REFERAT AF MØDE I HOVEDMED

Transkript

1 REFERAT AF MØDE I HOVEDMED Dato: 7. februar 2018 Tid: Kl. 09:00-11:00 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1.sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Børner Stax (adm. dir. formand), Camilla Niebuhr (direktør), Nikolai Kragh Petersen (ressourcedirektør), Tine Weber (Sekretariatschef), Anna-Belinda Fosdal (områdechef), Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Marica Kljucaric Hansen (selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Nina Hemmersam (Center for Policy). Medarbejderrepræsentanter: Lars Steen Sørensen (KLF), Jan Hoby (LFS - næstformand), Jan Trojaborg (KLF), Annette Mai Larsen (BUPL), Bodil Marie Gjøl (DSR), Henriette Brockdorff (BUPL), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), June Andersen (HK), Niels Mortensen (FOA 1), Rune Simmelsgård Clausen (AC) (barsel), Thomas Enghausen (LFS), Thomas Martin Hannberg (HK), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Jesper Koch Hedengran (AMR). Fra Ledelsessekretariatet: Susanne Terkildsen (Referent) Afbud: Bodil Marie Gjøl (DSR), Kate Obeid (Områdechef, arbejdsmiljøleder). DAGSORDEN Tid Indhold Bilag 1 09:00-09:05 5 min 2 09:05-09:35 30 min 3 09:35-09:50 15 min 4 09:50-10:00 10 min 5 10:00-10:40 40 min 6 10:40-10:55 15 min 7 10:55-11:00 5 min Velkomst v. Tobias Børner Stax Budget 2019 Bruttoliste over effektiviseringsforslag v. Sti Andreas Garde HovedMEDs møde med BUU den 21. februar forud for udvalgs- og budgetseminar v. Tobias Børner Stax Mundtlig tilbagemelding på sager vedr. brud på MED-aftalen v. Tobias Børner Stax Emner til halvårsmøderne mellem HovedMED og LokalMED v. Lars Steen Sørensen Oplæg til evaluering af MED-aftalen 2018 v. MED-sekretariatet Oplæg om arbejdsfællesskabet i Engen v. Birgitte Mainz Bastkjær Eventuelt Afslutning v. Tobias Børner Stax Bilag: Materiale eftersendt den 5. februar

2 SKRIFTLIG ORIENTERING Orientering af MED-udvalg og bestyrelser om ændret økonomistyringspraksis i Kvantum. Materialet findes via dette link. REFERAT Ad) pkt. 1 Velkomst v. Tobias Børner Stax Tobias Børner Stax bød velkommen og indledte med at sige, at der denne gang ikke var mange punkter på dagsordenen, men at der til gengæld ville blive brugt noget tid på de enkelte punkter, bl.a. budget 2019 og, evaluering af MED-aftalen. Herefter gav Tobias Børner Stax ordet videre til Sti Andreas Garde. Ad) pkt. 2 Budget 2019 Bruttoliste over effektiviseringsforslag v. Sti Andreas Garde, HovedMEDs møde med BUU den 21. februar forud for udvalgs- og budgetseminar v. Tobias Børner Stax Sti Andreas Garde indledte med at sige, at vi nu nærmer os budgetseminaret, som afholdes den februar. Og at det derfor er vigtigt, at HovedMED på mødet den 21. februar får fremhævet over for BUU, hvad der er vigtigt, at de tager med til forhandlingerne, som finder sted i maj måned. Aktuelt er BUF ved at lande en række tværgående effektiviseringer sammen med de øvrige forvaltninger. Som det ser ud lige nu, er der et gap på ca. 250 mio. kroner. Sommerferiepasning ligger oveni, hvilket betyder, at udvalgene skal ud og finde effektiviseringer, som modsvarer disse omkostninger. Sti Andreas Garde gennemgik herefter en række udvalgte investeringsforslag i henhold til budget 2019, som alle havde været underlagt analyse heriblandt: reduktion i vand-/varmeforbrug ved brug af ny teknologi til reduktion af bakterier, bedre brug af m2 med afsæt i konkrete business cases om at skabe mere plads indenfor de eksisterende m 2 på konkrete institutioner og derigennem plads til flere børn. Samt den store effektivisering på rengøringsområdet. Kommentarer: Irene Holmstrøm henledte opmærksomheden på, at der er angivet 35 mio. som potentiel effektivisering på rengøringsområdet og spurgte ind til, hvad beløbet overordnet er for rengøringsbudgettet? Sti Andreas Garde havde ikke kendskab til tallet og lovede at vende tilbage. Og han fortalte, at ud af de 35 mio. kr., så udgør 25 mio. selve oprydningen, som handler om, at man har besluttet et serviceniveau for dels hvad man skal levere og hvor hurtigt man skal levere. I forslaget ligger således ikke ny teknologi, men alene en oprydning af databasen. Irene Holmstrøm sagde, at hun ikke brød sig om betegnelsen behovsbetonet rengøringssystem, for virkeligheden er, at der er tale om et kvalitetssystem. I budgetforslaget formuleres det sådan at rum, kan springes over, hvis der ikke er behov for rengøring. I Insta 800, bliver alle rum vurderet, også rum der ikke har været i brug. Irene Holmstrøm udtrykte ønske om, at betegnelsen bliver ændret til kvalitetssikringssystem. Sti Andreas Garde støttede op om ønsket og sagde, at det er vigtigt, at bemærkningerne indarbejdes, så BUF kan præsentere effektiviseringsforslagene korrekt. Helle Bille Nattestad spurgte ind til, om man kunne se nogle gevinster fra AiF (Arbejdspladsen i Fokus) på hygiejnedelen og om man har fået erfaringer, som man kunne drage fordel af? Videre pointerede Helle Bille Nattestad, at effektiviseringerne allerede nusker i arbejdet. Sti Andreas Garde sagde, at han ikke var bekendt med arbejdets status i AiF, men at der med fordel kunne kigges her efter gode erfaringer. I forhold til effektiviseringer forbundet med husleje samt bedre brug af kvadratmeter sagde Sti Andreas Garde, at BUF tager afsæt i konkrete cases på dagområdet, som samlet 2

3 giver et effektiviseringspotentiale svarende til ca. 2 mio. Videre er der it-besparelser til ca. 4,3 mio. Og som følge af at BUF er færdige med at betale af på nogle interne lån frigives ca. 13 mio. Ca. 2,2 mio. forventes at kunne hentes via morgenåbent på specialfritid, idet der vil blive justeret, så institutionerne kompenseres, som de skal for at holde åbent i ferieperioderne. Afslutningsvist nævnte Sti Andreas Garde et tværgående fasttrack forløb til sygemeldte medarbejdere på ca. 1,2 mio., som skal sikre, at der spares lønkroner ved at intensivere indsatsen overfor sygemeldte medarbejdere. Udløb af bevillinger I forhold til udløb af bevillinger fremhævede Sti Andreas Garde, at der i forbindelse med budgetseminaret sidste år, blev udarbejdet forslag til, hvordan BUF kan finansiere alle udløb. Og at det store dengang blev klubberne med udvidet åbningstid samt feriepasning i daginstitutionerne svarende til et beløb på 30 mio. Kommentarer: Lars Steen Sørensen henledte opmærksomhed på, at der havde sneget sig en fejl ind i materialet, idet der i præsentationen står, at den nationale målsætning for kompetencedækning er på 90 %. Og at det rigtige tal er 95 %. Niels Mortensen sagde, at der lige præcis i forbindelse med denne slide sidste gang var blevet truffet en beslutning om ekstra praktikpladser. Hertil svarede Nina Hemmersam, at der allerede er skaffet varig finansiering til 100 EGU-praktikpladser, idet det lykkedes at få finansieringen på plads sammen med overførselssagen sidste år. Jeppe Jensen spurgte, om Deloitte havde været inde over de forskellige cases vedr. bedre udnyttelse af m 2. Hertil svarede Sti Andreas Garde, at Deloitte slet ikke havde været involveret i dette arbejde. Overførselssagen I forhold til overførselssagen fremhævede Sti Andreas Garde, at det er her, at BUF håber på, at kunne få nogle midler tilbage. I år har BUF relativt meget med på specialområdet, fordi vi skal i gang med at finde de nødvendige pladser. Det der altid er diskussionen er, hvordan disse midler skal periodiseres. Og BUF har relativt mange forslag. Der ligger forslag på ca. ½ milliard vedr. BUF alene på overførselssagen. Sti Andreas Garde pointerede, at det han havde medtaget på sine slides alene var need to. Det betyder derfor, at Blågårdsskolen og Hans Tavsens Park stadig er med på overførselssagen, men at de har skiftet status til nice to som følge af en beslutning i BR. Sti Andreas Garde gennemgik oversigten med ønsker til overførselssagen for hhv. skoleområdet, dagtilbudsområdet og specialområdet. Og han fremhævede behovet for supplerende midler til Damhusengens Skole samt de aktuelle udfordringer med en 10. klasse på Vesterbro, hvor BUF prøver at finde plads til eleverne i kulturhuset i Lyrskovgade i et samarbejde med KFF. Endeligt nævnte Sti Andreas Garde genhusløsningerne i forbindelse med renoveringerne. Genhusningsløsningerne er meget komplekse sager og svære løsninger. Særligt er der store udfordringer på skoleområdet. Videre fortalte Sti Andreas Garde, at Skolen i Sluseholmen skal have planlægningsbevilling og at den skal stå færdigt i Daginstitutionsområdet BUF kommer med en masse anlægsmidler til nøglefærdige institutioner, samt udvidelser, som vi er ude og kigge på i byen, bl.a. i Valby Vuggestue og i Hønsegården på Nørrebro. Herunder kommer vi med pavilloner til daginstitutioner. Hvor der desværre er udfordringer forbundet med dels, hvor pavillonerne må stilles op, dels tidsaspektet. BUF har desuden en indstilling klar til behandling om, hvordan vi får løst udfordringerne om at få skabt plads til alle vuggestuebørnene. Hertil supplerede Nikolai Kragh Petersen, at pavilloner sættes op efter bedste evne og at BUF arbejder både efter akutte og det langsigtede planer. 3

4 Kommentarer: Thomas Enghausen sagde, at der sker meget ude i havneområdet og at det derfor er vigtigt, at vi køber til den gode pris. Hertil svarede Sti Andreas Garde, at det er en lille provinsby man er ved at bygge ude i Nordhavnen. Og at hvis det går efter planen, så vil der være 3-4 skoler, som man skal etablere i området. Tobias Børner Stax supplerede med, at det er nu vi skal tænke over, hvordan sådan en provinsby skal se ud. Og at udvalget tænker: børneliv i byen både nu og om 25 år. Henriette Brockdorff sagde, at det er et vigtigt signal for os at sende, at selvom opgaven kommer til at ligge her, så har vi et ansvar, som vi giver videre til andre. Så vi sikrer, at der kommer det rigtige flow i hele organisationen. Henriette Brockdorff stillede videre spørgsmål til, hvordan vi får gjort politikerne klare på, hvordan opgaven løftes. Hertil sagde hun, at hun godt kunne tænke sig at se, hvad det er for nogle tanker, der ligger for nuværende ude i Nordhavnen? Og hvordan vi får det ydre Østerbro til at hænge sammen med det indre Østerbro? Tobias Børner Stax syntes, at byudvikling er et godt tema. Og det blev aftalt, at det kommer på som en temadrøftelse i løbet af foråret. Henriette Brockdorff anbefalede videre, at HovedMED har en holdning til ressourcerne og at HovedMED vedlægger en indstilling. Pladssituationen kunne være en kompensation til de institutioner, som skal løfte. Tobias Børner Stax sagde, at der er mange diskussioner, som vi skal blive klogere på, inden vi melder noget ind. Ændringsforslaget følger BR. Jan Trojaborg spurgte ind til, hvad der er gået galt med de tidligere prognoser? Og henviste til problemstillingen, som Henriette Brockdorff havde rejst ift. kompensation. Forholdene medfører situationer, hvor man åbner en skole og det vælter ind med børn, og hvor man samtidigt ikke allokeret midler. Det bliver vi nødt til at tage stilling til, for ellers ødelægger vi den gode økonomi. Nikolai Kragh Petersen fortalte, at der er flere parametre, som er medvirkende til, at det er gået galt. Væksten har overrasket ude i byen, især i nybyggerområderne. Samt uvisheden om, hvorvidt tilflyttere har børn med eller ikke børn med? Vi har alene metadata fra Københavns Statistik at forholde os til. Modeller og prognoser er blevet bedre. Og samtidigt nytter det selvfølgelig ikke bare at sætte pavilloner op. Tobias Børner Stax sagde, at det er vigtigt, at vi skiller tingene ad. Dette eftersom der er tale om dels en demografi-udfordring og en pladsgaranti-udfordring. Og at det er adfærdsændringer, som har betydning her. Vi kan ikke prognosticere med demografiprognoser. Det har aldrig været muligt for os at sige, at det er en 2-årig eller en 13-årig, der flytter ind. Samtidigt sker der noget ude i København for tiden. Der er ikke lineære årsager til udviklingen. F.eks. er vi nu også blevet bedt om at regne på pasning af eget barn. Tobias Børner Stax sagde, at han ikke ved, hvorvidt det er det rigtige håndtag. Og stillede spørgsmålstegn til, hvordan man kan skabe motivation? For der er mange fortællinger i det her, som gør det vanskeligt. Og vi kommer til at bruge tid på det i det politiske rum. Jan Hoby anbefalede et mere strategisk sigte. Og sagde, at det måske er meget godt, at vi får lavet en udtalelse herfra HovedMED om nødvendigheden af at være ude i tide. Tilbage i 2003 og 2004 fulgte der eksempelvis ekstraordinære lønmidler med til de mere belastede områder. Der skal være en særlig opmærksomhed og bevågenhed på børnenes trivsel. 4

5 Autisme/ADHD Sti Andreas Garde fortalte, at vi i KBH generelt ser, at der er en stigning i børn med autisme og ADHD, som ikke bare kan forklares med demografi. Og at vi derfor står med et behov for at etablere pladser til disse børn. Og som BUF satser på at have på plads om nogle år. I denne forbindelse fremhævede Sti Andreas Garde specialpladser på Frederiksgård Skole (udvidelse med 28 elever) til opstart for svære elever, Valby Idrætspark som en midlertidig afdeling under Frejaskolen (udvidelse med 55 pladser) samt en udvidelse på Kirkebjerg Skolen med 49 elever. Derudover har BUF to planlægningsbevillinger: Kirsebærhaven og Skolen på strandboulevarden. Kommentarer: Helle Bille Nattestad sagde, at som hun havde forstået det, så ville udvidelserne starte allerede til august. Og henledte derfor opmærksomhed på, at det i forhold til vold og trusler handler om at starte folk op i god tid. For hun kunne hurtigt regne ud, at ca. 40 elever ville kræve tilsvarende pædagoger. Og at det derfor er vigtigt, at vi er tidligt ud med kompetenceudviklingen og er på forkant. Marialise Rømer spurgte ind til, om ikke alle institutionerne er heldagstilbud? Dette mere så der er opmærksomhed på, at det ikke bare er børn, som kommer videre ud i de normale institutioner? Der skal opmærksomhed på det ekstra arbejde, som vores ledere får ved at skulle ansætte så mange nye medarbejdere. Ligesom der skal opmærksomhed på, at disse medarbejdere får mere i løn. Camilla Niebuhr sagde, at der gøres en indsats for at gøre det bedre denne her gang. Kirkebjerg og Frederiksgård har allerede børn, som man kan bygge videre på. Og vi har den samme bekymring for både ledere og medarbejdere. Lars Steen Sørensen udtrykte bekymring for, at besparelserne ender på lærerstillinger. Hertil svarede Sti Andreas Garde, at det lige nu handler om nogle penge, som det er besluttet, at vi skal spare. Tobias Børner Stax kommenterede med, at det med at se på hvilke penge, der er trukket ud er rigtig svært. Og hvad man kan sige ift. AiF lige nu, hvor man samtidigt kan se, at sygefraværet er steget? Rune Simmelsgård Clausen spurgte ind til, om man i forhold til det øgede behov på specialområdet også samtidig har indtænkt et øget behov for dækning af psykologområdet? Hertil supplerede Nina Hemmersam, at BUF i denne sammenhæng i budgettet læner sig op af demografireguleringen. Og at der derfor vil være nogle år, hvor der er mange børn i bestemte kategorier. Ad) pkt. 3 Mundtlig tilbagemelding på sager vedr. brud på MED-aftalen v. Tobias Børner Stax Tobias Børner Stax gav en mundtlig tilbagemelding på de tidligere fremlagte sager i HovedMED angående brud på MED-aftalen. Tobias Børner Stax fortalte, at han selv havde deltaget i møder med de berørte enheder. I klynge E/IBØ havde der været enighed om at få MED godt tilbage på sporet. Tillidsrepræsentanterne genindtræder i LokalMED og det blevet besluttet, at MED-sekretariatet deltager i de kommende møder, ligesom det er besluttet, at der skal ske en opfølgende tilbagemelding om status til HovedMED inden sommerferien. I den anden sag vedrørende Kirsebærhavens Skole var der enighed om, at man havde haft et brud i den forstand, at der havde været fejl på både leder- og medarbejdersiden. Sagen handler derfor også om at træne repræsentation af medarbejdersiden. Også her er det blevet besluttet, at MED-sekretariatet deltager 5

6 i de kommende møder, ligesom det er besluttet, at der skal ske en opfølgende tilbagemelding om status til HovedMED inden sommerferien. Tobias Børner Stax henstillede til, at man generelt sikrer sig, at man repræsenterer sit bagland. Han henviste endvidere til, at der er udarbejdet mere standardiserede skabeloner i forhold til budgetopfølgning, som kan sikre at begge parter er godt klædt på til drøftelsen i lokal-med. Tobias Børner Stax henviste også til en anden sag, som ikke var kommet på dagsordenen denne gang. For at sikre en så grundig forberedelse omkring uklarheder om MED-aftalen og eventuelle brud, vil MEDsekretariatet og formandskabet bruge tilstrækkelig tid og derfor nogle gange mere end de fire uger. Derved vil HovedMED kunne blive præsenteret for både hvordan en sag er søgt håndteret, læringspunkter og eventuelle værktøjer, som kan understøtte det lokale MED-arbejde. Kommentarer: June Andersen fortalte, at hun oplever, at der er rigtigt mange sager, som viser, at det, at vi lader os repræsentere af hinanden gør, at der går noget tabt. Og at hun dårligt kunne nævne alt det, som vi skal igennem de næstkommende 4 år. June Andersen foreslog derfor, at behovet om at vælge flere ind bliver genbesøgt. For der er flere eksempler på, at der mangler repræsentation rundt omkring. Tobias Børner Stax afsluttede med at henlede til, at man løbende i MED-arbejdet forholder sig til selve MED-aftalen. Ad) pkt. 4 Emner til halvårsmøderne mellem HovedMED og LokalMED v. Lars Steen Sørensen Som tilbagemelding på evalueringen af halvårsmøderne fremhævede Lars Steen Sørensen, at halvårsmøderne skal være møder, som man ikke må blive væk fra. Og at det er blevet besluttet, at møderne i maj måned skal afholdes sektorvis. Videre er det besluttet, at BUFs MED-sekretariat skal være med til at understøtte processen. Omdrejningspunktet skal være arbejdsfællesskaber med eksempler fra Arbejdspladsen i Fokus med en procestænkning og med korte oplæg ved borde. Samtidig vil det være at foretrække, hvis der kan lægges et forarbejde ind forinden deltagelsen i halvårsmøderne. Et muligt kommende emne på novemberhalvårsmødet kunne være budgetarbejdet Tobias Børner Stax spurgte afslutningsvist ind til, hvorvidt der var yderligere input. Og han roste evalueringen og de fremhævede emner. Ad) pkt. 5 Oplæg til evaluering af MED-aftalen 2018 v. Nikolaj Marker og Louise Werner Gielsager, MEDsekretariatet Nikolaj Marker indledte med at fortælle, at der i vores MED-aftale står, at man skal evaluere MED-aftalen hvert andet år. Sidste gang var i 2016, hvorfor vi derfor nu skal i gang med en 2018-evaluering. Nikolaj Marker henviste til KLs aktuelle undersøgelse af MED-arbejdet i flere af landets kommuner, hvor en af hovedkonklusionerne er, at der med MED-samarbejdet er tale om en kulturrejse samt pointen om, at differentieringen mellem leder- og medarbejderside-side er blevet nedtonet. Nikolaj Marker introducerede herefter MED-konsulent Louise Werner Gielsager, som gav en fortælling om, hvad det er for en rejse, som vi er på i BUF. Louise Werner Gielsager havde udarbejdet nedenstående tegning for at illustrere BUFs rejse: 6

7 BUF startede med en MED-alaftale i 2013 og i 2016 blev den første evaluering gennemført. Udfaldet af evalueringen viste, at vi er godt i gang, alle har forstået, hvad vi vil med MED og TRIO og hvad der skal til for at få det til at fungere?. Gennem evalueringen fik vi desuden viden om, at repræsentationen er vanskelig samt det at skulle stå på mål i forhold til hinandens faggrupper. Og at det er vigtigt at få skabt læring af de gode eksempler, så vi ikke skal opfinde den dybe tallerken hele tiden. Louise Werner Gielsager fortalte, at hele landet oplever de samme udfordringer. Og at man i BUFs MEDsekretariat ligeledes ser de samme udfordringer. I forhold til den kulturforandring som det er, at skulle løbe det hele i gang og at få skabt det gode MED-samarbejde er der kigget på Engens erfaringer. Oplægget til den kommende evaluering vil derfor også være at Hoved-MED byder ind med relevante cases, der kan tjene som inspiration for resten af byen. Nikolaj Marker gav herefter ordet videre til Engen og opfordrede til, at der efter deres præsentation blev taget en runde i salen. Ad) pkt. 5 Oplæg om arbejdsfællesskabet i Engen v. Birgitte Mainz Bastkjær Klyngeleder Birgitte Mainz Bastkjær, pædagogisk leder Hanne Grønbech og tillidsrepræsentant Kathrine Øksnebjerg fortalte om arbejdsfællesskaber i. Arbejdet med arbejdsfællesskaber havde taget sit afsæt i trivselsundersøgelsen, idet medarbejderne i klyngen her havde udtrykt ønske om, at de ønskede mere indflydelse. Der var derfor blevet indledt på et personaleseminar. Særligt var det vigtigt for dem at vise, at ledelsen ikke kan stå alene med arbejdet i MED. Samt vigtigheden af, at differentiering mellem en A- og B-side bliver nedtonet. Dette for at sikre autenticitet og så det ikke kun er ledelsen, som kommunikerer. Men at alle er sammen omkring opgaven. 7

8 Klyngen er kendetegnet ved en nyorganisering. Derfor har det været vigtigt at finde nye veje sammen og at være på forkant. Klyngen er karakteriseret ved mange forskellige kompetencer og arbejdsfællesskaber både formelle og uformelle. I de formelle arbejdsfællesskaber arbejdes der bl.a. med sprog, hvor der er fokus på vidensdeling og at man inspirerer hinanden. Dette for at skabe sammenhængskraft i klyngen. Som eksempler på uformelle arbejdsfællesskaber, hvor medarbejderne personalemæssigt hjælper hinanden på tværs af klyngen, blev kombinationsmedarbejdere fremhævet, deling af vikarer og det at få opgaven til at lykkes i det daglige. Klyngen havde fået hjælp af Henrik Bakman til den daglige drift. Og i klyngen havde man derfor været nødsaget til at arbejde meget med strukturen. Strukturen i klyngen er funderet på BUFs MED-aftale med fokus på en bred repræsentation. Af samme årsag var der blevet etableret en MED TRIO/Quatro. Kommunikation i klyngen sker via KBH medarbejder og alle tillidsvalgte har mobiltelefoner, så medarbejderne kan komme i kontakt med deres respektive TR. Ligesom der er etableret faste træffetider hos både AMR og TR enten ugentligt eller hver anden uge. I forhold til møder og træffetider har klyngen lavet en ramme for at sikre tydelighed og overskuelighed. Dette så alle ved, at der er MED-møde hver anden måned. Videre har klyngen netværkstid, når de er inde hos LFS hver måned. Kommentarer: Helle Bille Nattestad spurgte ind til placeringen af klyngens arbejdsmiljøgrupper. Og fremhævede i forlængelse heraf, at dette måske er noget, som man også kan evalueres i evalueringen af MED-aftalen.Nogle steder har man TRIO og andre steder har man arbejdsmiljøgrupper. Det vigtige er, at man sikrer sig, at man får vægtet arbejdsmiljøet nok. Tobias Børner Stax sagde, at han var glad for, at nogen havde tænkt over, hvordan man får arbejdsfællesskabet til at fungere. Jan Trojaborg fulgte op med at sige, at det er flot, at klyngen har fået så mange institutioner til at fungere. Og spurgte ind til, om arbejdsfællesskabet også havde vist resultater i medarbejdernes trivsel og fravær? Jan Hoby ville gerne høre, om klyngen havde en plan for, hvordan de ting, som børnene har lært, bliver båret videre. Hertil svarede Birgitte Mainz Bastkjær, at det ikke bare er en plan - det er noget vi gør. Og at evalueringen derfor skal tage afsæt i, hvad der sker i forhold til trivslen og i forhold til fraværet. Inden for det seneste halve år var sygefraværet faldet drastisk i klyngen. I klyngen har man ligeledes fokus på et arbejdsfællesskab, som hedder forældrearbejdsskab, hvor klyngen investerer tid i at invitere forældrene ind i partnerskabet, så de hele tiden har forældrene med på banen. Jeppe Jensen spurgte ind til, hvor mange TR er, der er i klyngen? Samt hvor meget klyngen bruger KBH Barn? Dette set i lyset af, at medarbejdere i klyngen er villige til at gå over og hjælpe i Engen. Jeppe Jensen ville derfor også gerne høre, om der eksisterer en fælles oplevelse af, at man er en del af en klynge? i stedet for at være en del af en lille enhed? Hertil svarede Birgitte Mainz Bastkjær, at de er 6 TR er i klyngen og at de altid bruger KBH Barn, men at de kører dobbelt, når noget er meget vigtigt. Med hensyn til fællesoplevelsen af at være en del af en klynge, fortalt Hanne Grønbech, at jo mere de synliggør, at vi er én kæmpe institution, jo mere giver det mening, at vi er sammen. Samt at teamkoordinatorerne taler sammen og tænker i løsninger. 8

9 Det er meget inspirerende og det virker også utroligt troværdigt, når man står udefra og kigger ind. Hvis man stod i en situation, som vi stod i for et halvt år siden midt i bandekonflikten - hvordan ville man så sikre, at det ville fungere? Annette Mai Larsen ville gerne høre, hvor meget klyngen havde investeret i at uddanne deres TR og MED i arbejdsmiljø? Hertil svarede Hanne Grønbech, at hun som en af de nye TR er var blevet uddannet hos LFS. Og at hun ikke havde været på nogen regulær arbejdsmiljøuddannelse. Hertil supplerede Birgitte Mainz Bastkjær, at arbejdsmiljøet er meget relevant og at de hver gang, der er MED-møde giver reminderen: husk arbejdsmiljøet. Samt spørger ind til, hvorvidt medarbejderne har været på kurser og hvad de eventuelt mangler. Rune Simmelsgård Clausen ville gerne høre, hvordan klyngen sikrer de andre faggrupper? Og om man i klyngen har arbejdet bevidst med repræsentation? June Andersen fortalte, at hun i kraft af, at hun repræsenterer HK har været optaget af de små faggrupper og hvorvidt HK her er repræsenteret. Hun ville derfor gerne høre, hvem der sidder med i TRIO-Quatroen? Birgitte Mainz Bastkjær fortalte, at de har to HK ere (en fuldtid og en deltid). Den ene er med til at skrive referater. De er vidende om det der foregår og ved, hvornår der er træffetid. Omkring køkkenet er det en udfordring stadigvæk. Rengøringen og gårdmænd er udliciteret. Tobias Børner Stax foreslog afslutningsvist, at der blev taget en runde i salen, så MED-sekretariatet havde noget at arbejde videre med. Og han takkede for klyngens indlæg. Jan Hoby anbefalede, at man lod sig inspirere af den offentlige sektor i Norge og kiggede på, hvorvidt der er en oplevelse af medbestemmelse på arbejdspladserne? Engen er et eksempel på, at medarbejdere i klyngen kender deres TRIO er og deres lokalmed. Men er det også oplevelsen, at man har medbestemmelse og medindflydelse? Ligesom det kunne være en ide at undersøge, om det også er sådan vores ca medarbejdere oplever det? Jan Hoby anbefalede derfor, at vi tager en trykprøve på medbestemmelsen og undersøger, om den er til stede. Jeppe Jensen spurgte, om man kunne forestille sig nogle arbejdsgrupper, hvor HovedMED kunne være med til at planlægge halvårsmøderne? Hertil svarede Nikolaj Marker ja og at dette også ligger i MED-aftalen. Det blev aftalt, at medarbejdersiden indsender forslag til deltagere i arbejdsgruppen til MED-sekretariatet. Henriette Brockdorff ville gerne vide, hvordan MED-udvalget får dialog med medarbejderne og hvordan man diskuterer de her ting? Samt hvordan man får sikret basisinvolveringen? For nogle steder er der en oplevelse af, at der foregår meget indenfor et lukket rum. Marialise Rømer sagde, at man skal have opmærksomhed på og tænke over, hvordan spørgsmålet stilles. For som medarbejder mødes man ikke nødvendigvis med sin leder hver dag. Niels Mortensen støttede op om, at der er gode ting fra sidst, som vi skal følge op på. Og supplerede med, at det på skoleområdet er utrolig svært for skolelærerne at få tid til at snakke med sit bagland. Samtidigt er det med baglandet utroligt vigtigt. Så derfor er det vigtigt, at vi får lavet nogle modeller, så vi undgår at mange skal opfinde den dybe tallerken. Jeppe Jensen syntes, at eksemplet med køkkenet var rigtig godt, for det er vigtigt, at vi tænker i, hvordan vi kan give de folk en stemme, som ikke rigtigt har den i det daglige. Særligt i kombination med grundvilkåret i forhold til distanceledelse. Jeppe Jensen ville derfor gerne høre, om der kompenseres for dette? 9

10 Henriette Brockdorff fremhævede, at hun meget gerne ville have det frem, hvis nogen savner deres leder. Og at hvis der er nogen som åbenlyst hele tiden siger, at der er en bagside ved den struktur vi har, så er vi nødt til at se på det. Hertil supplerede Tobias Børner Stax, at man skal se på, hvad det er for et nærvær man har behov for hos sin leder, for at kunne løse kerneopgaven. Tobias Børner Stax afsluttede punktet ved at sige, at HovedMED skal komme tilbage til næste møde med et oplæg. Ad) pkt. 6 Eventuelt Niels fremlagde et ønske om, at dagsordenens punkter fremadrettet skal opdeles efter, hvorvidt de er til orientering, drøftelse eller om der skal træffes beslutning. Dette ønske blev taget til efterretning. Ad) pkt. 7 Afslutning v. Tobias Børner Stax Tobias takkede for dagens møde Bilag: Klynge Engen 018 Arbejdsfællesskaber.pdf 10

11 BV Engen 018 Arbejdsfællesskaber i / Klyngeleder Birgitte Mainz Bastkjær Pædagogisk leder Hanne Grønbech Tillidsrepræsentant i MED Kathrine Øksnebjerg Den 7. februar 2018

12 2

13 3

14 Visionen Det er en gave, at vi er en 0-18 års klynge Vi har en unik mulighed for, at skabe sammenhæng i børnenes liv Sikre sammenhæng og overgang til næste trin i livet Alle ansatte i vores klynge ved, hvor og hvad børnene kommer fra og har med sig 4

15 Organiseringen i klyngen I en ny organisering skal man finde nye veje MEDindflydelse MEDansvar MEDbestemmelse Kompetencer fra forskellige steder i klyngen er samlet i: Klyngelederteam MED-udvalg Ressourceteam Arbejdsfællesskaber 5

16 Arbejdsfællesskaber Der findes mange arbejdsfællesskaber i vores dagligdag, det formelle og uformelle arbejdsfællesskab. På tværs af: 0-18 år Institutioner Matrikler Stuer 6

17 Det formelle arbejdsfællesskab Sprog Pædagogisk IT Børn og Bevægelse Sammenhæng og Overgange I hvert arbejdsfællesskab mødes 1 repræsentant fra hver enhed for at vidensdele og inspirere hinanden på tværs af hele klyngen. 1-2 pædagogiske ledere er tilknyttet hvert arbejdsfællesskab som tovholder. 7

18 Det uformelle arbejdsfællesskab Fællesskab, hvor vi personalemæssigt hjælper hinanden på tværs af klyngen. 8

19 Eksempler på det uformelle arbejdsfællesskab Kombinationsstillinger: o o Sikrer fuldtidsstillinger i FI og FC Sikrer sammenhæng og overgang mellem børnehaver og fritidsinstitution Klyngens teamkoordinatorer er i tæt samarbejde i det daglige. Udlån af vikarer på tværs af institutionerne. Medarbejder fra FC er tilknyttet en af klyngens børnehaver en fast dag ugentligt. Medarbejderen låner en bus med fra FC, hvilket muliggør en fast turdag for børnene i mindre grupper. En af klyngens 0-6 års institutioner havde for få ansatte, blev ramt af arbejdsskade, en sygemeldt leder og en medarbejder, der gik på pension. På samme tid steg børnetallet. I en periode lånte institutionen en pædagog fra FI og en medhjælper fra en af klyngens øvrige 0-6 års institutioner. 2 af klyngens pædagogiske ledere blev tilknyttet institutionen i den periode, hvor der manglede en leder. 9

20 MED-udvalget i Engen 018 Formand: Birgitte Mainz Bastkjær (Klyngeleder) Næstformand: Annette Trier Andersen (TR i Skattesuset) Ledelsesrepræsentanter: Hanne Grønbech (Vanløse Børnegård), Henrik Bachmann (FC) TR: Kathrine Øksnebjerg (Vanløse Børnegård), Michael Kammersgaard (FC) AMR: Mads Albertsen (FC), Rikke Kongsted (FI) 10

21 MED-strukturen i vores klynge Bygger på BUF s MED-aftale 5 TRIO er / QUATTRO er 1 MED-udvalg I FI/FC er TRIO udvidet til en QUATTRO FI har 2 TR, og FC har 2 AMR På p-mødet fremviste vi TRIOer/QUATTROer for hver enhed 11

22 MED-strukturen i vores klynge TRIO Vanløse Børnegård PL: Hanne Grønbech TR: Ayse Titrek AMR: Mette Bols Skræm 12

23 Kommunikation KbhMedarbejder Alle referater offentliggøres: MED-møder: KbhMedarbejder TRIO/QUATTRO: I institutionen TK-møder: I institutionen TK viderebringer vigtige punkter til kolleger på personalemøderne Alle medarbejdere er meget velkomne til at kontakte nærmeste leder, TR eller AMR på arbejdstelefon, eller via KbhMedarbejder 13

24 Kommunikation TR / AMR TRIO / QUATTRO MED MED TRIO / QUATTRO P-møder 14

25 Kommunikation Personsager TR Sager der berører: En gruppe medarbejdere Samarbejde Arbejdsforhold AMR TR og AMR har træffetid enten ugentligt eller hver anden uge 15

26 Møder og træffetid Møder MED-udvalg Formøder for hhv. TR og AMR AMR-netværk TR LFS-møder TRIO / QUATTRO møder TR og AMR Forberedelse / kontortid Ikke en del af MED-udvalget Ikke en del af MED-udvalget, men over 30 ansatte i institutionen En del af MED-udvalget Næstformand i MED-udvalget Hver anden måned Inden MED-møderne Inden formøderne Månedligt Hver anden måned 1½ time ugentligt 2 timer ugentligt 2-2½ timer ugentligt 2½ timer ugentligt 16