ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset Århus C Tlf Epost mag4@aarhus.dk

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset Århus C Tlf Epost mag4@aarhus.dk INDSTILLING Til Århus Byråd Den 30. april 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: Ref.: RH/EL/PM Justering af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur samt ændring af selvforvaltningsaftalen. 1. Resume Der er behov for en justering af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur, således at bibliotekerne indgår i tre forskellige netværk, der samarbejder om at optimere bibliotekstilbuddene til gavn for brugerne af disse, og således at der i tre tilfælde sker en sammensmeltning af to bibliotekers pengeposer til een og med en fælles resultat- og udviklingsaftale. I disse tilfælde vil der være fælles ledelse af bibliotekerne. Situationen er den, at det ikke længere er hensigtsmæssigt med en decentralisering helt ned til de enkelte meget små biblioteker. Dette skyldes en udvidet materialeforpligtelse efter biblioteksloven, store teknologiske udviklinger med deraf følgende investeringsbehov, en presset økonomi på grund af bl.a. budgetforligets besparelser på biblioteksområdet og et større arbejdspres som følge af bestillings-/reserveringsmuligheden over internettet. Ændringen foretages som et led i en generel løbende organisationstilpasning. Formålet med intern kontraktstyring var bl.a. at skabe et godt udgangspunkt for organisationsudvikling. Ændringen i organiseringen af Lokalbibliotekerne vil bevirke en ressourcebesparelse ved forenkling af ledelse og administration. De enkelte biblioteker vil blive mere bæredygtige og vil bedre kunne leve op til de forøgede krav til bibliotekstilbuddene til brugerne. Arbejdspladserne vil også blive mere attraktive for 1

2 bibliotekspersonalet, idet personalet bl.a. efterlyser mere sparring og mere udviklende arbejdspladser. Det er en del af kommunens personalepolitik at skabe attraktive arbejdspladser. Der er behov for rettelser i selvforvaltningsaftalen for Biblioteksvæsenet. Det vedrører konsekvensrettelser som følge af budgetforligets besparelser på biblioteksområdet, og udvidelse af Biblioteksvæsenets rammer for selv at kunne fordele de økonomiske ressourcer til bibliotekerne. Endelig indstiller Magistratens 4. Afdeling, at Byrådet bemyndiger Rådmanden til at foretage mindre indgribende ændringer i Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur, uden at dette skal forelægges for Byrådet. Dette er for at undgå alt for hyppige forelæggelser for Byrådet. Ændringer i betjeningsstrukturen vil fortsat blive forelagt Byrådet. 2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog den 16. juni 1994 en indstilling om justering af Biblioteksvæsenets organisatoriske struktur, således at strukturen forenkledes, og ledelsesgrundlaget kom til at fremstå mere klart. Baggrunden for indstillingen var ønsket om at styrke udgangspunktet for en kommende decentraliseringsordning for Biblioteksvæsenet, at skabe en mere forenklet organisationsstruktur bestående af fire organisatoriske enheder med reference til stadsbibliotekaren; et hovedbibliotek, to områder for Lokalbibliotekerne (område nord og område syd) og en forvaltningsstab, og at skabe et mere klart grundlag dels for den overordnede ledelse, dels for varetagelsen af de forvaltningsadministrative opgaver. Byrådet vedtog den 20. december 1995 indstilling om en decentraliseringsordning for Biblioteksvæsenet til ikrafttræden med budgetåret Decentraliseringsordningen omfattede en ressourcefordelingsmodel, som sikrede faglig og økonomisk decentralisering til alle lokalbiblioteker uanset størrelse. Byrådet godkendte den 5. november 1997, at Lokalbibliotekerne blev samlet i een organisatorisk enhed mod tidligere to. Byrådet godkendte den 10. januar 2001, at der skete en styrkelse af Biblioteksvæsenets organisatoriske struktur ved at nedlægge den hidtidige udviklingsafdeling og lade dens opgaver indgå i en mere omfattende nyoprettet afdeling - Det Digitale Bibliotek. Byrådet godkendte som en opfølgning på forsøget med intern kontraktstyring den 7. februar 2001 en selvforvaltningsaftale for Biblioteksvæsenet. Af byrådsindstillingen fremgår det, at selvforvaltningsaftalen erstatter den daværende decentraliseringsordning, og at selvforvaltningsaftalen ikke kan ændres uden Byrådets godkendelse. I indstillingen er videre 2

3 anført, at selvforvaltningsaftalen gælder, indtil Byrådet beslutter andet, og at den således ikke er begrænset til den to-årige forsøgsperiode med intern kontraktstyring. Selvforvaltningsaftalen er for hovedpartens vedkommende en tilpasning og opdatering af decentraliseringsordningen for området bl.a. vedrørende biblioteksvæsenets personalemæssige kompetence og indeholder de allerede gældende regler og delegeringer til Århus Kommunes Biblioteker. På et enkelt punkt var der dog tale om en udvidelse af de delegerede kompetencer. Som følge af en ny bibliotekslov blev der givet adgang til, at bibliotekerne kunne få mulighed for øgede egenindtægter som en del af den samlede finansiering. Byrådet vedtog den 17. december 2003 en indstilling om nyt biblioteksreglement. Af indstillingen fremgår det bl.a., at stadsbibliotekaren bemyndiges til at fastsætte et maksimalt antal reserveringer, som brugerne kan have stående i systemet ad gangen. Byrådet vedtog den 21. januar 2004 ændring til årsbudgettet, således at Nordlys Bibliotek og busafdelingen med to tilhørende bogbusser nedlægges. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1. Justering af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur. Der er gennem de seneste 10 år sket en stigende grad af decentralisering, således at der er blevet flyttet mere og mere økonomisk og faglig kompetence længere og længere ud i systemet. På nuværende tidspunkt har de enkelte lokalbiblioteker en selvstændig pengepose og i vid udstrækning selvstændig økonomisk og faglig kompetence. I nogle tilfælde er der tale om så små biblioteker, at der kun er 1-2 medarbejdere. En så lille enhed giver reelt set ret begrænsede muligheder for at kunne udnytte den økonomiske selvstændighed, da de fleste af pengene på forhånd er bundet til bestemte udgifter. Med intern kontraktstyring har det vist sig uhensigtsmæssigt med så små enheder. Hertil kommer, at den bibliotekslov, der trådte i kraft den 1. juli 2000, har udvidet bibliotekernes materialeforpligtelser væsentligt, således at disse forpligtelser ud over bøger og andet trykt materiale også omfatter adgang til internet, elektroniske informationsbaser samt musikbærende materialer. Endvidere skal bibliotekerne ifølge biblioteksloven bestræbe sig på at stille videogrammer til rådighed. Samtidig sker der en meget stor teknologisk udvikling inden for IT og digitale tilbud og tjenester. Dette stiller større krav til såvel bibliotekspersonalets kompetencer som til indretningen af bibliotekerne. Således er der investeringsbehov til bedre og hurtigere PC`ere. 3

4 Endelig har adgangen for brugerne af bibliotekerne til at bestille og reservere materialer via internettet kombineret med global reservering - der betyder, at det bibliotek, der først modtager et biblioteksmateriale, der er bestilt/reserveret, skal pakke materialet ned og sende det til det bibliotek, hvor brugeren ønsker materialet udleveret - bevirket et stort arbejdspres på personalet. I modsætning til tidligere, hvor brugerne oftest selv fandt materialerne på bibliotekernes hylder, skal bibliotekspersonalet nu fremfinde og sende de bestilte/reserverede materialer. Der er således opstået et større arbejdspres. Dette gælder, selv om bibliotekspersonalet som følge af selvbetjeningsautomaterne også er blevet aflastet for en del arbejde. Det seneste budgetforlig har endvidere bevirket en reduktion i bibliotekernes åbningstid og i personaletimer. Det gør det yderligere vanskeligt at tiltrække medarbejdere og ledere til de små biblioteker. Sammenfattende er situationen den, at det ikke længere er hensigtsmæssigt med en decentralisering helt ned til de enkelte biblioteker. Magistratens 4. Afdeling indstiller derfor, at geografisk sammenhængende og arbejdsmæssigt relevante grupper af biblioteker samles i netværk, og at der i tre tilfælde sker en sammensmeltning af to bibliotekers pengeposer. Netværkene fungerer som samarbejdspartnere, der har til opgave at tilrettelægge, sparre og samarbejde om biblioteksarbejdet i netværksområderne. I de tre tilfælde, hvor der sker en sammensmeltning af pengeposerne, vil de nye biblioteker være underlagt de eksisterende regler i selvforvaltningsaftalen. I disse tilfælde vil der kun være een leder. Ændringen i Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur foretages som et led i en generel organisationstilpasning. Ændringen vil bevirke en ressourcebesparelse ved forenkling af ledelse og administration. De enkelte biblioteker vil blive mere bæredygtige og vil bedre kunne leve op til de forøgede krav til bibliotekstilbuddene til brugerne. Endelig bliver arbejdspladsen mere attraktiv for bibliotekspersonalet, idet personalet bl.a. efterlyser mere sparring og mere udviklende arbejdspladser. Nedenfor er opstillet to diagrammer. Det første diagram viser den nuværende organisation. Det andet diagram viser den foreslåede nye organisation. 4

5 5

6 Med den nye organisation indstilles det, at der oprettes tre netværk: 1) Netværk Nord, der består af Lystrup Bibliotek, Risskov Bibliotek, Skødstrup Bibliotek, Egå Bibliotek, Hjortshøj Bibliotek og Trige Bibliotek. 2) Netværk Vest, der består af Åby Bibliotek, Tilst Bibliotek, Gellerup Bibliotek, Harlev Bibliotek, Sabro Bibliotek og Hasle Bibliotek. 3) Netværk Syd, der består af Viby Bibliotek, Højbjerg Bibliotek, Tranbjerg Bibliotek, Beder- Malling Bibliotek, Solbjerg Bibliotek og Kolt/Hasselager Bibliotek. Følgende biblioteker får efter indstillingen fælles pengeposer, fælles resultat- og udviklingsaftaler samt fælles ledelse: 1) Tilst og Sabro Bibliotek. 2) Gellerup og Hasle Bibliotek. 3) Viby og Solbjerg Bibliotek. Følgende biblioteker får efter indstillingen kun fælles ledelse: 1) Risskov, Hjortshøj og Trige Biblioteker. 2) Åby og Harlev Biblioteker. 3) Højbjerg og Kolt/Hasselager Biblioteker. Sidstnævnte biblioteker får ikke fælles pengepose eller fælles resultat- og udviklingsaftaler fordi Hjortshøj, Trige, Harlev og Kolt/Hasselager biblioteker er kombi-biblioteker, som har fælles pengepose og intern kontrakt med Skoleforvaltningen. Egå Kombibibliotek ledes af skolelederen på Sølystskolen. Såfremt Byrådet godkender denne indstilling om en ændret organisationsstruktur for Lokalbibliotekerne, vil der blive påbegyndt en proces med medarbejdere og ledere i bibliotekerne med henblik på at opnå konsensus og ejerskab til den nye organisationsstruktur Justering af selvforvaltningsaftalen. Der er behov for en justering af selvforvaltningsaftalen på grund af følgende forhold: der er som følge af budgetforligets besparelser på biblioteksområdet behov for konsekvensrettelser af selvforvaltningsaftalen der er baseret på erfaringerne med intern kontraktstyring behov for at give lidt videre rammer for Biblioteksvæsenets økonomiske dispositioner. Det foreslås derfor, at den detaljerede model til fordeling af økonomiske ressourcer til bibliotekerne fjernes. Dette vil give biblioteksvæsenet mulighed for selv at fordele pengeposerne mellem de enkelte biblioteker på en mere hensigtsmæssig måde. 6

7 Derudover er der foretaget mindre justeringer, hvor Magistratens 4. afdeling har fundet det hensigtsmæssigt. Den tilrettede selvforvaltningsaftale fremgår i bilag 1, hvor alle de foreslåede ændringer er markeret med farve Indstilling om bemyndigelse for Rådmanden til at foretage mindre indgribende ændringer i Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur. Magistratens 4. Afdeling indstiller, at Byrådet bemyndiger Rådmanden til at foretage mindre indgribende ændringer i Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur, uden at dette skal forelægges for Byrådet. Med mindre indgribende ændringer forstås ændringer på niveau med nærværende indstilling, som ikke påvirker betjeningen af borgerne. Dette er for at undgå alt for hyppige forelæggelser for Byrådet. Ændringer i betjeningsstrukturen vil fortsat blive forelagt Byrådet. 4. Økonomiske konsekvenser Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Eventuelle udgifter i forbindelse med justeringen af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur afholdes inden for Biblioteksvæsenets ramme. 5. Konsekvenser i forhold til mål Et af Biblioteksvæsenets budgetmål for 2004 er, at Biblioteksvæsenet skal sikre, at bibliotekstilbuddet til borgerne sker under hensyntagen til en effektiv udnyttelse af ressourcerne. Med den indstillede justering af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur skabes der mulighed for en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne. Der er tale om tilpasning af organisationen til ændrede forhold, der gør, at delegering helt ud til de mindste biblioteker ikke længere er hensigtsmæssig. For at kunne sikre en tidssvarende, kvalificeret betjening af borgerne, er et andet budgetmål for 2004, at bibliotekerne skal gennemføre uddannelse af medarbejderne. Ved at skabe netværk er der bedre mulighed for sparring, vidensdeling og gensidig inspiration. 6. Beslutningspunkter Det indstilles, at Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur justeres som ovenfor beskrevet. at selvforvaltningsaftalen for Biblioteksvæsenet godkendes således, som den fremgår af bilag 1. at Rådmanden for Magistratens 4. Afdeling bemyndiges til at foretage mindre indgribende 7

8 justeringer af Lokalbibliotekernes organisatoriske struktur. Torben Brandi Nielsen / Rolf Hapel Bilagsfortegnelse: Bilag 1 - den reviderede selvforvaltningsaftale. 8