REFERAT. Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden:

Transkript

1 Side 1015 Referat nr. 213 Hobro, den 23. oktober 2018 REFERAT Bestyrelsesmøde mandag den 22. oktober 2018 Deltagere i mødet: Mads Gammelmark (MGM) Ole Bech (OBE) Henrik Kruse (HK) John Jensen (JOJ) Anders Kjær (AK) Afbud: Didde Lykke Hansen (DLH) Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 27. august Nybyggeri på Ølsvej 4. Styringsdialog og dialogforummøde 5. Afdelingsmøderne 6. Tilskud fra dispositionsfonden til renoveringsprojekter 7. Bank og kapitalforvaltning 8. Landsbyggefonden, Helhedsplan afd Forbrugsregnskab 10. App rekvisitionssystem 11. Afd. 30 Klintegården, Adelgade Nye saltanlæg til glatførebekæmpelse 13. Beretning fra administrationen 14. Eventuelt

2 Side Godkendelse af dagsorden Beslutning Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 27. august 2018 Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Nybyggeri på Ølsvej Mariagerfjord Kommune indstiller projektet godkendt indeholdende i alt 34 boliger, alle i 2 plan, fordelt med 21 stk. 90 m² og 13 stk. 104 m² jf. bilag 0. Administrationen har udarbejdet en intern markedsundersøgelse. - At markedsundersøgelsen drøftes - At bestyrelsen beslutter om projektet ønskes realiseret - At den videre proces drøftes og besluttes (bygherregruppe, møde med arkitekten osv.) Beslutning: Markedsundersøgelsen blev drøftet og bestyrelsen er enig i betragtningerne. Bestyrelsen er indstillet på, at der i starten vil være tomgang i lighed med opførelsen af H.I. Biesgade. Bestyrelsen besluttede at realisere projektet som beskrevet ovenfor med 34 boliger. Bestyrelsen besluttede, at AK i samarbejde med Kuben laver et skitseforslag, som efterfølgende gennemgås med bestyrelsen. 4. Styringsdialog og dialogforummøde Bestyrelsen tog referatet fra styringsdialogen til efterretning. 5. Afdelingsmøderne Sagsfremstilling: Afdelingsmøderne blev afholdt i september måned. Alle afdelingsbudgetter blev godkendt. Mariagerfjord Kommune har efterfølgende besluttet at beboerne i afd. 42 Skivevej skal pålægges rengøring af fællesarealer, hvorfor afd. 42 får en samlet huslejestigning pr. 1/1 på kr svarende til 2,23 %. - At dette års afdelingsmøder drøftes og evalueres. Beslutning: OBE gjorde opmærksom på, at der i visse tilfælde var for kort tid afsat til møderne. HK, JOJ og OBE roste afdelingsmøderne beboerne kunne få svar på deres spørgsmål. Der har været overvejende positive tilbagemeldinger. Bestyrelsen ønsker undersøgt, om afd. 42 s fællesareal er Kommunens eller beboernes.

3 Side Tilskud fra dispositionsfonden til renoveringsprojekter Sagsfremstilling I forbindelse med afdelingsmøderne, blev diverse renoveringsprojekter besluttet, jf. oversigten bilag 3. Af oversigten fremgår hvilke projekter der kræver godkendelse i organisationsbestyrelsen. Vedr. afd. 16 Stoldal - At der ydes tilskud fra trækningsretten kr At der optages et kreditforeningslån anslået kr At der anvendes kr fra afdelingens henlæggelser Vedr. afd. 30 Adelgade - At der ydes tilskud fra trækningsretten kr At der optages et kreditforeningslån anslået kr At der anvendes kr fra afdelingens henlæggelser Vedr. afd. 29 Sdr. Allé - At der ydes tilskud fra trækningsretten kr. 0 - At der optages et lån anslået kr At der anvendes kr fra afdelingens henlæggelser - 7. Bank og kapitalforvaltning Resumé På bestyrelsesmøde nr. 210 blev det besluttet at afholde et udbud på investerede beholdninger samt bankforretningen. Sagsfremstilling Firmaet Uvildige.dk har bistået administrationen i udbudsprocessen. Det bedste og billigste tilbud blev udvalgt, og der har været afholdt et møde med tilbudsgiveren som afgav det bedste og billigste tilbud. Direktøren Indstiller - At Spar Nord vælges som Boligforeningens fremtidig samarbejdspartner til bankforretning og kapitalforvaltning. Bestyrelsen underskrev samtidig en fuldmagtsaftale til Kapitalforvaltning fra Spar Nord. 8. Landsbyggefonden, Helhedsplan afd. 9 Resumé På bestyrelsesmøde nr. 206, blev det besluttet at ansøge Landsbyggefonden om støtte til renovering af afd. 9 Klokkergården beliggende Morellgade 14. Helhedsplanen blev godkendt af organisationsbestyrelsen den 26. februar 2018 på bestyrelsesmøde nr Den 3. april 2018 bekræftede Landsbyggefonden modtagelse af ansøgningen om helhedsplan. Sagsfremstilling Landsbyggefonden har meddelt at de besigtiger afdelingen den 29. november 2018 kl , hvor administrationen, tekniske rådgivere og bestyrelsen bedes så vidt muligt give møde.

4 Ved besigtigelsen vil Landsbyggefonden tilkendegive om afdelingens ansøgning bliver prækvalificeret til renoveringsstøtte. Side At processen drøftes, og at det besluttes hvem der evt. deltager fra bestyrelsen. Bestyrelsen er positivt indstillet over for projektet, og der blev opfordret til deltagelse den 29. november 2018 kl til formøde med teknikere. 9. Forbrugsregnskab Resumé: I administrationen bruges der en del tid på udarbejdelse af varme og vandregnskaber. Konkret udarbejder Hobro Boligforening varmeregnskab for i alt 26 afdelinger (afd. 1,2,3,4,6,7,8,9,10,12,13,15,16,17,22,23,24,26,29,30,31,32,34,40,42,44). På bestyrelsesmøde nr. 212 blev følgende besluttet: - At udskifte målerne til digitale fjernaflæsningsmålere (varme) - At installere fugtmålere og røgalarmer - At dispositionsfonden kan yde et tilskud til udskiftning til digitale målere. Når administrationen har udarbejdet et samlet tilbud for alle afdelinger, tages endelig stilling til tilskuddets størrelse. Sagsfremstilling: Administrationen har indhentet tilbud på udskiftning af radiator og fugtmålere samt røgalarmer i ovennævnte 26 afdelinger, jf. bilag B. Bilag B viser at der er en samlet investering på kr Der forventes en årlig besparelse på varmeregnskabet på kr (målerne har en levetid på 10 år). Der kan forekomme uforudsete udgifter til evt. pletmaling af radiatorer og reparation af tærede rør. Foruden ovenstående kontante driftsbesparelse, vil der være en effektivisering i forbindelse med årsaflæsningen, da den fremover vil foregå digitalt uden der kræves adgang til lejemålet. Ligeledes vil der være en udgift hvis der ikke udskiftes målere inden årsskiftet til bl.a. indstilling af nuværende målere i forbindelse med forsyningsselskabernes terminsændring til 1/1. Ligeledes står langt de fleste målere til udskiftning inden for de næste par år. : - At målerne jf. bilag B udskiftes. - At dispositionsfonden skal give et tilskud på 50 % af investeringen, som et effektiviseringstiltag på tværs af afdelingerne. - At afdelingerne selv betaler de resterende 50 % af investeringen. 10. App rekvisitionssystem Sagsfremstilling: I forbindelse med rekvirering af håndværkere udarbejder viceværten en manuel rekvisition, som efterfølgende indtastes i KTP webbolig af servicekoordinatoren. For at effektivisere denne arbejdsgang, er der investeret i et modul så viceværten kan udarbejde rekvisitionen på smartphone. Det er på bestyrelsesmøde nr. 206 pkt. 10, besluttet at dispositionsfonden kan yde et tilskud til opstart af ny teknologi og digitalisering.

5 Økonomi: Investeringen koster ca. kr ,-. Den årlige drift anslås til ca. kr ,- Side 1019 : - At dispositionsfonden yder et tilskud svarende til investeringen, anslået kr ,- som et effektiviseringstiltag på tværs af afdelingerne. 11. Afd. 30 Klintegården, Adelgade 73 Resumé: På bestyrelsesmøde nr. 212, blev det besluttet at forhandle et mageskifte, hvor afdelingen tilbydes matrikel nr. 85 o som et mageskifte for (208 m²) del af matr.nr. 85 l. Forslaget blev behandlet på det ordinære afdelingsmøde mandag den 10. september 2018, hvor det enstemmigt blev vedtaget at arbejde for et mageskifte. Sagsbehandling: Hobro Boligselskab A/S har fået udarbejdet endeligt skøde jf. bilag C1, C2 og C3, hvor Hobro Boligforening tilbydes mageskifte som beskrevet ovenstående. : - At endeligt skøde underskrives af underskriftsberettigede, som er Formanden, et andet bestyrelsesmedlem og direktøren. Bestyrelsen valgte at godkende direktørens indstilling og skødet blev underskrevet. 12. Nye saltanlæg til glatførebekæmpelse Sagsbehandling: I beboerservice er der investeret kr ,- i nye saltanlæg (væskespredere i stedet for tørstofspredere) til vejrligsbekæmpelse. De nye anlæg er langt mere skånsomme overfor natur og miljø såsom beplantning, belægninger, opgange og kæledyrenes poter. Dette skyldes at ressourceforbruget af salt mindskes med 75 % svarende til en besparelse på ca kg salt årligt. : - At dispositionsfonden yder et tilskud til investering i nyt saltanlæg kr ,- som et effektiviseringstiltag på tværs af afdelingerne. 13. Beretning fra administrationen AK orienterede om strategisk samarbejde. isyn og iopgave AK orienterede om status i forhold til isyn og iopgave. Gavlen Fjordglimt Bestyrelsen foreslog at få lavet et nyt julebanner. Der var stemning for at bruge gavlen til markedsføring af nybyggerier. Bestyrelsen ønskes undersøgt, om en udendørs LED storskærm kan erstatte nuværende banner. TV i mødelokalet AK orienterede om, at der opsættes et TV i mødelokalet, som kan bruges til PowerPoint fremvisninger m.m. Beboerservice AK orienterede om sidste nyt i beboerservice og omkring personale. Bestyrelsen ønsker at der udarbejdes en politik omkring fravær ved sygdom.

6 Side 1020 BL og andet netværk OBE orienterede fra BL s weekendkonference. AK orienterede om BL s kredsrepræsentantskab, hvis fokus i den kommende periode vil være FN s verdensmål, synlighed af kredsens arbejde og balancen mellem effektiv drift og beboerdemokratiets rolle. Det blev besluttet, at AK skal tilmeldes HIK s erhvervsnetværk. AK arrangerer et netværksmøde med deltagelse af udviklingschefen fra Kuben Management omkring udvikling af byggeprojekter. Bygge og renoveringsager AK orienterede om sidste nyt vedr. Texaco grunden. Bestyrelsen besluttede, at AK skal få udarbejdet et prospekt, for at fremme sagen. Økonomi AK orienterede om kapitalforvaltningens afkast: Jutlander Afkast -0,35 % kr periode PP Capital Afkast 0,59 % kr periode Eventuelt AK skal bestille en bus til bestyrelsens julefrokost. OBE henledte opmærksomheden på bestyrelsens elektroniske kommunikation indbyrdes. Alle bedes fremadrettet bruge svar til alle ved besvarelse af mails, så man hermed sikrer, at alle modtager besked. Det blev besluttet at aflyse bestyrelsesmødet den 9. november Forevist bestyrelsen den 2018 Mads Gammelmark Ole Bech Henrik Kruse John Jensen Didde Lykke Hansen