgte Excel-publikation. Start med. Excel 7. Kåre Thomsen. keep it simple.

Transkript

1 38,- Danmarks mest solgte Excel-publikation Start med Excel 7 Kåre Thomsen keep it simple

2 Acrobat Reader: tips... F5/F6 åbner/lukker Bogmærker I Menu AVis sindstiller du, hvordan filen vises på skærmen CTRL+0 = Hele siden CTRL+1 = Originalstørrelse CTRL+2 = Vinduesbredde I samme menu kan du osse sætte: Enkelt side, Fortløbende eller Fortløbende - Dobbelsider.. Prøv, saa ser du forskellen. Navigation Pil til højre/venstre: fremad/tilbage en side Alt+Pil Højre/Venstre: som i Browser: fremad/tilbage Ctrl++ forstørrer og Ctrl+ formindsker Ring gratis aften og weekend til familie og venner! Det er nu muligt i Danmark, se her hvordan:

3 Forord 3 Forord I mit job underviser jeg blandt andet i Excel. En særpræget levevej for en person, der ikke var specielt interesseret i regning og matematik i skolen. Og sjovt nok har min fascination af Excel især at gøre med regning. Jeg elsker at se mit regnskab blive til så legende let, at det ligner troldom. Excel er et fantastisk program. Jeg bruger Excel til alt muligt. Småregning med lidt sammenlægning, budgetter, fakturaer, regnskaber af enhver art. Opstillinger, der bare skal se flotte ud. Excel er som skabt til alt skema-agtigt, eventuelt med illustrationer og diagrammer. Desuden er Excel et udmærket værktøj til små-kartoteker, hvilket mange ikke er klar over. Denne brug af programmet kaldes populært for "database", hvilket er en overdrivelse. Databaser (relationsdatabaser) har normalt den egenskab, at de kan få forskellige registre til at hænge sammen, f.eks. et kunderegister og et fakturaregister. Det kan Excel ikke. Men har du brug for en "database" med ét register - fx. et kundekartotek eller et register til registrering af overarbejde - så er Excel nok den hurtigste, billigste og bedste løsning. Hvis du gerne vil videre med rigtige databaser vil jeg varmt anbefale Microsoft Access og KnowWare hæftet Start med Access. Men det er en helt anden historie. Hvem er du? Måske skal du til at bruge Excel for aller første gang i dit liv. Og måske har regning og matematik aldrig været din stærke side. Måske har du allerede erfaring med programmet. Måske hører du oven i købet til dem, der altid sad med spidsede blyanter og en opvakt adfærd i regnetimerne. Kort sagt, her er både noget for nybegyndere og viderekomne. Windows 95 Før du starter på at lære Excel, skal du kende til den grundlæggende brug af Windows 95. Du skal kende til at åbne programmer og lukke dem igen. Du skal kunne minimere, maksimere og lukke vinduer. Du er nødt til at kende begreberne fil og mappe, og du må meget gerne have arbejdet lidt med arkivprogrammet Stifinder (Explorer). Du lærer dette ved enten at gå på kursus, lege med din pc selv, læse dig til det eller blot få nogen til at vise dig det nødvendigste. Du behøver ikke beherske disse ting fra starten. Men du kommer ikke uden om dem! Hvad er version 7? Excel version 5 har længe været god latin. Den hører til den populære programpakke Microsoft Office, og den hører til i samme miljø som Windows 3.1 (3.11). Excel version 7 er den sidste nye. Den er en del af programpakken Office 95. Groft sagt knytter Windows/Office 95-generationen sig til en verden, hvor Pentium-processor, CD-ROM og multimedia er standard. Dette hæfte omhandler Excel 7 i den danske version. Det meste af hæftet kan bruges til Excel 5, da der næsten ikke er forskel på de to versioner. Der findes i handlen en anden udgave af hæftet, som både omhandler Excel 5 og 7 i dansk version. En anden udgave omhandler Excel 7 i engelsk version. Hvem er Kåre Thomsen? Jeg er 38 år og arbejder free-lance som instruktør. Gennem de edb-firmaer og kursusudbydere, jeg arbejder for, kommer jeg rundt på mange danske arbejdspladser. Mine erfaringer herfra skulle gerne komme dig til gode i dette hæfte. Ud over undervisning arbejder jeg som konsulent med design og udvikling af databaser. Jeg er oprindelig uddannet gymnasielærer i fransk, og har siden uddannet mig til programmør på Niels Brock - suppleret med studier andre steder. Notation Der refereres til taster med kursiv, fx tasten Delete. Nogle gange skal du holde en tast nede, mens du trykker på en anden. Det vil fx blive beskrevet således: Tryk på Ctrl+Delete. Når du skal give en kommando står det også med speciel skrift, fx kommandoen Filer, Åbn. Samme skrifttype bruges til at referere til navne og felter, du ser på skærmen, fx feltet Filnavn. Henvisninger til kapitler her i hæftet, samt titler på anden litteratur står med kursiv, fx. kapitlet Mit første regnskab. Endelig skal det nævnes, hvordan du klikker med musen. Når der står Klik på kommandoen Filer, skal du klikke én gang med venstre musetast. Står der Dobbeltklik på filnavnet er der tale om to klik hurtigt efter hinanden, stadig med venstre musetast. Står der Højreklik, klikker du én gang med højre musetast. Rigtig god fornøjelse med dit videre arbejde. Du vil sikkert opdage, at Excel kan være en rigtig dejlig tidsrøver, som får dig til at tilbringe nytteløse timer med herlig legen omkring og underholdende perfektionisme..nuh7krpvhq November 1996

4 4 Lad os komme i gang Lad os komme i gang! Dette kapitel er for dig, der ikke har brugt Excel før, men som allerede har Windows 95 og Excel (Office 95) installeret. Hvis du har brugt Excel før, går du videre til de følgende kapitler. Start Måske har du en shortcut til Excel direkte på skrivebordet. Hvis du har, dobbeltklikker du på den. Hvis ikke: Klik på knappen Start i skærmens nederste venstre hjørne. Vælg Programmer, Microsoft Office, Microsoft Excel. Hvis du ikke kan finde disse kommandoer, er Excel sandsynligvis ikke installeret. Når du er inde i Excel Når du er inde i Excel, er du klar til at arbejde med regneark. Lad os først se lidt på, hvordan dit skærmbillede ser ud. Øverst har du kommando-menuen. Kommandoerne Filer, Rediger osv. bruger du til alle former for bearbejdelse: Gemme, åbne og redigere regneark. Det vil blive gennemgået lidt efter lidt. Nedenunder kommandoerne har du de to værktøjslinier. De består af knapper til at trykke på - dvs. til at klikke på med musen. De aktiveres hver især med et enkelt klik - altså ikke dobbeltklik, som du brugte for at komme ind i programmet. Alt hvad du kan gøre med værktøjsknapperne, kan du også gøre med kommandoerne øverst. Knapperne er lavet for at du kan spare tid med alle de kommandoer, der bruges mest. Det er f.eks. hurtigere at klikke på printersymbolet end at klikke på Filer, Udskriv, OK.

5 Lad os komme i gang 5 Under værktøjslinierne har du formellinien. Her kan du altid checke det egentlige indhold af en celle. Til venstre i formellinien ser du en angivelse af markørens position. På illustrationen står der A1, fordi markøren står i kolonne A, række 1, også kaldet celle A1. Nedenunder igen har du arbejdsområdet. Det består af kolonner navngivet med bogstaver og rækker navngivet med tal. Her i det hvide område skal dine tal, tekster og formler ind. Nederst har du faneblade, som du også kan klikke på. Som du ser, er Ark1 fremhævet, fordi Ark1 ligger øverst. Hver gang du starter et nyt regnskab - dvs. opretter en ny fil, fødes den nemlig standard med 16 tomme, hvide regneark lagt oven på hinanden i en projektmappe. Tanken er, at når man arbejder med budgetter og lignende, er der meget ofte tale om komplekse sager, hvor mange regnskaber og delregnskaber spiller sammen, men det er op til dig selv, om du vil bruge ét eller mange regneark ad gangen. Det kan nemt lade sig gøre at slette de 15, du ikke vil bruge og kun bevare Ark1. Du kan til gengælde også udvide, så mappen får endnu flere ark, og du kan omdøbe arkene efter behag. Mere om dette i kapitlet Projektmapper. Nederst på skærmen har du statuslinien. Her kan du se, om fx OVR (overskriv) er slået til eller ej. Prøv at trykke på tasten Insert - og se, om der sker noget til højre i statuslinien. Nederst til højre er der et særligt felt med teksten Sum=0. Det viser summen af alle tal i det markerede område. Det kan vha. højre musetast omstilles til at vise fx antal eller gennemsnit. Til højre har du et rullefelt. Det ligner en elevatorskakt med en lille, firkantet elevator. Den kan du trække op og ned med musen for at bevæge dig i et regnskab, der er større end at det hele kan være på skærmen på én gang. Du kan også klikke på pilene i hver ende af elevatoren for at køre lidt langsommere. Forneden er der en tilsvarende vandret elevator, et rullende fortov, som fungerer på samme måde. Du kan se på elevatorens størrelse, hvor langt der er til top og bund. Jo større elevatoren er, desto kortere er der fra top til bund.

6 6 Lad os komme i gang Hjælp Når du kører fast, trykker du på tasten F1. Hvis du er inde i noget får du hjælp til det, du er i gang med. Ellers får du et skærmbillede, hvor du kan søge hjælp om et hav af emner. Jeg plejer at bruge fanebladet Indeks - det er det nemmeste. De andre muligheder er: Indhold. Her slår du op på en slags kapitler i en håndbog. Den kan være god lige i starten. Søg: Lidt langsommelig søgning. Giver dig mulighed for at fritekstsøge i hjælpeteksterne i stedet for at søge på overordnet emne. Smart søgning: Giver dig mulighed for at formulere et spørgsmål, som en hjælpetroldmand så svarer mere eller mindre intelligent på. Eksempel: Sådan søger du hjælp til at oprette et diagram! 1. Tryk på tasten F1 eller giv kommandoen Hjælp, Microsoft Excel Hjælp. 2. Vælg fanebladet Indeks. 3. Indtast et søgeord, fx diagram. 4. Dobbeltklik på et underemne i listen. Læg mærke til de fremhævede (som regel grønne) ord og sætninger i hjælpeteksten. De er indgangen til uddybende forklaringer. Det kaldes hypertekst. Når du stiller markøren på en hypertekst, ændrer den sig til en pegende hånd. Klik, og du får mere at vide om emnet. Mange hjælpetekster indeholder også symboler, der fungerer ligesom hypertekst. Hjælp-værktøjet Du kan bruge hjælp-værktøjet til at få hjælp til fx. en kommando. Når du klikker på knappen, ændres markøren til et spørgsmålstegn. Klik på den kommando, du vil vide noget om, fx. Filer, Gem som. Hjælpen optræder som en gul etiket med en kort, præcis forklaring.

7 Dit første regnskab Dit første regnskab 7 Hvordan virker et regneark? Excel er et regneark. Et regneark bruger du til at regne i. Derfor ligner det ternet papir. Men for at lette overblikket har hver tern på regnearket et navn - f.eks. A1. Altid et bogstav og et tal, som angiver henholdsvis kolonne og række. Systemet minder om et skakbræt. I denne model er der skrevet tekst i kolonne A - men det kunne lige så godt have været tal. I kolonne B har du tallene. Du har en markør, som kan bevæges rundt. Lige nu står den i kolonne B, række 4 - også kaldet celle B4. Markøren bevæges rundt i regnearket med piltasterne, eller du klikker på den celle, hvor du vil lave noget. A B 1 Søm Skruer I alt I hver celle kan du principielt indsætte én af tre typer information: et tal, fx tekst, fx. I alt en formel eller udregning, fx. = eller =B1+B2 som her i celle B4 (resultatet vises så i cellen) Informationerne får du ind ganske enkelt ved at placere markøren, hvor du ønsker at skrive - og så indtaste, hvad du vil. Der kan være meget andet i dit regneark end tørre tal, formler og tekster. Du kan fx indsætte tegninger og diagrammer. Du kan endda indtale lyd, hvis du har lydkort. Forestil dig, at du dobbeltklikker på en celle, og cellen så siger højt og tydeligt: Tallet er nedrundet til fire decimaler. Det lærer du ikke i dette hæfte, men nu ved du, at det er muligt. For at vende tilbage til tal, tekst og formler: De er hjørnestenene i de opstillinger, du laver. Tal og tekst kræver ikke særlig forklaring. Det smarte ved regnearket er, at du bruger formler. Formlen i den viste model (celle B4) ser således ud: =B1+B2 Det kan læses som tallet i celle B1 plus tallet i B2. Hvorfor er det smart? Jo, fordi når du så senere ændrer på tallene i enten B1 eller B2, ja så vil formlen omgående foretage en ny udregning, og du har straks det ny resultat klar. I skolens matematik har du måske prøvet at regne med x, y og z - ofte uden rigtig at kunne se anden grund til det, end at det skulle man. Her har du et eksempel på kreativ brug af variable: I stedet for x, y og z bruger du i regnearket celleadresser, fx B1. Hermed bliver dit budget fleksibelt og egnet til at eksperimentere med og genbruge. Du ændrer f.eks. en beløbsstørelse, en procentsats eller en dato, og straks har du et nyt resultat på bundlinien. Alle mellemregninger er automatisk på plads. Inden vi prøver at opstille et regnskab, skal du lære lidt om de basale redigeringsfunktioner.

8 8 Dit første regnskab Musemarkøren Musemarkøren bruges blandt andet til at flytte markeringen fra ét sted i regnearket til et andet. Når du klikker på en celle i arket, markeres den. Musemarkøren kan imidlertid have forskelige skikkelser. Når musemarkøren befinder sig i selve regnearkets arbejdsområde, har den form af et hvidt kors. Den celle, du klikker på, markeres. Når du kører markøren hen over værktøjslinjerne, ændres den til en hvid pil. Du aktiverer et værktøj ved at klikke på det. Rykker du markøren ned i formellinjen, ændres den til et i-mærke. Hvis du klikker, kommer der en indsætningsmarkør, og du kan skrive i den markerede celle. I særlige tilfælde ændres musemarkøren til et sort plus. Det sker fx når du skal tegne et diagram. Se kapitlet Diagrammer. Elementær redigering Stil markøren i en vilkårlig celle. Indtast: Søm Lad os nu sige, at du ønsker at ændre det du skrev i cellen. I så fald dobbeltklikker du på cellen. Der kommer nu en indsætningsmarkør til syne. Tasten Backspace (bred tast i højre side af tastaturet, normalt markeret med en venstrepil) sletter mod venstre, og tasten Delete spiser det, der står til højre for indsætningsmarkøren. Du kan markere med musen ved at 1) placere musemarkørens I-mærke i starten eller slutningen af det, der skal markeres 2) holde muse-knappen nede mens du trækker markøren hen over det der skal markeres 3) slippe muse-knappen når teksten er markeret, som du vil have den Når (noget af) teksten i en celle er markeret, kan du fx slette den ved at trykke på tasten Delete. Du kan også overskrive den - så snart du skriver blot ét tegn, overskrives ALT det markerede. Pas derfor på, når noget er markeret. Kommer du til at slette noget ved en fejltagelse, klikker du straks på kommandoen Rediger oppe i kommando-menuen. Der kommer nu et rullegardin ned, hvor du kan klikke på kommandoen Fortryd. Teksten vil igen være som før. Hvis du vil slette hele indholdet i en celle, (enkelt)klikker du først på cellen, eller du flytter markøren til cellen med piltaster. Tryk derefter på tasten Delete. Hvis du vil slette indholdet i mange celler, markerer du først området. Træk markøren henover de celler, der skal markeres med museknappen trykket ned. Når området er markeret, slettes det med Delete. Prøv at opstille det viste regnskab på din egen skærm. I celle B4 skriver du følgende: =B1+B2 Prøv også at ændre på tallene i cellerne B1 og B2. Resultatet på bundlinien skulle gerne følge med.

9 Dit første regnskab 9 Formler =B1+B2 giver os summen af de 2 cellers indhold. I princippet er alle dine formler bygget op på denne måde. Til de 4 regnearter bruges tegnene: + plus - minus * gange / dividere ^ potens (2^3 er 2 i 3. potens) Du bruger desuden parenteser til prioritering af udtryk efter helt normale regler, dvs. hvis plus og minus skal udføres inden gange og dividere. Lad os prøve at opstille en regning: Nu vil vi gerne have en udregning i celle B9 som giver os momsen af den opstillede regning. Momsen fås ved at gange med 0,25, men inden det sker, skal beløbene for de 3 varer lægges sammen, og rabatten skal trækkes fra. Udregningen kommer til at se sådan ud: =(B3+B4+B5-B7)*0,25 TIP! Når du bygger en formel op som i det foregående, kan det godt blive lidt uoverskueligt at finde celleadresserne. For at gøre det lettere kan du bruge musen til opbygning af formlen. Vi prøver lige med den samme formel én gang til. Start med lighedstegnet. Nu forstår Excel, at du er ved at skrive en formel. Skriv dernæst parentesen, og herefter skal celleadressen B3 ind. Det ordner du ved enten at klikke på cellen, eller ved at sende markøren derop med en piltast. Prøv at se i formellinien. Celleadressen bliver ved at ændre sig, hver gang du klikker på noget nyt. Først når du taster regnetegnet (plus), er celleadressen endeligt inde. Du kan nu klikke på en ny celle, og derefter taste regnetegnet. Bliv ved på denne måde, indtil hele formlen er bygget op.

10 10 Filhåndtering Filhåndtering Det følgende har du formodentlig kun brug for, hvis du aldrig har arbejdet med Windows 95 før. Metoderne hér svarer fuldstændig til, hvordan du fx arbejder i Word 7. Dit regneark er altid en del af en projektmappe, hvori der er mindst ét ark. I det følgende bruges ordene fil og projektmappe i flæng. Læs mere om projektmapper på side 43. Gemme filen/projektmappen Når du har opstillet dit regnskab på skærmen, skal du gemme det. Ellers vil det være tabt, når du slukker for din PC. Giv kommandoen Filer, Gem eller klik på værktøjet Gem. Du får nu en dialogboks frem, hvor du i feltet Filnavn indtaster navnet på din projektmappe. Du må du bruge op til 255 tegn, og der må gerne være mellemrum. Slut med at klikke på Gem. Din projektmappe gemmes nu. Alle dokumenter gemmes i en mappe. Hvis du vil gemme i en anden mappe end den foreslåede, dobbeltklikker du på mappens navn i feltet med mapperne. Du kan gå et niveau op i mappehierarkiet ved at klikke på værktøjet Et niveau op. Hvis du forlader Excel - fx ved at give kommandoen Filer, Afslut - eller du vil lukke projektmappen med kommandoen Filer, Luk - vil du blive advaret, hvis filen er ændret siden den sidst blev gemt. Gemme under et nyt navn Hvis du ønsker at gemme en 2. udgave af din projektmappe under et nyt navn - således at du har 2 originaler med hver sit navn - bruger du kommandoen Filer, Gem som og angiver nyt navn. Ellers er fremgangsmåden den samme, som når du gemmer en projektmappe for første gang. Åbne en projektmappe

11 Filhåndtering 11 Klik på værktøjet Åbn og klik dig frem gennem mapper på samme måde som beskrevet i det foregående under Gemme filen/projektmappen. Dobbeltklik på ønsket filnavn, eller klik på filnavnet og på Åbn. Oprette ny projektmappe Klik på værktøjet Ny projektmappe. Flere projektmapper Du kan godt åbne en projektmappe eller oprette en ny, selvom du har noget på skærmen i forvejen. Projektmapperne ligger så bare oven på hinanden. Skift fra den ene til den anden med kommandoen Vindue. Nederst i menuen klikker du på navnet på den ønskede projektmappe. Hvis du ønsker at se alle åbne projektmapper på skærmen samtidigt, giver du kommandoen Vindue, Arranger. Lukke en projektmappe Giv kommandoen Filer, Luk eller klik på det næstøverste kryds oppe i højre hjørne. Du bliver opfordret til at gemme alle de projektmapper, hvor der er foretaget ændringer siden de blev gemt sidst (eller som aldrig har været gemt). Afslutte Excel Giv kommandoen Filer, Afslut eller klik på krydset aller øverst i højre hjørne. Du kan også afslutte Excel ved at taste Alt+F4. Autogem Du gemmer selvfølgelig din projektmappe ofte. Hvis der sker ét eller andet - hvis fx strømmen ryger, eller du selv begår én eller anden brøler, så mister du ikke flere timers arbejde. Du kan imidlertid også vælge at lade Excel gemme automatisk med et af dig defineret tidsinterval. Det gøres med kommandoen Funktioner, Autogem. Allerede når du klikker på Funktioner, kan du se om Autogem er slået til. Kommandoen vil stå med et -mærke. Hvis kommandoen ikke er der, vælger du ind Funktioner, Tilføjelser. Afkryds Autogem. Dette kan gøres, hvis du har foretaget en normal installation. Når kommandoen Autogem er tilgængelig, og du har klikket på den, kommer du ind i en dialogboks, hvor du kan beslutte hvor ofte, Excel automatisk skal gemme dit arbejde. Du kan også vælge, om det kun er den aktuelle projektmappe, den skal gemme, eller om det er alle åbne projektmapper. Endelig kan du afkrydse, om Excel skal spørge før der gemmes. Slut med at klikke på OK. PAS PÅ! For lige at vende tilbage til starten af dette afsnit: Hvad hvis du laver en kæmpe brøler selv? Forestil dig, at du ikke har gemt dit dokument for meget nylig, og du kommer til at ødelægge en hel masse formler eller lignende. Og lige efter kommer autogem og gemmer dit møg! Det er mildest talt en irriterende situation! Du skal altså overveje, på hvilken led du vil prioritere sikkerheden. Der er fordele og ulemper ved alting.

12 12 Flyt, slet, kopier Flyt, slet, kopier Markere Inden du flytter, kopierer, sletter eller formaterer (formatere betyder give et nyt udseende) et område, der er større end én celle, skal området markeres. Du trækker markøren hen over det ønskede område med musens knap trykket ned. Du vil se, at de celler, du trækker henover, bliver sorte. Du slipper musens knap, når du er tilfreds med din markering. Hvis du f.eks. vil markere området for det regnskab, du opstillede før, stiller du først markøren i det ene hjørne af den firkant, du ønsker at markere. Det kunne være celle A1. Du trækker nu nedad mod højre, indtil hele regnskabet er markeret - og så slipper du museknappen. Fx i celle B4. Markeringen ser nu således ud: Du kan også markere et område blot med piltasterne. Du holder Skift (bruges når du vil skrive et stort bogstav) nede, mens du bevæger markøren. Du kan markere flere områder på én gang. Det kræver blot, at du holder tasten Ctrl nede, når du markerer det næste område. Hvis du ikke holder Ctrl nede, vil den første markering blive ophævet, når du begynder på den næste. En markering, du alligevel ikke ønsker, ophæves ved at klikke på en vilkårlig celle eller trykke på en piltast. Hvis du ønsker at fylde et område af sammenhængende celler ud med tal, kan du markere området først. Hver gang du trykker på vil markøren hoppe til en ny celle i det markerede område. På den måde fyldes fx en række eller en kolonne hurtigt med tal. Flytte Den traditionelle metode, når man skal flytte noget i et Windows-program er: 1. Markér det der skal flyttes (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle). 2. Giv kommandoen Rediger, Klip (eller tast Ctrl+x). 3. Stil markøren dér hvor det ønskes flyttet hen. 4. Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+v). Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men Excel giver dig også et smartere alternativ. F.eks. kan du: 1) Markere området. 2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først når du ser den hvide pil, er du klar til at flytte. 3) Du holder nu musens knap nede, mens du trækker det markerede område hen over skærmen. Der hvor du slipper, sættes indholdet af det markerede område ind. Endelig kan du bruge værktøjsliniens knapper: I stedet for kommandoen Rediger, Klip kan du klikke på I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på

13 Flyt, slet, kopier 13 Kopiere Den traditionelle metode, når man skal kopiere en tekstblok i et Windows-program er: 1) Markér det der skal kopieres (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle). 2) Giv kommandoen Rediger, Kopier (eller tast Ctrl+C). Det markerede vil nu være omkranset af en levende stiplet linie. 3) Stil markøren dér, hvortil det ønskes kopieret. 4) Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+V). Hvis du vil have den levende stiplede linie til at forsvinde, trykker du på tasten Esc (kan hedde Escape). Så længe den stiplede linie er der, kan du kopiere det, den omkranser, ved at stille markøren på stadig nye steder - og taste Ctrl+v. Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men lige som når du flytter indholdet af et markeret område, giver Excel dig også her et smart alternativ. 1) Marker området. 2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først når du ser den hvide pil, er du klar til at kopiere. 3) Du holder nu tasten Ctrl og musens venstre knap nede, mens du ganske enkelt trækker det markerede område hen over skærmen. Der hvor du slipper, sættes kopien ind. Endelig kan du vælge at foretage din kopiering ved hjælp af værktøjsliniens knapper: I stedet for kommandoen Rediger, Kopier kan du klikke på I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på Nem kopiering Læg mærke til, at markøren i regnearket har et håndtag. Du kan nemt og hurtigt kopiere cellens indhold nedad eller mod højre ved at 1) røre ved håndtaget med musemarkøren (uden at trykke på knappen) - den får nu form af et + 2) trykke museknappen ned og holde den nede, mens du trækker enten nedad eller mod højre Resultatet kommer til at se sådan ud: Smart ikke? Men det bliver bedre endnu! For nu forestiller vi os, at du vil lave dit regnskab for årets 6 første måneder. Så du flytter lige hele molevitten en række nedad (se afsnittet om at flytte), og sletter de overflødige ialt. Over tallene i kolonne B skriver du: jan (eller Jan eller Januar eller Måned 1).

14 14 Flyt, slet, kopier Og nu kommer det morsomme: Prøv at kopiere jan ind i de 5 celler mod højre ved hjælp af håndtaget! Så sker der følgende: Når Excel kan se, at der er tale om serier, som giver mening, fylder den selv ud med stigende værdier. Lige meget om udgangspunktet er eller Januar eller Mandag eller Periode 1. Prøv selv de forskellige muligheder. Hvis du i to celler har følgende stående: og begge celler er markeret - så véd systemet, at intervallet er kvartaler og vil overholde intervallet, når du fylder ud mod højre. Der vil altså komme til at stå: jan apr jul okt. TIP! Prøv at skrive John i en celle. Og prøv så at skrive j i cellen nedenunder. Så skriver Excel automatisk John i den nye celle! TIP! TIP! Du kan selv oprette nye serier. F.eks. kunne det tænkes, at du også ønsker de danske ugedage eller måneder som serie. Det klarer du sådan: 1. Opstil først listen i en række eller kolonne. 2. Markér listen. 3. Giv kommandoen Funktioner, Indstillinger. 4. Klik på fanebladet Lister. 5. Klik på knappen Importer. 6. Klik på OK.

15 Flyt, slet, kopier 15 Din nye liste er nu klar til brug. Prøv et andet sted i regnearket at skrive Mandag. Placér markøren på cellen, og træk nedad eller mod venstre i fyld-håndtaget. Så skal du se! På samme måde kan du oprette lister med danske måneder, og du kan vælge forkortede lister med man, tir, ons osv. - og med jan, feb, mar osv. Kopiere formler Prøv at stille markøren i celle B5 - altså der hvor summen for januar skal ind. Summen skal angives med celleadresser, ikke med tal. Indtast nu formlen: =B2+B3 I cellen vil du se resultatet af udregningen, og når din markør står i cellen, kan du samtidig se formlen i formellinien. (Hvis du dobbelklikker på cellen med udregningen, kommer formlen også til syne her, så du kan rette i den). Nu forestiller vi os, at du har lagt nogle tal ind for de øvrige 5 måneder:

16 16 Flyt, slet, kopier Det eneste du nu mangler, for at gøre regnskabet komplet, er at få summen for de enkelte måneder regnet ud. Det kan du enten gøre usmart ved at taste formlen ind i hver kolonne. Eller du gør det smart ved at kopiere formlen. Tag fat i håndtaget, og kopiér formlen: Læg mærke til, at selvom formlen godt nok er kopieret, så er den ikke blot en gentagelse af den første formel. Resultaterne er jo forskellige! Formlen ændrer sig ved kopieringen, således at den summerer de tal, der står ovenover den. Når formlen =B2+B3 kopieres én celle mod højre, ser kopien sådan ud: =C2+C3. Dette kaldes relativ kopiering, og du har selvfølgelig også en anden mulighed, nemlig absolut henvisning, som beskrives i næste afsnit. Standard er altså, at formler ændrer sig relativt ved kopiering. I stedet for at trække i håndtaget kunne du: Kopiere med Rediger, Kopier og Rediger, Sæt ind. Når sidstnævnte kommando gives, skal alle celler, hvortil formlen ønskes kopieret, være markeret. Markere cellen med formlen og samtlige tilstødende celler hvortil formlen ønskes kopieret - og give kommandoen: Rediger, Fyld, Til højre (eller Nedad). Absolut henvisning Vi prøver lige med et andet eksempel. Du har 3 forskellige lån med en månedlig rente på 2%. Du vil gerne se den månedlige rente for hvert af lånene. Det kunne du lave sådan: Formlen vil give et korrekt resultat for det første lån. Men hvad vil der ske, når du kopierer formlen? Jo, den vil simpelt hen komme ud af trit med procentsatsen, som alle formler jo skulle hente ét og samme sted. Prøv selv! Løsningen hedder absolut henvisning - dvs. at celleadressen ikke forandres ved kopiering. Det gøres ved at indsætte $-tegn foran kolonne- og rækkebetegnelse (hvis de begge skal låses). I praksis kan du gøre det ved at stille markøren på den celleadresse, der skal låses, og trykke på tasten F4. Men du kan naturligvis også blot indsætte dollartegn. Her i eksemplet skal kun celle B1 have absolut reference. Når du kopierer formlen, skal den jo netop bruge samme procentsats på nye lånebeløb. Formlen er nu klar til at blive kopieret! Fortryd Indtastning, sletning, flytning og kopiering, samt andre handlinger, kan fortrydes og gøres ugjorte med funktionen fortryd. Klik på værktøjet Fortryd. Hvis du alligevel ikke vil fortryde, klikker du en gang mere på samme værktøj: Annuller Fortryd!

17 Formatering 17 Formatering Hvad kan man? Spørgsmålet er snarere: Hvad kan man ikke? Du kan få alle slags skrifttyper, i normal, fed, understreget, kursiv og alle størrelser. Du kan få dine tal til at præsentere sig med det antal cifre, du ønsker, og med angivelse af kr. eller udtryk i procent eller... Hovedprincippet ved formatering er, at du markerer det område, du ønsker at give et nyt og bedre udseende - og foretager ændringen derefter. Du kan enten markere et område på normal vis, eller du kan markere en hel række (eller flere rækker) ved at klikke på tallet til venstre for rækken: I eksemplet her er der klikket på 5-tallet til venstre. På samme måde kan du markere en kolonne (eller flere sammenhængende). TIP! Du kan markere hele arket ved at klikke i firkanten mellem A og 1! Når du har markeret det, der skal ændres, er du klar til at foretage ændringen. I de fleste tilfælde kan du nøjes med de muligheder, der ligger i værktøjslinien. Værktøjslinien til formatering Skrift Værktøjslinien til formatering indeholder disse symboler: Den første (med teksten Arial) er en listeboks, og den aktiveres ved et klik på pilen til højre i feltet. Her har du mulighed for at vælge skrifttype. Hvilke og hvor mange du får frem, afhænger af din installation. I listeboksen ved siden af kan du vælge skriftstørrelse. De næste symboler er som bruges til Fed, Kursiv og Understreg. Disse tre symboler bruger du til justering af tekst eller numeriske værdier. Venstrejusteret, centreret, højrejusteret.

18 18 Formatering Det sidste symbol betyder centrering i markeret felt. Det kan fx være smart at bruge i overskrifter. Lad os prøve den på overskriften i fakturaen. Start med at markere det område, hvor teksten skal centreres. Klik på Overskriften er centreret. De næste knapper bruges til at formatere tal. formaterer et tal til valuta. Stil markøren på den celle, der skal formateres (eller marker område) og klik på knappen. 200 bliver da til kr. 200,00 bruges til at få tallet til at fremstå som procent. Tallet 1 vil blive formateret til 100%, tallet 0,2 til 20% osv. viser dit tal som decimaltal. 200 bliver til 200,00. Prøv at markere alle celler med tal i fakturaen, og klik på komma-knappen. Nu ser regnskabet lidt bedre ud end før: Hov! Hvad skete der? Tallet i celle B8 er blevet til en grim række havelåger! Det skyldes, at der ikke længere er plads til hele tallet i cellen. Excel vælger at vise det på denne demonstrative måde, frem for at give dig et forkert og misvisende tal, hvor der er skåret noget af. Inden vi går videre med knapperne, må vi lige have gjort kolonne B noget bredere. 1. Stil musemarkøren lige på den lodrette streg mellem kolonnenavnene B og C (i det grå område). Markøren får herved form af en dobbelthovedet pil med en lodret streg igennem. 2. Tryk venstre museknap ned - og hold den nede. 3. Træk mod højre. 4. Slip museknappen, når kolonnen har den ønskede bredde. TIP! I stedet for at trække, kan du dobbeltklikke på den lodrette streg mellem B og C. Kolonnen tilpasses da den celle i kolonne B, der har det bredeste indhold. Rækkernes højde kan justeres på samme måde: ved at trække i den vandrette streg mellem to rækketitler (fx. 2 og 3).

19 Formatering 19 Og vi går videre med knapperne: Klik dernæst på pilen ved rammekombinations-boksen, og vælg symbolet for streg foroven og en dobbelt streg forneden. bruges til henholdsvis at vise én decimal mere eller én decimal mindre. For hvert klik får tallet én decimal mere/mindre. er dit ramme- og stregværktøj. Lad os se lidt på isenkramregnskabet igen. Det ville se pænt ud med en streg over totalerne og dobbelt understregning. Markér først området, der skal have en streg over: Du kan i dette galleri vælge, hvad du har lyst. Bare gå i gang med at eksperimentere. er farveladeknapperne. Gør din farveskærm og dit farveprint mere overskuelige og måske mere festlige. Den første bruges til at vælge baggrundsfarve i et markeret område, og den anden til at vælge skriftfarve. Lad os prøve at gøre fakturaen lidt kønnere. Først ordet faktura. Det skal for det første være med skrifttypen Times New Roman, og det skal være størrelse 15 punkt. 1. Stil markøren i celle A1 (selvom overskriften er centreret, hører den alligevel til den celle, hvor den blev indtastet). 2. Klik på listepilen til højre i feltet (med teksten Arial). 3. Kør med elevatoren til du finder Times New Roman, som du så klikker på. 4. Vælg størrelse 15 punkt i boksen ved siden af. TIP! Det er såmænd herligt at sidde og lege med de mange muligheder for formatering. Men nogle gange har du bare ikke tid, og alligevel ønsker du et layout der er lidt mere end bare normal skrift og sort-på-hvidt. Til de situationer kan du bruge kommandoen Autoformat.

20 20 Formatering 1. Markér det der skal formateres automatisk. 2. Giv kommandoen Formater, Autoformat. 3. Klik på de forskellige muligheder og se i boksen til højre, hvordan formatet ser ud. Vælg f.eks. Klassisk 2. Din faktura kommer nu til at se sådan ud (og det er kun én af mange muligheder): TIP! Værktøjslinealen kan slås til og fra med kommandoen Vis, Værktøjslinjer. I dialogboksen kan du også med afkrydsning slå Vis værktøjstip til og fra. Værktøjstip er de små forklarende tekster, der automatisk kommer frem, når du nærmer musemarkøren til en værktøjsknap uden at klikke på den. Kopiering af format Vi forestiller os nu fakturaen med endnu et nyt format, som du møjsommeligt har siddet og fremstillet. Overskriften Faktura er med stor og fed Times New Roman. Helt foroven endnu en overskrift: PC-shoppen. Det skal stå med nøjagtigt samme format som Faktura. Altså kopierer du blot formatet. 1. Stil markøren i cellen, hvis format du vil kopiere. 2. Klik på værktøjet Formatpensel. 3. Klik på den celle, formatet skal kopieres til (eller træk musemarkøren henover, hvis det er flere celler). Sletning af format Du kan vælge at sætte en celle tilbage til neutralt format ved at 1. stille markøren i cellen (eller markere cellerne) 2. give kommandoen Rediger, Ryd, Formater. TIP! Hvis du har ændret formatet i en celle eller et område, kan du fortryde handlingen ved at klikke på fortryd-værktøjet

21 Formatering 21 Dit eget talformat De fleste vil nok kunne få tallene til at se nogenlunde ud som ønsket ved hjælp af knapperne i værktøjslinjen, men selvfølgelig kan der opstå en situation, hvor du ønsker at definere dit talformat selv. Lad os sige, at du regner med norske kroner, som skal stå i regnearket med NOK foran og to decimaler. Du indtaster tallet 5 i en celle, markøren står i cellen, og derefter vil du formatere det som NOK 5,00. Giv kommandoen Formater, Celler. Kig lidt på dialogboksen. Du er kommet ind under fanebladet Tal - men som du ser, kan du også her formatere justering, skrifttype, ramme, mønstre og beskyttelse. Du kan med andre ord bruge denne kommando i de situationer, hvor du ønsker en så speciel formatering af celler, at knapperne på værktøjslinjen ikke er nok. Her er det et tal, vi skal formatere, så vi bliver her under fanen Tal. Til venstre i dialogboksen har du feltet Kategori. Her vælger du, hvilken type tal, du vil formatere. Klik på kategorien Tilpas, som står nederst. Derefter klikker du i feltet Type. Formaterne er opbygget omkring et semikolon. Før semikolon står formatet for positive tal. Efter semikolon står formatet for negative tal. # symboliserer, at cifferet vises, hvis det bærer en værdi. 0 symboliserer, at cifferet altid vises. Punktum er tusindgruppeadskillelse og komma er decimaltegn. Farve angives i kantede parenteser, fx. [Rød] ved de negative tal. Hvis tallet skal ledsages af en tekst, fx. kr, skrives teksten simpelthen dér, hvor du ønsker den. I feltet Type indskriver du dit eget format. Når du er færdig med at definere koden, klikker du på OK. Sådan bruger du talformatet Dit format kan bruges overalt i projektmappen. 1. Stil markøren på det tal, der skal formateres som norske kroner. 2. Giv kommandoen Formater, Celler. Du skal ind under fanebladet Tal. 3. Klik på den kategori, det ønskede format tilhører. Hvis du har fulgt eksemplet, klikker du på kategorien Tilpas. 4. Rul ned til - og klik på - den ønskede formateringskode i højre side - og på OK. Husk også, at du kan bruge formatpenslen til at gentage et format (se side 20).

22 22 Formatering Datoformater Et emne for sig er datoformater. Hvis du i en tilfældig celle indskriver værdien 1-1, vil du se, at det automatisk formateres som en dato: 1-jan (i år). Prøv at vende tilbage til den samme celle og indtaste tallet 850. Så snart du trykker på får du datoen 29-apr. Hvad er nu det? Prøv igen at stille markøren på cellen - og giv kommandoen Formater, Celler. Du ser, at der er valgt et datoformat (under Tilpas) - og du kan naturligvis vælge et andet format, hvis du ønsker det. Prøv fx at klikke på kategorien Dato. Vælg et format, der viser året. Du vil i så fald se, at der er tale om 29. april En hilsen fra fortiden! Hvis du gik ind og valgte ét eller andet normalt talformat, ville du igen få værdien 850. Det vil altså sige, at tallet 850 svarer til datoen 29. april Forklaringen er, at Excel har serienumre indlagt for datoer, startende med 1, som svarer til den 1. januar Herfra tælles der op. I skrivende stund har vi den 30. marts 1996, som svarer til serienummeret Når du skal bruge en dato, indtastes den som vist med bindestreger, og derefter formateres den, som du ønsker. Husk at du kan oprette din egen kalender ved at kopiere med fyld-håndtaget, se Nem kopiering s. 13. Mere om formater Se Typografier s. 45, hvordan du kan gemme dine formater som typografier, og blandt andet dermed få muligheden for at rette formater med tilbagevirkende kraft! Tegninger og pynt Sidst jeg havde Matisse på besøg, tegnede han lidt i min Excel - bare for at vise, at det kan lade sig gøre. Resultatet ser du her. Verdens eneste næsten originale Matisse udført i Excel. Inden han tegnede, gik han ind og hentede værktøjslinjen til tegning: Han klikkede på værktøjet tegning. (Alternativ: Giv kommandoen Vis, Værktøjslinjer, afkryds Tegning og klik på OK). TIP! Det gælder helt generelt for værktøjslinjer, at du selv kan bestemme, om de skal hænge og svæve som selvstændige vinduer nede i arbejdsområdet, eller om de skal stå pænt og nydeligt sammen med de andre værktøjslinjer oppe i toppen. Hvis du vil udskille en værktøjslinje oppe fra værktøjsområdet som selvstændigt vindue, stiller du musemarkøren i værktøjslinjen. Den må ikke røre ved noget værktøj, den skal stå et sted over eller under knapperne.

23 Formatering 23 Tryk venstre museknap ned, og hold den nede, mens du trækker værktøjslinjen nedad. Du kan tydeligt se en markering af værktøjslinjen på skærmen. Når du slipper museknappen et sted i arbejdsområdet, vil din værktøjslinje stå, hvor markeringen viste. Når du ikke vil se på værktøjslinjen mere, lukker du den af på samme måde som ethvert andet vindue (hvis den står som et vindue) - eller du giver kommandoen Vis, Værktøjslinjer og fjerner afkrydsningen for Tegning - og klikker OK. Du kan ligeledes trække en værktøjslinje, der ligger og flyder i arbejdsområdet, op til toppen af skærmen. Stil markøren på værktøjslinjens titelbjælke. Tryk venstre museknap ned, og hold den nede, mens du trækker markøren opad. Slip, når markøren har nået nogenlunde det sted, hvor værktøjslinjen nu skal være. Du bestemmer selv, om den skal være over eller under de andre værktøjslinjer. Det er simpelt hen et spørgsmål om, på hvilket sted, du slipper museknappen. Sådan tegner du De første 5 værktøjer (fra venstre) bruges til: streg, rektangel, elipse, bue og kombinationstegning. Det kan du forresten selv finde ud af ved at stille markøren på de enkelte værktøjer uden at klikke. Så kommer værktøjstippet frem i form af en lille tekstramme, der siger værktøjets navn. Knapperne fungerer på den måde, at du klikker på udvalgt symbol, og derefter kan du tegne figuren i arbejdsrådet ved at trykke venstre museknap ned der hvor tegningen skal begynde, trække markøren til der hvor tegningen skal ende, og slippe museknappen. Når tegningen er markeret, dvs. du kan se håndtagene rundt om den, kan du trække i håndtagene for at ændre størrelsen på tegningen. Hvis du holder tasten Skift nede, mens du trækker i håndtagene, beholder stregen sin retning. Tilsvarende beholder kassen/cirklen sine proportioner, hvis det er hjørnerne, du trækker i. Du markerer tegningen ved at klikke på den, når din musemarkør er en hvid pil. Værktøjet kombinationstegning fungerer på den måde, at du tegner en streg, og klikker én gang for at ændre retning. På den måde kan du tegne ret frit. Når du dobbeltklikker, er stregen afsluttet. Værktøjet tekstboks bruges til at påklistre rammer med tekst i regnearket. Du kan formatere teksten som det passer dig, og flytte/ændre rammen ved at klikke på den med musemarkøren (skal have form af hvid pil) og trække i håndtagene. Skyggeeffekten på den viste tekstboks er lavet med værktøjet skygge ude til højre i værktøjslinjen. Matisse-originalen, som du så i starten i kapitlet, er lavet med værktøjet frihåndstegning. Tja, der er nok at gå i gang med! Prøv dig frem med de forskellige knapper. Disse muligheder kan få betydning for dig i mange sammenhænge - fx. ved udformning af trykte formularer, hvor du lægger vægt på et godt layout. Se kapitlet Udskrift s. 40 for videre inspiration.

24 24 Formler og funktioner Formler og funktioner Reference Cellereferencer kan være relative eller absolutte. Absolut henvisning markeres med et $-tegn. Se slutningen af kapitlet Redigering af blokke. Navngivne celler Sammensætning af formler kan blive en uoverskuelig affære i et stort regnskab. Ofte skal du sidde og finde/klikke på den ene intetsigende celleadresse efter den anden, og så ender det måske med, at der er fejl i formlen! Forestil dig følgende regnskab: Dette er endda kun en simpel opstilling. Fomlen er OK, men den ville være nemmere at tyde, hvis der stod: =Lånebeløb*Rentesats/Årlige_terminer Et Navn oprettes nemmest på denne måde: 1. Marker de celler, der skal navngives, her A1:B4. Hvis der til venstre eller over celler står brugbare navne, medtages disse i markeringen. 2. Giv kommandoen Indsæt, Navn, Opret. Da du allerede har markeret ledetekster og tal, "ved" Excel, at cellerne med tal (til højre i det markerede) skal opkaldes efter cellerne med tekst (til venstre i det markerede). Derfor er der hak i feltet Venstre kolonne. Du accepterer dette ved at klikke på OK. Prøv en gang nu at klikke på celle B1. Oppe til venstre, hvor du normalt ser benævnelsen for celleadressen, har du nu i stedet cellens ny navn: Lånebeløb. Prøv at klikke på tallene ét for ét - de har alle fået navn efter ledeteksten til venstre for dem. Også resultatcellen! Prøv nu at slette formlen i celle B6. Vi vil indskrive den på ny: =Lånebeløb*Rentesats/Årlige_terminer Denne formel er meget nemmere at forstå, hvis du vender tilbage til et regneark, du ikke har kigget på i lang tid!

25 Formler og funktioner 25 Funktioner Ud over at du selv kan opbygge formler med de kendte regnearter, kan du benytte dig af funktioner, der på forhånd er programmeret ind i regnearket. Disse funktioner giver dig mulighed for udregninger, som enten ville tage lang tid selv at konstruere, eller som du normalt slet ikke kan opstille. F.eks. ydelse på et annuitetslån, hvor du ud fra oplysning om lånstørrelse, løbetid, antal årlige terminer og rentesats kan udregne den faste ydelse pr. termin. De indbyggede funktioner er mangfoldige og er delt op i matematiske, statistiske, finansielle osv. Mht. opbygning er de dog bygget op over samme læst, og en praktisk trylleknap hjælper dig til den korrekte opbygning. Den nemmeste funktion er sum-funktionen, så den starter vi med. 1. Opstil nogle tal under hinanden. 2. Klik på cellen under din lille talkolonne. 3. Klik på sumværktøjet, og straks har du summen under tallene. Formlen er ikke =B1+B2+B3. Den har et helt andet udseende: =SUM(B1:B3) TIP! Når du har klikket på SUM-værktøjet, omgives de celler, Excel tror, du vil lægge sammen, af en levende stiplet linie. Hvis du er uenig med Excel, markerer du med musen den blok af celler, du vil summere. Fælles for funktionerne er: de starter med lighedstegn dernæst kommer funktionens navn (fx SUM) funktionens variable og parametre står i en parentes, adskilt af enten kommaer (som betyder og eller adskiller variable) eller kolon, (som betyder fra-til ). Guiden Funktion Når du skal indsætte en formel, betaler det sig at bruge Guiden Funktion. Klik på knappen. Du bliver nu ført gennem en række valg, hvor du svarer på de spørgsmål, programmet stiller. Hver gang du kommer i tvivl, kan du hente yderligere vejledning ved at trykke på tasten F1 for hjælp. Læg mærke til, at du i venstre side kan vælge de funktioner, der er til rådighed i højre side. Øverst kan du klikke på Senest anvendt og dermed kun se de funktioner, du sidst har brugt. Du kan også klikke på Alle, hvilket vil gøre listen i højre side meget lang, men ellers har du det i dialogboksen viste udvalg. Hvilke smarte ting kan du så lave med disse funktioner? I det følgende får du nogle eksempler.

26 26 Formler og funktioner Finansielle funktioner Her skal du få et eksempel, som du kan bruge til udregning af et annuitetslån - som almindelige mennesker normalt ikke kender nogen metode til at udregne. Det kan være praktisk at kunne regne på, hvad man præcis kommer til at sidde for i en ny bolig eller andet, som er baseret på et lån med fast rente og fast ydelse, kort sagt et annuitetslån. Formlen ser således ud: =YDELSE(Rente;Antal terminer;lånebeløb) Der er yderligere to parametre, nemlig fv (fremtidsværdi) og type. De bruges hvis man ikke vil betale helt ned til nul, eller hvis man betaler i starten af en termin i stedet for slutningen. Disse to sidste parametre udelades normalt. Lad os tage lånet fra før: Denne gang har vi sat teksten Ydelse på for neden. I celle B6 vil vi have en funktion ind, der udregner annuitetsydelsen på lånet. 1. Markøren står i den celle, hvor resultatet ønskes 2. Klik på Guiden Funktion. 3. Vælg Finansielle i boksen til venstre, og kør ned med elevatoren til funktionsnavnet YDELSE i boksen til højre. 4. Klik på Næste. Du får nu denne dialogboks: Husk: Indsæt ikke tal - brug celleadresser! Du kan flytte vinduet rundt, hvis det skygger for de celler du vil have fat på. Træk i den mørke bjælke foroven (hvor der står Guiden Funktion) med musen. Den første variabel er rentesatsen. Klik i boksen rente, og klik dernæst på den celle i regnearket, hvor rentesatsen er skrevet. I det viste eksempel er det celle B2. MEN: Der bedes om renten pr. periode. Cellen indeholder en rentesats pro anno. Af opstillingen fremgår det, at der er 2 terminer om året. Rentesatsen skal derfor divideres med antal terminer om året for at få det, guiden beder om: rente pr. termin. Altså skal der i første felt, hvor du har fået celleadressen B2 klikket ind yderligere stå et divisionstegn, efterfulgt af den celleadresse, hvor antal årlige terminer står (B4):

27 Måske virker det lidt overdrevet med disse celleadresser...men forestil dig, at forudsætningerne for lånet siden ændres. Så skriver du bare de nye tal ind foroven i regnskabet, og formlen vil straks udregne den nye ydelse. Nå, vi må videre: Klik i feltet nper (antal perioder). Der er i vort lån her 2 terminer på et år. Altså skal antallet af år ganges med antallet af terminer pr. år: Formler og funktioner 27 Endelig skal du klikke i feltet nv (now value, nu-værdi), som er selve lånebeløbet. Det står i celle B1. Nu er du klar til at indsætte funktionen. Klik på Udfør. Optager du et annuitetslån på 7000 kr. til en rente på 14,5% over 4 år og med 2 årlige terminer, er den halvårlige ydelse 1.183,66 kr. Denne ydelse angives som et negativt tal, men fortegnet kan vendes til plus - det ser du et eksempel på om lidt. Nu har du faktisk en meget sjov lille model, som kan bruges til alle annuitetslån. Gem den som en slags maske, og brug den når som helst, det er relevant. Du kan til enhver tid overskrive lånebeløb, rentesats, løbetid og antal terminer. Den korrekte ydelse vil omgående blive udregnet af funktionen!

28 28 Formler og funktioner Matematiske funktioner Når du skal indsætte en matematisk funktion, bruger du Guiden Funktion. Klik til venstre i dialogboksen på Mat og trig. Du får nu en liste frem i højre side med udelukkende matematiske og trigonometriske funktioner. De fleste har du normalt ikke brug for til almindelige budget- og regneopgaver, men de kan være nyttige, hvis du arbejder med matematik. I så fald henviser jeg indtil videre til programmets udmærkede hjælpefunktion (se side 6). Vi andre bruger stort set disse: ABS...giver den absolutte værdi af et tal. Den absolutte værdi af 2 er 2. Den absolutte værdi af -2 er også 2. AFKORT...afkorter et tal til et heltal. Skærer altså decimalerne af. Når du regner videre med tallet er decimalerne ikke længere med! AFRUND...afrunder et tal til et angivet antal decimaler. Modsat AFKORT rundes der op eller ned. Bruger du tallet videre, regnes der med den afrundede værdi! POTENS...giver resultatet af et tal opløftet til en potens PRODUKT...ganger argumenterne REST...giver restværdien fra division SUM...lægger argumenterne sammen. Denne bruges, når du betjener dig af sum-værktøjet. TÆL.HVIS...Tæller antallet af værdier, der opfylder et bestemt kriterium. I det følgende gives et eksempel på brugen af de matematiske funktioner. Absolut værdi Formlen =ABS(tal) skal nævnes her, fordi den kan være nyttig som eksempel i forbindelse med den ydelse, du regnede ud i det foregående. Ydelsen havner i dit regnskab som et negativt tal. Måske vil du have ydelsen uden minus foran. 1. Dobbeltklik i cellen med ydelsen. 2. Rediger formlen så den nu kommer til at se sådan ud: 3. =ABS(YDELSE(B2/B4;B3*B4;B1)) 4. Resultatet i cellen vil nu blive positivt. Læg mærke til, at parenteserne for funktionen ABS helt omslutter den anden formel. Resultatet er, at du nu får ydelsen ud som et positivt tal. Statistiske funktioner Igen gælder det, at der findes et hav af funktioner, som ingen almindelige mennesker nogen sinde vil bruge. De mest almindelige er: MAKS...Returnerer den maksimale værdi fra en liste med argumenter. MIDDEL...Returnerer middelværdien (gennemsnittet) af argumenterne. MIN...Returnerer den mindste værdi fra en liste med argumenter. TÆL...Tæller antallet af tal på en liste med argumenter.

29 Formler og funktioner 29 Maksimum, minimum, gennemsnit Her ser du en opgørelse over antallet af mål for forskellige sportsklubber i en periode: Vi ønsker nu at indføre lidt statistik til højre. Her kan funktionerne MAKS, MIN og MIDDEL bruges. I funktionens parentes angiver du det område, funktionen skal gælde for, men det giver sig selv, når du bruger Guiden Funktion. Vi starter med at finde det højeste antal mål, der har være scoret i perioden. Værdien skal stå i E2. Placér markøren i celle E2 og klik på Guiden Funktion. Kør med elevatoren nedad i den højre rude, indtil du kommer til MAKS. TIP! Du er hurtigt nede ved dem der begynder med M, hvis du starter med at taste et M. Dernæst klikker du på MAKS. Klik på Næste. Læg mærke til, at du i dialogboksen kan indsætte værdier i to felter: tal1 og tal2. tal1er fremhævet fordi den skal udfyldes - tal2 er frivillig. Udfyld feltet tal1 ved at klikke i det. Markér området med målene med musen (du kan også skrive celleadresserne, hvis du har lyst til at taste lidt). Klik nu på Udfør - og formlen bliver indsat. Prøv på samme måde at indsætte formler for MIN og MIDDEL:

30 30 Formler og funktioner TÆL og TÆL.HVIS TÆL og TÆL.HVIS kan være ganske smarte. TÆL bruges til at optælle antallet af celler i det angivne område, der indeholder værdier: TÆL.HVIS bruges til at optælle, i hvor mange af cellerne en bestemt værdi findes. Lad os sige, at vi ønsker at vide, hvor mange af klubberne, der har scoret mere end 20 mål i den angivne periode. Denne funktion kan som alle andre indbyggede funktioner vælges vha. Guiden Funktion. Den findes i kategorien Mat og trig. Men du kan også prøve at indsætte den uden at bruge guiden. Indtast blot direkte i cellen (husk lighedstegnet): Husk: Kriteriet skal i anførselstegn. =TÆL.HVIS(område; kriterium ) Lad os prøve med eksemplet: Hvor mange af klubberne har scoret mere end 20 mål? Se formlen foroven. Enkelt og effektivt!

31 Formler og funktioner 31 Logiske funktioner Et udsagn har en sandhedsværdi - enten er det sandt eller falsk. Matematiske udsagn er opbygget medsåkaldte operatorer, dvs. = lig med > større end < mindre end >= større end eller lig med <= mindre end eller lig med <> forskellig fra Logiske funktioner har med udsagn at gøre. I det følgende vil du se, hvordan du kan få glæde af den mest anvendte af de logiske funktioner: IF-funktionen. Den bruges til at forgrene en formel, således at én af to handlinger udføres, afhængigt af sandhedsværdien af et nærmere defineret udsagn. Hvad kan man så bruge det til? Jo, man kan f.eks.: Få en tekst til at komme frem, hvis et bestemt tal kommer under en bestemt værdi, fx. teksten NOTABENE: UNDERSKUD! Få en funktion til at foretage én af to (eller flere) udregninger. Hvis skatten fx udregnes afhængigt af, hvor mange kroner der er tjent, kan du få formlen til først at smage på indtægten, og dernæst sige: Javel, der er tjent under kr., så er det udregning 1 vi foretager, ellers er det udregning 2! Samme formel kan selvsagt kopieres, og vil i hvert tilfælde foretage én af to udregninger, afhængigt af indtægtens størrelse. HVIS Funktionen ser således ud: Det skal forstås sådan: =HVIS(udsagn;sand;falsk) udsagn Foretager en test, fx. A5 < 2 sand Skal gøres/vises, hvis udsagnet er sandt. falsk Skal gøres/vises, hvis udsagnet er falsk. Opstil fx et regnskab over indtægter og udgifter i årets første 6 måneder. Med uregelmæssige indtægter og udgifter er der måske underskud i nogle måneder. Ud for sådanne måneder ønskes teksten underskud.

32 32 Formler og funktioner Placér markøren i celle E2 og klik på knappen Guiden Funktion. Vælg Logisk og HVIS. Klik på Næste. Udfyld boksen logisk_test Til vores opgave skal vi teste, om der i kolonnen Tilbage står et negativt tal. Det gør du med udsagnet D2<0 (husk: det er et nul, ikke et O som Ole). Dette udsagn kan enten være sandt eller falsk. Lige nu er det falsk, hvilket dialogboksen tydeligt gør dig opmærksom på. Men når først du kopierer formlen, kan den gå hen og blive sand nogle steder. Hvis det er sandt, at der i celle D2 står et negativt tal, skal funktionen skrive ordet UNDERSKUD. Det skriver du i feltet værdi_hvis_sand....og hvis det er falsk, at der i celle D2 står noget, som er mindre end nul, ja så skal funktionen simpelt hen give teksten OK. Det skriver du i feltet værdi_hvis_falsk. Så er du klar til at klikke på Udfør.

33 Formler og funktioner 33 Resultatet er, at funktionen udskriver teksten OK. Det skal den også - tallet i D2 er ikke mindre end nul. Prøv nu at kopiere funktionen til de øvrige celler i kolonne E (ved at trække i håndtaget som beskrevet s. 13). Du ser nu, at i celle E4 udskriver funktionen en anden tekst - fordi beløbet i D4 er mindre end nul. Dette er et grundlæggende eksempel, men overvej f.eks., at du i stedet for blot at få funktionen til at udskrive en tekst, også kan få det til at foretage en udregning, og så bliver det først rigtig sjovt! Forestil dig, at du skal afspadsere dit overarbejde. Din arbejdsplads giver dig halvanden times afspadsering for hver time du overarbejder. MEN: hvis du overarbejder mere end 3 timer på en dag, får du 2 timers afspadsering for hver times overarbejde fra og med 4. overarbejdstime. Altså: første 3 timer ganges med 1,5 og øvrige timer med 2. Gå ud fra følgende opstilling: TIP! Datoerne indsættes således: Tast simpelt hen 1-1 (husk: det er 1-taller, ikke L) i celle A2. Dette formateres automatisk som dato. Hvis du er utilfreds med formatet, vælger du et passende datoformat efter at have klikket på Format, Cells. Se også s. 22 Formlen, der omregner overtimerne til afspadsering, skal først smage på overtimerne: Er der mere end 3? Nogle gange ja, andre gange nej, og det er to forskellige udregninger, der skal foretages. Hvis der er mindre end eller netop 3 timer, skal overtimerne ganges med 1,5. Hvis der er mere end 3 timer, skal der afspadseres 4,5 timer for de første 3 timer, og de øvrige timer skal ganges med 2.

34 34 Formlen ser således ud: Formler og funktioner =HVIS(B2<=3;B2*1,5;4,5+(B2-3)*2) Vi lader den stå et øjeblik. Læs den stille og roligt fra venstre. Hvis tallet i B2 er mindre end eller lig med 3, så skal det ganges med 1,5 - ellers skal der gives 4,5 afspadseringstimer for de første 3 timers overarbejde plus at hver time, der ligger ud over 3 timer, skal honoreres med 2 timers afspadsering. Ak ja, en gang imellem skal man lige fordøje den et par gange. Prøv at indtaste funktionen, og kopiér den derefter nedad. Mere om funktioner Dette er langt fra den udtømmende historie om indbyggede funktioner i Excel - men det er helt sikkert nok til, at du kan komme i gang og måske selv gå på opdagelse i mulighederne. Hvis du vil mere til bunds i emnet, kan du finde mere avancerede eksempler i hæftet Videre med Excel. Redigering af funktioner Du kan bruge Guiden Funktion til at redigere en funktion, der allerede er indsat. Placér markøren i cellen med funktionen - og klik på Guiden Funktion. Du kan nu redigere funktionen i dialogboksen. Senest anvendt I funktions-dialogvinduet kan du vælge funktionskategorien Senest anvendt. Den giver dig mulighed for at vælge mellem de funktioner, du ofte bruger.

35 Lister og kartoteker Lister og kartoteker 35 Excel har en række funktioner, som gør at du kan bruge dit regneark som en lille database. F.eks. til kartotek, fakturasystem eller oversigt over din CD-samling. Traditionelt kalder man denne anvendelse for database, men det er klart, at det ikke har ret meget med en professionel database at gøre. Den største forskel er umiddelbart, at man ikke i Excel kan få flere tabeller til at spille sammen (således at fx et kundenummer henter kundens navn og adresse). Dette eksempel er et kartotek over naturfredningsforeningen i Gåserød og Sandholt. Her kan vi holde styr på medlemmernes navn, adresse, telefonnummer, samt om det enkelte medlem er aktivt eller passivt. Kartoteket kan blandt andet bruges til brevfletning i Word (eller eventuelt andre tekstbehandlingsprogrammer), og i forbindelse med brevfletningen kan vi endda foretage udvalg/filtreringer direkte i Word. Du kan selvfølgelig også filtrere listen i Excel - fx kan du vælge, at du kun vil se de passive medlemmer på skærmen. Med i listefunktionen er nem sortering og mulighed for anvendelse af en brugervenlig skærmformular, der viser dig ét medlem på skærmen ad gangen med samtlige oplysninger om medlemmet. Her kan du så også søge efter et bestemt medlem, og du kan indtaste, redigere og slette medlemmer. Alt i alt en ikke ueffen samling funktioner, der kan laves til et smart lille system, hvis man forstår at bruge det. Grundlæggende regler Mine råd er: Læg kartoteket i projektmappens første (øverste) ark. Start med kartoteket i celle A1. Undgå tomme kolonner/rækker. Skriv kolonnetitler med fed skrift, alt andet med normal. Det gavner overskueligheden. Oprettelse af kartoteket I Ark1 i en nyoprettet projektmappe indskriver du først titlerne på listens kolonner: Din liste er nu grundlagt og klar til indtastning af medlemmer! Det kan du gøre enten ved at skrive oplysningerne i kolonnerne, eller du kan med det samme anvende skærmformularen. Da det er noget nyt og spændende, vil vi selvfølgelig straks prøve det!

36 36 Lister og kartoteker Stil markøren i celle A2 som vist på illustrationen (eller et hvilket som helst sted i området A1:F2). Klik på kommandoen Data og vælg Formular. Excel spørger nu: Excel vil gerne vide, om de tekster, der står i række 1, skal betragtes som titler. Det kan du roligt svare OK til. TIP! Hvis du allerede har indtastet mindst ét medlem OG der i mindst én kolonne, hvor datatypen ikke er tekst, findes tal, slipper du for dette spørgsmål. I dette tilfælde kan Excel nemlig selv se, at teksterne for oven må være titler. Det kunne være en kolonne med fx Alder. I sådan en kolonne ville teksten Alder stå i øverste række, og i alle andre celler derunder ville der stå et tal. Men OK, alt i alt må det konkluderes, at det er svært at gøre det forkert. Du er nu klar til at indtaste det første medlem. Markøren står og blinker i første felt: Fornavn. Indtast et fornavn. Og gå videre til næste felt med TAB-tasten, ikke Retur. Du går baglæns, altså til foregående felt, med tastkombinationen Skift+TAB. Når du er færdig med at indtaste medlemmet, klikker du på Ny og er klar til næste medlem. Når du ikke vil taste flere ind, klikker du på Luk. Nu tænker vi os altså, at du har været rigtig flittig og lagt alle medlemmerne af Gåserød- Sandholt Naturfredningsforening ind: Her ligger de så hulter til bulter, men du kan sortere og filtrere dem, som du har lyst til.

37 Lister og kartoteker 37 Sortering Du har 2 værktøjer til sortering: til stigende sortering. til faldende sortering. Placér markøren i den kolonne, du vil sortere efter, og klik på den ønskede sortering. Prøv skiftevis at stille markøren i forskellige kolonner og sortere stigende og faldende. Når kartoteket er som du ønsker det, husker du selvfølgelig at gemme projektmappen med kommando Filer, Gem. Søgning Du kan bruge formularen til at søge efter et bestemt medlem. Giv kommandoen Data, Formular. I formularen klikker du på Kriterium. Du søger efter et medlem, som hedder Thorsen til efternavn. Navnet skriver du i feltet Efternavn. Klik på Find forrige og Find næste indtil du har medlemmet på skærmen. Klik på Formular for at vende tilbage til normal formularvisning. TIP! Du kan bruge matematiske operatorer, fx < og > til dine søgninger. Hvis du vil søge efter et medlem, hvis navn begynder med Th, angiver du blot dette som kriterium. Du kan også søge efter alle medlemmer, hvis navn ender med sen. Hertil bruges en stjerne - du angiver kriteriet: *sen Autofilter Lad os vende tilbage til den nøgne liste uden formular. Den har du mulighed for at se gennem forskellige filtre, således at du kun ser et udvalg af medlemmerne. Giv kommandoen Data, Filter, Autofilter (husk markøren skal befinde sig i listen). Straks fremkommer der kombinations-pile i dine kolonnetitler:

38 38 Lister og kartoteker Nu vil vi kun se medlemmerne fra Sandholt! Klik på pilen ved Postdistrikt. Du kan nu vælge mellem: (Alle)...Alle medlemmer. (De 10 øverste)...de øverste/nederste elementer eller procent i listen. Kun tal. (Bruger...)...Udvalg nærmere defineret af dig selv Gåserød...Alle medlemmer med postnummer 9000 Gåserød Sandholt...Alle medlemmer med postnummer 9200 Sandholt. (Tomme)...Alle medlemmer, hvor der ikke er indtastet noget postnummer. (Ikke tomme)...alle medlemmer, hvor der er indtastet et postnummer. Klik i første omgang på 9200 Sandholt. Alle andre medlemmer med andet postnummer sorteres nu fra! Når du igen vil se alle dine poster, klikker du igen på listepilen, og dernæst på (Alle). Brugerdefineret autofilter Vi vil nu gerne se alle medlemmer, hvis efternavn begynder med J og ender med -sen. Klik nu på listepilen ved Efternavn. Klik derefter på (Bruger...) Du får nu en dialogboks frem, hvor du til venstre kan angive lighedseller ulighedstegn, og til højre hvad feltet skal være lig/ulig med. I dialogboksen kan du også læse, hvordan du bruger tegnene * og?. Alle efternavne der begynder med J og slutter med -sen angives således: Klik på OK, og dit kartotek er filtreret til kun at vise de ønskede medlemmer. Når du igen vil se alle medlemmer, klikker du på listepilen, og derefter på (Alle).

39 Lister og kartoteker 39 Brevfletning i Word Et navnekartotek i Excel er velegnet til brevfletning i Word. Brevfletning vil sige udskrift af et enslydende brev til mange forskellige, hvor den enkeltes navn, adresse mv. indsættes i brevet. I Word opretter du et standardbrev med kommandoen Funktioner, Brevfletning. Først opretter du hoveddokumentet. Når du skal udpege den navneliste, som skal levere data, klikker du på Vælg Data og Åbn datakilde. Nederst i dialogboksen, i feltet Filtype, skal du angive, at du ønsker MS Excel-regneark (*.xls). Gå ind i listen over muligheder ved at klikke på listepilen. Og så klikker du dig simpelt hen frem til dit regneark - og klikker OK. Hvis du har fulgt de råd, jeg gav på s. 35, vælger du Hele regnearket. Du kan nu indsætte fletfelter i dit hoveddokument. Yderligere oplysning om brevfletning findes i hæftet Word7 på x og tværs. Liste med beregnede felter I din database kan du naturligvis også have felter, der foretager en beregning. Hvis du opstiller en liste, der kan håndtere fakturaer, kan du få den til at udregne moms mv. Her er der indsat formler i kolonne G og H. Formlerne kopierer du nedefter i arket så langt det behøves - fx hundrede rækker, og de kan altid kopieres videre. Disse felter er naturligvis ikke tilgængelige, hvis du går ind i formularen. Når du indtaster en ny post (kartotekskort), ser du ikke straks resultatet af de udregnede felter. Det indtastede indsættes først, du trykker på -tasten eller når du fx bladrer en gang væk fra posten og tilbage igen.

40 40 Udskrift Udskrift Det er jo nemt nok at udskrive. Du klikker blot på værktøjet udskriv, og straks kommer det aktive ark i din projektmappe sprøjtende ud af printeren. Med kommandoen Filer, Udskriv kan du desuden specificere, om du evt. vil udskrive flere ark i projektmappen på én gang. Du kan også vælge først at se udskriften på skærmen. Klik på værktøjet Vis udskrift. Ved at klikke kan du zoome ud og ind. Din udskrift kommer til at ligne dette. Regnskabet vil stå mere eller mindre oppe i øverste, venstre hjørne af papiret. Umiddelbart kommer gitterlinierne med på printet. På illustrationen ser du ikke, at der automatisk udskrives sidehoved og sidefod med hhv. filnavn og sidetal. Lad os se, hvad vi kan gøre for at forbedre det. Mit eksempel i det følgende er en faktura. Hvis du eventuelt kombinerer dette eksempel med en database (s. 35), en skabelon (s. 45) og et par makroer, kan du lave et helt automatisk system til håndtering af fakturaer, men pas på: lav det ikke alt for finurligt! Så betaler det sig bedre at bruge en Access database. Se hæftet Start med Access. Alt hvad der skal udskrives med fakturaen, stilles først op. Anvend formler, rammer, skygger og alt hvad du ellers kan. Se eventuel kapitlet om formatering side 17. Umiddelbart bliver en udskrift af dette som det ovenfor viste, men nu ændrer vi det lidt ad gangen for at nå frem til en præsentabel faktura. Sidehovedet er Faktura og sidefoden indeholder navn og adresse på dit firma. Der udskrives ikke gitterlinier, og fakturaens indhold er centreret pænt på papiret. Ofte vil du være fristet til at gøre den slags med tekstbehandling, men vær opmærksom på, at Excel ofte er mere egnet til tekstdokumenter af den lodrette type - dvs. skemaer, kolonneopstillinger, mv. foruden selvfølgelig dokumenter med meget talmateriale.

41 Udskrift 41 Indstillinger Når du bruger Vis udskrift (se starten af kapitlet) kan du vælge at gå ind i Indstil. Her klikker du på fanebladene for at ændre forskellige indstillinger. Side Her indstiller du primært sideorientering, dvs stående eller liggende ark. Vær opmærksom på knappen Indstillinger i denne dialogboks. Ændringer af disse indstillinger er generelle for din printerindstilling i Windows. Margener giver sig selv. Eksperimentér på egen hånd. Header/Footer Klikker du på listepilen ved Sidehoved eller Sidefod kan du indsætte færdigstrikkede modeller. Ellers går du ind i Tilpas...-knapperne og ændrer tekst, skrifttype, skriftstørrelse osv. Igen - eksperimentér selv. Én ting er sikker: du kan få det som du vil have det. Til fakturaen skal du have sidehovedet Faktura med fed skrift, og navn og adresse på dit firma som sidefod. Ark Her vil jeg især nævne punktet Gitterlinjer - som du bruger til at bestemme, om gitterlinierne skal printes. Hvis fakturaen skal printes uden gitterlinier, må der ikke være hak i feltet. Læg også mærke til muligheden nederst i dialogboksen: Siderækkefølge. Ved at klikke her, kan du bestemme, i hvilken rækkefølge siderne skal komme, når du udskriver meget store regneark. Dette er ikke relevant for vores faktura.

42 42 Udskrift Margener I Vis udskrift kan du også vælge at klikke på knappen Margener for oven. Du ser nu margenerne som stiplede linier, som du kan flytte med musen. Udskrift af begrænset område Hvis du ønsker at udprinte en begrænset del af arket, gør du følgende: 1. Markér det område, du ønsker at udskrive. 2. Giv kommandoen Filer, Udskriftsområde, Angiv udskriftsområde. Nu er udskriftsområdet begrænset til den markerede del af arket. 3. Udskriv ved at klikke på værktøjet Udskriv. Du ophæver printområdet igen ved at give kommandoen Filer, Udskriftsområde, Ryd udskriftsområde.

43 Projektmapper Projektmapper 43 Alle Excel-dokumenter fødes som projektmapper med standard 16 ark, og det er så op til dig at ændre på indholdet af hver projektmappe, så den indeholder netop det antal ark, du skal bruge (mindst 1, højst 255). Arkene navngiver du selv - de oprettes fra naturens hånd med de opfindsomme navne Ark1, Ark2 osv. TIP! Du bestemmer selv, hvor mange tomme ark, nye projektmapper oprettes med som standard. Vælg Funktioner, Indstillinger, Standard. Tanken er jo selvfølgelig, at hver projektmappe svarer til en sag. Med fx. en database, et budget, delregnskaber, diagrammer mv. Nederst i dit skærmbillede har du fanebladene i ringbindet. Du klikker simpelt hen på det ark, du vil ind i. Med pilene ude til venstre går du til første/sidste samt et ark frem/tilbage. Du bytter om på arkenes rækkefølge ved at klikke på det ark, du vil flytte, holde museknappen nede, og trække arket til ønsket position. Du kan tydeligt se en lille sort pilespids, der viser, hvor arket vil blive indsat. Du kan markere flere ark ved at klikke på dem, samtidig med at du holder Ctrl nede. På den måde kan du fx flytte flere ark i én bevægelse. TIP! Du kan hoppe fra det ene ark til det andet i projektmappen med tastkombinationen Ctrl+PageUp og Ctrl+PageDown. Højre museknap Ellers bruger du højre museknap til ændringer i dine ark - det er langt det nemmeste. Klik på det faneblad, du vil ændre, og klik dernæst med højre museknap. Du kan nu fx. indsætte nye, tomme ark, slette det/de markerede ark eller omdøbe det markerede ark. Klikker du med højre museknap over pilene helt ude til venstre, får du en liste frem over alle ark i din projektmappe. Klik på det ark, du vil ind i.

44 44 Projektmapper Når arbejdet vokser Måske har du allerede oprettet ark, hvor data breder sig så meget, at du ikke rigtig kan overskue det hele på én gang, hvilket kan gøre dit arbejde tungere. Det er derfor en god idé at overveje om du vil A) fordele dit regnskab over flere ark eller B) se forskellige områder af arket i hver sit vindue - på én gang. Kæder Regnskabet kan enten være fordelt over flere ark i samme projektmappe, eller i forskellige mapper. Normalt vil det være langt det mest praktiske, hvis du holder sammenhængende regnskaber sammen i én projektmappe. For at få data til at hænge sammen, opretter du kæder: tal, som kopieres fra ét ark til et andet, og som stadig hænger sammen. Det vil sige, at hvis tallet ændres i det ark, du kopierede fra vil det også helt automatisk følge med i det ark, du kopierede til. Kopieringen foregår således: Markér den celle eller de celler, der skal kopieres. Klik på Kopier-værktøjet (eller tryk Ctrl+C eller klik Rediger, Kopier). Gå ind i det ark, du ønsker at kopiere til. Giv kommandoen Rediger, Indsæt speciel, Indsæt kæde. Kopierne vil nu hænge sammen med de originale tal. TIP! Du kan med samme metode oprette kæder mellem data i fx. et Word-dokument og et regneark (begge veje). Samme ark set i flere vinduer Hvis du ønsker, at hele dit enormt store og brede regnskab absolut skal befinde sig i ét ark, kan du alligevel se de centrale dele af det på én gang - uanset hvor langt de befinder sig fra hinanden i de omkring 4 millioner celler, du har til rådighed i hvert ark. For hver gang, du vil oprette et nyt vindue, giver du kommandoen Vindue, Nyt vindue. Tilsyneladende sker der ikke noget, men prøv så at give kommandoen Vindue, Arranger, Side om side. Nu har du samme regneark i fx fire forskellige vinduer, og kan i hvert enkelt vindue rulle hen til det område, du ønsker.

45 Skabeloner og typografier Skabeloner og typografier 45 Skabeloner Hvis du ofte opretter en ny projektmappe med et ganske bestemt udseende og/eller et ganske bestemt indhold, kan det betale sig at bruge en skabelon. Det kan fx være en projektmappe, der allerede har visse formler indlagt, og nogle på forhånd formaterede ark. Opret skabelon 1. Opret en ny projektmappe. 2. Redigér den, som du ønsker din skabelon skal være. 3. Giv kommandoen Filer, Gem som. 4. Angiv filtypen Skabelon (*.xlt) i feltet Filtype. 5. Du kommer nu automatisk ind i mappen Templates eller Skabeloner. Vælg evt. ønsket undermappe. 6. Giv filen navn, fx Speciel, og klik på Gem. Brug af skabelon 1. Giv kommandoen Filer, Ny 2. Dobbeltklik på ønsket skabelon. Læg mærke til, at du fra starten har en standardskabelon, der hedder Projektmappe. Der oprettes en ny projektmappe magen til skabelonen.

46 46 Skabeloner og typografier Typografier Hvis du ofte bruger en bestemt formatering, fx fed skrift på gul baggrund og NOK (norske kroner) med 2 decimaler, kan du oprette en typografi, der automatisk formaterer markerede celler på denne måde. Fordelen er, at du i ét hug kan tilføje disse formateringer til allerede indtastede data. Hvis du ændrer din typografi, ændres samtlige celler, hvor den pågældende typografi er brugt. Hvis du er Word-bruger, kender du måske noget lignende fra Word. Excel leveres med en række indbyggede typografier. Tallet 58761,585 vil se således ud i de forskellige formater: , sep (2 dec) sep (heltal) kr Afrundet valuta 58761,585 Normal % Procent kr ,59 Valuta Alle celler benytter som udgangspunkt Normal. Du kan omdefinere enhver typografi, uanset om den er indbygget, eller du selv har oprettet den. De typografier, som du definerer, kan benyttes i samtlige ark i en projektmappe. Du kan kopiere typografier fra én projektmappe til en anden. Arbejde med typografier Den letteste måde at oprette en typografi: 1. Formatér en celle, nøjagtigt sådan som du vil have din typografi. 2. Giv kommandoen Formater, Typografi. 3. Indtast et navn til din style. Du ser nu i dialogboksen, hvad din style omfatter. 4. Klik på Tilføj og OK. Du kan nu fremover bruge den oprettede typografi ved at markere de celler, der skal formateres, klikke Formater, Typografi, vælge en typografi i kombinationsboksen - og klikke OK.

47 Skabeloner og typografier 47 Vil du i stedet ændre den eksisterende typografi ud fra én eller flere celler, der har det ønskede format, gør du følgende: 1. Markér celle(r) med det ønskede format. 2. Giv kommandoen Formater, Typografi. 3. Indskriv det eksisterende navn på ny. 4. Klik på OK. 5. Excel spørger nu, om du vil omdefinere din typografi på basis af det markerede. Det svarer du Ja til. Men pas på, der er en uhensigtsmæssighed (fejl). Svarer du Nej til at ændre typografien, ændres den alligevel!!! Det er lidt irriterende, at Excel og Word mht. typografier ikke svarer overens. Det havde været rart, hvis fremgangsmåden var helt den samme. I Word kan du markere noget tekst, og derefter klikke på typografinavnet i den dertil indrettede kombinationsboks. Du bliver så i alle tilfælde spurgt, om du vil a) ændre typografien på baggrund af den markerede tekst eller b) vil ændre den markerede tekst ud fra typografien. I Excel er du nødt til, som forklaret ovenfor, at overskrive typografinavnet for at få denne mulighed. Dine typografier gælder alle projektmappens ark. Du kan også kopiere dem til andre projektmapper. Det kræver, at den projektmappe, du vil kopiere typografier fra, er åben. 1. Gå ind i den projektmappe, du vil kopiere typografierne til. 2. Formater, Typografi. 3. Vælg knappen Flet. 4. Klik på ønsket projektmappenavn. Hvis du har typografier, der hedder det samme, men er forskellige i de to mapper, bliver du spurgt: Svarer du Ja, ændres typografierne i det modtagende dokument. Svarer du Nej, ændres de ikke. Til slut i dette kapitel vil jeg henvise til kapitlet om formatering på side 17. Dér finder du forhåbentlig alt, hvad du skal bruge til at oprette formater, der kan blive til arbejdsbesparende typografier.

48 48 Skabeloner og typografier Diagrammer På mine Excel-kurser glæder kursisterne sig altid til, at vi når til diagrammer. Jeg tror, der er to grunde til det: Dels ved de, at nu er det slut med den frygtelige regne-hjernegymnastik, dels har de på forhånd en forventning om, at det er hamrende sjovt at lege med grafik i Excel! Det er virkelig mad for legebørn. På edb-messer og lignende bliver man pudsigt nok ofte overfaldet med diagrammer, hvilket sikkert skyldes, at det er grafisk og dermed mere tillokkende end computerskærme med tørre, digitale tal, men ude i samfundet er der (stadig) nok flere tørre tal på computerskærmene end diagrammer - trods alt! Diagrammer kan være utroligt nyttige som kommunikationsmiddel - hvis man bruger dem rigtigt. Diagrammer har efter min mening deres berettigelse i de situationer, hvor de udtrykker noget markant, noget overraskende. Dér virker det stærkt, hvis det markante springer i øjnene med det samme. Budskabet opfattes da intuitivt og på en eller anden måde dybere og mere følelsesmæssigt hos modtageren, end tal ville have gjort. Det kan så tilføjes, at man jo kan gøre tal markante ved hjælp af et diagram, hvis man har lyst til at manipulere med sine medmennesker (sådan noget kunne jeg aldrig finde på, jeg siger bare, at det kan man). Altså man kan fx lave et søjlediagram, hvor en stigning på 50 kr. ser ud som om, at Empire State Building pludselig stod på Amager. Cirkeldiagrammer er gode, når forholdet mellem tallene i en enkel talrække skal illustreres, fx. hvor mange procent af den danske eksporthvede, der sælges i forskellige verdensdele. Når du opretter et diagram, kan du vælge mellem to typer: enten et diagram, som fylder et helt ark for sig selv (et såkaldt diagramark) eller et diagram, som er indlejret i dit regneark side om side med talopstillingerne. Det sidstnævnte ligger som en selvstændig firkant, som du kan flytte rundt eller ændre størrelse på. For begge diagramtyper gælder, at de umiddelbart er dynamisk kædet til de data, som de illustrerer. Det vil sige, at hvis du ændrer på tallene, ændres diagrammet automatisk. Opret diagram Diagrammet er en grafisk fremstilling af nogle tal. Derfor skal du først opstille de tal, som du ønsker at bygge diagrammet over. Lad os sige, at du ønsker at vise salgstallene for søm, skruer og bolte i januar, februar og marts. Talopstillingen med ledetekster markeres som vist på illustrationen. Brug kommandoen Indsæt, Diagram. Du får da valget mellem at oprette et nyt ark i projektmappen eller indsætte diagrammet i selve regnearket. Hvis du vil have et diagram, som er indbygget i regnearket, og altså ikke oprettet i et selvstændig diagramark, er det nemmest at bruge knappen Guiden Diagram. Når du klikker på den, svarer det til kommandoen Indsæt, Diagram, På dette ark.

49 Skabeloner og typografier 49 Markøren har nu form som et +. Tegn vha. musen den firkant, der skal indeholde diagrammet. Det gøres således: Du placerer først markøren dér, hvor du ønsker diagrammets ene diagonale hjørne, trykker musens venstre knap ned (og holder den nede) - og trækker til det sted, hvor du ønsker det modsatte diagonale hjørne, hvor du så slipper museknappen. Den videres fremgangsmåde er ens for alle diagrammer. Nu kommer fem dialogbokse, hvor du designer diagrammet. Først skal du godkende, at det markerede område indeholder de tal, diagrammet skal vise. Hvis tallene på forhånd er markerede som vist i det foregående, klikkker du blot på Næste. Ellers skal du først markere de tal, diagrammet skal vise. I den følgende dialogboks skal du vælge diagramtype. Der er 15 typer at vælge imellem: Område, Liggende søjle, Søjle osv. Læg mærke til, at nogle af typerne har 3Deffekt, hvilket ofte gør sig godt. Klik fx på 3-D søjle og gå videre ved at klikke på Næste. I den følgende dialogboks specificerer du et format. Prøv fx format nr. 4 - og klik på Næste. Du kommer til en dialogboks, hvor du har mulighed for at vælge, hvad de enkelte søjler skal illustrere: måneder eller produkter. Accepter Excels forslag ved at klikke på Næste. I den sidste dialogboks kan du indtaste en titel til diagrammet i feltet Diagramtitel. Du har også mulighed for at sætte titler på de enkelte akser. Øverst i dialogboksen kan du afgøre, om forklaringsboksen i diagrammets højre side skal være der eller ej. Når du er tilfreds, klikker du på Udfør. Diagrammet tegnes nu. To måder at markere indlejrede diagrammer Et indlejret diagram, dvs. ét du har tegnet i selve regnearket, evt ved brug af Guiden Diagram, kan aktiveres ved at klikke på det. Diagrammets ramme får derved håndtag, som du kan bruge til at ændre størrelsen. Stil markøren på ét af håndtagene, tryk venstre museknap ned og hold den nede - og træk til ønsket størrelse er nået. Dette kan gøres i både hjørner og sider. Når objektet er markeret kan det også slettes, flyttes og kopieres. Se afsnittet om denne form for redigering side 12. TIP! Du kan kopiere dit diagram ind i et Word-dokument: 1. Markér objektet ved at klikke én gang på det. 2. Giv kommandoen Rediger, Kopier. 3. Gå ind i Word. 4. Giv kommandoen Rediger, Sæt ind. Du kan også markere diagrammet ved at dobbeltklikke på det. Så ser markeringen lidt anderledes ud. Denne form for markering bruges, når du fx vil ændre titler og lignende. Læg mærke til at menuerne ændres, når diagrammet er markeret på denne måde. Klikker du en enkelt gang uden for diagrammet, ændres markeringen tilbage til almindelig objektmarkering som beskrevet ovenfor.

50 50 Skabeloner og typografier Værktøjslinien Diagram Når dit diagram-objekt er markeret, dvs. når du har klikket på det, og det har håndtag i kanterne, har du værktøjslinien Diagram til rådighed. Hvis ikke, kan du give kommandoen Vis, Værktøjslinjer. Afkryds Diagram ved at klikke på firkanten, og klik på OK. bruges til at ændre diagramtypen. Klik på Ð og vælg ønsket diagramtype. er en slags nul-stilling. Uanset hvordan dit diagram tidligere så ud, ændres det til et standarddiagram. Dvs. et 2-dimensionelt søjlediagram med forklaring og gitterlinier. TIP! Det såkaldte standarddiagram er et indbygget format. Du kan selv oprette et andet standardiagram-format: 1. Opret et diagram-objekt, der ser ud som du ønsker din standard. 2. Dobbeltklik på objektet, så diagrammet er markeret. 3. Giv kommandoen Funktioner, Indstillinger. 4. Klik på fanen Diagram. 5. Klik på knappen Brug aktuelt diagram. 6. Angiv et formatnavn i den fremkomne dialogboks. 7. Klik på OK. 8. Klik endnu en gang på OK i dialogboksen Indstillinger. TIP! Du kan altid vende tilbage til det indbyggede standardformat: 1. Giv kommandoen Funktioner,Indstillinger. 2. Klik på fanebladet Diagram. 3. Klik på Ð under Standardformat. 4. Klik på (Indbygget). er Guiden Diagram - fuldstændig magen til den, du har oppe øverst på skærmen. bruges til at sætte/fjerne gitterlinier i det markerede diagram. bruges til at indsætte/fjerne forklaring i diagrammet.

51 Skabeloner og typografier 51 På hvilken led skal tallene illustreres? Lad os sige, at du er i færd med at oprette et indlejret diagram, der skal illustrere de tal, der er vist ovenfor. Du vil oprette et 3-dimensionelt søjlediagram. På et tidspunkt når du til den dialogboks, hvor du kan vælge, om diagrammet skal vende den ene eller den anden vej. Prøv selv at oprette diagrammet med dataserie i hhv. rækker og kolonner - så ser du forskellen. Her et eksempel med de samme tal illustreret med dataserie i hhv. rækker og kolonner: TIP! Når diagrammet er tegnet, kan du også vende det jfr. ovenstående. Klik på diagrammet, så det er markeret (eller gå ind i diagramarket, hvis du har oprettet diagrammet som selvstændigt ark), og klik derefter på diagram-værktøjet. Klik på Næste og du er nu inde i den dialogboks, hvor du angiver, hvor dataserien skal være. Dataetiketter Ønsker du fx. at der for hver søjle i diagrammet skal indsættes en værdi? 1. Dobbeltklik på diagramobjektet (eller gå ind i diagramarket, hvis det ikke er et integreret diagram).

52 52 Skabeloner og typografier 2. Vælg Indsæt, Dataetiketter. 3. Udfyld dialogboksen med afmærkning for Vis værdi. 4. Klik på OK. Tilføjelse af data Selv når diagrammet er tegnet, kan du udvide det med flere data. Vi har fx. et diagram, der illustrerer salget i januar, februar og marts. Nu udvider vi tabellen øverst til også at omfatte april, maj og juni. De nye tal kommer med i diagrammet således: 1. Markér de nye data som vist ovenfor. 2. Sæt markøren i kanten at det markerede område, så den får form som en hvid pil. 3. Tryk venstre museknap ned og hold den nede. 4. Træk ned på diagrammet - og slip museknappen, når markøren er midt i diagrammet. Hokus pokus - diagrammet viser nu alle seks måneder!

53 Makro Hvis du arbejder meget med Excel, vil det hurtigt vise sig, at der er visse ting du gør igen og igen - på nøjagtigt samme måde. Fx. åbne den bestemte projektmappe, som du bruger hver eneste dag. Hvis du indspiller handlingen i en makro, kan den afspilles med ét tastetryk eller ved hjælp af en særlig kommando, som du selv opretter og navngiver i menuen Funktioner. Normalt opretter du makroen ved at slå en båndoptager til, og dernæst manuelt gøre alt det makroen skal kunne afspille. Det er den nemme måde at gøre det på, og det er den måde, vi snakker om her i hæftet. Makro 53 Nederst i menuen Funktioner kan du indsætte din egen kommando, som kan køre din makro. Den svære måde er at programmere makroen i Visual Basic - det mere eller mindre fælles programsprog for alle Office-programmerne. Det bruges især til redigering af allerede indspillede makroer. Det kan du læse om i hæftet Videre med Excel. Hvis du aldrig har arbejdet med makroer, vil jeg anbefale dig først at gennemgå Eksempler at lære makroer efter (sidst i dette kapitel) og dernæst læse kapitlet forfra. Hvor gemmes makroen? Makroer opbevares som programkode i særlige modul-ark. Dette ark er gemt ét af følgende steder: Enten i din såkaldt personlige projektmappe - som åbnes automatisk ved start af Excel, og det betyder, at makroen kan køres når som helst, uanset hvilken projektmappe, du har gang i. Normalt er denne projektmappe åben og skjult, men du kan få den at se ved at give kommandoen Vindue, Vis. Mappen skjules igen med kommandoen Vindue, Skjul. Din personlige projektmappe hedder PERSON.XLS og den skal være gemt i mappen XLStart, der normalt er undermappe til mappen Excel. eller i en normal projektmappe. Makroen kan kun køres, når projektmappen er åben. Det kan enten være den projektmappe, du er inde i, når du starter indspilningen af makroen, eller du kan vælge at oprette en helt ny projektmappe under oprettelsen af din makro. Hvilken projektmappe, makroen skal gemmes i, afgør du i skærmbilledet Indstillinger, som du kommer ind i, når du har givet kommandoen Funktioner, Indspil, Indspil ny makro (hvis du starter på at indspille makroen uden at have en projektmappe åben, hedder kommandoen Filer, Indspil ny makro). Når du indspiller en makro, skrives programkoden af en usynlig fe. I Excel Version 4 brugtes et andet makrosprog. Excel 7 kan sagtens anvende disse makroer, og du kan også i Excel 7 oprette version-4-makroer.

54 54 Makro Indspilning af en makro I princippet gør man bare sådan: 1. Giv kommandoen Funktioner, Indspil, Indspil ny makro. 2. Navngiv din nye makro i dialogboksen - og indtast eventuelt en beskrivelse. Klik OK. 3. Gør det, makroen skal gøre. Den husker hvert klik/tastetryk bogstaveligt! 4. Klik på stop-knappen. Absolut eller relativ reference? Når du giver kommandoen Funktioner, Indspil, har du muligheden for at vælge, om din makro skal benytte absolutte eller relative referencer. Forskellen kan illustreres med følgende eksempel: Under indspilningen flytter du markøren fra celle A3 til celle A4. Det kan fortolkes på én af to måder: Absolut reference:... Flyt markør fra celle A3 til celle A4. Relativ reference:... Flyt markør én celle nedad. Den relative reference vil altid flytte markøren én celle ned, den absolutte vil flytte den til celle A4. I 5 eren er det sådan, at hvis du netop er har startet Excel og vil indspille en makro, så er kommandoen Anvend relative referencer ikke umiddelbart aktiv (den står med gråt). Med andre ord: Du starter først indspilningen. Og så giver du kommandoen Funktioner, Indspil, Anvend relative referencer. Og derefter fortsætter du med at indspille alle de handlinger, makroen skal huske. Når der står et ved kommandoen betyder det, at der anvendes relative referencer i den makro, du skal til (er i gang med) at indspille. Ellers anvendes absolutte referencer. Relative referencer kan slås til og fra undervejs i indspilningen efter behov. Anvendelse (afspilning) af en makro Endnu en gang metoden helt overordnet: 1. Giv kommandoen Funktioner, Makro. 2. Klik på makroens navn og dernæst på OK. Alternativ: Brug den tastkombination, du selv har udnævnt som genvejsttast. Se eksemplet i det følgende afsnit. Andet alternativ: Hvis du har oprettet en kommando i menuen Funktioner, kan du også bruge den. Også det kan du se i det følgende eksempel.

55 Eksempler at lære makroer efter Makro 55 Makro åbner et regneark Vi indspiller nu en makro, der kan åbne regnearket BudgetNovember.xls. Eksemplet er selvfølgelig tænkt - men du overfører det blot på din yndlingsprojektmappe. Formålet med dette er, at du kan åbne et regneark, du bruger ofte, med tastkombinationen Ctrl+m (eller en anden tastkombination). Ydermere indsættes der en kommando i menuen Funktioner, som vi kunne kalde BudgetNovember - den vil også kunne bruges til at køre makroen med. Vi går ud fra, at du har en projektmappe, der hedder som nævnt ovenfor. Når du følger eksemplet, kan du naturligvis blot bruge en anden fil, som findes på din harddisk. 1. Giv kommandoen Funktioner, Indspil, Indspil ny makro (eller Filer, Indspil ny makro hvis der ikke er en projektmappe åben). 2. Navngiv makroen, fx. BudgetNovember. 3. Klik på Indstillinger for at se, om der er noget, du vil ændre. 4. Og det er der: Klik i det aflange felt Menupunkt i menuen Funktioner. Her skrives den kommando, som skal tilføjes til menuen Funktioner. Denne kommando vil så kunne køre makroen. 5. Klik på afkrydsningsfeltet Genvejstast og angiv bogstav m (eller acceptér Excels forslag). Det betyder, at makroen kan aktiveres ved at taste Ctrl+m. 6. Klik også i radio-knappen ved Personlig projektmappe. Når makroen gemmes i din personlige projektmappe, kan den anvendes når som helst i Excel. Markerer du i stedet Denne projektmappe, vil makroen kun fungere, når den aktuelle projektmappe er åben (altså den du er i, mens du påbegynder indspilningen). Endelig kan du markere Ny projektmappe. Bruger du denne mulighed, gemmes makroen sjovt nok i en ny projektmappe, som så altid først skal åbnes, inden makroen kan køres. 7. Så er vi klar til at køre: Klik på OK. Nu skal du i gang med at indspille. Udfør stille og roligt alle de handlinger, makroen skal kunne afspille. I dette tilfælde: Filer, Åbn. Vælg det ønskede filnavn. Klik OK. 9. Dette var, hvad makroen skulle indholde, så du afslutter indspilningen ved at klikke på værktøjet Stop. Din makro er nu færdig og klar til brug.

56 56 Makro Prøv nu at lukke den fil, du åbnede under indspilningen. Du vil nu kunne åbne den så ofte du vil ved at køre din makro. Det gøres på én af 3 måder: Enten ved at taste Ctrl+m eller ved at give kommandoen Funktioner, BudgetNovember eller ved at give kommandoen Funktioner, Makro, klikke på makronavnet som er BudgetNovember og Afspil. Når du siden går ud af programmet, vil Excel spørge dig, om du vil gemme din personlige projektmappe, hvor makroen jo ligger gemt (for at den kan være tilgængelig, når som helst, du bruger Excel). Ønsker du at bevare din makro, svarer du Ja. Makro med relativ reference Dette eksempel er lige så simpelt som det foregående. For simpelt, men det er jo også kun et eksempel. Prøv det - og så skal idéerne til mere interessante makroer nok komme. Makroen skal i al sin enkelhed blot trække ét tal fra et andet. Du stiller markøren under de to tal, og når du aktiverer makroen, bliver der i den markerede celle indsat en formel, som trækker det nederste af de to tal fra det øverste. Denne makro skal bruge relative referencer, for den skal altid virke på de to celler over den, og ikke på de samme to celler hver gang. Så du må give kommandoen Funktioner, Record Macro og checke af, om der er ved Anvend relative referencer. Hvis ikke, klikker du på kommandoen. Inden vi indspiller makroen, skriver vi nogle tal, vi kan bruge makroen på. Stil markøren som vist på illustrationen.

57 Makro 57 Nu er vi klar til at indspille. Giv kommandoen Funktioner, Indspil, Indspil ny makro. Indtast makronavnet Difference, og klik på Indstillinger. Udfyld dialogboksen som vist her. Vælg fx. genvejstasten Ctrl+t. Bemærk at vi denne gang gemmer makroen i Denne projektmappe - men det er op til dig. Se side 53. Klik på OK. Du er nu tilbage i regnearket og skal udføre de handlinger, som ønskes husket af makroen. Tast et lighedstegn. Klik på det øverste tal. Tast et minus (bindestreg). Klik på det nederste tal. Tryk på Retur. Du har nu indsat en formel, der trækker det nederste tal fra det øverste. Afslut indspilningen ved at klikke på værktøjet Stop eller ved at give kommandoen Funktioner, Indspil, Stop indspilning. Du kan nu fremover (når denne projektmappe er åben) sætte din markør under to vilkårlige tal og afspille din makro. I den aktive celle vil en formel da trække det nederste tal fra det øverste. Den hurtigste måde at afspille makroen er at bruge genvejstasten, her Ctrl+t. Når du gemmer projektmappen, gemmes makroen automatisk med. Den ligger nu i et særligt ark i projektmappen. Det ligger helt sidst og hedder Modul1. Du kan hoppe derhen ved at klikke på bladesymbolet nederst til venstre på skærmen. Se illustrationen. Klik dernæst på fanebladet for Modul1 - så kommer du ind og ser, hvordan programkoden til din makro ser ud. Bare for sjov, altså. Se mere om ark og projektmapper på side 43.

58 58 Makro En knap til din makro Hvis makroen bruges i en bestemt projektmappe eller skabelon, er det måske en idé at tegne en knap, som du kan klikke på for at køre makroen. For eksempel kunne du have en knap, som gemmer din fil (måske under flere forskellige navne) og afslutter. Eller find selv på én, der passer til dig. Først skal du have din værktøjslinje til tegning frem. Klik på værktøjet tegning eller giv kommandoen Vis, Værktøjslinjer. Afkryds Tegning og klik OK. På den fremkomne værktøjslinje har du et værktøj, der hedder Knap. Klik en gang på dette værktøj. Markøren forvandler sig nu til et kors. Placér markøren dér hvor du ønsker øverste, venstre hjørne af knappen. Tryk venstre museknap ned og hold den nede, mens du trækker til det sted, hvor knappens diagonalt modsatte hjørne skal være. Slip museknappen. I dialogboksen kan du udvælge et makronavn og derefter klikke på OK. Du kan også klikke på knappen Indspil og dernæst indspille en makro. Når du har valgt et makronavn eller indspillet en ny makro, kommer du tilbage til din knap i regnearket. Klik evt. inde i den for at slette navnet og indskrive et nyt navn til den. Makro1 og Makro2 siger jo ikke så meget! Hvis du senere vil ændre størrelsen på knappen eller selve teksten i den, klikker du på knappen med højre museknap. Du ser da, at knappens kant ændrer sig, og du trække i håndtagene for at gøre den større eller mindre. Du flytter knappen ved at stille markøren på knappens kant, men ikke på et håndtag. Din markør skal have form af en hvid pil. Tryk venstre museknap ned, og hold den nede mens du trækker til ønsket position. Klikker du i regnearket uden for knappen, får den igen sit normale udseende tilbage. Læg mærke til, at når knappen har fået tildelt en makro, bliver musemarkøren til en lille hånd, der peger, når du nærmer den til knappen. Fingeren trykker på knappen ved at du klikker. TIP! Hvis du har en knap, som ikke har fået tildelt en makro, eller som du vil tildele en ny makro, højreklikker du på knappen. Vælg Tildel makro. Vælg et makronavn.

59 Efterord Efterord 59 Jeg håber, du fik noget ud af at arbejde med dette hæfte. Hæftet er noget ændret siden sidste udgave. Skulle du finde en indholdsmæssig fejl, er der 20 gratis hæfter efter eget valg at hente hos forlaget. Hvis altså ikke en anden har fundet fejlen før dig! Under alle omstændigheder vil jeg gerne høre fra dig, hvis du har ros eller ris til hæftet. Men please: Jeg har ikke muligheder for at svare på alle de breve, jeg får. Jeg har heller ikke mulighed for at hjælpe dig privat med Excel. Jeg ville gerne, men jeg ville blive meget stresset, hvis jeg bare tænkte på at forsøge. Efterfølgeren Videre med Excel beskriver blandt andet: Bedre overblik over regnearket. Beskyttelse af regnearket. Mere om lister. Mere om indbyggede funktioner. Revision, fejlfinding. Konsolidering, fx månedsbudgetter sammenlagt til totalbudget. Krydstabulering af data i pivottabeller. Opslag i store tabeller. Matrixer. Målsøgning og problemløsning. Du kender resultatet, men vil vide, hvordan du når det. Simulering - hvad er konsekvenserne af fx ændrede rentesatser? Metoderne hedder tabel og scenario. Makro. Mere om makrooptagelse. Introduktion til Visual Basic.

60 60 Engelsk - Dansk Engelsk - dansk - engelsk Dansk - Engelsk Alignment...Justering Alternatives...Indstillinger Bold...Fed Border...Ramme Chart...Diagram Clear...Ryd Close...Luk Delete...Slet Edit...Rediger Exit...Afslut Font...Skrifttype Tools...Funktioner Italic...Kursiv New...Ny Open...Åbn Options...Alternativer Page Setup...Sideopsætning Paste...Indsæt Paste Special...Indsæt speciel Patterns...Mønstre Print Preview...Vis udskrift Record Macro...Indspil Rename...Omdøb Save...Gem Save as...gem som Size...Skriftstørrelse Spell check...stavekontrol Strikeout...Gennemstregning Style...Typografi Underline...Understregning View...Vis Workbook...Projektmappe Afslut... Exit Alternativer... Options Diagram... Chart Fed... Bold Funktioner... Tools Gem... Save Gem som... Save as Gennemstregning.. Strikeout Indspil... Record Macro Indstillinger... Alternatives Indsæt... Paste Indsæt speciel... Paste Special Justering... Alignment Kursiv... Italic Luk... Close Mønstre... Patterns Ny... New Omdøb... Rename Projektmappe... Workbook Ramme... Border Rediger... Edit Ryd... Clear Sideopsætning... Page Setup Skriftstørrelse... Size Skrifttype... Font Slet... Delete Stavekontrol... Spell check Typografi... Style Understregning... Underline Vis... View Vis udskrift... Print Preview Åbn... Open

61 Stikord 61 abs, 28 absolut henvisning i formler, 15 absolut reference, 24 absolut værdi, 28 afslutte Excel, 11 aritmetiske operatorer, 9 autofilter, 37 autosave, 11 AVERAGE, 28 beregnede felter i lister, 39 bibliotek, valg af, 10 brevfletning, 39 brugerdefineret autofilter, 38 brugerdefineret talformat, 21 celle, 7 celleadresser, 7 celleformatering, 21 centrere, 17 centrere i markeret område, 18 centrering i markeret felt, 18 COUNT, 28 COUNT.IF, 28 dato, 22 Delete-tasten, 8 elementær redigering, 8 escape-tasten, 13 Excel, hvad er det?, 7 farver, 19 fed skrift, 17 filter, 37 flere projektmapper ad gangen, 10 flytte, 12 formatere tal, 21 formatering, 17 formatering af celler, 21 formatering af tal, 18 formateringskode, 21 formatpensel, 20 formel, 7 formler, 7; 9 formler og funktioner, 24 formular til listebehandling, 35 fortryd, 16 Function Wizard, 25 funktionen autosave, 11 funktioner, 25 gem, 10 gem under nyt navn, 10 hjælp, 25 højre museknap, 43 højrejustere, 17 IF, 31 justere, 17 kolonne, 7 kopiere, 13 kopiering af format, 20 kopiering af formler, 15 kopiering på en nem måde, 13 kursiv, 17 kæder link, 44 linier, 19 logiske funktioner, 31 lukke projektmappe, 11 markere, 12 markere en celles indhold, 8 markering af flere områder, 12 markør, 7 matematiske funktioner, 28 matematiske operatorer, 31 matematiske udsagn, 31 MAX, 28 MIN, 28 mus, brug af til formler, 9 navngivne celler, 24 områder, markering af, 12 operatorer, 9 oprette projektmappe, 10 oprette serier, 14 ordliste engelsk-dansk, 63 parentes, 9 potens, 28 prioritering med parentes, 9 produkt, 28 projektmappe, 10 pynt, 22 rammer, 19 redigering af funktioner, 34 reference, 24 regneark, generelt, 7 regnearter, 9 regnetegn, 9 relativ henvisning i formler, 15 rest, 28 round, 28 samme ark i flere vinduer, 44 serier, 14 skabeloner, 46 skrift, 17 skrifttype, 17 skærmbilledet, 4 sletning af format, 20 slette, 8 sortering, 37 starte Excel, 4 statistiske funktioner, 28 store regneark, 44 streger, 19 sum, 28 søgning i lister, 37 talformat, 18; 21 tal-konstant, 7 tegne i Excel, 22 tilføjelser, 11 trunc, 28 typografier, 47 udregninger, 9 understreget, 17 valutaformat, 18 venstrejustere, 17 værktøjet tegning, 22 værktøjslinien til formatering, 17 værktøjslinjer, 22 ydelse, 26 åbne projektmappe, 10

62 Start med Excel 7 - kan også bruges til version 5 Forord... 3 Lad os komme i gang!... 4 Start... 4 Når du er inde i Excel... 4 Hjælp... 6 Hjælp-værktøjet... 6 Dit første regnskab... 7 Hvordan virker et regneark?... 7 Musemarkøren... 8 Elementær redigering... 8 Formler... 9 Filhåndtering Gemme filen/projektmappen Gemme under et nyt navn.. 10 Åbne en projektmappe Oprette ny projektmappe Flere projektmapper Lukke en projektmappe Afslutte Excel Autogem Flyt, slet, kopier Markere Flytte Kopiere Nem kopiering Kopiere formler Absolut henvisning Fortryd Formatering Hvad kan man? Værktøjslinien til formatering Skrift Kopiering af format Sletning af format Dit eget talformat Sådan bruger du talformatet Datoformater Mere om formater Tegninger og pynt Sådan tegner du Formler og funktioner Reference Navngivne celler Funktioner...25 Guiden Funktion...25 Finansielle funktioner...26 Matematiske funktioner...28 Absolut værdi...28 Statistiske funktioner...28 Maksimum, minimum, gennemsnit...29 TÆL og TÆL.HVIS...30 Logiske funktioner...31 HVIS...31 Mere om funktioner...34 Redigering af funktioner...34 Senest anvendt...34 Lister og kartoteker...35 Grundlæggende regler...35 Oprettelse af kartoteket...35 Sortering...37 Søgning...37 Autofilter...37 Brugerdefineret autofilter Brevfletning i Word...39 Liste med beregnede felter...39 Udskrift...40 Indstillinger...41 Side...41 Header/Footer...41 Ark...41 Margener...42 Udskrift af begrænset område...42 Projektmapper...43 Højre museknap...43 Når arbejdet vokser...44 Kæder...44 Samme ark set i flere vinduer...44 Skabeloner og typografier...45 Skabeloner...45 Opret skabelon...45 Brug af skabelon...45 Typografier...46 Arbejde med typografier...46 Diagrammer...48 Opret diagram...48 To måder at markere indlejrede diagrammer Værktøjslinien Diagram På hvilken led skal tallene illustreres? Dataetiketter Tilføjelse af data Makro Hvor gemmes makroen? Indspilning af en makro Absolut eller relativ reference? Anvendelse (afspilning) af en makro Eksempler at lære makroer efter Makro åbner et regneark Makro med relativ reference En knap til din makro Efterord ISBN