REFERAT. Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden:

Transkript

1 Side 1044 Referat nr. 218 Hobro, den 27. maj 2019 REFERAT Bestyrelsesmøde mandag den 20. maj 2019 Deltagere i mødet: Ole Bech (OBE) Henrik Kruse (HK) Didde Lykke Hansen (DLH) John Jensen (JOJ) Anders Kjær (AK) Afbud: Mads Gammelmark (MGM) Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr Finansiering af nye faciliteter til beboerservice 4. Planlægning af ordinært repræsentantskabsmøde, den 20. juni 5. Godkendelse af boligforeningens budget for Forvaltningsrevision 7. Status renoveringsarbejder 8. Ansøgning om tilsagn til byggeprojekter kvoteansøgning 9. Konvertering af realkreditlån 10. Tilskud fra dispositionsfonden til robotplæneklipper i Fortunaparken 11. Lånefinansiering, tagrenovering Arden 12. Helhedsplan, afd. 13 Mariagervej og afd. 9 Morellgade 13. Henvendelse vedr. byggesag 14. Beretning fra administrationen 15. Eventuelt

2 Side Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 217 Referatet blev godkendt og underskrevet. Bestyrelsen drøftede, hvorvidt beslutninger fremadrettet skal referere til et bilag, da der kan være udfordringer i offentliggørelse af f.eks. leverandørtilbud m.v. Konklusionen blev, at der ikke henvises til bilag i referatet fremover, ønsker en beboerrepræsentant at se et konkret bilag, kan der rettes henvendelse til direktøren. 3. Finansiering af nye faciliteter til beboerservice Resumé Repræsentantskabet og afdeling 16 Stoldal har godkendt at der kan etableres materielcenter i afdeling Stoldal, samt velfærds- og kontorfaciliteter i Sdr. Allé kl. Sagsfremstilling Administrationen har i samarbejde med rådgiveren, fået udarbejdet et projektforslag for materielcenter, samt velfærds- og kontorfaciliteter. Materielcenteret anslås at koste ca. 3,97 mio. kr., som fordeler sig som nedenstående: - Håndværkerudgifter Belægning Støttemur Hegn og port Beplantning Belysning Vaskeplads Spildevandstilslutning Vandtilslutning El tilslutning Byggeplads Uforudsigelige udgifter Rådgivningshonorar Bygherrehonorar Moms Udgifter til Kontorfaciliteterne anslås til ca. DKK , som fordeler sig som nedenstående: - Tømrerarbejder - Murerarbejder - Maler - EL - VVS - Håndværkerudgifter Omkostninger Moms Til sammenligning kan nævnes at der tilbage i 2016 blev udarbejdet et projektforslag på velfærds- og maskinværksted på samme grund i Stoldalen, dengang var den anslåede udgift 7.3 mio. kr.

3 Side 1046 Finansieringsforslag Det er afdelingerne (- afd. 35 Klintevej og afd. 43 Sindholtparken) der skal afholde udgifterne til viceværtfaciliteterne, svarende til samlet 1.348,6 lejemålsenheder. De samlede udgifter til renholdelse, fordeles på tværs af afdelingerne via en fordelingsnøgle i afdeling 90. Fordelingen af udgifterne blev besluttet på bestyrelsesmøde nr Der findes forskellige finansieringsmuligheder, som fx banklån, kreditforeningslån, lån fra dispositionsfonden, tilskud fra dispositionsfond og arbejdskapital. Dispositionsfondens disponible saldo ultimo 2018 var på 15.3 mio. kr. svarende til kr. pr. lejemålsenhed. i 2018 var der en nettotilgang fra udamortiserede lån på 3.9 mio. Afdelingernes mellemregning/opsparing er på samlet 68.9 mio. kr. Nedenstående er administrationens forslag til finansiering ved en samlet udgift på ca. 4,85 mio.: Materielcenter ca. 4 mio. kr. Tilskud dispositionsfond Lån dispositionsfond 30 år Kontor, Sdr. Allé ca. T.DKK 850 kr. Kto. 115 (fordelingsnøgle) At bestyrelsen godkender projektforslaget og byggebudgettet. - At bestyrelsen drøfter og beslutter finansieringen. Bestyrelsen godkendte direktørens indstilling, samt ovenstående finansieringsforslag. Det blev besluttet at administrationen igangsætter projektet, som forventes afsluttet december Planlægning af ordinært repræsentantskabsmøde, den 20. juni Bestyrelsen besluttede at foreslå OBE som dirigent og alternativt DLH. Alle er villige til at modtage genvalg. Traktementet skal bestå af tapas, som administrationen bestiller. 5. Godkendelse af boligforeningens budget for 2020 Sagsfremstilling: Boligforeningens budget skal godkendes af bestyrelsen, og efterfølgende forelægges på det ordinære repræsentantskabsmøde. For at opretholde en jævn huslejeudvikling, er det besluttet at hovedforeningens budget så vidt muligt, reguleres efter lønreguleringen i overenskomsten mellem BL og HK privat, da den største variable stigning er personaleudgifter. Der foreslås en stigning i budget 2020 på 1,6 %, svarende til et administrationshonorar på DKK pr. lejemålsenhed. - At budgettet godkendes Bestyrelsen godkendte direktørens indstilling.

4 6. Forvaltningsrevision Brug af hjemmeside Det er en målsætning, at hjemmesiden for Hobro Boligforening kan fastholde det antal søgninger fra 2018 (ca ). I perioden 1. jan maj 2019 havde der været brugere på hjemmesiden. Medarbejdertilfredshed Det er en målsætning, at der hver 3. år indhentes måling på medarbejdertilfredshed. Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen gennemføres i løbet af juni måned Status renoveringsarbejder Ak gennemgik status over renoveringssagerne. Bestyrelsen tog det til efterretning. 8. Ansøgning om tilsagn til byggeprojekter kvoteansøgning Side 1047 AK orienterede om, at direktionen i Mariagerfjord Kommune den 1. maj 2019 har behandlet de indkomne forslag. Beslutningen blev bl.a., at der iværksættes en politisk proces i forhold til behandling af de indkomne forsalg, hvilket betyder, at økonomiudvalget tidligst behandler prioriteringen af forslagene på deres møde den 19. juni Konvertering af realkreditlån AK orienterede om, at der pr. 1. maj 2019 er konverteret 2 stk. kreditforeningslån, for henholdsvis afd. 13 Mariagervej (3 % er konverteret til 1 %), og afd. 27 Hohøje (2,5 % er konverteret til 1 %). 10. Tilskud fra dispositionsfonden til robotplæneklipper i Fortunaparken Resumé: Boligforeningens dispositionsfond har i 2018 givet tilskud til indkøb af 23 robotplæneklippere, som et led i effektiviseringen af driften, jf. bestyrelsesmøde nr. 210 Sagsfremstilling: Afd. 26 Fortunaparken har ændret arealet omkring skrænten og besluttet at der skal etableres en græsplæne. Derfor ansøger afdelingen dispositionsfonden om et tilskud til indkøb af en terrængående robotplæneklipper til en værdi af ca. DKK At dispositionsfonden giver afd. 26 Fortunaparken et tilskud til indkøb af en robotplæneklipper til en værdi på ca. DKK Bestyrelsen godkendte ovenstående indstilling. 11. Lånefinansiering, tagrenovering Arden AK orienterede om, at der indhentes tilbud på kreditforeningslån ved Realkredit Danmark og LR Realkredit.

5 side Helhedsplan, afd. 13, Mariagervej og afd. 9 Morellgade Afdeling 13, Mariagervej Der har været afholdt møde med rådgiverne vedr. projektafklaring for Helhedsplan, 1. version. De fremtidige forhold blev drøftet, og man besluttede at sammenlægge boliger, således at der samlet set bliver nedlagt ca. 9 boliger. Der vil således i alt være ca. 31 boliger, hvoraf de ca. 18 er tilgængelighedsboliger. Afdeling 9, Morellgade Rådgiverne forventer at kunne sende endelig helhedsplan til Landsbyggefonden inden sommerferien. Hobro Varmeværk er ved at etablere fjernvarme i gaden, og i den forbindelse har de tilbudt at klargøre til fjernvarme, ved at indføre stik til ejendommen uden beregning. Bestyrelsen godkendte ovenstående. 13. Henvendelse vedr. byggesag Boligforeningen er blevet kontaktet vedr. en mulig byggesag i centrum af Hobro for opførelse af ungdomsboliger, samt et projekt vedr. opførelse af udslusningsboliger/skæve boliger. Bestyrelsen besluttede at direktøren kan arbejde videre med sagerne. 14. Beretning fra administrationen AK er blevet medlem af ejendomsrådet i Nordjylland i Realkredit Danmark. Personaleforeningen har i samarbejde med Faglig klub og Hovedforeningen arrangeret en rundtur i afdelingerne i Hobro, samt fremvisning af almene boliger i Aarhus den 21. maj En privat bygherre ønsker at opføre ca. 30 p-pladser i nærheden af Hobro arrest/afdeling 6, Brogården. Bestyrelsen vurdere på dette grundlag, at der ikke kan gives tilladelse til tilkørsel via afdelingens areal, da dette vil forårsage gener for beboerne i afdelingen. BL afholder repræsentantskabsmøde den 4. juni i Nyborg. Boligforeningens forsikringer udløber i 2019, hvorfor der skal forhandles en ny aftale på plads. 15. Eventuelt HK takkede for gaven til hans søns konfirmation. OBE orienterede om, at Odinsgaard er solgt, og at der skal opføres en institution for unge med særlige behov. DLH efterspurgte en dato for BL kredskonference. Forevist bestyrelsen den 2019 Mads Gammelmark Ole Bech Henrik Kruse John Jensen Didde Lykke Hansen