HR Aftaler. Et standardsystem til håndtering af lokallønsaftaler

Transkript

1 HR Aftaler Et standardsystem til håndtering af lokallønsaftaler

2 Dagsorden ProOffice Gruppen ApS Baggrund for HR Aftaler HR Aftaler overblik Demo af HR Aftaler Q&A EG A/S 2

3 ProOffice Gruppen ApS Udviklerhus med ca. 40 ansatte Tilknyttede selskaber Plan2learn ProLearning Made In Aros KvaliCare Tilknytning til SD gennem APOS og plan2learn og Region Hovedstaden.

4 Udfordringer før HR Aftaler Tillæg B P-Web Tillæg E SD Basisløn Opgaver Udsøgning af tillæg Udmøntning af tillæg via P-Web Overblik Tillæg A Tillæg C Tillæg F Tillæg D stk. Opgaver Oprettelse af tillæg Overblik Enhed #1 Lokal lønkonsulent Lokal Enhed #2 lønkonsulent 5000 lokale aftaler om løn (funktion eller kvalifikation) 3000 lokale aftaler om særydelser (ydes ifm. vagter via tjenestetid) Udmøntet på mere end tillæg Central lønkonsulent Udfordringer 1. Indblik i lokallønsaftaler forbeholdt få udvalgte 2. Manglende overblik i forbindelse med udsøgning og udmøntning af tillæg 3. Manglende overblik i forbindelse med oprettelse af tillæg 4. Manglende overblik på sammenhæng mellem aftaler og tillæg/udmøntning 5. Manglende overblik over fysiske aftaledokumenter Motivation for ny løsning hos Region Hovedstaden Etablere, muliggøre og implementere en ensartet elektronisk registrering af lokalaftaler Samling af aftaler ét sted Skabe overblik over eksisterende lokalaftaler Gennemsigtighed på tværs viden om aftaler inden for samme områder afliver myter og kan modvirke lønspiraler Fælles skabelon for lokalaftaler Grundlag for økonomiske kalkuler på bl.a. aftaleniveau EG A/S 4

5 Løsning HR Aftaler P-Web +plus Tillæg B Tillæg E Opgaver Oprettelse af aftaler Genforhandling af aftaler lokalt Opsigelse af aftaler lokalt Udmøntning af tillæg via P-Web Tillæg A Tillæg C Tillæg F Tillæg D TillægsID stk. Lokal lønkonsulent HR Aftaler Lokal lønkonsulent Aftale #1 Aftale #2 Delaftale #2.1 pdf pdf Status HR Aftaler Samarbejdet mellem Region H., SD og ProOffice startende tilbage i HR Aftaler gik i drift på de første hospitaler i Region Hovedstaden i 2017 Fuld udrulning af HR Aftaler i hele Region Hovedstaden er planlagt til Q I skrivende stund er der oprettet 3191 lokallønsaftaler i HR Aftaler for Region Hovedstaden. Version 2.2 udgivet januar 2019 Klar til øvrige regioner Q Klar til kommunerne Q Tillæg A Tillæg B Tillæg C System administrator Anonym læser SD Basisløn Opgaver Kvalitetssikring af aftaler oprettet lokalt Oprettelse af aftaler i Basis Løn Kobling af SD Basisløn-tillægsnummer til aftaler Publicering af aftaler Central lønkonsulent Organisation Overenskomst Stillingskode Dato (gældende fra) EG A/S 5

6 Før vi går i gang 1/2 Forhåndsaftaler / lokallønsaftaler I HR Aftaler arbejder vi med at samle en række lokallønsaftaler i en samlet database Kan være regionale aftaler, der gælder på tværs Kan være aftaler indgået på hospitalsniveau Kan være aftaler indgået på afdelings- eller afsnitsniveau EG A/S 6

7 Før vi går i gang 2/2 Typer af aftaler/ tillæg Tillæg, der ydes grundet funktion eller kvalifikation til den enkelte person tildeles via besked i SDPW eller lagring af dokumentation i personalesagen Tillæg, der er arbejdsfunktionsbestemte - tildeles via TjenesteTid (lønarter) Tillæg, der er arbejdstidsbestemte - tildeles via TjenesteTid (lønarter) Endnu ikke en del af HR Aftaler, men en ambition at få disse ind på sigt EG A/S 7

8 HR Aftaler overblik og processer 0 1 Potentiel indlæsning af aftaler med tilhørende meta-data. Oprettelse af nye aftaler, samt lokal kvalitetssikring af evt. indlæste aftaler. HR Aftaler 2 3 Aftale sendes til godkendelse centralt. Aftale oprettes i SD løn og nyt SD løntillægsnummer kobles til i HR Aftaler. Aftale med meta-data og SD løntillægsnummer publiceres og er klar til tildeling P-web / SD løn Mulige aktive tillæg for medarbejderen Løn konsulent laver forespørgsel i lønsystem på mulige tillæg en medarbejder kan tildeles. HR Aftaler returnerer liste over mulige tillæg medarbejderen kan tildeles Løbende vedligeholdelse af aftaler som bliver genforhandlet Forespørgsel på mulige tillæg til medarbejder Oprettelse af aftale Aftale lukkes når den ikke længere er i brug Nyt SD løntillægsnummer EG A/S 8

9 Case beskrivelse Case: Anne Mette er til dagligt bioanalytiker på Rigshospitalets kliniske fysiologiske klinik. På Anne Mettes afdeling er der igangsat et nyt projekt med behov for en projektansvarlig. Anne Mette er udvalgt som den projektansvarlige. Som en del af titlen som projektansvarlig følger et nyt funktionsbestemt tillæg, til Anne Mette. EG A/S 9

10 Case oprettelse af aftale Oprettelse af aftale: Anders Andersen er lokal lønkonsulent og har fået til opgave, at oprette en ny lokallønsaftale bestående af et tillæg, som kan tildeles Anne Mette i forbindelse med hendes ansættelses som projektansvarlig. 1.1 Indtastning af meta-data: - Aftaletekster - organisation - Stilling - Overenskomst Anders Andersen Aftaledokument dannes. Aftaledokument skabes i fast skabelon med meta-data indtastet i HR Aftaler Aftaledokument underskrives. Eksterne og interne aftaleparter underskriver aftalen og den underskrevne aftale uploades i HR Aftaler Aftalen sendes til godkendelse centralt. Aftalen er nu klar til at blive kvalitetssikret centralt 1.3 EG A/S 10

11 Case udmøntning af tillæg Udmøntning af tillæg: Lone Hansen er central lønkonsulent og har fået til opgave at tildele det nye tillæg Projektansvarlig til Anne Mette Fremsøgning af Anne Mette i P-web Lone finder Anne Mette i P-web og tilgår hendes lønfane. Fremsøgning af tillæg til Anne Mette På lønfanen indtaster Lone en dato for hvornår tillægget skal være gældende fra og klikker tildel tillæg. P-web sender en forespørgsel til HR Aftaler med følgende kriterier - Anne Mettes ansættelsessted i organisationen. - Anne Mettes stilling - Overenskomst - Dato hvor hvornår tillægget skal være gældende fra HR Aftaler returnerer relevante tillæg På baggrund af Anne Mette s oplysninger sender HR Aftaler en liste af de tillæg som er mulige at tildele Anne Mette, tilbage til P-web. Anne Mette Lone P-web Tillæg1 - Tillæg2 - Tillæg Dato - Stilling - Organisation - Overenskomst HR Aftaler 4.4 Tildeling af tillæg Lone finder tillægget Projektansvarlig på den filtreret liste over mulige tillæg til Anne Mette og tildeler det. EG A/S 11

12 Potentielle implementeringsfaser Fase 1: Planlægning, test og evt. tilpasninger Initial introduktion og planlægning af implementering Tildeling af bruger adgange til HR konsulenter og initial test Evt. mindre systemtilpasninger efter test periode Fase 2: Indsamling, organisering og kvalitetssikring af data Indsamling af data decentralt Indlæsning af data og oprettelse af aftaler Kvalitetssikring af data og behandling af aftaler Fase 3: Organisationsklargøring, undervisning og driftsstart Overblik og formalisering af arbejdsgange samt support af brugere Planlægning og gennemførelse af undervisning Driftsstart og ibrugtagning af HR Aftaler (publicering af aftaler) Fase 4: Drift Evaluering, support og løbende tilpasninger EG A/S 12

13 Bilag, HR Aftaler - Forside Forside elementer: Top menu med login information samt navigation Filter til fremsøgning af aftaler Liste af aftaler EG A/S 13

14 Bilag, HR Aftaler Forside, avanceret filter Filtersøgning på elementer: Aftalestatus Aftaletype Indgået af part Indgået med part Overenskomst Internbehandlingsstatus Aftalens tilstand Stilling Organisation EG A/S 14

15 Bilag, HR Aftaler - Aftale Aftale informationer Aftalenavn Aftaletype Tillægstype Start- og slutdato Indgået af part Indgåelsesdato Indgået med part Aftale begrundelse EG A/S 15

16 Bilag, HR Aftaler - Delaftale Delaftale information Aftaletekster Gælder for / målgruppe Tillæg EG A/S 16

17 Bilag, HR Aftaler - Tillæg Tillægsinformation Generelle oplysninger Oplysninger om pension Øvrige oplysninger EG A/S 17

18 Bilag, HR Aftaler Publiceret aftaler Aftale-flow Aftale i kladdestatus Aftale godkendt Aftale publiceret Udvidet redigeringshistorik på aftalen EG A/S 18

19 Bilag, SD P-web - lønfane EG A/S 18

20 Bilag, SD P-web liste med mulige tillæg til medarbejder EG A/S 19