Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 11. januar 2018 kl Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 5.

Transkript

1 Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 11. januar 2018 kl Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 5. januar 2018 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde 7. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Afbud: Mohammad Hadid. P.t. sygemeldt. Tina Galsgaard deltog i starten af mødet, hvor pkt. erne og blev behandlet.

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Protokol fra mødet den 14. december Underskrevet 2018

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Mohammad Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per Administrativ orientering Afd. 55 har fået doneret et skab fra TRYG-fonden til afdelingens hjertestarter værdi 7.500,- kr. Mikael har været til møde i afd. 5. Formanden trådt tilbage bestyrelsen fortsætter med en kontaktperson frem mod forårets afdelingsmøde. Kontaktperson er Berit M. Aarup. Den er der møde omkring afd. erne 5, 16 og 44 sammenlægning/adskillelse? Poul tager til møde sammen med HP den omkring investeringer i afd. 66. Intet Kommunen har nu reageret på HAB s henvendelse omkring arealafgrænsning på Skolebakken mellem HAB og kommunen. Intet. Deltager i FU-møde på Hjortebro den Opdatering på sagen vedrørende fyrværkeri i Varberg i ugen før jul. I weekenden januar husstandsomdeles info og klistermærke til boligen omkring den nye vagtordning med SSG, som træder i kraft den 15. januar. Alle medarbejdere arbejder med HAB s kerneopgave den 7. februar, hvorfor kontoret er lukket. SSG overtager telefonvagten og håndterer akutte opgaver sammen med Det Grønne Sjak. Alle beboerhenvendelser vedr. GF senest den 6. februar eller igen på dagen den 8. februar. Bekendtgøres ved opslag i administrationen og på hjemmesiden. Vi kan se, efter ansættelsen af vores synskoordinator Jan Rasmussen, at der kommet betydeligt mere styr på vores fraflytningsforretning. Vi kan se besparelser for vore beboere og afdelinger, som på sigt vil ramme konto 15/116. Gevinsten udmønter sig især ved fraflytters andel af regningen ved fraflytning. Vi har ikke tidligere udvist samme kompetence til at få udbedret skader påført af fraflytter, på fraflytters regning. Mange af disse opgaver har tidligere kørt over afdelingens økonomi (konto 115/116). Vi hører samtidigt ude fra vore håndværkere, at de kan mærke en betydelig opstramning og en langt mere processtyret fraflytningsforretning end tidligere, hvilket også har givet et langt bedre flow i synsproceduren (tidsplan).

4 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Afd. 63 nye vinduer, vejdræn og molokker Se nedenfor Ad pkt : Sagsfremstilling. Afd. 63 har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 19. december 2017 vedtaget at få udskiftet vinduerne, få etableret vejdræn samt få molokker. Alt til en pris af ,- kr. Finansieres ved at der tages 3 mill. kr. af henlæggelserne, og at der optages et kreditforeningslån på ,- kr. Løbetiden er 15 år, og det samlede projekt vil betyde en huslejestigning på 2,63 %. Indstilling. Bestyrelsen anmodes om at godkende, at afd. 63 optager et kreditforeningslån med en hovedstol på ,- kr. med en løbetid på 15 år. Godkendt som indstillet

5 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Status Helhedsplanen Udsendes inden mødet Gennemgået ingen bemærkninger Budgetopfølgning afd 0 Udsendes inden mødet Tina gennemgik. Ingen bemærkninger Budget for afd /2019 Udsendes inden mødet Tina gennemgik. Justeres efter ønsker og bemærkninger frem mod næste møde i bestyrelsen.

6 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling GF 2018 Formandens/bestyrelsens beretning gennemgået - udsendes 14 dage før GF års jubilarer er inviteret. Til kommende bestyrelsesmøde den 1. februar skal alt være på plads Beboertilfredshedsundersøgelse 2018 HAB indgår samarbejde med SDU omkring en ny studerende, som kan håndtere opgaven efter sommerferien Årshjul for organisationsbestyrelsen Skabelon og eksempel udsendt Beredskabsplan internt i HAB til brug ved evt. katastrofe, store ulykker m.m Opfølgning på pkt jf. pkt fra mødet den Udsættes til efter GF Der igangsættes et arbejde med at udforme et forslag. Planen skal indeholde instrukser for handlinger samt kommunikationsplan. Formanden har talt med formanden i afd. 20. Deres henvendelse bliver behandlet efter vedtagelse af strategi for dispositionsfonden og trækningsretsmidler. Dette arbejde igangsættes efter GF Kommende møder Bestyrelsesmøder første halvår /2 og konstitueringsmøde den 15/2 Kredsmøde på Folkehjem 16. januar 2018.

7 Dagsordenens punkt 6 Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde Trækningsret afd Evt. fra beslutningsreferat til et forhandlingsreferat,

8 Dagsordenens punkt 7 Eventuelt Niels Vincent Andersen Mohammad Hadid Mikael Haas Sørensen Michael Mouritzen Per Friis Bent Wiuff Poul M. Jensen Christian Skovfoged