Skal der begge steder redegøres for tilbudsgivers kvalifikationer?

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen Center for mål og rammer NOTAT Svar på spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål 1: I kravspecifikationen s. 14 skriver Kommunen: Mindstekrav 13: Tilbudsgiver skal detaljeret beskrive sine kvalifikationer i relation til at kunne drive RCYN. Dette udfyldes i Tilbudsbrevet, der medfølger tilbuddet Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Ane Løfstrøm Eriksen I bilag 1 i Kravspecifikationen på side 19 (driftoverenskomstens bilag 2) skal tilbudsgiver beskrive: 1.2. Tilbudsgivers tilbudte kvalitet, kvalifikationer og erfaringer Skal der begge steder redegøres for tilbudsgivers kvalifikationer? Hvis der ønskes to forskellige redegørelser, ønsker vi at få uddybet hvilke krav der stilles til de forskellige redegørelser. I tilbudsbrevet bedes redegjort for de kvalifikationer og erfaringer, som tilbudsgiver har fra tidligere lignende opgaver med målgruppen. Beskrivelsen her er således bagudskuende. I driftsoverenskomstens bilag 2 bedes redegjort for, hvordan tilbudsgiver vil tilrettelægge driften af RCYN såvel organisatorisk, socialpædagogisk og økonomisk. Beskrivelsen er her fremadskuende. Begge beskrivelser vil indgå i den endelige bedømmelse af tilbuddet jf. vurderingskriterierne som beskrevet i udbudsbetingelsernes afsnit 5. Spørgsmål 2: I tilbudsgivers tilbud pkt. 1.2 (Udbudsmaterialet side 19) indgår følgende punkter: 1.2. Tilbudsgivers tilbudte kvalitet, kvalifikationer og erfaringer Tilbudsgiver oplyser her hvordan kravene i kravspecifikationen bliver tilgodeset samt hvordan tilbuddet lever op til formålene med RCYN. Tilbudsgivers tilbud vil indgå i driftsoverenskomsten som bilag 2. Mål- og rammekontoret for børn og familier Bernstorffsgade 17, 3. sal, værelse København V Telefon BD5C@sof.kk.dk EAN nummer

2 Ad Krav til organiseringen af RCYN Ad Krav til den socialpædagogiske drift af RCYN Ad Krav til den administrative drift af RCYN Vi er i tvivl om hvorvidt der ønskes tre eller fire beskrivelser ved udfyldelse af tilbuddet. Dvs. ønskes der også en beskrivelse efter punkt 1.2 eller kun efter de 3 underpunkter 1.2.1, og 1.2.3? Der ønskes tre beskrivelser af tilbudsgiver, hvori der er beskrevet, hvorledes tilbudsgiver vil 1) organisere RCYN, 2) drive RCYN socialpædagogisk samt 3) vil drive RCYN administrativt. Overskriften 1.2 er blot en fælles overskrift for de tre overordnede krav til tilbudsgiver, og der skal ikke stå noget beskrevet herunder. Spørgsmål 3: I Tilbudsgivers tilbud pkt (Udbudsmaterialet side 19), hvor tilbudsgiver bedes oplyse hvordan kravene i kravspecifikationen bliver tilgodeset samt hvordan tilbuddet lever op til formålene med RCYN, indgår følgende punkt: Ad Krav til den administrative drift af RCYN Spørgsmål vedr. beskrivelsen af den administrative drift: Skal der foreligge en selvstændig redegørelse for opfyldelse af kravene til den administrative drift eller opfyldes kravet ved bekræftelsen af mindstekravene (1.1 Tilbudsgivers opfyldelse af mindstekrav, bilag 1)? Hvis der ønskes en selvstændig redegørelse, hvilke emner ønskes i så fald behandlet heri? Der ønskes en selvstændig redegørelse, som beskrives i bilag 1 til driftsoverenskomsten under punkt Som beskrevet i kravsafsnittet (afsnit 3 i kravspecifikationen) skal der i beskrivelsen gøres rede for, hvorledes tilbudsgiver vil leve op til de opstillede minimumskrav. Fx kan der henvises til driftsbudgettet, som dokumenterer minimumskravet omkring at udgiften til administration, revision og dokumentation højst udgør 4 %. Der kan ligeledes henvises til redegørelsen omkring organiseringen af RCYN (afsnit Side 2 af 5

3 1.2.1 i bilag 1 til driftsoverenskomsten), som dokumenterer, hvorledes tilbudsgiver vil organisere den administrative drift Spørgsmål 4: Mit første spørgsmål går på selskabsformen: skal tilbudsgiver være en selvejende institution eller kan tilbudsgiver være et (f.eks.) anpartsselskab? I udbudsbetingelserne er der stillet krav om, at institutionen skal være organiseret som en selvejende, særskilt juridisk enhed med en bestyrelse, der har det overordnede ansvar for institutionens ledelse og drift. Anpartsselskaber er ikke selvejende juridiske enheder, og opfylder derfor ikke dette krav. Vi betragter i denne sammenhæng heller ikke en forening som en selvejende institution, men betragter selvejende institution i samme forstand som nævnt i Servicelovens 67, stk. 4. Spørgsmål 5: Såfremt det skal være en selvejende institution er der et yderligere spørgsmål: Kan det fremgå af tilbuddet, at tilbudsgiver er en selvejende institution under stiftelse? Dette er relevant, da der efter mine oplysninger kan søges aktindsigt i, hvem der har afgivet tilbud, men ikke i selve tilbuddet. Der stilles ikke krav om, at tilbudsgiver skal fremlægge en færdig vedtægt ved tilbudsgivningens udløb. Det vil være tilstrækkeligt, at tilbudsgiver vedlægger et udkast til en vedtægt ved afgivelse af tilbud, som viser, hvad det er for en virksomhed, tilbudsgiver agter at etablere som fundament for en driftsoverenskomst. Tilbudsgiver behøver således først at få vedtægten endelig på plads, hvis tilbudsgiver vinder udbuddet. Vedtægten skal være på plads inden driftsoverenskomsten kan underskrives. Ift. spørgsmålet omkring aktindsigt i tilbudsgiverne, behandles anmodninger om aktindsigt i tilbud modtaget i forbindelse med nationale udbud efter offentlighedsloven. Det indebærer, at enhver - med de undtagelser, der er nævnt i offentlighedslovens kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ Side 3 af 5

4 sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, jf. offentlighedslovens 4. Anmodningen vil derfor blive vurderet konkret i henhold til offentlighedslovens kapitel 2 og 3. Det indebærer bl.a. at de dokumenter, der er anmodet om aktindsigt i, vil blive vurderet med henblik på, om der er tale om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, og om det vil være af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes, jf. offentlighedslovens 12. Kommunen vil sædvanligvis gå i dialog med det tilbud, der er søgt om aktindsigt i, omkring dette. Spørgsmål 6: Mit andet spørgsmål går på lokaler og husleje: Skal det fremgå af budgettet at huslejen udgør brutto kr om året, hvis man som tilbudsgiver ikke ønsker at overtage det fulde lejemål, f.eks. fordi det er erfaringsmæssigt er for stort? Og skal man overtage de nuværende lokaler? Ressourcecenter Ydre Nørrebro drives i øjeblikket fra adressen Ragnhildgade 1, i lokaler udlejet til den nuværende leverandør af Københavns Kommune. Ved indgåelse af den nye driftsoverenskomst, vil der skulle tages stilling til spørgsmålet om lejemål. Hvis tilbudsgivere allerede disponerer over andre egnede lokaler i området/ har mulighed for at leje andre egnede lokaler i området, kan tilbudsgiver således benytte disse til formålet. Det er dog et ufravigeligt krav, at den tilbudte pris for driften af RCYN ikke overstiger 5 mio. kr. årligt eksl. moms. Det fremlagte budget i udbudsbetingelserne illustrerer de nuværende udgifter til drift af RCYN, herunder husleje på i alt kr. brutto årligt. Såfremt man som tilbudsgiver har eller forventer andre udgifter til husleje, bør dette fremgå af det estimerede budget. Som nævnt ovenfor må de samlede udgifter dog ikke overskride 5 mio. kr. årligt. Spørgsmål 7: Krav til dokumentation af RCYNs aktiviteter er beskrevet i mindstekrav 4 og 8. Side 4 af 5

5 Spørgsmål vedr. dokumentation af RCYNs aktiviteter: Hvilke krav stilles til udformningen af årsrapporten? Stiller kommunen yderligere krav til dokumentationen af RCYNs aktiviteter? RCYN skal tilbyde brugergruppen en række aktiviteter, der overordnet falder ind under tre kategorier: fritids-, uddannelses- og beskæftigelsesrelaterede aktiviteter. Årsrapporten skal dokumentere disse aktiviteter, ligesom årsrapporten skal danne baggrund for en dialog omkring fremtidige aktiviteter. Det forventes, at årsrapporten specificerer RCYN s aktiviteter gennem det seneste år/ siden udarbejdelse af den seneste årsrapport, herunder ressourceforbruget (personaleforbrug og udgifter) til de enkelte aktiviteter. Der stilles som udgangspunkt ikke yderligere krav til dokumentationen af RCYN s aktiviteter. I en politisk styret organisation som Københavns kommune, kan det dog ikke afvises, at der på sigt bliver behov for at specificere/ supplere kravene til dokumentation af RCYN s aktiviteter. Spørgsmål 8: Følgegruppens ønskede sammensætning er beskrevet under punkt Krav til organiseringen af RCYN. Spørgsmål vedr. følgegruppens sammensætning: Er der mulighed for at følgegruppen kan optage flere medlemmer fx repræsentanter fra det frivillige foreningsliv? Der er mulighed for, at følgegruppen kan optage flere medlemmer. Udbudsmaterialet beskriver alene, hvilke repræsentanter følgegruppen bør bestå af. Side 5 af 5