DAGSORDEN FOR MØDE I HOVEDMED

Transkript

1 DAGSORDEN FOR MØDE I HOVEDMED Dato: 29. juni 2016 Tid: Kl. 9-11:30 Sted: Rådhuset, SOF s udvalgsværelse, stuen vær. 8 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Camilla Niebuhr (direktør), Nina Hemmersam (Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (chef for Områdesekretariatet), Søren Trier Højsgaard (områdechef), Jeanne Jakobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Kirsten Bergstrup (selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Thomas Enghausen (LFS), Lars Sørensen (KLF), Jan Trojaborg (KLF) Annette Mai Larsen (BUPL), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Jeanie C. Nielsen (HK), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Henriette Brockdorff (BUPL), Bodil Marie Gjøl (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Afbud: Tobias Børner Stax (Adm. direktør, formand) Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Anna Faber (referent) DAGSORDEN Tid Indhold Formål Bilag 1 9:00-9:05 Velkomst v. næstformand Jan Hoby 5 min 2 9:05-10:30 1 time og 25 min 3 10:30-10:45 15 min 4 10:45-11:15 MED-evalueringen v. Louise Kanstrup Petersen, Gunilla Martins og Louise Juelskjær Forhandlingsorganet har arbejdet med MEDevalueringen og besluttet at HovedMED skal drøfte de tre spørgsmål, som fremgår af PP side 13 (bilag 3). Derudover er der indkommet to forslag til ændring af MEDaftalen, som ligeledes skal drøftes (bilag 4 + 5) KK politik og retningslinjer for forebyggelse af vold og trusler v. Louise Kanstrup Petersen Regnskabsprognose 2016 og orientering om rammer for budget v. Drøftelse Orientering og nedsættelse af arbejdsgruppe Orientering Bilag 1: Opsamling fra halvårsmøder MED-evaluering Bilag 2: MED-evaluering baseret på fortællinger fra ni arbejdspladser Bilag 3: Powerpoint MEDevaluering Bilag 4: Forslag til ændring i BUFs MED-aftale LokalMED Bilag 5: Forslag til ændring i BUF MED-aftale - Trio Bilag 6: Notat om revideret politik om forebyggelse af vold trusler mobning og chikane Bilag 7: Tekst på opgaveportalen om retningslinjer for forebyggelse af vold og trusler Bilag 8: Politik og retningslinjer for forebyggelse af vold og trusler

2 30 min 5 11:15-11:30 15 min Steen Enemark Kildesgaard Eventuelt/gensidig orientering Skriftlig orientering Bilag 9: Tekst på opgaveportalen Offererstatning Bilag 10: Justitsministeriets vejledning om offererstatning Bilag 11: Information om pligt til sikring af genplacering af medarbejdere Bilag 12: Orientering om opsamling på den politiske beslutning om minimum et årligt møde i pædagogisk råd REFERAT 1. Velkomst v. næstformand Jan Hoby 2. MED-evaluering Louise Kanstrup Petersen indleder med at fortælle at formålet med punktet er, at HovedMED får identificeret og truffet beslutning om de indsatsområder, som der skal arbejdes videre med. MED-evalueringen vil derfor med dagens drøftelse være afsluttet. Louise præsenterer derefter de forhold, der har betydning for MED-arbejdets succes (se bilag 3). Nogle elementer vil forvaltningen arbejde videre med i programmet Arbejdspladsen i fokus, hvor der bl.a. vil blive arbejdet med arbejdsfællesskaber. Der gives udtryk for, at det er en god opsamling og en grundig evaluering Der gives udtryk for, at det er vigtigt at medtænke vigtigheden af veluddannede medarbejdere i forhold til arbejdet med arbejdsfællesskaber. Louise Kanstrup peger på, at uddannelse er et af elementerne i den redskabskasse, som der skal arbejdes med i forbindelse med arbejdspladsen i fokus. Derefter orienterer Gunilla Martins om, at styregruppen under MED har besluttet, at HovedMED i dag skal arbejde med følgende temaer via gruppearbejde: A) Repræsentationsrollen, B) Ejerskab fra ledelsen i MED, C) Læring på tværs og indenfor sektorerne. Nedenfor følger en opsamling på gruppernes arbejde, samt dertilhørende kommentarer: Opsamling: Repræsentantrollen Der skal afsættes tid til repræsentation og det skal prioriteres i samarbejde med ledelsen (lokalt) Der skal sikres videndeling i forhold til de gode løsninger (MED + HovedMED) Der skal skabes en kultur, hvor man lærer/øver sig på at lade sig repræsentere (lokalt). Der skal sikres systematik, synlighed og genkendelighed - fx i forhold til årshjul, kommunikationsveje mm. Der skal fokuseres på den gode relevante kommunikation. (HovedMED, MED, Lokalt) Der skal skabes en kultur, hvor man siger til, hvis man ikke føler sig repræsenteret (Lokalt, HovedMED og MEDsekretariatet 2

3 Der skal tænkes i en sammenhængende mødestruktur (lokalt) Der skal arbejdes med fælles temaer for alle faggrupper fx ergonomi (lokalt) Der skal ydes støtte til de arbejdspladser, der har svært ved at få det til at fungere (MED sekretariatet) MED skal være opsøgende i forhold til mindre faggrupper (Lokalt) Øvelsen med den røde/grønne kortlægning af repræsentation, som blev gennemført på halvårsmøderne giver et godt billede af, hvem man ikke har øje på. Det er en enkel måde at gøre det på. Der opfordres til, at trioer laver selvevaluering i forhold til, hvem de repræsenterer. At man tager MED-evaluering ud i yderste led. Der spørges ind til, om det kan være en del af den pakke, der sendes ud sammen med MED-evalueringen. De arbejdspladser, der har det sværest, opdager vi ved at medarbejdere og/leder ledere henvender sig til de faglige organisationer eller områderne. Der opfordres til at lave en fælles aftale/forpligtelse, der sigter mod at ingen snubler i arbejdsmiljøet og samarbejdet. At vi fokuserer på at spille hinanden gode. Der efterspørges målrettet support fra MEDsekretariatet. Fx er det nogle gange kun LokalMED der har udfordring - andre gange er det på trioniveau eller generelt på hele arbejdspladsen. Det er vigtigt, at det formidles ud, at man kan kontakte MED sekretariatet, hvis man har udfordringer. Der peges på, at man i højere grad kan gøre brug af modellen for kontaktudvalg lokalt. Opsamling: Ejerskab fra ledelse Der skal fokuseres på at italesætte vigtigheden af MED i ledelsesstrengen: At der aktivt spørges ind til Hvad har I gjort i MED?, Har det været igennem MED-systemet? Det skal være tydeligt, at det forventes at alle arbejdspladser prioriterer og har ejerskab til MED Der skal fokuseres på at systematik kvalificerer. Struktur skal på skinner. Der skal fastsættes tid til før/efter MED. Der skal fokus på at nye ledere får en god intro: ledermakkere, netværk mm Der skal tænkes i tæt samarbejde mellem formand og næstformand MED-sekretariatet skal understøtte MED ved at sikre løbende opkvalificering Det bør sikres, at alle der sidder i LokalMED har adgang til ugepakken (Medarbejdere og HovedMED) Der skal laves pixi af MEDevalueringen til inspiration. Der skal fokus på, hvordan MED styrker den enkelte leder. Der skal fokusere på den styrke, der ligger i at have sit bagland i orden. Vigtigt med eksempler. Det er det lange seje træk. Kommentar fra medarbejdersiden Der peges på, at det er vigtigt, at vi insisterer på, at medarbejdere skal ledes på en måde, der understøtter værdierne i MEDaftalen. Der skal fokuseres på ledelsessupport, så også nye ledere knækker koden på det. Der peges på, at der er andre traditioner i andre kommuner. Kommentar fra ledelsessiden: Det er det lange seje træk, som vi skal arbejde med i forbindelse med arbejdspladsen i fokus, hvor vi har givet håndslag på, at vi skal have fat i de 20% institutioner og skoler, der er mest udfordrede. 3

4 Opsamling læring på tværs Der skal fokuseres på struktur og planlægning af møder. Der skal fokuseres på, hvordan også faglige organisationer kan understøtte læring på tværs Der peges på vigtigheden af et sammenkog af MEDevalueringen. MEDsekretariatets udadgående rolle er vigtig. Der bør tænkes i at skabe makkerpar mellem institutioner/skoler der har gode erfaringer og institutioner/skoler, der er udfordrede. Man bør via ledelsesstrengen og supporten møde institutioner og skoler med en række standardspørgsmål. Kender i sygefraværspolitikken mm? Man bør desuden opfordre dem til at genbesøge TRIOinspirationsguiden. Der gives udtryk for at læring på tværs også handler om, hvordan vi har fokus på kerneopgaven, arbejdsmiljø, sygefravær mm. Der bør laves et nedslag efter opstart af fritidscentre og fritidsinstitutioner pr. 1. aug. Der bør spørges ind til, hvordan det er gået med organisation, kommunikation og repræsentation mm. Kommunikationspolitik skulle genbesøges efter MEDevalueringen. Hvis man skal få det til at fungere, skal man have fat i følelserne/patos. Det er det, der er drivmidlet. Alt starter og slutter med et barn. Kommentarer fra ledelsessiden: Der gøres opmærksom på, at pædagogiske ledere har en kompleks virkelighed. God ledelse har i høj grad betydning for det gode arbejdsmiljø. MED-sekretariatet stiller support til rådighed og der opleves i øjeblikket en stigende efterspørgsel. MEDsekretariatet gør samtidig opmærksom på, hvad de kan og hvad de kan hjælpe med. Intro til nye ledere skal tænkes ind i forhold til MEDorganisationen God ide med tæt samarbejde mellem formand og næstformand. God ide at lave trykprøve på eventuelle udfordringer i de kommende fritidsinstitutioner og centre. Hvis der er stor bekymring i forhold til fritidscentrene opfordres der til at tage hånd om det med det samme. Klyngeledere har forhåbentligt snart en pejling af, hvordan det ser ud. Dialog med klyngeledere på den anden side af 1. august. OC erne følger op på dette. Forvaltningen kommer til at møde skoler og institutioner med et helhedssyn i forbindelse med programmet Arbejdspladsen i fokus. Fokus er på at understøtte på de udfordringer, som der er behov for. MEDevaluering sendes ud til lokalmed. Der skal udarbejdes kort skriv og infopakke med diverse fakta. Skal indeholde HovedMEDs behandling og hvad der efterfølgende skal ske. Behandling af de to forslag fra AC, HK og FOA1 omkring ændring af sammensætning af Trio og LokalMED For at direktion kan åbne for forhandling skal der være enighed på B-siden. Det er der ikke og medarbejdersiden tager derfor forslagene af bordet. Men det ændre ikke på, at diskussion skal have lov til at være der. 4

5 FOA1 giver udtryk for, at det at kunne repræsentere andre ikke kan stå alene. MED-udvalgene skal være så repræsentative som muligt, dvs. at alle personalegrupper skal være repræsenteret. Det er en måde at forbedre repræsentationen på. AC og HK mener, at der bør være mere fleksibilitet i forhold til Trio. AC oplever, at repræsentationen i to kontorer i HNG er skåret ned til få hænder. Det betyder, at det i praksis er svært at får adgang til at snakke med de fx 120 medarbejdere, der er i et center. Hvornår bliver det for stort? Hvad er en gennemsnitlig triostørrelse. 10 eller 120? AC ønsker mulighed for at udvide på mere permanent basis. Deres forslag går på, at få flere folk involveret på mindst bureaukratisk måde. LFS giver udtryk for, at det er hele MEDorganisationens ansvar at sikre repræsentation. Ikke kun ledelse, TR og AMR. Der skal fremmes gode løsninger, der godt kan fungere indenfor rammerne af aftalen. Der peges på, at dette er overkommelige udfordringer, som vi i fællesskab kan løse. Der findes forskellige muligheder i MEDaftalen. Vi skal udfolde aftaletekstens muligheder. Fx branchegrupper eller afgive ledelsespladser mm. Omkring det med TRIO er der den regel, at for hver leder er der en trio og en AMR. Der skal ikke være eksakte tal på, hvor mange der må være i en trio. Det er fx muligt at repræsentere flere tusinde medlemmer i fagforeningsregi. Der har man heller ikke kontakt og føling med alle. Der bør ikke være eksakte tal på repræsentation. Det vil desuden betyde, at vi skal opgradere kraftigt på ledelsessiden. Der peges på, at det er tid, erfaring og knofedt der skal til. Evaluering viser, at vi har en organisation der er nået langt. FOA1 orienterer om, at de er nogle stykker, som vil stille forslag om organisationsopdelte valggrupper. Kommentarer fra ledelsessiden Klyngeleder giver udtryk for, at man ofte er nødt til at kommunikere skriftligt, når man er placeret på mange forskellige matrikler. Organisationen er blevet mere kompleks og der er færre midler. Alle kan inddrages på forskellige måder. Balance mellem hvad der er relevant for rengøring, køkkenpersonale, teknisk personale. Evaluering viser, at der er blevet arbejdet med det fornuftigt og konstruktivt mange steder. Nu giver vi det lidt tid samtidig med at vi understøtter organisationen. 3. KK politik og retningslinjer for forebyggelse af vold og trusler v. Louise Kanstrup Petersen Louise Kanstrup Petersen indleder med at fortælle, at forvaltningen i forbindelse med den reviderede voldspolitik indstiller, at den nuværende arbejdsgruppe fra Specialområdet, der blev nedsat i forbindelse med udarbejdelsen af retningslinjer for Offererstatning, får til opdrag at forestå en samling af de hidtidige indsatser på området for forebyggelse af vold og trusler og skabe et overblik i forhold til om det er nødvendigt at udvide med andre former for tiltag eller om de eksisterende tiltag kan rumme det nye forhold. Arbejdsgruppen har en stor viden om vold, og det indstilles at den suppleres med en repræsentant fra almen- og institutionsområdet samt en plads for et af medlemmerne af HovedMED. Det aftales, at arbejdsgruppen udvides med: Kate Obeid, Bente Grøndal (KLF) og Olaf Christensen (LFS). 4. Regnskabsprognose 2016 og orientering om rammer for budget v. Steen Enemark Kildesgaard Steen Enemark Kildesgaard orienterer om, at forventningerne til det samlede regnskabsresultat er et mindreforbrug på 73 mio., hvoraf 44,2 udgør decentral opsparing på skoler, klynger og institutioner. Opsparingen vil blive forsøgt overført til Der gives udtryk for at der er mange usikkerhedsmomenter lige nu. 5

6 Kommentarer fra ledersiden: Det anerkendes, at der er decentral usikkerhed. Man tilbageholder midler, fordi man er usikkerhed på om forudsætning holder. Det påvirker adfærd, at man kan risikere at komme på handleplan. Der er indbyggede sanktionsmekanismer i styringsmodellen. Dertil kommer at økonomistyringsredskaber ikke er opdaterede og svære at styre efter. Det kan også være en forklaring på, at vi får nogle udsving. Endelig peges der på implementering af Kvantum, som en del af løsningen samt at der er ved at blive kigget på hele refusionsområdet. Steen præsenterer derefter økonomiaftalen mellem KL og regeringen. Økonomiudvalget vil i august måned træde sammen og tage stilling til 51 mio. kr., som der skal effektiviseres for på servicemåltal. Steen peger på, at der er forskellige effektiviseringshåndtag, men at der endnu ikke er noget der er fastlagt. Steen gennemgår derefter, hvad der bliver fremlagt fra forvaltningen i forbindelse med budgetforhandlingerne (need to) + forvaltningens hovedtemaer. Se PP vedlagt referat. 5. Eventuelt/gensidig orientering Forvaltningen har sammen med LFS drøftet muligheden for at lave en LederAPV både i forhold til pædagogiske ledere og klyngeledere. Tanken er, at APVen skal gennemføres på en let og ubureaukratisk måde. Vedr. notat om genplacering. Der gives udtryk for, at der er usikkerhed ude i organisationen. Der er nogle ting, der bør strammes op og forbedres i informationen. Det handler alene om sproglige opstramninger, så det bliver tydeligere, hvad de decentrale ledere og LokalMED skal gøre efter sommerferien. Medarbejdersiden anbefaler, at en lille gruppe kigger informationen igennem. Det besluttes, at gruppen består af: Lars Sørensen, June Andersen og Jan Hoby, Kate Obeid og Louise Kanstrup Petersen. Der bliver desuden peget på, at det også er vigtigt at tænke på de bagvedliggende it-systemer, som kan være svære at finde rundt i. KLF udtaler stor ros til politikerne for at bevare 1 pædagogisk rådsmøde om året. Der peges samtidig på, at der i praksis afholdes rigtig mange flere, da et møde ingen forskel gør. 6