AARHUS UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY

Transkript

1 AGRO Institutforum/LSU møde Fredag den 16. december 2016 kl Mødelokale: Videolink REFERAT Mødedeltagere: Erik Steen Kristensen, Jens Grønbech Hansen, Lene Skovmose. John Hermansen, Erling Nielsen, Karina Christensen, Karen Eberhardt Henriksen, Goswin Heckrath, Uffe Vincent Schiøtt, Johannes Ravn Jørgensen, Hanne Vester Rasmussen, Sonja Graugaard Afbud: Hans Albert Pedersen, Mogens Nicolaisen, Asbjørn Mols Madsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budget og økonomi 3. Evaluering af udvalgets arbejde a. Høring af løntilskud b. Diverse høringer c. Referatform v/uffe V. Schiøtt 4. Evaluering af indsats for kompetenceudvikling herunder MUS v/karina Christensen 5. Personaleforhold a. Orientering omkring ansættelser b. Fastlæggelse af lønkriterier for lønforhandling 2017 (bilag) c. Arbejdsmiljøstatistik Q (bilag) v/karina Christensen d. Valg af sprog ved besøg af rektor eller andre v/uffe V. Schiøtt 6. Fastlæggelse af plan for udvalgets arbejde i 2017 v/karina Christensen a. Opdateret årshjul (bilag) 7. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendtes. 2. Budget og økonomi Erik Steen Kristensen konstaterede, at der ikke var nyt i forhold til detaljeret gennemgang af økonomi på sidste møde. Goswin Heckrath henviste til artikel i Biweekly om 10 mio. kroners opgaver indenfor virkemidler, drænmålinger, kvælstofomsætning og minivådområder og spurgte, om dette betyder omrokering af medarbejdere. Erik Steen Kristensen svarede, at det får betydning for nogle medarbejdere, men personalemæssigt får det ikke nogen stor konsekvens. Det betyder flere opgaver til nogle medarbejdere, samt at nogle medarbejdere får andre opgaver. Goswin Heckrath mente det må få mærkbare interne konsekvenser primært inden for jord og vand. Erik Steen Kristensen nævnte, at når skuden drejes lidt, vil det for nogle medarbejdere medføre andre opgaver og tilføjede, at det er positivt med disse opgaver, som ligger inden for AGROs kerneområder. I forbindelse med et nye projekt omkring minivådområder arbejdes der pt. på indgåelse af forpagtningsaftale med Gyldenholm Gods. At AGRO får denne opgave pålagt af ministeriet er positivt men giver også ekstra udfordringer. Tendensen med pålagte opgaver må forventes at stige de kommende år. Erik Steen Kristensen konstaterede, at det giver udfordringer, men tilføjede, at det betyder flere opgaver fra ministeriet, hvilket er tilfredsstillende, da det betyder, at det AGRO forsker i er noget, der er efterspurgt. Erling Nielsen mente der måtte være grænser for, hvad AGRO kan påtage sig. Der pågår en harmonisering mellem DCE og DCA, hvor AGRO får 5 ydelsesområder. DCAs nuværende aftale splittes op i 3 områder: planteproduktion (AGRO), husdyrproduktion (Animal Science) og fødevareproduktion (Food Science). På DCE området er der to aftaler natur og vand samt luft, emission og risikovurdering. Denne harmonisering giver mere klarhed. Erik Steen Kristensen understregede, at forhandlinger med ministeriet fylder meget. Jens Grønbech Hansen henviste til

2 problemer med hjemtagelse af store projekter herunder EU- og Forskningsrådsprojekter og spurgte, om AGRO er truet af denne strategi samt tilføjede, at AGRO har brug for penge til at holde nogle områder kørende. Erik Steen Kristensen understregede, at buffer bliver mindre, men at der pt. ikke er nogen faresignaler. Erik Steen Kristensen konstaterede, at det samlede budget ser fornuftigt ud. Jens Grønbech Hansen nævnte, at mange føler sig pressede grundet 3 medarbejderes fravær, grundet sygemeldinger og fratrædelser, hvilket påvirker den enkeltes arbejde, samt tilføjede, at det skyldes tilbageholdenhed med nyansættelser. Erik Steen Kristensen understregede, at drejer det sig om opgaver, som kan varetages af medarbejderstaben undgås nyansættelser og mindede om, at sygemeldte medarbejdere stadig er aflønnede af AGRO. Jens Grønbech Hansen var bevidst herom, men tilføjede, at der er projekter, der skal udføres. Erik Steen Kristensen nævnte, at IT stilling er opslået, samt at arbejdet med bemandingsplaner pågår. 3. Evaluering af udvalgets arbejde Karina Christensen foreslog gruppeopdelt evaluering med en anerkendende tilgang omkring følgende spørgsmål: 1. Hvad har fungeret godt, og hvad skal bevares 2. Hvad kan med fordel videreudvikles 3. Ideer til implementering Konklusion på spørgsmålene var: 1. Mødefrekvens og -form er tilfredsstillende og skal bevares. Dagsorden ud i god tid. Positivt med godt kendskab til hinanden. Videolinkmøder kræver større disciplin/opmærksomhed fra mødedeltagere. Institutforum inkluderet i LSU fungerer ikke. Opstramning om evaluering af lønforhandlinger. Behov for detaljeret økonomi/budgetredegørelse på samtlige møder. 2. Detaljeret overblik over løntilskud og praktik. Nedsættelse af arbejdsgrupper under LSU f.eks. i forbindelse med høringssvar. Ønske om aktiv deltagelse og input til dagsorden. Brush-up kursus for LSU medlemmer i form af et Pep-up-talk på næste fysiske møde for at få inspiration. 3. Større inddragelse i selv møderne. Nedsættelse af arbejdsgrupper. 3a. Høring af løntilskud & 3b. Diverse høringer Karina Christensen nævnte, at der har været 5 høringer i 2016, hvilket er færre end i Johannes Ravn Jørgensen har talt med AC Fællestillidsrepræsentant Olav Bertelsen omkring tiltag om, at samtlige høringer skal ind over fælles TR. Johannes Ravn Jørgensen har advokeret for en implementering af AGROs system i hele AU. Grunden til forslag om, at alle høringer skal ind over fælles TR, er, at nogle på AU 8000 C har været lovlig smarte til at ansætte personer med tilskud. Karina Christensen har meddelt Olav Bertelsen og Åse Petersen, at AGRO fortsat vil bruge den nuværende åbne proces. Hanne Vester Rasmussen nævnte, at fælles TR har meldt ud til HR, at der skal skrive under på høringer, hvilket der skal ses på. I tilfælde af misbrug af virksomhedspraktik skal der slås ned på dette. 3c. Referatform v/uffe V. Schiøtt Uffe V. Schiøtt understregede, at der ikke skal være censur på referaterne. Det vil sige, at ingen må slette andres udtalelser. Uffe V. Schiøtt henviste til drøftelse omkring generationsskifte på sidste møde, hvor noget af teksten var slettet i den endelige udgave af referatet. Karina Christensen understregede, at alt ikke skal refereres ordret, men at det i særlige tilfælde er nok at skrive, at emnet blev drøftet. Referaternes sendes ud til kommentering, og her er det muligt at reagere, såfremt noget er slettet eller ikke indeholdt. Uffe V. Schiøtt konstaterede, at det er besluttet, at referaterne ikke skal være konklusionsreferater. Johannes Ravn Jørgensen understregede, at det er en kunst at skrive et referat, og at det er meget vigtigt, at statements fremgår tydeligt af referatet. Johannes Ravn Jørgensen var enig med Uffe V. Schiøtt i, at en vigtig bemærkning omkring generationsskifte, som man måske er sendt i byen med, skal promoveres og ikke slettes. Karen E. Henriksen sagde, at i sådan en situation skal Sonja Graugaard have besked om, at den pågældende udtalelse er vigtig og derfor ikke må slettes af andre. Erik Steen Kristensen var enig heri og udtrykte tilfredshed med referaterne, som har et passende omfang.

3 4. Evaluering af indsats for kompetenceudvikling herunder MUS v/karina Christensen Karina Christensen meddelte, at der i forbindelse med nyt cirkulære om kompetenceudvikling i 2015 skal LSU ind omkring strategisk kompetenceudvikling, hvorfor dette er tilføjet det reviderede årshjul. Der skal fastlægges principper og retningslinier for afholdelse af MUS samt udarbejdes udviklingsmål for samtlige medarbejdere. Karina Christensen udarbejder udkast. LSU udfyldte MUS evalueringsskema. Resultat var middel med opfordring til overvejelse af mulighed for at løfte niveauet. Karina Christensen henviste til nyhedsbrev med titlen Er tiden løbet fra MUS, hvor det konstateres, at MUS er på vej ud begrundet i, at medarbejderne ønsker løbende feed back. Det nye regeringsgrundlag hvis det offentlige skal yde gode resultater skal ledere motivere medarbejderne og sikre kompetenceudvikling. Johannes Ravn Jørgensen spurgte, om evaluering af MUS skal ske på nærværende møde. Karina Christensen svarede, at evaluering sker i foråret og tilføjede, at den nuværende MUS næsten er afsluttet. Udeståender er MARK, hvor MUS afholdes primo 2017, og Erik Steen Kristensens samtaler med sektionslederne afholdes i februar. Karen E. Henriksen nævnte, at LAMU også har plan med MUS omkring psykisk APV, som er skrevet ind i handleplaner. Evaluering er planlagt i LAMU, hvor der skal ses på om musskema.dk kan bruges hertil og hvordan det eventuelt kan bruges til at samle op på problemer i forhold til psykiske APV. Karina Christensen nævnte, at resultat af evaluering eventuelt kan betyde en revidering/tilretning af MU-spørgsmålene. Endvidere skal udviklingsdelen implementeres. Lene Skovmose henviste til deadline den 15. december for ansøgning om kompetencemidler og tilføjede, at besked fra AU er, at UK-kurser i UK ikke længere er muligt. Kurserne har været en succes og behovet herfor er stort, idet 80% af oplæring i laboratorierne foregår på UK. Hanne Vester Rasmussen understregede, at universitetsledelsen har truffet denne beslutning grundet de meget dyre kurser i UK, og tilføjede, at specialdesignede kurser for 40 medarbejdere koster det samme som 3 personers deltagelse i UK-kurser i UK. Et specialdesignet UK-kursus for laboranter kunne også være en mulighed. Lene Skovmose fandt dette ærgerligt. Erik Steen Kristensen oplyste, at der er indkommet følgende ansøgninger om kompetencemidler: 3 TAP bevilget 2 VIP UK-kurser afslået men alternativt kursus bevilget Gruppeansøgning Flakkebjerg UK-kursus bevilget Ansøgning fra en lille gruppe fra MARK blev trukket tilbage Der er modtaget ansøgninger om kompetencemidler for ca. DKK AGRO støtter generelt alle ansøgninger, dog skal der være behov for kompetencen. Lene Skovmose oplyste, at i forbindelse med nedlægning af AU-kursusfolder, skal medarbejderne være opsøgende og proaktive. Goswin Heckrath fandt, der var behov for en grundig vurdering af kompetenceudviklingsstrategien, da en sådan kan medvirke til at højne AGROs samlede kompetencer. Erik Steen Kristensen nævnte, at det er relativt dyre kompetencer, og at AGRO er afhængig af, at VIP selv trækker midlerne hjem. Der skal desuden være tæt kobling mellem MUS og kompetencemidler. Erik Steen Kristensen konkluderede, at der arbejdes videre med dette bl.a. på lederseminar april 2017 med tilføjelse af, at input er velkomne, og at det overvejes at nedsætte en arbejdsgruppe. Jens Grønbech Hansen spurgte, hvad trenden inden for ledelse er på AU 8000 C og tilføjede, at i private virksomheder er lederens opgaver fordelt med 80% på ledelsesopgaver og 20% på faglighed, hvor ledere på AU bruger langt større andel på forskning. Resultater viser, at selvledelse ikke er godt, da det giver stress. Hanne Vester Rasmussen sagde, at trenden i forhold til at man begynder at interessere sig meget for ledelse er i gang på universitetet, men der skal noget til for at ændre på %-fordelingen. Johannes Ravn Jørgensen understregede, at AGRO er en videnbaseret virksomhed, hvor fagligheden er vigtig, og derfor er der behov for ledere med høj faglighed og ikke ledere, der kun er ledere. Erik Steen Kristensen fandt fordelingen 50% ledelse og 50% faglighed optimal og tilføjede, at trenden og hældningskoefficienten er svær. John Hermansen fandt, at AU ikke skal have en ledelsesstrategi som i en privat virksomhed. Erik Steen Kristensen henviste til tekst herom i AGROs strategi. Lene Skovmose nævnte, at medarbejdere under 30 år motiveres af ros i dagligdagen og ikke kun ved den årlige MU. Johannes Ravn Jørgensen sagde, at den psykiske APV viser manglende ros/feed back.

4 Hanne Vester Rasmussen understregede, at det ikke kun er medarbejderen, der skal roses men også lederen. John Hermansen konstaterede, at det aldrig har været meningen, at der kun må roses i forbindelse med MUS. Erik Steen Kristensen konkluderede, at ros på MU er det formelle, medens ros i dagligdagen er utrolig vigtigt, hvilket der skal følges op på. 5.Personaleforhold 5.a. Orientering omkring ansættelser Karina Christensen meddelte, at der i 2016 er ansat 77 medarbejdere, heraf er 53 reelle ny- og sæsonansættelser (af disse er 5 nye fastansættelser 2 VIP og 3 TAP) fordelt på 33 TAP, 11 VIP og 9 ph.d. Derudover har der været 32 forlængelse, 12 ph.d. er forlænget uden løn, der har været 39 gæster, og 4 medarbejdere har opsagt deres stilling. Der har i 2016 været en markant nedgang af ansættelser i forhold til Jens Grønbech Hansen efterlyste analyse/status for generationsskifte og spurgte, om LSU skal inddrages. Erik Steen Kristensen nævnte, at det fylder meget i ledelsen, samt at der pågår drøftelser/afholdes samtaler i Flakkebjerg i næste uge og henviste til wake-up call i Sonja Graugaards leder samt efterfølgende to artikler i Biweekly. Jens Grønbech Hansen sagde, at TAP er hægtet op på VIP og derfor føler sig usikre på, hvad der sker, når VIP går på efterløn/pension. Karen E. Henriksen sagde, at en vigtig pointe er, at TAP i Flakkebjerg ikke ønsker omstrukturering. Erik Steen Kristensen understregede, at største udfordring er at finde kvalificerede medarbejdere. Der er pt. stillingsopslag på Karen E. Henriksens stilling, et VIP opslag i PATENT og et AC/TAP opslag i CROP. I 2017 forventes 2 seniorforskeropslag, tenure track opslag samt minimum 2 professorater. Erik Steen Kristensen understregede vigtigheden af at uddanne AGROs egne dygtige forskere. Johannes Ravn Jørgensen fandt der var en udfordring i at rekruttere/uddanne egne forskere bl.a. på grund af udmelding fra AU om ikke at ansætte egne ph.d./post doc. Erik Steen Kristensen nævnte, at der er krav om at ansøgere skal have international erfaring, men det udelukker ikke mulighed for ansættelse af egne kandidater. Erik Steen Kristensen konkluderede, at emnet sættes på dagsordenen på næste møde. 5.b. Fastlæggelse lønkriterier for lønforhandling 2017 Karina Christensen konstaterede, at bilag er uændret i forhold til Erling Nielsen nævnte, at e- ansøgning ikke virkede sidste år og henviste til udtalelse fra Hanne Vester Rasmussen om, at det ikke er umagen værd at ansøge, da Erik Steen Kristensen har besluttet, hvem der skal have løntillæg og tilføjede, at der skal utrolig gode argumenter for at få tillæg. Erling Nielsen fandt dette spil for galleriet utilfredsstillende. Hanne Vester Rasmussen korrigerede sin udtalelse og sagde, at det er en mærkelig konstruktion, at man selv skal søge om lønforbedring. Det drøftes i HR, om ansøgninger burde være båret af TR. I steder for at det er HR, der styrer det. Erling Nielsen opfattede HR som opsamler. Hanne Vester Rasmussen svarede, at HR opsamler data fra alle, der søger. Samtlige ansøgninger læses igennem af Erik Steen Kristensen, og der gives stort set ikke tillæg til andre, end de der har søgt. Johannes Ravn Jørgensen mente, at dynamikken er gået af, da det ikke længere er muligt at indstille medarbejdere til tillæg. Erik Steen Kristensen svarede, at man gerne må indstille kolleger, indstillingen skal dog være skriftlig begrundet. Johannes Ravn Jørgensen sagde, at denne mulighed ikke eksisterer, når det går via HR. Lene Skovmose havde indsendt ansøgning for en kollega. Erik Steen Kristensen konkluderede, at begrundelser er særdeles afgørende for, om man får noget. Goswin Heckrath spurgte, om det er muligt at indstille en kollega uden om systemet. Erik Steen Kristensen bekræftede dette. Hanne Vester Rasmussen nævnte, at forhandlingerne dokumenteres. Erik Steen Kristensen henviste til artikel i Biweekly den 2. juni herom. Erling Nielsen sagde, at når man opfordrer en kollega til at søge så understreg, at man skal gøre sig tanker om, hvorfor man mener man skal have tillæg. Erik Steen Kristensen understregede, at mange i AGRO yder en ekstra indsats, men ikke alle får tillæg, hvilket der håbes at være forståelse for. I Flakkebjerg har mange ansøgere haft samtale med Erik Steen Kristensen grundet afslag, hvor der var relativt få i Foulum. Uffe V. Schiøtt udtrykte ønske om større gennemsigtighed/sammenlignelighed mellem faggrupper. Hanne Vester Rasmussen svarede, at det desværre ikke er muligt. Johannes Ravn Jørgensen sagde, at der fra TR er ønske om historisk opgørelse over, hvem der har fået tillæg og begrundelse herfor. Hanne Vester Rasmussen svarede, at der desværre ikke er et system, der kan understøtte dette, og at der ikke er tid til at gøre det manuelt. Det var Johannes Ravn Jørgensen holdning, at ledelsen og TR skal have de samme informationer. Erik Steen Kristensen foreslog, at dette meddeles højere oppe i systemet.

5 Johannes Ravn Jørgensen nævnte, at VIP stilles i udsigt, at såfremt de er succesfulde, så får de kvalifikationstillæg. Det er problematisk, når det så ikke lykkes. Erik Steen Kristensen håbede på forståelse for resultatet. John Hermansen advarede mod at stille noget i udsigt, som ikke kan indfries og tilføjede, at puljen meldes ud, således at ambitionsniveauet sænkes. Lene Skovmose var enig i, at der ikke skal laves en masse arbejde, hvis puljen er lille. Erik Steen Kristensen konkluderede, at udmeldingen er, at man skal gøre sig fortjent til lønforbedring. Hanne Vester Rasmussen oplyste, at udmeldingen er 0,6% af lønsummen til varig lønforbedring og engangsvederlag, men at dekan og universitetsdirektør kan beslutte, om forhandlingsbeløbet skal være mindre. 5.c. Arbejdsmiljøstatistik Q v/karina Christensen I tredje kvartal har 3 medarbejdere gjort brug af rådgivningsforløb (psykolog). Der har været en arbejdsskade i 3. kvartal, som Karen E. Henriksen beskrev som ikke alvorlig. Sygefravær i AGRO ligger i 3. kvartal på 1,2 dage pr. medarbejder svarende til 4-5 sygedage pr. medarbejder pr. år. Erik Steen Kristensen nævnte, at der er en langtidssygemelding i AGRO, som tæller med i statistikken. Gennemsnittet på AU er 0,7. Der er derfor ikke noget alarmerende i AGROs tal, og der vil ikke blive igangsat foranstaltninger på nuværende tidspunkt. 5.d. Valg af sprog ved besøg af rektor eller andre v/uffe V. Schiøtt Uffe V. Schiøtt understregede, at det er besluttet i AGRO, at sprog på personalemøder er dansk. Erik Steen Kristensen beklagede, at der var sket en misforståelse på rektors seneste møde, hvilket ikke vil ske igen. 6. Fastlæggelse af plan for udvalgets arbejde i 2017 v/karina Christensen 6.a. Opdateret årshjul Karina Christensen havde opdateret årshjulet, som har betydet tilføjelse af LAMU, afvikling af MUS, indmelding af ferie etc. Karen E. Henriksen bad om, at Temadag MARK i januar og juni slettes. Årshjulet godkendtes herefter og vil være tilgængeligt på Intranettet. Der var konsensus om, at årshjulet endvidere udgives i Biweekly. 7.Eventuelt Jens Grønbech Hansen taler med Goswin Heckrath og Johannes Ravn Jørgensen om gennemlæsning af ansøgninger om løntillæg grundet mange afslag. Erik Steen Kristensen henviste til indledningsvis snak omkring nødvendighed af at flytte opgaver og efterlyste indstilling hertil. Johannes Ravn Jørgensen ville gerne give respons herpå. Erik Steen Kristensen vil overveje, hvordan TR kan inddrages. Lene Skovmose roste Karina Christensen for onboarding konceptet. Hanne Vester Rasmussen meddelte, at der pågår en effektiviseringsproces i administrationscentret, som vil fortsætte i Dette kan få indflydelse på måden HR servicerer fremadrettet. Erik Steen Kristensen takkede for godt samarbejde i 2016 og ønskede glædelig jul og godt nytår. To-do-liste Opgave/reminder Ansvarlig Deadline Evaluering af lønforhandlinger på dagsordenen juni 2017 Karina Maj 2017 Generationsskifte på dagsordenen Karina 17. marts 2017 Brush-up kursus i form af Pep-up-talk for at få inspiration Karina 17. marts 2017 Ansættelser på dagsordenen 17. marts 2017 Karina 17. marts 2017 Nedsættelse af arbejdsgrupper ESK/Karina Løbende Udkast til evaluering af indsats for kompetenceudvikling Karina??? Flextidsaftale på dagsordenen Karina 17. marts 2017