Referat AARHUS UNIVERSITET. Mødedato: Mødested: Videolink Foulum Flakkebjerg Mødeemne: AGRO Institutledelsesmøde

Transkript

1 Side 1/6 Mødedato: Mødested: Videolink Foulum Flakkebjerg Mødeemne: AGRO Institutledelsesmøde Deltagere: Mogens Nicolaisen; Erik Steen Kristensen; Per Kudsk; Mogens H. Greve; Tommy Dalgaard; Jørgen E. Olesen; Birgit S. Langvad Afbud: Jørgen Eriksen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra mødet Opfølgning på Lederseminar i april 4. Økonomi og bemanding Myndighedsbetjening 6. Persondataforordningen 7. Personale 8. Status på ansøgninger 9. Meddelelser 10. Eventuelt Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2. Opfølgning på referat fra mødet Der var ikke noget til opfølgning på mødet. Ad. 3. Opfølgning på Lederseminar i april Sonja og Birgit havde udarbejdet et referat med stikord fra AGRO s institutledelsesseminar, for at huske evt. bemærkninger. et egner sig ikke til udsendelse Jørgen EO, Janne, Lis, Per og Tommy har udarbejdet et notat om rekruttering af seniorvip i AGRO. Notatet begrunder, at der behov for et omfattende generationsskifte hos inden for seniorvip inden for de kommende 5-10 år. Dette udgør en særlig udfordring i kraft af instituttets fokus på forskningsbaseret myndighedsbetjening i international topklasse. Rekruttering af nye seniorvip til sikring af det igangværende generationsskifte kræver justering af fortolkningen af de nuværende kriterier for Institut for Agroøkologi Aarhus Universitet Blichers Allé 20 Postboks Tjele Tlf.: Fax: agro@au.dk Web: agro.au.dk

2 Side 2/6 rekruttering, hvis risikoen for tab af kritiske kompetencer skal minimeres., notatet var udsendt til gennemgang før den sendes til dekanen. Jørgen EO retter til og Erik fremsender senest på vegne af den samlede institutledelse. Der var enighed om først at behandle notatet i ST s fakultetsledelse, før den evt. sendes til universitetsledelsen. Ad. 4. Økonomi og bemanding 2018 Oversigt over indtægter og medfinansiering var udsendt i en opdateret version. Oversigten viser at vi fortsat mangler knap 3 mio. kr. for at have balance i indtægterne. Sektionslederne bedes være opmærksom på linjen AV Forskningsledelse xxxx Balance ressourcer, som siger noget om over-/under-bookning af medarbejdere i sektionen. Bemandingsplanerne var udsendt og blev kort gennemgået for de enkelte sektioner. Følgende generelle problemstillinger kom frem: Der er en udfordring omkring prøveudtagningen og arbejdsplanlægningen for vandprøver i VAP og de nye rådgivningsopgaver, der går på tværs af sektionerne JORD, KLIMA, JORNÆR og MARK. De eksterne projekter med NN, her skal der ses på bemandingsbehov o Kan det løses af nuværende medarbejdere o Skal der ansættes o Kan der overføres midler Der bør strammes op omkring AV-finansiering af ph.d.-studier. Det kan overvejes, at søge udsættelse på nogle af addendum- eller fosforopgaverne Sekretariatet følger op med de enkelte sektioner for at finde løsninger. Specielt i CROP, JORD, KLIMA og SYSTEM. Vi håber fortsat at have en plan inden udgangen af maj-måned. Listen over forslag til interne projekter i 2018 var opdateret ud fra bemandingsplanerne. En summering viser, at det ikke har rykket ret meget ved totalforbruget på interne projekter. Derudover var der lavet en liste over alle ph.d.-studerende og deres finansiering via AV-, GSST- og TF-midler. Det viser, at vi bruger 10 mio. kr. af AV-midler, GSST finansierer knap 7 mio. kr. og eksterne midler finansierer ca. 5,5 mio. kr. Der var enighed om at det var for mange interne midler der var afsat til finansiering af de studerende. Fremover vil vi være meget kritiske omkring hvilke områder der er finansieret som understøttende forskning. Derfor er der behov for at alle sektioner laver en kritisk gennemgang af alle ph.d.-projekter med henblik på anvendelse af arbejdskraft: 1. Et projektet eksternt finansieret?

3 Side 3/6 2. Et rådgivningsprojekt, dvs. hvor der er lavet et projekt omkring en konkret rådgivningsopgave. Husk de oprindelige tilsagn om AV-midler kun blev givet som en underskudsgaranti fra instituttet, dvs. hvis der kommer eksterne midler indenfor området bør de dække løn til den ph.d.-studerende. Derfor gennemgås listen over ph.d.-finansiering af sektionslederne, og de melder tilbage til Birgit senest om der er ph.d.-projekter som bør være rådgivning og i givet fald, hvilken opgave de bidrager til. Ad. 5. Myndighedsbetjening Lene Hegelund deltog under dette punkt. En foreløbig udgave at afrapportering til MFVM for 2017 var udsendt. Der afholdes ledermøde i LBST, hvor Erik deltager. Erik orienterede kort om et kursus i forskningsbaseret myndighedsrådgivning, som myndighedsbetjeningsudvalget arbejder med sammen med DCA og DCE. Der var enighed om at der er behov for mere end et kursus for ph.d.-studerende, det er meget vigtigere at der laves en light-udgave af kurset, som opdatere forskerne med de løbende ændringer i diverse procedurer. Emnet tages op igen, når der er noget mere konkret omkring kurset. Der var udsendt nogle slides, hvor Hanne Bach, DCE viser erfaringer med udbud af myndighedsopgaver. Det giver et godt overblik over hvilke kompetencer der lægges vægt på. Ad. 6. Persondataforordningen erstattes den nuværende persondatalov, som har været gældende siden 2000, af en ny databeskyttelsesforordning. Reglerne for persondata bliver skærpet for at sikre, at persondata bliver håndteret, opbevaret og behandlet på en mere sikker måde. Birgit orienterede om planen for AGRO s arbejde: HR-data Sekretariatet i AGRO foreslår følgende: Deltage i virtuelt møde med Pia Thystrup fra HR-ST Samtale med sekretariatsleder tager møde med sekretærer enkeltvis Fysisk møde med Pia, hvor AGRO s problemstillinger tages op 1. udkast af procedurer i AGRO beskrives og behandles i institutledelsen Kommunikation ud i instituttet Forskningsdata

4 Side 4/6 I SYSTEM er der startet på at klarlægge lidt om hvad der indsamles af data, og hvad vi har hjemmel til. Arbejdet foretages i samarbejde med ANIS. Det skal klarlægges om der er andre steder vi har følsomme oplysninger, fx sprøjteforsøg hos landmænd? Se mere på hvor der også kan findes et E-learningmodul, som tager ca. 1 time at gennemgå afholdes der et møde mellem institutledere, sekretariatsledere og AU s databeskyttelsesrådgiver for at få uafklarede problemstillinger frem i lyset. Birgit efterlyser eksempler, som skal tages med til mødet, og disse sendes til hende senest Birgit vil i løbet af maj lave en mail til alle medarbejdere, hvori angives foreløbige retningslinjer i instituttet. Ad. 7. Personale a. Der var udsendt en status på igangværende faste VIP ansættelser, og alle er afsluttede eller godt i proces. b. Der var udsendt GRUS-opsamling fra de fleste samtaler. Der er en del opfølgning i sektionerne efterfølgende. Emnet tages op igen senere på året. c. Plan for MUS var udsendt. Erik starter med samtaler med ledergruppen i juni-juli, og sektionslederne fortsætter i deres sektioner i august-september. Birgit gjorde opmærksom på at ansøgninger til kompetencefonden skal være fremme til LSU-mødet i ultimo oktober. Med henblik på gennemgang i LSU før godkendelse af institutlederen. d. Stillingsopslaget Senior Scientist in Seed Science and Physiology blev godkendt til opslag i CROP. e. Liste over igangværende personalesager var udsendt til orientering Ad. 8. Status på ansøgninger Listen over aktive ansøgninger var udsendt til orientering. Ad. 9. Meddelelser a. Birgit mindede om ST SUMMER HANGOUT , hvor der er tilmeldingsfrist til Der er d.d. 17 tilmeldte fra AGRO. Det var i 2017 en hyggelig uformel dag. b. Erik gjorde opmærksom på oplægget Campus 2.0, som fortsat kan ses på

5 Side 5/6 c. Erik orienterede om at ST gerne ser flere ERC-ansøgninger til Advanced grants. Der var enighed om at vi gerne vil have Søren Rud Keiding til at komme til instituttet og fortælle om mulighederne. Per vil få mere at vide på næste møde i ST s forskningsudvalg. d. AU er med i et samarbejde Universities Coimbra Group (UDUAL). De opfordrer til en kortlægning af eksisterende forskningsaktiviteter indenfor en række fagområder og interesse i at indgå i samarbejde med Latinamerikanske partnere. I første omgang vil det være Prevention of Natural Disasters, Management of Natural Resources, Migrations, Gender and Violence and Local Development. Brevet sendes til sektionslederne, som melder tilbage om det har interesse senest e. AU har lavet en folder om det at være Erhvervsforsker ved universitetet. Folderen kan ses på f. Der er fra IT modtaget en liste over PC ere som står for udskiftning i 2018, jf. AU s retningslinjer: - Ikke ældre end 4 år - Køre Windows 10 som operativsystem - Benytte et af AU-IT administreret og overvåget antivirusprogram - Have en SSD harddisk på minimum 256 GB Listen sendes til sektionslederne, som sørger for opfølgning inden årets udgang. Ad. 10. Eventuelt Intet.

6 Side 6/6 To-do-liste Pkt. Opgave Ansvarlig Deadline 3 Indsende notat til dekanen vedr. behov for generationsskifte indenfor seniorvip 4 Opfølgning på bemanding og budgetter i CROP, JORD, KLIMA og SYSTEM, 4 Opfølgningsmøde omkring logistik i forhold til vandprøver 6 Melde forskningsopgaver som kan have personfølsomme oplysninger til Birgit 9 Evt. opfølgning på UDUAL henvendelse. Svar til Birgit Erik Erik/Birgit Erik/Birgit Planlagt til Alle kl. 12 Alle Udskiftning af PC ere Alle I løbet af 2018 Møder 2018 Dato Kl. Ekstra deltagere Bemærkninger Lokalitet :30-15 Foulum A14 Flakkebjerg A Foulum A14 Flakkebjerg A Foulum A14 Flakkebjerg A september 2018 dergruppe Udvidet le- Lederseminar Foulum A14 Flakkebjerg A oktober 2018 seniorvip Flakkebjerg Foulum A14 Flakkebjerg A Foulum A14 Flakkebjerg A131