AARHUS UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY

Transkript

1 AGRO Institutforum/LSU møde Mandag den 26. september 2016 kl Mødelokale: 2, Foulum REFERAT Mødedeltagere: Erik Steen Kristensen, Mogens Nicolaisen, Jens Grønbech Hansen, Ellen Jørgensen, John Hermansen, Erling Nielsen, Karina Christensen, Karen Eberhardt Henriksen, Goswin Heckrath, Uffe Vincent Schiøtt, Johannes Ravn Jørgensen, Hanne Vester Rasmussen, Sonja Graugaard Birgit Langvad Sørensen deltog fra kl Afbud: Hans Albert Pedersen, Lene Skovmose, Asbjørn Mols Madsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på psykisk APV v/karen E. Henriksen 3. MUS v/karina Christensen 4. Plan for onboarding (modtagelse af nye medarbejdere) hvad, hvem og hvor langt er vi? v/karina 5. Økonomi v/erik Steen Kristensen 6. Procedure for ansættelse nye retningslinjer v/hanne Vester Rasmussen 7. Ansættelse i løntilskud opdateret procedure v/karina Christensen 8. Lønforhandling evaluering og fastlæggelse af kriterier 9. Generationsskifte v/uffe V. Schiøtt Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendtes. 2. Opfølgning på psykisk APV v/karen E. Henriksen Karen E. Henriksen meddelte, at resultat af psykisk APV er drøftet i LAMU og på Institutledelsesmøde. Den efterfølgende proces er rimelig afklaret, hvilket bl.a. drejer sig om implementering af så mange problematikker som muligt i MUS-skemaerne. Endvidere har Ph.d.-udvalget påtaget sig at foretage en opfølgning. Karen E. Henriksen understregede, at det er tiltagende vigtigt at have psykisk APV på dagsordenen i diverse fora for at sikre fastholdelse af opmærksomhed på området, samt at italesætte eventuelle fornemmelser om problemer. Karen E. Henriksen påpegede vigtigheden af at være opmærksom og fastslog, at det ikke er odiøst at tale om psykisk APV. Handleplan, som bliver meget skematisk og kortfattet, skal afleveres ultimo oktober Erik Steen Kristensen fandt de omdelte 5 slides var en tilfredsstillende opsamling. Jens Grønbech efterlyste stillingtagen til, hvad der vil blive gjort noget ved, og hvad der ikke vil blive taget hånd om. Karen E. Henriksen nævnte, at det ikke specifikt er delt op på denne måde, men at det er op til sektionerne/grupperne at udvælge de emner, der er behov for at tale om. Erik Steen Kristensen henviste til tilfredshed med fremtidsudsigter, som ligger på 58%, hvilket er højere end tidligere og i ST. Tallet for VIP ligger kun på 52%. Mogens Nicolaisen mente, at det kunne dreje sig om det faglige og ikke instituelt. Karen E. Henriksen understregede, at det derfor er vigtigt at drøfte i grupperne. Goswin Heckrath henviste til dårlige trivsel blandt VIP, og fandt det kunne være interessant at foretage en sammenligning med vidensvirksomhed som AGRO fx Novo Nordisk og tilføjede, at såfremt det er en evig trend, vil det blive svært for forskningen på sigt. Erik Steen Kristensen kunne følge bekymringen, da videnbaseret arbejde er stressende. Håndtering heraf skal ske på enkeltpersonniveau. MUS-skema vil synliggøre stressende faktorer.

2 3. MUS v/karina Christensen Birgit Langvad Sørensen oplyste, at testversion af nyt MUS koncept har været udsendt til LSU medlemmer TAP og VIP samt ph.d.-studerende, hvoraf 11 har udført testen. Spørgsmål og kommentarer blev gennemgået, og spørgsmålene blev tilrettet. Birgit Langvad Sørensen blev anmodet om at udarbejde en introduktion til MUS, som sendes ud pr. mail samt lægges ud på Intranettet. Erik Steen Kristensens intention er at invitere Joachim Langagergaard til SeniorVIP-mødet, hvor han vil introducere MUSSKEMA.dk Erik Steen Kristensen henviste til tidsplan for MUS, hvor udgangspunktet er, at MUS er afsluttet med udgangen af Tidsplan for MARK kommer senere. 4. Plan for onboarding (modtagelse af nye medarbejdere) hvad, hvem og hvor langt er vi? v/karina Christensen Karina Christensen gennemgik udkast til onboarding, som handler om integrering af nye medarbejdere i instituttet. Erling Nielsen spurgte, om buddy er identisk med mentor. Karina Christensen svarede, at mentor er en person, som ligger over den nye medarbejder, og som man kan spejle sig i både fagligt og socialt, hvorimod en buddy er på samme niveau som den nye medarbejder og primært skal assistere på det sociale plan. F.eks. kan en mentor for en post doc være en seniorforsker. Erik Steen Kristensen udtrykte tilfredshed med oplægget og anmodede om at sikre, at sektionslederne er synlige. Karina Christensen holder indlæg om onboarding på SeniorVIP mødet i november. Karen E. Henriksen nævnte, at onboarding er drøftet på LAMU og vil være en del af handleplanen. Jens Grønbech roste Karina Christensens arbejde og bad om, at det kommer ud til alle medarbejdere. Hanne Vester Rasmussen beskrev arbejdet som flot og gennemarbejdet, og fandt det spændende at se, om onboarding resulterer i, at færre nyansatte rejser eller aldrig tiltræder. Erik Steen Kristensen roste initiativet og understregede, at sekretærer og projektledere er vigtige personer i onboarding, som igangsættes efter SeniorVIP-mødet. 5. Økonomi v/erik Steen Kristensen Der var en gennemgang af det udleverede bilag. Budget for 2016 udgør 204 mio. kr., hvilket er tæt på at være i balance. Samtlige indtægter for 2016 er i hus. I 2017 reduceres kontraktmidler fra Fødevareministeriet med 6.5 mio. kr., medens basismidler stiger med 3.5 mio. kr., omkostninger til USM (Universitets strategiske midler) falder med 5 mio. kr. Tilsammen betyder det den samlede bevilling fra AU+MFVM stiger med ca. 2 mio. kr. i I er stigningen fra AU+MFVM ca. 8 mio. kr./år. Ændringerne i disse bevillinger kan forklares ved den samlede plan som ST har lavet for at imødekomme STs økonomiske udfordringer på 150 mio. kr. frem til Plan for besparelser vil ske med 22 mio. kr. på bygningsområdet, 38 mio. kr. på institutter, centre og dekanatet samt 87 mio. kr. indenfor udvikling, investeringer og medfinansiering. Fald i AGROs andel af kontraktmidler skyldes en anden fordeling mellem ANIS og AGRO. Johannes Ravn Jørgensen stillede sig uforstående overfor reducering af kontraktmidler, idet disse er bundet op på faste opgaver. Erik Steen Kristensen svarede, at kontraktmidlernes bygger på en nøgle som ligger mange år tilbage og tilføjede at ændring bygger på et skøn. Johannes Ravn Jørgensen spurgte, om hvad det opgavemæssigt kommer til at betyde for AGRO. Erik Steen Kristensen svarede, at opgaver og midler ikke er snævert forbundet, men AGRO skal udføre de opgaver instituttet bliver pålagt. Johannes Ravn Jørgensen henviste til frigivelse af kontraktmidler til basismidler og spurgte, om det vil medføre ændret tilgang til medarbejdernes arbejdsopgaver. Erik Steen Kristensen svarede, at det ikke bliver tilfældet. Erik Steen Kristensen understregede behov for en gennemskuelig økonomimodel for hele AU, som desværre endnu ikke er udrullet, men som gør det svært at overskue den samlede økonomi for de kommende år. Det tidligere Naturstyrelsens addendum opgaver omkring målrettet regulering er for en stor del endt hos AGRO, som betyder en aktivitet på 10 mio. kr. pr. år. Erik Steen Kristensen forventede ikke den store ændring omkring kontraktmidler men understregede, at AGRO ikke får 100% egenrådighed over midlerne. Goswin Heckrath spurgte, hvor sikre kontraktmidlerne er og tænkte her på udlicitering. Erik Steen Kristensen svarede, at set i lyset af den store efterspørgsel på de opgaver AGRO løser, virker

3 udlicitering ikke realistisk. Desuden pågår tætte forhandlinger mellem AGRO og Fødevareministeriet. Erik Steen Kristensen tilføjede, at SEGES ikke forventes at ville byde ind på disse opgaver. Erik Steen Kristensen nævnte, at det udleverede budget viser at der er et, som udviser en manko på 2 mio. kr. i 2017, der skønnes muligt at indhente i 2018 og Johannes Ravn Jørgensen henviste til dekanens udmelding om besparelserne på 38 mio. kr. og fandt det glædeligt, at det kun betyder ganske få afskedigelser, men var nysgerrig efter om noget er skubbet ind under gulvtæppet og spurgte hvori AGROs andel består. Erik Steen Kristensen svarede, at dekanen havde bedt om konkrete bud på besparelser i AGRO. Svaret er naturlig afgang i form af 1-2 stilling pr. år. Hanne Vester Rasmussen henviste til God arbejdsgiveradfærd, som er udsendt fra fællesadministrationen, og som handler om at udvise løntilbageholdenhed, opfølgning på performance, bevågenhed omkring økonomi etc. Erik Steen Kristensen nævnte, at AU tilbyder medarbejdere, der ønsker at gå ned i tid, mere i pension. Hanne Vester Rasmussen understregede, at tilpasninger ikke kan udelukkes. Erik Steen Kristensen henviste til Sonja Graugaards leder om generationsskifte, som viser, at der formentlig vil fratræde 3 VIP og TAP pr. år. de kommende 10 år, hvilket giver mulighed for ansættelse af nye medarbejdere. Jens Grønbech fandt det vigtigt, at få lov til at ansætte unge medarbejdere nu, således at der kan ske en oplæring betids. Erik Steen Kristensen understregede vigtigheden af at nævne, at med den naturlige afgang er der ikke planlagt afskedigelser. Herefter var der en længere snak omkring generationsskifte og behovet for at der tages hånd om dette. Det var enighed om at Sonja Graugaards leder var et godt wake-up-call. Det konkluderedes, at Janne Hansen får til opgave at lave interview i forlængelse heraf. 6. Procedure for ansættelse nye retningslinier v/hanne Vester Rasmussen Hanne Vester Rasmussen orienterede om procedure for ansættelser, som har været drøftet med fakultetsledelsen samt været i høring i LSU. Kandidater udvælges ved faglige bedømmelser. Der foreligger endnu ikke faste rammer for søgekomite. Den 1. januar startede vejledning omkring ansættelse og shortlisten. Den 1. juli blev fastlagt vejledning for ansættelse af post doc og assistenter, som dog endnu ikke er tilgængelig på hjemmesiden. Et væsentligt punkt er høring i LSU, hvor intentionen f.eks. var høring i forskningsudvalg og Institutforum. Hanne Vester Rasmussen understregede, at det er vigtigt, at AGRO forholder sig til høringsproces og henviste til, at der står, at der bør være høring og ikke skal. Goswin Heckrath tænkte, at LSU skal involveres i alle VIP ansættelser. Karina Christensen henviste til AGROs lidt specielle konstruktion med et LSU/Institutforum, hvor andre institutter har et LSU og et Institutforum. Erik Steen Kristensen oplyste, at det er ressourcen, der bestemmer, og håbede på en pragmatisk løsning. Erik Steen Kristensen foreslog, at der afsættes 3 måneder til drøftelse af plan for opslag. Johannes Ravn Jørgensen udtrykte tilfredshed hermed, idet det giver tid til drøftelse med kolleger. Karina Christensen var enig og tilføjede, at der også sker en drøftelse på Institutledelsesmødet. Johannes Ravn Jørgensen påpegede, at det også kan være forbundet med mulighed for at komme med indsigelser. Erik Steen Kristensen konkluderede, at der informeres på hvert LSU/Institutforum-møde og tilføjede, at JORD pt. har et forsker opslag ude efter de nye procedurer. Erling Nielsen spurgte angående efterfølger for Karen Søgaard. Erik Steen Kristensen svarede, at det ikke er planen at ansætte en seniorforsker/lektor men formentlig en post doc/phd indenfor området. Erik Steen Kristensen nævnte, at i henhold til strategien skal hver seniorforsker have en ph.d.- studerende og en post doc, hvorfor AGRO er restriktiv med at ansætte seniorforskere og tilføjede, at AGRO skal ansætte flere unge forskere. Herefter var der en længere diskussion omkring fortolkningen af de nye procedurer. Det var enig om at der var en del uklarheder, her under også i relation til hvorledes et eventuelt udenlandsophold kan indpasses ved juniorvip. AGROs ledelse vil i samarbejde med HR arbejde for at få klarhed over dette. Erik Steen Kristensen nævnte afslutningsvist, at der planlægges opslag til Karen E. Henriksens stilling. 7. Ansættelse i løntilskud opdateret procedure v/karina Christensen Der er mange jobtilskudsansættelser i AGRO. Retningslinier herfor findes på hjemmesiden. Den nuværende proces med 7 dages høring i LSU fortsætter men skal underskrives af fælles TR, som skal tilbage og høre TR, om høring har fundet sted, inden endelige underskrift. Denne nye regel betyder

4 forlængelse af processen 1 uges høringsfrist og 1-2 uger til høring hos fælles TR. Hanne Vester Rasmussen oplyste, at ændring skyldes, at der i nogle institutter ikke har været foretaget høring, men hvor man har ansat løntilskudsmedarbejdere i diverse stillinger. Hanne Vester Rasmussen vil undersøge mulighed for, at opgaven uddelegeres til AGROs TR for hermed at fastholde den smidige proces og foreslog, at Karina Christensen skriver på vegne af alle. Efter mødet er der sendt mail til fælles-tr om proces AGRO. Fælles-TR for AC erne har gjort opmærksom på, at der vil blive kigget på de generelle procedurer og at der måske kommer nye retningslinjer. Indtil der udmeldes andet vil AGRO fortsætte efter de nuværende regler med høring internt i LSU. 8. Lønforhandling evaluering og fastlæggelse af kriterier Der var konsensus om, at læringen til næste lønforhandling er, at evalueringen tages in time, samt at evalueringen droppes i år. Erik Steen Kristensen har afholdt 5 samtaler i Flakkebjerg og 1 i Foulum på baggrund af resultat af lønforhandling og tilføjede, at engangsvederlag fungerede fint. Johannes Ravn Jørgensen betegnede engangsvederlag som rent tidsspilde. Hanne Vester Rasmussen foreslog, at evalueringen sker mellem TR og medarbejderen. Erik Steen Kristensen sagde, at dette drøftes, når proceduren foreligger og konkluderede, at evaluering skal på dagsordenen juni Generationsskifte v/uffe V. Schiøtt Emnet er behandlet under punkt Eventuelt Der var intet til dette punkt. To-do-liste Opgave Ansvarlig Deadline Introduktion til MUS mail & Intranet Birgit Oktober 2016 Skrivelse af brev omkring uddelegering af Karina underskriftsberettigelse til AGROs TR Evaluering af lønforhandlinger på dagsordenen juni 2017 Karina Maj 2017

5 Lønkriterier for lønforhandling ST FSU Generelt vil nye lønsystemer som et supplerende styringsredskab blive anvendt til at: fremme sammenhængen mellem løn og indsats sikre effektivitet, fleksibilitet, kvalitet, omstilling og udvikling bidrage til fastholdelse og rekruttering af kvalificerede medarbejdere fremme kvalifikations- og kompetenceudvikling Lønkriterierne for ST baseres på de særlige formål og indsatsområder som årets lokale lønforhandlinger skal understøtte. Vægtningen af kriterierne varierer alt efter stillingstype og listen er ikke udtømmende. For samtlige stillingstyper kan alle kvalifikationer der bringes til anvendelse i arbejdet overordnet set indgå som begrundelse for kvalifikationstillæg. Som eksempler kan nævnes: Faglige kvalifikationer Personlige kvalifikationer Kollegiale kvalifikationer I forbindelse med de lokale lønforhandlinger og i relation til opfyldelsen af AU s strategi, lægger ledelsen herudover vægt på nedenstående elementer i forbindelse med lønkriterier for VIP er: Succesfuld forskningsindsats Fremragende undervisning Videnudveksling på topniveau Ekstraordinær talentudvikling Forskningsledelse og internationalisering Hjemtagelse af eksterne midler God Ledelse AGRO S supplerende lønkriterier Udgangspunkt i strategiens hovedelementer: Forskning Uddannelse Vidensudveksling. Særligt vægt på evnen til at hjemtage eksterne projekter og evnen til at samarbejde, herunder ekstraordinære publiceringsarbejde under myndig-hedsbetjening og afprøvningsarbejde i eksterne projekter.