REFERAT AF MØDE I HOVEDMED

Transkript

1 REFERAT AF MØDE I HOVEDMED Dato: 21. juni 2017 Tid: Kl. 09:00-11:30 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1. sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Børner Stax (adm. dir. formand), Camilla Niebuhr (direktør), Nina Hemmersam (Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (chef for Områdesekretariatet), Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Marica Kljucaric Hansen (selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder). Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS), Lars Sørensen (KLF - næstformand), Jan Trojaborg (KLF); Annette Mai Larsen (BUPL), Tania Karpatschof (AC) (stedfortræder i Rune Simmelsgård Clausens fravær), Thomas Martin Hannberg (HK), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Bodil Marie Gjøl (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jesper Koch Hedengran (AMR). Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Susanne Terkildsen (referent) Afbud: Rune Simmelsgård Clausen (AC) (barsel); Niels Mortensen (FOA 1); Wolffbrandt Hansen FTR (stedfortræder i Niels Mortensens fravær), Jeppe Jensen (AMR), Henriette Brockdorff (BUPL), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Thomas Enghausen (LFS). DAGSORDEN Tid Indhold Bilag 1 09:00-09:05 Velkomst v. Tobias Børner Stax 2 09:05-09:25 Status på Administrative fællesskaber v. Jens Barslund Ellehauge Som baggrundsinformation havde HovedMED fået udsendt selve investeringscasen bag programmet samt den evaluering, som er udarbejdet pba. pilotforsøg. 3 09:25-09:45 Status på Kvantum v. Jens Barslund Ellehauge Ingen bilag 4 09:45-10:15 Status på erfaringer udsprunget af pionerprojektet Ingen bilag v. Gunilla Martins 5 10:15-10:40 Kroppen i Kerneopgaven (KIK) v. Ole Egelund Bilag 1: Rådgivere banker på forskerdøren_magasinetarbejdsmiljø_ s16_nr12_2016.pdf Bilag 2: Kroppen i kerneopgaven KIK_Informationsfolder til ledermøder.pdf 6 10:40-11:00 Budget 2018 og den videre budgetproces v. Sti Andreas Garde Bilag 3: Oplæg om Budget 18 - HovedMED 21. juni.pdf 7 11:00-11:20 Behovsprognosen og anlægsplan v. Sti Andreas Garde Link til bilag vedr. behovsprognose: a4707f96/794354f9-ad4f-4eecae c4a33

2 8 11:20-11:25 Eventuelt 9 11:25-11:30 Afslutning v. Tobias Børner Stax Ad) pkt. 1 Velkomst v. Tobias Børner Stax Tobias Børner Stax bød velkommen og meddelte, at Camilla Niebuhr ville komme til mødet senere. Dagen forinden var der kommet afbud fra følgende deltagere: Niels Mortensen(FOA 1), Henning Wolffbrandt Hansen (suppleant og FTR), Henriette Brockdorff (BUPL) samt Jeppe Jensen (AMR). Videre havde Marialise Rømer (Klyngeleder, LFS ledersektion) varslet, at hun var nødsaget til at gå kl. 10. Ad) pkt. 2 Status på Administrative fællesskaber v. Jens Barslund Ellehauge Jens Barslund Ellehauge beskrev kort baggrunden for projektet administrative arbejdsfællesskaber. Projektet er funderet i en investeringscase, som blev godkendt af BUU den 9. marts 2016 og af BR den 28. april Investeringscasen stiller krav om, at BUF (i forlængelse af implementeringen af nyt økonomistyringssystem (Kvantum) og nyt lønssystem (Opus løn)) skal realisere en effektivisering af de administrative processer på 9,47 mio. kr. ved fuld indfasning i Investeringscasens forsæt er at ledere af skoler og klynger skal friholdes for håndteringen af en række administrative opgaver, så der kan blive frigjort tid til ledelse og kerneydelsen ikke underlægges effektiviseringskrav. Effektiviseringen er således tænkt som midler, der vil skulle frigøres i kraft af en reorganisering og professionalisering af administrationen ved at indføre standardiseringer og en fælles opgaveløsning på tværs af enheder. På denne måde forudses en simplere implementeringsgang samt bedre support, der vil være kendetegnet ved robusthed uden enkeltpersonsafhængigheder eller sårbarhed overfor jobafhængighed. Jens Barslund Ellehauge berettede om de gennemførte pilotforsøg: et pilotforsøg på Amager hvor en skole står for en klynges administration, et pilotforsøg i Valby, hvor klyngerne har lagt deres administrative medarbejdere sammen samt et ekstra pilotprojekt, som er igangsat i IBØ. Som en del af et pilotforsøg kortlægges følgende: hvor er det, der er volumen i opgaverne? hvor er det, der kan frigøres volumen? hvor er det, det giver mening, at lægge opgaver på tværs? Evalueringen af de gennemførte pilotforsøg har vist, at ovennævnte forhold er forskellige i klyngerne og ekstremt forskellige på skoleområdet. Samtidigt er det vurderingen, at det godt kan lade sig gøre at realisere de mange standardiserede processer på både klynge- og skoleområdet. Ligesom det vurderes, at der er en del processer, som godt kan gå på tværs af enhederne. Overordnet er vurderingen, at effektiviseringskravet godt kan realiseres i kraft af de administrative arbejdsfællesskaber. Jens Barslund Ellehauge fremhævede, at de administrative arbejdsfællesskaber behøver ledelsesfunktionen. Og at BUF s lederes og administrative medarbejdes dialog med KS kan blive bedre qua standardisering, hvilket også er i fokus i programmet. Tidsplanen for den videre proces er, at pilotforsøget i IBØ vil blive evalueret i uge 38 og at løsningsforslag ift. Klynger og skoler forventes at blive behandlet i HovedMED i uge 40. Dette så de konkrete forslag til organiseringen kan blive politisk besluttet endeligt den 8. november 2017 ifm. udmøntning af budget Kommentarer fra Ledersiden: Nina Hemmersam (Center for Policy) pointerede, at det også handler om vores del til KS, som vi skal gøre bedre. 2

3 Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion) udtrykte bekymring omkring fremtiden. Dette qua at klyngerne er nystrukturerede og strukturen lige nu er kendt og supporten målrettet, men at der måske om 2-3 år vil være medarbejdere uden viden om det lokale med mulighed for at understøtte og forklare konteksten i opgaveløsningen. Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder) kommenterede med, at hun ikke ser anledning til den bekymring, som Marialise rejste. Dette eftersom de administrative arbejdsfællesskaber har gjort sig meget umage med at inddrage og involvere medarbejderne helt fra starten. Og at det vil give større stabilitet i opgaveløsningen, at flere medarbejdere sidder sammen om opgaverne. Tobias Børner Stax (adm. Dir. formand) fremhævede, at vi står i en tid med usikkerhed og at det er her, at ledelse og ledelsesrepræsentanter skal stå sammen og skabe et fælles perspektiv samt troen på, at det bliver bedre. Vi skal lade være med at lede efter, hvor vi er forskellige, fordi vi derved medvirker til at skabe utryghed. Kommentarer fra medarbejdersiden: June Andersen (HK) påpegede, at det er vigtigt, at de medarbejdere som skal løfte opgaven også bliver kvalificeret til det, så de kan løfte opgaven på en bedre måde. Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge, at der udelukkende er kigget på de administrative opgaver og ikke på kasketter. Dette eftersom det er meget forskelligt, hvilke kasketter det er, der løser opgaverne i skolerne. Thomas Martin Hannberg (HK) spurgte ind til hvordan man har målt, at kvaliteten er blevet bedre? Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge, at ledere er blevet spurgt og at der er foretaget målinger af BUFdelen i de administrative processer dvs. både kvalitative og kvantitative parametre. Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK) fortalte, at der er blevet talt meget om, hvor mange fejl der er blevet lavet decentralt. Og at dette flere steder har medvirket til en rigtig dårlig stemning. Jeanne Jacobsen rejste derfor et ønske om, at skolerne kommer hurtigere i gang og betonede vigtigheden af, at der bliver informeret der kan ikke overinformeres. Lars Sørensen (KLF)sagde, at det er en vigtig barriere, at medarbejderne har en frygt om ikke at kunne løse opgaverne. June Andersen (HK) fortalte, at hun havde været helt tæt på projektet og at der i projektet er enighed om, at det er en god case. Samt at det er medarbejdere, som tager ud og sidemandsoplærer, så man sikrer, at organisationen bliver dygtig til det. June Andersen så derfor ingen bekymring i forhold til en KS-koncern, eftersom det er forventningen, at der også fremadrettet vil være en kontakt. Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge, at administrationssupporten ikke flyttes væk, men at den flyttes opad i systemet. Og at der aktuelt overvejes en intern rekrutteringsproces, som skal sikre, at de administrative medarbejdere flyttes væk fra enheder. Helle Bille Nattestad (AMR) fremhævede, at vi som arbejdsplads er forpligtet til at tænke arbejdsmiljø ind i de større beslutninger. Og at det vil have stor betydning, at der sker en italesættelse af hvilke arbejdsmiljømæssige konsekvenser, der er forbundet med projektet. Og at denne bør blive suppleret med en fortælling om, at man får nogle mere spændende opgaver, så det ikke alene handler om, hvad vi kan spare på den lange bane. Tania Karpatschof (AC) udtrykte begejstring for projektet og ville gerne tilslutte sig jubelkoret og fremhævede samtidigt, at begejstringen også er forbundet med, at de faktisk har været med helt inde i maskinrummet. Ad) pkt. 3 Status på Kvantum v. Jens Barslund Ellehauge Jens Barslund Ellehauge præsenterede det introduktionskursusmateriale, som tidligere var blevet forelagt alle ledere samt den reviderede plan for uddannelsesindsatsen og ibrugtagningen af Kvantum og Netbutikken. Planen er, at regnskabsdelen (inkl. fakturahåndtering og webshop) i Kvantum først implementeres, og at budgetdelen først tages i brug til håndtering af Budget Fakturamotoren og ændringer på indkøbsdelen vil dermed få størst betydning pr

4 Webshoppen vil blive teknisk bedre end Netbutikken eftersom søgefunktionen kommer til at fungere. Antallet af varer i webshoppen vil fortsat være det svage punkt, eftersom der ikke er indgået mange nye indkøbsaftaler. Det vil derfor ikke blive sådan, at alt indkøb skal ske via Kvantum, for det vil ikke komme til at fungere. Men der vil ske en udmelding af, hvad det er for nogle indkøbsaftaler BUF skal benytte, idet der følger en række fordele i forhold til konteringen i Kvantum. Planen er, at vi skal leve op til indkøbshierarkiet. Der vil derfor blive informeret om vores forpligtelser til at benytte kommunens indkøbsaftaler via Ugepakken. Målet er, at vi i sommeren 2018 vil kunne øge vores indkøb over webshoppen markant. Vi vil fx skulle have undersøgt, hvad årsagen er til, at nogle enheder kan klare indkøb med få dankorttransaktioner og andre ikke kan? For at mindske kompleksiteten har BUF valgt ikke at gå i luften med budgetdelen pr. 1. september Derfor er det besluttet, at vi kører budget 2017 færdigt i de nuværende værktøjer. Dermed får BUF mulighed for at fokusere på at få indkørt det nye indkøbssystem og taget ny kontoplan i brug. For at kompensere for at budget 2017 ikke findes i Kvantum vil forvaltningen sammenstille oplysninger fra KØR/økonomistyringsværktøjer og Kvantum via oversigter, som skal gøre det muligt at styre forbrug ift. bevilling/budget. Aktuelt arbejdes der med at få de sidste detaljer på plads i kontoplanen og det forventes, at der vil være sidste-øjebliks-ændringer. Vores fokus i september måned bliver at kontere regninger på den rigtige måde og komme i gang med webshop. Der vil være uddannelse i august og september - både i systemet samt i, hvad det er for en kontoplan klyngerne og skolerne skal anvende. Der har været en kortlægning af, hvem det er, der skal have hvilke roller i Kvantum. Den viser foreløbigt et behov for indkøbere, men alle vil ikke kunne finde varer i webshoppen fra september, hvorfor indkøbere vil blive uddannet løbende efterhånden, som vareudbud udvides. Projektet er derfor aktuelt i dialog med områderne omkring, hvem der skal kunne foretage indkøb fra 1. september. Der bliver etableret supportfunktioner i hvert område, som også håndterer bydækkende enheder. Og tanken er, at man hurtigt skal kunne få svar. Hypercare-perioden vil som følge af udskydelsen af ibrugtagningen af budgetdelen deles i to 1. periode ifm. ibrugtagning i september og anden periode ifm. ibrugtagning af budget december. Kommentarer fra Ledersiden: Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion) fremhævede, at det er svært at orientere sig omkring kommunens indkøbsaftaler i det nuværende system. Og dermed at få vished om hvilke indkøbsaftaler vi er forpligtet til at anvende? og at dette er en af udfordringerne i og med, at vi jo skal benytte kommunens indkøbsaftaler. Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge at indkøbsaftalerne ikke vil være bedre, men kun søgefunktionen i den nye webshop. Vi er forpligtet til at overholde kommunens indkøbsaftaler. Vores tilgang til det vil derfor være at se på, om vi i BUF har en indkøbspraksis, som ikke passer med indkøbshierarkiet. Eksempelvis er det at få tjeneydelser ind i webshoppen desværre meget udfordrende. Samtidigt med at kommunens indkøbsmålsætning er meget ambitiøs. Tobias Børner Stax (adm. dir. formand) mindede om, at kommunen har indkøbt det tyske regnskabssystem SAP (SAP står for "Systeme, Anwendungen, Produkte" og er et ERP system), som virker virkeligt mange steder i verden. Kommunen har dermed valgt en løsning som kræver, at den praksis der foregår i dag, vil skulle justeres til det nye system. Det giver anledning til en kæmpemæssig frustration, hvilket ikke har noget med systemet at gøre, men derimod har noget at gøre med ledelse. Når vi tænder for det her, så starter alt arbejdet med at få implementeret det nye system. Vi skal holde op med at sige, at vi er anderledes og tro, at vi ved bedst. Nu starter vi med en snæver kontoplan på baggrund af erfaringer. KFF har valgt at gøre som der bliver sagt. Og indtil nu er regninger blevet betalt og der går ca. 800 fakturaer igennem pr. dag. SAP virker. Vi skal begynde at rydde op i vores fortid, så vi er klar til at gå ind i det nye. Der ligger en effektivisering på godt 100 mio. Resten ligger på lønsummen. Det er businesscasen i det her. Kommentarer fra medarbejdersiden: Thomas Martin Hannberg (HK) udtrykte bekymring, idet han havde hørt at styregruppen er bekymret for om vi når det. Thomas Martin Hannberg rejste derfor et ønske om, at den nye kontoplan sendes ud allerede nu i stedet for til august, så medarbejderne kan få mulighed for at se den. 4

5 Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge at kontoplanen ikke er hemmelig og at den godt kan blive sendt ud. Konteksten for brugen af kontoplanen i Kvantum er markant anderledes end i KØR. I det nuværende KØR er område nr. og art kombineret i den enkelte konto. I Kvantum vil område og art kunne kombineres mere frit. BUF har valgt at lære af erfaringerne fra de forvaltninger, som allerede har taget Kvantum i brug, og ikke opbygge en detaljeret kontoplan med det samme. BUF vil således prøve at begrænse antallet af konti så meget som overhovedet muligt. For når der først er blevet konteret på en konto er den næsten umuligt at lave om og overhead som følge heraf næsten uoverskuelig. Kontoplanen vil derfor forventeligt skulle udbygges efterhånden som styringsbehov identificeres. Tania Karpatschof (AC) støttede op om, at regnskabsdelen implementeres først og derefter budgetdelen. Dette fordi øjenvidner har fortalt, hvordan det er gået i SOF. Tanja Karpatschof var bekymret omkring ressourcetrækket og stillede spørgsmål til, hvordan dette er blevet tænkt ind? Tanja henviste til, at man i SOF pludseligt havde oplevet problemer med at overføre midler til en borger, eftersom kommunens borgere ikke er en del af det nye indkøbssystem. Og at vi i BUF må forvente tilsvarende problemer, eftersom det er et standardsystem, som samtidigt skal udbygges. Som medarbejder er der en bekymring for systemets børnesygdomme og for hvilken betydning de måtte få. Pointen er her, at der er medarbejdere som har følt, at de ikke kunne udføre deres arbejde. Svar fra Jens Barslund Ellehauge: Hertil svarede Jens Barslund Ellehauge, at der forventes at blive et stort ressourcetræk og at der decentralt vil komme pres på implementeringen. Og at projektet derfor har allokeret midler til vikardækning. SOF har taget en del af børnesygdommene. Og projektet vil etablere et beredskab, som kan håndtere det. Der er afsat midler af til at få det til at glide. Og det forventes at være forskelligt, hvor meget hjælp der skal til de forskellige steder. Udfordringerne bliver, at mange skal lære nye måder at håndtere opgaver på. Fx er der I BUF en udstrakt brug af interne afregninger, som fungerer på én måde i KØR, men som vil skulle håndteres anderledes i Kvantum. Ad) pkt. 4 Status på erfaringer udsprunget af Pionerprojektet v. Gunilla Martins Gunilla Martins introducerede Pionerprojektet og gav en status på, hvad er det for en bevægelse, som Pionerprojektet har været med til at skabe i BUF. Pionerprojektet blev etableret og designet af LFS, BUF, NFA/Aalborg Universitet og Grontmij i et fællesskab. NFA/Aalborg universitet foretog den forskningsmæssige evaluering af projektet. Det blev gennemført i perioden 2010 til 2014 og finansieret af Forebyggelsesfonden med en støtte på 13 mio. kr. 62 dagsinstitutioner deltog i projektet og blev alle udpeget på baggrund af et højt sygefravær. For at skabe ejerskab blev TRIO erne omdrejningspunktet for hele projektet og udpeget som forandringsagenter. TRIO erne fik sidemandsoplæring af konsulenter, som var ude på arbejdspladserne. Daginstitutionerne var selv med til at definere deres arbejdsmiljøindsatser, som alle skulle tage afsæt i kerneopgaven. Det kunne f.eks. være: hvordan passer de fysiske rammer med vores kerneopgave? Projektet arbejdede med i alt 153 indsatser. Disse indsatser fordelte sig på følgende indsatstyper: pædagogisk faglighed, møder og organisering, kultur, samarbejde, kommunikation, støj, ergonomi og forældresamarbejde. Pædagogisk faglighed kunne f.eks. handle om at skabe tid til refleksion og fordybelse. Sygefraværet faldt igennem hele projektet med 4,4 dage i gennemsnit i de daginstitutioner, som var med i projektet. Og i kontrolgruppen faldt sygefraværet med 1 dag. Forskerne udarbejdede analyser, som viste, at de arbejdspladser, som havde haft størst fald i sygefraværet samtidigt var karakteriseret ved at have en positiv udvikling i kerneopgavekvaliteten, i den sociale kapital, i samarbejdet i TRIO en og en stor ledelsesmæssig opbakning til indsatsarbejdet. 5

6 Gunilla havde udarbejdet en tegning, som illustrerede de tiltag, som tiden Før og Efter gennemførelsen af Pionerprojektet var karakteriseret af, se figur 1 nedenfor. Figur 1: Pionerprojektet - Før Efter Før Pionerprojektet havde vi i BUF en arbejdsmiljøorganisation og en samarbejdsorganisation. To år inde i Pionerprojektet blev arbejdet med vores MED-aftale igangsat. De gode erfaringer med at arbejde i Trio i Pionerprojektet spillede ind og var med til at lægge trædestenene til en MED-aftale og en samling af arbejdsmiljøorganisation og samarbejdsorganisation i én MED-organisation. Efter gennemførelsen af Pionerprojektet blev BUFs sygefraværspolitik revideret, og der blev etableret et nyt afsnit i sygefraværspolitikken omkring forebyggelse, som trak på erfaringerne fra Pionerprojektet i forhold til at få styrket den sociale kapital, Trio-samarbejdet og den ledelsesmæssige opbakning. Pionerprojektet har ligeledes været med til at skubbe til arbejdsmiljøtænkningen, ikke blot i forvaltningen, men også i hele landet. Før Pionerprojektet var arbejdsmiljø et spørgsmål om at få kigget på belastninger og risici. Efter Pionerprojektet er der kommet et nyt element ind i arbejdsmiljøtænkningen, for nu er det også blevet et spørgsmål om at få koblet kerneopgaven ind i arbejdsmiljøarbejdet, så der er øje for, at arbejdsmiljøindsatser knytter sig til kerneopgaven og kommer kerneopgaven til gavn. Arbejdsfællesskabstanken bygger på mange måder videre på erfaringerne fra Pionerprojektet. Et arbejdsfællesskab er i korte træk et forpligtende samarbejde omkring kerneopgaven. Den samme tænkning var gældende i Pionerprojektet. Derudover indeholder den nye tværgående sygefraværsstrategi elementer fra Pionerprojektet. Den tværgående sygefraværsstrategi indeholder en Hus-model (se figur 2 nedenfor), som specifikt trækker på erfaringer fra Pionerprojektet. 6

7 Figur 2: Huset Kommentarer fra medarbejdersiden: Lars Sørensen (KLF) sagde, at han var glad for, at HovedMED fik denne snak igen. Og at det var dejligt at se, at organisationen er god til at få de her erfaringer ind. Og at han sagtens kunne se, at vores TRIOer på skoleområdet vil kunne have glæde af en tilsvarende præsentation. Dette eftersom Pionerprojektet ikke bare er et projekt, men et solidt fundament for vores videre arbejde. Irene Holmstrøm (FOA, KLS) sagde, at Trivselsundersøgelsen har vist, at meget af det her er med til at understøtte god trivsel. Jan Trojaborg (KLF) foreslog, at man kunne få nogle af de ledere, som har været med i projektet til at tage ud og fortælle historierne. Jan Hoby (LFS) fremhævede, at det allervigtigste her er, at projektet er forskningsbaseret. Og at dette kommer til at forandre, hvordan vi kommer til at sætte pejlemærker i fremtiden. Og at det stærkeste i det her er de findings, som vi finder. Medarbejderne skal selv være den forandring, som de ønsker. Jan Hoby nævnte, at der foreligger en videnskabelig artikel om projektet på engelsk. Svar fra Gunilla Martins: Hertil svarede Gunilla Martins, at hvis nogen er interesseret i den udvidede forskningsartikel, kan vi rekvirere den til de interesserede. Derudover findes den forskningsmæssige evalueringsrapport fra Pionerprojektet på Ad) pkt. 5 Kroppen i Kerneopgaven (KIK) v. Ole Egelund Ole Egelund introducerede projektet Kroppen i Kerneopgaven, som er et ergonomisk forskningsprojekt, der gennemføres af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) i et samarbejde med Arbejdsmiljø København (AMK). Daginstitutionsområdet defineres som en nedslidende branche med mange belastninger og høje fysiske arbejdskrav og medfølgende muskelskeletsmerter med højt sygefravær samt risiko for tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet til følge. Projektets hovedformål er gennem objektive målinger at undersøge de fysiske belastninger i vuggestuearbejdet. Samt at reducere de fysiske belastninger i arbejdet og smerter i kroppen gennem viden og strategi, så potentialet for et langt og holdbart arbejdsliv styrkes. 7

8 Projektet kommer til at undersøge, hvad det er der sker med pædagogmedarbejderne i deres arbejde. Og pædagogmedarbejderne vil blive monitoreret både i arbejdstiden og i fritiden. Nye nationale tal viser, at den selvopfattende belastning er stigende hos pædagogmedarbejderne. Og set i relation til smerter ser det bekymrende ud. Vi er derfor langt fra i mål i forhold til indsatsen om at nå den nationale målsætning om at nedbringe 20 procent færre arbejdsulykker i 2020 forbundet med overbelastning af muskel og skelet. Projektet er derfor relevant, eftersom det endnu ikke er lykkedes at nedbringe belastningerne. I projektet deltager 16 institutioner (vuggestuer og integrerede) både kommunale og selvejende. Projektet har haft et indledende møde i foråret og interventionen foregår i to bølger. Den første bølge omfattende otte institutioner starter efter sommerferien og den anden bølge med resten starter op primo Projektet afsluttes med en evaluering medio Udfordringer med overbelastning af muskel og skelet er forbundet med kerneopgaven. Og som en del af projektet gives der således mulighed for bl.a. at få drøftet nedennævnte spørgsmål: hvordan kan vi gå ind og arbejde med selvhjulpenhed? hvordan kan vi aflevere mere sunde og selvhjulpne børn, når de går videre til skoleområdet? hvad kan vi gøre for at udvikle børn motorisk? hvordan kan vi lave bedre motorisk træning? hvordan sikrer vi, at også ældres pædagogers kompetencer fastholdes? Det bliver evidensbaseret viden og det bliver derfor meget interessant at se, hvad det er for nogle belastninger, der sker. Projektet kommer til at monitorere alt hvad der sker i løbet af en pædagogmedarbejders arbejdsdag. Og vi vil dermed kunne afklare, hvor det er pædagogiske personale bliver belastet? Til projektet hører en faglig følgegruppe med deltagelse af: AMK, NFA, Pensam; LFS (Sami Diaz); BUPL (Erik Steppat); FAC (Birgitte Møs) og OC (Ole Egelund). Kommentarer fra medarbejdersiden: Helle Bille Nattestad (AMR) spurgte ind til hvorvidt der er foretaget samstilling med Trivselsundersøgelsen? Svar fra Ole Egelund: Hertil svarede Ole Egelund, at det er der ikke. Jan Hoby pointerede, at vi bliver nødt til at se på dagtilbudsområdet og få afklaret om de pejlemærker i realiteten matcher det vi ser i dag? Og at vi får afklaret hvad det er der skal til for at det fungerer? Samt hvad det er vi skal gøre? Nu begynder vi at snørre os ind og se, hvad vi ved der virker og hvad der ikke virker. Jan Trojaborg (KLF) spurgte ind til, hvad man putter ind i det her af midler? Og hvornår resultaterne forventes at blive publiceret? Hertil svarede Ole Egelund, at det er Forskningsfonden, som finansierer projektet og at vi som forvaltning stiller vores sektor til rådighed. Med hensyn til publiceringen fortalte Ole Egelund, at vi har fået håndslag på, at vi løbende får adgang til resultater og dermed kan tænke disse ind i forebyggelsesstrategier. Desuden er det en fordel i projektet, at vi har AMK med som er vores rådgivere på området. June Andersen (HK) fremhævede, at der som en følge af at BUF en stor organisationen, er en risiko for, at kolleger låses fast i stolen med behovet for, at der også kigges ind i deres kerneopgaver. June Andersen spurgte derfor ind til, hvorvidt projektet kan tænke træning ind for alle faggrupper? Hertil svarede Ole Egelund, at det vil blive noget, der vil skulle diskuteres. Lars Sørensen (KLF) supplerede med, at der indenfor de små klasser på skoleområdet er rigtigt mange børn, som behøver hjælp. Og at der ligeledes er behov for et samarbejde og inddragelse af specialskoler. Jan Hoby supplerede med, at det med forskning altid er muligt at overføre. 8

9 Ad) pkt. 6 Budget 2018 og den videre budgetproces v. Sti Andreas Garde Sti Andreas Garde orienterede om hvor BUF aktuelt er i forhold til budgetforhandlinger samt lidt om den videre budgetproces og forvaltningens konkrete budgetønsker til budget BUFs investeringsforslag og budgetønsker skal afleveres til ØKF den 11. august 2017 og budgetønskerne forventes at blive drøftet dels på fællesmødet den 16. august med BUU samt på det forestående budgetseminar II den 25. og 26. august 2017, hvor der bl.a. vil være en drøftelse af de politiske rammer. Sti Andreas Garde fortalte, at fase 1 med effektiviseringer er overstået og at der i forbindelse med fase 2 vil være en række koordinationsmøder, idet politikerne har efterspurgt prioriteringer og ønsker. I fase 3, som er i perioden september november, forventes udmøntningen at finde sted. Kommentarer fra medarbejdersiden: Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK) supplerede med at regeringen indfører nye lånelove til kommunen, som medfører, at kommunen må låne færre penge. Ad) pkt. 7 Behovsprognosen og anlægsplan v. Sti Andreas Garde Sti Andreas Garde gennemgik det oplæg, som BUU havde fået præsenteret den 7. juni Med afsæt i de politiske rammer for håndteringen af kapacitetsbehovet herunder undervisningspligt (folkeskoleloven) og pasningsgaranti (dagtilbudsloven) indenfor bygrænsen, gennemgik Sti Andreas Garde need-to ønsker til budget 2018 og forventninger til kommende anlægs- og kapacitetsbehov iht. skolespor, fritidspladser, dagtilbud og specialtilbud. Sti Andreas Garde fortalte, at der aktuelt arbejdes på en detaljeret anlægsplan sammen med ØKF. Og at anlægsplanen vil tage højde for løsninger på nedennævnte udfordringer, som BUF står overfor: 1. At lokalisere og evt. erhverve grunder herunder afsætning af midler til grundkøb 2. At afsætte anlægsmidler tidlig nok eller sikre afhjælpende foranstaltninger 3. At eksekvere byggeriet til tiden 4. At sikre lokalplangrundlaget og lokal inddragelse Sti Andreas Garde fremhævede, at man hvert eneste år vender tilbage med denne her indstilling. Og at det gode er, at man kigger langt ud i fremtiden. Grundlæggende ser vi en markant stigning af børn i kommunen. Det er positivt, at så mange vil bo i København. Samtidigt er det en kamp og hovedudfordring at få erhvervet midler og afsat grunde. Der arbejdes derfor meget på at få præciseret, hvad der skal afsættes fremadrettet. På lang sigt forventes et merbehov på op mod 43 skolespor inkl. fritidspladser. Og dette er indenfor en periode, hvor der gerne skal besluttes indenfor de næste år. På dagtilbuddet er der et anlægsbehov på 572 dagtilbudsgrupper frem mod 2031 i forhold til den nuværende kapacitet og vedtagne udvidelser. Vi er derfor under pres og skal have lavet nogle midlertidige løsninger for at komme i mål. Udfordringen på daginstitutionsområdet er at få afklaret, hvad det er for nogle planer vi skal lægge for at komme til at eksekvere hurtigere. Med hensyn til kapacitetsbehovet iht. specialtilbud (0-5-årige) og specialklubber forventes der ikke en vækst. Derimod er der indenfor de seneste år sket en kraftig vækst i forhold til behovet for kategori 3-pladser (Børn med ADHD og autisme). Det vil derfor blive undersøgt nærmere, hvordan behovene forventes at være på længere sigt og hvordan det skal løses. Specialområdet følger den demografiske udvikling og det er derfor forventningen, at vi måske vil mangle ca. 40 pladser til næste år. Vi skal derfor i gang med at udarbejde et inklusionsprogram. 9

10 Sti Andreas Garde fortalte, at BUF har anlægsønsker for noget der ligner omkring 1.3 milliarder kroner i budget Og at der ligger omkring 108 grupper, som vi kommer til at indstille. Så der er et behov for at vi får speedet op. Dette så vi får løst problemerne, så vi efterlever pladsgaranti. Sti Andreas Garde gennemgik kort status på forvaltningens anlægsønsker og planer for nye skoler i Sydhavnen, Ørestaden Syd, Nørrebro Park samt planer for nogle forestående ombygninger på Lundhusskolen og Fensmarkskolen. Kommentarer fra ledersiden: Nina Hemmersam (Center for Policy) fortalte i relation til drøftelsen omkring pladsgaranti, at forældre også kan købe pladser i andre kommuner. Og at man kan gå ud over kommunegrænser. Tobias Børner Stax (adm. dir. formand) pointerede at vi som følge af udfordringerne forbundet med erhvervelse af nye grunde, vil have en ny situation, hvor vi skal tænke over, hvad vi kan bruge hver eneste kvadratmeter til. Kommentarer fra medarbejdersiden: Helle Bille Nattestad (AMR) mindede om, at der i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen havde været en drøftelse af nyansatte, som særligt rammes af arbejdsulykker. Og opfordrede derfor til, at der kigges på kompetenceudvikling allerede tidligt i forløbet. Jan Trojaborg (KLF) spurgte ind til om man har overvejet at købe et skib? Hertil svarede Tobias Børner Stax, at man på Donav Vig har en to sporet skole liggende på en båd. Men at en kajplads er lige så svær at få. Jan Hoby (LFS) sagde, at vi bruger den gamle metodik involvering og dialog. Og at vi er udfordret på udekvadratmeter og derfor er nødt til at tænke i alternative løsninger. For de er presset mange steder. F.eks. har Brasilien tænkt meget i det. Ad) pkt. 8 Evt. Tobias Børner Stax meddelte, at Louise Kanstrup Petersen kontorchef for Områdesekretariatet har sagt sin stilling op med udgangen af juli måned for at tiltræde stillingen som forhandlingschef i Dansk Magisterforening. Og at dette møde i HovedMED derfor var Louise Kanstrup Petersens sidste. Tobias Børner Stax ville derfor gerne sige farvel til Louise og han takkede for samarbejdet og fremhævede, at Louise Kanstrup Petersen havde sat sit præg på udviklingen i BUF. Jan Hoby supplerede med, at HovedMED har været rigtig glade for samarbejdet. Ad) pkt.9 Tak for i dag Tobias Børner Stax takkede for dagens møde og ønskede alle en rigtig god sommer. Bilag: Bilag 1_Administrative arbejdsfællesskaber - Status til HovedMED 21. juni 2017.pdf Bilag 2_Intromøder Kvantum BUFs slides vers. JBE. jun 2017.pdf Bilag 3_Fakta Pionerprojektet.pdf Bilag 4_Præsentation HovedMED Kroppen i Kerneopgaven.pdf Bilag 5_ Oplæg vedr. behovsprognosen _17_0.pdf 10

11 Status Administrative arbejdsfællesskaber / Centerchef Jens Barslund Ellehauge Børne- og Ungdomsforvaltningen Maj 2017

12 Formål Der er udarbejdet en investerningscase Administrative arbejdsfælleskaber der skal sikre at ledere af skoler og klynger kan friholdes for håndtering af en række administrative opgaver, hvor opgaven kan håndteres mere effektivt på tværs af enheder gennem en professionalisering af administrationen. Samtidig skal løsningen sikre realisering af den forudsatte effektivisering, der er defineret gennem investeringscasen administrative arbejdsfællesskaber. Administrative arbejdsfællesskaber Samlet effektivisering 9,47 mio. kr. ved fuld indfasning (2019) Godkendt af BUU 9/ og af BR 28/ Gevinstrealisering Decentralt 9,47 mio. kr. - Reorganisering af administrative opgaver - Bedre udnyttelse af specialistkompetencer - Standardisering af roller og processer 2

13 Administrative arbejdsfællesskaber I forlængelse af implementering af nyt økonomistyringssystem (Kvantum) og nyt lønssystem (Opus løn) i Københavns Kommune, skal BUF realisere en effektivisering på administrative processer på 9,48 mio. kr. årligt fra Effektiviseringen skal realiseres ved, at ændringer i styringssystemer understøttes af en ny organisering af administrative opgaver, der sikrer at BUF udnytter potentialerne bedst muligt og professionaliserer administrationen. Derved bidrager programmet til. at effektiviseringer ikke skal realiseres i kerneydelsen arbejdet med børnene. Programmet har følgende hovedleverancer: 1. En administrativ styringsmodel i BUF, tilpasset nye styringssystemer 2. En reorganisering af prioriterede administrative opgaver, der sikrer effektive processer og bedre udnyttelse af specialistkompetencer. 3. Konkret rolle- og ansvarsfordeling, der implementeres på alle enheder Programmet skal samtidig sikre, en organisatorisk robusthed på det administrative område, så skoler og klyngers sårbarhed ved sygdom eller vakancer, reduceres.

14 Gennemførte aktiviteter Etablering af tre pilotforsøg med administrative arbejdsfællesskaber Formål: Identificere potentialer og barrierer for samarbejde på tværs af enheder Kortlægning af tidsforbrug for prioriterede administrative processer Formål: At finde de bedste løsninger og stille dem til rådighed for hele organisationen og optimal opgaveplacering ift. volumen af transaktioner Konkrete forslag til standardisering af processer og roller Formål: Sikre sammenhæng mellem krav til kompetencer knyttet til de enkelte roller ift. de standardiserede processer 4

15 Pilotforsøgenes hovedkonklusioner Resultaterne er primært relevante for klyngers administration Der er startet pilotforsøg med 5 skoler i område IBØ Fællesskaber frigør tid til faglig ledelse gennem standardisering og effektivisering Kvaliteten i den administrative opgaveløsning bliver løftet med et højt serviceniveau Fysisk og organisatorisk afstand til kerneydelsen er ikke afgørende for kvaliteten Administrative arbejdsfællesskaber har behov for ledelse Effektiviseringen kan realiseres med administrative arbejdsfællesskaber 5

16 Videre proces 21/ Orientering af HovedMED Sommerferie 1/ Implementering af Kvantum i BUF Uge 38 Evaluering af pilotforsøg i IBØ Uge 40 Behandling af løsningsforslag i HovedMED 8/ Politisk behandling i BUU i forbindelse med budgetudmøntning 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 6

17 Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver / Jacob Jul Nørup Pedersen BUF ARC GAP 20. juni 2017

18 Indkøb Målbillede Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver 2

19 Indkøb Knapper vi kan dreje på Varer på hylden Flere køb via netbutik Bedre compliance Reduceret administration Effektiv indkøbs organise ring Nærværen de ledelse, support og kontrol Implementering 1/ Færre indkøb via telefon og EAN Færre transaktioner på dankort Målbillede sommer 2018 Færre trans aktion er på kunde -kort Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver 3

20 Kvantum Implementering Drift, support og uddannelse Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Drifts-opgaver Særlig budgetopfølgning Budgetudmelding Regnskabsafslutning Prognose 1 Support Superbruger Uddannelse Opsætning af Kvantum Hypercare 1 Indkøb: opsætning og workshops ERP og BUF Budget Test og superbrugere BUF ERP og BUF Hypercare 2 Budget og økonomistyring BUF Lederuddannelse 3 timer Fokus på indkøb, godkendelse af faktura og ledelsesinformation (BO rapporter) uddannelse Indkøb A 3 timer Indkøb B 3 timer Indkøb C 3 timer Regnskab uddannelse 3 timer Fokus på indkøb og vare-modtagelse af katalog-varer. Primært køkken og rengøring Fokus på indkøb og varemodtagelse af standardvare og frikøb. Primært PL, pædagoger, lærere, teknisk service Fokus på administrationens rolle ifht. indkøb. Særligt fokus på stedfortræder, varemodtagelse og udlæg Fokus på kontoplan, afstemning og postering. Administrationen på skoler og klynger Muligt skub uddannelse uddannelse uddannelse Erfaringerne fra de øvrige forvaltninger viser en tendens til, at forvaltningerne uddanner flere indkøbere end nødvendigt, og at mange indkøbere endnu ikke har påbegyndt opgaven med at køber ind.via Kvantum BUF overvejer på baggrund af dette, om det vil give den bedste implementering af Kvantum, at udskyd uddannelsen af de decentrale indkøbere med kernefaglige opgaver, til der er et erfaringsgrundlag vedr. indkøb i BUF, fra vores decentrale administration og erfarne indkøbere fra køkkenerne. Budget uddannelse Fokus på budgetlægning, korrektioner og opfølgning. Administrationen på skoler og klynger Uddannelse Kommunikation Intro-møder & Intro breve Til- og fratrådte. Opdaterede Er alle tilmeldt vejledninger Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver uddannelse opgaveportal Intro-møder & intro breve Opdaterede vejledninger opgaveportal

21 Øvrige indkøbere Skoleleder/ klyngeleder Indkøb, faktura og udlæg Debitor Regnskab Budget controller Administrativ leder/ PASA Administrativ medarbejder i klynge / Administrativt arbejdsfællesska b Kvantum Nye opgaver Kvantum uddannelse Tydelige rolle snit Nye opgaver Supplerende uddannelse i BUF Skolesekretær Administrative arbejdsfællesskaber Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver 5

22 Support til de nye indkøbere On-site support Kvantum uddannelse Hjælp til første indkøb i Kvantum Øvrige indkøbere på skoler og klynger Køkkenmedarbejdere, Lærere, pædagoger, pædagogiske ledere, teknisk/service workshops Introduktion til Kvantum - BUF perspektiver Sidemandsoplæring 6

23 Pionerprojektet / Gunilla Martins

24 Fakta om Pionerprojektet Blev gennemført i perioden fra 2010 til LFS, BUF, NFA/Aalborg Universitet og Grontmij designede projektet i fællesskab. Projektet var støttet med 13 mio. kr. af Forebyggelsesfonden. 62 kommunale daginstitutioner med højt sygefravær deltog i projektet. 2

25 Fakta om Pionerprojektet Trioerne var omdrejningspunktet for forandringen og blev sidemandsstøttet af konsulenter. Daginstitutionerne valgte selv deres arbejdsmiljøindsatser. Metode: Arbejdsmiljøindsatser skulle tage afsæt i kerneopgaven fx: hvordan samarbejder vi, så det fremmer vores kerneopgave? hvordan passer de fysiske rammer med vores kerneopgave? Hvordan tilrettelægger vi vores arbejde, så det optimerer vores kerneopgave? 3

26 Fakta om Pionerprojektet Der blev arbejdet med 153 indsatser: Pædagogisk faglighed Møder og organisering Kultur Samarbejde Kommunikation Støj Ergonomi Forældresamarbejde 4

27 Resultater Sygefraværet faldt igennem projektperioden med 4,4 dage i gennemsnit for de daginstitutioner, som var med i projektet. Kontrolgruppe faldt med 1 dag. Arbejdspladser som havde haft et større fald i sygefravær var karakteriseret ved at have haft en positiv udvikling i: 1. kerneopgavekvaliteten 2. social kapital (tillid, retfærdighed og samarbejde) 3. Trio/MEDs samarbejde om at udvikle og forbedre arbejdsmiljøet 4. og stor grad af ledelsesmæssig opbakning til arbejdsmiljøindsatsarbejdet De arbejdspladser, som gjorde en relativ større indsats i forhold til at skabe arbejdsmiljøforbedringer med afsæt i kerneopgaven, havde et relativt større fald i kort sygefravær og en positiv udvikling i både medarbejder- og forældrevurderet kvalitet i udførelsen af kerneopgaven. 5

28 / Kroppen i Kerneopgaven Ole Egelund MEDsekretareiatet HovedMED

29 Kroppen i kerneopgaven Forskningsprojekt forestået af NFA og AMK. - Intervention på 16 institutioner (vuggestuer og integrerede). - Kommunale og selvejende. - Alle områder repræsenteret. - Start forår 2017 indledende møder. - Intervention i 2 bølger. 1. bølge start efter sommerferien bølge primo 18. slutevaluering medio

30 Kroppen i kerneopgaven Formål 1. At undersøge de fysiske belastninger i vuggestuearbejdet med objektive målinger 2. At reducere fysiske belastninger i arbejdet og smerter i kroppen 3

31 Kroppen i kerneopgaven Hvorfor lave projektet? - Daginstitutionspersonale tilhører en nedslidningstruet branche - Høje fysiske arbejdskrav muskelskeletsmerter (mange belastninger) - Store konsekvenser (højt sygefravær og tidlig tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet) 4

32 Hvor fysisk hårdt er arbejdet {0-10) (upublicerede data) 3

33 Smerter flere gange ugentligt (%) (upublicerede data)

34 Begrænset i dit arb pga. smerter {%) (upublicerede data) 0

35 Kroppen i kerneopgaven Hvad har tændt BUF: Udgangspunkt i kerneopgaven: - Børnemotorik og selvhjulpenhed mindre nedslidning - Bæredygtighed i de pædagogiske jobfunktioner ifht øget tilbagetrækningsalder - Evidensbaseret viden om belastninger 8

36 Hvordan ser det så ud i virkeligheden? Målinger fra 677 medarbejdere fra 15 virksomheder indenfor rengøring, industri og transport

37 Helbred, smerter og fysisk kapacitet

38 Foroverbøjning af ryg for rengøringsassistent henover arbejdsdag

39 Objektivt målt fysisk aktivitet arbejde & fritid Mange har betydelig ubalance mellem de fysiske krav arbejdet stiller og medarbejderens fysiske kapacitet

40 Kroppen i kerneopgaven Faglig følgegruppe: - AMK - NFA - Pensam - LFS (Sami Diaz) - BUPL (Erik Steppat) - FAC (Birgitte Møs) - OC (Ole Egelund) 13

41 Kroppen i kerneopgaven SPØRGSMÅL? 14

42 Behovsprognose 2017 / Børne- og Ungdomsudvalget 7. juni 2017

43 Disposition Politiske rammer for håndtering af kapacitetsbehov Need-to ønsker til budget 2018 Behov for o Skolespor o Dagtilbudsgrupper o Specialtilbud De største udfordringer Behovsprognose 2017 / SIDE 2

44 Politiske rammer for håndtering af kapacitetsbehov Undervisningspligt (Folkeskoleloven) og pasningsgaranti indenfor bygrænsen (dagtilbudsloven). Skoler bygges så tæt på børnenes bopæl som muligt af hensyn til sikkerhed på skolevejen, og at børnene kan gå eller cykle til og fra skole (Folkeskoleloven, maks. 2,5 km ellers befordring). Dagtilbud bygges, så der kan tilbydes pasning indenfor 4 km (BR). Skolerne tilstræbes på minimum 3 spor (BR 2007) små skoler udbygges til større hvis muligt. I praksis er skolerne større end 3 spor. Udbygninger af gamle skoler koordineres med helhedsrenoveringer. Daginstitutioner tilstræbes på minimum 3 grupper små institutioner udbygges til større hvis muligt. Der fremlægges tilvalgsscenarier for biblioteker, idrætshaller eller andre kulturtilbud ved udvidelser og etablering af nye skoler (Kapacitetsanalysen, BR 18/9-2014). Tilvalgsscenarierne koster mere i anlæg, men giver mulighed for brug af faciliteter efter skoletiden (Kommuneplan). Beslutning om skolestruktur for konkrete skoler tages i forbindelse med budgetterne Behovsprognose 2017 / SIDE 3

45 Kapacitetsønsker til budget 2018 (need-to) - Opgjort ultimo maj Skole Dagtilbud Planlægningsmidler 4 spor i Ørestad Syd Planlægningsmidler Planlægningsmidler til dagtilbudsgrupper Anlægsmidler Areal mm. Skolen i Sydhavn 1 spor Skolen ved Sundet - 1 spor + madskolefaciliteter Udeskole på Nørrebro Nyboder Skole - 1 spor Midler til køb af grund i Sydhavn til 3 skolespor + planlægningsmidler Forøgelse af grundkøbspuljen med henblik på køb af grund til 4 skolespor i Nordhavn i 2018 Anlægsmidler Anlægsmidler til daginstitutionsgrupper o grupper i Ørestad o 18 grupper i Sydhavn o 6 grupper på Vesterbro o 20 grupper i Valby o 11 grupper på Nordamager o 3 grupper på Nørrebro Special Der kan ske ændringer i budgetønskerne frem mod budgetforhandlingerne Anlægsmidler Anlægsbevilling til udvidelse af kapacitet på Lundehusskolen Anlægsbevilling til udvidelse af kapacitet på Fensmarkskolen Behovsprognose

46 På lang sigt forventes et merbehov på op mod 43 skolespor inkl. fritidspladser Anlægsbehov for skolespor ift. nuværende kapacitet og vedtagne udvidelser Behov for spor Nettobehov Inklusiv løsninger der ikke står færdig Frem mod 2039 er der et behov for nye skolespor på 43 grupper, der falder til 31 i Faldet efter 2039 er behæftet med stor usikkerhed. Fra planlægningsfasen starter, tager det typisk 5 år, før en ny skole eller et nyt spor kan tages i brug. Der skal derfor gives en planlægningsbevilling senest 5 år inden behovet er gældende. Da plangrundlag, grundkøb mv. ligger forinden, er det således nødvendigt i god tid at planlægge nye skolespor. Overskuddet af spor frem til 2023 skyldes, at antallet af spor opgøres med udgangspunkt i antallet af 6-årige, der forventes at falde i de kommende år pga. små årgange. Behovet for nye spor er størst på Amager og Vesterbro / Kgs. Enghave (inkl. Sydhavn) Anm.: Ved opførelser af et skolespor anlægges samtidigt 112 fritidstilbudspladser. Behovsprognose 2017 / SIDE 5

47 Anlægsbehov på 572 dagtilbudsgrupper frem mod 2031 ift. nuværende kapacitet og vedtagne udvidelser Merbehov for anlæg af dagtilbudsgrupper ift. nuværende kapacitet og vedtagne udvidelser Behov for grupper Nettobehov I 2021 mangler der 175 nye grupper. Der er derfor et meget stort behov for at udbygge kapaciteten i de kommende år, hvis pasningsgarantien skal overholdes. Særligt på Amager er der stort behov for nye grupper. Frem mod 2031 er der et anlægsbehov for nye dagtilbudsgrupper på 572 grupper, der falder til 452 i Faldet efter 2031 er behæftet med stor usikkerhed. Det tager typisk 3 år fra en planlægningsfase går i gang til ibrugtagning af en daginstitution. Da plangrundlag, grundkøb mv. ligger forinden, er det således nødvendigt i god tid at planlægge nye daginstitutioner. Behovet er opgjort efter spidsbelastningen i foråret og der vil derfor være mindre behov for grupper i resten af året. Behovsprognose 2017 / SIDE 6

48 Behov for kapacitet til specialtilbud (0-5-årige) og specialklub Behovet for særlige dagtilbud og basispladser forventes at være dækket frem til hhv og På specialklubområdet er der tilstrækkelig kapacitet frem til 2021/2022. Behov for anlæg af særlige dagtilbudspladser* 50 Behov for anlæg af basispladser* 60 Behov for anlæg af specialpladser på klubområdet Behovsprognose 2017 / SIDE 7

49 Behov for kapacitet til specialundervisning Behov for anlæg af specialpladser på skoleområdet* På specialskoleområdet er der tilstrækkelig kapacitet til skoleåret 2017/18. I 2018/19 vil der samlet set være et lille overskud af pladser, men der forventes at være mangel på kategori 3 og 4 pladser / / / / / / /51 Frem mod 2037 er der behov 428 nye pladser, der primært vedrører kategori 1, 3 og 4. Behovet for kategori 3-pladser (Børn med ADHD og autisme) har i de seneste år oplevet en kraftig vækst. Det bliver undersøgt nærmere, hvordan behov forventes at være på længere sigt og hvordan det skal løses. Kategori 1: Lettere generelle indlæringsvanskeligheder Kategori 2: Læse- og talevanskeligheder Kategori 3: Autisme / ADHD Kategori 3A: Bevægelseshæmmede elever Kategori 4: Vidtgående generelle indlæringsvanskeligheder * Behovet for BUF-fleks og kategori 2-elever (læse- og talevanskeligheder) vises ikke, idet disse elever optager kapacitet på almene skoler. -40 Kategori 1 Kategori 3 Kategori 3A Kategori 4 Behovsprognose 2017 / SIDE 8

50 De største udfordringer 1 2 At lokalisere og evt. erhverve grunde At afsætte anlægsmidler tidligt nok eller sikre afhjælpende foranstaltninger - herunder afsætning af midler til grundkøb 3 4 At eksekvere byggeriet til tiden At sikre lokalplangrundlaget og lokal inddragelse Sammen med ØKF arbejdes der på en detaljeret anlægsplan med løsninger på udfordringerne Planen fremlægges og drøftes på budgetseminar II i august Behovsprognose 2017 / SIDE 9