REFERAT. Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden:

Transkript

1 Side 1037 Referat nr. 217 REFERAT Hobro, den 26. april 2019 Bestyrelsesmøde tirsdag den 23. april 2019 Deltagere i mødet: Mads Gammelmark (MGM) Ole Bech (OBE) Henrik Kruse (HK) Didde Lykke Hansen (DLH) Anders Kjær (AK) Afbud: John Jensen (JOJ) Statsaut. revisor Pia Axelsen og revisor Ole Knudsen deltog under punkt 3 Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr Gennemgang af regnskab 2018 og revisionsprotokol 4. Godkendelse af regnskab år 2018 for hovedselskab og afdelinger 5. Indstilling af revisor til repræsentantskabet 6. Forvaltningsrevision 7. Godkendelse af forretningsgange 8. Afhentning af haveaffald i de haver, der har egen have 9. Annoncering på gavlen Fjordglimt 10. Konvertering af realkreditlån 11. Afkast kapitalforvaltning 12. Licitationsresultat tagrenovering, Arden 13. Helhedsplan, afd. 13 Mariagervej 14. Stemmeret til valg i forsyningsvirksomheder, kreditforeninger og lignende 15. Hobro Varmeværk A.m.b.a. 16. Tilskud fra dispositionsfonden til El-værktøj 17. Beretning fra administrationen 18. Eventuelt

2 Side Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 216 Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Gennemgang af regnskab 2018 og revisionsprotokol Pia Axelsen gennemgik regnskab og revisionsprotokol for hovedforeningen og afdelinger for Revisionen har afgivet revisionserklæring uden forbehold. Det samlede resultat for afdelingerne udgør et overskud på kr ,-. Fra dispositionsfonden er der givet driftstilskud på kr ,-, tilskud ved lejeledighed og fraflytning kr ,- samt øvrige tilskud kr ,-. Foreningens resultat udviste et overskud på kr ,- og egenkapital på kr ,501,-. Revisionen konstaterede, at administrationen har etableret betryggende forretningsgange og interne kontroller på en række områder. Man arbejder fortsat på at udvikle arbejdsgangsbeskrivelser på alle væsentlige forretningsgange. Revisionen bemærkede, at der er skabt et pålideligt grundlag for løbende styring af boligforeningens økonomi. M.h.t. planlagt vedligeholdelse konstateredes det, at boligforeningen har styrket fokus herpå, bl.a. er der ansat en ejendomsinspektør, der udelukkende beskæftiger sig med planlagt vedligeholdelse. Ejendomsinspektøren har sammen med beboerrepræsentanterne lavet en fysisk gennemgang af boligmassen, for herefter at lave en prioriteret plan for de vedligeholdelsesarbejder, der skal udføres. Der er konstateret underfinansiering i afdeling 13 i forbindelse med tagrenoveringssagen, idet lånene først er hjemtaget i Arbejdskapitalen udgør pr. 31/ kr ,- Revisionen konstaterede, at boligforeningen disponerer sparsommeligt. Revisor har sammenlignet administrationshonoraret med lignende boligforeninger i området og kan konstatere, at Hobro Boligforening ligger under gennemsnittet. Revisionen har konstateret, at der er investeret i tiltag for digitalisering af indkøbsprocesser, digitale underskrifter på lejekontrakter, robotplæneklippere, saltbehandlingsanlæg og prisaftaler med håndværkere (samme pris for samme arbejde). Det er derfor revisors opfattelse, at boligforeningen har taget økonomiske hensyn ved forvaltningen. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 4. Godkendelse af regnskab år 2018 for hovedselskab og afdelinger Bestyrelsen godkendte regnskaberne for hovedselskab og afdelinger. 5. Indstilling af revisor til repræsentantskabet Bestyrelsen valgte at indstille Beierholm. 6. Forvaltningsrevision Beboertilfredshed Det er en målsætning, at der hver 3. år indhentes måling på beboertilfredshed. Der er indhentet tilbud på beboertilfredshedsundersøgelse ved firmaet Baglæns.

3 Side 1039 Såfremt det besluttes at benytte ovenstående tilbud fra Baglæns, er der udarbejdet et forslag til procesplan. Direktøren indstiller: At tilbud og procesplan godkendes At den samlede udgift anslået T.DKK 45 afholdes af arbejdskapitalen Medarbejdertilfredshed Det er en målsætning, at der hver 3. år indhentes måling på medarbejdertilfredshed. Der er indhentet tilbud på medarbejdertilfredshedsundersøgelse ved firmaet Baglæns. Såfremt det besluttes at benytte ovenstående tilbud fra Baglæns, er der udarbejdet et forslag til procesplan. Direktøren indstiller: At tilbud og procesplan godkendes At den samlede udgift anslået T.DKK 45 afholdes af arbejdskapitalen Bestyrelsen godkendte begge indstillinger 7. Godkendelse af forretningsgange I henhold til 13, stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger, skal bestyrelsen påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder. På bestyrelsesmøde nr. 210 og nr. 215 er nedenstående 7 forretningsgange besluttet: Rekvirering og styring af håndværkere Rekvirering på kredit, samt varekøb kontant Arbejdsgang for markvandring Administrativ bygherrerådgivning Boligsyn Rykkerprocedure Flyttedebitorer Kollektiv Råderet Ledelse og medarbejdere har sammen udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser på følgende 3 nye væsentlige områder: Forbrugsregnskab. Ansøgning om lønrefusion. Forsikringssager. Direktøren indstiller, At bestyrelsen godkender ovenstående 3 nye arbejdsgangsbeskrivelser.

4 Side Afhentning af haveaffald i de haver, der har egen have På bestyrelsesmøde nr. 216 ønskede DLH en status på tidligere drøftelser vedr. viceværternes afhentning af haveaffald i de boliger, der har egen have. Det blev besluttet at tage emnet med som punkt til det kommende bestyrelsesmøde. Der er forskellige gamle ordninger rundt om i afdelingerne, som fx Afd. 11 Højdevej - beboerne ringer efter Container (vicevært tid 2 time pr. gang) Afd. 4 Krogsvej - beboerne kan stille en pose med haveaffald Afd Hohøje - beboerne kan stille en pose med haveaffald Afd. 25 Sdr. onsild, Hvornum, Døstrup - beboerne kan stille en pose med haveaffald Afd. 36 Viborg Landevej - beboerne kan stille en pose med haveaffald Afd. 44 Arden - beboerne kan stille en pose med haveaffald (enkelte steder) Bestyrelsen drøftede haverne og det faktum, at vi er pålagt at effektivisere renholdelsesudgifterne samt at lejerne betaler for storskraldsordningen via ejendomsskatten. Bestyrelsen besluttede derfor pr. 1/ at ensarte viceværtservicen. De lejemål, der har egen have, skal fra ovennævnte dato selv sørge for at bortskaffe eget haveaffald. Det kan køres på genbrugsstationen, eller alternativt kan man anskaffe en kompostbeholder til sin have. Dette understøttes også af, at der i lejekontrakterne står, at det påhviler lejeren at renholde haver og lignende indhegnede arealer. Administrationen sørger for at der orienteres om beslutningen på afdelingsmøderne i Annoncering på gavlen Fjordglimt Boligforeningen bliver løbende kontaktet af foreninger, som ønsker at reklamere på gavlen Fjordglimt. På bestyrelsesmøde nr. 216 blev det besluttet at tage emnet med som punkt til det kommende bestyrelsesmøde. Der skal udarbejdes en positivliste over foreninger, der kan ansøge om lov til at annoncere på udvalgte tidspunkter, under hensyntagen til Boligforeningens egen markedsføring. Beslutning: Som gavlen er nu, er man ikke interesseret i at have bannere opsat, dog må AMBU have lov at annoncere i Herefter afventer man beslutningen om hvorvidt der skal opsættes storskærm eller ej. Ender det med en storskærm, vil der blive udarbejdet en markedsføringsplan. 10. Konvertering af realkreditlån Trafik- Bygge- og Boligstyrelsen har sendt et påbud om konvertering af realkreditlån i afdeling 46 Hvilhøjvej. Lånet skal underskrives af de tegningsberettigede. De tegningsberettigede underskrev lånedokumentet. 11. Afkast kapitalforvaltning Afkast på kapitalforvaltning blev gennemgået og bestyrelsen tog dette til efterretning. 12. Licitationsresultat tagrenovering, Arden Resumé Driftsafdelingen har sammen med beboerrepræsentanterne udarbejdet et forslag til tagrenovering på adresserne; (Arden) Kløvermarken 10-18, Myhlenbergvej 16B-H, (Astrup) Nyvej, Torvegade 1A-5B samt 2, 4 og 6, (Rostrup) Møllevænget 30 B, (Valsgård) Frisdalvej 2, (Vebbestrup) Mølleparken 3-15 og Mølleparken 1A, B og C, svarende til 68 boliger.

5 Side 1041 Tagene som er lavet i perioden 1981 til 1999 er alle udført i eternit, enkelte med asbest. Gennem længere tid har der været problemer med utætte tage, som kan forårsage fugtskader i konstruktionerne og i værste fald skimmelsvamp. Økonomi De samlede udgifter blev anslået til mellem kr. mio , og blev foreslået finansieret som følgende: - Henlæggelse til vedligehold kr. mio Tilskud fra Trækningsret eller dispositionsfond kr. mio Lån kr. mio Ovenstående finansiering, betyder en huslejestigning på mellem 4,0 4,4 % svarende til kr pr. m² pr. år for alle lejemål i afdelingen. Lejeforhøjelsen fordeles således at den samlede leje på de enkelte boliger opretholdes. Det begrundes med at tidligere sporadiske tagrenoveringer er blevet dækket af afdelingens fælles drift. Derfor vurderes også denne renovering at skulle ses som en samlet renovering for afdelingen, og dermed også at ville medføre den samme relative forøgelse af brugsværdien i afdelingen. Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmøde nr. 212: - At bestyrelsen godkender projektet - At trækningsretten eller dispositionsfonden bidrager med kr. 2.5 mio. - At der anvendes kr. 3.5 mio. af afdelingens henlæggelser - At der optages et lån på maks. kr mio. - At huslejen stiger for alle lejemål i afdelingen med mellem 4 4,4 % Forslaget blev godkendt på afdelingsmødet i afd. 44, den 17. september Mariagerfjord Kommune godkendte ansøgning om huslejestigning og optagelse af lån vedr. sagen den 14. marts Landsbyggefonden gav tilsagn om tilskud (trækningsret) på kr. mio. 2.5, den 20. februar Der blev afholdt licitation den 5. april Resultatet af licitationen faldt meget gunstigt ud for bygherren, se nedenstående: Håndværksudgifter inkl. moms Resultat kr. Budget kr. Besparelse i % Tømrerfirmaet Jørgen Sørensen A/S Direktøren indstiller At bestyrelsen tager licitationsresultatet til efterretning At den samlede udgift ca. DKK 13.1 mio. finansieres med mio. Trækningsretten mio. Afdelingens henlæggelser mio. Kreditforeningslån 13. Helhedsplan, afd. 13 Mariagervej Resumé Det blev besluttet, at administrationen kunne igangsætte helhedsplaner på bestyrelsesmøde nr. 211.

6 Side 1042 Efterfølgende blev det besluttet på bestyrelsesmøde nr. 214 at starte med afdeling 13 Mariagervej 2, da det blev vurderet at afdelingen var trængende i forhold til tilgængelighed og indeklima. Afdelingen afsluttede en tagrenovering i november måned Sagsfremstilling Ingeniørfirmaet Brix & Kamp har udarbejdet tilstandsrapport iht. ansøgning om helhedsplan ved Landsbyggefonden, rapporten er afleveret til driften den 2. april Tilstandsrapporten viser at der er baggrund for at ansøge om en helhedsplan, da klimaskærmen og indeklimaet generelt (fugt og skimmel) er af sådan en karakter, at det må formodes at Landsbyggefonden vil kunne godkende en helhedsplan. Bestyrelsen skal derfor beslutte om den udfærdigede tilstandsrapport skal videreføres til en helhedsplan, der kan sendes til Landsbyggefonden. En videreførelse vil dække: Digital optegning af eksisterende forhold Skitsering af muligheder for tilgængelighed samt sammenlægning Udarbejdelse af et dispositionsforslag (helhedsplan version 1) Udarbejdelse af budgetark ved gennemførelse af helhedsplanen. Der er indhentet en overslagspris for at videreføre tilstandsrapporten til en helhedsplan ved firmaet Brix & Kamp. Derudover skal der budgetteres med honorar til Kuben, samt uforudsete udgifter. Direktøren indstiller At det besluttes at videreføre den udfærdigede tilstandsrapport til en helhedsplan At ansøge Landsbyggefonden om støtte til en helhedsplan At udgiften til helhedsplanen fordeles som besluttet på bestyrelsesmøde nr. 202, med 50 % til afdelingen, og 50 % til dispositionsfonden Bestyrelsen godkendte indstillingen med følgende bemærkning: Dispositionsfonden skal afholde udgiften til Helhedsplanen med 100%. 14. Stemmeret til valg i forsyningsvirksomheder, kreditforeninger og lignende Boligforeningen har mulighed for at præge udviklingen i diverse forsyningsvirksomheder, kreditforeninger og lignende, ved at anvende afdelingernes/foreningens stemmer. Derfor bør det drøftes om bestyrelsen ønsker at godkende, at der på alle afdelingsmøderne i 2019 foreslås, at organisationsbestyrelsen kan råde over afdelingens stemmerne. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen stiller forslag til kommende afdelingsmøder, om bemyndigelse til at organisationsbestyrelsen kan råde over afdelingens stemmer, til valg i forsyningsselskaber, kreditforeninger mv. 15. Hobro Varmeværk A.m.b.a. Hobro Varmeværk afholder generalforsamling torsdag den 25. april, og har i den anledning et ønske om at opstille en kandidat til bestyrelsen fra Hobro Boligforening.

7 Side 1043 Bestyrelsen bakker op om, at Boligforeningen stiller med en kandidat. 16. Tilskud fra dispositionsfonden til El-værktøj Som et led i effektiviseringsprocessen, er det besluttet at udskifte afdelingernes benzindrevne maskiner, til bæredygtige EL-værktøjer såsom hækkeklipper, buskrydder, små plæneklipper, stangklipper og løvblæser. Udover besparelse på arbejdstid og miljø, er EL-værktøjerne også bedre for arbejdsmiljøet, da vibrationer og støj er væsentligt reduceret. Direktøren indstiller At dispositionsfonden giver tilskud til investering i nye EL-værktøjer DKK Beretning fra administrationen AK fik udfyldt et gaveregulativ med oplysninger fra bestyrelsen. AK holder ferie uge 24. AK orienterede om, at der i løbet af 2019 bliver implementeret et tidsregistreringsprogram. AK orienterede om, at afdeling 24 s ressource bank har været omtalt i en artikel i Hendes Verden. Status på igangværende renoveringssager blev gennemgået. 18. Eventuelt Tidspunkter for kommende bestyrelsesmøder blev drøftet, og man vedtog fremadrettet at starte kl. 18:00 og slutte senest kl. 20:00, samt afholde mandage i ulige uger. Såfremt man ikke er færdig med dagsordenen, indkaldes til ekstra møde eller alternativt behandles det på næste møde. De kommende bestyrelsesmøder blev fastsat til: Mandag den 12. august 2019 kl. 18:00 20:00 Mandag den 23. september 2019 kl. 18:00 20:00 Mandag den 21. oktober 2019 kl. 18:00 20:00 Mandag den 18. november 2019 kl. 18:00 20:00 Mandag den 16. december 2019 kl. 18:00 20:00 Bestyrelsens julefrokost afholdes lørdag den 23. november 2019 kl. 18:00 på La Bottega i Aalborg. Forevist bestyrelsen den 2019 Mads Gammelmark Ole Bech Henrik Kruse John Jensen Didde Lykke Hansen