1 GENERELT STYRINGSPRINCIPPER BUDGET BUDGETOPFØLGNING REGNSKAB REVISION EKSTERNT FINANSIEREDE PROJEKTER...

Transkript

1 1 GENERELT Formål Gyldighedsområde Forholdet til kommunens øvrige styringsdokumenter Ajourføring STYRINGSPRINCIPPER Rollefordeling mellem det politiske og det administrative niveau Bevillingsniveau Styringsformer BUDGET Budgetprocessen Sikring af handlefrihed Budgetvedtagelse og offentliggørelse Budgettering af anlæg BUDGETOPFØLGNING Budgetopfølgning drift Budgetopfølgning anlæg Ledelsestilsyn Tillægsbevillinger REGNSKAB Regnskabsproces Regnskabstidsplanen Regnskabsgodkendelse og offentliggørelse Overførsel mellem årene Anlægsregnskab REVISION EKSTERNT FINANSIEREDE PROJEKTER

2 8 INDKØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER Indkøbspolitik Leasing Underskriftskompetence ved generelle indkøbsaftaler Underskriftskompetence for kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser BETALING OG BOGFØRING Betalingsforretninger Bogføring Opkrævning af kommunale fordringer KONTROLFUNKTIONER Grundlæggende principper for ind- og udbetaling Systemejerskab Kontroller mod svig i økonomisystemet Roller og rettigheder i økonomisystemet Afstemning af balancekonti og mellemregninger AKTIVER OG PASSIVER Finansiel politik Optagelse af lån Kautions- og garantiforpligtelser Tegningsret i forbindelse med fast ejendom, lån og garantiforpligtelser Fysiske aktiver og vigtige dokumenter Værdier tilhørende andre

3 1 Generelt 1.1 Formål er udarbejdet jf. Lov om kommunernes styrelse (Styrelsesloven) 42, stk. 7. Der står skrevet således i loven: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Det er administrationens forpligtelse at sikre, at de opgaver der udføres indenfor det økonomiske område, til enhver tid udføres indenfor rammerne af Lov om kommunernes styrelse 42, stk. 7. Det er herunder administrationens forpligtelse at sikre, at der skabes sammenhæng til øvrig lovgivning som er med til at regulere de økonomiske opgaver. Vi har i Glostrup Kommune valgt at kalde dokumentet for. Følgende love og regler ligger til grund for : Lov om kommunernes styrelse Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv., herunder Budget og regnskabssystem for kommuner Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier Lov om offentlige betalinger Styrelsesvedtægt for Glostrup Kommune Det overordnede formål med reglerne er at sikre: fælles regler og forretningsgange på tværs af kommunen at kommunens ledere og medarbejdere har et overblik over de økonomiske styringsværktøjer i Glostrup Kommune at kommunens medarbejdere har kendskab til rettigheder, ansvar og pligter i forhold til administration og forvaltning af kommunens økonomi fastholde og fremme en omkostningsbevidst kultur give kommunens ledelse det nødvendige overblik til styring af kommunens økonomi 1.2 Gyldighedsområde gælder for hele kommunens virksomhed. Såfremt kommunen varetager økonomisk administration af eksterne virksomheder eller institutioner, er regler om økonomistyring helt eller delvist ligeledes gældende for disse. 3

4 Det er centerchefen for den centrale økonomifunktions ansvar at sikre, at der er en fælles forståelse af de økonomiske retningslinjer der gælder for kommunen, herunder at udbrede kendskabet til Regler om økonomistyring og sikre, at der sker overholdelse heraf. 1.3 Forholdet til kommunens øvrige styringsdokumenter Glostrup Kommunes styrelsesvedtægt er det grundlag, der regulerer rammerne for Kommunalbestyrelsens styring af kommunens anliggender. Styrelsesvedtægten beskriver blandt andet antal medlemmer af Kommunalbestyrelsen, hvor mange stående udvalg der er i kommunen samt hvilke opgaver, der hører til de enkelte udvalg. Rammerne for kommunens overordnede økonomi bliver fastsat i Aftale om kommunernes økonomi mellem KL og Regeringen. Aftalen bliver efter udsendelsen indarbejdet i det kommende års budget via kommunens budgetaftale efter de fastsatte principper i kommunens strategier, politikker m.v. De overordnede strategier og politikker i forhold til kommunens økonomistyring er: Kommunens udviklingsstrategi Styringsgrundlaget Finansiel politik Indkøbspolitik Regnskabsregulativ Glostrup Kommunens politikker og strategier findes på kommunens hjemmeside. Det er direktionens ansvar og forpligtelse, at de økonomiske politiske beslutninger indarbejdes i de fremadrettede budgetter. Direktionen skal på forsvarlig vis skabe sammenhæng fra de politiske mål og beslutninger til projekter og aktiviteter der igangsættes i organisationen herunder at sikre, at det holdes indenfor rammerne af de politiske vedtagne strategier og politikker. 1.4 Ajourføring Centerchefen for den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at vedligeholde reglerne således, at det til enhver tid afspejler kommunens politiske beslutninger vedrørende økonomisk styring. Såfremt der sker overordnede økonomiske ændringer, som er politisk besluttet, er det centerchefen for den centrale økonomifunktions opgave at sikre, at der sker en tilretning af reglerne. Centerchefen for den centrale økonomifunktion har kompetence til at tilrette reglerne uden politisk godkendelse, når der er tale om redaktionelle ændringer. Ændringer i, som kræver politisk godkendelse, fremlægges for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. De bilag, der udfærdiges i forlængelse af, skal godkendes i Økonomiudvalget. 4

5 Som udgangspunkt skal fremlægges for Kommunalbestyrelsen mindst én gang i hver valgperiode. 5

6 2 Styringsprincipper 2.1 Rollefordeling mellem det politiske og det administrative niveau Det formelle ansvar for den økonomiske styring i kommunen er pålagt det politiske niveau jf. nedenstående fra Lov om kommunernes styrelse: 18, stk. 2 Økonomiudvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Kommunalbestyrelsen til beslutning. Et udvalg skal inden iværksættelsen af foranstaltninger, der er af væsentlig betydning for et andet udvalg, forhandle med det pågældende udvalg, i fornødent omfang med inddragelse af Kommunalbestyrelsens formand, jf. 31a. 18, stk. 3 Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personaleforhold. Udvalgene skal efter anmodning af økonomiudvalget og inden for en frist, der fastsættes af dette udvalg, fremkomme med bidrag til årsbudgettet og til flerårige budgetoverslag, jf. 37, stk. 2 21, stk. 1 Udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og foretager gennem økonomiudvalget indstilling til Kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne. 31, stk. 3 (Kommunalbestyrelsens formand) Formanden har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Formanden fordeler sagerne til de pågældende udvalg og drager omsorg for, at sager, der kræver beslutning af Kommunalbestyrelsen, forelægges denne med eventuelle erklæringer. Formanden påser sagernes ekspedition og udfærdiger om fornødent forskrifter herfor. Formanden sørger for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling. Glostrup Kommunes styrelsesvedtægt og politiske organisation kan ses på kommunens hjemmeside. Det er administrationens opgave at beskrive og belyse sager af økonomisk art med en tilstrækkelig grundighed der gør det muligt for politikerne at træffe en oplyst økonomisk beslutning, når sagen fremlægges for det politiske niveau. Det er den fagansvarlige direktørs ansvar at sikre, at der er blevet foretaget en økonomifaglig vurdering af alle de sager, der fremlægges politisk, som har betydning for kommunens økonomiske handlemuligheder i videste forstand. Den centrale økonomiafdeling skal inddrages i alle sager, som betydning for kommunens økonomiske handlemuligheder, og skal foretage en 6

7 selvstændig vurdering af de økonomifaglige aspekter, der skal gøres tilgængelig for den politiske behandling. 2.2 Bevillingsniveau I Lov om kommunernes styrelse 40 fastslås det, at bevillingsmyndigheden er hos Kommunalbestyrelsen. Samtidig præciseres det, at foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, ikke må iværksættes, før Kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Det politiske bevillingsniveau er i Glostrup Kommune fastlagt på udvalgsniveau. Hvert fagudvalg tildeles i årets budget en nettoramme til drift. Udvalget disponerer indenfor rammen og har ansvaret for overholdelse af driftsrammen samt de tilknyttede mål. Ved anlæg er bevillingsniveauet fastlagt på det enkelte sted/projekt. Bevillingsniveauet for administrationen er fastlagt som en ramme for hvert politikområde. Inden for hvert politikområde har direktionen ansvaret for, at pengene bruges efter formålet, og at rammen holdes. Særlige puljer, som ikke indebærer en ændring i service- eller aktivitetsniveau, dvs. puljer til dækning af sygdom og barsel m.v. kan udmøntes fra et politikområde under Økonomiudvalget til de øvrige politikområder uden politisk forelæggelse, da pengene er afsat til formålet, og udmøntningen er regelstyret. 2.3 Styringsformer Det daglige ansvar for at udmønte og administrere bevillingerne ligger hos direktionen. Direktionen kan videredelegere ansvaret til underliggende ledelsesniveauer. Videredelegeringen af ansvaret sker i forbindelse med fastlæggelsen af organisationsplanen, hvor lederne af de enkelte enheder bliver ansvarlige for det budget, der tilhører enhederne. De ledere, som får tildelt et budgetansvar, skal fastlægge entydigt, hvem der må disponere på enhedens vegne over det bevilgede budget og under hvilke omstændigheder. Dette sker typisk gennem en autorisation til økonomisystemet (se særskilt afsnit herom). For kommunens driftsenheder anvendes mål- og rammestyring, hvor en økonomisk ramme kobles med en beskrivelse af de faglige mål, som enheden skal opnå. De mål- og rammestyrede enheder får årligt tildelt en klart afgrænset budgetramme jf. kommunens vedtagne budget. Den økonomiske ramme tildeles som ét budget til løn og anden drift, hvor der er fuld overførselsadgang mellem udgiftstyperne. De faglige mål fastsættes i forbindelse med de årlige aftaler. Aftalestyringen er beskrevet i Styringsgrundlaget. 7

8 Ikke alle områder af kommunens virksomhed egner sig til mål- og rammestyring. På områder, hvor Kommunalbestyrelsen ikke ønsker at styre via aftaler, er der tale om bevillingsstyring. Bevillingen vil typisk blive fastlagt i forbindelse med årsbudgettet. 8

9 3 Budget 3.1 Budgetprocessen Jf. Lov om kommunernes styrelse skal Økonomiudvalget hvert år udarbejde et forslag til det kommende års budget til Kommunalbestyrelsen. Dette skal ske indenfor en tidsperiode som er nærmere beskrevet i 2-3 i Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen dog således, at budgettet kan 2. behandles i Kommunalbestyrelsen senest den 15. oktober og herefter offentliggøres. Budgettet indeholder kort fortalt en oversigt over de forventede indtægter og udgifter for kommende år og er et udtryk for den politiske prioritering på tværs af de kommunale opgaveområder. Den centrale økonomifunktion udarbejder en politisk tidsplan som sikrer overholdelse af gældende tidsfrister og rammer. Den politiske tidsplan for budgetarbejdet godkendes på et Kommunalbestyrelsesmøde i begyndelsen af året. Direktionens forpligtelser overfor det politiske niveau i forhold til budgetlægningen er at sikre, at alle væsentlige temaer og udviklingsbehov belyses og fremlægges som grundlag for den politiske prioritering. Herudover har administrationen en forpligtelse til at stille nødvendigt materiale og værktøjer til rådighed for politikkerne. 3.2 Sikring af handlefrihed Det vedtagne budget skal være baseret på kendt viden samt dokumenterede og realistiske forudsætninger. Herudover skal det bidrage til at overholde lovgivning, aftaler og forpligtende hensigtserklæringer vedrørende udviklingen i den samlede kommunale økonomi og delområder heraf. Budgettet for det kommende år baseres på det indeværende års overslagsår tillagt evt. efterfølgende politiske beslutninger. Budgettet reguleres med udgangspunkt i KL s pris og lønfremskrivning, lov- og regelændringer samt ændrede forudsætninger i de anvendte ressourcetildelingsmodeller. Justeringer for lov- og regelændringer foretages med udgangspunkt i kommunens andel af de beløb, der aftales mellem regeringen og KL i forlængelse af reglerne om DUT (Det Udvidede Totalbalanceprincip). Ved udarbejdelsen af budgettet sigtes efter måltal for henholdsvis den ordinære drift og den gennemsnitlige kassebeholdning: Resultatet af den ordinære drift skal finansiere renter, afdrag og anlægsinvesteringer, der ikke lånefinansieres. For at kunne sikre et tilstrækkeligt råderum til anlæg, bør overskuddet på den ordinære drift svare til mindst 4 pct. af nettodriftsudgifterne i året, eksempelvis svarende til 61 mio. kr. i Ekstraordinære indtægter kan reserveres til anlægsprojekter, afdrag på lån og andre formål. Kommunens kassebeholdning udgøres af nettobeholdningen af likvide aktiver, dvs. bankindeståender, obligationer, aktier og andre investeringsbeviser, der er umiddelbart omsættelige. Kassebeholdningen 9

10 varierer over året og inden for den enkelte måned og måles derfor som et gennemsnit af de seneste 12 måneders beholdning. Kassebeholdningen skal være tilstrækkeligt robust til at håndtere udsving i eksempelvis anlægsprojekter, jordsalgsforudsætninger og hensættelser til arbejdsskader og lignende. Herudover skal den kunne tilvejebringe finansiering af investeringer i bedre kvalitet og mere effektiv drift. For at kunne opfylde disse formål, skal den ligge stabilt over et niveau på 6 pct. af kommunens nettodriftsudgifter, hvilket for eksempel i 2019 svarer til ca. 92 mio. kr. Kassebeholdningen anbringes på en sådan måde, at der opnås en hensigtsmæssig balance mellem på den ene side behovet for løbende adgang til likviditet og på den anden side hensynet til at kunne opnå et rimeligt afkast indenfor rammerne af den finansielle politik. 3.3 Budgetvedtagelse og offentliggørelse Budgettet for det kommende år skal være vedtaget i Kommunalbestyrelsen senest den 15. oktober jf. 2-3 i Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen og herefter offentliggøres Kommunaldirektøren sikrer, at der sættes en sag på dagsorden til Kommunalbestyrelsens møde i oktober med henblik på vedtagelsen af budgettet. Processen, som leder hen til vedtagelsen af budgettet, er beskrevet under andre afsnit i dette dokument. 3.4 Budgettering af anlæg Anlægsbevillinger kan afgives på ethvert tidspunkt i løbet af året. Afgivelsen kan således - men behøver ikke - finde sted i forbindelse med budgetvedtagelsen. Det er en betingelse for et anlægsarbejdes igangsætning, at der både foreligger en anlægsbevilling og på budgettet er afsat det nødvendige rådighedsbeløb. Anlægsbevillinger er flerårige, således at der kan gives en samlet bevilling også til større projekter, der strækker sig over flere år. For at sikre, at finansieringen er til stede i de år, hvor udgifterne skal afholdes, skal der afsættes rådighedsbeløb i budgettet i de enkelte år. Der skal altid afsættes rådighedsbeløb for anlægsbevillinger, og der må kun afholdes udgifter i det enkelte regnskabsår svarende til det opførte rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbene skal fremgå af den investeringsoversigt, som den centrale økonomifunktion udarbejder til budgettet. For at sikre en overordnet og flerårig styring af kommunens samlede anlægsaktivitet tilstræbes det, at rådighedsbeløb til anlæg så vidt muligt søges i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet. Anlægsbevillinger behandles i fagudvalget og Økonomiudvalget og gives i Kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke for rådighedsbeløb til mindre projekter under 1 mio. kr. For sådanne mindre projekter er anlægsbevillingen givet, når budgettet er vedtaget og projektet kan holdes indenfor rådig- 10

11 hedsbeløbet. Fagudvalget kan dog stadig i den konkrete sag vælge at få forelagt sagen, inden anlægsarbejdet udføres, men sagen skal ikke i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende anlægsbevilling og opfølgning. 11

12 4 Budgetopfølgning 4.1 Budgetopfølgning drift Den centrale økonomifunktion foretager to gange årligt en overordnet budgetopfølgning på alle udvalgsområder, som forelægges politisk. Ved budgetopfølgningerne fremlægges der forslag til, hvordan der sikres overholdelse af den afsatte ramme for udvalget. Såfremt det vurderes, at den afsatte ramme ikke kan overholdes, søges der om en tillægsbevilling. Tillægsbevillinger gives kun i det tilfælde, at fagudvalget har konstateret, at merudgifter ikke kan finansieres inden for udvalgets samlede ramme. Der tages ved ansøgning om tillægsbevilling stilling til, om der er tale om en korrektion af rammen for ét år, flere år eller fast fremadrettet. Udover de to årlige budgetopfølgninger vurderer den centrale økonomifunktion løbende status for kommunens samlede forbrug. Vurderingerne forelægges i Økonomiudvalget ved månedsskifte 9 gange årligt. De budgetansvarlige ledere har ansvar for at tilrettelægge en tilstrækkelig opfølgning på økonomien på deres egne områder. Opfølgningen skal sikre, at lederen kan nå at reagere, såfremt økonomien ikke udvikler sig som forudsat i budgettet. Den løbende økonomistyring på de enkelte områder fastlægges i samarbejde med centerchefen for den centrale økonomifunktion. 4.2 Budgetopfølgning anlæg Centerchefen for den centrale økonomifunktion har ansvar for at tilrettelægge en proces, der sikrer, at der kan fremlægges samlede opfølgninger på kommunens anlægsbudget for året i forbindelse med de to overordnede budgetopfølgninger. Opfølgningen skal både vise forventet forbrug i året, forventede budgetoverførsler til næste år og en status for, hvor fremskredent kommunens anlægsprogram for året er. Den leder, der er ansvarlig for at udføre et konkret anlægsprojekt, skal bidrage til de samlede opfølgninger efter de anvisninger, der kommer fra den centrale økonomifunktion. Den ansvarlige leder skal endvidere sikre, at økonomien løbende bliver styret, således at projektet holder sig inden for den samlede anlægsbevilling samt indenfor rådighedsbeløbene i de enkelte år. Der søges som udgangspunkt ikke om overførsel af rådighedsbeløb til næste år i forbindelse med budgetopfølgningen, selvom det ikke forventes, at hele rådighedsbeløbet vil blive anvendt i indeværende år. Om nødvendigt ansøges i stedet om overførsel i forbindelse med ansøgningen om overførsel af driftsbevillinger ved regnskabsafslutningen. 12

13 4.3 Ledelsestilsyn De budgetansvarlige ledere har ansvar for at tilrettelægge en tilstrækkelig opfølgning på økonomien på deres egne områder. Opfølgningen dokumenteres i forbindelse med ledelsestilsynet. Ledelsestilsynet foretages i kommunens økonomisystem og skal gennemføres efter de anvisninger, som den centrale økonomifunktion har ansvar for at udarbejde. Anvisningerne omfatter indhold og hyppighed af ledelsestilsynet. De væsentligste formål med ledelsestilsynet er: Sikring af, at enheden generelt administrerer i overensstemmelse med budgettet og dets forudsætninger, lovgivning, kommunens regnskabsregler o.a. Skabe sikkerhed for, at kommunen drives effektivt og som forventet Skabe troværdighed internt og eksternt, herunder at kunne dokumentere, at de budgetansvarlige har styr på egen butik Som minimum skal der foretages ledelsestilsyn med den hyppighed, der fastsættes af den centrale økonomifunktion. Ofte vil det dog være nødvendigt at foretage ledelsestilsynet oftere. Ledere, som har budgetansvarlige ledere under sig, har ansvar for at sikre, at ledelsestilsynene bliver gennemført. Centerchefen for den centrale økonomifunktion er herudover ansvarlig for at sikre en opfølgning på ledelsestilsynet. Ledelsestilsynet er primært et redskab til at dokumentere de kontroller, der bliver foretaget. Hvis der i forbindelse med tilsynet konstateres uhensigtsmæssige forhold, skal den ansvarlige ledere reagere på det. I nogle tilfælde kan man løse uhensigtsmæssighederne indenfor budgetenhedens rammer det kan for eksempel være hvis der er tale om mindre fejl og mangler. I andre tilfælde, for eksempel ved større økonomiske udfordringer eller mistanke om svig, skal næste ledelsesniveau inddrages sammen med centerchefen for den centrale økonomifunktion. Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende ledelsestilsyn. 4.4 Tillægsbevillinger Forslag til tillægsbevillinger fremlægges af den fagansvarlige centerchef efter aftale med direktionen, hvis rammen for politikområdet ikke kan overholdes. Forslaget til tillægsbevilling skal være ledsaget af forslag til finansiering, sådan at kommunens samlede budget ikke udvides. Fagudvalget har en særlig forpligtelse til at søge merudgifter finansieret indenfor udvalgets samlede ramme forinden Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen anmodes om at give udvalget en tillægsbevilling. Såfremt dette ikke er muligt, skal udvidelsesforslag som udgangspunkt behandles i budgetprocessen. Når der søges tillægsbevilling, skal der altid anføres en flerårseffekt af bevillingen, så det med det samme kan ses, hvilken effekt tillægsbevillingen vil have for de kommende års budgetlægning. 13

14 Direktionen følger forbruget i organisationen nøje. Det sikres så vidt muligt, at der sker overholdelse af de vedtagne budgetter. 14

15 5 Regnskab 5.1 Regnskabsproces Jf. Lov om kommunernes styrelse er regnskabsprocessen beskrevet som i nedenstående: 45. Kommunens årsregnskab aflægges af Økonomiudvalget til Kommunalbestyrelsen inden en af økonomi- og indenrigsministeren fastsat frist. Regnskabet skal ledsages af en fortegnelse over kommunens kautions- og garantiforpligtelser. Herudover skal regnskabet i fornødent omfang være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedrørende væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen afgiver regnskabet til revisionen. Efter at revisionens bemærkninger til årsregnskabet har været meddelt Økonomiudvalget og - for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart angår den forvaltning, der hører under Økonomiudvalget - tillige den pågældende kommunale myndighed til besvarelse, træffer Kommunalbestyrelsen i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets godkendelse. Stk. 3. Det endeligt godkendte regnskab offentliggøres. Den centrale økonomiopfølgning tilrettelægger en proces for udarbejdelsen af regnskabet indenfor rammerne af ovenstående. Processen herunder tidsplanen meldes ud i organisationen og til revisionen i december måned i det år, der afgives regnskab for. 5.2 Regnskabstidsplanen Jf. Lov om kommunernes styrelse og Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen fastsættes tidsfristerne for udarbejdelse af årsregnskabet således: Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen 8. Årsregnskabet aflægges af Økonomiudvalget eller Magistraten til Kommunalbestyrelsen, således at årsregnskabet kan afgives til revisionen inden den 1. maj det følgende år. Stk. 2. Efter at revisionen af årsregnskabet er afsluttet, skal dette af revisionen forsynes med påtegning om, at revisionen er udført i overensstemmelse med revisionsregulativets bestemmelser. Stk. 3. Revisionen afgiver inden den 15. juni beretning om revisionen af årsregnskabet til Kommunalbestyrelsen. Stk. 4. Fremgangsmåden i 7, stk. 1 og 2, finder også anvendelse på revisionens og Kommunalbestyrelsens behandling af årsregnskabet. Årsregnskabet skal tillige godkendes af Kommunalbestyrelsen. Stk. 5. Kommunens årsregnskab sendes inden udgangen af august måned til Ankestyrelsen sammen med revisionsberetningen og de afgørelser, som Kommunalbestyrelsen har truffet i forbindelse hermed. Samtidig sendes afgørelserne til revisionen. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for, at der inden den 1. december udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet herunder evt. anlægsregnskaber aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år. 15

16 Regnskaberne kan ses på kommunens hjemmeside. 5.3 Regnskabsgodkendelse og offentliggørelse Revisionen afgiver inden den 15. juni beretning om revisionen af årsregnskabet til Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen godkender herefter årsregnskabet, og det sendes inden udgangen af august måned til Ankestyrelsen sammen med revisionsberetningen og de afgørelser, som Kommunalbestyrelsen har truffet i forbindelse hermed. Samtidig sendes afgørelserne til revisionen. Den centrale økonomifunktion er forpligtet til at sikre, at gældende frister overholdes, og at der fremlægges en sag til Kommunalbestyrelsen med henblik på godkendelse af regnskabet. Processen og tidsplanen for udarbejdelsen af årsregnskabet er beskrevet andetsteds i dette dokument. Årsregnskabet offentliggøres på kommunens hjemmeside efter godkendelsen i Kommunalbestyrelsen. 5.4 Overførsel mellem årene Som udgangspunkt er driftsbevillinger kun gældende for det år, de er afsat for. Det kan dog forventes, at Kommunalbestyrelsen vil godkende overførsel af budgetbeløb fra ét år til et andet indenfor de rammer, der er beskrevet nedenfor. Aftalestyrede driftsenheder På de mål- og rammestyrede enheder kan der overføres overskydende budgetramme til næste år. Der kan overføres maksimalt 3 pct. af det oprindelige budget uden særskilt ansøgning. Omvendt kan der maksimalt lånes 3 pct. af næste års budget. Ved ansøgning på mere end +/- 3 pct. skal der redegøres for den fulde overførselsansøgning. Fuldt takstfinansierede driftsenheder Særlige vilkår gør sig gældende for de decentrale enheder, der er 100 pct. takstfinansierede. Det skyldes, at tilbuddene er finansieret ved salg af pladser, og hovedparten af pladserne sælges til andre kommuner. Økonomien på tilbuddene skal balancere over tid, og Glostrup Kommune finansierer udelukkende de pladser eller ydelser, som anvendes af kommunens egne borgere. Derfor er der fuld overførselsadgang i forhold til både mer- og mindreforbrug af budgettet. Fælles ramme På andre budgetområder indenfor servicerammen kan der gives overførselsadgang i visse tilfælde. Såfremt der er givet overførselsadgang, kan der overføres uden begrænsninger for uforbrugte budgetbeløb, hvorimod lån af næste års budget maksimalt kan udgøre 10 pct. af næste års budget. For budgetområder, hvor der ikke allerede er givet overførselsadgang, kan der søges om overførselsadgang inden budgetårets udgang, typisk i forbindelse med en budgetopfølgning i 2. halvår. Ved bevillingsansøgningen skal det også beskrives, hvornår overførselsadgangen ophører. Der kan gives overførselsadgang til følgende formål: 16

17 Puljer og særlige projekter, hvor et flerårigt styringsbehov er åbenbart. Det gælder blandt andet for puljer afsat på tværs af flere driftsenheder samt overenskomstmæssigt afsatte puljer i den aftalte overenskomstperiode. Politisk prioriterede indsatser uanset om initiativer indenfor servicerammen afsættes som puljer eller ej, gives overførselsadgang i 3 år svarende til en almindelig budgetperiode. Såfremt midlerne afsættes på en aftalestyret driftsenheds budget, bliver de dog omfattet af de overførselsregler, som gælder der. Eksternt finansierede projekter med egne krav til regnskabsaflæggelse. For sådanne projekter er der fuld overførselsadgang for både mer- og mindreforbrug. Anlæg På anlægsområdet tages der stilling til overførsel af rådighedsbeløb for de enkelte projekter. Der kan kun overføres til tidsforskydninger for aktive anlæg, og inden der fremsættes ansøgning om overførsel skal det overvejes, om bevillingen i stedet skal tilbageføres til kommunekassen. Overførselsansøgningen skal ledsages af en begrundelse for hvert enkelt anlæg. Den centrale økonomifunktion udarbejder hvert år i forbindelse med afslutningen af regnskabet en særskilt politisk sag til Kommunalbestyrelsen med de samlede overførselsønsker for drift og anlæg til det følgende år. 5.5 Anlægsregnskab Jf. Budget- og regnskabssystem for kommuner (afledt af Lov om kommunernes styrelse 45) skal der ved større anlægsarbejder aflægges et særskilt anlægsregnskab. Dette gælder uanset, om anlægsarbejdet er ét- eller flerårigt. Beløber bruttoudgifterne til et anlægsarbejde sig til 2 mio. kr. eller mere, skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab. Det skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. I Glostrup Kommune skal der ikke udarbejdes særskilt regnskab for anlægsarbejder under 2 mio. kr. Indtægterne og udgifterne ved anlægsarbejdet optages i stedet i kommunens årsregnskab, og anlægsarbejdet omtales i afsnittet Afsluttede regnskabsarbejder. Det udførende center har ansvar for at udarbejde et anlægsregnskab for det enkelte anlæg ved afslutningen af anlægsarbejdet. Den centrale økonomifunktion understøtter det udførende center i udarbejdelsen af anlægsregnskabet. I kommunens regnskab skal der fremgå en oversigt over alle afsluttede anlægsarbejder i det pågældende år. 17

18 6 Revision I henhold til Lov om kommunernes styrelse 42 skal revision af alle kasse- og regnskabsområder under Glostrup Kommune foretages af en af Kommunalbestyrelsen valgt sagkyndig revision. Den centrale økonomifunktion har den overordnede kontakt til kommunens revision og sikrer, at der sker udbud efter gældende regler ved udløb af kontrakten samt, at der leveres det nødvendige materiale til brug for revisionens udførelse. I praksis er det de enkelte fagcentre, der leverer materiale til gennemgang af revisionen på baggrund af udleverede materialeplaner. Herudover kan der være tale om uanmeldte besøg eller besvarelse af decisionsskrivelser fra blandt andet Ankestyrelsen. På baggrund af revisionsberetninger sikrer de enkelte fagcentre, at der sker opfølgning og politisk fremlæggelse i de tilfælde, hvor det er påkrævet på egne fagområder. Ovenstående er yderligere beskrevet i kommunens revisionsregulativ. 18

19 7 Eksternt finansierede projekter Kommunen kan modtage finansiering til projekter og specifikke indsatser fra ministerier, styrelser, fonde og andre instanser, når disse midler er bevilliget af Kommunalbestyrelsen. Det er de enkelte fagcentre, som har ansvaret for at ansøge om disse eksterne midler i samarbejde med den centrale økonomifunktion. Som udgangspunkt skal administrationen søge midler fra relevante puljer og fonde, med mindre midlerne er af en sådan størrelse, at det ikke står mål med de ressourcer, der skal afsættes til at gennemføre af projektet. Kommunalbestyrelsen skal give en bevilling, før der må modtages indtægter fra eksternt finansierede parter jf. Lov om kommunernes styrelse 40 (jf. afsnit 2.2. Bevillingsniveau). Således har de enkelte fagcentre ansvar for i tæt samarbejde med den centrale økonomifunktion at fremlægge alle eksterne finansierede projekter til politisk behandling, når den eksterne part har godkendt Glostrup Kommunes ansøgning om projektfinansiering. Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende eksternt finansierede projekter. 19

20 8 Indkøb af varer og tjenesteydelser 8.1 Indkøbspolitik Glostrup Kommunes regler vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser er beskrevet i kommunens indkøbspolitik og standardbetingelserne, som relaterer sig hertil. Formålet med indkøbspolitikken er at sikre, at Glostrup Kommune fremstår som en samlet kunde overfor leverandøren og gennem effektiv konkurrence opnår de bedste betingelser for samhandel. Vores leverandører er forpligtet til at vise et samfundsansvar, samt at miljøet varetages forsvarligt. Alle budgetansvarlige ledere har ansvar for at efterleve indkøbspolitikken. Centerchefen for den centrale økonomifunktion har ansvar for, at politikken formidles og opdateres, og for at følge op på denne. Den centrale økonomifunktion sørger for at formidle nødvendig information om brug af systemer, om hvilke leverandører, der er indgået aftale med osv. Området er yderligere beskrevet i de administrative regler til indkøbspolitikken. 8.2 Leasing Reglerne for kommunal leasing er fastsat i Økonomi- og Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse samt vejledningen til denne. Der er generelt mulighed for leasingfinansiering af alle typer af driftsmidler. Når kommunerne anvender leasingfinansiering af driftsmidler, sker det typisk indenfor områderne for IT-udstyr, teknisk materiel, biler, skolemøbler, kontormaskiner og inventar. Leasingfinansiering af driftsmidler påvirker ikke den kommunale låneramme. Leasingfinansiering af anlæg opfattes som lån og fragår dermed kommunens låneramme. Såfremt der ikke er ledig kapacitet på kommunens låneramme, skal kommunen deponere et beløb, svarende til værdien af det lejede/leasede anlægsaktiv. Aftaler om leasingfinansiering udarbejdes i samarbejde med den centrale økonomifunktion. Kommunaldirektøren skal i hvert enkelt tilfælde godkende indgåelse af leasingkontrakter. Visse dispositioner kræver jf. lovgivningen godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Godkendelsen skal foreligge inden kontrakten bliver indgået. 8.3 Underskriftskompetence ved generelle indkøbsaftaler I forbindelse med udbud kan kommunen indgå generelle indkøbsaftaler, der lægger bindinger for de budgetansvarlige i forhold til hvilke leverandører, som budgettet kan anvendes hos. Aftalerne indgås 20

21 ofte gennem det statslige og kommunale indkøbsfællesskab (SKI) eller Vestegnens Indkøbsfællesskab (VIF). Ansvaret for sådanne generelle indkøbsaftaler ligger hos centerchefen for den centrale økonomifunktion. Borgmesteren og kommunaldirektøren bemyndiger i fællesskab én eller flere medarbejdere i centeret til at underskrive og indgå indkøbsaftaler, der er fælles for hele kommunen. Kompetencen omfatter endvidere forlængelse eller fornyelse af eksisterende aftaler. 8.4 Underskriftskompetence for kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser Det daglige ansvar for at udmønte og administrere bevillinger ligger hos direktionen, som rent administrativt videredelegerer ansvaret til de budgetansvarlige ledere. Som led i budgetansvaret indgår bemyndigelsen til at underskrive kontrakter i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser indenfor budgetområdet. Bemyndigelsen til at underskrive kontrakter kan ikke videredelegeres fra den budgetansvarlige leder til en medarbejder. 21

22 9 Betaling og bogføring 9.1 Betalingsforretninger Kommunens betalingsforretninger defineres indenfor rammerne af Bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v. samt Bekendtgørelse om elektronisk betalingsforvaltning af indbetalinger til offentlige myndigheder. Som udgangspunkt anvendes elektroniske løsninger til kommunens ind- og udbetalinger via relevante IT-systemer. Ved indkøb af varer og tjenesteydelser skal kommunens indkøbssystem så vidt muligt anvendes, jf. kommunens indkøbspolitik. Såfremt dette ikke er muligt, kan der anvendes andre løsninger såsom forskudskasser og udlæg, eller egentlige betalingsløsninger, som f.eks.: Betalingskort (Mastercard) MobilePay Rejsekort Forbrugskort Centercheferne kan i samarbejde med den centrale økonomifunktion beslutte, om der skal være adgang til at anvende sådanne betalingsløsninger. Den centrale økonomifunktion har ansvar for at udarbejde generelle regler for anvendelse af betalingsløsninger, som skal sikre mod sammenblanding af kommunes og private midler, fremme overholdelsen af kommunens indkøbsaftaler og generelt minimere risikoen for misbrug. Centercheferne er forpligtet til at sikre, at de generelle regler efterleves. Kommunen er forpligtet ved lov til at kunne modtage kontant indbetaling, hvis indbetalingen er for en ydelse m.v., som kun kan erhverves af borgeren eller virksomhed ved personligt fremmøde hos myndighed. Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende betalingsforretninger. 9.2 Bogføring Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer findes i elektronisk form. I forbindelse med bogføringen skal det kontrolleres, at kommunens midler er blevet anvendt som forudsat i budgettet og kompetenceregler m.v. er blevet overholdt. Arbejdsgange og interne kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. 22

23 Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Sådanne udbetalinger skal godkendes af side- eller overordnet person i kommunen. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for bogføringen. Retningslinjerne beskrives i et bilag til. 9.3 Opkrævning af kommunale fordringer Opkrævning af kommunale fordringer herunder restanceinddrivelse skal ske i henhold til Lov om inddrivelse af gæld til det offentlige. Kommunale fordringer, som ikke betales rettidigt, overdrages efter endt rykkerprocedure til den restanceinddrivende myndighed SKAT. Kommunalbestyrelsen har uddelegeret kompetencen til at afskrive kommunens restancer til centerchefen for den centrale økonomifunktion. Den centrale økonomifunktion fremlægger status på beholdning og udvikling i kommunens restancer ved budgetopfølgning to gange om året. Balanceforskydninger i kommunens regnskab som følge af restancer fremgår af kommunens årsregnskab. 23

24 10 Kontrolfunktioner 10.1 Grundlæggende principper for ind- og udbetaling Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Disse systemer skal fungere med dataspor, så alle udbetalinger kan spores tilbage til en konkret beslutning. De vigtigste formål med kontrol og afstemning af de systemer der kan bogføres, udbetales og opkræves i er: at sikre en effektiv, hensigtsmæssig og betryggende anvendelse af systemerne at sikre korrekt sammenhæng mellem inddata i registre og uddata samt mellem ind- og udbetalinger og regnskabsføring at forhindre svig at beskytte personalet mod uberettiget mistanke Det er administrationens ansvar at sikre datakvaliteten og at flowet igennem systemet fra inddata til uddata sker på en forsvarlig måde. Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende kontroller mod svig Systemejerskab Systemejeren er den leder, der har det overordnede ansvar for anvendelsen af IT-systemer, der kan foretage udbetalinger. Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for området. Herudover påligger det systemejeren, at der mindst en gang årligt føres kontrol med de medarbejdere, der er autoriseret til at indberette i systemet. Kontrollen skal dokumenteres og underskrives. Det er administrationens pligt at sikre et overblik over de IT-systemer, som kommunen råder over, samt registrering af systemejerne. Ansvaret for overblikket er forankret i kommunens centrale IT-funktion Kontroller mod svig i økonomisystemet Der foretages en række selvstændige kontroller i kommunens økonomisystem, som skal sikre mod svig og misbrug af kommunens midler: 24

25 Der foretages stikprøvekontrol af bogføringer i forbindelse med ledelsestilsynet (se særskilt afsnit) Der er en kontrolprocedure for oprettelse af alle nye leverandører udbetalinger over en nærmere fastsat grænse skal ledergodkendes, før de kan finde sted. Som en yderligere stikprøvekontrol foretages flere gange årligt nedslag i beløbsgrænsen. Herudover er der særskilte kontroller i forbindelse med oprettelsen af brugere i økonomisystemet (se efterfølgende afsnit). Området er yderligere beskrevet i bilag vedrørende kontroller mod svig Roller og rettigheder i økonomisystemet Centerchefen for den centrale økonomifunktion er systemejer af kommunens økonomisystem og er dermed ansvarlig for tildelingen af roller og rettigheder. Oprettelse i økonomisystemet kan kun ske, hvis der er indhentet en straffeattest, og når den ansatte er introduceret til kommunens regler om økonomistyring. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at sikre at brugere af økonomisystemet har kendskab til regler om økonomistyring at der indhentes straffeattest ved oprettelse i systemet at medarbejderen har modtaget oplæring i anvendelse af systemet. Den centrale økonomifunktion har en tæt dialog med lederen for den pågældende medarbejder, som skal tildeles rettigheder, og herigennem skal det sikres, at rollerne og rettighederne tildeles ud fra lige præcis det, som er nødvendigt til varetagelsen af den pågældende medarbejders opgaver, der relaterer sig til økonomisystemet. Den centrale IT-funktion sørger for, at reglerne for sikker omgang med IT-systemadgange løbende indskærpes overfor alle ansatte. De nærmere regler vedrørende IT-sikkerhed er beskrevet i kommunens informationssikkerhedspolitik Afstemning af balancekonti og mellemregninger Når man afstemmer en konto, sikrer man, at ens posteringer i form af indtægter og udgifter er bogført korrekt. Kommunens balancekonti afstemmes regelmæssigt, og der korrigeres for eventuelle fejl. På visse konti skal der afleveres statusafstemninger til den centrale økonomifunktion to gange om året. Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for kommunens balancekonti, herunder: oprette balancekonti og fastlægge hvem, der er ansvarlig for anvendelsen af den enkelte konto og afstemningen af den. 25

26 fastlægge intervallerne for afstemning, ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige balancekonti skal dog afstemmes ultimo regnskabsåret Den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at beskrive arbejdsgangen for afstemninger. 26

27 11 Aktiver og passiver 11.1 Finansiel politik Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede politikker og regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, lånoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter i den finansielle politik. Beslutningen om optagelse af lån herunder lånebeløb, løbetid og afdragsform - træffes af Kommunalbestyrelsen jf. Lov om kommunernes styrelse 41 der siger, Beslutning om optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser skal, medmindre Indenrigsministeren fastsætter andet, træffes af Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalget fører tilsyn med, at forvaltningen af kommunens aktiver og passiver sker i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde. Kommunaldirektøren og centerchefen for den centrale økonomifunktion bemyndiges af Kommunalbestyrelsen til at varetage den finansielle styring inden for de rammer, som er fastlagt i den finansielle politik. Beslutningskompetencen i Glostrup Kommune er tilrettelagt således, at Glostrup Kommune er i stand til at træffe hurtige beslutninger på området, hvilket understøtter en hensigtsmæssig styring af de finansielle risici. Den finansielle politik findes på kommunes hjemmeside Optagelse af lån Der optages ny gæld, når det er lovligt og Kommunalbestyrelsen træffer beslutning herom ud fra et langsigtet hensyn til den fremtidige kassebeholdnings størrelse i forhold til forventede fremtidige investeringer. Centerchefen for den centrale økonomifunktion har ansvaret for, at der findes en oversigt over kommunens låneramme samt en oversigt over allerede optagne lån med angivelse af formålet med lånet. Oversigten over kommunens lånerammen udarbejdes som notat i forbindelse med regnskabet, mens oversigten over allerede optagne lån indgår i både budget og regnskab. Den centrale økonomifunktion har ansvar for, at der findes en forretningsgang for gennemførelse af lånoptagelse på kommunens vegne. Alle sager som foreslås lånefinansieret, skal sendes til den centrale økonomifunktion inden de sendes til udvalgenes behandling, som undersøger om sagen kan lånefinansieres og indhenter tilbud fra långiver. Optagelse af nye lån skal forlods godkendes af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Der optages dog lån til udskudte ejendomsskatter uden særskilt politisk forelæggelse. Den centrale økonomi- 27

28 funktion står efterfølgende for optagelsen af lånet. Se i øvrigt afsnit om tegningsberettigede personer i forhold til optagelse af lån Kautions- og garantiforpligtelser Jf. Lov om kommunernes styrelse 41 skal beslutning om optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser træffes af Kommunalbestyrelsen, medmindre økonomi- og indenrigsministeren fastsætter andet. Sager om kautions- og garantiforpligtelser for boligselskaber udarbejdes af Center for Miljø og Teknik, mens sager vedrørende andre selskaber udarbejdes af den centrale økonomifunktion. Kautions- og garantiforpligtelser skal forlods godkendes af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen inden de stilles, med mindre andet er fastlagt ved lov. Når en kommune stiller en garanti for et forsyningsselskab, skal kommunen ifølge lovgivningen opkræve en garantiprovision på markedsvilkår, der afspejler den økonomiske risiko som kommunen påtager sig ved garantistillelsen. Kommunen følger de til enhver tid gældende retningslinjer for beregning af provisionen. Kommunen kan opkræve en løbende garantiprovision beregnet af restgælden eller beregne et engangsbeløb ved kontraktindgåelse. Kommunaldirektøren er bemyndiget til at opkræve garantiprovision og løbende tilpasse satserne for garantiprovisionen til det aktuelle markedsniveau Tegningsret i forbindelse med fast ejendom, lån og garantiforpligtelser Det følger af kommunestyrelsesloven 32, at dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand og en person, der er bemyndiget dertil af Kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen regulerer ikke kompetencen til at træffe beslutning om de omhandlede retshandler, men er blot en legitimationsregel overfor tredjemand, der ikke har betydning for spørgsmålet om selve gyldigheden af retshandlerne. Den, der skal underskrive sammen med formanden eller næstformanden, skal have en personlig meddelt beføjelse dertil fra Kommunalbestyrelsen. De politisk tegningsberettigede er borgmesteren og 1. viceborgmesteren. Direktionen forelægger forslag til vedtagelse i Kommunalbestyrelsen om, hvilke medarbejdere, der skal bemyndiges som medunderskrivere og dermed tegningsberettigede vedrørende dokumenter om køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, herunder digital underskrift i tingbogen. Listen over medarbejdere forelægges Kommunalbestyrelsen efter behov og den godkendte liste offentliggøres på hjemmesiden. 28

29 11.5 Fysiske aktiver og vigtige dokumenter De nærmere regler for registrering af kommunens fysiske aktiver er fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Centerchefen for den centrale økonomifunktion er ansvarlig for, at der udarbejdes instrukser for administration af kommunens anlægskartotek og kan fastsætte krav om registrering af værdifulde aktiver, som ikke kræver registrering i kommunens anlægskartotek. Det fremgår af afsnittet Anvendt regnskabspraksis i kommunens regnskab, hvorledes aktiverne skal registreres. Centerchefen for den centrale økonomifunktion er ansvarlig for at fastsætte regler som sikrer, at vigtige dokumenter (skøder, gældsbreve, garantier etc.) registreres korrekt og opbevares forsvarligt. De budgetansvarlige ledere skal efterleve disse regler. Kommunens til enhver tid gældende journaliseringssystem skal bruges til registrering af dokumenter Værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes regler for opbevaring og registrering af disse. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte enhed i samarbejde med den centrale økonomifunktion, som også har et ansvar for at etablere et tilsyn med, at reglerne efterleves. Som udgangspunkt opbevarer Glostrup Kommune ikke værdier tilhørende andre. I stedet henvises til opbevaring i en egen bankboks. Undtaget herfra er beboermidler (penge) tilhørende beboere som bor i kommunens institutioner f.eks. plejeboliger. Værdier (penge) tilhørende beboere er yderligere beskrevet i bilag vedrørende værdier tilhørende andre. 29