VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING Indkaldelse til: Bestyrelsesmøde mandag d. 14. maj kl

Transkript

1 VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING Indkaldelse til: Bestyrelsesmøde mandag d. 14. maj kl Deltagere: Afbud: Adm.: Vinie Hansen, Astrid Hansen, René Fuglsang Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen Torben Riedel Charlotte Birkved, Henning Bjerre, Lena Kujahn Ulrik Brock Hoffmeyer, Mads Lauridsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Lukket punkt Lukket punkt Lukket punkt Afd. 66, 4 Nord og Afd. 67, 4 Syd - Orientering om fælleshus Afd. 66, 4 Nord og Afd. 67, 4 Syd - Status på prøvehusprojekt i elementrenovering Afd. 53 Banehegnet - Godkendelse af udskiftning af vinduer mod S-togbanen Afd. 52, Læhegnet / Nørreland - Godkendelse af råderets beslutninger Afd. 56, 6 Vest - Godkendelse af råderets beslutninger Afd. 52, Læhegnet - Orientering om fælles drift Godkendelse af finansiering af etablering af dedikerede datalinjer Orientering og godkendelse af anvisningsaftaler i Albertslund Kommune Foreningsmøde den 4. juni Effektivdrift Nedsættelse af konferenceudvalg Direktionens beretning...14 a) Status på udsættelser for VA i år

2 b) Status på ledige lejemål for VA i c) Merudbetaling af rente overskud i VA afdelinger...15 d) Orientering om henvendelse på granskningstema i Galgebakken Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsesmøde i BO-VEST Orientering om aktuel boligpolitik Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt

3 Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen 2. Lukket punkt Punktet er blevet behandlet på en lukket dagsorden 3. Lukket punkt Punktet er blevet behandlet på en lukket dagsorden 4. Lukket punkt Punktet er blevet behandlet på en lukket dagsorden 5. Afd. 66, 4 Nord og Afd. 67, 4 Syd - Orientering om fælleshus Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede om fælleshusprojektet i 4 Nord og 4 Syd.

4 Bestyrelsen bad om at få en skriftlig og grundigere orientering på næste sbestyrelsesmøde. 6. Afd. 66, 4 Nord og Afd. 67, 4 Syd - Status på prøvehusprojekt i elementrenovering Bestyrelsen bad Administrationen om at indkalde bestyrelsen til besigtigelse af prøvehuset kl før bestyrelsesmødet den 19. juni Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller; - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om status på prøvehusprojektet i afdeling 4 Syd til efterretning. Beskrivelse Prøvehusprojektet i Ørnens Kvarter er igangsat, men der er desværre opstået forsinkelser. Det betyder, at en aflevering af projektet nu forventes medio juli Af væsentlige forsinkelser kan nævnes, uforudsete forhold underjord i form af betonrester langs fundamentsbjælker, som vanskeliggør processen med etablering af sokkelisolering. Wicotec, som udfører forsyningsarbejderne, kunne ikke fremskaffe de nødvendige ressourcer på tidspunktet, hvor forsyningsarbejder skulle udføres iht. en revideret tidsplan. Endvidere tog det usædvanlig lang tid at modtage de nødvendige godkendelser fra kommunen ifm. affaldshåndtering. Sagsbehandlingen skete henover jul og nytår, hvilket kan være medvirkende til forsinkelsen. Forsinkelserne er ikke tilfredsstillende, hvilket er påpeget overfor byggeledelsen og SB Entreprise. Omvendt bekræfter de mange udfordringer, med forsinkelser til følge, os i vigtigheden af at gennemføre disse prøvehuse i forbindelse med større renoveringssager. Der evalueres løbende og projektholdet bliver hele tiden klogere på detaljer, optimeringsprocesser samt afdækning af uforudsete forhold. Bestyrelsen inviteres til en besigtigelse af prøvehusprojektet før bestyrelsesmødet den 19. juni På besigtigelsen vil bestyrelsen kunne se montage af facadeplader, indvendig komplettering mv. iht. gældende tidsplan. Administrationen forventer at kunne holde åbent hus for beboerne i 4 Nord og 4 Syd umiddelbart efter skolernes sommerferie. 4

5 Bilag: - Tidsplan for prøvehusprojektet i VA 4 Syd 7. Afd. 53 Banehegnet - Godkendelse af udskiftning af vinduer mod S-togbanen. Bestyrelsen godkendte udskiftningen af vinduer med en samlet anlægsudgift på kr. projektet finansieres med kr. fra afdelingens henlæggelser og de resterende midler finansieres gennem låneoptag på 30-årigt realkreditlån. Afdelingen får som konsekvens af projektet en lejestigning på 14 kr. pr m2. : Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender udskiftning af vinduer mod S-togbanen, budgetteret anlægsudgift på kr. - at arbejderne finansieres ved optag af 30-årigt realkreditlån på kr., og brug af henlæggelser på kr. at afdelingen får en samlet huslejestigning på ca. 14 kr. pr. m2 årligt svarende til 1,8%. Beskrivelse: Banehegnet har behov for at udskifte vinduerne mod S-togbanen. Eksisterende vinduer (fra ca.1990) er ikke blevet malet siden 2013, idet vedligeholdelse ikke kan svare sig, eftersom vinduernes levealder er udtjent. Administrationen har undersøgt om der fortsat er mulighed for at søge tilskud til de lydisolerede ruder hos Banedanmark, hvilket dog ikke længere er en mulighed. Øvrige vinduer i afdelingen har været udskiftet siden 1990, hvorfor der ikke er behov for at udskifte dem. Det samlede anlægsbudget er er godkendt på beboermøde den 21. september Grundet vinduernes udtjente levealder er der, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, indgået aftale Rådgivende arkitekter Friis Andersen om udvikling af projektet. Rådgiver har igangsat lydberegninger for at afdække hvilke lydkrav vinduerne skal efterkomme. Økonomi og ressourcer: Den samlede anlægsudgift er budgetteret til kr. Der anvendes kr. fra afdelingens henlæggelser. Restfinansiering på kr. sker ved optagelse af et 30-5

6 årigt ustøttet fastforrentet realkreditlån (ydelse ca. 6 %) med en årlig låneydelse på kr. svarende til en huslejestigning på ca. 14 kr. pr. m2 årligt, svarende til en stigning på 1,8%. Tidsplan: Umiddelbart efter bestyrelsens godkendelse kan projektering påbegyndes med henblik på indhentning af tilbud i indbudt licitation. Arbejdet forventes udført i perioden juli - september 2018 Vurdering: Det er administrationens vurdering, at det er nødvendigt at udskifte vinduerne, da vinduernes levetid er ophørt og evt. vedligeholdelsesomkostninger er for høje. Samtidig finder administrationen det oplagt at sagen udføres samtidig med den igangværende renoveringssag som er i gang i afdelingen. 8. Afd. 52, Læhegnet / Nørreland - Godkendelse af råderets beslutninger Per Larsen bemærkede, at det ikke er utilfredsstillende, at dagsordenspunktet om råderet i Læhegnet/Nørreland først kommer op på et bestyrelsesmøde nu, da afdelingen har truffet beslutningen for et år siden, og derfor skulle have været på et bestyrelsesmøde tidligere. Vinie Hansen spurgte til, hvorfor afdelingen ikke har henlagt til en medfinansiering afen andel af udskiftning af køkkener, og i forlængelse heraf, at der er behov for at gennemgå drift- og vedligeholdelsesplanerne i VA s afdelinger. Ulrik Brock Hoffmeyer fortalte, at Administrationen, også fremover, har et stort arbejde med at rette op på drift- og vedligeholdelsesplanerne. Bestyrelsen ønskede at have et tema på strategiseminaret, den 10. august, der omhandler vedligeholdelsesplaner i VA, med et særligt fokus på afdelinger, der ikke henlægger tilstrækkeligt. Bestyrelsen godkendte de kollektive råderetsbeslutninger. Administrationen indstiller, - at organisationsbestyrelsen godkender de kollektive råderetsbeslutninger i afdeling 52 Læhegnet / Nørreland, der blev godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde 29/05/

7 Beskrivelse Afdelingen har vedtaget kollektiv råderet på køkken og badeværelser i afdelingen. Afdelingsmødet godkendte følgende: Der fastsættes en beløbsramme på maks kroner per køkken eller bad inkl. alle omkostninger. Hvis man ønsker både køkken og badeværelse er der et samlet maksimum på kr Den kollektive råderetssag finansieres: - ved lån af egne midler på markedsvilkår, dvs. 10-årigt lån for køkkener og 20-årigt lån for badeværelse med betaling af renter og afdrag. Det godkendte referat fra mødet vedlægges til orientering. På samme møde godkendte de også et vedligeholdelsesreglement. Lovgrundlag Almenlejeloven 39. Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., kap. 18, Vurdering Det er administrationens vurdering, at afdelingens beslutninger lever op til gældende lovgivning, og giver beboerne bred mulighed for at sætte deres eget præg på deres boliger. Bilag Referat fra ekstraordinært beboermøde. - Vedligeholdelsesreglement afd. 2 Læhegnet Beslutning om kollektiv råderet maj Afd. 56, 6 Vest - Godkendelse af råderets beslutninger Erik Hansen orienterede om, at beslutningen om råderet er truffet tilbage i februar, og udtrykker utilfredshed over, at sagen er forelagt bestyrelsen så sent. Bestyrelsen udtrykte, at sagen haster, og skal ekspederes hurtigt. Administrationen vil hurtigt sende sagen videre til kommunal godkendelse. Bestyrelsen godkendte de kollektive råderetsbeslutninger. Administrationen indstiller, 7

8 - at organisationsbestyrelsen godkender de kollektive råderetsbeslutninger i afdeling 56 Vest, der blev godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde i 22. februar 2018 samt det ordinære møde den 20. marts Beskrivelse Afdelingen har vedtaget et revideret råderetskatalog, hvor der har været primært ændringer på havelåge, pergola, skur, markisebeslag og regnvandssamler. Derudover er der vedtaget en anden type pergola med en ændret pris. Prisen vil fremadrettet være: For boligtyperne AN, AØ, BN og BØ = 194,04 pr. mdr. For boligtyperne BØS og BNV = 250,17 pr. mdr. Løbetiden bibeholdes på 15 år. Derudover opkræves der kr. 27,75 pr. mdr. i vedligeholdelsesgebyr. De godkendte referater fra møderne vedlægges til orientering. Lovgrundlag Almenlejeloven 39. Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., kap. 18, Vurdering Det er administrationens vurdering, at afdelingens beslutninger lever op til gældende lovgivning, og giver beboerne bred mulighed for at sætte deres eget præg på deres boliger. Bilag Referat fra ekstraordinært beboermøde Referat af ordinært beboermøde Råderetskatalog. 10. Afd. 52, Læhegnet - Orientering om fælles drift Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

9 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beskrivelse Læhegnet overgår fra en driftsstøtte ordning (DSO) til fremover at høre under ejendomsleder Carsten Schou. Dette blev besluttet på beboermøde den 30. april 2018, hvor beboerne også skulle tage stilling til et revideret budget, som konsekvens af ophøret af ordningen. Det reviderede budget træder i kraft den 1. august På et tidligere beboermøde, har beboerne vedtaget ændringer i driften, som medfører en husleje forøgelse på 250 kr. pr. lejemål om måneden. Disse ændringer træder ligeledes i kraft pr. 1 august Huslejestigningen vil dække vinterbekæmpelse i afdelingen, saltning og snerydning, samt vedligeholdelse af de grønne fællesområder i afdelingen. Ved at gå fra den nuværende ordning over til at høre under ejendomsleder, vil afdelingen få en lokal forankret tilgang til Bo-Vest da Carsten Schou allerede er ejendomsleder for Blokland og Banehegnet. Læhegnets beboere vil dermed have mulighed for at gøre brug af ejendomskontoret i Blokland, både ved fremmøde, men også pr. telefon og mail. Opgaver som syn af lejemål, mindre reparationer i lejemålene og håndtering af affald vil blive varetaget af personale fra Blokland. Ændringen fra DSO ordning til ejendomsleder er uden økonomisk konsekvens for Læhegnet, da udgiften bliver flyttet fra konto 112. til konto 114, og vil fremover tilgå Blokland som indtægt til dækning af udgifter på personale og kontor. Carsten Schou har løbende været i dialog med afdelingsbestyrelsen i Blokland og forelagt dem forslaget om at føre Læhegnets drift under Carsten Schou og der i forvejen også har driften i Blokland. Bloklands bestyrelse har gennem hele forløbet været positivt indstillet for denne løsning, og har godkendt gennemførelsen af det. Beboerne godkendte enstemmigt både at overgå fra DSO ordning til ejendomsleder, samt ændring af budget 2018 med huslejestigning på 250 kr. pr. lejemål om måneden. Ændringerne for Læhegnet træder i kræft 1. august 2018, og der vil blive omdelt information til alle lejemål, hvor det beskrives hvilke muligheder beboerne har, når de skal i kontakt med kontoret. Læhegnets bestyrelse og Carsten Schou har planlagt møder løbende inden afdelingen overgår til fælles drift. 9

10 11. Godkendelse af finansiering af etablering af dedikerede datalinjer Bestyrelsen godkendte at finansieringen af dedikerede datalinjeri VA s afdelinger afholdes af organisationens arbejdskapital. Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. at bestyrelsen godkender en finansiering af etablering af dedikerede datalinjer, som dermed vil blive afholdt af arbejdskapitalen. Baggrund I slutningen af 2016 og i begyndelsen af 2017 modtog BO-VEST/Domea adskillige klager fra ejendomskontorerne pga. ustabile internetforbindelser. På denne baggrund påbegyndte Domea en grundig undersøgelse blandt deres egne brugere og deres forretningskunder. Undersøgelsen omfattede en grundig fejlsøgning på 4 fronter (klient pc er, netværk, servere og databaser). Fejlsøgningen har vist, at flere afdelingskontorer har oplevet lange ventetider i systemet bolig 4, som hyppigt bruges på ejendomskontorerne. De lange ventetider skyldtes primært de tidligere VPN-linjer. Dette kunne optimeres ved at anlægge nye dedikerede linjer, der kører på et lukket netværk. Desværre har vi i administrationen været for ivrige til at sætte arbejderne i gang, hvilket har resulteret i, at organisationerne og afdelingerne ikke har været spurgt inden påbegyndelsen af arbejderne, som også tidligere kommunikeret. Udgifterne blev fra starten planlagt afholdt i de enkelte afdelinger, da det er et afdelingsanliggende at it-faciliteterne for medarbejderne er i orden. Men eftersom processen omkring beslutningen ikke har været den rigtige, anbefaler administrationen, at afdelingerne friholdes fra omkostningerne til datalinjerne, og at organisationernes arbejdskapital dækker omkostningerne. 10

11 VA ekskl. moms inkl. moms Toften kr kr. 4 Syd kr kr. 6 Vest (Udgiften er delt med AB Vest) kr kr. Banehegnet kr kr. 4 Række kr kr. Kanalens Kvarter kr kr. Blokland kr kr. Bæk-Fosgården kr kr. Galgebakken kr kr. Hyldespjældet kr kr. Askerød kr kr. Gadekæret kr kr. 4 Nord kr kr. Grønningen kr kr. I alt i VA kr kr. Økonomi Etableringsomkostninger forbundet med tilslutning af dedikerede datalinjer, varierer fra de billigste afdelinger på i alt kr. inkl. moms til den dyreste på i alt inkl. moms. Dette skyldes de forskellige aniægsbehov i afdelingerne. Det samlede beløb, som skal dækkes af arbejdskapitalen er kr. En finansiering vil lægge sig i tråd med den Bo-Vita har tilsluttet sig, hvor finansieringen sker ved brug af midler fra arbejdskapitalen. Vurdering Administrationen anbefaler at bestyrelsen godkender finansieringen af de dedikerede datalinjer og afholder udgiften fra arbejdskapitalen, så afdelingerne friholdes fra en udgift, de ikke var blevet forelagt på forhånd, men som var nødvendig for at forbedre itarbejdsforholdene for de ansatte i afdelingen. Bilag: Oversigt over samlede etableringsudgifter ved dedikerede datalinjer Dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 11

12 12. Orientering og godkendelse af anvisningsaftaler i Albertslund Kommune Vinie Hansen bad Administrationen om at skaffe oplysninger om beboersammensætningen for Toften og Læhegnet, så det også kan sammenholdes med KÅS statistik, som er grundlaget i de andre afdelinger. Bestyrelsen godkendte, at Administrationen forhandler med Albertslund Kommune om 4- årige forlængelser i afdelinger med 100 % anvisning. Endeligt godkendte bestyrelsen at drøfte anvisnings- og udlejningsaftaler for øvrige afdelinger som et tema på et kommende bestyrelsesmøde. Resultaterne af temadrøftelsen skal benyttes med henblik på forhandling med Albertslund Kommune i forbindelse med styringsdialogen i efteråret Administrationen indstiller - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning at bestyrelsen godkender at administrationen forhandler med Kommunen om 4-årige forlængelser i afdelinger med 100 % kommunal anvisning at bestyrelsen beslutter på første møde efter sommerferien at drøfte eventuelle anvisnings- og udlejningsaftaler for øvrige afdelinger med henblik på forhandling med Albertslund Kommune i forbindelse med styringsdialogen i efteråret 2018 samt meddele kommunen dette nu. Beskrivelse: Anvisningsaftalerne for VA s afdelinger i Albertslund Kommune udløber i sommeren 2018, og de skal derfor genforhandles. Administrationen vurderer, at der med fordel kan indledes forhandlinger med Albertslund Kommune om 4-årige aftaler med Blokland, Bæk/Fosgården og Kanalens Kvarter, som i dag har 100 % kommunal anvisningsret. For Hyldespjældet og Galgebakken gælder en aftale om fleksibel udlejning i form af anvisning af særlige boliger til unge under 25 og under uddannelse. Administrationen foreslår, at disse foreslås Albertslund Kommune forlænget, indtil der foreligger en ny aftale om fleksibel udlejning. På den måde kan der efter sommerferien gennemføres en samlet drøftelse om brug af fleksibel udlejning i VA s afdelinger i Albertslund, jf. nedenstående. 12

13 For de resterende afdelinger, Toften, Læhegnet, Banehegnet, Hyldespjældet, Galgebakken, 6 Vest, 4 Række, 4 Syd og 4 Nord, indstiller administrationen, at bestyrelsen på første møde efter sommerferien drøfter, hvilke aftaler der eventuelt skal forhandles med Albertslund Kommune. Administrationen foreslår, at drøftelserne gennemføres med udgangspunkt i KÅS statistikker ud fra fire parametre: Andelen af årige uden tilknytning til arbejdsmarkedet eller uddannelse. - Andelen af indvandrere og efterkommere fra ikke-vestlige lande. - Andelen af beboere i alderen år, der alene har en grunduddannelse. Den gennemsnitlige bruttoindkomst for skattepligtige i alderen år i området. Parametrene bør holdes op imod den enkelte afdelings boliger og fremtidige forhold, herunder renoveringer. Der foreligger ikke KÅS statistik tilgængelig for Toften og Læhegnet, da afdelingerne ikke rummer tilstrækkeligt mange beboere. Resultatet af bestyrelsens drøftelse kan herefter indgå i styringsdialogen med Albertslund Kommune i efteråret Efterfølgende vil bestyrelsen blive orienteret om udfaldet, og forhåbentligt kan der forhandles længere aftaler, når disse udløber i sommeren Foreningsmøde den 4. juni Effektivdrift. Bestyrelsen godkendte dagsordenen af foreningsmøde den 4. juni Administrationen indstiller at bestyrelsen godkender dagsordenen af foreningsmøde den 4. juni Beskrivelse: Der afholdes foreningsmøde for afdelingsbestyrelser i VA d. 4. juni 2018 i Galgebakkens fælleslokaler. Invitationen til foreningsmødet er sendt ud den 4. maj Dagsorden: Velkomst v. Vinie Hansen 13

14 17.15 Grønne regnskaber 45 min Mikkel Ellung Larsen Sandwich Effektiv drift og fælles indkøb v. Jeannette Pagh Schiller 19:00 Introduktion af ministeriets benchmarkingmodel v. Martin Olsen Workshop - v. Martin Olsen Afslutning Bilag: Invitation foreningsmøde den 4. juni. 14. Nedsættelse af konferenceudvalg Bestyrelsen nedsatte et konferenceudvalg bestående af Vinie Hansen, Astrid Hansen, René Fuglsang og Charlotte Birkved. Udvalget aftalte at mødes kl den 28. maj. Mads Lauridsen fra Administrationen vil eftersende en mødebekræftelse til udvalgetsmedlemmer. Administrationen indstiller - at bestyrelsen nedsætter et konferenceudvalg. Beskrivelse: VA afholder konference, og har via en doodle bestemt at denne afholdes den 29. september 2018.Temaet for konferencen er 'frivillighed og delefællesskaber i VA. Det er bestemt af handlingsprogrammet, at der på baggrund af konferencen skal udarbejdes et idékatalog, hvori de gode idéer formidles. Bestyrelsen skal nedsætte et udvalg. Bestyrelseskonsulent Mads Lauridsen vil koordinere udvalgsarbejdet og tage sig af de praktiske opgaver. 15. Direktionens beretning Astrid Hansen fortalte, at regnskabet i 4 Række ikke stemmer. Efter et møde med Administrationen viser det sig, at der ikke har været udbetalt rente overskud i afdelingen. Bestyrelsen bad om en orientering på næste møde om, hvordan denne fejl korrigeres. Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. 14

15 Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. a) Status på udsættelser for VA i år 2018 VA i alt i 2018: 4 Askerød: 2 Gadekæret: 1 Hyldespjældet: 1 Galgebakken: 1 Kanalens Kvarter 1 Bilag Udsættelser master bestyrelser 2018 b) Status på ledige lejemål for VA i 2018 Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Antal ledige lejemål pr. Boliger: 6 Erhvervslejemål: Institutioner: For yderligere oplysninger henvises til bilaget. Bilag Status ledige lejemål pr. 28. februar 2018 c) Merudbetaling af rente overskud i VA afdelinger På bestyrelsesmøde den 17. april spurgte bestyrelsen til betydningen af den merudbetaling afdelingerne i VA har fået. Administrationen har udarbejdet en oversigt, der viser, at der i alt er udbetalt kr. for meget til afdelingerne. Merindtægterne vil blive korrigeret i regnskaberne af Bilag Oversigt over renter udbetalt i VA d) Orientering om henvendelse på granskningstema i Galgebakken. 1

16 To beboere har på vegne af "den lille ventilationsgruppe" i Galgebakken fremsendt skrivelse af 8. maj 2018 til direktør for Landsbyggefonden, Bent Madsen. Skrivelsen er sendt i kopi til en række personer i Albertslund Kommune, VA og BO-VEST, herunder til VA's formand Vinie Hansen. Administrationen skal hermed fremkomme med sine bemærkninger til henvendelsen. Indledningsvis skal det oplyses, at "Den lille ventilationsgruppe" er en gruppe af beboere, der udenfor afdelingsbestyrelse og HPU (Helhedsplanudvalg), har fundet sammen i et interessefællesskab omkring udvikling af renoveringen af Galgebakken i henhold til godkendt helhedsplan jf. skema A. I henvendelsen peges på det faktum, at Landsbyggefonden har beskrevet et kommissorium for den eksterne gransker som er indsnævret i forhold til det oplæg som administrationen i samarbejde med de tekniske rådgivere havde fremsendt til Fonden. Dette forhold, er der redegjort nærmere for i seneste orientering til bestyrelsen på møde dem 17. april 2018, pkt. 8. Samarbejdet med granskeren er påbegyndt med fremsendelse af diverse projektmateriale, herunder resultat af tekniske undersøgelser rekvireret af den tekniske rådgiver efter aftale med HPU og administrationen. Administrationen og den tekniske rådgiver har afholdt det første møde med granskeren for at sætte ham ind i sagen. Det er aftalt med HPU, at de skal have mulighed for at mødes med granskeren, så de kan få lejlighed til at fremlægge deres overvejelser omkring de foreløbige forslag til renoverings løsninger, herunder i særlig grad problematikken omkring årsager til den omfattende forekomst af skimmel i afdelingen. Efter aftale med granskeren er der fremsendt forslag til HPU om, at et sådant møde kan foregå den 7. juni Der er endnu ikke modtaget svar fra HPU. Såvel de tekniske rådgivere som administrationen deler den bekymring, der udtrykkes i henvendelsen om, hvorvidt de foreslåede renoveringstiltag er omfattende nok til at forebygge, at der efter renovering ikke fortsat vil være et særligt problem med skimmelforekomst. Dette fremgår også af det ovenfor nævnte oplæg til kommissorium udarbejdet af Nova5 efter aftale med administrationen. Oplægget, Nova5 notat af 4. december 2017, er bilag 1 i beboerhenvendelsen. Det er dog administrationens opfattelse, at en væsentlig del af den samlede tekniske problemstilling omkring årsag og virkning naturligt vil indgå i granskerens vurdering af det knudepunkt som Landsbyggefonden fokuserer på. I den dialog, der har været med granskeren har den tekniske rådgiver og administrationen peget på de meget komplekse byggetekniske problemstilling, der indgår. Det er administrationens foreløbige opfattelse, at granskeren meget hurtigt selv er nået til, at problemstillingen må ses i en større sammenhæng. Granskeren har selv peget på, at der inden 16

17 granskningen er kommet for langt, bør afholdes et møde med Fonden for netop at få tydeliggjort rammerne for deres opgave. Det er endvidere aftalt med Fonden, at de er indstillet på at deltage i et møde med beboerrepræsentanter når resultatet af granskningen foreligger. Dette møde vil formentlig først kunne afholdes efter sommerferien. I beboerhenvendelsen gives udtryk for, at alle dele af projektet bør indgå i den eksterne granskers opgave. Det er administrationen ikke enig i. Der er tilknyttet teknisk rådgiver til sagen, der er udvalgt bl.a. på grundlag af referencer og faglige kompetencer og efterfølgende tildelt opgaven på grundlag af, at de afleverede det økonomisk mest fordelagtige tilbud på rådgivningsopgaven set i forhold til såvel pris, proces og kvalitet. I aftalen med rådgiver indgår i øvrigt, at projektet skal granskes efter sædvanlige retningslinjer. Beboerhenvendelsen tilkendegiver afslutningsvis, at beboernes krav er ret simple, nemlig at en række nærmere angivne vejledninger fra Byggeskadefonden, BYG-ERFA og SBI skal overholdes. I den forbindelse skal administrationen bemærke, at det i renoveringsopgaver er sjældent, at sådanne vejledninger kan følges 100%. Baggrunden for dette er både tekniske forhold omkring det eksisterende byggeri og ikke mindst økonomi. Hvis ikke der kan findes økonomi til et "anbefalet" tiltag og det ikke er et decideret krav i Bygningsreglementet, vil det i de fleste tilfælde ikke være muligt at gennemføre det. Dette afspejler sig også i Landsbyggefondens bemærkning i kommissoriet til granskeren om, at "det er ikke formålet at nå isoleringsgrad svarende til bygningsreglement eller lignende". Der holdes møde med HPU igen den 12. juni, hvor sagen vil blive drøftet. Bilag: Henvendelse til Landsbyggefonden om granskning i Galgebakken. 16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen På mødet blev der uddelt henvendelser fra Askerød, Galgebakken og Toften. Vinie Hansen orienterede om møde mellem Galgebakkens afdelingsbestyrelse, Ulrik Brock Hoffmeyer fra Administrationen og Vinie Hansen, Astrid Hansen, Erik Hansen, Biba Schwoon og Per Larsen fra VA s bestyrelse. Mødet blev afholdt den 14. maj 2018, og omhandlede særligt den dårlige kommunikation mellem Administrationen og afdelingsbestyrelsen. Dette leder til et dårligt forhold, der er præget af mistillid. Bestyrelsen drøftede orienteringen om mødet med afdelingen og bad Administrationen om at udarbejde en handlingsplan, der kan løse de udfordringer, der blev nedskrevet på mødet. 17

18 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager henvendelserne og administrationens orientering til efterretning. 17. Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 24. april. 18. Orientering om aktuel boligpolitik Vinie Hansen orienterede om to, på mødet, omdelte artikler fra Altinget, der informerer bredt om indholdet. Aftalen kan beskrives i tre hovedtemaer: 1. finansiering af aftalen. 2. omstrukturering af 16 boligafdelinger, så den samlede familieboligmasse maksimalt må udgøre 40 % af boligerne i afdelingen. 3. Indførelse af kriterier for at flytte ind i afdelinger der fremgår af listen over de mest udsatte boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Administrationen indstiller: at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18

19 19. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Astrid Hansen orienterede om et beboermøde i Banehegnet, hvor afdelingen besluttede at skifte nyindkøbte tørretumblere ud med de gamle. Årsagen er, at de nye tørretumblere viste sig at være længere tid om at tørre tøjet. Fordelen ved de nye tørretumblere var dog, at de bruger mindre energi, ik e /^) fyilkc! /k^- /' l/vcecl hc/å \- (yk^ J c-y-y? CÅ&k. Vinie Hansen orienterede om, at en beboer har klaget over, at der er indført p kontrol i Banehegnet. På et afdelingsmøde blev der stemt for forslaget med 55 stemmer for og 54 imod. Beboeren klager over, at der mangler en stemme i regnskabet. Bestyrelsen bad Administrationen om at følge op på, hvad der er foregået under afstemningen da det ikke fremgår af referatet. Per Larsen spørger Administrationen om en opgørelse over gevinsterne ved at udbyde fagentrepriser i forhold til andre udbudte entrepriser. Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede om et afholdt møde i afdeling 6 Vest, der omhandlede finansiering af helhedsplanen i afdelingen. Vinie Hansen fortalte at der er en ny sammensætning af afdelingsbestyrelsen i Kanalens Kvarter. Der er valgt to nye kandidater til afdelingsbestyrelsen, der har spurgt ind til uddannelse for nye medlemmer, da samarbejdet med dele af den etablerede bestyrelse ikke er det bedste. René Fuglsang fortalte om et møde han har afholdt med Greve Kommune, hvor Kommunen fremlagde mulige nybyggerier, som kan komme til at bestå af almene ældreboliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Punkter til næste møde Administrationen indstiller: at bestyrelsen drøfter eventuelle punkter til næste møde 19

20 Punkter til næste møde: 21. Næste møde og kommende møder Næste møde: 24. maj 19. juni Kommende møder: 28. august 25. september 4. december Generalforsamling 2018 Torsdag d. 24. maj Strategiseminar Fredag d. 10. august 2018 VA konference Lørdag d. 29. september 2018 Foreningsmøde om grønne regnskaber, effektivdrift og fællesindkøb Mandag d. 4. juni Eventuelt

21 Glostrup den 14. maj 2018

22