UDBUDSBETINGELSER TEKNISK RÅDGIVNING TIL BROER & BYGVÆRKER

Transkript

1 Københavns Kommune Teknik og Miljøforvaltningen UDBUDSBETINGELSER TEKNISK RÅDGIVNING TIL BROER & BYGVÆRKER DATO: 22. DECEMBER 2015

2 Sags nr OFFENTLIGT UDBUD Udbudsbetingelser TEKNISK RÅDGIVNING til broer & bygværker i København Side 2 af 12

3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den juridiske person Kontaktperson KONTRAKTEN Kort beskrivelse af arbejdsopgave, -omfang og kontrakt Antal økonomiske aktører på kontrakten UDBUDSPROCESSEN Regelsæt Udbudsform Udbudsmaterialet Tidsplan Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet Ændringer af udbudsmaterialet Forhandlingsforbud Forbehold Fortrolighed Underretning om tildelingsbeslutning Standstill-periode Aflysning VILKÅR FOR TILBUDSAFGIVELSEN Tilbudsfrist Afleveringssted Sprog Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud...10 Side 3 af 12

4 5.5 Vedståelsesfrist Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgivers omkostninger EGNETHED OG EVALUERING Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Teknisk og/eller faglig formåen Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers (underleverandørers) ressourcer Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Evaluering af Pris/økonomi Evaluering af Tilbudsgivers organisation Evaluering af bemandingens kompetencer og erfaring...12 Side 4 af 12

5 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Ordregivers udbud af rammeaftale om teknisk rådgivning til broer og bygværker i København. Det er Ordregivers ønske, at Tilbudsgiver er en virksomhed, der i væsentligt omfang arbejder med opgaver indenfor fagområdet broer og bygværker og som beskæftiger medarbejdere med særlige tekniske kompetencer og stor erfaring med broer og bygværker, som kan imødekomme Ordregivers behov for forskellig og kompleks rådgivning og bistå Ordregiver med rådgivning og bistand af høj faglig kvalitet, jf. pkt De ønskede faglige kompetencer findes efter Ordregivers skøn bl.a. hos virksomheder, der specifikt arbejder med projektering af broer, samt hos rådgivende ingeniørvirksomheder med en specifik broenhed. 2. Ordregivende myndighed 2.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Københavns Kommune Teknik- Og Miljøforvaltningen Islands Brygge København S. (herefter benævnt Ordregiver ) Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Ekspeditionssekretær Carsten Bigum, carham@tmf.kk.dk. Henvendelser bedes ske via . Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 3. Kontrakten 3.1 Kort beskrivelse af arbejdsopgave, -omfang og kontrakt Aktuelt har Københavns Kommune 64 vejbroer og 22 sti- og gangbroer, 37 tunneller og undergange, 31 skilteportaler, 36 bolværker og glacis (ca. 4,2 km), 8 havnebuspontoner, 10 støttemure, 2 trapper, 5 gennemløb, 6 P-anlæg/huse og 13 andre bygværker. Men byen er i stadig vækst og forandring, og det forventes, at antallet af bygværker vil stige, måske betydeligt, i aftaleperioden. Side 5 af 12

6 Rådgiverens ydelse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Tilstands- og bærerevnevurderinger. Samarbejde med politiets særtransportkontor om beregninger og opmålinger forud for udstedelse af transporttilladelser til særligt tunge og omfangsrige transporter, der ikke kan benytte godkendte standardruter. Udførelse af periodiske rutine-, general- og særeftersyn og vurdering af eftersynresultatet. Projekt- og programforslag i forbindelse med ombygnings-, reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Projektering, byggeledelse og tilsyn i forbindelse med ombygnings-, reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Udbud og kontrahering i forbindelse med ombygnings-, reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Planlægning og udarbejdelse af trafikafviklings-, afspærrings- og afmærkningsplaner i forbindelse med ombygnings-, reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Udarbejdelse af Som udført tegninger. Diverse øvrige ydelser i henhold til F.R.I. og Danske Ark s ydelsesbeskrivelse for byggeri og planlægning 2012 og ydelsesbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinering Bistand i forbindelse med diverse administrative opgaver. Opmåling og registrering af opmålte data, indtastning af øvrige data, udtræk af rapporter m.v. i forhold til kommunens broforvaltningssystem SMART. Rådgiveren skal inddrage miljøhensyn i løsning af opgaven, og redegøre for overvejelser, anbefalinger og konklusioner undervejs i opgaveløsningen. Kontrakten skal gælde fra og med den 1. april Aftaleperioden er 2 år (1/ /3 2018) med en ensidig option for Ordregiver til at forlænge kontraktperioden 2 gange ét år. Kravene til ydelsen er yderligere beskrevet i kravspecifikationen (bilag A.1), mens Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag A). 3.2 Antal økonomiske aktører på kontrakten Ordregiver ønsker at indgå selvstændig kontrakt med én Rådgiver 4. Udbudsprocessen 4.1 Regelsæt Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). Ordregiver er herudover ansvarlig for, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er Tilbudsgivers risiko, at et tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Side 6 af 12

7 4.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud efter udbudsdirektivet, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 4.3 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser består udbudsmaterialet af følgende bestanddele: Bilag A: Bilag A.1: Bilag A.3: Bilag A.4: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Kontraktudkast med tilhørende bilag (Arbejdsklausul og CSR-bilag) Kravspecifikation Ordregivers krav til fakturering Underleverandører Erklæring om Udbudsdirektivets artikel 45 og forfalden ubetalt gæld til det offentlige Tilbudsliste Erklæring om fælles befuldmægtiget Erklæring om henvisning til andres ressourcer Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at det til download offentliggjorte udbudsmateriale er fuldstændigt. 4.4 Tidsplan Offentliggørelse af udbud 22. december 2015 Praktisk frist for at stille spørgsmål 08. januar 2016 Ordregivers svarfrist 16. januar 2016 Tilbudsfrist 22. februar 2016 Tildelingsbeslutning Forventeligt 26. februar 2016 Aftaleindgåelse Forventeligt 15. marts Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på: Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via disse hjemmesider Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret Ændringer af udbudsmaterialet Såfremt en Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks via spørgsmål/svar processen, jf. pkt , gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Side 7 af 12

8 Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 4.6 Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der under offentligt udbud ikke gennemføres forhandlinger inden kontrakttildelingen, ligesom der ikke finder egentlig kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden foregående drøftelser mellem Ordregiver og Tilbudsgiver. I den forbindelse bør Tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende, indeholder alle nødvendige oplysninger, behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende. 4.7 Forbehold Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. pkt og Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold. 4.8 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. Udbudsdirektivets artikel 6. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Side 8 af 12

9 4.9 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren men alene underretning om, at Tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Standstill-periode Ordregiver er i medfør af lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne, 3, stk. 1, nr. 1, forpligtet til efter underretningen om tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en 10 dages standstillperiode, forinden indgåelse af kontrakt Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne aflyses, hvis Ordregiver har en saglig grund til aflysning. 5. Vilkår for tilbudsafgivelsen 5.1 Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være Ordregiver i hænde, jf. pkt. 5.2, senest: Mandag den 22. februar 2016 kl. 12:00 Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 5.2 Afleveringssted Tilbuddet skal sendes eller afleveres til: Københavns Kommune Teknik og Miljøforvaltningen Islands Brygge 37, receptionen 2300 København S. Tilbudsgiver vil efter anmodning få en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud bedes sendt eller afleveret i en lukket kuvert mærket: Teknisk rådgivning til broer & bygværker i København MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN Tilbuddet bedes afgivet på papir i 1 originalt eksemplar. Det originale eksemplar skal være underskrevet. Tilbudsgiverne bedes derudover samtidigt aflevere ét elektronisk eksemplar på USB-stik. Side 9 af 12

10 Tjekliste (samtlige tilbud skal inkludere følgende dokumenter): Erklæring om Udbudsdirektivets artikel 45 og forfalden ubetalt gæld til det offentlige (bilag B) Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (Bilag C) Erklæring om fælles befuldmægtiget (Bilag D) hvis konsortie Erklæring om henvisning til andres ressourcer (Bilag E) hvis tilbud baseret på underleverandør(er) Erklæring om økonomiske nøgletal (Bilag H) Bilag med CV for Tilbudsgivers nøglemedarbejdere i.f.t. den tilbudte opgavevaretagelse 5.3 Sprog Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale, egnethedsdokumentation eller lignende må dog gerne være formuleret på engelsk, svensk og/eller norsk. 5.4 Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristen. 5.6 Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. 5.7 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. 6. Egnethed og evaluering 6.1 Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold a) Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er Tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. b) Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c, e og f, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgivere med forfalden ubetalt gæld til det offentlige i strid med lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 er tillige udelukket fra at deltage i udbuddet. Side 10 af 12

11 Som dokumentation for at Tilbudsgiver ikke er udelukket efter Udbudsdirektivets artikel 45 eller lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, skal Tilbudsgiver med tilbuddet fremsende erklæring herom, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag B vedlagte formular. Tilbud, der ikke indeholder denne erklæring, vil ikke blive taget i betragtning Teknisk og/eller faglig formåen Det er Ordregivers krav, at Tilbudsgiver er en virksomhed, der i væsentligt omfang arbejder med opgaver indenfor fagområdet broer og bygværker. Ordregivers forventer, at Tilbudsgiver er en virksomhed med medarbejdere med særlige tekniske kompetencer og stor erfaring med broer og bygværker, der kan imødekomme Ordregivers behov for forskellig og kompleks rådgivning og bistå Ordregiver med rådgivning og bistand af høj faglig kvalitet Dokumentation Tilbuddet skal derfor indeholde følgende dokumentation for Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed: a) Tilbudsgivers organisation: En kort beskrivelse af Tilbudsgivers organisation, der godtgør, at Tilbudsgiver opfylder Ordregivers krav til Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige formåen på fagområdet broer og bygværker. b) Nøglemedarbejderes kompetencer og erfaring: CV med oplysninger om navn, uddannelsesmæssige, faglige kvalifikationer og arbejdsfunktion for de nøglemedarbejdere*, der primært vil blive involveret i opgavevaretagelsen. * Som nøglemedarbejder defineres senioringeniør, ingeniør, byggeleder og projektleder Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. En juridisk person kan alene være deltager i ét konsortium, men samme juridiske person kan godt være deltager i ét konsortium og samtidig være underleverandør til andre Tilbudsgivere. Deltagere i konsortiet hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af en eventuel kontrakt. Når tilbud afgives af et konsortium, skal følgende fremsendes: a) Erklæring om fælles befuldmægtiget, hvilket kan ske ved den som bilag D vedlagte formular, med klar og entydig angivelse af de i konsortiet deltagende juridiske personer og den fælles befuldmægtigede, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. b) For hver deltager i konsortiet skal fremsendes dokumentation for Tilbudsgivers egnethed (personlige forhold) som anført i pkt Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers (underleverandørers) ressourcer. Hvis Tilbudsgiver i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers (underleverandørers) tekniske og/eller faglige formåen, jf. pkt , kræver Ordregiver i den udbudte kontrakt, at den pågældende tredjemand påtager sig solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse eller påtager sig ubegrænset garanti for opfyldelse af ethvert økonomisk krav, der måtte udspringe af kontrakten. Når Tilbudsgiver i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers (underleverandørers) ressourcer, skal følgende fremsendes: Side 11 af 12

12 a) Erklæring om henvisning til andres ressourcer for hver økonomisk aktør (underleverandør), hvilket kan ske ved den som bilag E vedlagte formular. b) For hver økonomisk aktør (underleverandør) skal fremsendes dokumentation som anført i pkt c) Hvis Tilbudsgiver vil dokumentere sin tekniske og/eller faglige formåen, jf. pkt med henvisning til tredjemands ressourcer, skal Tilbudsgiver også fremsende dokumentation for den pågældende tredjemands teknisk/faglige formåen, jf. pkt Det er alene et krav, at Tilbudsgiver og tredjemand tilsammen opfylder egnethedskravene i pkt Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier og delkriterier med den for hvert kriterium anførte vægt: Underkriterier Vægtning Pris/økonomi 30 % Tilbudsgivers organisation 35 % Nøglemedarbejderes kompetencer og erfaring 35 % Evaluering af Pris/økonomi Evalueringen af Pris/økonomi sker ud fra oplysningerne i den af Tilbudsgiveren udfyldte tilbudsliste (bilag C). Ved vurderingen af Pris/økonomi gives der point på en skala fra 0 til 10. Der vil blive lagt vægt på en lav pris Evaluering af Tilbudsgivers organisation Evalueringen af, om Tilbudsgivers organisation tekniske og/eller faglige formåen imødekommer Ordregivers krav vil blive foretaget på grundlag af den af Tilbudsgiver fremsendte dokumentation, jf. pkt a, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen. Ved vurderingen af Tilbudsgivers organisation gives der point på en skala fra 0 til 10. Der lægges vægt på, at Tilbudsgivers organisationi væsentligt omfang kan løfte arbejdet med opgaver indenfor fagområdet broer og bygværker og vurderes egnet til at bistå Ordregiver med rådgivning og bistand af høj faglig kvalitet Evaluering af bemandingens kompetencer og erfaring Evalueringen af, om Tilbudsgivers organisation tekniske og/eller faglige formåen imødekommer Ordregivers krav vil blive foretaget på grundlag af den af Tilbudsgiver fremsendte dokumentation, jf. pkt b, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen. Ved vurderingen af nøglemedarbejdernes kompetencer og erfaring gives der point på en skala fra 0 til 10. Der lægges vægt på, at de udpegede nøglemedarbejdere har størst mulig kompetence og erfaring fra lignende opgaver til at kunne varetage de arbejdsopgaver og funktioner, som de er tiltænkt. Side 12 af 12